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Module d’EXCEL NIVEAU 2 AFPE-NTIC

PLAN DU COURS EXCEL II


CHAP.I NOTION DE REFERENCE

1. REFERENCE ENTRE FEUILLES DE CALCUL


2. REFERENCE ENTRE CLASSEURS
3. REFERENCE PAR ETIQUETTE

CHAP. II LES FONCTIONS DE LA GESTION D’UNE BASE DE DONNEES

1. LA FONCTION ‘’SI’’IMBRIQUE
2. LA FONCTION SOMME.SI
3. LA FONCTION DE RECHERCHE V
4. LA FONCTION DE RECHERCHE H

CHAP.III LES DIFFERENTES COMMANDES D’UNE BASE DE DONNEES.

1. LA COMMANDE TRI
2. LA COMMANDE FILTRE
3. LES SOUS TOTAUX
4. LE TABEAU CROISE DYNAMIQUE ET LE GRAPHIQUE DYNAMIQUE

CHAP.IV LA MACRO

1. DEFINITION
2. L’ELABORATION DE LA MACRO
3. LA SUPPRESSION DE LA MACRO

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CHAP.I. NOTION DES REFERENCES

1. DEFINITION

Une référence est une adresse à laquelle on se réfère lorsqu’on veut effectuer une opération quelconque en
EXCEL. Nous avons précédemment étudié les différentes sortes de référence que l’on utilise en EXCEL.

2. LA REFERENCE ENTRE CLASSEURS

On parle de la référence entre classeurs lorsqu’il s’agit d’une opération effectuée dans une feuille quelconque
en faisant allusion à une autre feuille de calcul, ainsi une feuille de calcul a comme référence le nom de la dite
feuille suivi de la référence en absolue ou en relative de la cellule dont on veut faire allusion.
Exemple : CLIENT ! B2 ou encore CLIENT !$B$2 ; cela signifie que nous faisons allusion à une cellule B2 de la
feuille CLIENT
EXERCICE 1
Une société destinée à effectuer les opérations de change emploie deux feuilles de calcul ; l’une enregistre le
montant en franc congolais et l’autre effectue la conversion de la monnaie congolaise en d’autres monnaies
étrangères selon leurs taux respectifs, ces deux feuilles se présentent de la manière suivante ;

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Pour se référer à la feuille CLIENT et à la cellule A2 il faudra saisir dans la cellule C2 la syntaxe suivante ;
=CLIENT !$A$2/B2 une fois que la réponse est trouvée elle sera incrémentée

3. LA REFENCE ENTRE CLASSEURS

On parle de la référence entre classeurs lorsqu’il s’agit des opérations effectuées dans un classeur en faisant
allusion à une référence d’un autre classeur, ainsi une cellule pointée dans un classeur a comme référence le
nom de ce classeur entre crochet suivi de la référence de la feuille comme nous l’avons vu précédemment.
Exemple : [BEN] CLIENT ! B2 ou encore [BEN] CLIENT !$B$2 cela signifie qu’on fait référence à une cellule B2 se
trouvant dans la feuille CLIENT du classeur BEN.
Supposons que le montant de franc congolais se trouvait dans un classeur appelé BEN et dans la cellule A2 de la
feuille CLIENT et que les monnaies étrangères sur lesquelles il faut trouver l’équivalence se trouvait dans un
autre classeur d’un quelconque nom, le calcul sera effectué dans ce dernier classeur à la première cellule de la
colonne de l’équivalence de la manière suivante ;
= [BEN] CLIENT !$A$2/C2
Pour une bonne compréhension l’exercice en rapport avec la référence entre classeurs sera conçu et effectué
pendant la formation.

4. LA REFERENCE PAR ETIQUETTE

On parle d’une référence par étiquette lorsqu’un ou plusieurs chiffres se trouvant dans une cellule ou dans une
plage de cellules sont remplacés par un nom qui peut être utilisé dans le calcul en remplacement de ce chiffre.

 Pour étiqueter un chiffre il suffit de sélectionner la cellule ou la plage de cellules concernée puis
dérouler le menu ‘’insertion’’ l’option non et finalement ‘’définir’’ dans la boite qui s’affiche on saisit le
nom comme étiquette puis on valide.
 Dans les offices 2007 il suffit d’activer l’onglet ‘’formule’’ et dans le groupe ‘’noms définis’’
Choisir définir un nom

Dans la boite ci-après, on saisira le nom qui sera comme étiquette du chiffre sélectionné puis on valide, dès lors
il suffira de saisir ce nom, validé pour que le chiffre s’affiche.

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Exemple
Pour garder la confidentialité de chaque membre lors sa contribution une association s’est décidé d’étiqueter le
nom de chaque membre en remplacement du chiffre de sa contribution lorsque l’un de ces membres se
présente au paiement.
Un exercice sera effectué pendant la formation

=20000+KILO

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CHAP.II : LES FONCTIONS DE LA GESTION D’UNE BASE DES DONNEES


II.1. LA FONCTION ‘’SI’’IMBRIQUE
La fonction SI imbriqué est une fonction logique nous facilitant la prise de décision d’une manière logique c.-à-d.
compte tenu de certaines conditions ou critères imposés à la base de données. Ainsi la décision prise
s’exécutera uniquement sur base de ces critères et non sur base des autres critères erronés ou non fondés.
La syntaxe de cette fonction est ;
=SI (test logique);’’valeur si vrai’’ ;’’valeur si faux’’
Le test logiqueɍ ; c’est le critère ou la condition imposée à la base de données.
La valeur si vrai ; c’est le résultat auquel on peut s’attendre dans le cas où les conditions posées sont respectées.
La valeur si faux ; c’est le résultat auquel on peut s’attendre dans le cas où les conditions ne sont pas respectées
La fonction si peut être travaillé en rapport avec un critère se trouvant sur une colonne de la base de données
ou encore sur base de deux ou plusieurs critères se trouvant sur deux ou plusieurs colonnes. L’exemple qui va
suivre nous permettra de travailler sur une base de données dont les conditions posées seront sur deux
colonnes.
Exemple ; une société de la place cherche à assainir son personnel compte tenu de mauvais rendement de
certains de ses agents afin d’élever sa rentabilité, elle se fixe deux critères suivants ;

 Tout agent dont l’âge sera supérieur à 40 il doit être assaini


 Tout agent dont le nombre d’enfant sera supérieur à 5 doit aussi être assaini et celui qui ne sera pas
dans ces deux critères il sera retenu.

Voici un bref aperçu de cette base de données ainsi que la syntaxe qui lui sera appliquées.

Une fois appuyer sur la touche entrer, la base de données affichera la décision suivante ;

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Exemple 2.
Une entreprise cherche à accorder le crédit à tous ses meilleurs clients, mais à condition qu’il ait la mention de’’
bon client‘’ et pour ce faire, il faut avoir réalisé une commande de plus de 100 tonnes et avoir une dette de
moins de 500$ (voir cahier d’exercice)
Prenons le cas de plusieurs critères se trouvant sur une colonne. Ce cas peut être observé lors de la mention à
accorder aux étudiants après délibération.
Exemple ; voici la base de données d’un institut supérieur de la place qui a enregistré les noms 1000 étudiants et
leurs pourcentages.il nous est demandé d’automatiser la mention de chacun d’eux en se basant sur les critères
suivants :

 Tout étudiant ayant 70% aura la mention ‘’DISTINCTION’’


 Tout étudiant ayant moins 40% aura la mention ‘’REFUSE’’
 Tout étudiant ayant entre 40% et 49% aura la mention ‘’AJOURNE’’
 Tout étudiant ayant entre 50% et 69% aura la mention ‘’SATISFACTION’’

Voici l’aperçu de cette base de données ainsi que la syntaxe à appliquer pour que la recopie nous affiche la
mention de chaque étudiant.

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II.2.LA FONCTION « SOMME.SI »

Est une fonction nous permettant de relever la somme d’une donnée ou d’un article de la base de données
parmi tant d’autres c a d quel que soit le nombre de fois qu’un article a été vendu, la fonction somme.si
permettra de calculer d’une manière particulière sa somme. Cette fonction a comme syntaxe ;

EXERCICE :
Un magasin présente une feuille de calcul où l’on enregistre tout article vendu dans le magasin cette base de
données se présente de la manière suivante ;

Procédure

- Après avoir calculé le prix total de chaque produit, il faut saisir le mot critère dans une de cellules de la
feuille
- Insérer la formule mentionnée ci haut dans une autre cellule de la base de données, cette formule est
expliquée de la manière suivante
 La plage signifie la sélection de toute la base de données ou la référence de toute la plage.
 Critère signifie la référence de l’endroit où l’on a saisi le mot critère
 Somme plage signifie la référence de toute la plage de cellules où l’on a effectué le prix total et après
chaque élément de la syntaxe il faut toujours insérer un point virgule. Dans le cadre de la base de
données ci-haut la formule sera la suivante ;

- une fois que cette formule est insérée il faut maintenant appuyer sur la touche enter
automatiquement le chiffre 0 sera affiché à lieu et place de la formule.
- Désormais, il suffit de saisir le nom de l’un parmi nos articles à l’endroit où se trouve critère pour que la
somme de cet article s’affiche.

N.B .Il ne faut jamais oublier le signe d’égalité avant chaque formule et le point virgule à sa place.

II.3. LA FONCTION DE RECHERCHE V


Cette fonction est utilisée dans le cadre de l’automatisation de tâche de certaines opérations arithmétique telle
que l’élaboration de la facture ou d’un bulletin de paie et dans beaucoup d’autres cas. Ce qui va nous intéresser
c’est l’élaboration de la facture.
L’exercice ci-après peut nous permettre de bien expliquer toute la procédure de la manipulation de la fonction
de recherche v.

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Pour que les taches deviennent automatiques, il faut que chaque article de la base ait un code puis il faut créer
une zone travail où il faudra élaborer la facture d’une manière automatique car l’objectif que le nom du produit,
son prix unitaire, puisse s’afficher quand on introduit un code quelconque et à quantité qu’on nous affiche
automatiquement le prix total. Pour ce faire il faut commencer par ;

 Enregistrer toute la base de données en déroulant le menu insertion, puis sur l’option Nom et Définir,
dans la boite qui s’affiche, saisir le nom qu’il faut attribuer à la base de données.
 Dans les offices 2007 il cliquer sur l’onglet formules, puis Définir un nom du groupe noms définis et dans
la boite qui s’affiche on saisit le nom de la base de données

Dans le cadre de notre exercice attribuons notre base de données un nom VENTE, puis saisissons la syntaxe dans
la cellule F2 de la colonne PRODUIT, voici comment l’info bull pourra se présenter ;

La valeur recherchée c’est la référence de la première cellule de la colonne CODE


Le mot VENTE c’est le nom de la base de données
Le numéro index col c’est le numéro de la 2 è colonne de notre base de données qui change de B en chiffre 2
La valeur proche c’est un chiffre 0 ou 1 selon la logique binaire de l’informatique.
Quand on va appuyer sur la touche enter, une valeur masquée pareille s’affiche ;

La même opération pourra se faire dans la colonne produit mais la seule différence sera observée à la place du
numéro index de colonne qui sera le chiffre 3 au lieu de chiffre 2 de la colonne produit.
Dans la cellule I2ou la colonne prix total on insere la syntaxe =G2*H2, qui se transformera à la valeur masquée
(#N/A) lorsqu’on appuie sur la touche enterafin d’automatiser le prix total.
En suite il faut incrémenter cette valeur masquée sur plusieurs lignes deson choix sur toutes les trois colonnes à
la valeur masquée. Et éffectuer la somme sur la plage du prix total afin que la somme du du prix total de la
facture soit aussi automatique.
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Notre base de données pourra se présenter de la manière suivante

Dès lors il suffira seulement d’insérer un code quelconque pour le nom de produit ainsi que son prix
apparaissent, et à chaque quantité demandée le prix total sera automatique jusqu’à afficher le prix total de la
facture.

II.4. FONCTION DE RECHERCHE H


Celle-ci s’oppère de la même manière que la première, la différence se situe au niveau de la disposition de
données en rapport avec leur codes de la base de données.

Il nous faudra incrémenter ces valeurs masquées en horizontal afin que l’automatisme s’applique chaque fois
qu’on introduit un code respectif.

CHAP.III : LES DIFFERENTES COMMANDES ET FONCTIONS D’UNE BASE DE DONNEES


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III.1. LE TRI
Il s’agit d’une commande qui permet de ranger les données d’une base se trouvant sur une ou plusieurs
colonnes selon un certain ordre croissant ou décroisant.
- Croissant ; quand les données rangées du plus petit au plus grand, ( a b c d e f g h i j k l m n o ...) ou encore
( 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …)
- Décroissant ; quand les données sont rangées du plus grand au plus petit c a d. une commande contraire à
la première.
Les textes courants et ceux contenants des chiffres stockés en tant que texte sont triés dans l’ordre suivant :

L’exercice suivant permettra de mettre en application la procédure de la fonction tri.


Voici la liste des étudiants ainsi que leurs pourcentages rangés en désordre, il nous est demandé de la mettre en
ordre afin d’afficher le premier au dernier en rapport avec leurs pourcentages.

 Dans l’office Excel 2003, on commence par sélectionner la première cellule de la base de données en suite on
déroule le menu données puis Trier, dans la boite qui s’affiche on déroule le sélecteur de la première zone
afin de choisir la colonne POURCENTAGE parce que c’est elle qui est influente par rapport à la colonne NOM
sans oublier de cliquer sur le bouton radio Décroissant de chaque zone d’autant plus que le pourcentage
commencera du plus grand au plus petit, enfin on valide le choix en cliquant sur ok.
 Dans les offices 2007 et 2010, une fois que la première cellule de la base de données est sélectionnée on
clique sur Trier et Filtrer de l’onglet Accueil du groupe Edition.

Une fois que l’option Trier et Filtrer est cliquée, effectuer l’une des actions suivantes :
- Pour trier dans l’ordre alphanumérique croissant, cliquez sur Trier de A à Z
- Pour trier dans l’ordre alphanumérique décroissant, cliquez sur Trier de Z à A
- Pour effectuer le Tri sur les valeurs et les textes concernant les deux colonnes il faut cliquer sur Tri
personnalisé et une boite s’affiche.

C’est dans cette boite où il faut sélectionner les différentes options dont on peut avoir besoin pour le Tri de
cette base de données.

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Dans le cas de l’exercice précèdent, le choix suivant sera opéré

Et finalement le tri est effectué après avoir cliqué sur ok

III.2 LA COMMANDE FILTRE

Cette commande nous permettra d’extraire une ou plusieurs informations en rapport avec une donnée se
trouvant sur une ou plusieurs colonnes.
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Quand l’information à extraire se trouve uniquement au niveau d’une colonne on parle de filtre automatique.
Quand les informations à extraire se trouvent au niveau de deux ou plusieurs colonnes on parle du filtre
élaboré.
 Dans Excel 2003 pour appliquer le filtre automatique, il suffit de dérouler le menu Données puis sur Filtre et
l’autre sous menu choisir Filtre automatique, à cette action, certaines petites flèches apparaissent sur l’entête
de chaque colonne, il suffit de dérouler le sélecteur de la colonne dont on a besoin de chercher les
informations.

Supposons que nous cherchons des informations en rapport le nom KILO de ce tableau, les informations
suivantes seront affichées ;

 Dans les offices 2007 et 2010 il suffit de cliquer sur Trier et Filtrer de l’onglet Accueil du groupe option puis
choisir Filtrer avancé dans l’autre menu qui apparaît, et la base de données s’affiche de la manière ci-haut.
Pour supprimer ce filtre on clique de nouveau sur Filtre.
 Dans Excel 2003 pour le filtre élaboré, il suffit d’élaborer une zone de critère comportant l’entête de chaque
colonne à côté de la base de données d’origine où l’on peut renseigner deux ou plusieurs informations à
extraire.

Supposons que nous cherchons les informations en rapport avec le nom KILO de notre base de données
qui sont mariés.

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Pour que ces informations s’affichent, une fois qu’elles sont saisies dans cette zone de critère on clique
successivement sur menu Données, Filtre, Filtre élaboré et la boite ci-après s’affiche ;

Dès lors il suffira de sélectionner la zone de critère pour que sa référence s’insère dans la zone blanche de
critères une fois qu’on valide, les informations recherchées s’affichent.
 Dans les offices 2007 et 2010, on clique sur Filtre Avancé de l’onglet Données du groupe Trier et Filtrer

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Et la boite ci-après de filtre avancé s’affiche, la sélection de la zone de critère permettra d’afficher une autre
boite dont l’image est droite

Une fois que cette boite sera validée les informations suivantes peuvent être affichées pour le cas de notre base
de données.

Pour revenir encore une fois à la base de données il suffit de cliquer sur Effacer du même onglet et du même
groupe.

III.3.LA COMMANDE SOUS TOTAUX


Cette commande permettra de regrouper la somme de chacun des articles enregistrés dans une base de
données sous des rubriques. Cette opération ne peut être possible que quand toutes les valeurs textes c à d .la
colonne des articles ont été triée et leurs valeurs numériques ont été calculées c à d le prix total de chaque
article par rapport à sa quantité.
L’exercice ci-après nous guidera dans la procédure de l’application de sous totaux.

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Après le tri de la colonne PRODUIT le tableau s’affichera de la manière suivante

Dès lors, dans Excel 2003 il faudra successivement dérouler le menu Données, puis sur sous totaux, et valider si
les rubriques à chaque changement de produit, utiliser la fonction somme et ajouter un sous total à PT sont
d’avance sélectionnées.
 Dans les offices 2007 et 2010 la procédure est la même tel que nous indique cette image ci-après ;

La boite suivante s’affiche après cette procédure

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Une fois valider la base de données s’affichera de la manière suivante ;

III.4. LE TABLEAU CROISE DYNAMIQUE

C’est un tableau qui regroupe aussi les données sous forme de rubriques comme cela se faisait dans le calcul de
sous totaux, la seule différence est que dans le tableau croisé dynamique on peut faire abstraction à certaines
colonnes et en même temps changer la disposition de la colonne ou ligne et vice versa.

Prenons le cas de la base de données suivante.

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Le tableau croisé dynamique on peut nous afficher la somme totale de chaque client selon les rubriques en
horizontale ou en verticale. Cela se fait de la manière suivante ;
Dans l’office 2003.
Dérouler le menu données, puis tableau croise dynamique.
Dans la boite qui s’affiche cliquer sur le bouton suivant jusqu’à afficher la boite suivante ;

Ici il faudra cocher à côté d’un champ constituant l’entête de chacune de la colonne de la base de données puis
cliquer sur « Ajouter à » afin que cela s’affiche dans la zone « déposer champs de ligne ou de colonne ici » c’est
ainsi qu’on peut avoir la possibilité laisser le champs qui semble ne pas être nécessaire à regrouper. Et le tableau
pourra se présenter de la manière suivante.
N.B.
Les champs prix total sera demi cliqué vers la zone ci-haut au lieu de cliquer sur Ajouter comme tous les autres
champs.

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ce tableau affiche la somme totale de


chaque client avec le produit qu’il a
commandé sous les différentes rubriques.
On a pas choisi la colonne prix unitaire car
ça n’était pas nécessaire.

Il faut aussi signaler les colonnes peuvent


être en ligne et vice versa.

Dans l’office 2007


On déroule le menu insertion puis tableau
croisé dynamique :

Dans la boite qui s’affiche on valide le choix en cliquant sur ok et la boite suivante s’affiche ;

Désormais, il suffit seulement de cocher sur les cases représentant les entêtes de colonnes pour que le tableau
s’affiche de la manière suivante ;

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CHAP.IV. LA MACRO

IV.1. DEFINITION
Est une commande nous permettant d’automatiser les opérations en évitant une certaines tâches répétitives
avec la combinaison de la touche contrôle avec une touche du clavier qui ne peut pas avoir effet direct sur la
tâche qu’on effectue.

IV.2.L’ELABORATION DE LA MACRO

Pour élaborer une macro dans les offices 2007, il faudra d’abord afficher l’onglet Développeur si ce dernier n’est
pas affiché sur la fenêtre. Voici de quelle manière il faut procéder ;
Cliquer sur le bouton office ensuite sur option Excel

Dans la boite qui s’affiche, cocher sur l’option afficher l’onglet développeur puis sur ok et dans l’immédiat cet
onglet devient présent dans la fenêtre Excel.

L’onglet développeur

C’est a travers cet onglet que nous aurons tous les éléments nécessaires pour l’élaboration de notre macro.
L’exemple qui suit nous aidera à comprendre comment il faut appliquer la macro.
Supposons que chaque fin de la journée il nous faut toujours effectuer le prix total de chacun de nos produits,
pour éviter cette répétition d’opération, il faut créer une macro.

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Ici nous avons 4 places où il nous faut chaque fois créer une macro, dans ce cas il faut seulement créer une
macro pour la première base de données afin ça soit appliqué sur toutes les autres bases de données.
Dans l’office 2007, l’onglet développeur étant affiché, cliquer sur enregistrer une macro une fois que la cellule
de prix total est sélectionnée, dans la boite qui apparaît se retrouver sur la case de la combinaison de la touche
CTRL pour insérer la touche en question puis valider.

Retourner dans la cellule destinée à effectuer l’opération de calcul du prix total. Une fois que l’opération est
effectuée, se retrouver sur la même commande appelée cette fois ci arrêter l’enregistrement.
Pour maintenant exécuter la macro, il suffit d’être sur une autre cellule de prix total d’une autre base de
données afin d’insérer la combinaison de la touche CTRL. Désormais cette combinaison peut s’exécuter pour
effectuer la même opération sur n’importe quelle base de données de la feuille ou du classeur en général.
Dans l’office 2003, on s’intéresse au menu outils et à l’option macro puis nouvelle macro ici la boite semblable à
celle de l’office 2007 ou 2010, et on procédera de la même manière que précédemment jusqu’à l’exécution de
la macro.

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Une touche du clavier pour la combinaison

Pour maintenant supprimer une macro dans l’office 2007 ou 2010, on clique sur la commande macro de l’onglet
développeur ;

Dans la boite qui s’affiche, cliquer sur le bouton supprimer de la dite puis valider.

Ici il suffit de valider cette boite de dialogue

Dans l’office 2003 on pourra procéder de la même manière c.à.d. à partir du menu outils puis de l’option macro,
dans la boite qui s’affiche, on clique sur le bouton supprimer et finalement on valide sur la boite semblable celle
qui s’affiche dans les offices 2007 ou 2010.

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