Le suivi des

Du 11 juin au 5 juillet 2019 Le suivi des

factures
factures des
UE 13- Communication clients en
professionnelle clients en
difficultés
difficultés

Diplôme de Comptabilité et de Gestion

Session 2022

Remerciements
Je tiens à remercier mon maître de stage pour son aide et sa disponibilité. Son
expertise et sa tendance à demander le maximum à ses stagiaires m’ont permis
de progresser tant au niveau technique que professionnel.

Je remercie également Hamon Nicolas, le gérant pour m’avoir fait confiance et

m'avoir ainsi permis d’intégrer la société pour y effectuer mon stage.

Mes remerciements vont aussi aux responsables de la formation pour m’avoir

apporté l’aide théorique et pratique nécessaire au bon déroulement du stage.

Sommaire
ATTESTATION DE STAGE ……………………………………………………………………… Page 1 & 2
INTRODUCTION …………………………………………………………………………………....... Page 3
Première partie: Présentation de l’entreprise et du processus de
facturation …………………………………………………………………………………………………. Page 4
I- Présentation de l’entreprise ……………………………………….…………………………….. Page 4
1. Présentation …………………………………………………………………………………………….Page 4
2. Domaines d’interventions ………………………………………………………………… Page 4
3. Organisation de la société ………………………………………………………………… Page 5
4. Outils de travail ……………………………………………………………………………………… Page 5
5. Tâches réalisées …………………………………………………………………………………….. Page 5

II- Processus de facturation ………………………………………………………………………….. Page 6

1. Modèle organisationnel de traitement ……………………………………….. Page 6
2. Présentation du processus ………………………………………………………...…….. Page 7

Deuxième partie: Le suivi des factures des clients en difficultés

……………………………………………………………………………………………………………………….... Page 8
I- La procédure normale ………………………………………………………………………………… Page
1. Liens entre les parties ………………………………………………………………………… Page
2. La facturation ………………………………………………………………………………………… Page
3. Les délais de règlement…………………………………………………………………….. Page
4. Le règlement …………………………………………………………………………………………. Page

II- La procédure de non paiement …………………………………………………………….. Page

1. Retards de règlement ……………………………………………………………………….… Page
2. Traitements des impayés …………………………………………………………………… Page
3. Protection de l’entreprise contre les impayés …………………………… Page

ATTESTATION DE STAGE
Page 1
 Page 2

INTRODUCTION
Ce stage a été réalisé dans le cadre de ma formation au DCG. J’ai effectué mon stage
dans la société. Il constituait pour moi l'occasion de conforter mon projet professionnel.

En effet il m’a donné confiance en moi pour exercer ce métier. Il m’a permis d’acquérir
ma première expérience dans le domaine de la comptabilité.

Ce stage s’est révélé formateur en me permettant de mettre en pratique les

connaissances issues de ma formation au diplôme de comptabilité gestion, j’ai pu me
perfectionner dans la technique du métier de comptable.

Page 3

Première partie: Présentation de l’entreprise et du

processus de facturation
I- Présentation de l’entreprise
1. Présentation
Une SARL unipersonnelle n’a qu’un seul associé, personne morale ou physique. La
responsabilité de l’associé est limitée au montant de ses apports, le gérant doit être
obligatoirement nommé dès la constitution de la société.

Cette société est certifiée par Qualibat, qui valorise les compétences professionnelles et
techniques d’un artisan ou d’une entreprise dans le secteur de la construction ou de la
rénovation.

Historique de la société

2. Domaines d'interventions
La société est spécialisée dans les travaux de couverture par éléments, c’est une société
de service :
- Rénovation et spécialiste de toitures en zinc
- Recherches et réparations de fuites
- Interventions et réparations sur tous types de bâtiments industriels
- Contrats d’entretien avec conseils et audit
Elle n’intervient que dans la région brestoise.
Pour réaliser son activité, elle ne se fournit qu’auprès d’entreprises situées proche de son
siège social et fonctionne avec très peu de stock voire du zéro stock.
Les concurrents dans ce secteur d’activité sont nombreux dans la région brestoise, par
exemple Rozec couverture et Abers couverture.

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3. Organisation de la société

La hiérarchie de la société
 4. Les outils de travail
La société utilise seulement 3 logiciels pour s’organiser :
- Connect facturation, qui permet de créer les devis, les factures, d’enregistrer les
règlements.
- In extenso, lié à l’expert-comptable de l’entreprise.
- Excel, afin de préparer la TVA.

La comptabilité est réalisée par la secrétaire comptable avec qui j’ai effectué plusieurs
tâches dont la création des factures, le rapprochement bancaire, le lettrage.

5. Les tâches réalisées

Ce stage m’a permis de développer de nombreuses compétences :
- La saisie des factures d’achats dans la comptabilité de l’entreprise
- La préparation de la déclaration de TVA sur Excel
- La création des factures et devis à l’aide du logiciel connect facturation
- La relance clients
- La préparation des remises de chèques

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II- Processus de facturation
1. Schéma de traitement

Clients Entreprise
 Etude
Demande de
faisabilité des
travaux
travaux

Acceptati
Refus des
on des travaux
travaux

Réception du Création et
envoi du
devis
devis

Refus du Acceptatio Planificatio

devis n du devis n des
travaux

Réalisation
des travaux

Création et
Réception de
la facture envoi de la
facture

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2. Présentation du processus
Lors de mon stage je suis intervenue dans le processus de facturation.

Un processus désigne la description d'un système d'activités qui utilise des ressources
pour transformer les éléments d'entrée en éléments de sortie.

Le client fait appel à l’entreprise pour réaliser ses travaux, elle reçoit donc un devis si les
travaux sont jugés possibles.
Le devis est créé sur le logiciel Connect Facturation, on peut voir sur l’annexe 1 Devis que
le devis est obtenu à partir de références automatisées par exemple pour le
déplacement la référence “Bricole 001” permet d’ajouter les frais de déplacement.

Un devis est obligatoirement gratuit dès lors qu’il est imposé par la loi. Autrement le
devis peut être payant à condition que le client en soit préalablement informé.
Ce document doit mentionner les infos suivantes: l’intitulé du document, les
informations légales et coordonnées de l’entreprise, les coordonnées du client, la date
d’établissement du devis et sa durée de validité, la description détaillée du devis, le prix,
les modalités du paiement, de livraison et les conditions de garantie.
Le devis présente plusieurs intérêts:
- Il vaut preuve ce qui sécurise la relation commerciale.
- Il est gage de crédibilité pour l’entreprise.
- l’employeur remplit son obligation légale d’information précontractuelle.
Il existe deux types de devis, avec acompte ou sans acompte.

Dès lors que sur le devis est apposé la mention “bon pour accord” cumulée de la
signature du client il est accepté, il vaut contrat. Le client s’engage donc à payer le prix
aux conditions acceptées.
Un contrat est un accord de volontés concordantes entre une ou plusieurs personnes en
vue de créer une ou des obligations juridiques.
Sont nécessaires à la validité du contrat, le consentement des parties, leur capacité et un
contenu licite et certain. Dans notre cas, le client demande à l'entreprise de réaliser des
travaux, celle-ci examine les travaux et en fait un devis, le consentement du client est
exprimé par sa signature.

L’entreprise doit planifier les travaux, après leur réalisation il faut créer la facture grâce
au logiciel de facturation il suffit de renseigner le numéro de devis pour récupérer les
données.

Le délai de règlement convenue par l’entreprise ne peut dépasser 60 jours à compter de

la date d’émission de la facture, à défaut d’un délai convenu entre les parties, un délai
supplétif s’applique, d’une durée de 30 jours à compter de la réception des
marchandises ou de l'exécution de la prestation demandée.

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La facture est envoyée au client qui dispose d’un délai de paiement de 30 jours fin de
mois. Dès que le règlement est parvenue à l'entreprise, on enregistre celui-ci sur le
logiciel (voir annexe 2 Règlement) ainsi que le site internet In Extenso dans les comptes
de l’entreprise, se référer à l’annexe 3 In Extenso.

Deuxième partie: Le suivi des factures clients en

difficultés

I- La procédure normale
Le processus de facturation fait partie d'un ensemble plus vaste de procédures
opérationnelles liées au commerce, y compris le placement et l'acceptation d'une
commande, l'exécution de la commande, la livraison des marchandises, et le paiement
final.

1. Liens entre les parties

Les parties sont liées par un contrat, qui peut être écrit comme oral, entre l’acheteur et
le vendeur. Le contrat écrit est généralement privilégié par les entreprises pour les
transactions importantes ou périodiques. Il est à l’initiative de l’acheteur et doit, par
conséquent, être signé par le fournisseur.

Le contrat présente l’avantage d’être plus exhaustif que le devis ou le bon de

commande. Ainsi, il peut prévoir des clauses additionnelles (transfert de propriété,
limitation de la responsabilité du vendeur, etc.).

Dans l’entreprise, le lien entre les parties est formé par le devis qui est lui aussi
obligatoirement écrit et procure la même valeur juridique qu’un contrat.

2. La facturation
La facturation est la dernière étape avant le règlement. Elle doit être délivrée dès la
réalisation de la livraison ou dès la réalisation des travaux. Le délai de facturation ne peut
dépasser 1 mois. Elle peut être sous format papier ou électronique elle doit être délivrée
à l’acheteur même sans sa demande.

La facture doit être conservé pendant au moins 6 ans, il constitue:

- une preuve juridique transaction et constate le droit de la créance du vendeur
- la facture présente les conditions de négociation et le montant dont le client est
redevable
- justificatif comptable, indispensable à la réalisation des comptes annuels de
l’entreprise
- elle a un rôle fiscal car elle sert à la déclaration de TVA
Une facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires : le nom et l’adresse du
vendeur, le numéro intracommunautaire pour la TVA, le nom et l’adresse du client,
forme de la société du vendeur, le montant capital social, numéro d'identification RCS,
numéro de facture, date facture, date vente, indication quantité, le prix unitaires, rabais
et taux TVA applicable ainsi que le montant de TVA.
La gestion des factures peut se faire sur un logiciel de facturation, sur un facturier papier
ou encore sur un tableur.
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Pour facturer une personne privée, la facture doit comporter les mentions obligatoires,
être rédigée en français et être établie en 2 exemplaires. Elle peut être délivrée sous
forme papier ou électronique.

Quant à la facturation d’une personne publique, sa dématérialisation est obligatoire

pour tous les types d’entreprise, de grandes entreprises à petites.

La facture peut être émise dans une monnaie autre que l’euro, cependant cette
monnaie doit être reconnue internationalement, être mutable et le taux de change
applicable doit y être mentionné.Ce taux dépend soit de la date d’exigibilité de la TVA ou
de la date du taux de conversion douanier. De plus , l’enregistrement de la facture dans
la comptabilité doit se faire en euros.

L’envoi d’une facture électronique tient lieu de facture pourvu qu’elle soit acceptée par
l’acheteur préalablement. Le contenu de celle-ci doit comporter les mêmes mentions
obligatoires qu’une facture papier. L’acceptation doit être formalisée pour servir de
preuve. L’authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l’intégrité du contenu
doivent elles être garanties par une signature électronique, la mise en place d’un
contrôle d’audit fiable pour établir le lien entre la facture et la livraison de biens ou la
prestation de services ou encore sous la forme d’un message structuré entre les parties.
La facture pour être considérée comme électronique, elle est émise et reçue sous format
électronique.

L’entreprise présentée précédemment a deux grands types de clients, les particuliers et

les agences immobilières, copropriétés. Dans les deux cas elle établit un devis avant
l’exécution des travaux, après leurs réalisations elle transmet de différentes manières la
facture selon le type de clients, pour les particuliers la facture est adressée au format
papier, alors que pour les agences immobilières et copropriétés la facture est elle au
format électronique, elle est dématérialisée. Cependant l’entreprise imprime celle-ci afin
de la classer selon sa date dans le classeur des factures en attente de règlement.
Les clients de l'entreprise siégeant en France, elle n’a pas recours à une autre devise que
l’euros.

3. Les délais de règlement

Les délais de règlement entre les entreprises sont fixés et plafonnés par l’article L441-6
du code de commerce:
- Sans accord entre les parties, le délai de paiement est de 30 jours suivant la date
de réception des marchandises ou de fin d’exécution de la prestation.
 - En cas de négociation, le nombre de jours est fixé à 45 jours fin de mois à
compter de la date d’émission de la facture.
- Ce délai ne peut pas dépasser les 60 jours calendaires.

L’entreprise de notre cas précise sur ces factures que le délai de paiement est de 30
jours fin de mois (Conférer Annexe 2). Dès le dépassement de ce délai, il faut relancer le
client pour le règlement.

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Pour la première relance on envoie la facture une nouvelle fois, par la suite si le
règlement n’intervient pas on relance le client par la même méthode enfin en dernier
recours on relance le client par un appel téléphonique.

Éventuellement dans notre entreprise, on a eu le cas de M.X , personne privée, qui avait
réaliser des travaux de toiture sur sa maison, ses travaux ont été réaliser en avril 2019 la
facture à donc était émise le 24 avril sachant que le délai de paiement est de 30 jours fin
de mois, il aurait dû régler sa facture avant le 31 mai. Cependant, au commencement de
mon stage il n’avait toujours pas réglé sa facture
4. Le règlement
Une facture peut être réglée : par chèque, en espèces, par virement bancaire ou par
lettre de change ou billet à ordre.
La mention du mode de paiement n’est pas obligatoire sur une facture, alors que la date
de règlement et le délai de paiement le sont.

L’entreprise étudiée ne précise pas le moyen de paiement à privilégier, ce qui signifie

qu’elle accepte tous les moyens de paiements.

II- La procédure de non paiement

1. Retards de règlement
Un article de loi concernant la lutte contre les retards de paiement dans les transactions
commerciales, il s’agit d’une indemnité forfaitaire due en cas de retard de paiement,
dont la mention et le montant doivent obligatoirement figurer dans les conditions
générales de vente et dans les factures.
Le débiteur en retard de paiement doit verser une indemnité forfaitaire pour frais de
recouvrement.
Des pénalités de retard sont dues en cas de paiement tardif, à défaut de stipulation
contractuelle sur ce point, le taux de ces pénalités correspond au taux directeur
semestriel de la BCE majoré de 10 points.
Ces pénalités sont exigibles sans qu’un rappel ne soit nécessaire.

Dans notre entreprise,

2. Traitements des impayés

3. Protection de l’entreprise contre les impayés

ANNEXE 1 - Devis
ANNEXE 2 - Règlement
ANNEXE 3 - In Extenso