POWERPOINT (versions 2019 et Office 365)

Maîtrisez les fonctions avancées

Ce livre a été conçu pour vous présenter de façon claire et détaillée les fonctions Myriam GRIS

POWERPOINT 2019 - Fonctions avancées

avancées de PowerPoint : il est destiné à toute personne connaissant les bases Formatrice sur les logiciels
de PowerPoint et souhaitant aller plus loin par l’apprentissage des fonctions bureautiques et métier depuis
avancées de ce logiciel de Présentations Assistées par Ordinateur (PréAO). Il a près de 20 ans, Myriam Gris
est auteur de nombreux livres
été rédigé avec la version 2019 de PowerPoint et intègre les spécificités de la
aux Editions ENI sur les logi-
version PowerPoint disponible avec un abonnement Office 365. ciels des suites bureautiques
Vous verrez comment créer une présentation à partir d’un fichier plan, exploiter OpenOffice.org et Microsoft®
Office. Son expérience profes-
des présentations OpenOffice Impress, utiliser les différentes versions obtenues
sionnelle auprès d’un public
par l’enregistrement automatique.
Microsoft®
d’entreprises et de particuliers
Vous optimiserez vos présentations en créant des sections pour regrouper les apporte à tous ses ouvrages une

POWERPOINT
approche pédagogique et di-
diapositives, vous apprendrez à modifier le masque de document et le masque
dactique qui les rend facilement
des pages de commentaires et à personnaliser les thèmes. accessibles à tous.
Vous verrez également comment réaliser des graphiques, optimiser les images,
l’audio et la vidéo inclus dans vos présentations.
Vous apprendrez à diffuser un diaporama sur des postes distant, à utiliser le
mode Présentateur, créer des trajectoires, personnaliser les effets d’animation,
(versions 2019 et Office 365)
créer des liens entre les diapositives pour faciliter la navigation durant la
projection du diaporama (zoom de résumé) et à créer des diaporamas Maîtrisez les fonctions avancées
personnalisés.
La dernière partie traite de fonctions spécifiques telles que le travail de groupe Pour plus
basé sur le partage et la co-édition, la personnalisation du ruban, l’exploitation d’informations :
de données provenant de Word ou d’Excel et la création de package pour
CD-ROM.

Myriam GRIS

ISSN : 1630-0025
ISBN : 978-2-409-01797-1

10,90 €
 Table des matières

Environnement et présentations
i Affichage
Gérer l’affichage des fenêtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Optimiser le mode d'affichage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Afficher une présentation en nuances de gris ou en noir et blanc . . . . . . 10

i Création d’une présentation

Créer un album photo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Créer une présentation à partir d’une présentation existante . . . . . . . . 15
Créer une présentation à partir d’un fichier Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

i Gestion des présentations

Gérer la liste des présentations/dossiers récemment utilisés. . . . . . . . . 17
Ouvrir une présentation non enregistrée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Utiliser les versions d'enregistrement automatique . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Exploiter les présentations OpenOffice
Impress dans PowerPoint 2019 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Enregistrer une présentation sous forme de modèle . . . . . . . . . . . . . . . 23
Enregistrer une présentation sous forme de plan . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Enregistrer une présentation au format PDF ou XPS . . . . . . . . . . . . . . . 25
Protéger une présentation à l’aide de mots de passe . . . . . . . . . . . . . . 28
Afficher/modifier les propriétés d’une présentation . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Copier le chemin d’accès d’un fichier ou d’un dossier . . . . . . . . . . . . . . . 31

i Thèmes
Déterminer le thème à utiliser par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Personnaliser les couleurs d’un thème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Personnaliser les polices d’un thème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Choisir un jeu d’effets d’un thème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Enregistrer un thème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

i Impression
Créer des pieds de page (impression en mode Diapositive) . . . . . . . . . . . 38
Créer des en-têtes/pieds de page (impression
en mode Document, Pages de notes ou Plan) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Modifier l’orientation des pages à l’impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

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1
Table des matières

Les éléments d’une présentation

i Diapositives
Numéroter des diapositives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Insérer une ou plusieurs diapositives d’une autre présentation . . . . . . . . 43
Insérer les diapositives à partir d’un fichier Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Utiliser les sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

i Mode Masque
Créer un nouveau masque des diapositives/
une nouvelle disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Modifier un masque/une disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Gérer la protection des masques des diapositives . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Modifier le Masque du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Modifier le Masque des pages de notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

i Révision du texte
Remplacer une police de caractères . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Gérer l’ajustement automatique du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Vérifier l’orthographe dans une autre langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Traduire du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Utiliser la recherche intelligente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Utiliser la lecture à voix haute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Les objets
i Formes
Redessiner une forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Remplacer une forme par une autre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Modifier les points d’une forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Modifier les segments d’une forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Dessiner des connecteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Dessiner un bouton d’action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

i Images
Insérer une capture d’écran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Insérer et modifier un modèle 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Modifier la forme d’une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

2
 Table des matières

Ajuster l’image à la forme ou la remplir. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Rendre transparente une des couleurs de l’image . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Modifier les couleurs d’une image. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Rogner une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Détourer une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Compresser des images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Désactiver la compression des images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Définir la résolution des images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Convertir un ou plusieurs objets en image. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Convertir une ou plusieurs diapositives en image . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

i Multimédia
Créer une vidéo en enregistrant des manipulations à l’écran . . . . . . . . . 88
Enregistrer un son . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Afficher/masquer les contrôles de lecture d’un clip audio ou vidéo . . . . . . 90
Découper un clip audio ou vidéo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Ajouter/supprimer des signets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Compresser un clip audio ou vidéo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Vérifier et optimiser la compatibilité d'un fichier multimédia . . . . . . . . . . 95

i Graphiques
Insérer un graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Modifier les données d’un graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Inverser les données d’un graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Sélectionner les éléments d’un graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Modifier le type du graphique/d’une série . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Appliquer une disposition prédéfinie au graphique. . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Afficher/masquer les éléments du graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Modifier le contenu d’une zone de texte modifiable. . . . . . . . . . . . . . . . 104
Modifier l’axe des abscisses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Modifier l’axe des ordonnées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Modifier les étiquettes de données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Appliquer un style au graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Modifier l’orientation du texte dans un élément de graphique . . . . . . . . 109
Modifier la superposition/l’intervalle des barres
d’un histogramme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Modifier un graphique sectoriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

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3
Table des matières

i Gestion des objets

Utiliser le volet Sélection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Combiner/fusionner des formes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Définir l’action liée à un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Création et diffusion du diaporama

i Diffusion et personnalisation du diaporama
Créer des annotations manuscrites pendant le diaporama. . . . . . . . . . . 121
Enregistrer une narration, le minutage et les mouvements
du pointeur laser pendant le diaporama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Découvrir le mode Présentateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Diffuser un diaporama sur des postes distants . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Paramétrer le diaporama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Créer, projeter et imprimer des diaporamas personnalisés . . . . . . . . . . 132

i Animations
Créer une trajectoire personnalisée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Modifier la couleur ou masquer un objet après son animation . . . . . . . . . 136
Personnaliser l’effet d’animation sur un objet contenant du texte . . . . . 137
Personnaliser l’effet d’animation sur un objet audio ou vidéo . . . . . . . . . 138
Reproduire les effets d'animation d'un objet sur un autre. . . . . . . . . . . . 140

i Liens dans le diaporama

Insérer l'image cliquable (zoom) d'une ou de plusieurs diapositives . . . . . . 141
Modifier l’image d’aperçu d’un zoom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Créer un lien hypertexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Activer un lien hypertexte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Modifier/supprimer un lien hypertexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

4
 Table des matières

Fonctions avancées diverses

i Travail de groupe
Partager une présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Gérer les accés à une présentation partagée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Générer un lien de partage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Co-éditer une présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Insérer des commentaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Marquer une présentation comme étant finale . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Comparer des présentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Accepter ou refuser les modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

i Personnalisation de l’interface PowerPoint

Déplacer la barre d’outils Accès rapide. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Afficher/masquer des outils de la barre d’outils Accès rapide . . . . . . . . 171
Personnaliser la barre d’outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Afficher et découvrir les nouveaux onglets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Personnaliser la barre d’état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Afficher/masquer les info-bulles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Personnaliser le ruban. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Exporter/importer le ruban et la barre d’outils Accès rapide. . . . . . . . . 181
Rétablir les paramètres par défaut du ruban
et de la barre d’outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

i Importation/exportation
Importer des données de Microsoft Excel ou Word . . . . . . . . . . . . . . . 183
Insérer un objet d’une autre application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Exporter une présentation vers Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Créer le package d’une présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

i Gestion des comptes

Généralités sur les comptes utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Ajouter ou se connecter à un compte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Activer un compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Modifier l’arrière-plan et le thème Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Ajouter ou supprimer un service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Gérer les mises à jour des logiciels Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

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5
Table des matières

Annexes
i Raccourcis-clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

i Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

6
 Animations

Po w er P oi n t (v er s i on s 2 0 19 e t Of fi ce 36 5 ) - Ma î tr i s ez l e s
A ni m ati on s

Créer une trajectoire personnalisée

i Sélectionnez l'objet que vous souhaitez animer par une trajectoire.
i Activez l'onglet Animations, puis, dans la liste des effets du groupe Animation,
cliquez sur l'effet Chemin personnalisé de la section Mouvements.
i Cliquez sur le bouton Options de l'effet puis choisissez l’une des options suivantes :
Ligne Pour dessiner une trajectoire suivant une ligne : effectuez un cliqué-
glissé pour tracer la trajectoire voulue et relâchez la souris lorsque
c’est terminé.
Courbe Pour dessiner une trajectoire suivant des segments courbés : cliquez
à l’endroit où doit commencer la trajectoire, déplacez la souris et
cliquez à chaque changement de direction ; terminez le tracé par un
double clic ou cliquez sur le point de départ.
Dessin à Pour dessiner une trajectoire à main levée : effectuez un cliqué-
main levée glissé et terminez le tracé par un double clic ou cliquez sur le point
de départ.
La trajectoire apparaît dans la diapositive sous la forme d’un trait ou d’une courbe
en pointillés ; une flèche verte marque le point de départ de la trajectoire tandis
qu’une flèche rouge marque sa direction et son point final.

i Pour modifier une trajectoire, pointez-la et lorsque le pointeur de la souris se

transforme en flèche à quatre têtes, cliquez avec le bouton droit de la souris et
activez l’une des options suivantes :
Inverser la trajectoire Pour transposer le sens de la trajectoire.
Modifier les points Pour modifier le tracé (cf. Formes - Modifier les points
d’une forme).

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135
P o w er P o i n t (v er s i o n s 2 0 1 9 et O ff i c e 3 6 5 ) - M a î t ri s e z l es fo n c t i o n s a va n c ée s
Cr é a ti on e t di f fu si o n d u d i a po ra m a

Fermer ou (options disponibles pour les trajectoires personnalisées)

Ouvrir la trajectoire Pour fermer le tracé s’il ne l’est pas ou au contraire
l’ouvrir s’il l’est déjà.

A Pour modifier une trajectoire, vous pouvez aussi dimensionner et/ou déplacer le trait
ou la courbe qui la symbolise comme n’importe quel objet graphique.

Modifier la couleur ou masquer un objet après son animation

Cette technique n’est pas possible sur un objet animé par un effet de fermeture.
i Activez la diapositive contenant l’effet d’animation concerné puis affichez, si besoin,
le volet Animation.
i Sélectionnez l’effet d’animation concerné, ouvrez son menu dans le volet puis
sélectionnez l’option Options de l’effet - Propriété de couleur.
i Ouvrez la liste Après l’animation et choisissez l’option adéquate :
- Cliquez sur l’une des pastilles de couleur si l’objet doit changer de couleur après son
animation.
- Cliquez sur l’option Masquer après l’animation si l’objet doit disparaître aussitôt
après son animation.
- Cliquez sur l’option Masquer au prochain clic si l’objet doit disparaître dès que vous
cliquerez après son animation.

136
 Animations

L’option Ne pas estomper permet à l’objet de rester tel quel après son animation.
i Cliquez sur le bouton OK.

Personnaliser l’effet d’animation sur un objet contenant du texte

i Activez la diapositive contenant le ou les effets d’animation concernés puis affichez,
si besoin, le volet Animation.
i Dans le volet, développez, si besoin, la liste comprimée contenant l’effet à
personnaliser en cliquant sur le symbole et sélectionnez-le, ouvrez son menu puis
sélectionnez l’option Options de l’effet - Propriété de couleur.
i Pour effectuer une animation lettre par lettre ou mot par mot, ouvrez la liste Animer
le texte de l’onglet Effet, et choisissez l’option Par lettre ou Par mot ; précisez alors
le délai d’apparition entre chaque lettre ou chaque mot dans la zone % délai entre
les lettres ou % délai entre les mots (de 0 à 1024).
i Pour appliquer l’effet par niveau de paragraphe, activez l’onglet Animation texte et
ouvrez la liste Grouper le texte et choisissez l’option adéquate.

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P o w er P o i n t (v er s i o n s 2 0 1 9 et O ff i c e 3 6 5 ) - M a î t ri s e z l es fo n c t i o n s a va n c ée s
Cr é a ti on e t di f fu si o n d u d i a po ra m a

i Précisez alors l’intervalle de temps entre les animations dans la zone Automatique-
ment après.
i Activez l’option Activer la forme attachée si vous souhaitez que la forme et le texte
soient animés ; si l’option n’est pas active, seul le texte sera animé.
Cette option n’est pas disponible si le texte est dans une forme sans contour ou sans
ombrage.
i Activez l’option Dans l’ordre inverse pour animer le texte en commençant par la ou
les dernières lignes du niveau sélectionné.
i Cliquez sur le bouton OK.

Personnaliser l’effet d’animation sur un objet audio ou vidéo

Nous vous rappelons que lorsque vous insérez un objet audio ou vidéo, cela entraîne
la création d’un effet d’animation.
i Activez la diapositive contenant l’effet d’animation concerné puis affichez, si besoin,
le volet Animation.
i Sélectionnez l’effet concerné, ouvrez son menu dans le volet puis sélectionnez
l’option Options de l’effet - Propriété de couleur.

138
 Animations

i Précisez dans le cadre Commencer la lecture de l’onglet Effet, la façon de lire le son
ou la vidéo :
Du début Pour lire le son ou la vidéo à son origine.
À partir de la dernière Pour le lire à partir de l’endroit où il s’est arrêté la
position dernière fois qu’il a été lu.
À partir de Pour le lire à partir d’un intervalle depuis le début, que
vous précisez dans la zone secondes.
i Choisissez comment doit s’interrompre la lecture du clip dans le cadre Interrompre
la lecture :
Au clic Pour arrêter la lecture au prochain clic.
Après la diapositive en Pour le lire pendant toute la projection de la diapositive
cours et l’arrêter ensuite.
Après x diapositives Pour le lire pendant la projection du nombre de diaposi-
tives que vous précisez.

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139
P o w er P o i n t (v er s i o n s 2 0 1 9 et O ff i c e 3 6 5 ) - M a î t ri s e z l es fo n c t i o n s a va n c ée s
Cr é a ti on e t di f fu si o n d u d i a po ra m a

i Cliquez sur OK.

i Pour régler le volume sonore, activez l’onglet Lecture et cliquez sur le bouton
Volume puis sur l'option de votre choix.
i Pour cacher le symbole du son pendant la projection, activez l’option Masquer
pendant la présentation de cet onglet.
i Pour répéter le son, ouvrez le menu de l'effet dans le volet Animation et sélectionnez
l'option Minutage. Sélectionnez, dans la liste Répéter, le nombre de répétitions puis
cliquez sur OK.

Reproduire les effets d'animation d'un objet sur un autre

i Sélectionnez l'objet dont les effets d'animation doivent être recopiés.
i Activez l'onglet Animations et cliquez sur le bouton Reproduire l'animation du
groupe Animation avancée ; pour réaliser plusieurs copies, double cliquez sur le
bouton.
Comme pour la copie de format, le pointeur est accompagné d'un symbole en forme
de pinceau.
i Cliquez sur le ou les objets sur lesquels vous souhaitez appliquer les effets d'animation
copiés.
i Si vous avez double cliqué sur le bouton Reproduire l'animation, appuyez sur la
touche e pour quitter le processus.

140