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RPUBLIQUE DU BNIN --------------

Thme : Gestion du temps et efficacit personnelle


Communication faite par : Monsieur Amidou ADAMOU
Directeur de Cabinet du Ministre de la Rforme Administrative et Institutionnelle

Cotonou, le 26 aot 2008

GESTION DU TEMPS ET EFFICACITE PERSONNELLE

Plan : 1/ Quest-ce que le temps et sa gestion ? 2/ Pourquoi la gestion du temps ? 3/ Les facteurs de perte ? 4/ Comment grer le temps ? 5/ Quels outils ou techniques pour amliorer la gestion du temps ? Conclusion Bibliographie

1 QUEST CE QUE LE TEMPS ET SA GESTION ? - Le temps est une ressource, un facteur de production disponible en quantit limite. - Il permet de produire des biens et services. - Il est une mesure de performance de toute organisation (Administration publique ou Entreprise). Exemple : - 20 milliards de bnfice au premier trimestre 2008 - 5.000 crations demplois en 2007 - Le temps est peru travers deux faons : une approche rationnelle une approche non rationnelle Approche rationnelle Elle procde de la culture occidentale. Ici le temps est vu de faon linaire. Il est de lor Time is money , dans la conception occidentale. On parle ici aussi du paradigme de la montre. Approche irrationnelle Elle est caractristique des cultures africaines et orientales. On a une vision infinie et cyclique du temps (versus vision linaire) plus haut. Le symbolisme des saisons, des semailles et rcoltes marquent le temps.

On parle ici du paradigme de la boussole. Le temps est : - un facteur de production disponible en quantit limite (24 heures dans une journe) ; - un facteur de production non stockable, cest--dire quon ne saurait le suspendre pour une utilisation ultrieure. A la diffrence du capital financier, il ne peut tre pargn en vue dune consommation diffre. "Lessentiel dans votre vie est finalement votre temps".(Alain Lakein) "Matriser son temps, cest matriser sa vie". (Alain Lakein)

2- POURQUOI LA GESTION DU TEMPS ? Une bonne gestion du temps permet dtre organis, efficace, et performant. Le temps doit dabord tre consacr des tches prioritaires entrant de faon certaine dans le champ des objectifs fixs. Il est donc important de connatre lemploi de son temps afin de savoir : - ce que lon fait, - ce que lon a faire, - et comment on le fait.

3- LES FACTEURS DE PERTE DE TEMPS


La mauvaise gestion du temps et la contre performance de lAdministration publique :

Sources : "Etude sur lamlioration de la performance de lAdministration publique bninoise dans la Gestion du temps", PNUD, Mars 2006, Rapport ralis par Afrique Conseil. Selon le rapport de cette tude, la perte du temps dans lAdministration publique bninoise est multidimensionnelle. Elle tient des considrations : conomiques et matrielles - Conditions de travail qui influent sur la gestion du temps outils de travail ou de communication parfois dfectueux ou insuffisants ; - Promiscuit d au manque de locaux et sources de relations interpersonnelles informelles et de diversions - Qualit du cadre de travail (visibilit, aration, bruit) qui rend le cadre de travail rpugnant. - Niveau des salaires non en phase avec progression de lindice des prix la consommation do tendance voler le temps de ltat par les fonctionnaires qui devaient tre des homo conomicus.

- Socioculturelles et psychologiques la solidarit de famille, de clan, de religion prime sur la logique de rendement. une crmonie prive peut mobiliser toute une Administration le souci dappartenance communautaire prime sur lintrt gnral ou celui de lorganisation. Ceci se traduit par de nombreuses absences au service pour des raisons prives. Les facteurs de perte de temps sont entre autres : les runions trop longues et trop frquentes les manifestions officielles qui ne dmarrent pas lheure et qui durent longtemps ; les visites intempestives (visites marchandes, prives, professionnelles) ; les interruptions incontrles des collaborateurs ainsi que des suprieurs hirarchiques ; les appels tlphoniques incontrls ; le courrier qui interrompt longueur de journe ; la recherche dinformation son propre niveau ou au niveau des collaborateurs ( travers un courrier ou un dossier)

les coupures dlectricit ou les pannes diverses ; les questions dordre priv (familial, empchements personnels) les crmonies et manifestions prives qui ont des impacts sur la gestion du temps des agents (fatigue extrme au retour des Week-ends, mauvais rendement, retard au service du lundi matin, retard dans le traitement des dossiers, souci dagent, mauvaises humeurs, mauvaise sant. - Dautres pertes de temps sont aussi imputables lorganisation de lentreprise : information insuffisante en raison dune mauvaise communication avec les responsables ou les collgues ; do recherches, attentes ralisation de tches inutiles ou peu importantes qui auraient pu tre effectues par dautres personnes. Les rgles simples pour gagner du temps Entre deux moyens dexcution, choisir le plus rapide. Eviter les interruptions pour se concentrer sur le travail faire. Terminer tout travail commenc (un travail inachev est pesant en mmoire et exigera une remise en train). En accord avec le responsable, savoir dlguermais contrler les rsultats. Se mnager des pauses et des plages de scurit pour les imprvus. Pour transmettre une information simple, au lieu dcrire une lettre est-il possible de tlphoner, ou, mieux, envoyer un mot par tlcopie ? Grouper les appels tlphoniques donner ; prvoir des plages pour les rendezvous. Ne pas se laisser accaparer par les collgues ; savoir refuser.

4- COMMENT GERER LE TEMPS ? Bien grer le temps consiste planifier, placer par priorit, dlguer et organiser les activits quotidiennes. Mener bien une activit suppose laccomplissement de tches et la rsolution de problmes selon un ordre dtermin :
- dtermination des objectifs -motivation fixation de dlais concentration des efforts pour atteindre le but fix prparation du travail exploitation optimale du temps disponible rduction du temps dexcution choix des problmes essentiels classement des tches selon leur importance action plus productive concentration sur les tches essentielles vrification des rsultats comparaison prvu/ralis

- planification

- prise de dcision

- organisation dans le temps

- contrle du droulement du travail

- Comment prendre de dcision ? Lune des plus grandes difficults que lon rencontre dans lorganisation du travail quotidien est laffectation dun ordre de priorit chacune des tches qui se prsentent. La tendance naturelle pousse agir dans une vision du court terme. Un outil utile pour tablir des priorits claires qui tiennent compte la fois de lurgence et de limportance est la matrice de priorit (Principe dEisenhower) :

Importance de la tche/Urgence de la tche

Tche non urgente

Tche urgente

Tche importante

Tche importante non urgente planifier

Tche importante et urgente excuter en priorit

Tche peu importante

Tche peu importante et non urgente laisser de ct

Tche peu importante mais urgente dlguer si possible

Importance et urgence Pour le responsable il faut distinguer limportance de lurgence. En classant les tches selon leur priorit, on sassure : de travailler uniquement sur les tches importantes ou ncessaires, de traiter les affaires selon leur degr durgence, de se concentrer chaque fois exclusivement sur une tche, datteindre les objectifs dans les meilleures circonstances, dviter de laisser des tches inacheves. Le cycle personnel defficacit La planification des tches tient compte de la dure des tches, mais aussi du cycle personnel defficacit.

Chaque personne doit prendre conscience des priodes o elle travaille plus vite et mieux : dans la journe (tt le matin ? laprs midi ? le soir ?) dans la semaine (quel jour ?) Les aides la prise de dcision Le principe de Pareto rgle des 20/80 Le principe de Pareto affirme quau sein dun groupe ou dune population dfinie, une faible partie reprsente un poids bien plus lev compar sa propre proportion correspondante dans ce groupe ou cette population. Ce principe, appliqu au temps, peut se rsumer ainsi : "attaquer les problmes essentiels peu nombreux avant les problmes secondaires nombreux". Le tableau ci-dessous fait ressortir cette pratique gnrale applique la gestion du temps et inverser :

Temps utilis

Problmes rsoudre

Rsutlats obtenus

80 %

Nombreux problmes d'ordre secondaire

20 %

20 %

Problmes essentiels peu nombreux

80 %

Lanalyse ABC Cette mthode est un driv de la mthode prcdente. La technique de lanalyse ABC repose sur lexprience pratique suivant laquelle la proportion des tches importantes et moins importantes est constante par rapport au total des tches. Les diffrentes tches sont classes en trois catgories selon leur degr dimportance pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous :

Nature des tches

% par rapport au volume total des tches

Valeur de ces tches pour atteindre les objectifs

Groupe A : tches trs importantes

15 %

65 %

Groupe B : tches importantes

20 %

20 %

Groupe C : tches moins importantes ou sans importance

65 %

15 %

La dmarche pour grer le temps

Malgr une planification ordonne, certaines interruptions ou digressions sont invitables.

5- QUELS OUTILS OU TECHNIQUES POUR AMELIORER LA GESTION DU TEMPS Le pendulage Cette mthode fonde sur le chronomtrage, permet dvaluer la moyenne de temps ncessaire lexcution de travaux administratifs rptitifs. Le pendulage est utilis pour fixer des normes de travail. Il consiste valuer le temps moyen ncessaire pour lexcution dune tche. Un excutant expriment est choisi pour effectuer, allure normale, une srie de tches de mme nature. Temps dexcution moyen dune tche = temps global/nombre de tches Le pendulage permet de fixer des normes de travail et dorganiser le travail.

Lauto-analyse continue La mesure des temps permet de dcouvrir les temps improductifs et ainsi damliorer la productivit. La mthode de contrle des temps la plus utilise dans les services administratifs est lauto-analyse continue. Elle est base sur lenregistrement, par lexcutant lui-mme, des oprations effectues. Elle a pour but de connatre le temps dexcution normal des oprations confies un poste. Elle consiste calculer les moyennes de temps partir denregistrements effectues sur des imprims dauto-analyse ou dautopointage. La planification Ordonnancer des activits, les planifier, cest les rpartir dans le temps de faon tenir les dlais imposs et optimiser lutilisation des moyens : hommes, machines. La planification dfinit la situation future daprs les rsultats obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matriels et personnel. Elle se dcline en trois tapes :

-Dfinir les tches et prciser le dlai dexcution : Quel travail excuter ? Quel volume (nombre de documents) ? Quelle difficult ? De quel dlai dispose-t-on ? Ordonnancer les tches : les rpartir dans le temps Comment raliser la planification ? Quelles sont les tches les plus urgentes ? Quelles sont les priorits ? Quelles sont les antriorits ? -Suivre la ralisation et faire face limprvu Le planning est-il respect ? Comment faire face aux imprvus : absences, pannes, urgences

Les agendas Pour les activits courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mmoire et de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant. L'agenda lectronique peut tre usage individuel ou usage collectif. C'est alors un agenda classique tenu sur ordinateur. Les plannings et chanciers Un planning permet de : visualiser les prvisions concernant l'excution d'un travail, le droulement d'une activit, suivre l'excution des diffrentes phases, raliser des contrles sur l'avancement des travaux.

Quelques cueils viter Ecueil n1 La procrastination (latin : crastinus : du lendemain) : tendance tout remettre au lendemain, ajourner, temporiser. Cette tendance se rsume par lexpression je travaille mieux sous pression ; cest pourquoi je suis souvent la dernire minute . Pour certains, la crativit et la productivit rsident dans la pression. Or, la procrastination, le report au lendemain finit par rduire lespace de temps allou une tche. Conseil : essayer de morceler les grandes tches et consacrer de courtes priodes chacune des activits.

Ecueil n2 La tendance mener plusieurs tches de front. Selon cette tendance, jeffectue deux fois plus de travail lorsque je mne plusieurs tches de front or, selon les recherches, les rsultats sont moins bons dans ce cas que si vous nen accomplissez quune seule. Et pour cause, la multitche est source de perte de temps et de vitesse. Ecueil n3 La tendance renoncer, sorganiser je nai pas le temps de morganiser parce que je suis trs occup. Or sentourer de dsordre et dinorganisation est source dinefficacit, de gaspillage de temps, de distraction voire de frustration. Un travailleur perd en moyenne une heure de temps pour retrouver des renseignements ou du matriel selon les recherches. Solutions possibles : mettre de lordre dans le dsordre rgulirement consacrer 10 15 minutes par jour pour se maintenir en ordre quelques minutes suffisent pour prvenir le dsordre du temps.

CONCLUSION Grer son temps est indispensable, la fois pour dployer dans lorganisation (Administration publique ou Entreprise) une efficacit maximale et pour prserver son propre quilibre. Les pertes de temps sont dues essentiellement des dfauts de comportement ou dorganisation personnelle. La bonne gestion du temps nous aide tre organis et efficace. Elle consiste mieux investir le temps dont on dispose en : - planifiant ; - dfinissant par priorit ; - dlguant ; - organisant les activits quotidiennes.

BIBLIOGRAPHIE " Le nouvel art du temps" (Jean-Louis Servan ; Albin Michel) 2000.

" Les stratgies du temps" (Jean-Pierre Muller ; Fabrice Rosina ; Monique Selles et Jean-Pierre Testa) mai 2000.

" Le culte de l'urgence : la socit malade du temps" (Nicole Aubert ; Christophe Roux ; Dufort ; Flammarion) mars 2003.

" Le temps de la fatigue : la question sociale du mal-tre au travail" (Marc Loriol) 2000.

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