Doc.N.

Insediamento di CONGO BRANCH

387 Avenue Loango 5933 Pointe Noire 250-SZV-007

LAW COMPLIANCE PROCEDURE

Procédure de conformité a la loi

F. Giustozzi A.Iammarino

28/11/2013
0 Prima Emissione
REV. DESCRIZIONE DATA RENCO CONGO RENCO CONGO
Description Date
BRANCH MANAGER HSE MANAGER

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TABLE OF CONTENTS SOMMAIRE

1 SCOPE AND PURPOSE 1 OBJECT..................................................................

3

2 FIELD OF APPLICATION 2 CHAMP D’APPLICATION ......................................

3

3 RESPONSIBILITIES 3 RESPONSABILITES ..............................................

3

4 LAW NOTIFICATION MANAGEMENT 4 NOTIFICATION DE LA GESTION DE LA 4

LOI 4
5 COMPLIANCE WITH LAW 5
5 CONFORMITÉ AVEC LOI ......................................
6 REGULATION REGISTER 6
6 REGISTRE DU REGLEMENT ................................
7 AUDIT 6
7 AUDIT .....................................................................

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1 SCOPE AND PURPOSE
The scope of this document is to outline the procedure
for management of laws and regulations notices and
changes, the informations and communications to
personnel and the compliance with operative
conditions with Law.
2 FIELD OF APPLICATION
Present procedure covers the management
of laws and regulation within the
organisation of Renco Congo
3 RESPONSIBILITIES
BRANCH MANAGER
He is the Director of the Renco Branch
 He is responsible for providing adequate
resources and means to allow that compliance
with law is accomplished
 He has the responsibility of keep informed of
relevant legislative changes, the subsequent
operative requirements and put in place
necessary actions in accordance
BRANCH JURISTE
He is the responsible of Renco Congo Branch legal
affairs
 He is first person in charge to have information
of law and regulation changes
 He has the responsibility of checking the
applicability of law to the operation
 He is in charge of ensuring the updating means
and instruments
 He is in charge to communicate to Branch
Manager HSE Manager all the notifications
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1 OBJECT
Le but de ce document est de décrire la procédure de
gestion des lois et des règlements d’avis et des
modifications, les informations et communications du
personnel et le respect des conditions de fonctionnement
avec la loi.
2 CHAMP D’APPLICATION
Présente procédure couvre la gestion des lois et de la
réglementation au sein de l'organisation de Renco Congo
3 RESPONSABILITES
DIRECTEUR GENERAL
Il est le directeur de la succursale Renco
 Il est responsable de fournir les ressources
adéquates et des moyens pour permettre
l’accomplissement du respect de la loi
 Il a la responsabilité d’informer des modifications
legislatives pertinentes, des exigences
opérationnelles faites et de metre en place des
mesures nécessaires conformes.
JURISTE
Il est responsable des affaires légales de la succursale
Renco CONGO
 C’est la première personne chargée d’avoir des
informations sur le changement de la loi et du
règlement
 Il a la responsabilité de vérifier l’applicabilité du
fonctionnement de la loi
 Il est chargé d’assurer la mise à jour des moyens et
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which can be relevant to Renco Congo projects,
Operations or Organisations
 He has the responsibility of holding and keeping
update the Regulation Register
HSE BRANCH MANAGER
He is the responsible of HSE Management within
Renco Congo Branch
 He is responsible of the evaluation of the new
law or law modification under the aspect of
Health, Safety and Environment which could
affect or create impact on Renco Congo
Activities
 He is responsible to support the Branch
Manager in the identification and
implementation of all necessary actions
PM(s)
He is the executive manager of a specific Project
 He has the responsibility of ensuring that the
project activities are carried out in compliance
with all local laws and regulations.
4 LAW NOTIFICATION
MANAGEMENT 4 NOTIFICATION DE LA GESTION
DE LA LOI
The law and regulation change is notificated to Renco
Congo by means of official bulletin provided by
CONGO public authorities.
The bulletin is received by Renco Juriste, who is the
person responsible to manage legal affairs within
Renco Congo Organisation.
Juriste has the responsibility of receiving the official
bulletin, verifying the requirements of authenticity.
The bulletin, le Journal Officel de la repubblique du
Congo, is delivered everyweek directly to Renco
Congo Headquarter. An example of the the Bulletin is
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des instruments
 Il est chargé de communiquer au Manager HSE
toutes les notifications pertinentes aux projets,
operations ou organisations de Renco CONGO
 Il est responsable d’organiser et de mettre à jour le
registre règlement
MANAGER HSE
Il est responsable de la gestion HSE de la succursale
Renco CONGO
 Il est responsable de l’évaluation d’une nouvelle loi
ou de la modification d’une loi sur la Santé, Sécurité
et Environnement qui pourrait avoir un impact sur les
activités de Renco CONGO
 Il a la responsabilité de soutenir le Directeur de la
succursale dans l’identification et la mise en oeuvre
de toutes les mesures nécessaires
PM(s)
Il est Directeur exécutif d’un projet spécifique
 Il a la responsabilité de veiller à ce que les activités
du projet soient réalisées en conformité avec toutes
les lois et réglementations locales.
La loi et le changement de réglementation sont notifiés a
Renco CONGO par le moyen d’un bulletin officiel fourni par
les autorités publiques du CONGO.
Le bulletin est reçu par le Juriste de RENCO qui est la
personne responsable de la gestion des affaires juridiques
au sein de la succursale Renco CONGO.
Le Juriste a la responsabilité de recevoir le bulletin officiel, la
verification des exigences d’authencité.
Le bulletin, le Journal Officiel de la République du Congo,
est livré chaque semaine directement au Quartier général
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provided as Annex 2
The bulletin contains all notifications regarding Laws
and regulations, notification of public autorithies and
other notices and information necessary to accomplish
the requirements necessary to perform Renco
Activities in the Country. This information are related to
different matter, such as administrative requirements,
fiscal requirements, operative requirements, HSE
requirements
According to the notification of the official bulletin,
Renco Juriste is responsible to collected the related
law and regulation documents at the Industrial
Association.
Juriste is responsible of carefully consider the
information and notices included in the Bulletin and
verify if any is applicable to Renco Congo Organisation
and Activities. He is also responsible to consider the
relevance of the change and impact which it could
create.
According to the notifications included into the bulletin,
Juriste is responsible to communicate to the the Renco
Congo Branch Manager and to HSE Manager which is
the modification of the law and perform a first
assessment of the impact of the modification on the
organisation, on the personnel working for Renco and
on the prosecution of activities.
All regulations regarding HSE matter must be
assessed and considered in their applicability and
relevance.
5 COMPLIANCE WITH LAW
All Renco Congo activities must be carried out in
compliance with Repubblique du Congo applicable
Regulation regarding the protection of health, safety
and Environment
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de Renco Congo. Un exemple de bulletin est fourni en
Annex 2
Le bulletin contient toutes les notifications concernant les
lois et les réglements, la notification des autorités publiques
et autres avis et les informations nécessaires pour
accomplir les exigences nécessaires pour effectuer les
activités de Renco dans le pays. Ces informations sont liées
aux différents aspects comme, aux exigences
administratives, exigencies fiscales, exigences
opérationnelles et exigences HSE.
Selon la notification du bulletin officiel, Renco Juriste est
responsable de collecter les documents relatives a la loi et
la réglementation à l'Association industrielle.
Le Juriste est responsable de considérer attentivement les
renseignements et avis inclus dans le bulletin et de vérifier
si tout est applicable aux activités de Renco CONGO. Il est
aussi responsable d’examiner la pertinence de la
modification et l’impact qu’elle peut créer.
Selon les notifications incluses dans le bulletin, le Juriste est
responsable de communiquer au Directeur de la succursale
Renco CONGO et au HSE Manager ce qu’est de la
modification de la loi et d’effectuer une première évaluation
de l’impact de cette dernière sur l’organisation, sur le
personnel et sur la poursuite des activités.
Tous les règlements HSE doivent être évalués et
considérés dans leur applicabilité et pertinence.
5 CONFORMITÉ AVEC LOI
Toutes les activités Renco CONGO doivent etre effectuées
en conformité avec la république du CONGO règlement
apllicable concernant la protection de la Santé, Sécurité et
de l’Environnement.
Cette conformité doit assure à deux niveaux:
 Organisation de l’ensemble de la succursale.
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This compliance must be ensured on two levels
 Branch Overall organisation
 Specific Projects Activities
Is responsibilities of Branch manager and PM,
supported by HSE Manager, ensure that requirements
imposed by local authorities are fulfilled. Procedures,
design, working methods, personnel, means.
Branch Manager, PM and HSE Manager will be
informed by the Juriste of any relevant law modification
or change in order to implement the necessary actions
or do the necessary modifications on the processes.
6 REGULATION REGISTER
A complete,full documented register containing all the
regulation in HSE Matter is maintained under the
responsibility of the Juriste.
The register must contain at minimum the following
information:
 Discipline and Code of the Law/Regulation
 Title and Description
 Applicability
 Avaiability of documents
The register shall be updated by the Juriste any time a
new law or regulation regarding the HSE matter is
issued by public authorities or any time a modification
of a pre-existing law is introduced.
The register is available in the Office of the Juriste, with
the full archive of applicable laws. The register is also
available in electronic format on the Renco Intranet.
7 AUDIT
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 Projets spécifiques des Activités
Ies responsabilités du Directeur de la Succursale et PM,
soutenus par l’HSE Manager, s’assurent que les exigences
imposées par les autorités locales sont remplies.
Procédures, conception, méthodes de travail, personnel,
moyens.
Le Directeur de la Succursale, le PM et l’HSE Manager,
seront informés par le Juriste de toute modification de la loi
pertinente ou du changement afin de mettre en œuvre les
mesures nécessaires ou d’apporter des modifications
nécessaires dans les processus.
6 REGISTRE DU REGLEMENT
Un registre complet documenté contenant toute la
réglèmentation HSE est maintenue sous la responsabilité
du Juriste.
Le registre doit contenir au minimum les informations
suivantes:
 Discipline et Code de la Loi/Réglmentation
 Titre et Description
 Applicabilité
 Disponibilité des documents
Le registre est mis à jour par le Juriste toutes les fois qu’une
nouvelle loi ou un règlement HSE est délivré par les
autorités publiques ou chaque fois qu’une modification
d’une loi préexistante est introduite.
Le registre est disponible dans le bureau du Juriste, avec
l’archive complète des lois applicables. Il est aussi
disponible en format électronique sur Renco Intranet.
7 AUDIT
Renco fréquemment fait objet d’ AUDIT par des autorités
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Renco is frequently audited by local authorities. locales.

The audit is aimed to: L’AUDIT a pour but de:

 Verify the respect of Health, Safety and  Vérifier le respect de la Santé, Sécurité de
Environment in the working activities l’Environnement des activités

 Verify the compliance of Law requirements in  Vérifier la conformité de la loi des exigencies dans
the operation l’opération

As result of the Audit, Renco is committed to put in A la suite des AUDITS, la succursale RENCO s’est
place and implement all necessary actions to correct engagée à metre en place et en oeuvre toutes les mesures
non conformances audited with dedicated action plans. nécessaires pour corriger les AUDITS non-conformes avec
les plans d’action dédiée.
Records of audits and actions taken are maintained in
the HSE documents under the direct responsibility of Les Enregistrements des audits et ldes mesures prises sont
HSE Branch Manager maintenues dans les documents HSE sous la
responsabilité directe du Manager HSE

ANNEX 1 LAW REGISTER

ANNEX 1 REGISTRE DES LOIS
ANNEX 2 JOURNAL OFFICIEL DE LA
REPUBLIQUE DU CONGO
ANNEX 2 JOURNAL OFFICIEL DE LA
REPUBLIQUE DU CONGO

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