Etude de l'Existant de gestion des événements

Introduction

Choisir le bon programme de gestion des événements pour l'organisation de

l'événement est extrêmement important afin de coordonner l'événement et d'élargir sa
portée et son succès il augmente la fréquentation de 20%, la productivité de 27% et la
marge bénéficiaire de 20 à 30%. Et en raison de l’absence de software de getion de
management spécial en Algérie qui réponde à ses exigences pour l'organisation
d'événements, on été obligé d'utiliser d'autres programmes qui manquent de
nombreuses fonctionnalités et peuvent être coûteux et parfois ne contribuent pas à
atteindre l'objectif.

Définitions de base 

Que signifie la gestion des événements ?

-La gestion: est le processus de direction, de planification, d'organisation, de

coordination, de contrôle et de prise de décision en utilisant des ressources matérielles,
humaines, financières et informationnelles pour atteindre un objectif de manière
efficace et efficiente.

- Les événements :sont le rassemblement de personnes dans un lieu spécifique à un

moment précis pour atteindre un objectif.

- La gestion des événements: est l'application de méthodes administratives de

manière efficace et efficiente pour atteindre les objectifs de la réunion.

les cinq étapes de la gestion des évenements

L'Université George Washington a décrit cinq méthodes pouvant aider à mieux gérer
les événements :
1- la phase de recherche : il en résulte un besoin d'efficacité du marché et de
connaissance de l’existence d’evenement simultanées ou passées et des facteurs de leur
succès, la recherche aide à la possibilité de tenir l'événement dans une situation
concurrentielle réussie.

2- la phase de conception : il comprend le type, le lieu, l'identité, les exigences

techniques et formelles d'un événement, les activités d'accompagnement et les
conceptions techniques .
 3- la phase de planification : Établir des plans clairs de gestion du temps et des
ressources humaines ,définir les tâches, les budgets financiers , les mécanismes de
marketing et atteindre le public cible et choisissez le site approprié et déterminez les
prestataires.
4- la phase de gestion et de mise en œuvre: Les tâches planifiées sont mises en
œuvre,gérer les activités sur le site de l'événement et coordonner les activités des
prestataires.
5- la phase d'évaluation : Le niveau de l'événement est divulgué en fonction des
critères et des objectifs de l'événement à travers et mesurer la satisfaction des clients,
évaluer les objectifs, évaluer l'inscription et mesurer les ventes d'événements.

Types des personnes dans système de gestion de management

 Responsable de l'événement .
 L'auditoire && partisipant .
 Admin .
 Parrainer.
type des événements
 La conférence.
 Le congrès.
 Le séminaire.
 Le salon professionnel.
 Le team building.
 L’incentive.
 Le lancement de produit.
 Webinaires (BONUS!) .
 Une soirée d'ouverture.
 Les festivals.
 Les salons ou expositions.
 Les événements sportifs.
 Prix et concours.
 événement de remise des diplômes.
 Anniversaire.
 Mariages / Fêtes.

programmes de gestion d'événement

Cinq des meilleurs programmes ont été sélectionnés en fonction de leur popularité
dans l'enregistrement d'événements et la billetterie :
  Eventbrite.
 Cvent.
 Eventzilla .
 Hopin .
 Splash.

1 Eventbride 

1.1 Définition :

Eventbrite est une plateforme technologique de billetterie et d'événements qui aide

les entreprises à organiser et à vendre des billets pour des événements en ligne - tout
en aidant les gens à découvrir des événements qui alimentent leurs passions .

1-2 Fonctionnalités:

1- Inscription à l'événement et billetterie.

2- Inscription de groupe.
3- Événements récurrents .
4- Rappels automatisés .
5- Evénements privés .
6- Liste de conception d'événement .
7- Profils des conférenciers .
8- Siège réservé .
9- Cartes de sites personnalisées .
10-Tableaux de bord .
11-Collecte de fonds et financement participatif .
12-Paiements en ligne .
13-Remboursements faciles.
14-Promotion d'événement et promotion automatisée.
15-Marketing social et promotion Facebook .
16-Rapports et analyses .
17-Tableau de bord des événements .
18-alayage de codes à barres .
19-Vente en ligne .
20-Badges personnalisés.
21-Application événementielle mobile .
22-Enquêtes et sondages d'audience .
23-Mettre l'événement en ligne .

1-3 Tarification:
 Frais / par billet payé (+ 20% TVA UK) .

1-4 Avantages :

1- Libre d'organiser et de partager des événements.

2- L'inscription est gratuite pour l'événement .
3- Le processus d'enregistrement est facile .
4- No fees for free tickets .
5- salle ticket electronique .

1-5 Inconvénients

1- Pas assez de sécurité des informations de carte de crédit .

2- Limité type d'événement .
3- Affichier just les événements à venir pas des événement passer .
4- L'assistance en direct n'est disponible que pour les plans professionnels et
premium.
5- PAS SUPPORTER Essai gratuit.

2 Cvent

2-1 Définition:

Fournit la meilleure technologie de sa catégorie qui vous aide à simplifier la

gestion de chaque étape du cycle de vie de l'événement, tout en vous donnant les
données et les informations dont vous avez besoin pour maximiser leur valeur, fournit
des solutions technologiques intégrées faciles à utiliser pour maximiser l'impact de
réunions et événements de toutes tailles .

2-2 Fonctionnalités:

1- Créez des processus d'inscription dynamique en ligne pour des

événements de toutes tailles et de tous types .

2- Accès multi-utilisateurs avec des droits utilisateur définis .

3- Soutenir le téléchargement par les inscrits de présentations, de résumés,

de biographies ou d'autres documents.

4- Accepter les modifications ou les annulations des inscrits jusqu'à des dates
spécifiées .

5- Limiter la sélection de sessions / activités à des segments d'invités

spécifiques.
 6- Choisissez de fermer automatiquement un événement ou une session
lorsqu'il atteint sa capacité.

7- Trouvez rapidement des invités grâce à la recherche avancée .

8- Concevez et imprimez des badges avec des codes-barres .

9- Secure event payment processing .

10- Focus sur la sécurité et la confidentialité des données.

11-Recherche et sourcing de sites mondiaux.

12-Seating and diagramming.

13-Recherche et gestion d'événements simples.

14-Marketing par e-mail événementiel ciblé.

15-Gestionnaire de contacts et de profils .

16-Gestion des exposants et des conférenciers.

17-Curate impactful session content .

18-Utilisez des tableaux et des graphiques colorés pour préparer la

présentation des rapports.

19-Créez des vues de tableau de bord personnalisées des données

budgétaires.

20-Gestion automatisée des blocs de pièces.

21-Gérer les notes internes par participant.

22-Désigner le format du fuseau horaire.

23-Promouvoir les sponsors de l'événement sur le site Web de l'événement.

2-3 Tarification:

Prix sur demande de service.

2-4 Avantages :

1- Processus transparent de l'inscription à l'enregistrement.

2- Facilité de configuration de l'enregistrement.

2-5 Inconvénients :
 1- Trop de problèmes d'intégration avec la force de vente.

2- Pas facile à apprendre.

3- Le remboursement des paiements étant mis en place automatiquement.

4- la perte de réponses à remplissage automatique, les liens rompus lors de

l'envoi d'une demande de propositions par courrier électronique et le fait de
ne pas recevoir d'avis lorsqu'un client choisit un lieu.

3 Eventzilla

3-1 Définition:

est la plateforme tout-en-un de marketing et d'inscription d'événements qui aide les

organisateurs d'événements à vendre des billets, frais d'inscription et améliorer ventes
de billets.

3-2 Fonctionnalités:

1- Traitement des paiements.

2- Enregistrement mobile.
3- Billets et inscription sur place.
4- Billetterie sur place.
5- Gestion des badges.
6- Gestion des remboursements .
7- Numérisation de codes-barres / tickets.
8- Profils des participants.
9- Conférences / Conventions.
10-Gestion des contacts.
11-Gestion des données client.
12-Image de marque personnalisable.
13-Formulaires personnalisables.
14-Gestion des haut-parleurs.
15-Profils de haut-parleurs.
16-Pages des sponsors.
17-Gestion du parrainage.
18-Gestion des sondages / sondages.
19-Sondages et commentaires.
20-Courtage de billets.
21-Réservations de billets.
22-Diffusion en direct.
23-Enregistrement mobile.
 24-Performance et fiabilité.
25-Rapports et tableaux de bord.

3-3 Tarification:

-Gratuit pour des événements gratuits. Pas de frais mensuels, pas de contrats.

- il y a des frais par inscription. Les organisateurs peuvent répercuter les frais sur les
participants ou choisir de les absorber.

 -Plan de base pour les événements payants 1,50 $ par participant.

 -Plan Plus pour les événements payants 2,9% + 1,50 $ par inscription.
 -Plan PRO pour les événements payants 1,9% + 1,50 $ par inscription.

3-4 Avantages :

1- Idéal pour un événement gratuit ou à petit budget et une organisation à petite

échelle.
2- Facile à utiliser, facile à personnaliser.
3- Envoyer et collecter les informations des participants était un jeu d'enfant avec
Eventzilla.
4- L'application mobile est également pratique.

3-5 Inconvénients :

1- Un manque d'outils de personnalisation, des frais supplémentaires pour

l'utilisation de tout autre processeur de paiement en dehors de l'interne.
2- Certaines fonctionnalités de personnalisation sont manquantes, et parfois
certaines fonctionnalités ne sont pas toujours liées correctement.
3- L'interface était un peu difficile à configurer.

4 Hopin

4-1 Définition:

est la première plateforme d'événements en ligne en direct tout-en-un où les

participants peuvent apprendre, interagir et se connecter avec des personnes de partout
dans le monde. Les événements Hopin sont connus pour leurs capacités de conférence
complètes. Tout est en ligne - tout le monde peut y assister gratuitement.

4-2 Fonctionnalités:

1- Création d'événement .
2- Processus d'inscription de l'utilisateur.
 3- Présentation du nouveau système pour les conférenciers, les horaires, les
sessions et les stands.
4- Sachez quand les participants entrent dans votre stand.
5- Nouveaux outils de téléchargement de planification.
6- Améliorations de nouveaux rapports, données et analyses.
7- Les organisateurs ont la possibilité de bloquer les participants.
8- Restreindre l'accès de la scène à certains détenteurs de billets.
9- Rendre toute session privée.
10-Enregistrement en ligne.
11-Chat en temps réel.
12-Gestion des participants.
13-Image de marque personnalisable.
14-Diffusion en direct.

4-3 Tarification:

Inscription en ligne à partir de:83,25 $ / mois + modèle de tarification: par

fonctionnalité.

4-4 Avantages :

1- Il est facile d'utiliser, d'enseigner et d'assister à des événements sur.

2- Le logiciel a une interface soignée.

3- Avoir plusieurs sessions en même temps.

4-5 Inconvénients :

1- pas essay gratuit pour tester.

2- La tarification mensuelle est encore trop élevée, ce qui en fait une option difficile
pour l'hébergement de réunions de groupes d'utilisateurs et d'événements plus
petits.
3- Les prix augmentent avec les différentes mises à jour et à mesure que Hopin
grandit.

5 Splash :

5-1 Définition:

est une plateforme de marketing événementiel de nouvelle génération qui aide les
équipes à faire tout cela en créant et en hébergeant des événements virtuels, en
personne et hybrides. En associant données et conception, Splash vous aide à
commercialiser, mesurer et faire évoluer vos programmes d'événements d'une manière
qui était auparavant impossible.
5-2 Fonctionnalités:

1- Conception et Création de site web événementiel sans code.

2- Outils de marketing événementiel.
3- Gestion du flux de travail des événements.
4- Fonctionnalités de gestion sur site.
5- API et intégrations.
6- Analytique.
7- Performances et fiabilité .
8- Gestion d'événements multiples.
9- Gestion des participants.
10-Promotion sur les réseaux sociaux.
11-Traitement des paiements .
12-Gestion budgétaire.
13-Planification de session.
14-Sondages des participants
15- engagement des participants.
16-Sondages et commentaires .
17-Billetterie sécurisée.

5-3 Tarification:

tarification de Création d'événement :

o -0$ pour essay .

o -À partir de 9500 $ par an.

5-4 avantages :

1- Facile à utiliser et à installer.

2- Des capacités et des solutions de contournement robustes pour chaque
événement.
3- Fonctionnalités de reporting et données pour les événements.

5-5 Inconvénients :

1- L'impression des badges sur place était problématique (utilisée une seule
fois).
2- Coûts supplémentaires pour le domaine de messagerie en marque blanche
pour une meilleure livraison des e-mails.
3- Parfois, la navigation peut être délicate dans la création de la page de
destination.
4- langue de support :Anglais.