7 conseils fondamentaux pour organiser un vnement

Traditionnellement lorganisation dun vnement se droule en 3 tapes: avant, pendant, aprs. Je vous propose daborder lorganisation dun vnement en 7 phases

1 Prparer

Former un groupe projet en fonction de la taille de lvnement et rpartir les tches Choisir une formule (genre, dure), un thme et les intervenants Prparer le budget: cot total, frais logistique, publicitaire et de restauration, cot des intervenant, les sponsors,etc Identifier les objectifs de changement: rsultats attendus, les retombes souhaites Choisir une salle en fonction de sa capacit, des commodits de transport et du matriel disponible tablir un chancier et un rtro-planning Vrifier la disponibilit de lquipe projet et des participants (cf vacances, ftes)

2 Organiser

Recueillir les informations (mini bio) des intervenants et leurs besoins Prparer la liste du matriel ncessaire pendant la soire Raliser la liste des participants et les modalits dinscription et dannulation Concevoir tous les documents remettre sur place

3 Lancer la publicit et la communication

Dterminer le programme minutes par minutes de laccueil au rangement Concevoir le texte de linvitation et des relances sur tous les supports (papier, web, mail) ainsi que le logo Prsenter le projet ses partenaires et aux sponsors

4 Grer les inscriptions

Lancer les inscriptions deux mois avant pour une soire ou une rencontre de moins de 100 personnes et un an si vous visez plus de 300 personnes ou si votre vnement est de grande envergure. Suivre les inscriptions en distinguant les diffrents types de participants ex invits, payants Checker et gnrer des listes par ordre alphabtique, des reus, des fiches dvaluation,etc.

5 Accueillir

Afficher, flcher les emplacements Prparer une table daccueil Prvoyez un emplacement pour les intervenants Dcorer la salle et la table du cocktail Vrifier le vestiaire, les salles deau

6 Animer

Prsenter lvnement et remercier les personnes ressources Annoncer les prochains vnements

Assister les intervenants Faire une animation Networking Remettez les fiches dvaluation

7 -Clturer

Analyser les retours et les commentaires Faire un bilan financier Remercier les participants et les intervenants en direct Rdiger un comte rendu et un communiqu de presse

Quelques ides pour personnaliser votre vnement

Dans lintroduction, je vous parlais de la soire du magazine Hijab And The City.

Je vais prendre lexemple de cette soire pour vous donner des pistes.

Date de la soire: cette soire tait organise lors de la journe de la Femme. Une exemple ide pour un magazine fminin mais cest aussi risqu donc autant prvoir lenvoi des invitations longtemps lavance. Ce ft le cas. Un thme au cur de lvnement. Les organisatrices nous ont concoct des animations autour du thme invitation au voyage des sens . Avec un point central : cest un magazine pour les femmes musulmanes dont lorient tait lhonneur. Pari tenu avec un cadre et un buffet typiquement oriental, un musicien, une conteuse et un DJ Senteur. Ce dernier ma tonnement surprise. Une relle dcouverte! Le DJ senteur ou Perfume jockey parfume et cre une ambiance olfactive de vos soire tel un DJ musical. Une ide trs originale qui nous vient de Hollande.

Logo sur support: Le logo du site a t grav sur un porte clef . Cest un beau cadeau distribuer. Mais vous pouvez aussi crer un logo spcifique, un badge emblmatique, des autocollants, des tee-shirts et ou un pins

Intgrer le temps rel et insister sur laprs

Ca-pi-ta-li-sez !!Rendez votre vnement visible tous et toutes.

Photographiez, filmez et partagez avec les participants et TOUS les membres de votre communaut un feed-back . Si vous souhaitez donner envie : fates partagez en image et en son votre vnement pass.Donc crivez un billet, publiez des photos et des vidos (assurez vous avant de respecter le droit limage).

Vous pouvez aussi retransmettre en streaming tout ou partie de lvnement. En fonction de la nature de votre vnement vous pouvez aussi attribuer un Hastag sur Twitter, mettre en place un mur Twitter ou encore ouvrir un chat en direct pour permettre aux absents de voir, couter, participer distance. Cest comme a que jai pu participer la rencontre IdentityCamp Qubcoise ce moi-ci.