Session de Formation Laboratoires

Plan de management et plan 13/09/2006

opérationnel (Avril 2006-Mars 2009)
ir. Geert De Poorter
Directeur général Laboratoires

1 Agence fédérale pour la Sécurité

de la Chaîne alimentaire
Sommaire

 1. Introduction
 2. Place de la DG Labos et quelques chiffres clés
 3. Modèle d’activités et mission
 4. Réseau de Laboratoires : Organisation (Intranet)
 5. Objectifs stratégiques et opérationnels
 6. Conclusions
 7. Contact

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1. Introduction

 Cadre légal
- AR du 2001/12/06, article 10: Dans les trois mois qui suivent la désignation, un projet de plan de
management et un projet de plan opérationnel sont établis et transmis à l’Administrateur délégué
par le titulaire de la fonction de management
 Historique
- Finalisation “projet version 1” : 2006/03/22
- Concertation dans le Groupe de pilotage Laboratoires : 2006/04/16
- Concertation avec Administrateur délégué : 2006/05/23
- Présentation du “projet version 2”: 2006/06/19
- Publication sur Intranet et sur Internet de la “version définitive 1” : 2006/07 en 2006/08
 Contenu
- Définition des missions de gestion et des obligations qui en découlent
- Objectifs stratégiques
- Objectifs opérationnels
- Cadre budgétaire

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2. Place de la DG et quelques chiffres clés

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 2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Le plan de personnel pour 2005
est aligné sur le futur modèle d’activités (total : 1290 ETP)

Administration Evaluation du Stratégie de Plans de Exécution des Suivi des Labos Services de
générale risque programmation contrôle contrôles contrôles d’analyses soutien

Relaties met Uitwerken risico- Uitwerken controle- Vastleggen Partner Vastleggen Vastleggen van Vastleggen Labo Strategische
stakeholders strategie strategie Strategie
42 niv A
Controle & inspectie richtlijnen voor Strategie & planning voor
Orientation strategie opvolging kwaliteitsnormen budget, HR, ICT
stratégique 34
Uitwerken 77 ETP
Ondersteunen Opvolgen 90 ETP
Subcontractors en 7 niv B 162 231
Crisisstrategie Wetenschappelijk Sectoren
ETP comite Wetgevend kader relatiebeheer
25 niv C
ETP ETP
52 niv A
Opstellen Opvolgen en ControleProgramma Opstellen Controle Opvolging Contractor Erkennen
43 nivvanA 64 niv
Uitvoeren A
Budget
16.5 niv A
management- evaluatie van evaluatie checklists (sub)contractors
16 niv DPerformance Labo’s Controle
Management plannen risicobeoordeling 9 niv B Monitoring
Relatiebeheer met evaluatie van 68 Planning
niv B& 44 niv B
HR Management
CODA dierenziekten Workforce opzetten Labo
Activités de 6Bepalen
niv B (lokale) overheden performantie van
verbeterings-
contrôle 11 niv C Planning controles prijsopvolging ICT service levels &
communicatie- programmma’s 17 niv C 56 niv C
6strategie
niv C Opzetten
traceerbaarheid
696 ETPFraude-bestrijding partner mgmt
5 niv D
Opstellen en beheer Synthese & 522 Techn 174 Staff
Uitvoering controles Afleveren
34 niv D
Dispatching van
66 niv D
5 niv D Ontwerpen Controle Opmaak controle
uit controle- erkenningen
Facturatie &
Communicatieprogr evaluatie van Programma planning per monsters Inningen
amma’s controle- & 211 niv A programma45 niv A
sector/PCE Afleveren
Uitvoeren van labo (Budg+Analyt)
Crisis- en analyseresultaten Richtlijnen voor Uitvoering Controles certificaten
Controles Opmaken planning analyses Boekhouding
incidenten- op aanvraag 6 --niv Feedback
B
management
Analyse input van 247
binnen PCEniv Bverplicht
naar
de sectoren Validatie van bedrijven Organisatie Opleiding geven
ten dienste -
Interne Audit & sectorgidsen ringtesten
Exécution Analyse van 60 niv C grensposten71 niv C Opvolgen
Kwaliteitszorg Coordinatie en vaststellingen Ondersteuning
Europese berichten Advies geven rond Uitvoeren van
Preventie en evaluatie van Uitvoeren controles (non conformiteiten logistiek, juridisch,
(RASFF) wetgeving 4 niv D voor derden52 niv D PV’s) analyses voor
bescherming op het buitendiensten wanbetalers, vertalen
Analyse van Opvolgingscontrole derden
werk Vereenvoudiging ICT operationeel
meldingen/klachten Controle op de meldingsplicht Laborapportering
van wetgeving Europese RAS beheer
Vakbondsoverleg werking van OCI klachten
Rapportering aan Omzetten (EU) opvolging Fondsenbeheer
ACS-audits op controlerapportering
derden reglementering voor derden
aanvraag

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2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Plan de personnel 2008 basé sur le
scénario de 100 % SAC et après BPR et automatisation (total : 1080 ETP hors
audits))

Administration Evaluation du Stratégie de Plans de Exécution des Suivi des Labos Services de
générale risque programmation contrôle contrôles contrôles d’analyses soutien

Relaties met Uitwerken risico- Uitwerken controle- Vastleggen Partner Vastleggen Vastleggen van Vastleggen Labo Strategische
stakeholders strategie strategie Strategie Controle & inspectie richtlijnen voor Strategie & planning voor
Orientation strategie opvolging kwaliteitsnormen budget, HR, ICT
stratégique 34
Uitwerken 74 ETP
Ondersteunen Opvolgen 86 ETP
Subcontractors en 149 215
Crisisstrategie Wetenschappelijk Sectoren
ETP comite Wetgevend kader relatiebeheer ETP ETP
Opstellen Opvolgen en ControleProgramma Opstellen Controle Opvolging Contractor Erkennen van Uitvoeren Budget
management- evaluatie van evaluatie checklists (sub)contractors Performance Labo’s Controle
plannen risicobeoordeling Monitoring
Management Relatiebeheer met evaluatie van HR Management
Activités de CODA dierenziekten Workforce performantie van opzetten Labo Planning &
Bepalen (lokale) overheden Planning verbeterings- prijsopvolging
contrôle controles ICT service levels &
communicatie- programmma’s
strategie
Opzetten
traceerbaarheid
522 ETPFraude-bestrijding partner mgmt

Opstellen en beheer Synthese & Ontwerpen Controle Opmaak controle Uitvoering controles Afleveren Dispatching van Facturatie &
Communicatieprogr evaluatie van Programma planning per uit controle- erkenningen monsters Inningen
amma’s controle- & 370
sector/PCE programma
Afleveren
analyseresultaten Richtlijnen voor Uitvoeren van labo (Budg+Analyt)
Crisis- en Uitvoering Controles
incidenten- Analyse input van
Controles contrôleurs
Opmaken planning op aanvraag -
certificaten
analyses Boekhouding
binnen PCE Feedback naar
management verplicht -
Interne Audit &
de sectoren Validatie van
sectorgidsen
140 + 11ten dienste - bedrijven Organisatie
ringtesten
Opleiding geven
Analyse van grensposten Opvolgen
Exécution Kwaliteitszorg
Europese berichten Advies geven rond support
Coordinatie en
evaluatie van Uitvoeren controles
vaststellingen
(non conformiteiten Uitvoeren van
Ondersteuning
logistiek, juridisch,
Preventie en (RASFF) wetgeving analyses voor
bescherming op het buitendiensten voor derden wanbetalers, PV’s) vertalen
Analyse van Opvolgingscontrole derden
werk Vereenvoudiging
meldingen/klachten van wetgeving Europese RAS
89,5 ETP
Controle op de
werking van OCI
meldingsplicht Laborapportering
ICT operationeel
beheer
Vakbondsoverleg klachten
Rapportering aan opvolging Fondsenbeheer
derden
Omzetten (EU)
reglementering
Audits
ACS-audits op SAC controlerapportering
voor derden
aanvraag

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 2. Place de la DG et quelques chiffres clés : propositino
budget 2007
Budget 2007
Administration Laboratoires
Taux d'inflation 1,5
2007
de ma ndé
pour
2005 2006 a prè s bila té ra le Diffé re nc
De scription ré a lisa tion a udit SPF e (%) Re ma rque

Formation
professionnelle
(divisé) 34483 35.000 1,50 Adaptation inflation
Location matériel
et mobilier (divisé) 10.466 262.000 265.930 1,50 Adaptation inflation
Entretien et
réparation de
matériel et
meubles (divisé) 375.474 365.000 471.975 29,31 100 000 € transfer de 526,050
Dépenses de
fonctionnement
informatique Majeure partie réalisation LIMS
(divisé) 600.000 250.000 -58,33 en 2006 (point de vue budget)
Matériel de bureau
(divisé) 70.599 115.000 116.725 1,50 Adaptation inflation
Diverses
contributions
"organisations
internationales" 10.158 8.140 8.140 0,00 BIPEA, KDLL
Dépenses buerau
: divers (activités
sociales) (divisé) 13.063 14.088 13.619 -3,33 Adaptation nombre ETP
Prestations par
tiers : coûts pour Transfert de 509.747 au poste
labos externes 13.964.051 15.282.800 14.955.829 -2,14 527.000
Prestations par
tiers : dépenses
EST 1.943.218 2.394.839 2.671.154 11,54 davantage d'analyses
Dépenses EST :
labos externes 10.098.246 9.802.000 9.558.775 -2,48 Diminution de prix de 1 €
Prestations par Salmonella volailles/porcs
tiers 906.450 906.450 0,00 CERVA
Achat de produits
pour analyses 1.129.499 1.229.000 1.247.435 1,50 Adaptation inflation
Achat de biens
patrimoniaux : Déménagement Liège à
mobilier (divisé) 45.000 90.000 100,00 W andre; Melle
Achat de biens
patrimoniaux 317.258 435.000 635.000 45,98 200.000 € transfert van 526.050

²
27.932.032 31.459.317 31.191.032 -0,85

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3. Modèle d’activités et mission
Analyses – labos

Fixation stratégie labos

et normes de qualité

Agrément de labos
FAVV

De toekomstige werking is gebaseerd op een activiteitenmodel met

kernactiviteiten en ondersteunende activiteiten

Algemeen
Beheer

Relaties met
Risico
Beoordeling

Uitwerken risico-
Programma-
beleid

Uitwerken controle-
Controle-
plannen

Vastleggen Partner
Uitvoering
Controles

Vastleggen
Opvolging
Controles
Vastleggen van
Analyses-
labo’s

Vastleggen Labo
Ondersteunende
Diensten
Strategische
Planning Labos & suivi
des prix
stakeholders strategie strategie Strategie Controle & inspectie richtlijnen voor Strategie & planning voor
Strategie strategie opvolging kwaliteitsnormen budget, HR, ICT
richting Uitwerken Ondersteunen Opvolgen Subcontractors en
geven Crisisstrategie Wetenschappelijk Sectoren
Wetgevend kader relatiebeheer
comite

Opstellen Opvolgen en ControleProgramma Opstellen Controle Opvolging Contractor Erkennen van Uitvoeren Budget
management- evaluatie van evaluatie checklists (sub)contractors Performance Labo’s Controle
plannen risicobeoordeling Monitoring
Management Relatiebeheer met evaluatie van HR Management
controle CODA Workforce performantie van opzetten Labo Planning &
(lokale) overheden verbeterings- prijsopvolging
aktiviteiten Bepalen dierenziekten Planning controles ICT service levels &
communicatie- programmma’s
Opzetten Fraude-bestrijding partner mgmt
strategie traceerbaarheid

Opstellen en beheer Synthese & Ontwerpen Controle Opmaak controle Uitvoering Afleveren Dispatching van Facturatie &
Communicatieprogr evaluatie van Programma planning per controles uit erkenningen monsters Inningen
amma’s controle- & sector/PCE controle- Afleveren
analyseresultaten Richtlijnen voor programma Uitvoeren van labo (Budg+Analyt)
Crisis- en Uitvoering certificaten Boekhouding
incidenten- Controles Opmaken planning controles analyses
Analyse input van binnen PCE Feedback naar
management de sectoren - op aanvraag bedrijven
Validatie van - verplicht Organisatie Opleiding geven
Interne Audit & sectorgidsen Opvolgen ringtesten
Uitvoering Kwaliteitszorg Analyse van - ten dienste
Coordinatie en - grensposten vaststellingen Ondersteuning
Europese berichten Advies geven rond evaluatie van (non conformiteiten Uitvoeren van
Preventie en (RASFF) wetgeving logistiek, juridisch,
buitendiensten Uitvoeren controles wanbetalers, PV’s) analyses voor
bescherming op het vertalen
Analyse van voor derden Opvolgingscontrole derden
werk Vereenvoudiging ICT operationeel

Dispatching des
meldingen/klachten van wetgeving Controle op de meldingsplicht Laborapportering
Europese RAS beheer
Vakbondsoverleg werking van OCI klachten
Rapportering aan Omzetten (EU) opvolging
derden ACS-audits op controlerapportering Fondsenbeheer
reglementering voor derden
aanvraag
kernactiviteit supportactiviteit uitgevoerd voor derden uitgevoerd met partners

échantillons
14 Businessplan FAVV | 23 november 2004 | Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen

Exécution des analyses

de labo

Organisation de tests
interlaboratoires
Exécution d’analyses
pour tiers
Rapportage labos

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3. Modèle d’activités et mission

 Mission de l’Agence : veiller à la sécurité de la chaîne

alimentaire et à la qualité de nos aliments, afin de
protéger la santé des hommes, des animaux et des
plantes
 Mission de l’Administration : Le réseau de laboratoires
a pour tâche centrale de fournir des résultats précis et
ce dans un délai convenu et le plus bref possible et à
un prix économiquement justifié

9 Agence fédérale pour la Sécurité

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4. Réseau de laboratoires : organisation

Administration
centrale

Laboratoires agréés Laboratoires AFSCA Laboratoires

nationaux de
(42 au 2006/06/19) (5)
référence
A.R. 15/04/05
(7)

Analyses de routine
Accréditation ISO 17025
Règlement (CE) n° 882/2004

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4. Réseau de Laboratoires : Organisation
- résidus, contaminants (hormones, médicaments vétérinaires, métaux lourds…)
Gentbrugge - chimie inorganique, engrais, amendements du sol
- aliments pour animaux, denrées alimentaires
- résidus, contaminants (mycotoxines, dioxines, PCB, HAP…, antibiotiques,
Tervuren coccidiostatiques…
- vitamines
- microbiologie
Melle - dispatching
- chimie / chromatographie
- microbiologie
Gembloux - dispatching
- analyse des composants essentiels
- phytopharmacie : formulation
Liège - conservateurs
- denrées alimentaires irradiées

11 Agence fédérale pour la Sécurité

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5. Objectifs stratégiques et opérationnels

 OS2: Communication aux entreprises et aux consommateurs (4 OO)

 OS3: Qualité / Mener une gestion basée sur un modèle d’administration (9
OO)
 OS5: Gestion intégrée de l’information et des données (3 OO)
 OS6: Collaborateurs compétents et motivés/ La création d’un environnement
de travail stimulant pour les collaborateurs (8 OO)
 OS7: Collaboration avec d’autres instances officielles (4OO)
 OS8: Gestion (de crise) efficace (4 OO)
 OS11: Collaboration privé-public (3 OO)
 OS13: Développement réseau de laboratoires de référence (3 OO)
 OS14: Le fonctionnement des laboratoires tient compte de la sécurité et de
l’environnement (3 OO)
 Total: 8 OS, 41 OO

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5. Objectifs stratégiques et opérationnels

 Communication aux entreprises et aux consommateurs

- Poursuite du développement du site web
- Communication dirigée vers la CE et laboratoires tiers
- Augmenter la visibilité sur le plan international
- Poursuivre l’élaboration de la concertation structurelle avec les laboratoires tiers
 Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration
- Poursuite du processus d’accréditation des 5 labos AFSCA
- Elaboration d’un système de mesure des prestations
- Elaboration d’un audit interne des labos (ISO-17025) et de l’administration centrale
(ISO-9001)
- Harmonisation système de qualité au sein des 5 laboratoires AFSCA
- Demande d’audit de certification ISO-9001 Administration centrale

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5. Objectifs stratégiques et opérationnels

 Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration

- Création groupe d’inspection pour contrôles dans les laboratoires tiers
- Satisfaire aux critères de qualité imposés par la CE
 Adaptation AR agréments
 Inventorier criètes de qualité microbiologie et chimie
 Assurer la formation dans les labos AFSCA et dans les laboratoires tiers
 Gestion intégrée de l’information et des données
- Analyse Delta LIMS
- Introduction LIMS
- Elaborations de clusters et de Centers of Competence
 Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de
travail stimulant pour les collaborateurs
- Accueil et coaching des nouveaux collaborateurs
- Optimiser et automatiser processus deuxième cycle cercles de développement

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5. Objectifs stratégiques et opérationnels

 Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de

travail stimulant pour les collaborateurs
- Exploiter résultats premier cycle
- Elaboration d’une stratégie de gestion des compétences
- Lancement projet Erasmus intra labos AFSCA et labos de référence
- Prévoir des formations techniques
 Etablissement d’un plan de besoins et estimation du coût
 Prévoir bibliothèques automatisées et système de recherche
- Elaboration d’un code de déontologie
 Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte
international
- Collaboration avec autorités locales
 Inventaire laboratoires locaux/DGZ/ARSIA/BIRB
 Concrétisation de conventions via protocole/BIRB

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5. Objectifs stratégiques et opérationnels

 Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte

international
- Collaboration avec autorités locales
 Concrétisation de conventions via législation avec DGZ/ARSIA
 Elaboration d’un réseau CEN/Codex Alimentarius/AOAC
 Gestion (de crise) eficace / Durée d’exécution des analyses en conformité
avec les attentes du demandeur
- Développement de Lablib
- Poursuite du processus de rationalisation
- Elaboration d’une business unit dispatching et de tests interlaboratoires
- Constitution d’une équipe intralab pour analyses de crise

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5. Objectifs stratégiques et opérationnels

 Collaboration privé / public

- Suivi des critères de l’arrêté agrément dans les laboratoires
- Poursuivre le processus de collaboration avec Belac
- Elaboration d’une méthode de validation et d’incertitude de mesure
 Elaboration d’un réseau de laboratoires de référence
- Inventaire et besoins en relation avec la réglementation européenne
- Etablir un fichier modèle de contrat
- Etablir des indicateurs de mesure des prestations
 Le fonctionnement du labo tient compte de la sécurité et de l’environnement
- Suivi des exigences d’exploitation et des exigences de sécurité
- Introduction des parties applicables de l’EMS (ISO-14011)
- Réorientation des tâches de Melle/Gentbrugge si pas de fusion/Déménagement
Wandre

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6. Conclusions

 Accréditation selon ISO-17025 pour tous les paramètres/matrices du

programme de contrôle
 La rationalisation doit encore être développée davantage
- Appareillage
- Combinaison d’analyses
- Réactifs et contrats d’entretien
 Introduction de systèmes de mesure des prestations et du benchmarking
 Création de business units indépendants (Tests interlaboratoires, 5 labos
AFSCA, centres de dispatching)
 Echange de connaissances via groupes de clusters (migration, métaux lourds,
spectrométrie de masse, microscopie, biosenseurs…)
 Le plan de management du Directeur général se trouve entièrement dans le
prolongement du Business plan de l’Administrateur délégué

18 Agence fédérale pour la Sécurité

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7. Contacts

 Tous contacts avec Bruxelles via l’Administration centrale des Laboratoires

 Intranet, rubrique Laboratoires
 Internet: www.favv.be >Secteurs professionnels> Rubrique séparée
“Laboratoires”
 WTC III, Boulevard Simon Bolivar 30, B-1000 Bruxelles, 20e étage
 Tél.: + 32 2 208 47 42
 Téléfax: + 32 2 208 49 75
 E-mail: Myriam.Cheyns@favv.be: coordination personnel;
Nancy.Dumont@afsca.be: coordination budget

19 Agence fédérale pour la Sécurité

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