voir à 16 h ? » devient : « On peut se voir à 16 h ?

Si ce n'est pas possible, merci de me proposer

trois autres créneaux horaires. »

Cette structure « Si… alors » est d'autant plus importante que vous vérifiez vos courriels moins

souvent. Dans la mesure où je ne vérifie ma boîte aux lettres électronique qu'une fois par

semaine, il est essentiel que personne n'ait besoin d'une réponse à un « Et si… ? » ou de toute

autre information dans les 7 jours qui suivent un courriel que j'ai envoyé. Si je pense, par

exemple, qu'un lot de fabrication n'est pas arrivé à l'entrepôt d'expédition, j'envoie un courriel à

la directrice de l'entrepôt, en lui disant quelque chose comme : « Chère Laura, le nouveau lot estil
arrivé ? Si oui, merci de me prévenir au… Si non, merci de contacter Paul Dupont au 55-55-

55-55-55 ou par courriel paul.dupont@entreprise.fr (il est aussi en copie) et de nous indiquer la

date de livraison et le suivi. Paul, s'il y a le moindre problème avec le lot, merci de vous

arranger avec Laura (joignable au 55-55-44-44-44), qui a autorité pour prendre des décisions en

mon nom jusqu'à 500 €. En cas d'urgence, appelez-moi sur mon portable, mais je vous fais toute

confiance. Merci. » Cela empêche la plupart des questions de suivi, évite deux dialogues
distincts et me met hors de l'équation de résolution de problème.

Prenez l'habitude de vous demander quelles actions « Si… alors » peuvent être proposées dans

tout courriel dans lequel vous posez une question.

3. Il ne doit y avoir de réunion que pour prendre des décisions concernant une situation prédéfinie,

pas pour définir le problème. Si quelqu'un propose que vous vous voyiez ou « preniez un rendezvous
téléphonique », demandez à cette personne de vous envoyer un courriel avec un ordre du

jour afin de définir l'objectif :

Cela me semble faisable. Pour que je puisse me préparer au mieux, pourriez-vous m'envoyer un

courriel avec un ordre du jour ? C'est-à-dire les sujets et les questions que nous devons

aborder ? Ce serait formidable. Merci d'avance.

Ne leur laissez pas la possibilité d'y échapper. Avec le « merci d'avance », vous avez plus de

chances qu'on vous réponde.

Le courriel oblige les gens à définir le résultat souhaité d'une réunion ou d'une conversation
téléphonique. Neuf fois sur dix, une réunion n'est pas nécessaire et vous pourrez répondre aux

questions, une fois définies, par courriel. Imposez cette habitude aux autres. Je n'ai pas eu un seul

rendez-vous ou une seule réunion « de visu » pour ma société en plus de 5 ans et moins d'une

douzaine de conférences téléphoniques, donc aucune n'a duré plus de 30 minutes.

4. À propos de 30 minutes, si vous ne pouvez faire autrement que d'avoir une réunion ou une

conversation téléphonique, fixez une heure de fin. Affectez-leur une durée, pas trop longue de

préférence. Si les choses sont correctement définies, les décisions ne doivent pas prendre plus de

30 minutes. Prétextez d'autres engagements à des heures bizarres pour les rendre plus crédibles

(ex. : 15 h 20 au lieu de 15 h 30) et obligez vos interlocuteurs à s'en tenir au sujet. Si vous devez

participer à une réunion qui doit durer longtemps ou dont la durée n'a pas été définie, informez

l'organisateur que vous voudriez commencer par la partie qui vous concerne parce que vous avez

un autre rendez-vous un quart d'heure plus tard. Si besoin, simulez un coup de téléphone urgent.

Quittez la salle et tenez-vous informé auprès d'un collègue de ce qui s'est dit après votre départ.
L'autre option est d'être parfaitement transparent et de dire sans détour que vous trouvez la

réunion parfaitement inutile. Si vous choisissez cette voie, préparez-vous à rencontrer une

certaine résistance et à proposer des options de remplacement.

5. Votre boîte est votre royaume – n'autorisez pas les visites inopportunes ou impromptues. Certains

suggèrent d'utiliser un écriteau « Ne pas déranger » mais je me suis rendu compte que cela n'a

que peu d'effet si vous ne possédez pas votre propre bureau. J'avais opté pour les écouteurs sur

les oreilles. Si quelqu'un s'approchait de moi malgré cette manœuvre dissuasive, je