FORUM FRANCOPHONE

Webinaire de préparation
Avec les organisatrices de session

23-26 Novembre 2021, en ligne

 TIPS ORGASINATIONNEL

TIPS ORGANISATIONNELS
• Préparez votre évènement avec la rigueur d’un évènement en
présentielle
• Identifiez, définissez et clarifiez les rôles au sein de votre équipe
• Envoyez une note conceptuelle intégrant les objectifs, les orientations
et le conducteur des échanges aux intervenantes et à votre équipe
• Partagez les informations de sorte qu’une personne puisse prendre le
relai si une autre n’était pas disponible
• Désignez la personne qui intervient durant l’évènement au cas où une
des intervenantes a des problèmes de connexion durant l’évènement
• Faites des rappels aux intervenantes avant l’évènement
• Faites des rappels aux intervenantes avant l’évènement
• Renseignez le processus pour la préparation d’un rapport
• Pensez à un membre de votre organisation qui pourra répondre aux
questions dans le chat pendant les interventions
• Connectez-vous aux autres organisatrices
• Connectez-vous aux organisations qui diffusent l’évènement dans
votre pays
• Vérifiez la cohérence des fuseaux horaires entre l’agenda officiel et le
lieu où vous et vos intervenantes vous trouvez
• Demandez de l’aide
 TIPS ORGASINATIONNEL

TIPS TECHNIQUES
• Renseignez-vous sur les programmes de coupure et chargez votre
téléphone portable et/ou votre ordinateur avant l’évènement
• Connectez-vous sur votre ordinateur et votre téléphone (au cas où la
qualité de la connexion ne serait pas assez bonne pour que vous
participiez sur votre ordinateur, vous basculerez sur le téléphone)
• Rassurez -vous de la qualité de la connexion dans le lieu où vous
comptez vous connecter à l’évènement et envisagez de vous déplacer
vers un espace avec une meilleure qualité de réseau le jour de
l’évènement
• Envisagez un espace où aller vous connecter s’il y avait des
bruits “inattendus” ou de la gêne autour de vous le jour de
votre évènement
• Testez l’utilisation de zoom avec vos intervenantes avant le
jour de votre évènement (ne pas considérer qu’une
participante s’y connaît ou en a l’habitude…)
• Participez aux sessions qui se dérouleront avant la vôtre, ce
qui vous permettra d’améliorer votre propre session
• Testez caméra, micro, connexion, avant l’évènement
 Accompagnement XOESE

Organiser ce Créer des En vous

espaces accompagnant
webinaire d’échange pour la maîtrise
après le des plateformes
webinaire techniques

En mettant vous permettant de

rechercher les meilleures solutions de
connectivité
Merci !
forum@xoese.org