Système d’information : Les outils d’analyse de l’information Mme H.

CHELLAKH

Les outils d’analyse de l’information

I. Les technologies de l’information
Qu’ont en commun le cinéma, le télégraphe, le téléphone, la radio, la télévision, l’ordinateur,
le robot, ces éléments qui sont successivement apparus depuis plus de cent ans ? La réponse est
connue : ils transmettent une information passée ou lointaine, lui font éventuellement subir des
transformations et la délivrent à un acteur ou s’en servent pour agir eux-mêmes.

Depuis peu de temps, cette information, quelle qu’elle soit, peut être codée, stockée sous la
forme standard d’une succession de 0 et de 1.

Reprenons chacun des mots de la chaîne : collecter, stocker, transmettre, élaborer, agir. Pour
chacun d’eux, plusieurs procédés concurrents ou complémentaires existent désormais, faisant appel
plus ou moins à l’homme ou à la machine :

 l’information peut être recueillie par des capteurs ou par un enquêteur qui administre un
questionnaire,
 l’information peut être stockée dans un livre, sur un disque compact, dans la mémoire d’un
ordinateur, dans le cerveau d’un homme,...
 l’information peut être transmise par la poste, par la radio, par une fibre optique, par un
motocycliste,...
 l’information peut être élaborée, de manière mécanique ou intelligente, par un calculateur ou par
le cerveau d’un pilote ou d’un scientifique,
 l’information peut commander une action sans intervention humaine, comme le déclenchement
d’une machine ou être utilisée par un opérateur pour prendre une décision particulière.

II. Document, donnée, information, connaissance, savoir

II.1 Document
Le document est avant tout un support. On peut le définir génériquement comme un objet
porteur d'information. Une image est aussi un document, même si celle-ci est réalisée sur toile
(peinture) ou sur tout autre support (fresque sur un mur, sculpture sur bois, dans le marbre, etc.).

II.2 Donnée d'information

Les données d'information sont les plus petits éléments d'information portés par des données.
Exemple : 17. Ce chiffre en soi n'a aucune signification particulière ; il est cependant indispensable
à la communication d'une information. Mais il conviendra de le croiser avec d'autres données
d'information pour qu'il prenne un sens.

L'ensemble de ces données assemblé en groupes par l'esprit humain donne plusieurs niveaux
d'information : 17° C - relevé à 18 h.

II.3 Information

L'information est donc cet ensemble de données intelligible, qui prend un sens.

II.4 Connaissance

Une fois décryptées les données et après leur avoir restitué le sens informatif, il reste à
structurer ces informations en vue de leur conférer un sens plus large: la connaissance.

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II.5 Savoir

Un ensemble organisé de connaissances constitue un savoir.

III. La codification de l’information

Les informations persistantes seront stockées sur les supports informatiques sous forme
codifiée. Dans la vie courante, un grand nombre de codes implicites sont utilisés : la langue,
l’alphabet, les systèmes de numération. Du moment qu’ils sont bien connus de l’émetteur et du
récepteur, ils permettent de transmettre de l’information.

Pourquoi est-il nécessaire de codifier les informations?

Pour être traitées par ordinateur, les informations ont besoins d'être structurées. Cette
structuration passe, obligatoirement, par l'association des codes aux différentes informations et
concepts manipulés par le système d'information.
Ces codes vont permettre de désigner chaque information de manière claire et unique.

III.1 Définitions:
 Un code : est un nom abrégé ou une représentation de l'information permettant de désigner un
objet ou un concept de manière claire et unique.
 La codification : est l'opération qui consiste à remplacer une information, sous sa forme,
naturelle par un code clair qui serait mieux adapté aux besoins de l'utilisateur de l'information.

Ensemble Ensemble
d'objets de codes

La codification porte sur le nom de l'information (ou concept) à codifier, mais aussi sur la
valeur.
Dans un programme informatique, il s'agirait des noms de variables et de leurs valeurs.
Exemple:
Num-C1 = C003
Num-C1 = E015 Valeurs de
Nom de la la variable
variable

III.2 Principales caractéristiques d'une codification:

 Une codification remplace une information par un code qui doit être unique et clair.
 Le code doit répondre aux besoins de l'utilisateur et lui faciliter les tâches de codification et
d'interprétation des codes établis.
 La codification mise en place doit être aussi stable que possible, c'est-à-dire qu'on n'aura pas
à la changer, à chaque fois qu'un nouvel objet à codifier arrive dans le système.

De l'à,on peut mettre en évidence cinq caractéristiques essentielles pour une codification:
 Elle ne doit pas être ambiguë.
 Elle doit s'adapter aux besoins des utilisateurs.
 Elle doit permettre l'insertion de nouvelles informations et l'extension de l'ensemble des
objets à codifier.
 Elle doit être concise.
 Elle doit être aussi significative que nécessaire.

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1. La non ambiguïté:
Une codification ne doit pas être ambiguë, c'est-à-dire, qu'elle doit associer un code et un seul à
chaque information à codifier et chaque code doit être attribué à une et une seule information.
Autrement dit:
- Chaque code doit désigner un et un seul objet
- Et chaque information doit être associé à un et un seul code.

Bijection
X X
X X
X X

Informations Codes
ou concepts
Exemple: Si on choisit comme codes:
Num-C numéro commande
Num-C numéro client
Dans ce cas, on ne peut pas savoir laquelle des deux données (numéro commande ou numéro
client) est désignée par le code Num-C.
La solution serait de choisir un autre code pour le numéro client (Num-Cl, par exemple).
2. Facilité d'utilisation:
Cela se traduit par le fait que les fonctions de codification et de décodification doivent être
faciles et simples à réaliser par l'utilisateur. Autrement dit, il doit être possible à l'utilisateur de
rajouter, tout seul, de nouveaux codes et qu'il puisse interpréter les codes pré établis.
Exemple: On considère le code associé au numéro client:
Num-Cl

Région (C, E, O) Numéro d'ordre du

client dans la région

Si l'entreprise concernée vient d'avoir un nouveau client dans la région Ouest, sa codification
est très facile:
Région: Ouest
Numéro du dernier client dans la région Ouest: 301.
Alors le numéro du nouveau client sera O302
De même, l'interprétation de ce code est chose aisée.

3. Possibilité d'extension et d'insertion:

L'extension exprime que le fait que l'ensemble des informations codifiées puisse s'accroître.
L'insertion exprime le fait qu'un nouveau code puisse s'insérer entre deux codes déjà existants.
La codification doit permettre l'extension et l'insertion de nouveaux objets sans remettre en cause la
codification choisie, c'est-à-dire que la codification établie doit être aussi stable que possible.

Exemple1:
La codification des clients d'une entreprise se fait comme suit:
 Les numéros de 0 à 100 sont destinés aux clients originaires de l'Est.
 Les numéros de 101 à 200 sont destinés aux clients originaires de l'Ouest.
 Les numéros de 201 à 300 sont destinés aux clients originaires du Centre.

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001
Clients de l'Est
100 Impossible d'insérer 101ème client
101 de l'Est car le n°101 déjà pris
Clients de l'Ouest
200
201
Clients du centre
300
Ce code ne permet pas d'avoir plus de 100 employés par région.
Ce code ne permet pas l'insertion.

Exemple2:
Par contre un code ayant la forme suivante, est un code qui permet l'insertion:
A N N N

1 position 3 positions
alphabétique pour numériques pour le
Région (C, E, O) n° d'ordre des clients

4. La concision:
La concision traduit le fait qu'un code doit être clair et court, sans pour autant négliger la
possibilité de l'évolution de l'ensemble des informations à codifier.
Exemple:
Si le fait d'indiquer la région du client dans le code ne sert à rien pour les utilisateurs du
code, il serait inutile de la préciser.
Num-Cl

Inutile N° d'ordre du client

Donc, le numéro client sera codifié sur 3 positions au lieu de 4.

Si on est sûr que le nombre de clients ne dépasse pas 99, deux positions suffiront pour le numéro
client.

III.3 Les différents types de codification :

Il existe différents types de codification, chacun avec ses avantages et ses inconvénients.

1. La codification séquentielle :
Cela consiste à attribuer à chaque information à codifier, un numéro de sorte que les
numéros associés soient consécutifs (1,2,3,....).
Exemple:
On peut codifier les commandes reçues par l'entreprise avec des numéros consécutifs: 001, 002,
003, ......100

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 Avantages :
 Non ambiguë : (deux objets différents sont, toujours, associés à deux numéros différents, un
numéro désigne, toujours, un et un seul objet).
 Simple à mettre en œuvre (associer le nouvel objet au dernier numéro incrémenté de 1).
 Extension possible (l'ensemble des nombre entiers est infini)
 Inconvénients :
 Insertion impossible (sauf dans le cas de réutilisation d'un code).
Par exemple si la commande n°80 est annulée par le client, ce code peut être attribué à une
nouvelle commande.
 Non significative (les numéros attribués sont dénués de sens, ils ne portent aucune
information sur l'objet codifié).
2. La codification par tranches :
Cela consiste à attribuer une tranche de codes à chaque catégorie d'objets à codifier.
Les codes contenus dans une tranche sont séquentiels.
Exemple : Dans une bibliothèque, les ouvrages sont classés par catégories, comme suit:
- Technologie
- Sociologie
- Informatique
- Mathématiques
- Médecine
La codification des ouvrages peut se faire comme suit :
- de 001 à 100 : Technologie
- de 101 à 201 : Sociologie
- de 202 à 300 : Informatique
- de 301 à 400 : Mathématiques
- de 401 à 500 : Médecine.
 Avantages :
 Non ambiguë: à condition qu'un objet ne puisse faire partie que d'une seule catégorie.
 Simple à mettre en œuvre : il suffit de connaître la catégorie de l'objet et de lui affecter le
dernier numéro attribué, incrémenté de 1.
 Insertion possible : si le nombre d'informations à codifier ne dépasse pas l'intervalle des
codes prévus pour cette tranche.
 Extension possible : on peut ajouter une nouvelle tranche de codes si une nouvelle catégorie
d'objets entre en jeu.
 Inconvénients :
 Non significative, mais la connaissance des tranches et des catégorie associées permet de
faciliter le recherche.
 Le nombre de code dans une tranche est, quelques fois, difficile à fixer, du fait qu'on ne peut
pas contrôler l'évolution des objets.
 La répartition des objets en catégories n'est pas, toujours, évidente.
 Insertion impossible : si le nombre d'informations à codifier dépasse l'intervalle prévu.
3. La codification articulée:
Cela consiste à attribuer des codes découpés en zones. Chaque zone est appelée descripteur.
Chaque descripteur a une signification particulière relative à l'objet codifié.

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Exemple : L'exemple type est le code attribué à l'immatriculation d'un véhicule :

0 2 3 3 1 0 2 3 4

N°séquentiel Catégorie Année de 1èremise Numéro de

de véhicule en circulation wilaya

 Avantages :
 Non ambiguë: un code est associé à un et un seul objet, un objet est associé à un et un seul
code.
 Insertion et extension possibles.
 Possibilité de regrouper les objets selon un critère donné.
 Codification très utilisée, car simple et significative.
 Possibilité de contrôle : par exemple dans le code véhicule, si on trouve 99 dans les deux
dernières cases, le code est erroné, car le numéro 99 ne correspond à aucune wilaya.
 Inconvénients :
 Codes trop longs, donc lourds à manipuler.
 Possibilité de saturation d'un descripteur.
 Instabilité : si un descripteur change, c'est tout le code qui va être changé.
4. Codification par niveau :
C'est un cas particulier de la codification articulée. Les descripteurs sont des niveaux.
Exemple : Code postal

Wilaya Daira Commune

 Avantages :
 Mêmes avantages que pour la codification articulée.
 Facilité de recherche due à l'hiérarchisation des niveaux (arborescence).
 Inconvénients :
 Mêmes inconvénients que pour la codification articulée.

5. Codification mnémonique :
Elle consiste à associer au nom de l'objet, un nom abrégé qui rappelle l'objet codifié.
Exemple: Numéro commande Num-C
Code postal CP
 Avantages :
 Facile à mettre en œuvre.
 Significative.
 Inconvénients :
 Porte sur le nom et non sur la valeur.
 Utilisée uniquement pour coder les variables, dans un programme informatique.

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III.4 Choix d'une codification :

On vient de voir les différents types de codification et on a constaté que chaque type est
caractérisé par des avantages et des inconvénients. La question qui se pose est la suivante :
Quel type de codification appliquer et comment former des codes ?
Pour répondre à cette question, il faut savoir :
- De quelle manière sera utilisé le code ?
- Quel est le nombre d'informations à codifier ?
- L'ensemble des informations est-il évolutif ?

IV. Les contrôles :

Les informations qui circulent dans une organisation quelconque sont très importantes pour
son bon fonctionnement et la prise des décisions par ses dirigeants.
C'est pourquoi, l'intrusion d'une erreur dans ces informations peut être fatale à l'organisation.
Pour éviter de tomber dans ces cas, il faut prévoir des contrôles.
IV.1 Définition :
Contrôler une information, c'est vérifier sa justesse et sa conformité à la réalité de l'organisation.
Exemple : On considère le numéro employé suivant:
F 1 2 5

Code service N° séquentiel

Si les codes des services existants sont :P, D, S, C, le code précédent est erroné, car, le code
service F ne correspond à aucun service dans l'entreprise.
Le contrôle peut être effectué par l'homme (observation, calcul, ...), comme il peut être réalisé par
l'ordinateur. Dans ce dernier cas, c'est à l'utilisateur de spécifier à la machine les caractéristiques de
l'information qui doivent être contrôlées.
Est-ce que l'ordinateur peut effectuer ces contrôles ?
L'ordinateur n'exécute que les commandes qui lui sont introduites par l'homme.
De ce fait, les contrôles doivent être prévus et exigés par l'utilisateur, pour que la machine puisse les
reproduire.
IV.2 Principaux types de contrôles:
Les contrôles à effectuer sur les informations peuvent être classés comme suit:
 Les contrôles directs : il s'agit des contrôles qui s'effectuent sur l'information elle-même sans
tenir compte des autres informations existant dans le système.
Exemple: Le prix unitaire d'un produit doit être strictement supérieur à zéro.
 Les contrôles indirects : il s'agit des contrôles qui vérifient la conformité d'une information
par rapport à l'ensemble des informations se trouvant dans le système.
Exemple : La date de recrutement d'un employé doit être supérieure à la date de création de
l'entreprise.
a. Les contrôles directs :
Les principaux contrôles directs qu'on peut effectuer sur une information sont :
 Le contrôle de présence ou de non-présence.
 Le contrôle de type.
 Le contrôle de cadrage.

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 Contrôle de présence ou de non-présence :

Consiste à vérifier l'existence ou non d'une information sur le support où elle devrait se trouver.
Le support peut être un document ou un fichier.
Exemple 1 : (contrôle de présence)
Lors de prêt d'un ouvrage, l'abonné doit exister dans le fichier des abonnés).
Exemple 2 : (contrôle de non-présence)
Lors de l'inscription d'un nouvel abonné celui-ci ne doit pas exister dans le fichier des abonnés.
 Contrôle de type :
Il s'agit de vérifier que le type d'une information correspond à ce qu'il devrait être.
Exemple :
Code postal = 10I90 Erreur, car le caractère I n'est pas un chiffre.
Le code postal est numérique.
 Contrôle de cadrage :
Le cadrage désigne la position d'une information dans la zone de saisie ou de remplissage.
 Les informations numériques sont cadrées à droite.
Exemple :
Quantité : 5 1 5
Zone de saisie

 Les informations alphabétiques et alphanumériques sont cadrées à gauche.

Exemple :
Nom : A L I

Numéro : F 2 5

b. Les contrôles indirects :

Un contrôle indirect consiste à vérifier la conformité d'une information par rapport à d'autres
informations, ce qui sous-entend qu'il y a comparaison entre les informations. Les principaux
contrôles indirects sont :
 Le contrôle de cohérence interne.
 Le contrôle de cohérence externe.
 Le contrôle de vraisemblance.
 Contrôle de cohérence interne :
Ce type de contrôle s'applique, généralement, à la codification articulée. Il s'agit de vérifier
l'exactitude d'une partie de l'information par rapport à d'autres parties de la même information.
Exemple :
1. Soit la date sous forme jj/ mm / aaaa : 30/02/1997
Le contrôle de cohérence interne détecte une erreur :
mm=02 jj <= 29 ( le mois de février ne peut avoir plus de 29 jours)
2. Num-Etud = LA 5 033 Le contrôle de cohérence interne détecte une erreur : la filière
Lettres Arabe est enseignée sur 4 ans et non sur 5 ans comme l'indique le numéro étudiant.

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 Contrôle de cohérence externe :

Cela consiste à vérifier la conformité d'une information par rapport à d'autres informations.
Exemple : soient les informations concernant un employé:
 Année de recrutement : 1995
 Ancienneté : 40 ans
Le contrôle de cohérence externe détecte une erreur :
Ancienneté = Année en cours – 1995 =2009-1995=14
 Contrôle de vraisemblance :
Il s'agit de s'assurer que l'information est vraisemblable, c'est-à-dire possible et concevable en
fonction de son sens.
Exemple : date de naissance : 15 / 15 / 1973 Code postal : 49 010

Invraisemblable 1<= wilaya <= 48

Car 1<= mois <= 12

V. Confidentialité de l’information :
La protection de la vie privée, la confidentialité des dossiers et la sécurité de l'information
sont primordiales pour toute personne ou organisation.

Sachant qu’il peut y avoir des fuites d’informations à tout moment, voici une considération
supplémentaire concernant la sécurité de l’information.

L’organisation devrait mettre en place au moins deux niveaux différents de confidentialité de

l’information (par l’introduction de mot de passe à différent niveaux) :

 Ce que juste un petit nombre de membres devrait savoir.

 Ce que tous les membres peuvent savoir.

Ce procédé peut réduire le risque de fuites d’informations confidentielles, que ce soit par
négligence et / ou par infiltration. Cela peut également permettre à l’organisation de localiser
l’origine des fuites.