MOT DE MADAME LA DIRECTRICE

d’action stratégique 2020, l’élaboration d’un

manuel des procédures d’établissement des
actes administratifs en ressources humaines et
un recueil des logigrammes assortis auxdites
procédures.

Ces documents dont l’élaboration a impliqué

l’ensemble des acteurs ayant en partage la
gestion des ressources humaines du ministère
ont pour objectif, entre autres de :

• définir les circuits d’élaboration des actes

de carrière des fonctionnaires et agents
de l’État affectés ou en service dans le
ministère ;

• identifier les acteurs intervenant dans la

chaîne d’établissement desdits actes ;

• définir si possible les délais d’exécution

des tâches afférentes à leur

L
établissement ;
a gestion efficace des ressources
humaines fait partie des préoccupations • harmoniser les procédures de gestion
majeures du Ministère du Budget et du des ressources humaines à l’échelle du
Portefeuille de l’État (MBPE). Au cœur de ministère ;
cette gestion, les procédures d’élaboration
• informer et orienter les personnels.
des actes administratifs, créateurs de droits
au bénéfice des fonctionnaires et agents
Au regard de leur importance, j’invite chacun
de l’État, nécessitent, pour des questions
à s’approprier ces documents et à en faire
de célérité, qu’on y accorde une attention
un instrument de référence procédural
particulière.
dans l’élaboration des actes de carrière des
fonctionnaires et agents de l’État du MBPE.
La particularité du Ministère du Budget et du
portefeuille de l’État, en ce qu’il dispose dans
Pour terminer, je remercie l’ensemble des
chacun de ses démembrements d’une direction
gestionnaires sectoriels de ressources
ou d’un service en charge des ressources
humaines pour leur adhésion à ce projet, leur
humaines, crée une pluralité d’approches en
engagement à diffuser ces documents auprès
matière de gestion des ressources humaines.
de leurs personnels et leur volonté d’œuvrer en
Dans un tel contexte où il est, par ailleurs,
synergie avec la DAAF à l’effet d’assurer au sein
remarqué que nombres de fonctionnaires et
de leurs structures respectives une meilleure
agents de l’État manquent d’information sur les
prise en charge des ressources humaines qui
procédures d’élaboration des actes relatifs à leur
leur sont affectées.
situation administrative, il est apparu judicieux
pour la Direction des Affaires Administratives
et Financières, gestionnaire principal de ces OUATTARA G. Mandjima Marie Reine
ressources au sein du MBPE, d’inscrire au Directrice des Affaires Administratives
nombre des activités prévues dans son plan et Financières

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 1

 SIGLES
ARSA : Attestation de Régularisation de Situation Administrative

CCM : Communication en Conseil des Ministres

CCP : Certificat de Cessation de Paiement

CGRAE : Caisse Générale de Retraite des Agents de l’État

DAAF : Direction des Affaires Administratives et Financières

DG : Direction Générale

DRH : Direction/teur des Ressources Humaines (ou Service des Ressources

Humaines)

MFP : Ministère de la Fonction Publique

MBPE : Ministère du Budget et du portefeuille de l’État

RGS : Relevé Général de Services

SGG : Secrétariat Général du Gouvernement

SIGFAE : Système Intégré de Gestion des Fonctionnaires et Agents de l’État

2 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 SOMMAIRE
²² LES PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES DE DÉBUT
DE CARRIÈRE
|| CERTIFICAT DE PREMIÈRE PRISE DE SERVICE (SIGFAE)
|| ARRÊTÉ OU DÉCISION D’ATTENTE DE NOMINATION

²² LES PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES EN COURS

DE CARRIÈRE
|| CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE (SIGFAE)
|| ARRÊTÉ OU DÉCISION D’ATTENTE DE PROMOTION
|| CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE SUITE A UNE MISE A
DISPOSITION (SIGFAE)
|| ARRÊTÉ PORTANT CHANGEMENT DE NOM
|| ARRÊTÉS RELATIFS AU DÉTACHEMENT
|| ARRÊTÉS RELATIFS A LA DISPONIBILITÉ
|| ATTESTATION DU SGG RELATIVE A LA MISE EN FORMATION HORS
COTE D’IVOIRE
|| ARRÊTÉ PORTANT MOBILITÉ PROFESSIONNELLE
|| DÉCISION DE CONGÉ ANNUEL
|| CERTIFICAT DE CESSATION DE SERVICE POUR CONGÉ
|| CERTIFICAT DE REPRISE DE SERVICE APRES CONGÉ ANNUEL
|| DÉCISION POUR CONGÉ DE MALADIE
|| ACTES RELATIFS AU CONGÉ DE MATERNITÉ
|| PROCÉDURE DISCIPLINAIRE

²² LA PROCÉDURE D’ÉTABLISSEMENT DE L’ACTE DE FIN DE

CARRIÈRE
|| ARRÊTÉ DE RADIATION

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 3

 INTRODUCTION
La gestion efficace et rationnelle des ressources humaines au sein du Ministère du Budget
et du Portefeuille de l’État nécessite une approche uniforme des outils de gestion utilisés
par ces différentes structures. S’inscrivant dans cette dynamique, la Direction des Affaires
Administratives et Financières (DAAF), en attendant la mise en place d’un cadre organique
qui permettra aux structures de disposer des données relatives aux postes de travail, aux
profils desdits postes et des effectifs requis pour leur bon fonctionnement, a inscrit au
chapitre de ses projets au titre de l’année 2020, l’élaboration d’un manuel de procédures
des actes administratifs en matière de gestion des ressources humaines.

Le manuel de procédures constitue un document de référence et d’harmonisation de la mise

en œuvre des activités pour tous les acteurs au sein d’une organisation. Il se fonde sur deux
principes de bonne gouvernance : la responsabilité et la redevabilité de chaque acteur.

L’élaboration d’un manuel de procédures au Ministère du Budget et du Portefeuille de l’État

(MBPE) intervient dans un contexte où il est constaté la méconnaissance des procédures
d’établissement des actes qui régissent leur carrière par plusieurs fonctionnaires et agents
de l’État. Ce document a donc l’intérêt de servir d’une part, de boussole aux fonctionnaires
et agents de l’État du MBPE pour la prise en compte des faits qui surviennent au début, en
cours et à la fin de leur carrière, et d’autre part, de constituer un outil d’aide à une gestion
optimale des personnels par les différents gestionnaires des ressources humaines.

Les procédures proposées dans ce manuel s’inspirent des dispositions réglementaires en

vigueur en matière d’établissement des actes administratifs et de principes de gestion des
ressources humaines dans l’Administration Publique ivoirienne.

Ce manuel de procédures permettra de :

-- Fournir un cadre formel d’élaboration des actes administratifs en Ressources
Humaines ;
-- Définir le niveau de responsabilité des acteurs de gestion des ressources humaines ;
-- Fournir des informations aux usagers sur les procédures internes d’établissement
des actes administratifs ;
-- Garantir un contrôle interne fiable ;
-- Favoriser la célérité dans l’établissement et la délivrance des actes administratifs ;
-- Harmoniser les pratiques entre les gestionnaires des ressources humaines du
Ministère.

A cet effet, il conviendra d’en assurer la diffusion auprès de l’ensemble des fonctionnaires
et agents de l’État et d’en faire une pièce essentielle pour leur orientation et leur intégration
au sein du MBPE.

4 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 I. LES PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES
DE DÉBUT DE CARRIÈRE
Les fonctionnaires et agents de l’État en début de carrière sont amenés à se faire délivrer
des actes qui clarifient leur situation vis-à-vis de l’administration. Ce manuel de procédures
fait référence aux actes suivants :
|| Certificat de première prise de service (SIGFAE) ;
|| Arrêté ou décision d’attente de nomination.

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 5

 1. Certificat de première prise de service (SIGFAE)1
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Les agents
Se présenter se sont pré-
à la DAAF à sentés à la
01 Agents l’issue de leur DAAF à l’is-
affectation au - CV sue de leur
MBPE - Fiche affectation
Aucun au MBPE
d’affecta-
Réceptionner tion Les dossiers
les dossiers des agents
02 DAAF des agents affectés au
affectés au MBPE sont
MBPE réceptionnés
Les agents affec-
Affecter1 via
tés au MBPE par
le SIGFAE, Les nou-
De façon le MFP sont mis à
les nouveaux veaux fonc-
progres- la disposition des
fonction- tionnaires
sive se- structures selon
naires confor- sont affectés
lon leurs les besoins en
mément aux Dossier via le SIG-
profils personnel expri-
03 DAAF dispositions d’affecta- FAE
et la més par les struc-
en vigueur tion
disponi- tures
Établir et bilité des La note de
transmettre postes à service est
la note de pourvoir établie et
service aux transmise
DRH aux DRH
Se présenter
à la DRH à Les agents
l’issue de leur se sont pré-
affectation Aucune sentés à leur
04 Agents par la DAAF Aucun pièce à DRH à l’is-
pour les for- fournir sue de leur
malités liées affectation
à la prise de par la DAAF
service
La validation de
Affecter / va- La prise de la prise de service
lider la prise service du peut être du res-
DRH /
de service nouveau sort du supérieur
Supérieur 02 se-
05 du nouveau Copie CNI fonctionnaire hiérarchique direct
hiérarchique maines
fonctionnaire est validée de l’agent. Dans
direct
dans le SIG- dans le SIG- ce cas, la DRH
FAE FAE devra en assurer
le suivi.

1 L’affectation des agents mis à la disposition de la DAF n’est pas systématique. Elle intervient dans le cas où il existe des besoins en
personnel à couvrir dans les structures en lien avec le profil desdits agents. Les agents pour qui il n’existe pas de postes de travail dis-
ponibles peuvent être remis à la disposition du MFP, le cas écheant.

6 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Transmettre La liste des
à la DAAF nouveaux Le certificat de
la liste des fonction- première prise
nouveaux Aucune naires dont de service est un
06 DRH fonction- Mensuel pièce à les prises de acte unique à ce
naires dont fournir service ont titre il doit être
les prises de été validées bien conservé par
service ont est reçue à l’agent.
été validées la DAAF
Les certifi-
Éditer et
cats de pre-
transmettre
mière prise
les certificats
de service
de première Aucune
01 se- sont édités
07 DAAF prise de ser- pièce à
maine et transmis
vice aux DRH fournir
aux DRH
pour être
pour être
remis aux
remis aux
intéressés
intéressés

NB : La transmission de la copie du certificat de première prise de service au MFP déclenche

la procédure d’établissement de l’acte de nomination.

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 7

 2. Arrêté ou décision d’attente de nomination (nouveau fonctionnaire)
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Transmettre La copie du
la copie du 02 jours certificat de
Aucune
certificat de après la si- première prise
01 DAAF pièce à
première prise gnature de de service est
fournir
de service au l’acte transmise au
MFP MFP
S’assurer
Suivre l’évo- auprès du
L’évolution de
lution de l’éta- MFP que
l’établissement
blissement les dos-
- DAAF de l’acte de no-
de l’acte de Hebdoma- siers des
02 - Agent mination est sui-
nomination sur daire intéressés
vie sur l’espace
l’espace fonc- comportent
fonctionnaire et Le premier man-
tionnaire et au toutes les
au MFP datement n’est
MFP pièces né-
cessaires effectué qu’après
établissement
Au plus 03 de l’arrêté de
Établir et
mois après L’acte de nomi- nomination ou la
mettre en
la transmis- Aucune nation est établi décision d’attente
ligne (l’espace
03 MFP sion du certi- pièce à et mis en ligne par le MFP
fonctionnaire)
ficat de pre- fournir sur l’espace
l’acte de nomi-
mière prise fonctionnaire
nation
de service
Imprimer
l’arrêté ou
L’arrêté ou la
la décision
Décision d’at-
d’attente de
Aucune tente de nomina-
nomination
03 mois pièce à tion est imprimé
via l’espace
fournir par l’agent et
fonctionnaire
copie est trans-
et transmettre
mise à sa DRH
copie à sa
04 Agent DRH
Constituer et
Le dossier de
déposer le
premier manda-
dossier pour le
Consulter tement (rappel)
premier man- A la conve-
les services est constitué et
datement (rap- nance de
du Trésor déposé auprès
pel) auprès l’intéressé
Public des services
des services
compétents du
compétents du
Trésor Public
Trésor public

8 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 II. LES PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES
EN COURS DE CARRIÈRE
Le fonctionnaire peut se trouver dans diverses situations vis-à-vis de l’Administration dans le
déroulement de sa carrière. Pour matérialiser ces situations, les actes dont les procédures
sont décrites ci-dessous peuvent être produits.
|| Certificat de prise de service (SIGFAE)
|| Arrêté ou décision d’attente de promotion
|| Certificat de prise de service suite à une mise à disposition (SIGFAE)
|| Arrêté portant changement de nom
|| Arrêtés relatifs au détachement
|| Arrêtés relatifs à la disponibilité
|| Attestation du SGG relative à la mise en formation hors Côte d’Ivoire
|| Arrêté portant mobilité professionnelle
|| Décision de congé annuel
|| Certificat de cessation pour congé annuel
|| Certificat de reprise de service après congé annuel
|| Décision pour congé de maladie
|| Actes rélatifs au congé de maternité
|| Procédure disciplinaire

1. Certificat de prise de service SIGFAE (dans le nouvel emploi)

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 9

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Les DRH
Dès la dis- Le commu- sont informés
Informer la
ponibilité du niqué et/ de l’admis-
DRH de leur
communiqué ou l’arrêté sion des
01 Agents admission aux
et/ou des ar- d’admis- agents aux
concours pro-
rêtés d’admis- sion (facul- concours
fessionnels
sion tatif) profession-
nels
La réaffec-
Liste des
tation des
Suivre auprès agents
fonction-
du MFP, la ré- admis aux
naires admis
affectation des Hebdoma- concours
02 DAAF aux concours
agents admis daire profession-
profession-
aux concours nels en
nels est sui-
professionnels service au
vie auprès du
MBPE
MFP
Dans la pratique,
Réaffecter au Les fonction-
les fonction-
MBPE via le naires admis
naires admis aux
SIGFAE, les Le dossier aux concours
concours profes-
03 MFP fonctionnaires Aucun délai de candi- profession-
sionnels sont pour
admis aux dature nels sont
la plupart réaffec-
concours pro- réaffectés au
tés dans leur Mi-
fessionnels MBPE
nistère d’origine
Les fonction-
Réaffecter via
naires admis
le SIGFAE les
aux concours
fonctionnaires
profession-
admis aux
Liste des nels sont ré-
concours pro-
agents affectés dans
fessionnels,
dans leur ser- admis aux leur service
04 DAAF 02 semaines d’origine via
vice d’origine concours
profession- le SIGFAE
nels Les notes de
Établir et trans-
service sont
mettre les notes
établies et
de service aux
transmises
DRH
aux DRH
La prise de
Affecter / va-
service des
DRH / lider la prise
fonction-
Supérieur de service des Aucune
naires admis
05 hiérar- fonctionnaires 01 semaine pièce à
aux concours
chique admis aux fournir
profession-
direct concours pro-
nels est va-
fessionnels
lidée

10 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
La liste des
Transmettre à fonction-
la DAAF la liste naires admis
des fonction- aux concours
naires admis Aucune profession-
06 DRH aux concours Mensuel pièce à nels dont
professionnels fournir la prise de
dont la prise de service a été
service a été validée est
validée transmise à
la DAAF
Les certifi-
Éditer et trans- cats de prise
mettre les cer- de service
tificats de prise Aucune sont édités et
07 DAAF de service aux 01 semaine pièce à transmis aux
DRH pour être fournir DRH pour
remis aux inté- être remis
ressés aux intéres-
sés

NB : La constatation par le MFP de la validation de la prise de service via le SIGFAE

déclenche la procédure d’établissement de l’acte de promotion.

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 11

 2. Arrêté ou décision d’attente de promotion (fonctionnaire promu dans
un nouvel emploi)
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Transmettre
La copie du cer-
la copie du
02 jours tificat de prise
certificat de
après Aucune pièce de service dans
01 DAAF prise de ser-
l’édition de à fournir le nouvel emploi
vice dans le
l’acte est transmise au
nouvel emploi
MFP
au MFP
S’assurer - La nouvelle
Suivre l’évo- situation ad-
auprès du L’évolution de
lution de l’éta- ministrative du
MFP que les l’établissement
blissement
dossiers des de l’acte de pro- fonctionnaire
- DAAF de l’acte de Hebdoma- promu n’est prise
02 intéressés motion est sui-
- Agent promotion daire
comportent vie sur l’espace en compte par la
sur l’espace
toutes les fonctionnaire et solde qu’après
fonctionnaire l’établissement
pièces néces- au MFP
et au MFP de l’arrêté ou la
saires
décision d’attente
Établir et Au plus 03 de Promotion par
mettre en mois après L’arrêté ou la le MFP
- Dossier de
ligne (espace transmis- décision d’at- - La signature par
candidature
fonctionnaire) sion du tente de promo- le Ministre de la
03 MFP - Certificat de
l’arrêté ou certificat tion est établi et Fonction Publique
prise de ser-
la décision de prise de mis en ligne sur de l’acte de pro-
vice
d’attente de service par l’espace fonc- motion consacre
promotion la DAAF tionnaire le changement
Imprimer d’emploi du fonc-
l’arrêté ou la L’arrêté ou la tionnaire
décision de décision de
promotion promotion est
Aucune pièce
04 Agent via l’espace 03 mois imprimé par
à fournir
fonctionnaire l’agent et copie
et transmettre est transmise à
copie à sa sa DRH
DRH

12 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 3. Certificat de prise de service suite à une mise à disposition (SIGFAE)
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
La demande de
Faire la demande
mise à disposi-
de mise à dispo- Du 1er
tion est faite par
01 Agent sition à partir de avril au
l’agent sur son
son espace fonc- 15 mai
espace fonction-
tionnaire
naire
Valider la de- La demande de
02 mande de mise mise à disposi-
Structure
à disposition de tion de l’agent
d’accueil
l’agent dans le est validée dans
SIGFAE le SIGFAE - La non validation
de la demande par
Valider la de-
La demande de l’un des acteurs
mande de mise
mise à disposi- dans les délais
03 DAAF à disposition de requis entraîne
tion de l’agent
l’agent dans le
Du 15 est validée dans automatiquement
SIGFAE l’arrêt du proces-
mai au 31 le SIGFAE
Aucune sus pour l’année
Valider la de- mai La demande de en cours.
pièce à
mande de mise fournir mise à disposi- - La validation
Structure
04 à disposition de tion de l’agent des demandes de
d’origine
l’agent dans le est validée dans mise à disposition
SIGFAE le SIGFAE se fera selon les
Valider la de- La demande de normes en vigueur
DRH de la mande de mise mise à disposi- au MBPE
05 structure à disposition de tion de l’agent
d’origine l’agent dans le est validée dans
SIGFAE le SIGFAE
- Après validation
ou rejet, l’agent
La demande de reçoit une notifi-
Examiner et va-
Du 1er mise à disposi- cation sur son es-
lider la demande
06 MFP juin au 30 tion de l’agent pace fonctionnaire.
de mise à dispo-
juillet est examinée et - En cas de rejet,
sition
validée la procédure de
mise à disposition
est annulée
Imprimer via son La fiche des A l’issue de la cin-
espace fonction- cinq validations quième validation,
Dès l’ob-
naire la fiche des est imprimée le nom de l’agent
tention Aucune
cinq validations déposée à apparaît dans l’in-
07 Agents de la cin- pièce à
et la déposer à la DAAF et à terface SIGFAE
quième fournir
la DAAF et à la la DRH de la du chef de service
validation
DRH de la struc- structure d’ac- ayant effectué la
ture d’accueil cueil validation initiale.

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 13

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
La note de ser-
Établir et trans-
vice est établie
mettre la note de La fiche
02 se- et transmise à
08 DAAF service à la DRH des cinq
maines la DRH de la
de la structure validations
structure d’ac-
d’accueil
cueil
La validation de
la prise de service
DRH / La prise de ser- peut être du res-
Affecter / valider
Supérieur (à l’appré- vice de l’agent sort du supérieur
la prise de ser- 02 se-
09 hiérar- ciation des est validée et la hiérarchique direct
vice de l’agent et maines
chique di- DRH) DAAF est infor- de l’agent. Dans
informer la DAAF
rect mée ce cas, la DRH
devra en assurer
le suivi
Le certificat de
prise de ser-
vice est édité
Éditer et trans- et transmis au
Aucune
mettre le certificat 01 se- responsable
10 DAAF pièce à
de prise de ser- maine sectoriel des
fournir
vice au DRH ressources
humaines pour
être remis à
l’intéressé

NB : - Les délais ou les périodes indiqués dans le tableau sont à la discrétion du MFP. Ces
délais peuvent évoluer d’une année à une autre.

- Les conditions de validation des demandes de mise à disposition au sein du MBPE peuvent
évoluer en fonction des dispositions en vigueur au sein dudit ministère.

14 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 4. Arrêté portant changement de nom (Femme fonctionnaire ayant
contracté mariage ou divorcé en cours d’activité)
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Le dossier de
Constituer et dé-
A la demande de
poser le dossier
conve- changement de
01 Agent de demande de
nance de nom est consti-
changement de
l’agent tué et déposé à
nom à la DRH
la DRH
Transmettre le Le dossier de
02 jours
dossier de de- demande de
après ré-
02 DRH mande de chan- changement de
ception du
gement de nom nom est transmis
dossier
à la DAAF à la DAAF
Transmettre le - Demande Le dossier de
02 jours adressée à
dossier de de- demande de
après ré-Monsieur le
03 DAAF mande de chan- changement de
ception du
Ministre de
gement de nom nom est transmis
dossier la Fonction
au MFP au MFP
Publique
- Acte de L’évolution du
Suivre l’évolu-
mariage ou traitement du
tion du traite-
la grosse dossier de de-
ment du dossier
mande de chan-
- DAAF de demande de Hebdoma- du divorce
04 - Copie de gement de nom
- Agent changement de daire
l’Arrêté ou est suivie sur
nom sur l’es-
la Décision l’espace fonc-
pace fonction-
d’attente de tionnaire et au
naire et au MFP
nomination MFP
Établir et mettre ou de pro- L’arrêté portant
Au plus
en ligne (espace changement de La nouvelle iden-
03 mois à motion
fonctionnaire) - Copie de nom est établi et tité de l’agent est
05 MFP compter
l’arrêté portant mis en ligne sur prise en compte
de la date la CNI
changement de l’espace fonc- dans le SIGFAE
de dépôt
nom tionnaire
L’arrêté portant
Imprimer l’arrêté changement de Faire parvenir
portant chan- nom est imprimé copie dudit arreté
A la
gement de nom par l’agent via à la solde pour
conve-
06 Agent via l’espace l’espace fonc- prise en compte
nance de
fonctionnaire et tionnaire et copie du changement de
l’agent
déposer copie à est déposée à sa nom sur le bulletin
sa DRH DRH de solde

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 15

 5. Arrêtés relatifs au détachement
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
DÉBUT DE DÉTACHEMENT
Constituer et
Le dossier de
déposer le Au moins 02
demande de
dossier de mois avant le
01 Agent détachement est
demande de début du dé-
constitué et dé-
détachement à tachement
posé à la DRH
la DRH
- De-
Transmettre mande Le dossier de
02 jours
le dossier de adressée demande de
après récep-
02 DRH demande de au MFP détachement
tion du dos-
détachement à - Arrêté ou est transmis à la
sier
la DAAF décision DAAF
d’attente Dès réception
de nomi- du dossier de
Transmettre nation ou demande de
02 jours Le dossier de
le dossier de de promo- détachement, le
après récep- demande de
03 DAAF demande de tion MFP procède à la
tion du dos- détachement est
détachement - Dos- suspension de la
sier transmis au MFP
au MFP sier lié à solde de l’agent à
l’emploi la date d’effet du
obtenu détachement
Suivre l’évo- - Avis
favorable L’évolution du
lution du
de la traitement du
traitement du
structure dossier de de-
dossier de
DAAF Hebdoma- d’origine mande de déta-
04 demande de
Agent daire - Avis chement est sui-
détachement
favorable vie sur l’espace
sur l’espace
de la fonctionnaire et
fonctionnaire et
structure au MFP
au MFP
d’accueil
Au moins
Établir et L’arrêté portant
03 mois à
mettre en détachement est
compter de
ligne (espace établi et mis en
05 MFP la date de
fonctionnaire) ligne sur l’es-
réception du
l’arrêté portant pace fonction-
dossier au
détachement naire
MFP

16 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Imprimer l’ar- Dès la mise
rêté portant en ligne de Aucune
détachement l’arrêté por- pièce à
via l’espace tant détache- fournir L’arrêté portant
fonctionnaire ment détachement est
imprimé et copie
06 Agent Transmettre
est transmise à
copie de l’ar-
la DAAF via la
rêté portant Aucune
DRH
détachement 02 jours pièce à
à la DRH pour fournir
acheminement
à la DAAF
Copie de
Établir le certi- Le certificat de L’agent est retiré
l’arrêté
ficat de cessa- cessation de ser- des effectifs du
02 jours portant
tion de service vice de l’agent ministère. Il y
détache-
de l’agent est établi sera réintégré
ment
si à l’issue du
07 DAAF Transmettre Le certificat de détachement, il
le certificat cessation de ser- existe au sein
de cessation Aucune vice de l’agent du ministère un
de l’agent à 02 jours pièce à est transmis à la poste à pourvoir
la DRH pour fournir DRH pour être correspondant à
remise à l’inté- remis à l’intéres- son profil.
ressé sé.
RENOUVELLEMENT DE DÉTACHEMENT
- De-
mande
Constituer et
adressée Le dossier de
déposer le
Au moins 02 au MFP demande de
dossier de
mois avant la - Acte renouvellement
08 Agent demande de
fin du déta- initial de de détachement
renouvellement
chement départ en est constitué et
de détache-
détache- déposé au MFP
ment au MFP
ment

Suivre l’évo-
lution du L’évolution du
traitement traitement du
du dossier dossier de de-
de demande Aucune mande de re-
Hebdoma-
09 Agent de renouvel- pièce à nouvellement de
daire
lement de fournir détachement est
détachement suivie sur l’es-
sur l’espace pace fonction-
fonctionnaire et naire et au MFP
au MFP

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 17

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Au plus 03
Établir et L’arrêté de re-
mois à comp-
mettre en ligne nouvellement
ter de la ré-
(espace fonc- Aucune de détachement
ception de la
10 MFP tionnaire) l’ar- pièce à est établi et mis
demande de
rêté de renou- fournir en ligne sur l’es-
renouvelle-
vellement de pace fonction-
ment de déta-
détachement naire
chement
Imprimer l’ar-
rêté portant
renouvel-
L’arrêté portant
lement de 01 mois avant Aucune
renouvellement
11 Agent détachement l’échéance du pièce à
de détachement
via l’espace détachement fournir
est imprimé
fonctionnaire et
transmettre co-
pie à sa DRH
FIN DE DÉTACHEMENT
Constituer et
Le dossier de
déposer le Au moins 02 - De- demande de
dossier de mois avant lamande
12 Agent réintégration est
demande de fin du déta- adressée constitué et dé-
réintégration chement au MFP posé au MFP
au MFP - Arrêté
Suivre l’évo- portant
L’évolution du
lution du détache-
traitement du
traitement du ment
dossier de de-
dossier de - Arrêté de
Hebdoma- mande de réinté-
13 Agent demande de renouvel-
daire gration est suivie
réintégration lement de
sur l’espace
sur l’espace détache-
fonctionnaire et
fonctionnaire et ment s’il y
au MFP
au MFP a lieu
Établir et - Cessa-
Au plus 03 tion de L’arrêté de fin
mettre en ligne
mois à comp- service de détachement
(espace fonc-
ter de la date - Arrêté de et de rappel en
tionnaire) l’ar-
14 MFP de réception nomina- activité est établi
rêté de fin de
de la de- tion et mis en ligne
détachement
mande de sur l’espace
et de rappel en
réintégration fonctionnaire
activité
Se présenter à Arrêté de L’agent s’est pré-
la DAAF avec fin de dé- senté à la DAAF
l’acte de fin de A sa conve- tachement avec l’acte de
15 Agent
détachement nance et de détachement
et de rappel en rappel en et de rappel en
activité activité activité

18 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
L’agent est af-
Affecter l’agent
fecté dans une
dans une
16 DAAF 01 mois structure du
structure du
ministère par la
ministère
DAAF
Acte de
Délivrer un fin de dé- Le certificat de
Un certificat de
certificat de tachement reprise de service
reprise de ser-
reprise de et de et l’attestation
vice et une at-
service et une rappel en de présence au
testation de pré-
attestation de activité poste ne sont
17 DRH 02 semaines sence au poste
présence au délivrés qu’en cas
sont délivrés à
poste à l’agent de disponibilité de
l’agent et copies
et transmettre poste dans une
sont transmises
copies à la structure du Mi-
à la DAAF
DAAF nistère
Transmettre
Le certificat de
le certificat
reprise de ser-
de reprise de Aucune
vice et l’attesta-
18 DAAF service et l’at- 02 jours pièce à
tion de présence
testation de fournir
au poste sont
présence au
transmis au MFP
poste au MFP
- Certificat
de reprise
de service
Régulariser La solde de
- Attes-
19 MFP la solde de 01 mois l’agent est régu-
tation de
l’agent larisée
présence
au poste

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 19

 6. Arrêtés relatifs à la disponibilité
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
DÉBUT DE DISPONIBILITÉ
- De- Le dossier
Constituer et
mande de demande
déposer le
A la conve- adressée de mise en
dossier de de-
01 Agent nance de au MFP disponibilité
mande de mise
l’agent - Arrêté est constitué
en disponibilité
ou la et déposé à la
à la DRH
Décision DRH
d’attente
de nomi-
nation ou
de Promo- Le dossier de
Transmettre le
demande de
dossier de de- 02 jours après tion
- Avis fa- mise en dis-
02 DRH mande de mise la réception
vorable de ponibilité est
en disponibilité du dossier
la struc- transmis à la
à la DAAF
ture d’ori- DAAF
gine

Dès réception du
dossier de de-
Le dossier de
Transmettre le - De- mande de mise
demande de
dossier de de- 02 jours après mande en disponibilité la
mise en dis-
03 DAAF mande de mise la réception adressée FP procède à la
ponibilité est
en disponibilité du dossier au MFP suspension de la
transmis au
au MFP - Arrêté solde de l’agent à
MFP
ou la la date d’effet de la
Décision disponibilité
d’attente L’évolution
Suivre l’évolu-
de nomi- du traitement
tion du traite-
nation ou du dossier
ment du dossier
de Promo- de demande
de demande
DAAF Hebdoma- tion de mise en
04 de mise en
Agent daire - Avis fa- disponibilité
disponibilité sur
vorable est suivie sur
l’espace fonc-
de l’admi- l’espace fonc-
tionnaire et au
nistration tionnaire et au
MFP
d’origine MFP
- Borde- L’arrêté de
Établir et mettre Au plus 03 reau d’en- mise en dis-
en ligne (es- mois à comp- voi de la
ponibilité est
pace fonction- ter de la date DAAF
05 MFP établi et mis
naire) l’arrêté de réception
en ligne sur
de mise en dis- du dossier au
l’espace fonc-
ponibilité MFP
tionnaire

20 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
L’arrêté de
Imprimer l’arrê-
mise en dis-
té de mise en Dès la mise Aucune
ponibilité est
disponibilité via en ligne de pièce à
imprimé via
l’espace fonc- l’acte fournir
l’espace fonc-
tionnaire
tionnaire
06 Agent Transmettre L’arrêté de
copie de l’arrê- mise en dis-
té de mise en Aucune ponibilité est
disponibilité à 02 jours pièce à transmis à
la DRH pour fournir la DRH pour
acheminement acheminement
à la DAAF à la DAAF
Copie de Le certificat
Établir le certi-
l’arrêté de de cessation
ficat de cessa-
02 jours mise en de service de
tion de service
disponibi- l’agent est
de l’agent
lité établi
07 DAAF Le certificat
Transmettre
de cessation
le certificat de
Aucune de service de
cessation de
02 jours pièce à l’agent est
service à la
fournir transmis à la
DRH pour être
DRH pour être
remis à l’agent
remis à l’agent
RENOUVELLEMENT DE DISPONIBILITÉ
Constituer et Le dossier
déposer le 02 mois avant de renouvel-
dossier de la fin de la - De- lement de
08 Agent demande de 1ère année mande de disponibilité
renouvellement de disponibi- renouvel- est constitué
de disponibilité lité lement de et déposé au
au MFP disponibili- MFP
té au MFP L’évolution du
Suivre l’évolu- (manus- traitement du
tion du traite- crite) dossier de de-
ment du dossier - Arrêté de mande de re-
de demande de mise en
Hebdoma- nouvellement
09 Agent renouvellement disponibi- de disponibi-
daire
de disponibilité, lité lité est suivie
sur l’espace
sur l’espace
fonctionnaire et
fonctionnaire
au MFP
et au MFP

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 21

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Au plus
Établir et mettre 03 mois à L’arrêté de re-
en ligne (es- compter de nouvellement
pace fonction- la date de de disponibi- La mise en dispo-
10 MFP naire) l’arrêté réception de lité est établi nibilité de l’agent
de renouvelle- la demande et mis en ligne est renouvelée
ment de dispo- de renouvel- sur l’espace
nibilité lement de Aucune fonctionnaire
disponibilité pièce à
Imprimer l’ar- fournir
L’arrêté por-
rêté portant
tant renouvel-
renouvellement
01 mois avant lement de dis-
de disponibilité
11 Agent l’échéance de ponibilité est
via l’espace
la disponibilité imprimé sur
fonctionnaire
son espace
et transmettre
fonctionnaire
copie à sa DRH
FIN DE DISPONIBILITÉ (Rappel en activité)
Constituer et - De- Le dossier de
Au moins 02
déposer le mande demande de
mois avant la
dossier de de réin- réintégration
12 Agent fin de la mise
demande de tégration est constitué
en disponibi-
réintégration au adressée et déposé au
lité
MFP au MFP MFP
- Certificat L’évolution
Suivre l’évolu- de ces- du traitement
tion du traite- sation de du dossier de
ment du dossier service demande de
de demande Hebdoma- - Arrêté de
13 Agent réintégration
de réintégration daire mise en est suivie sur
sur l’espace disponibi- l’espace fonc-
fonctionnaire et lité tionnaire et au
au MFP
MFP
Établir et mettre Au plus 03 L’arrêté de fin
en ligne (es- mois à comp- de disponibi-
Aucune
pace fonction- ter de la lité est établi
14 MFP pièce à
naire) l’arrêté réception du et mis en ligne
fournir
de fin de dispo- dossier au sur l’espace
nibilité MFP fonctionnaire
L’agent s’est
Se présenter à Arrêté
présenté à la
la DAAF avec de fin de
DAAF avec
l’acte de fin de A sa conve- disponibi-
15 Agent l’acte de fin de
disponibilité et nance lité et de
disponibilité et
de rappel en rappel en
de rappel en
activité. activité
activité

22 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Affecter l’agent L’agent est
Aucune
dans une struc- affecté dans
16 DAAF 01 mois pièce à
ture du Minis- une structure
fournir
tère du Ministère
Un certificat
Délivrer un cer- Le certificat de
de reprise de
tificat de reprise reprise de service
service et une
de service et et l’attestation de
attestation de
une attestation Aucune présence ne sont
présence au
17 DRH de présence au 02 semaines pièce à délivrés qu’en cas
poste sont dé-
poste à l’agent fournir de disponibilité de
livrés à l’agent
et transmettre poste dans une
et copies sont
copies à la structure du Minis-
transmises à
DAAF tère
la DAAF
Le certificat
Transmettre
de reprise de
le certificat
service et une
de reprise de Aucune
attestation de
18 DAAF service et une 02 jours pièce à
présence au
attestation de fournir
poste sont
présence au
transmis au
poste au MFP
MFP
Aucune La Solde de
Régulariser la
19 MFP 01 mois pièce à l’agent est
solde de l’agent
fournir régularisée

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 23

 7. Attestation du SGG relative à la Mise en formation hors Côte d’Ivoire
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
- Formulaires Les formu-
Retirer les de mise en laires de mise
formulaires formation en formation
de mise en hors Cote hors Côte
formation hors d’Ivoire d’Ivoire sont Pour une meil-
Côte d’Ivoire (Fiche d’iden- retirés auprès leure prise en
auprès du tification de du MFP ou charge, le dossier
MFP ou sur l’agent ;
Au moins 02 sur l’espace de mise en for-
son espace - Lettre de
mois avant fonctionnaire mation hors Côte
01 Agent fonctionnaire demande
le début de de l’agent d’Ivoire doit être
de mise en
la formation transmis au MFP
formation Le dossier de
Remplir et 03 mois avant le
adressée au demande de
déposer le début de la for-
MFP ; mise en for-
dossier de mation.
- Fiche d’avis mation hors
demande
favorable du Côte d’Ivoire
de mise en
ministère de est rempli et
formation à la
tutelle) déposé à la
DRH
- Attestation DRH
d’admission
Examiner et - Attestation Le dossier
transmettre de bourse de demande
le dossier ou justificatif de mise en
02 DRH de demande 02 jours de prise en formation est
de mise en examiné et
charge (fa-
formation à la transmis à la
DAAF cultatif)
DAAF
Le dossier
Transmettre le
de demande
dossier de de-
de mise en
03 DAAF mande de mise 02 jours
formation est
en formation au
Dossier de transmis au
MFP
demande MFP
Au plus de mise en
03 mois à formation
Le projet de
Élaborer le pro- compter de
04 MFP CCM est éla-
jet de CCM la réception
boré
du dossier
au MFP

24 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Suivre le pro-
cessus de La CCM est
signature de Hebdoma- signée par
05 MFP
la CCM par daire les Ministres
les Ministères concernés
concernés
La CCM est
Transmettre la
transmise au
CCM au SGG Dès signa-
SGG pour
pour adoption ture du pro-
adoption en
en Conseil de jet de CCM
Conseil des
Ministres
Ministres
06 MFP Aucune pièce
Transmettre à fournir Les copies de
copie de la Dès la si- la CCM et de
CCM et copie gnature l’attestation
de l’attestation desdits do- du SGG sont
du SGG à la cuments transmises à
DAAF la DAF
La CCM et
Transmettre la l’attestation
CCM et l’attes- Dès récep- du SGG sont
07 DAAF tation du SGG tion desdits transmises à
à la DRH pour documents la DRH pour
remise à l’agent remise à
l’agent
Le certificat
Délivrer un cer- de cessation
tificat de cessa- - CCM de service
Dès récep-
tion de service à - Attestation est délivré
08 DRH tion desdits
l’agent et trans- du SGG à l’agent et
documents
mettre copie à copie est
la DAAF transmise à la
DAAF

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 25

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
- Courrier de
notification
- Se présenter
de fin de for-
au MFP en vue L’agent s’est
mation
de recevoir une présenté au
Agent (De - Rapport ou
attestation de Dès son MFP en vue
son retour mémoire de
09 fin de formation retour de de recevoir
de forma- fin de forma-
pour la régula- formation une attesta-
tion) tion
risation de sa tion de fin de
-Copie du di-
situation admi- formation
plôme de fin
nistrative
de formation

L’attestation Une copie de l’at-

Établir et déli- Dès présen-
Aucune de fin de for- testation délivrée
vrer l’attestation tation de
10 MFP pièce à four- mation est par le MFP doit
de fin de forma- l’agent au
nir établie et déli- être déposée à sa
tion à l’Agent MFP
vré à l’agent DRH
Le certificat
Établir et déli-
Dès présen- Attestation de reprise de
vrer un certificat
11 DRH tation de de fin de for- service est
de reprise de
l’agent mation établi et déli-
service à l’agent
vré à l’agent

NB : Cette procédure concerne les formations dont la durée excède 21 jours.

26 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 8. Arrêté portant mobilité professionnelle
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
- De- - L’agent doit dispo-
mande ser de cinq (05) ans
écrite de d’ancienneté dans
mobilité l’emploi actuel ;
Formuler une A sa conve- profes- La demande - L’emploi souhaité
demande nance s’il sionnelle écrite de mo- doit être du même
écrite de jouit d’au adressée bilité profes- grade et de la
01 Agent mobilité pro- moins cinq au Ministre sionnelle est même famille que
fessionnelle ans dans de la formulée et l’emploi actuel.
adressée au l’emploi ac- Fonction adressée au - l’agent peut solli-
Ministre tuel Publique ; Ministre citer l’avis favorable
- Avis fa- de son supérieur
vorable du hiérarchique avant
supérieur transmission au
hiérar- Ministre de tutelle
Apprécier chique
(facultatif) L’opportunité
l’opportunité
- Arrêté de la mobilité
de la de-
de nomi- profession-
mande de
nation ou nelle est ap-
mobilité pro-
de promo- préciée, un
fessionnelle,
A sa conve- tion dans avis favorable
02 Ministre émettre
nance l’emploi est émis et le
un avis et
actuel ; dossier est
transmettre
- Photoco- transmis au
le dossier au
pies léga- Ministre de la
Ministre de
lisées des Fonction Pu-
la Fonction
titres ou blique
Publique
diplômes
issus des
formations
Au plus profes- La requête
Analyser la 03 mois à sionnelles Le Ministre de la
de l’agent est
requête de compter de en rapport Fonction Publique
03 MFP analysée et
l’agent et la réception avec l’em- peut rejeter la de-
suite lui est
donner suite du dossier au ploi sollici- mande de mobilité
donnée
MFP té ;
- Curricu-
lum vitae

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 27

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Imprimer l’ar-
L’arrêté por-
rêté portant
Aucune tant mobilité
mobilité en
pièce à profession-
cas de suite
fournir nelle est im-
favorable du
primé
MFP
Informer sa Dès sa mise La DRH est
04 Agent
DRH en vue en ligne informée en
de la prise en vue de la prise
Arrêté
compte de en compte de
portant
la nouvelle la nouvelle
mobilité
situation ad- situation ad-
ministrative ministrative de
de l’agent l’agent

28 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 9. Décision de congé annuel
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
La liste
La liste des
Transmettre à des fonc-
Avant fin agents devant
la DAAF la liste tionnaires
novembre bénéficier du
01 DRH des agents de- totalisant
de l’an- congé annuel est
vant bénéficier au moins
née N transmise à la
du congé annuel une année
DAAF
d’activité
Tout nouveau
Élaborer et Au plus
Les décisions de fonctionnaire ne
transmettre aux tard le 31 Aucune
congé sont éla- totalisant pas une
02 DAAF DRH les déci- décembre pièce à
borées et trans- année d’activité
sions de congé de l’an- fournir
mises aux DRH n’a pas droit au
des agents née N
congé annuel
Au plus
Mettre à la dis- Les décisions de
tard le 2 Aucune
position des congé sont mises
03 DRH janvier de pièce à
agents les déci- à la disposition
l’année fournir
sions de congé des agents
N+1

NB : Un fonctionnaire mis à la disposition du MBPE, en provenance d’un autre Ministère, peut

bénéficier de son congé de l’année N-1 s’il fournit la preuve (attestation de non jouissance
de congé) qu’il n’a pas joui de ce congé dans son administration d’origine.

10. Certificat de cessation de service pour congé annuel

PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
- Le congé annuel
peut être fractionné
Adresser une selon la volonté de
demande de l’agent et l’accord de
01 semaine La demande
départ en sa hiérarchie.
avant sa de départ en
congé annuel, - Le fonctionnaire qui
01 Agent date de congé annuel
visée par son n’a pas bénéficié de
départ en est adressée à
supérieur hié- ses congés au titre
congé la DRH
rarchique, au Décision de l’année N-1 et N-2,
DRH de congé peut être autorisé à
en jouir, à titre excep-
tionnel.
Délivrer le 02 jours La délivrance du cer-
Le certificat de
certificat de avant la tificat de cessation de
cessation de
02 DRH cessation date d’effet service consacre le
service est dé-
de service à de la ces- départ de l’agent en
livré à l’agent
l’agent sation congé

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 29

 11. Certificat de reprise de service après congé annuel
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Une demande
Formuler une
de reprise
demande de A la date de
de service
reprise de ser- reprise indi-
- Copie du visée par le
vice visée par quée sur le
01 Agent certificat de supérieur hié-
le supérieur certificat de
cessation rarchique est
hiérarchique cessation de
formulée et
et adressée service
adressée au
au DRH
DRH
- Demande
de reprise
visée par le
Délivrer un Le certificat de
supérieur
certificat de reprise de ser-
02 DRH 01 jour hiérar-
reprise de ser- vice est délivré
chique
vice à l’agent à l’agent
- Copie du
certificat de
cessation

12. Décision pour congé de maladie

PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Constater une La pathologie
pathologie chez chez l’agent né-
l’agent nécessi- Aucun cessitant un ar- Le fonctionnaire
tant un arrêt de délai rêt de travail de dont la pathologie
travail de plus de plus de 15 jours est constatée, saisit
Médecin Aucune
15 jours est constatée le conseil de santé
01 de l’admi- pièce à
soit directement,
nistration fournir Le certificat
Produire un certi- soit par le biais de
médical sur son supérieur hié-
ficat médical sur Aucun
l’état de santé rarchique.
l’état de santé de délai
de l’agent est
l’agent
produit

30 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Dès déli-
- De-
Déposer le dos- vrance du
mande
sier médical au certificat Le dossier mé-
de congé
conseil de santé médical dical est déposé
02 Agent maladie
ou le faire par- par le ou parvenu au
- Dossier
venir par sa hié- médecin conseil de santé
médical
rarchie de l’admi-
de l’agent
nistration

L’agent est exa-

Examiner l’agent miné et l’avis du
Conseil de Aucun
03 et émettre un conseil de santé
santé délai Le congé peut être
avis est émis
de courte durée ou
de longue durée
Aucune
Établir et mettre pièce à
en ligne sur fournir La décision de
l’espace fonc-
congé maladie
tionnaire, la dé-
est établie et
cision de congé
04 MFP mise en ligne
de maladie de
Au plus sur l’espace
l’agent, en tenant
03 mois fonctionnaire de
compte de l’avis
à comp- l’agent
du Conseil de
santé ter de la
réception
du dos- Une copie de
Imprimer et dé- sier au la décision de
poser une copie MFP congé de ma-
de la décision Aucune ladie est impri-
05 Agent de congé de ma- pièce à mée et déposée
ladie à sa DRH fournir à la DRH de
pour être trans- l’agent pour être
mise à la DAAF transmise à la
DAAF

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 31

 13. Actes relatifs au congé de maternité (Décision de congé de maternité,
Certificat de cessation de service, certificat de reprise de service)
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Le dossier
Constituer et
de de-
déposer à la
mande de
DRH le dossier
congé pour
de demande
01 Agent couches et
de congé pour
allaitement
couches et allai-
est constitué
tement
et déposé à
- De- la DRH
mande de Le dossier
Transmettre à la congé de de de-
DAAF le dossier maternité mande de
de demande - Certificat congé pour
02 DRH
de congé pour A 07 mois de gros- couches et
couches et allai- et demi de sesse de allaitement
tement grossesse 07 mois et est transmis
demi déli- à la DAAF
Établir et trans- vré par un
médecin La décision
mettre à la DRH
de l’admi- de congé
la décision de
03 DAAF nistration est établie et
congé pour
transmise à
couches et allai-
la DRH
tement
Établir et mettre Le certificat
le certificat de de cessation
cessation de de service
04 DRH
service à la est établi
disposition de et remis à
l’agent l’agent
Dès la re-
prise de Le certificat
DRH Établir et mettre
service de reprise
(Dès le le certificat de Le certi-
de l’agent de service
05 retour de reprise de ser- ficat de
après son est établi
congé de vice à la disposi- cessation
congé de et remis à
l’agent) tion de l’agent
ma mater- l’argent
nité

NB : La femme, de retour de son congé de maternité, bénéficie d’une heure d’allaitement

par jour, pendant 15 mois.

32 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 14. Procédure disciplinaire
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Dès consta- - En cas de faute
Adresser une La demande
tation de grave, l’agent peut
Supérieur demande d’ex- Demande d’explication
manque- être suspendu à
01 hiérar- plication écrite d’explica- écrite est
ment de titre de mesure
chique à l’agent incri- tion adressée à
la part de conservatoire.
miné l’agent
l’agent - L’agent suspendu
ne peut prétendre
- Réponse qu’à la moitié du
de la de- salaire en plus de
Transmettre la Selon le La réponse à la ses allocations fa-
mande
réponse à la délai indi- demande d’ex- miliales.
d’explica-
demande d’ex- qué dans la plication écrite - L’agent est tenu
02 Agent tion écrite
plication écrite demande est transmise de répondre à la
- Toute
au supérieur d’explication au supérieur demande d’expli-
autre
hiérarchique écrite hiérarchique cation écrite, sous
pièce jus-
tificative peine d’aggraver
sa situation.
- Réponse
à la de- La réponse à la
Apprécier la
mande demande d’ex-
réponse de Le dossier transmis
d’explica- plication écrite
l’agent et la Dès récep- au Ministre doit être
Supérieur tion est appréciée
transmettre au tion de la assorti d’une pro-
03 hiérar- - Rapport et transmise au
Ministre via sa réponse de position de sanc-
chique des faits Ministre via sa
DRH, en cas l’agent tion à l’encontre de
- Toute DRH, en cas
de nécessité l’agent.
autre de nécessité
de sanction
pièce jus- de sanction
tificative
CAS DE SANCTION DE PREMIER DEGRÉ
Dossier Le Ministre n’est
Prendre la Dès ré- transmis La décision pas tenu de sanc-
décision de ception du par le de sanction tionner l’agent
04 Ministre sanction à dossier de supérieur à l’encontre dans le sens de
l’encontre de l’agent incri- hiérar- de l’agent est son supérieur hié-
l’agent miné chique et prise rarchique et de la
la DRH DRH.
La sanction de pre-
Notifier à Dès récep- La sanction mier degré est du
05 l’agent la tion de la Aucune disciplinaire ressort du Ministre
DRH sanction dis- décision de pièce à à infliger à technique ou du
ciplinaire à lui sanction du fournir l’agent lui est préfet de la loca-
infligée Ministre notifiée lité de service de
l’agent.

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 33

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
CAS DE SANCTION DE SECOND DEGRÉ
Saisir la DRH La DRH est
par un rapport Dès récep- saisie par un
circonstan- tion de la rapport cir-
cié des faits réponse à constancié des
Supérieur
justifiant la la demande faits justifiant
06 hiérar-
nécessité d’explica- la nécessité
chique
de traduire tion écrite- Rapport de traduire
l’agent devant adressée à circons- l’agent devant
le conseil de l’agent tancié des le conseil de
discipline faits discipline
Transmettre - Réponse
Le dossier de
le dossier à la de-
Dès récep- l’agent incrimi-
de l’agent mande
07 DRH tion du dos- né est transmis
incriminé au d’explica-
sier au Ministre via
Ministre via la tion
la DAAF
DAAF - Toute
Quinze (15) autre
jours dès pièce jus-
Saisir le Le MFP est
réception de tificative
MFP en vue saisi en vue
la réponse à
de traduire de traduire
08 Ministre la demande
l’agent devant l’agent devant
d’explica-
le Conseil de le Conseil de
tion écrite
discipline discipline
adressée à
l’agent
Convo-
Au plus L’agent est
Convoquer cation
03 mois à convoqué à
MFP/ l’agent à com- signée du
compter de comparaître
09 Conseil de paraître de- Président
la notifica- devant le
discipline vant le conseil du Conseil
tion de sus- Conseil de dis-
de discipline de Disci-
pension cipline
pline
Notifier sa
La décision de
décision de
sanction ou de
sanction ou
rétablissement
de rétablis- Dès la dis- Aucune
pour transmis-
10 MFP sement à la ponibilité de pièce à
sion à l’agent
DAAF pour la décision fournir
via la DRH est
transmission
notifiée à la
à l’agent via
DAAF
la DRH

NB : De nouvelles dispositions législatives confèrent aux ministères techniques en charge

des forces paramilitaires de prendre des sanctions de 2nd degré à l’encontre des agents
relevant desdits corps sans toutefois se référer au Ministère de la Fonction Publique.

34 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 III. LA PROCÉDURE D’ÉTABLISSEMENT DE L’ACTE
DE FIN DE CARRIÈRE
La fin de carrière du fonctionnaire peut prendre plusieurs formes : l’atteinte de la limite
d’âge réglementaire, le décès et la démission. Ce manuel se limite à décrire la procédure
relative aux cas de la limite d’âge réglementaire et du décès.

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 35

 Arrêté de radiation
PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Notifier par
courrier 06 mois
La date de dé-
la date de avant sa
Aucune pièce à part à la retraite
01 DRH départ à la date de
fournir est notifiée au
retraite au départ à
fonctionnaire
fonction- la retraite
naire
Agent / Constituer - Extrait de nais-
03 mois sance de l’inté- Le dossier de
Ayant droit et déposer
avant la ressé(e) radiation est
02 (cas de le dossier
date de - copie de la CNI constitué et dé-
décès de de radiation de l’intéressé(e)
départ posé à la DRH
l’agent) à la DRH - Certificat de
première prise de
Transmettre service de l’inté- Le dossier est
01 se- ressé
03 DRH le dossier à - Arrêté de nomi- transmis à la
maine
la DAAF nation de l’inté- DAAF
ressé(e)
- Arrêté de Pro-
motion
- Bulletin de solde
de l’année en
cours de l’intéres-
sé(e)
- Bulletin de solde
du mois de décès
(cas d’agent dé-
cédé)
- État signalétique
des services mili-
taires (cas éven-
tuel)
Transmettre - Attestation de
01 se- présence (non- Le dossier est
04 DAAF le dossier enseignant)
maine transmis au MFP
au MFP - Acte de mariage
ou acte de chan-
gement de nom
- Extraits de
naissance des
enfants
- Acte de mariage
du fonctionnaire
ayant droit
- Photocopie de
la CNI du dépo-
sant (si ce dernier
n’est pas le titu-
laire du dossier

36 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Suivre l’évo-
lution du L’évolution du
- DAAF traitement traitement du
- Agent / du dossier Hebdo- Aucune pièce à dossier est sui-
05
Ayant droit sur l’espace madaire fournir vie sur l’espace
fonction- fonctionnaire et
naire et au au MFP
MFP
Établir et
Au plus
mettre en L’arrêté portant
03 mois
ligne (es- radiation est
dès ré-
pace fonc- Dossier de radia- signé et mis en
06 MFP ception
tionnaire) tion ligne sur l’espace
du dos-
l’arrêté fonctionnaire de
sier au
portant ra- l’agent
MFP
diation
Établir et
transmettre L’agent ou l’ayant
le Certificat Le Certificat de droit qui récupère
de Ces- Cessation de son CCP, doit
01 se- Copie de l’arrêté
07 SOLDE sation de Paiement (CCP) le déposer à sa
maine de radiation
Paiement est établi et DRH en com-
(CCP) à transmis au MFP plément de son
l’agent ou dossier
l’ayant droit
Au plus
Établir l’at- 01 mois
testation de à comp- - Dossier de ra- L’Attestation de
Régularisa- ter de la diation Régularisation de
08 MFP tion de Si- date de - Copie de l’arrêté Situation Adminis-
tuation Ad- signature de radiation trative (ARSA) est
ministrative de l’ar- établie
(ARSA) rêté de
radiation
Établir le
Relevé Le Relevé Gé-
Aucun Aucune pièce à
09 SOLDE Général néral de service
délai fournir
de Service (RGS) est établi
(RGS)

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 37

 PIÈCES À
ÉTAPES ACTEURS ACTIVITÉS DÉLAIS RÉSULTATS OBSERVATIONS
FOURNIR
Récupérer
L’ARSA et le RGS
l’ARSA et le
sont récupérés
RGS auprès
auprès du MFP
du MFP
Demander
à l’agent Dès dis-
La composition
de fournir ponibilité
du dossier à
10 DAAF les pièces de l’AR-
transmettre à Les pièces com-
complémen- SA et du
la CGRAE est plémentaires sont
taires en RGS
fonction de la fournies et le dos-
vue de la
situation adminis- sier est transmis
constitution
trative et civile de à la CGRAE
de son dos-
chaque fonction-
sier à trans-
naire
mettre à la
CGRAE
- DAAF Suivre l’évo- La pension est
L’évolution du
- Agent / lution du perçue par l’in-
Hebdo- Aucune pièce à traitement du
11 - Ayant traitement téressé à l’issue
madaire fournir dossier est suivie
droit du dossier à du traitement du
à la CGRAE
la CGRAE dossier

NB : La procédure d’établissement des actes de fin de carrière liés à la limite d’âge

réglementaire est identique à celle liée au décès. Toutefois, lorsqu’il s’agit du décès, l’étape
1 de la présente procédure n’intervient pas.

38 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I

 CONCLUSION
Le Ministère du Budget et du Portefeuille de l’État dispose dorénavant d’un outil efficace
de gestion des ressources humaines qui oriente de façon objective sur les procédures
d’élaboration des actes de carrière des fonctionnaires et agents de l’État qui l’animent.

Il présente l’intérêt à la fois d’équilibrer les interactions entre les structures du Ministère et
d’aider les fonctionnaires et agents de l’État à mieux intégrer les différentes démarches qui
s’imposent à eux en fonction des situations qui ont cours dans leur carrière.

La rationalisation de la gestion des effectifs nécessite que le Ministère se dote d’outils tels
que le cadre organique et le référentiel des emplois et des compétences dont la description
des activités qui en découlent, pourra constituer une composante des futures versions du
présent manuel.

MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I 39

 BIBLIOGRAPHIE

• Loi n°92-570 du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique ;

• Loi n°2015-532 du 20 juillet portant Code du travail ;


• Décret n°93-607 du 02 juillet 1993 portant modalités communes d’application du

statut général de la Fonction Publique ;


• Décret n°93-608 du 02 juillet 1993 portant classification des grades et emplois dans
l’administration de l’État et dans les établissements publics nationaux ;


• Décret n°93-609 du 02 juillet 1993 portant modalités particulières d’application du
statut général de la Fonction Publique.


• Décret n°95-92 du 1er février 1995 portant organisation de la formation professionnelle
des candidates fonctionnaires, des fonctionnaires et agents relevant des ministères,
établissements publics nationaux et collectivités locales ;


• Décret n°2011-325 du 12 octobre 2011 portant institution du poste de Directeur des
Ressources Humaines dans tous les Ministères ;


• Décret n°2015-68 du 4 février 2015 portant création, attributions, organisation et
fonctionnement du Système de Gestion Intégré des Fonctionnaires et Agents de
l’État ;


• Décret n°2018-39 du 17 janvier 2018 portant organisation du Ministère de la Fonction
publique ;


• Décret n°2019-1120 du 18 décembre 2019 portant organisation du Ministère auprès
du Premier Ministre chargé du Budget et du Portefeuille de l’État.

40 MANUEL DE PROCÉDURES D’ÉTABLISSEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS EN RESSOURCES HUMAINES Version I