SECRETAIRE BUREAUTIQUE

I. EN QUOI CONSISTE CE METIER ?

Le secrétaire bureautique assure le secrétaire d’un service ou d’un responsable d’entreprise .Elle
remplit fréquemment des fonctions d’organisation et de communications. Elle tient l’agenda de
son supérieur hiérarchique et organise matériellement ses réunions et ses déplacements :
Réservations d’hôtel, de titres de transport, etc. Elle saisit sur ordinateur et met en forme les
courriers, notes de et rapports. Elle prend connaissance du courrier, assure sa diffusion et rédige
les réponses à partir des indictions qui lui sont fournies. Elle classe les documents nécessaires au
service. Elle reçoit et oriente les communications téléphoniques. Elle accueille aussi les visiteurs.

II. DANS QUELLES CONDITIONS, QUELS EMPLOYEURS ?

La secrétaire travaille dans toute entreprise, quelle que soit ses caractéristiques,
petite ou grande, son statut (public ou privé) et quel que soit les domaines d’activité :
industries, service, administration. Selon l’organisation de l’entreprise, elle est en relation avec
les autres services et avec l’extérieur : clients, fournisseurs, administration…
Ces principaux outils sont l’ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Elle
doit savoir maitriser un logiciel de traitement de texte et un tableur, posséder une bonne
orthographe, savoir rédiger et utiliser la messagerie électronique et internet. Organisation,
méthodes, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont
responsable pour l’exercice de ce métier.
L’agent administratif doit aussi une adaptation car elle est le plus souvent en contact
avec les interlocuteurs très différents et parer aux urgences. Son niveau de responsabilité et
degré d’autonomie varient beaucoup, selon la taille der l’entreprise ou, du service, et
dépendent de son niveau de qualification. Dans certains cas, elle doit pratiquer une ou deux
langues étrangères. Dans les grandes sociétés, Elle peut travailler en équipe mais elle est
généralement seule.

III. COMMENT Y ACCEDER ?

Il existe des formations de niveau différent pour exercer ce métier.
Le Bac Pro Gestion – administratif est la première porte d’entrée dans la profession,
notamment dans les petites entreprises. Cependant, les entreprises recherchent presque
systématiquement des titulaires d’un BTS.

IV. COMMENT EVOLUER ?

Il est possible d’évoluer vers la poste à responsabilité plus importante : par concours
interne dans le secteur public et suite à expérience ou formation complémentaire dans le
secteur privé.