Questions

Le flux d'achat commence par la création

manuelle d'un Demande d'achat (DA) ?

La liste des types de DA ?

Circuit d'approbation de la DA ?

Approbation au niveau de l'entête ou poste de

la DA ?
Nombre de niveau de validation ?
Eléments déterminant le circuit d'approbation ?
Types d'imputations utilisés ?
Achat mono ou multi objet imputation ?
Conversion manuelle de la DA en commande ?

Conversion en automatique ?

La liste des types de Cmd ?

Circuit d'approbation de la Cmd ?

Approbation au niveau de l'entête ou poste de
la Cmd ?
Nombre de niveau de validation ?
Eléments déterminant le circuit d'approbation ?
Existence d'achats sans commande ?

Groupe marchandise ?

Liste des groupes acheteurs ?

Liste des organisations d'achats ?
Achat de sous-traitance (service) ?
La liste des conditions utilisées
Achat sur article référencé ou non référencé ?
Ls familles d'achats (stockés et non stockés)
disponibles dans le système ?
Création DA ou commande directement ?
Commande urgente ?
Approbation de commande urgente ?
Utilisation de pièces jointes ?
Modification des DA/CMD après validation ?
Utilisation d'approbation de la réception de
services ?
Qui réceptionne les commandes ?
Les textes statiques imprimés sur le bon de
commande ?
Le prix de la cmd est hérité de la DA ?
Le niveau d'analyse le plus fin pour les achats
(stockés ou non stockés) ?
Le niveau de plus fin de ventilation comptable ?
Autorisation sur les familles d'achats ?
Gestion de droits en fonction du type de la
commande ?
Est-ce que les factures sont contrôlées par
rapport à la réception de la commande ?
Existence d'achat sur commande ouverte
(commande cadre) ?
Applicatifs interfacés ?
 Réponses/Besoin
Aujourd'hui, utilisation d'Excel pour génération de n° DA

Prodécures / segmentation DA - Commande :

- Frais généraux (à confirmer avec Marketing ; Rh ; …)
- Services Généraux (à valider avec Alexandra) voir applicatig
de gestion des SG
- Locatier : procédure standard validé avec Greg
- Tranport / traction : procédure validé avec Greg

Circuit d'approbation : 2 à 3 niveaux de validation.

2à3
Selon famille d'achat, centre de coût, montant,..
Pas de validation des DA en dessous d'un certain montant

Conversion manuelle des DA en commande dès lors que cela

est simple
Il ne faut pas que le processus de conversion DA en
commande puisse convertir les DA non validée

Circuit d'approbation : 2 à 3 niveaux de validation.

2à3

Gestion des consommation type Electricité, eaux, baux, ...

Besoin de voir le fonctionnement du standard de S4Hana peut
aider ODF à décider sa segmentation des groupe de
marchandise (famille de produit)
Aujourd'hui un seul groupe acheteur.
Une seule organisation d'achat
Existence d'achat de sous-traitance

les achats non trade ne donneront pas lieu à une création

d'article dans S4Hana

Pas de mise en place de création de commande sans DA

Prévoir la création de commandes de régularisation

Réceptionniste : champs à remplir dans la DA (Téléphone à

un collaborateur => Le collaborateur qui doit réceptionner).
Utilisation des autorisations sur les familles d'achat
Utilisation des autorisations sur les types de commande

Contrôle facture : bloquer la facture si écart montant.

Pas d'applicatifs interfacés

 Commentaires
Aucun applicatif d'achat non trade n'existe. Construction ex-nihilo
Objectif : adopter le standard et best practices => Processus simple et efficace

Plusieurs types de DA : one shot, Flotte de véhicule, Locations.

Besoin d'un moyen pour que le responsable achat (Olivier) soit prévenu si un achat
dépasse un certain montant. Par email ou un report à minima. Attente néanmoins
de la présentation de la best Practice.

Attente présentation best practices

Point important : Comment fonctionne S4Hana pour gérer la location financière

(imprimantes, voiture, ...). Création de contrat ... > à voir ... nottament sur axe
location financière...
Pas d'approbation de commande dès lors que la DA est validée

selon famille d'achat, centre de coût, montant,..

(Contrat d'électricité ?)

Pas de modification de commande possible (recommandation ITE)

Autorisation et accès à SAP ?

 Questions

La liste des familles de produits ?

Tarification via un contrat formalisée dans le

système ?
Contrat en valeur ou en quantité ?

Circuit d'approbation du contrat ?

Déclenchement de la création des DA ?

Conversion manuelle ou automatique des DA ?

Circuit d'approbation des DA ?

Au niveau de l'entête ou poste de la DA ?

Nombre de niveaux de validation ?
Eléments déterminant le circuit d'approbation ?

Types de cmd d'achats ?

Utilisation d'arrondis lors de

l'approvisionnement ?
Utilisation d'unité d'achat différente de l'unité
de gestion dans le stock ?
Utilisation de multi-sources ?
Utilisation de quotas fournisseurs ?
Si oui, comment vous gérez la ventilation de ces
quotas ?
Utilisation de la consignation fournisseur ?
Liste des organisations d'achats ?
Les factures sont toujours contrôlées par
rapport à la réception de la commande ?
Les bases de calcul du prix : Barème, remise,
fret, taxe ...?

Les différents types de taxes ?

Coût indirects à inclure dans le PMP mais pas

dans la facture ?
Utilisation des avenants de commandes ?
Les zones qui, lors d'une modification,
déclenchent la réimpression ?
Les textes statiques imprimés sur le bon de
commande ?

Canal d'envoi de la commande ?

Si email, le corps de l'email ?

Evaluation fournisseurs ?

Les critères d'évaluation ?

Le report d'évaluation ?
Avez-vous mis en place un processus de
réapprovisionnement
automatique des stocks (MRP) ?
Quels types de planification utilisés ?
Utilisez-vous un stock de sécurité ?
Comment est fixé le stock de sécurité ?

La liste des gestionnaires d'approvisionnement

(Nom/prénom/téléphone/eMail)?
Définir la tolérance sur les écarts de prix (entre
PMP et commande)?

Flux actuel 'Gestion des promotions

fournisseurs' ?

Achat de sous-traitance ?

Notion de 'Fabriquant' ?

Utilisation des prévisions basées sur la

consommation ?
Utilisation des avis de livraisons avec injection
en automatique ?
Utilisation des confirmations fournisseurs
automatiques ?
 Réponses/Besoin

Liste des groupes marchandise (familles pdt): Utiliser familles

PIM (en cours de révision) (3 niveaux contre 6 auj)
Contrat : Limités dans le temps / Plusieurs contrats sur 1
code (possibilité de multi sourcing) / Franco frs / Délais de
livraison / Volume d'achats (Contrats en remplacement des
FIA)
Circuit d'approbation : Auj pas de circuit d'approbation dans
les systèmes
Manuelle = Pour One shot etc...
Automatique = Selon paramétrage article et notamment
méthode de livraison & Type de planif (Pt de commande ou
Sur historique de vente)
Conversion auto & manuelle (pouvoir convertir en auto sur
une série Sku chez un frs)
Circuit d'approbation des DA : Vérif PA, Franco & coordonnées
client pour Drop
Blocage crédit du client / Deals a plus de 5000€ sousmis a
acompte de 30%
Blocage en-tête ou DA ? --> Au poste
niveaux de validation : 2 niveaux (Compta + CSS)
Tout!
Type de CA : Commandes standards avec méthode de
livraison différente - Retours frs - Transferts mag / Transferts
inter entrepôt
Prise en compte des : Tailles de lot, Valeur d'arrondis,
Min/Multiples + Franco frs (nb pal / Volume / Valeur /
Tonnage etc...)
Unité d'achat = Unité de gestion de stock sauf en mag où ils
peuvent déloter certains articles
Multi sources Ok
Quotas mais pas gérés dans SAP - Cf papier

Gestion manuelle (à décrire)

Timbres en consignation - Aujourd'hui géré hors des outils
informatiques
1 seule orga = AF01
Oui, controle facture Vs entrée marchandise
Auj : 1 seul PA / Frs - Demain, besoin de : PA en paliers
(volume, qtés etc…), PA avec validité, PA avec frais connexes
(Transports etc…)
DEA / DEEE / ECOFOLIO / SACEM / TVA - Voir autres taxes
type Eco Emballage, Soda... etc… (quel mode de calcul -
facture à recevoir etc...)

Avenants de commande : OUI

Toute modification déclenche un document mis à jour - Qté /
Délai / Prix / Lieu de livraison / Annulation
Modèle standard de commande (voir PJ) / Avec plusieurs
devises / différentes langues
Prévoir champ de texte libre à l'entete de cde & à la ligne
Pouvoir mettre un message global pour toutes les CA
(Fermeture entrepôt etc...)
Pouvoir renvoyer la commande après modifications avec
identification des modifications
EDI, Mail, Fax - Envoi direct ou après validation (Cf méthode
de livraison et/ou Frs)
Voir Modèle commande à mettre en Pj dans un mail (pas
dans le corps du mail)
Evaluation frs auj, pas géré dans SAP / Demain, besoin
d'évaluer : Respect du délai / OTIF / Litiges / Respect cahier
des charges logistiques / taux de retour des accusés de
réception de cde
Taux de service / Taux de rupture / Pénalités de retard
Report : en PDF et Excel + Envoi direct au frs avec validation
ou pas

Pas de réappro stock entrepôt en auto / Uniquement pour les

magasins (Entrepôt --> Mag) avec MIN/MAX

Point de commande manuel & Selon historique de vente

avec différents profils de prévisions
Stock de sécurité utilisé pour tous les skus stockés
Stock de sécurité fixé en fonction de la class ABC en nb de
jours de couverture (Demain en dynamique!!)
Voir onglet liste appro

Controle cohérence PMP / PA avec alerte si gros écart

Auj pas de gestion de promo / Demain : Gérer des PA promo
avec durée limitée / Volumes promo / Gratuits / Injecter des
besoins complémentaires pour les opé commerciales
(RDC/Agendas/Anniversaire) / sans toucher à la prévision de
vente
auj, pas d'utilisation des avis de livraison ou AR de
commande. Réel besoin de pouvoir intégrer ces infos dans
SAP... Pas manuellement (Type ASN)
LIvraisons confirmés par les frs directement dans VIP (Frs
confirment n° CA / Nb pal / Nb lignes)
Quel outil pour la prise de RDV en entrepôt? Est ce que le frs
va continuer à confirmer les RDV dans VIP?
Achat de ss-traitance : Flux à prévoir / Constitution de packs
avec frais service en plus
Notion de Fabriquant : Notion gérée dans le PIM - Info utile à
avoir dans SAP
 Commentaires
Attention à la revue de la liste car si utilisation du groupe marchandise = Impact dans
d'autres outils.
Ambition de revoir et harmoniser l'arborescence 'famille de produits'
Contrat en quantité illimité

Minimum d'infos requises pour création Frs ou sku etc...

Création de la DA par MRP et manuelle

Conversion en automatique pour certains types de commande et certains fournisseurs

Approbation de certaines commandes d'HA (exp : Coffres forts)

Utilisation des mutli-sources

Besoin de quotas fournisseur : atteindre un max de qte chez un fournisseur =>
basculer vers un autre (Utilisation des quotas à mettre en place)

Consignation fournisseur pour la gestion des 'Timbres'

Couts indirects a intégrer???

Texte statique : condition d'achat

Approvisionnement sur un segment 'commande client' pour les produits peu vendus et
volumineux
Les points de vente sont gérés par un stock min/max

Utilisation de stock de sécurité nécessaire.

Pas de notion de sous-traitance au sens transformation de produit.

pas d'utilisation de prévisions basée sur la consommation

pas d'utilisation des avis de livraisons

Pas de confirmations fournisseurs

relandes frs : Pouvoir relancer en auto & manuellement une commande en particulier
ou un portefeuille complet
Gestion des prestations de livraison des DROP : Coffre fort / Mobilier etc...
Gestion des substitutions / remplacements
Controle dispo --> info délai de réappro au sce client
Identification des spécifiques client - gestion stock client
MAJ du délai de la CA en fonction de la confirmation du RDV de liv + Info client?
 Périmètre P2P

Achat Trade / Non Trade

Approvisionnement

gestion d’une base

d’articles unique, ainsi
qu’une base de
fournisseurs unique
 Besoin exprimé dans le cahier des charges
Créer un produit dans la base article SAP et l’interfacer dans les différents
systèmes (l’outil PIM, WMS)

Mettre à jour les prix d’achat avec une possibilité d’y associer une date de début
d’application (exprimable en date de commande ou date de livraison)

Mettre en place un workflow automatisé d’autorisation d’engagement de dépense

pour les achats non-Trade

Gérer des spécificités commandes (ex : gratuités partielles, commandes de lots,

autres promotion,…)

Gérer les caractéristiques d’un contrat fournisseur

Gestion des processus achats non-Trade

Déclencher automatiquement une commande d’achat sur la base de l’historique

de consommation et de l’état des stocks

Conversion auto & manuelle ( Conversion en automatique pour certains types de

commande et certains fournisseurs)

Gérer une réquisition pour les articles standards

Création DA en Automatique selon paramétrage article et notamment méthode

de livraison & Type de planif

Gérer une réquisition pour les articles non-stockés

Gérer une réquisition pour les articles non-référencés

Valider les réquisitions via un workflow

Gérer une base d’articles unique pour tous les canaux

Pouvoir créer un groupement d’articles et les intégrer dans la base d’articles en

une seule fois

Gérer une base fournisseurs unique recouvrant tous les achats Trade et non-
Trade

Intégrer une gestion des contrats fournisseurs avec leurs caractéristiques (durée
du contrat et des éventuelles durées des actions promotionnelles, % de
ristourne, fabricant / importateur pour calcul écotaxe produit,…)

Gérer plusieurs fournisseurs actifs pour un même produit (et conservation

d’historique) avec la possibilité de choix manuel ou selon clé de répartition
Commentaires
P2P
Gestion d’une base d’articles unique, ainsi qu’une base de fournisseurs
unique
Gérer une base d’articles unique pour tous les canaux
Pouvoir créer un groupement d’articles et les intégrer dans la base d’articles en une seule fois
Gérer une base fournisseurs unique recouvrant tous les achats Trade et non-Trade
Intégrer une gestion des contrats fournisseurs avec leurs caractéristiques (durée du contrat et
des éventuelles durées des actions promotionnelles, % de ristourne, fabricant / importateur pour
calcul écotaxe produit,…)
Contrats limités dans le temps
Plusieurs contrats sur un code (possibilité de multi sourcing)
Fournisseurs, Délais de livraison, Volume d'achats (Contrats en remplacement des FIA)
Gérer plusieurs fournisseurs actifs pour un même produit (et conservation d’historique) avec la
possibilité de choix manuel ou selon clé de répartition
plusieurs articles pour un même produit (Ex : Papier - Carton vs Ramette)
Achat Trade / Non Trade
Créer un produit dans la base article SAP et l’interfacer dans les différents systèmes (l’outil PIM,
WMS)
Mettre à jour les prix d’achat avec une possibilité d’y associer une date de début d’application
(exprimable en date de commande ou date de livraison)
Mettre en place un workflow automatisé d’autorisation d’engagement de dépense pour les achats
non-Trade
Gérer des spécificités commandes (ex : gratuités partielles, commandes de lots, autres
promotion,…)
Gérer les caractéristiques d’un contrat fournisseur
Gestion des processus achats non-Trade
Approvisionnement
Déclencher automatiquement une commande d’achat sur la base de l’historique de
consommation et de l’état des stocks
Conversion auto & manuelle ( Conversion en automatique pour certains types de commande et
certains fournisseurs)
Gérer une réquisition pour les articles standards
Création DA Manuelle Pour One shot.
Création DA en Automatique selon paramétrage article et notamment méthode de livraison & Type
de planif
Gérer une réquisition pour les articles non-stockés
Gérer une réquisition pour les articles non-référencés
Valider les réquisitions via un workflow
Définir circuit d'approbation DA

Circuit d'approbation : 2 à 3 niveaux de validation (selon famille d'achat, centre de coût, montant)

Il ne faut pas que le processus de conversion DA en commande puisse convertir les DA non
validée
Pas de validation des DA en dessous d'un certain montant
Gérer un Purchase Order pour les articles standards
Type de CA : Commandes standards avec méthode de livraison différente - Retours fournisseurs -
Transferts magasin / Transferts inter entrepôt
Gérer un Purchase Order pour les articles non-stockés
Gérer un Purchase Order pour les articles non-référencés
Gérer un Purchase Order avec une date future
Gérer les promotions fournisseurs
Gérer les promotions avec durée limitée
Gérer les volumes promotions
Consignation fournisseur pour la gestion des 'Timbres'
Utilisation de multi-source
Gestion des quotas fournisseurs
Type de taxes : DEA / DEEE / ECOFOLIO / SACEM / TVA - Voir autres taxes type Eco Emballage,
Soda...
Utilisation d'avenant de commande
Canal d'envoi CA : EDI, Mail, Fax - Envoi direct ou après validation (Cf méthode de livraison et/ou
Frs)
Besoin d'évaluation fournisseur
Report : en PDF et Excel + Envoi direct au frs avec validation ou pas
Pas de réappro stock entrepôt en auto / Uniquement pour les magasins (Entrepôt --> Mag) avec
MIN/MAX
Utilisation de stock de sécurité nécessaire.
Les points de vente sont gérés par un stock min/max
Point de commande manuel & Selon historique de vente avec différents profils de prévisions
Stock de sécurité fixé en fonction de la class ABC en nb de jours de couverture
Besoin d'un moyen pour que le responsable achat (Olivier) soit prévenu si un achat dépasse un
certain montant. Par email ou un report
Prévoir la création de commandes de régularisation
Gestion de lots appliquée au FOB (inscrire une date limite de vente)
Gestion des Numéros de série pour les produits informatiques
Besoin de gestion d'emballage, gestion des palettes
Achat de sous traitance : Flux à prévoir
Indicateur appro, report, relancer automatique au fournisseur, gestion de livraison des drop
Contrôle de dispo