OFFICE 2021

Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Fonctions de base

OFFICE 2021 - Fonctions de base

Ce livre vous présente les fonctions de base des principaux logiciels de la
suite Microsoft® Office (version 2021) : le traitement de texte Word, le
tableur Excel, le logiciel de présentations animées PowerPoint et le logiciel
de messagerie Outlook.
Il vous présente les fonctions de base du traitement de texte Word 2021
permettant de créer un document, de le mettre en page et de l’imprimer.
Avec Excel 2021, vous apprendrez à créer des tableaux de calculs et des
graphiques et à les mettre en forme.
Microsoft®

OFFICE 2021
PowerPoint vous permettra de réaliser des diaporamas avec divers effets
d’animation.
Le chapitre sur Outlook vous explique comment envoyer des messages et
comment gérer les messages que vous recevez.
Les deux derniers chapitres traitent des fonctions communes à ces trois
applications : création, ouverture et enregistrement de fichiers sur votre ordi- Word, Excel, PowerPoint, Outlook
nateur ou sur l’espace de stockage en ligne OneDrive, mise en valeur du
texte, gestion des images et des objets graphiques.
Fonctions de base
Pour plus
d’informations :

ISSN : 1630-0025
ISBN : 978-2-409-03583-8

10,90 €

RB_PT_K.indd 101 02/06/2022 09:44:40

 Table des matières

Office 2021
i Environnement Office 2021
Lancer/quitter une application Office 2021 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Utiliser/gérer le ruban . . . . . . .......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Annuler les manipulations . . . .......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Modifier le zoom d’affichage. . .......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Utiliser l'Aide . . . . . . . . . . . . .......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Word 2021
i Interface Word 2021
Découvrir l’écran de travail de Word 2021 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Afficher/masquer les marques de mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Changer le mode d’affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Activer et utiliser l'affichage Côte à côte et Miniatures . . . . . . . . . . . . . 29
Reprendre la lecture d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

i Saisie/sélection/modification de texte
Sélectionner du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Saisir/supprimer du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Utiliser les taquets de tabulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Poser un taquet de tabulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Gérer les taquets de tabulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Insérer des symboles dans le texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Insérer des traits d’union/espaces insécables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Insérer la date système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Utiliser la vérification orthographique/grammaticale automatique . . . . . . 42
Utiliser une insertion automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Insérer un saut de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Insérer un saut de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Vérifier l’orthographe/la grammaire d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Déplacer/copier une partie de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Gérer des blocs de texte (sans le Presse-papiers). . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Rechercher du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Remplacer un texte par un autre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

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1
Table des matières

i Mise en forme du texte

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Appliquer un style de caractères . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Modifier l’alignement des paragraphes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Provoquer des retraits de paragraphe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Modifier l’interligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Modifier l’espacement entre les paragraphes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Tracer des bordures autour des paragraphes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Appliquer une couleur de remplissage à un paragraphe . . . . . . . . . . . . . . 69
Présenter les paragraphes avec des puces ou des numéros . . . . . . . . . . 71
Appliquer un style de paragraphe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Afficher/masquer le contenu des titres dans un document. . . . . . . . . . . . 79

i Mise en page et impression

Modifier l’orientation des pages . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Modifier les marges d’un document . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Insérer un en-tête ou un pied de page prédéfini . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Gérer les en-têtes et les pieds de page . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Numéroter les pages d’un document . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Utiliser l’aperçu avant impression . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Imprimer un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 91

i Tableau
Insérer un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Sélectionner dans un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Insérer une colonne/ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Supprimer des lignes/colonnes/cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Fusionner des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Fractionner des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Modifier la largeur des colonnes/hauteur des lignes. . . . . . . . . . . . . . . . 102
Uniformiser la largeur des colonnes/hauteur des lignes . . . . . . . . . . . . . 105
Mettre en forme un tableau en appliquant un style . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Modifier les bordures d’un tableau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Appliquer une couleur de remplissage aux cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

2
 Table des matières

Excel 2021
i Interface Excel 2021
Découvrir l’écran de travail d’Excel 2021 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Changer le mode d’affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Figer/libérer des lignes et/ou des colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

i Déplacements/sélections
Se déplacer dans une feuille de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Atteindre une cellule précise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Sélectionner des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Sélectionner des lignes/des colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

i Saisie et modification des données

Saisir des données constantes (texte, valeurs...) . . .. . . . . . . . . . . . . 126
Saisir un texte de plusieurs lignes dans une cellule . .. . . . . . . . . . . . . 127
Insérer la date/l’heure système dans une cellule . . . .. . . . . . . . . . . . . 128
Créer une série de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 129
Modifier le contenu d’une cellule. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 132
Effacer le contenu des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 132
Trier les données d’un tableau selon un seul critère
portant sur les valeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Copier un contenu vers des cellules adjacentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Copier/déplacer des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Copier contenu, résultat et/ou format de cellules . . . . . . . . . . . . . . . . 137

i Calculs simples
Découvrir le principe des formules de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Créer une formule de calcul simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Additionner un ensemble de cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Rendre absolue une référence de cellule dans une formule . . . . . . . . . . 142
Saisir une formule multifeuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Utiliser les fonctions de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Utiliser les fonctions statistiques simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

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3
Table des matières

i Feuilles, lignes, colonnes

Activer une feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Renommer une feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Modifier la couleur des onglets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Déplacer/copier une ou plusieurs feuilles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Insérer/ajouter des feuilles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Supprimer des feuilles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Insérer des lignes/des colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Supprimer des lignes/des colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Modifier la largeur de colonne/hauteur de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Ajuster une largeur de colonne/hauteur de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

i Présentation des données/des cellules

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Appliquer un format de nombre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Aligner le contenu des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Fusionner des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Appliquer des bordures aux cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Appliquer une couleur de remplissage aux cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Appliquer un style de cellule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Appliquer un style de tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

i Mise en page et impression

Modifier les options de mise en page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Insérer/supprimer un saut de page manuel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Créer et gérer des en-têtes et des pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Répéter des lignes/des colonnes sur chaque page imprimée . . . . . . . . . . 173
Utiliser l’aperçu avant impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Imprimer un classeur/une feuille/une sélection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

i Graphique
Créer un graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Sélectionner les éléments d’un graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Modifier le type du graphique/d’une série . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Modifier la source de données du graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Ajouter une ou plusieurs séries de données au graphique . . . . . . . . . . . 195
Supprimer une série de données du graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Modifier l’ordre des séries de données du graphique . . . . . . . . . . . . . . . 197

4
 Table des matières

Appliquer une mise en forme prédéfinie au graphique . . . . . . . . . . . . . . 197

Appliquer un style rapide au graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

PowerPoint 2021
i Interface PowerPoint 2021
Découvrir l’écran de travail de PowerPoint 2021 . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Changer le mode d’affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

i Diapositives
Faire défiler les diapositives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
Sélectionner des diapositives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Créer une diapositive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Appliquer une disposition à une ou plusieurs diapositives . . . . . . . . . . . 211
Supprimer des diapositives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Copier/déplacer des diapositives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Imprimer une présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

i Mode Masque
Accéder au mode Masque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Découvrir le mode Masque des diapositives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

i Saisie et mise en valeur

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 220
Saisir le titre/le sous-titre/un texte sans puce . . . . . . . . . .. . . . . . . . 220
Saisir un texte à puces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 221
Modifier le texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 223
Travailler dans le volet Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 223
Gérer les puces des paragraphes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 225
Numéroter des paragraphes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 227
Modifier l’alignement horizontal des paragraphes. . . . . . . . .. . . . . . . . 229
Modifier l’alignement vertical du texte . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 229
Modifier l’orientation d’un texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 230

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5
Table des matières

i Multimédia
Insérer un fichier vidéo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Insérer une vidéo en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Insérer une vidéo accessible depuis un site Internet . . . . . . . . . . . . . . . 234
Lire une vidéo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Modifier les caractéristiques de lecture d’un objet vidéo . . . . . . . . . . . . 237
Insérer un fichier audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Enregistrer un son. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Modifier les caractéristiques de lecture d’un objet audio . . . . . . . . . . . . 239

i Animations
Appliquer un effet d’animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Choisir une option d’effet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Ajouter un effet d'animation supplémentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Afficher le volet Animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Sélectionner un ou plusieurs effets d’animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Supprimer un ou plusieurs effets d’animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Modifier l’ordre des effets d’animation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Modifier le déclenchement d’un effet d’animation . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Minuter un effet d’animation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Associer un son à un effet d’animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Reproduire les effets d'animation d'un objet sur un autre. . . . . . . . . . . . 256
Appliquer un effet de transition visuel aux diapositives . . . . . . . . . . . . . 257
Utiliser la transition Morphose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
Appliquer un effet de transition sonore aux diapositives . . . . . . . . . . . . 260

i Diaporama
Lancer un diaporama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Utiliser le mode Lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Utiliser le pointeur laser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Provoquer le défilement des animations/diapositives . . . . . . . . . . . . . . . 266
Définir le minutage du diaporama. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

6
 Table des matières

Outlook 2021
i Interface Outlook 2021
Découvrir l’écran de la messagerie Outlook 2021 . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Le volet des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Utiliser la barre de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Le volet de lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

i Envoi et réception des messages

Créer et envoyer un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Consulter un message reçu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Répondre à un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Transférer un message reçu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Insérer une signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Insérer une pièce jointe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Recevoir un message comportant une pièce jointe . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Imprimer le contenu des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Supprimer des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Fonctions communues aux applications Office

i Fichiers
Créer/ouvrir/enregistrer/fermer un fichier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Utiliser la liste des fichiers/dossiers récemment utilisés . . . . . . . . . . . 310
Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

i Mises en forme
Appliquer un thème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Copier des mises en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Mettre en forme des caractères . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Modifier la police/la taille des caractères. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Changer la couleur des caractères . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

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Table des matières

i Objets graphiques
Tracer une forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Créer une zone de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Créer un objet WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Rechercher et insérer une image en ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Insérer une image à partir d’un fichier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Insérer une icône . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Insérer et modifier un modèle 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Insérer un diagramme (graphique SmartArt) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
Gérer les objets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Appliquer un style à un objet ou une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Appliquer un effet à un objet ou à une image. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Modifier le contour d'un objet ou d’une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Modifier le fond d'un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

8
 Fichiers

Créer/ouvrir/enregistrer/fermer un fichier
F i c h i er s
M i c r o s o f t Of fi c e 2 0 2 1 - F o n c t io n s d e b as e

Les fichiers créés avec Word sont appelés documents, ceux créés avec Excel sont des
classeurs et ceux de PowerPoint, des présentations.
i Pour créer un nouveau fichier vierge, cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option
Nouveau puis, selon l’application utilisée, cliquez sur le modèle Document vierge,
Nouveau classeur ou Nouvelle présentation.
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci-clavier C N (l’onglet Fichier ne doit pas être
actif).
i Pour ouvrir un fichier situé sur votre ordinateur, cliquez sur l’onglet Fichier puis sur
l’option Ouvrir puis cliquez sur l’emplacement Ce PC dans le volet central.
Vous pouvez également utiliser le raccourci-clavier C O (l’onglet Fichier ne doit
pas être actif) ou cliquer sur le lien Ouvrir d’autres Documents/Classeurs/Présen-
tations qui s’affiche à l’ouverture de l’application puis cliquer sur l’emplacement
Ce PC.

Le volet droit affiche le contenu du dossier Documents.

- Si le fichier a été utilisé récemment, cliquez sur l’option Récent dans le volet
central puis cliquez sur le nom du fichier visible dans le volet de droite.

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307
M i c r o s o f t O f f i c e 2 0 2 1 - F o nc t i o n s d e b a s e  
Fonctions communues aux applications Office

- Si le fichier à ouvrir se situe dans le dossier Documents, cliquez sur le nom du

fichier.
- Si le fichier se trouve dans un sous-dossier, cliquez sur le sous-dossier pour l’ouvrir
puis cliquez sur le fichier.
- Si le fichier se trouve à un autre emplacement, utilisez l’outil pour accéder au
dossier parent puis accédez au dossier où se trouve le fichier et cliquez sur son nom
pour l’ouvrir.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir : la boîte de dialogue Ouvrir
apparaît. Dans le volet gauche, sélectionnez le dossier contenant le document à ou-
vrir puis, dans le volet droit, faites un double clic sur le document concerné ; pour
ouvrir plusieurs fichiers simultanément, sélectionnez-les à l'aide de la touche C
puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
i Pour enregistrer un nouveau fichier avec Word, Excel ou PowerPoint 2021, cliquez sur

l’outil Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide.

Par défaut, l’option Récent est sélectionnée dans le volet central. Dans le volet
droit, vous visualisez les dossiers que vous avez choisi d’épingler et ceux récemment
utilisés classés par date :

Si le document doit être enregistré dans un de ces dossiers, cliquez sur son nom, dans
le cas contraire, cliquez sur l’option Parcourir située dans le volet central.
Quel que soit votre choix, la boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche à l’écran.

308
 Fichiers

Si vous avez choisi un dossier récemment utilisé, celui-ci est sélectionné. Si vous avez
choisi le bouton Parcourir, c’est le dossier Documents qui est sélectionné.
Si vous ne visualisez pas les dossiers, cliquez sur le bouton Parcourir les dossiers (le
bouton Masquer les dossiers est désormais visible).
Si besoin, dans le volet droit, double cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez
enregistrer le fichier.

Le document Word va être enregistré dans le dossier Courrier du dossier Documents.

Saisissez le nom du nouveau fichier dans la zone Nom de fichier puis cliquez sur le
bouton Enregistrer.
Le nom et éventuellement l’extension du fichier (.docx pour un document Word,
.xlsx pour un classeur Excel, .pptx pour une présentation PowerPoint) apparaissent
sur la barre de titre.
m Pour enregistrer les modifications apportées à un fichier existant, cliquez sur l’outil

Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide ou choisissez l’option Enregistrer

de l’onglet Fichier, ou encore utilisez le raccourci-clavier C S (l’onglet Fichier ne
doit pas être actif si vous utilisez le raccourci).

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309
M i c r o s o f t O f f i c e 2 0 2 1 - F o nc t i o n s d e b a s e  
Fonctions communues aux applications Office

m Pour enregistrer un fichier à un autre emplacement et/ou sous un autre nom, sélec-
tionnez l’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier.

i Pour fermer un fichier, cliquez sur le bouton Fermer visible dans le coin supé-
rieur droit de la fenêtre de l’application ou cliquez sur l’option Fermer de l’onglet
Fichier ou utilisez le raccourci-clavier C4 (l’onglet Fichier ne doit pas être actif)
puis, si besoin, enregistrez les modifications apportées au fichier.
m Pour dupliquer le fichier actif, vous devez l’enregistrer sous un autre nom à l’aide de
l’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier.
m Reportez-vous au titre Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive pour voir
comment enregistrer un fichier sur OneDrive ou comment ouvrir un fichier situé sur
OneDrive.

Utiliser la liste des fichiers/dossiers récemment utilisés

Fichiers récents
i Pour ouvrir rapidement un des derniers fichiers utilisés, cliquez sur l’option Ouvrir de
l’onglet Fichier ou utilisez le raccourci-clavier C O (l’onglet Fichier ne doit pas
être actif) puis, si besoin, cliquez sur l’option Récent du volet central.
i Dans le volet droit, activez, si besoin, l’onglet Documents ou Classeurs ou Présenta-
tion.
Par défaut, les 50 derniers fichiers utilisés sont visibles dans la liste du volet. Si la
liste est complète, à chaque fois que vous ouvrez un fichier, le dernier fichier de
cette liste disparaît pour laisser la place au fichier que vous venez d’ouvrir qui lui,
est placé en haut de la liste.
i Pour conserver (attacher) un fichier dans la liste Récent, pointez le fichier concerné

puis cliquez sur le symbole visible à droite du nom du fichier ; vous pouvez aussi
faire un clic droit sur le fichier concerné puis cliquer sur l’option Épingler à la liste.

310
 Fichiers

Les fichiers ainsi ajoutés s'affichent en haut de la liste :

Le dossier d’enregistrement du fichier est visible sous son nom.

i Pour retirer un fichier attaché à la liste, pointez le fichier puis cliquez sur le symbole

ou faites un clic droit sur le fichier concerné puis cliquez sur l’option Détacher
de la liste : le fichier disparaîtra automatiquement lorsqu’il aura atteint la dernière
position dans la liste.
i Pour supprimer un fichier de la liste, faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur
l’option Supprimer de la liste.
i Pour garder uniquement les fichiers épinglés à la liste, faites un clic droit sur un do-
cument puis cliquez sur l’option Effacer les documents non épinglés.
m Pour ajouter un certain nombre de fichiers récents en bas du volet gauche de l’onglet
Fichier et ainsi pouvoir y accéder plus rapidement, ouvrez la boîte de dialogue
Options Word ou Excel ou PowerPoint (onglet Fichier - Options) puis cliquez sur la
catégorie Options avancées. Dans le cadre Afficher, cochez l’option Accéder rapi-
dement à ce nombre de documents (ou classeurs ou présentations) récents, spéci-
fiez le nombre de fichiers à ajouter dans la zone de saisie associée (50 fichiers
maximum) puis cliquez sur le bouton OK.

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M i c r o s o f t O f f i c e 2 0 2 1 - F o nc t i o n s d e b a s e  
Fonctions communues aux applications Office

i Pour modifier le nombre de fichiers visibles dans la liste Récent, ouvrez la boîte de
dialogue Options Word (ou Excel ou PowerPoint) (onglet Fichier - Options) puis cli-
quez sur la catégorie Options avancées. Dans le cadre Afficher, spécifiez la valeur
souhaitée dans la zone Afficher ce nombre de documents récents (50 documents
maximum) puis cliquez sur le bouton OK.
m Les fichiers récemment utilisés sont directement accessibles lorsque vous cliquez sur
l’onglet Fichier ; ils apparaissent également dans la liste Récent qui apparaît à
l’ouverture de l’application Word.

Dossiers récents
i Pour ouvrir rapidement un fichier enregistré dans un dossier récemment utilisé,
cliquez sur l’option Ouvrir de l’onglet Fichier ou utilisez le raccourci-clavier C O
puis, si besoin, cliquez sur l’option Récent du volet central.
i Dans le volet droit, activez l’onglet Dossiers.
Par défaut, les 50 derniers dossiers utilisés sont visibles dans la liste du volet droit.

i Comme pour un fichier récent, pour conserver (attacher) un dossier dans cette liste,

pointez le dossier concerné puis cliquez sur le symbole visible à droite de son
nom ; vous pouvez aussi faire un clic droit sur le dossier concerné puis cliquer sur
l’option Épingler à la liste.

312
 Fichiers

Le dossier ainsi ajouté s’affiche en haut de la liste.

i Pour retirer un dossier épinglé à la liste, cliquez sur le symbole correspondant au
dossier ou faites un clic droit sur le nom du dossier puis cliquez sur l’option Détacher
de la liste.
i Pour supprimer un dossier de la liste, faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur
l’option Supprimer de la liste.
i Pour garder uniquement les dossiers épinglés à la liste, faites un clic droit sur un des
dossiers puis cliquez sur l’option Effacer les dossiers détachés.

Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive

OneDrive (anciennement SkyDrive) est un service de stockage en ligne gratuit proposé
par Microsoft pour tout utilisateur disposant d’un compte Microsoft (compte utilisé
avec Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com.…). Chaque utili-
sateur dispose gratuitement d’un espace personnel de 5 Go avec possibilité d’acheter
de l’espace supplémentaire.

Intérêts d’utiliser OneDrive

Les données (fichiers, photos, musique…) enregistrées dans cet espace de stockage
sont accessibles depuis n’importe quel matériel connecté à Internet : leur synchroni-
sation sur ces matériels est automatique. Vous pouvez ainsi accéder à vos fichiers à
partir de votre ordinateur professionnel, personnel, à partir d’une tablette connectée
en wi-fi à Internet et même à partir de votre smartphone.
Pour accéder aux fichiers de votre espace de stockage depuis une des applications
Office, vous devez être connecté avec vos identifiants Microsoft.
Pour gérer vos fichiers enregistrés sur OneDrive, vous pouvez utiliser l’Explorateur de
fichiers de Windows : l’emplacement OneDrive est proposé dans le volet de navigation
(volet gauche) ou bien les gérer directement dans votre espace en ligne à l’adresse
https://onedrive.live.com ; pour les tablettes ou smartphones, vous pouvez utiliser
l’application OneDrive (téléchargeable gratuitement pour les systèmes iOS ou An-
droid).

Enregistrer un fichier sur OneDrive

i Ouvrez le fichier à enregistrer dans votre espace OneDrive.
i Activez l’onglet Fichier puis l’option Enregistrer sous.

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