Gestion de projet

Introduction

Medical Research Center est un laboratoire de recherche spécialisé dans le traitement des
maladies infectieuses fondé en 2018 par deux enseignants-chercheurs à Paris, qui propose
un accompagnement et un coaching pour les laboratoires pharmaceutiques.

Dans un contexte de restructuration du laboratoire pour s’adapter à son développement futur

à l’international et de volonté de se positionner en tant qu’acteur principal dans la recherche
scientifique, le laboratoire de recherche souhaite organiser une conférence pour faire
progresser la recherche scientifique en proposant des nouvelles solutions et réunir les
auteurs internationaux autour des tables tables rondes.

Medical Research Center nous a confié la mission de l’accompagner dans l’organisation et

la mise en place de cette conférence de 3 jours au printemps 2021 à Nice.

Présentation du projet

Le laboratoire de recherche , Medical Research Center nous a donné la mission de

l’accompagner dans la réalisation et l'organisation d’une conférence de 3 jours à Nice, du Il
débutera le vendredi 9 avril et prendra fin à la fin du week-end, le dimanche 11 avril
en fin de journée.

Cette conférence a 4 objectifs principaux:

- Trouver le moyen de financer l’ensemble de ses activités de l’année 2021 qui

sont estimées à 100 Mille euros/an.
- Faire progresser la recherche scientifique en proposant de nouvelles
solutions et réunir les auteurs internationaux autour de tables rondes.
- Développer l’image de marque de Medical Research Center.
- Attirer plus de professionnels qui pourront, par la suite, devenir partenaire de
Medical Research Center.

Notre mission ne consiste pas seulement à organiser l’évènement. Nous devons

veiller à ce qu’il soit bien réalisé et cela avec le déploiement d’une communication à
l’échelle internationale.
1) Le déroulé
Horaires d’arrivée de l’équipe organisatrice

L’équipe arrivera à 8h pour finaliser la préparation de la salle (devis presta).

Horaire d’arrivée des invités

8h30 arrivée des chercheurs et Keynote speakers

9h arrivée des invités assistant à la conférence

Pouvez-vous décrire heure par heure comment va se dérouler l’évènement?

PREMIER JOUR
- 8h30 : accueil des chercheurs et des keynote speakers par le chef de projet
événementiel
- 9h00 : les invités arrivent et s’installent à leur siège, avec une distanciation sociale
minimale d’un mètre cinquante entre chaque personne.
- 9h15 : le premier Keynote speakers débute la conférence en présentant
l’ordre du jour
- 9h30 : présentation des recherches du premier chercheur (1 heure maximum
de temps de parole par chercheur et recherche présentée, comprenant les
questions ouvertes du public si il y en a)
- 12h15 : les convives sont invités à aller se restaurer pour une durée de 1h30
et un retour dans la salle avant 14h
- 14h00 : reprise des présentations des recherches jusqu’à 18h
- 18h15 : les convives sont libérés et invité à revenir demain pour 9h (8h30 pour
les chercheurs et conférenciers) les chercheurs se verront remettre par les
Keynote speakers (ou chef de projet évents) une invitation au dîner gala du
soir dans le restaurant de l’hôtel où se trouve la conférence pour 20h30
- 20h30 : arrivée des convives au gala (buffet dansant)

DEUXIÈME JOUR
Même déroulé que la veille avec dîner gala à la même heure.

TROISIÈME JOUR
Même déroulé que la veille.
Une fois les présentations des recherches fini, les conférenciers et chercheurs
remercie les personnes d’avoir assisté au 3 jours de présentation

2) Le budget
Budget prévisionnel : 20 000 €

Coût du séminaire (pour les participants) pour 3 jours : 30€/participants.

Le repas coûte 50€ par participants et par dîner gala.

Coût total du séminaire par participants ; 130 €

15 participants, 20 chercheurs, 10 professeurs, 3 conférenciers.

il y aura donc 6 240 € en rentrée d’argent pour le séminaire.

Budget Global HT et TTC

H.T. T.T.C.

Lieu de conférence 6 720 € 8 064 €

Galas (traiteur) 1 856,38 € 2 227,65 €

Taxi (Navette) 2 392 € 2 870,40 €

Logement de l’équipe 1 389 € 1 666,8 €

Nourriture équipe 762,78 € 915,33 €

Assurances annulation 2 638,86 € 3 166,63 €

Equipements COVID19 105,03 € 126,03 €

Communication 827,75 € 1 200,23 €

TOTAL 16 691,80 € 20 237,07 €

20 237,07 - 6 240 = 13 997,07

Coût global du séminaire ; 13 997,07 €

 Budget pour le lieu et pour chacune des autres prestations

Budget lieu de conférence : 6 720 € HT

Budget transport des chercheurs : 2 392 € HT

Budget airbnb équipe organisatrice (à 300m de l’hôtel) : 1666,80€ pour 7 personnes.

Budget galas : repas traiteur : 993,71 € + serveurs 862,67€ = 1 856,38 HT

Pour les boissons et le barman du gala, Nous avons un accord avec l'hôtel pour
qu’ils utilisent leur stock d’alcool et en échange nous fournissent un barman gratuit
pour les 2 soirées ainsi qu’une ristourne de 10% du prix du devis galas. (Accord à
l’amiable)

10 501 € HT (salle + taxi + logement de l’équipe) + 762,78 € HT (nourriture équipe) +

1 856,38 € HT (gala)

Assurance covid tout compris (Pour la salle, le traiteur) (Salle + Galas + Taxi) = 2
638,86 € HT

équipement covid (masque / gel hydro) (Du gel hydro sera disponible à l’entrée de la
salle et au niveau du bar, prévoir 5 L (76,99€TTC). Des masques seront distribués à
l'arrivée des invités, prévoir 200 masques, 54,30€TTC). 105,03 € HT

Communication événement via internet essentiellement, 1 personne travaille dessus

de l’équipe (environ 20h de com avant l'événement). Puis rediffusion en live de la
conférence sur les réseaux, sites etc.. (environ 5 h / jours, soit 15h). coût global
23,65€/heures ; 827,75 € TTC

Le budget annuel étant de 100 000 € mais cette année 2020) les événements étant
réduit, le reste du budget 2020 a été reconduit en 2021, ce qui nous permet
d’organiser un événement de plus de 23% du budget annuel.

3) La satisfaction et la réussite de votre

évènement
Pour évaluer l’efficacité de notre événement scientifique, un débrief en équipe
permet de savoir ce qui a réussi ou pas, afin de rebondir sur vos erreurs, et
améliorer votre prestation pour la prochaine fois, si prochaine fois il y a.

Nous allons suivre les indicateurs qui nous semblent les plus pertinents. Ces
derniers ont été définis à l’avance.

- Tout d’abord, nous analyserons les retombées médiatiques dans la presse

locale et spécialisée (Nice Matin, Santé Magazine…)
- Le nombre de personne ayant répondu favorablement à l’invitation (ratio)
- Le retour des participants (positifs, points à améliorer, satisfaction globale…)