Le guide complet

sur les notes de frais

dans une PME
Les notes de frais professionnelles font partie de la vie d’une
PME et pourtant, ce n’est vraiment pas une partie de plaisir...
La gestion des notes de frais est une véritable “galère” pour
toutes les entreprises ! C’est un processus chronophage et
répétitif qui n’a pas de réelles valeurs ajoutées.
Mobilisation des équipes, perte de temps, erreurs en pagaille,
crispation des salariés et source de tension entre les services...
Il faut remédier à tout ça !

Alors pour que les notes de frais deviennent limpides comme

de l’eau de roche, faisons le point ensemble dans ce guide.

2
 Sommaire
1. Tout ce qu’il faut savoir sur
les notes de frais
Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les différents types de notes de frais

Les justificatifs de notes de frais

Les règles pour récupérer la TVA

Comptabilisation d’une note de frais

Comment et pourquoi établir une politique de

dépense

Le remboursement des notes de frais

2. Les enjeux et les difficultés du

processus de gestion des notes de frais
dans une PME
Les enjeux de la gestion des notes de frais

Les difficultés de la gestion des notes de frais

3. Quelle est la solution pour arrêter de

perdre du temps avec les notes de frais ?

3
1.

Tout ce qu’il faut savoir sur les notes de frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Il s’agit tout simplement d’un document listant une ou plusieurs dépenses effectuées avec
des fonds personnels dans le cadre de son activité professionnelle. Cette note est remplie
par le collaborateur et remis à l’employeur afin d’être remboursé de la somme avancée.

Le remboursement de ces frais professionnels n’est ni soumis aux cotisations sociales, ni à

l’impôt sur le revenu. Mais attention, il est en revanche très réglementé.

Hé bien oui, ça n’est pas si simple que ça. Pour éviter les abus, les notes de frais sont
strictement encadrées par la loi. Ainsi, pour qu’une note de frais soit remboursée elle doit :

Correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise

Être justifiée par les besoins de l’activité
Ne pas être déraisonnable
Être appuyée par des justificatifs de nature à prouver son existence

Les différents types de notes de frais

Même s’il existe de multiples frais professionnels, il existe seulement 2 types de notes de frais :

La note de frais “classique” : que ce soit des frais d’hébergement, de déplacement,

le paiement d’un repas ou même un achat de bureautique, le collaborateur va devoir
simplement renseigner la date, le nom du fournisseur, le montant, le lieu,
la description...

La note de frais kilométrique : lorsqu’un collaborateur utilise son véhicule personnel

pour effectuer des trajets professionnels, il peut alors toucher des indemnités
kilométriques. Dans le cas où vos collaborateurs auraient opté pour la déduction des
frais réels, c’est l’administration fiscale qui publie chaque année le barème kilométrique
qui permet de calculer les frais à déduire des revenus salariaux.
Lorsque le remboursement est au forfait, vous n’avez pas besoin de ce barème,
la déduction est de 10%.

4
Voici le barème kilométrique de 2021

Pour les autos :

Puissance fiscale Jusqu’à 5.000 km De 5.001 km à 20.000 km Au-delà de 20.000 km

3 CV et moins dist x 0,456 (dist x 0,273) + 915 dist x 0,318

4 CV dist x 0,523 (dist x 0,294) + 1147 dist x 0,352
5 CV dist x 0,548 (dist x 0,308) + 1200 dist x 0,368
6 CV dist x 0,574 (dist x 0,323) + 1256 dist x 0,386
7 CV et plus dist x 0,601 (dist x 0,34) + 1301 dist x 0,405

Pour les motos (au-delà de 50 m3) :

Puissance fiscale Jusqu’à 3.000 km De 3.001 km à 6.000 km Au-delà de 6.000 km

1 ou 2 CV dist x 0,341 (dist x 0,085) + 768 dist x 0,213
3, 4, 5 CV dist x 0,404 (dist x 0,071) + 999 dist x 0,237
5 CV et plus dist x 0,523 (dist x 0,068) + 1365 dist x 0,295

Pour les cyclos (jusqu’à 50 cm3) :

Jusqu’à 2.000 km De 2.001 km à 5.000 km Au-delà de 5.000 km

dist x 0,272 (dist x 0,064) + 416 dist x 0,147

5
Les justificatifs de notes de frais

Comme nous le disions plus haut dans ce guide, pour être remboursée, une note de frais doit
être accompagnée des justificatifs afin de prouver l’existence de ces frais professionnels.
Ce justificatif peut prendre la forme d’un reçu, d’un ticket de caisse ou encore d’une facture
détaillée.

Et gare à ceux qui perdent leurs justificatifs car la loi est stricte à ce sujet : si la note de frais
n’est pas justifiée elle ne peut être remboursée, sous peine d’être requalifiée comme avantage
en nature.

Que ce soit pour les salariés comme pour les employeurs, les justificatifs de notes de frais sont
une source de frustration... Côté salarié, ils doivent garder leurs justificatifs jusqu’au moment
où ils font leur déclaration. Au niveau de l’employeur, la DAF doit collecter, conserver, ranger
puis traiter ces justificatifs... Vos équipes courent sans cesse après les justificatifs de vos
collaborateurs. Un travail long et très fastidieux !

Et selon l’article L123-22 , les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans :
“Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.”

Que faire en cas de perte d’un justificatif ?

Il faut tout d’abord savoir que le justificatif est obligatoire en cas de remboursement
au réel, il n’y a donc pas de problème si le remboursement se fait au forfait.

Le collaborateur peut toujours essayer de demander au fournisseur un duplicata.

Dans le cas où le salarié n’arriverait pas à récupérer un justificatif, il peut présenter

un relevé bancaire et/ou rédiger une attestation sur l’honneur (sous certaines
conditions).

6
Les règles pour récupérer la TVA
Pour que la TVA puisse être prise en compte, les dépenses doivent avoir été effectuées
pour les besoins de l’entreprise et leurs justificatifs remis au service comptable qui doit
les conserver soigneusement. Ces factures doivent impérativement détailler le montant de
la TVA.

Pour que l’entreprise puisse récupérer la TVA, elle doit être exigible chez le fournisseur qui
a émis la facture. Ce qui signifie que lui-même, doit pouvoir facturer de la TVA.

Tout dépend alors de la nature de la dépense car elles ne sont pas toutes soumises à TVA.
Certains frais font l’objet de règles particulières qu’il convient de connaître.

Les carburants sur lesquels la TVA n’est pas récupérable sont l’essence, le sans plomb 95,
98 et E10. S’il s’agit d’un véhicule utilitaire, tous les autres carburants permettent une
récupération à 100% de la TVA. S’il s’agit d’un véhicule de tourisme, tous les autres
carburants permettent une récupération de la TVA mais à 80% seulement sur le Gazole et
le Super-éthanol (E85) et à 50% sur le GPL à l’état gazeux.

Les frais de transport (avion, bateau et train) ne sont pas assujettis à la TVA.
Elle ne peut donc pas être récupérée.

Les indemnités kilométriques, remboursées aux salariés, ne peuvent faire l’objet d’une TVA.

Les dépenses d’hébergement (hôtels) ne sont pas des dépenses sur lesquelles la TVA peut
être récupérable (contrairement aux frais de restauration pris dans les mêmes lieux…).

La TVA sur les dépenses de stationnement n’est récupérable que si les lieux de stationnement
sont clairement identifiés comme des emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux
membres du personnel de l’entreprise.

La TVA sur les frais de réception (invitations au restaurant), engagés par le salarié ou le
dirigeant, est récupérable, à condition que le « caractère professionnel de la réception » puisse
être prouvé, si besoin. Les factures, libellées au nom de l’entreprise (et non du salarié ou du
dirigeant) doivent alors mentionner l’identité des invités, leur fonction et le nom de leur entreprise.

Dans tous les cas, lorsqu’un salarié présente une note de frais à l’entreprise,
accompagnée des factures correspondantes et signée de son manager, la totalité
de la note de frais doit lui être remboursée, y compris la TVA, même si elle n’est pas
récupérable par l’entreprise.

7
Comptabilisation d’une note de frais
Parlons à présent de la comptabilisation des notes de frais. C’est une étape délicate qui mérite
que l’on prenne le temps d’en aborder ses aspects.

Que les notes de frais soient remboursées au réel ou au forfait, l’enregistrement d’une note
de frais se fait toujours de la même manière. Elle correspond à l’ajout d’une écriture comptable
au débit dans un compte de classe 6.

Voici les comptes correspondants à chaque type de dépense :

6234 « Cadeaux » : pour les cadeaux offerts à des tiers

6251 « Voyages et déplacements » : pour les frais de transports quel que soit
le mode de déplacement utilisé

6256 « Missions » : pour les frais de logement

6257 « Réceptions » : pour les frais de repas

647 ou 625 « Autres charges sociales » : pour les frais de transport entre le
domicile et le lieu de travail des salariés

6181 « Document générale » : les achats de documents nécessaires à l’entreprise

tels que les revues spécialisées ou les lettres d’informations professionnelles

6064 « Fournitures administratives » : pour (comme son nom l’indique ) l’achat

des fournitures administratives et autres matériels de bureau.

6063 « Fournitures d’entretien et de petit équipement » : pour l’achat de petits

équipements et matériel.

Quelles sont les étapes de la comptabilisation des notes de frais ? Il y en a 4 :

Étape 1 : J’enregistre la note de frais dans le journal des achats

Étape 2 : Je débite les comptes de charges correspondants

Étape 3 : Si c’est nécessaire, je débite le compte de T.V.A. déductible

Étape 4 : Enfin, je crédite le compte du salarié (467 ou 421).

8
Comment et pourquoi établir une politique de dépense
Une politique de dépenses est retranscrite dans un document interne. Elle a pour but de
réguler les frais professionnels des collaborateurs.

Mettre à plat sa politique de dépenses, c’est définir des règles relatives aux dépenses
professionnelles afin d’harmoniser les process de remboursement des notes de frais.
Dès lors qu’un salarié fait une demande de remboursement de frais professionnels,
il devra respecter cette politique.

Mettez aussi à plat vos processus de gestion des notes de frais en définissant les
processus de validation (le workflow de validation). Cela veut dire impliquer dans le
circuit de validation les personnes capables de comprendre le pourquoi du comment des
dépenses à approuver. Attention, pas plus de deux niveaux de validation !

Le fait de mettre à plat sa politique de dépenses et vos processus va permettre à

l’ensemble des salariés de gagner du temps dans la gestion des notes de frais.
Vous éviterez aussi les risques de redressement en cas de contrôle URSSAF.

Comment établir cette politique ? Voici les principales étapes :

Étape 1 : Analyser les types de frais Étape 2 : Déterminer les limites

que votre entreprise rembourse. de dépenses pour chaque type de
Vos collaborateurs sont souvent en dépenses.
déplacements ? Ont-ils souvent des Par exemple : pas plus de 25€ par
nuitées à l’hôtel ? repas et par collaborateur.

Étape 4 : Etablir une liste de partenaires.
C’est le moyen de garder le contrôle sur
les dépenses de vos collaborateurs.
Par exemple, vous pouvez passer un
accord avec une chaîne hôtelière ou une
compagnie aérienne pour contraindre vos
équipes à choisir ces prestataires lorsque
cela est possible.
Étape 3 : Vérifier le cadre légal afin
d’éviter que vos remboursements
soient considérés comme un avantage
en nature, et donc imposables, prenez
connaissance des lois en vigueur pour
votre secteur d’activité.

9
Le remboursement des notes de frais

En France, il existe deux types de remboursements : le remboursement réel ou le

remboursement au forfait. Petit zoom sur ces deux modèles de remboursement.

Remboursement au réel

Dans ce cas, l’employeur va rembourser les frais à hauteur des sommes engagées par le
collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. Ce type de remboursement
impose au salarié d’avancer l’intégralité de ses dépenses sans forcément connaître le
délai exact de remboursement. Aussi, le collaborateur devra être très méticuleux et garder
tous ses justificatifs sous peine de ne pas se faire rembourser...

Remboursement au forfait

Le second cas est donc le remboursement au forfait. L’employeur va indemniser le

collaborateur toujours de la même somme en fonction d’un barème déterminé chaque
année par l’URSSAF. Le salarié n’a plus la contrainte de garder chaque justificatif de
dépenses, mais l’employeur doit tout de même notifier les raisons et les circonstances de
ces frais professionnels.

Les délais de remboursement

Connaissez-vous la prescription quinquennale ? La loi oblige le remboursement des frais

professionnels dans un délai de 5 ans maximum. Mais notez que rien ne vous empêche
d’imposer un délai de remboursement plus court. Pour cela vous devez le mentionner dans
une note de service, la convention collective, ou votre politique de dépense. De manière
générale, le remboursement d’une note de frais est d’un mois.

10
2.

Les enjeux et les difficultés du processus de gestion

des notes de frais dans une PME
Ça y est, vous êtes incollable au sujet des notes de frais Mais vous n’êtes pas au bout
de vos peines... Passons maintenant à la gestion des notes de frais !

Pour mieux comprendre en quoi la gestion des notes de frais est importante, nous allons
vous présenter l’enjeu de ce process et passer en revue les difficultés de cette gestion.

Les enjeux de la gestion des notes de frais

L’enjeu de la gestion des notes de frais est important. Pourquoi ça ? Tout simplement parce
qu’une note de frais est coûteuse car elle fait perdre du temps à tous. En plus des dépenses
engagées, le coût de traitement moyen d’une note de frais est évalué entre 20 et 60 €.
Le budget « frais professionnels » se situe parmi les trois premiers postes de dépense des
entreprises.

Chaque collaborateur d’une entreprise est amené à faire des notes de frais et, en ce sens,
elle fait perdre du temps (et de l’argent) à tous :

Le salarié va remplir sa note de frais et réunir les justificatifs de paiement pour

ensuite la transmettre à son manager.

Le manager va vérifier et valider (ou non) chacune des notes de frais de son équipe.

Le comptable vérifie toutes les notes de frais : information, justificatifs... puis

enregistre la note de frais.

Le service administratif et financier effectue le remboursement des notes de frais.

Et en plus, selon l’étude HRS et la GBTA, 1 note de frais sur 5 est à revoir car elle comporte
des erreurs, une perte de temps supplémentaire...

Saisie, rapport de dépense, traitement, validation, vérification, intégration, remboursement...

Vous l’aurez compris l’enjeu principal du processus de gestion des notes de frais est de
faire perdre le moins de temps possible aux collaborateurs de l’entreprise pour gagner en
productivité. Quel dommage de passer autant de temps sur un sujet sans valeur ajoutée pour
l’entreprise !

11
Les difficultés de la gestion des notes de frais
Les difficultés des formats papier & Excel

Aujourd’hui, encore beaucoup d’entreprises font leurs notes de frais sous format papier.
Et pourtant, cette gestion papier a de nombreux inconvénients... C’est long, c’est compliqué
et ce n’est vraiment pas pratique.

Si vous avez opté pour la solution papier, vos salariés doivent donc remplir un formulaire
type pour chacune de leurs dépenses... Et même si vous mettez à disposition un fichier
Excel ou un document PDF à remplir et imprimer, ce n’est pas beaucoup plus optimisé. En
plus d’être une tâche ingrate pour vos collaborateurs, vous êtes quasi certain d’avoir une
multitude d’erreurs. Et c’est normal ! Ce n’est pas une tâche à forte valeur ajoutée donc vos
équipes ont moins d’intérêt à être “super” pointilleux. Cela peut être aussi dû à un manque de
formation, de connaissance ou par oubli.

Côté comptabilité, la gestion des notes de frais via papier ou Excel n’est vraiment pas
optimal car l’équipe comptable doit regrouper l’ensemble des dépenses professionnelles
dans un document Excel, ainsi chaque écriture va devoir être retraitée, unifiée et complétée
avant d’être intégrée à la comptabilité. 

Cette gestion ne permet pas non plus de faire un suivi efficace des notes de frais. “Jean-
Marie, tu tombes bien, où en est le remboursement de ma note de frais ?” Aïe, aïe, aïe... Vous
n’avez surement pas la réponse car vous non plus vous ne savez pas à quelle étape est la
note de frais de Thibault. Et dans le pire des cas, une note de frais papier peut être perdue.

Les difficultés s’il y a un contrôle URSSAF

Ha non ce n’était pas le pire des cas... Un contrôle de l’administration fiscale est attendu, vous
êtes donc tenu de présenter tous les justificatifs de notes de frais remboursées. En effet,
vous êtes tenu d’archiver l’ensemble des justificatifs de notes de frais sur une période
fiscale de 6 ans. Le cauchemar de la vérification commence !

Les difficultés vis-à-vis des fraudes

Parlons maintenant “fraude”, parce que oui c’est une réalité et les fraudeurs apprécient tout
particulièrement la gestion papier car cela facilite la falsification Le système papier est
très compliqué à contrôler et, surtout, il prend du temps (encore et toujours). Facile à
falsifier mais difficile à contrôler... Du pain béni pour les fraudeurs !

En bref, la gestion des notes de frais sur papier ou avec Excel c’est perdre de l’espace, du
temps et de l’argent !

12
 Cas Concret

Pour bien comprendre, voici un exemple terrain lorsque la gestion des

notes de frais est faite sur papier :

Paul est commercial. Le 15 mai, il s’est rendu à Montpellier pour rencontrer un

prospect afin de lui faire une démonstration de leur super produit. Lors de ce
voyage professionnel, Paul a eu diverses dépenses : billets de train aller / retour,
deux déjeuners, un diner en invitant les prospects et une nuit d’hôtel en demi-
pension.

A son retour à Toulouse, Paul souhaite déclarer ses frais professionnels pour se
faire rembourser au plus vite. Et là… la galère commence !

Où se trouve le template Excel pour faire ses notes de frais ?

Paul va trouver Isabelle la comptable pour lui demander le template.

C’est bon, Isabelle lui envoie. Paul peut enfin remplir le template Excel ! Nom,
prénom, date, service... Paul va remplir manuellement un ensemble de champs
dont la dépense, le montant TTC, type de dépense... Il l’imprime, la signe, y joint
son justificatif et la place dans une bannette dans le bureau comptable.

Tous les 15 jours, la comptabilité prend la bannette des notes de frais pour les
traiter. Et que découvre Isabelle ? Il manque le justificatif de Paul, on
met le dossier de côté en attendant de remettre la main dessus.

Paul était pourtant certain d’avoir joint son justificatif, il ne comprend pas !
Et en plus, il ne le retrouve pas, la compta lui demande alors de faire une
déclaration sur l’honneur.

Plus de 2 mois après la déclaration de ses frais professionnels, Paul est (enfin)
remboursé de la totalité de ses dépenses. Une semaine après Isabelle vient voir
Paul: Hey au fait, on a retrouvé ton justificatif de ton déplacement à
Montpellier, il était coincé derrière la bannette ! (autant vous dire que
Paul n’a pas rigolé !).

Tout ceci vous fait prendre la mesure des choses ? La suite devrait vous
intéresser

13
3.

Quelle est la solution pour arrêter de perdre

du temps avec les notes de frais ?
Alors comment arrêter de perdre du temps et de l’argent ? Comment réussir à optimiser
ce processus ? Comment fiabiliser la gestion des notes de frais ? Tout simplement,
comment arrêter de “galérer” ?

Pour y parvenir, une solution s’offre à vous : la dématérialisation du processus de

gestion des notes de frais. On vous explique ?

La dématérialisation, c’est transformer un document papier en un fichier numérique.

Dans le cadre des notes de frais, c’est donc numériser les justificatifs de paiement et
automatiser tout ce qui peut l’être (et donc gagner du temps !).

Oubliez les justificatifs dans tous les sens qui prennent de la place, qui se perdent ou se
détériorent.... L’archivage 100% digital vous permet de consulter vos données à tout
instant (bien pratique en cas de contrôle fiscal ou de l’URSSAF).

Aujourd’hui, la dématérialisation des notes de frais passe par la mise en place d’un
logiciel de gestion des notes de frais. Cet outil simplifie et fiabilise le processus de
saisie des frais de vos collaborateurs, de la note de frais elle-même, jusqu’au transfert des
données vers la comptabilité.

Et la mise en place de cet outil a beaucoup d’avantages ! En

voici quelques-uns (on ne va pas vous faire la liste entière, elle
est trop longue ):

Être conforme légalement et éviter tout risque de

redressement en respectant des réglementations fiscales et
sociales intégrées au logiciel

Gagner du temps et de la productivité :

plus de ressaisies, récupération systématique de la TVA

Analyser des données fiables et piloter efficacement :

vision analytique des dépenses, tableaux de bord personnalisés

Sécuriser vos données en archivant les justificatifs à valeur

probante

Optimiser vos coûts grâce à la vision analytique des

dépenses du logiciel

Et bonus de la dématérialisation des notes de frais, tous les salariés de l’entreprise en sont
satisfaits !

14
Pour la comptabilité, grâce à l’automatisation du processus le contrôle des dépenses est
facilité. Par exemple, si un plafond de 500€ a été indiqué pour les frais de déplacement, le
salarié ne pourra pas dépasser ce montant lorsqu’il fera sa note de frais sur le logiciel.
Avec cet outil, fini les justificatifs dans tous les sens, tout est centralisé.

Pour les salariés, la dématérialisation lui permet d’enregistrer ses frais professionnels
en moins de 3 minutes. Il va pouvoir transférer ses justificatifs depuis son mobile et suivre
l’avancée de son remboursement sur le logiciel.

Côté des managers, ils sont informés instantanément d’une nouvelle demande de
remboursement par email et peuvent valider la dépense en un seul clic. Les workflows de
validation simplifient les tâches des managers.

La mise en place d’un logiciel de gestion des notes de frais vous permet de gagner du
temps à toutes les étapes du processus ce qui vous permet d’effectuer le remboursement
plus rapidement. Les salariés, les managers et le service comptabilité sont satisfaits ! La
dématérialisation des notes de frais permet effectivement d’améliorer considérablement
d’expérience collaborateur et donc le climat social dans l’entreprise. Les notes de frais ne
seront plus jamais une galère !

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1.
Qu’est-ce que la
dématérialisation 
des notes de frais ?
2.
Quel est le cadre
juridique de la
dématérialisation
des notes de frais ?

3.
Quand faut-il
passer le cap de la
dématérialisation des
notes de frais ?
4.
Comment
dématérialiser la
gestion des notes de
frais ?

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