Intranet RH - Foire Aux Questions

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Informations

Foire Aux Questions - Intranet RH

FAQ IRH

Paramétrage Paie

A quoi sert le champ "Assistant" du volet identification du collaborateur ?

Il est alimenté sur le module Gestion des carrières et compétences est actif. Pour l'instant il n'est pas

exploité par l'Intranet RH.

Décompte d'heures différents entre Intranet et Paie

Si le décompte du nombre d'heures est différent entre la paie et l'intranet il est possible de modifier la

zone "Unité de temps" dans l'onglet Paramétrage général de la nature d'heures. La positionner sur

"Ouvrés" si vous souhaitez afficher des jours ouvrés côté Intranet.

Nature d'heure non visible sur les compteurs Intranet RH

Dans le champ "Unité de temps" de l'onglet "Paramétrage général" de la nature, remplacer la valeur

"Temps ouvré" par la valeur "Temps calendaire".

Solde CP N-1 négatif / pris par anticipation

Si les soldes de congés peuvent être négatifs (pas de contrôle de dépassement ou anticipés), il

convient de modifier le paramétrage de la nature d'heures congés payés. Dans l'onglet Intranet >

Affichage du solde précédent indiquer la constante CP_SOLDE plutôt que CONGAPRE. Grâce à cette

modification les compteurs affichés dans Intranet RH seront plus cohérents car un test est mis en

place pour vérifier si le compteur actuel est négatif.

Paramétrage des natures d'heures, onglet Intranet RH, zone "Nature saisissable dans Intranet"
NON > n'est pas disponible en saisie dans Intranet RH
Uniquement dans le congés > saisissable uniquement dans l'espace salarié
 Uniquement dans les absences > saisissable dans l'espace manager et l'espace paie / RH
Dans les congés et les absences > saisissable dans le 3 espaces
Peut on créer des utilisateurs qui n'existent pas en Paie ?
Intranet RH n'est prévu pour travailler que sur des salariés existants dans la base de paie.
Que faire si l'on souhaite modifier le type d’une nature d’évènement qui a déjà été utilisée

dans Intranet RH (exemple : la passer du type « absence » au type « congés ») ?

Il est préconisé de repartir d’une nouvelle nature d’évènement dans laquelle sera renseigné le

nouveau « type ».
En effet, la simple modification du type de la nature d’évènement existante ne permet pas de

l’actualiser dans Intranet RH.

Installation / Mise en route / Paramétrages

Quelle est la structure du fichier CSV à importer lors de l'import des salariés ?
Le fichier CSV doit obéir à une structure particulière. Pour avoir un exemple de fichier attendu, cliquer sur le fichier

exemple_import_collaborateur.csv
exemple
Cet ci-après
exemple : du manuel Intranet disponible ICI
est tiré
Lors d’un import LDAP, les collaborateurs sont importés mais comment faire le lien avec les salariés de la Paie ?

Il convient de faire une mise à jour des collaborateurs par la fonction

Utilisateurs / Importer et cocher "Mettre à

jour les collaborateurs existants (traitement plus long)". Cette manipulation mettra à jour toute la fiche

collaborateur afin de récupérer son matricule, sa société, son établissement, son statut, etc...

Il n’est pas possible d’ajouter des collaborateurs à des populations organisation lorsqu’elle

ont été importées après les collaborateurs, absence du bouton « Ajouter des utilisateurs »,

comment faire ?

Rattacher la ou les populations aux différents collaborateurs depuis leur fiche dans
Utilisateurs / Utilisateurs /

Populations ou sélectionner la ou les populations qui doivent être rattachées aux collaborateurs depuis les

populations dans Habilitations / Populations, et bouton « Associer les utilisateurs » qui apparaît en bas de la

page.

Dans un circuit de validation, quelle est la différence entre le « Délai de réalisation à compter de la
date de demande » et le « Délai de réalisation par rapport à la date de début de congés » ?

Le « Délai de réalisation à compter de la date de demande » correspond au délai que le manager va avoir

pour répondre à la demande (l’accepter ou la refuser) à partir de la date de saisie du congé.

Le « Délai de réalisation par rapport à la date de début de congés » correspond au délai que le manager va

avoir pour répondre à la demande (l’accepter ou la refuser) avant la date de début du congé
Saisie d’un congé pour le 29/02/16, en date du 19/02/16.
Si le manager ne respecte pas ces délais, une action sera effectuée : alerte retard, relance par mail ou

acceptation automatique.
Si la demande est saisie sans respecter ce délai, l'action automatique est alors appliquée. Exemple : délai de

5 jours mais demande saisie 2 jours avant => acceptation automatique.

Dans le rôle Gestionnaire / Autorisations / Fonctions / Validations, à quoi servent les options

« Validation 1, Validation 2, Validation 3, Validation 4, Toutes les validations » ?

Elles servent à déterminer l’étape de Validation pour laquelle le rôle va recevoir la demande à valider.

Exemple : dans une société, il y a 3 étapes de validations pour un congés : Manager, GRH, Responsable
GRH.

Si le Gestionnaire RH et le Responsable RH ont le même rôle Gestionnaire avec « Toutes les validations »,
dès lors que le manager va valider la demande, les 2 GRH vont tous deux recevoir la demande à valider.
Afin que le Responsable GRH puisse recevoir la demande à valider après la GRH, soit en 3 étapes de
validation, il va falloir créer un second rôle Gestionnaire, dans lequel la validation des congés sera positionnée
sur « Validation 3 » et rattacher ce rôle à la Responsable RH uniquement.

Lorsque je renseigne un critère de regroupement dans une Liste (Natures d’évènements par exemple)

et que je change de menu dans IRH, le regroupement s’est réinitialisé.

Les critères de tri et de regroupement sont temporaires. Ils permettent de modifier l’affichage à un instant T

mais se remettent par défaut une fois le menu quitté.

Comment renvoyer les mails de connexion aux collaborateurs ?

Depuis la liste des collaborateurs, par le bouton, "Envoyer les identifiants", il est possible de renvoyer

les logins et mots de passe après avoir paramétré les workflow.

Message en validation du serveur SMTP : "Vous devez disposer d'une adresse mail pour effectuer

cette opération"
Sur la fiche du collaborateur avec lequel vous êtes connecté (Administrateur) il convient de renseigner

une adresse mail. Si ce n'est pas le cas, la renseigner puis se déconnecter d'Intranet RH pour si
reconnecter ensuite.

Comment modifier la mise en page des mails de notification ?

Les pages XML qui permettent de générer ces mails sont stockées dans le répertoire C:\Program

files\Sage\Sage Intranet\MailTemplates\IntranetRH.

Comment visualiser les salariés sans Manager ?

Sur la liste des collaborateurs, utiliser le bouton Personnaliser la liste
pour ajouter la colonne

"Supérieur hiérarchique". Un tri sur cette colonne permet d'identifier rapidement les salariés sans

responsable.

Mise à jour des collaborateurs

Certaines modifications de fiches de personnel réalisées depuis Sage Paie ne sont pas reprises dans

l'Intranet de manière automatique. Il faut demander un import en mise à jour des collaborateurs déjà

existants. Généralement les fiches détaillées sont modifiées sans manipualtions supplémentaires

alors que les listes ne sont actualisées qu'après avoir mis à jour les salariés.

Nouvelle nature créée en paie

Une nouvelle nature créée en paie et paramétrée pour être utilisée en Intranet RH n'est pourtant pas

visible dans l'Intranet RH. Il y a un délai dans la mise à jour des paramètres. Pour un résultat

instantané, il convient de redémarrer le serveur IIS. La nature sera ensuite exploitable.

E-mail non repris en Intranet

L'e-mail utilisé par Intranet RH est l'e-mail de la fiche de personnel, page Coordonnées, bouton Infos

Professionnelles et non celui de la page Etat civil.

Plusieurs bases de données de paie à administrer - Quelles sont les règles à respecter ?
La base étendue étant commune à toutes les bases, il est nécessaire d'appliquer les mêmes

paramétrages sur les natures des différents dossiers. En effet, une nature doit avoir le même code et

la même utilité dans les différents dossiers sans quoi les éléments risquent de se mélanger au niveau

des plannings.
Office 365 est-il compatible avec Sage Intranet RH?
Non, en terme de Single Sign-On: SSO (authentification unique), Intranet RH n'est pas compatible

avec Office 365.

Par contre, cela fonctionne avec une messagerie Gmail par exemple, sur un serveur SMTP.
Utilisation / Fonctionnalités
Pourquoi le manager reçoit plusieurs fois le mail de relance ?
Le mail est envoyé chaque jour tant que la demande n'est pas validée.
Une action de relance par mail est paramétrée dans le circuit de validation mais aucun mail n’est reçu,

pourquoi ?
Vérifier que le service Sage 100 Scheduler soit démarré sur le poste sur lequel Intranet RH est installé.
Pourquoi la description de la demande libre n'apparaît pas dans le mail de notification ?
Ce comportement est normal. La description sera visible uniquement lors de la validation de la demande

uniquement.
Peut-on changer l'adresse du serveur sur les liens envoyés par mail lors des notifications ou alertes ?
Non ce n'est pas possible.
Pourquoi les soldes RTT ou autres apparaissent dans la partie nommée Congés Légaux ?
Les natures alimentent les soldes de la partie "Congés lagaux" si l'option "Congés légaux" est cochée en page

Paramétrage général.
Logiquement seule les natures de gestion des congés doivent apparaitre dans ce cadre afin que les soldes N,

N-1 ... soient alimentés.

Pourquoi les compteurs de RTT apparaissent à 0 dans les zones « Acquis », « Pris » et « Reste » ?

Dans la partie « Congés légaux », on ne peut avoir que les congés, pas les compteurs de RTT. Il s’agit du

fonctionnement normal. Il faut décocher « Congés légaux » ou « Imprimable sur le bulletin » sur la nature RTT.

"Traitement en cours" en affichage de la liste des variables

Dans la fonction Préparation / Paie / Liste variables saisie le message "Traitement en cours" apparait

lors du premier accès. Par la suite les accès sont instantanés.

Import
A l’import des évènements Intranet dans la Paie, je vois dans le rapport sur les évènements

que la colonne « Commentaire » est alimentée du commentaire intranet du dernier Valideur. Est-

il exploitable en Paie ?

Non, il s'agit uniquement du commentaire côté IRH.

Entrée de salarié
A partir de la version 7.80 il est possible de faire entrer des salariés depuis Front Paie ou Intranet RH.

Une fois les salariés créés, il convient de repasser sur les bulletins de ces salariés pour initialiser les

zones suivantes :

Présence = HORAIRE
Plafond théorique du salarié = PLAFSAL
Valeur trentième = JRSOUVSAL
Congés acquis dans le mois = CONGE1
Pourquoi une absence qui existe dans l'intranet n'apparait pas sur le planning ?
Si cette absence a été importée dans la paie puis supprimée dans la paie elle apparaîtra toujours

dans l'intranet mais n'alimentera plus le planning.

Il est aussi important de vérifier que tous les salariés présents dans Intranet soit présents avec le

même matricule côté paie. Exemple : un dirigeant qui n'est pas créé côté paie, les plannings de ses

collaborateurs ne présenteront pas les absences en plannings services.

Où visualiser les historiques de toutes les demandes saisies dans Intranet RH ?

En se connectant en Administrateur / partie Workflow / Supervision

Compteurs de congés faux

Les compteurs de congés présentent des montants énormes si dans la paie il n'y a pas de date de

"Dernier enregistrement" dans les fiches de personnel. En effet, dans ce cas toutes les absences sont

relues pour calculer les compteurs. Pour rappel, cette date est alimentée de manière automatique si le

dossier est paramétré avec "Impact direct" ou si un "Enregistrement des heures" est lancé chaque

mois.

Dans quelle base de données (tables) sont stockées les demandes de congés ?
Tant qu'elles sont en cours de validation elles sont stockées dans la Base Etendue.
Dès qu'elles sont validées elles remontent dans la base de données de paie, table TWF_CONGES.
Elles seront intégrées aux données de paie (sur le bulletin) après import des évènements Intranet et

passent alors dans la table T_GHRSAL.

Je modifie un processus, le fonctionnement est il tout de suite opérationnel ?

Pour les demandes en cours le process d'origine est conservé.
Pour les nouvelles demandes, les nouveaux paramètres sont immédiatement opértionnels.

Qu'est ce qu'un congé Brouillon ?

Il s'agit d'un congé saisit non encore soumis à validation / non envoyé au manager.

Comment annuler une demande de congés ?

Pour un congé soumis à validation mais non encore validé, il suffit de supprimer la demande :

Mes demandes / Actions / Annuler. La demande reste présente mais est typée Annulée et peut

être réémise.
Pour un congé validé non traité en paie, il faut faire une demande d'annulation par l'espace

Salarié / Mes congés / absences. Ce processus peut être soumis à validation manager ou

hiérarchique.
Pour une demande déjà importée en paie, seul le gestionnaire de paie peut intervenir côté
 Sage paie / onglets Détails du bulletin.

Thème(s)

Paramétrage

Type(s)

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