Copyright (c) Emilie ALARD

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Emilie ALARD
Master Achats-Logistique






Comment grer un
service
approvisionnement
fournitures ?








Anne 2003 / 2004
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REMERCIEMENTS



Je tenais remercier dans un premier temps lentreprise Alain Manoukian de mavoir
prise comme stagiaire dans son tablissement plus particulirement :

Delphine Navet, responsable approvisionnement / planification.
Jean-Sbastien Rousseau, responsable production.
Marie-Pierre Morel-Gallien et Sandrine Patrus-Picod, approvisionneuses
tissus ainsi que toute lquipe du service production.

Merci tous pour le temps que vous mavez accord ainsi que les connaissances
que vous mavez apportes.

Grce vous tous, je ressors de ce stage avec de solides acquis professionnels.

Dans un deuxime temps, je souhaiterais remercier lcole suprieur de commerce
Wesford pour la qualit de son enseignement et son dvouement envers ses lves.

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SOMMAIRE

INTRODUCTION

AVANT PROPOS

I) Partie I : La performance des moyens de communication

La communication interne

La communication externe


II) Partie II : Le processus de la gestion des rservations

Llaboration des engagements et du planning

La rservation


III) Partie III : Mise en place doutils danalyse

La mise en place de tableau de suivi

Les limites que lon peut rencontrer


CONCLUSION

ANNEXES
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INTRODUCTION



La crativit dans le produit, la rigueur dans la distribution ... Ces deux
principes de la philosophie d'Alain Manoukian rgissent la construction des
assortiments ainsi que les capacits d'achat et d'approvisionnement en flux tendu
des points de vente.
Trois faits ont marqu 2003 : une forte instabilit politique, conomique et sanitaire
mondiale, une croissance zro en Europe, lagressivit conomique de la Chine.
Dans un tel contexte, les mnages comme les entreprises ont fait preuve de rserve
dans leurs dcisions conomiques. En France, la consommation textile na pas
progress, les exportations ont baiss de 6 % comme les chiffres daffaires et
linvestissement.

Le groupe Alain Manoukian conoit des vtements prt--porter moyen et
haut de gamme sous les marques Alain Manoukian et Sda Manoukian. La
production est commercialise au travers de 2 canaux de distribution :

vente en dtail (68% du CA) : boutiques dtenues en propres ou en affiliation ;

ngoce (32%) : facturation aux multimarques, grands magasins et franchiss.

Au 31 dcembre 2002, le groupe exploite 1 304 points de vente, dont 708
l'tranger. 78% du CA est ralis en France.

Ce mmoire a pour but de montrer toute la complexit de la gestion dun service
approvisionnement fournitures.

Ma mission, durant ce stage, a t la prise en charge de ce service. Auparavant,
cette partie tait gre par les approvisionneuses tissus de manire superflue. La
gestion des approvisionnements fournitures consiste passer des commandes,
suivre la production et lexpdition des marchandises, ainsi que la gestion des
stocks.
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Nous rpondrons la question suivante : Comment grer un service
approvisionnement ?

Pour ce faire, aprs un bref avant propos concernant la socit Alain Manoukian,
nous aborderons dans une premire partie limportance de la communication interne
et externe. Par la suite, nous verrons dans une deuxime partie toutes les difficults
lies au processus de la gestion des rservations. Pour finir, nous tudierons dans
une troisime partie les outils danalyse utiles mettre en place pour un tel service.


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AVANT PROPOS

La socit Alain Manoukian est une socit cote en bourse et prsente dans 28
pays dans le monde. Elle a toujours su sadapter aux changements de son
environnement et aux exigences sans cesse plus leves des consommatrices et
consommateurs.

Son savoir-faire se dclinent en trois lments cls :

- La cration et les produits

- La conception de ses magasins

- Les mthodes de gestion et de distribution

Cest grce une culture dentreprise qui se caractrise par une remise en cause
permanente et la recherche continue damliorations quAlain Manoukian connat le
succs depuis sa cration.

Et cest cette culture et la volont de ses quipes qui permettent lenseigne et aux
produits Alain Manoukian dtre leaders sur les marchs cibls lentre du
troisime millnaire.

Effectifs et organigramme de la socit :

Le groupe Alain Manoukian compte au total 1077 salaris (994 en France)
dont 315 travaillant au sige social Mercurol.

Alain Manoukian, le fondateur et Prsident Directeur Gnral, dirige la socit
structure en 9 directions :

La Direction Gnrale, comprenant Alain Manoukian et son fils, David
Manoukian ;
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La Direction du Style et de lImage, dirige par Dany Manoukian et sa fille Sda
qui sont charges de la cration ;
La Direction Supply Chain qui regroupe les fonctions achats, production,
approvisionnement, logistique et qualit ;
La Direction Commerciale France qui gre lensemble de lactivit commerciale
en France, succursales, magasins affilis, grands magasins, second rseau et
multimarques ;
La Direction Internationale qui commercialise les produits dans le monde
travers des rseaux de succursales, franchises, affilis, corners et multimarques,
en constante volution ;
La Direction Financire ;
La Direction Marketing qui rassemble lquipe web, la communication et lidentit
visuelle, les relations consommateurs et les tudes marketing.

Les produits proposs par Alain Manoukian sadressent la fois aux hommes
et aux femmes. Lexistence de plusieurs lignes pour les produits femme permet de
toucher des consommatrices dges diffrents.

Les Produits Alain Manoukian :

Cest au sige mme que sont labores et conues les collections et la socit
soccupe galement de la distribution et de la commercialisation de ses vtements en
France ainsi qu ltranger.

Dany Manoukian et son quipe de stylistes laborent et conoivent les collections
directement au chteau du domaine de Blanchelaine, Mercurol. Ils mettent ainsi en
scne pour chaque collection des centaines de crations, rpondant aux attentes de
la clientle cible par des tudes de marchs et des tests de consommation afin de
renouveler en permanence loffre des boutiques.




Chaque collection Femme est structure autour de trois segments :
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Tendance ; Sophistiqu ; Nouveaut ; Branch ; Fantaisie ;
Jeune ; Sexy ; Ludique


Concurrence : Mango ; Zara ; Morgan ; Kooka ; Naf Naf


Imprims ; Maille ; Fminit ; Originalit ; Toujours Chic ;
Style Typ

Concurrence : 1,2,3 ; Caroll ; Burton ; Esprit

Intemporel ; Elgant ; Sobre ; Dtails Prcieux ; Qualit Sre ;
Tomber Parfait ; Esprit Couture


Concurrence : Lola ; Max Mara ; Et vous ; Apostrophe


La ligne Homme existe depuis moins longtemps que la ligne Femme et beaucoup
defforts sont faits chaque anne pour la dvelopper, surtout ltranger o elle reste



Segment 2
Alain Manoukian

Segment 1
Sda M.
20 30 % moins cher
Segment 3
MANOUKIAN
Collection
20 30 % plus cher
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encore assez mconnue. Elle comprend aussi bien des vtements ville, que des
produits plus sportswear.

Il existe galement une ligne accessoires qui propose cravates, charpes,
chaussures, sacs , ou encore ceintures assorties aux tenues et offrant des
possibilits de coordination diverses.

Comme nonc prcdemment, les collections Alain Manoukian sont labores et
conues par Dany Manoukian et son quipe de stylistes Mercurol. La production
quant elle, seffectue dans diffrents pays du monde, chacun dentre eux tant
slectionn en fonction de sa spcialit, ceci ayant comme objectif premier de
rduire les cots de production. Ensuite, tous les articles sont centraliss au sige
social, Mercurol, qui se charge de rpartir la marchandise en France ainsi quentre
les diffrents pays en fonction, bien entendu, des commandes transmises par le
service international la logistique.

Lquipe de stylistes Alain Manoukian labore ses produits en tenant compte de
diffrents lments puisque ceux-ci sadressent une clientle aux caractristiques
et aux exigences trs particulires.

La clientle Alain Manoukian :

Les produits Alain Manoukian sont destins essentiellement des hommes et
des femmes de 30 45 ans qui ont :

une prfrence forte pour les belles matires, la qualit et la crativit ;
une grande fidlit leur marque ;
une forte exigence au niveau du service dun point de vente ;
une recherche permanente du meilleur rapport qualit / prix et de produits
coordonns.

Toujours lcoute de ses clients, la marque inclue chaque nouvelle collection les
dernires tendances du monde entier tout en gardant les classiques qui ont fait sa
rputation, les produits maille, mais rpond galement aux dsirs de nouvelles
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clientes quelle a su conqurir avec ses deux nouvelles lignes, la ligne Prmium et la
ligne Sda Manoukian.

Lunivers du prt--porter aussi bien masculin que fminin est de plus en plus
comptitif, et Alain Manoukian doit faire face de nombreux concurrents.

13
IV) Partie I : La performance des moyens de communication


De la cration la vente dun produit, il existe une succession de phases qui mettent
en relation un ensemble de personnes. Ces dernires forment une chane et chaque
individu reprsente un maillon. Son rle est de remonter linformation aux maillons
suivants. Il est donc impratif que la communication, quelle soit interne ou externe,
seffectue de la meilleure faon possible.

Nous verrons dans ces points quil nest pas vident dobtenir les informations
ncessaires la bonne gestion dun service au bon moment.

La communication interne

La communication interne stablit entre les diffrents membres de la socit. Cette
dernire compte deux sites importants. On peut citer le site de Paris qui regroupe le
style, le bureau dtude et le site de Mercurol qui concentre des activits telles que :
la production, les achats, la qualit, le commerce international

Les moyens de communication sont standards. La plupart du temps, la
communication seffectue par linformatique puisque les deux sites sont relis en
rseau. On peut citer plusieurs programmes et logiciels qui permettent de faire le lien
entre les diffrents acteurs. Concernant la gestion de la production des fournitures,
lentreprise Alain Manoukian se sert dun ERP : MOVEX. Ce dernier rassemble
comme information toutes commandes tissus et fournitures, la production faon
ainsi que le ngoce et les nomenclatures des diffrents modles. Cet ERP permet de
suivre la gestion des rservations, les prix des fournitures et entre autres tout ce qui
a attrait aux fournitures. De plus, cette socit compte parmi ses logiciels, le logiciel
Gallery qui consiste visualiser les modles avec leurs nomenclatures, leurs
patronages
Enfin, la messagerie Outlook sert dinterface entre les deux sites mais aussi avec
lextrieur savoir, les fournisseurs et les faonniers.
14
Comme nous venons de le voir, cette entreprise dispose de toutes les ressources
pour tablir une bonne connexion entre les diffrents membres de la socit. Le
souci majeur reste le facteur humain qui ne joue pas le jeu. Pour avoir linformation, il
faut aller la pche linfo mais cela demande du temps et surtout de lnergie.
On nassiste pas forcement une rtention volontaire de linformation comme on
peut le voir dans certaines grandes entreprises mais on ne peut pas dire que
linformation passe bien. Du fait de ce manque de fluidit au niveau de la
communication, la socit manque defficacit et de ractivit.

Pour finir, on assiste un problme de langage notable au sein du service cest
dire que certaines personnes parlent avec certains codes, dautres emploient
dautres codes ou encore des noms.

Pour comprendre le dysfonctionnement, il est utile de dvelopper ce point. Le
langage se dcompose de la faon suivante :

Chaque vestiaire a un nom. Ce nom est connu et surtout employ par toutes les
personnes du service. Cest la base commune de la communication.
Chaque vestiaire est compos doptions cest dire de modles (pantalons, jupes)
qui portent eux mme des noms mais aussi des codes six chiffres qui commencent
par un 5 + un code coloris. Ce langage est surtout employ par les gestionnaires de
production, la responsable ordonnancement, la responsable approvisionnement /
planification mais absolument pas par les approvisionneuses.
En effet, chaque option a une nomenclature. Cette dernire se dcompose selon les
matires (tissus et fournitures tels que des boutons, des zips) qui servent
fabriquer le modle. Les composants utiliss sont identifis par un code Alain
Manoukian (une lettre + 5 chiffres / code coloris), par une dsignation Manoukian et
par une dsignation fournisseur. Cest langage que les approvisionneuses utilisent.

Suite cela, on remarque quil nexiste aucune homognit de langage au sein du
service. Il est utile de prsenter un exemple concret afin den raliser toute la
complexit.

Exemple :
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Le vestiaire JADORE est compos de 4 modles :

Le blouson alarme / prusse qui porte le nom de Fan (Code 524385/0290 ou
524385/1185 selon le coloris)
La robe alarme / prusse qui porte le nom de Feuillant (Code 524387/0290 ou
524387/1185 selon le coloris)
La jupe alarme / prusse qui porte le nom de Feuillet (Code 524388/0290 ou
524388/1185 selon le coloris)
La top alarme / prusse qui porte le nom de Feuillue (Code 524386/0290 ou
524386/1185 selon le coloris)


Dtaillons, par exemple, la nomenclature de la robe feuillant , coloris alarme, dans
un tableau :

Code AM Dsignation Alain Manoukian Dsignation fournisseur
D00002/0721 80 OLYMPE SANGUINE DOUBLURE 80 OLYMPE 3465
PIMENT
Z00192/0290 ZIP INVISIBLE 40CM ALARME ZIP INVISIBLE 40CM ROUGE 34
B00392/1662 OEILLET F264/MB 3.5MM COL
CANON DE FUSIL
OEILLET F264/MB 3.5MM COL
Z31
E00111/1662 BCLE 40MM 20725/Z+1 ARD
CANON DE FUSIL
BCLE 40MM 20725/Z+1 ARDIL
Z31
S00031/0006 THERMO 2029 31GR/M NOIR THERMO 2029 31GR/M NOIR
S00035/0006 THERMO 1090 LZ90 93GR/M
NOIR
THERMO 1090 LZ90 93GR/M NOIR

PS : Afin que la nomenclature soit complte, il faut penser rajouter le(s) tissu(s),
le(s) cintre(s), les vignettes de composition, le fil

Le textile est un secteur complexe qui ncessite une grande part de communication
entre les acteurs tout au long du processus. Grce cet exemple, il est facile de
16
constater combien il est difficile de communiquer en interne mais aussi en externe
puisque le langage nest en aucun cas harmonis avec celui du fournisseur.

La communication externe

Tous les soucis cits en interne peuvent tre associs de la mme manire en
externe. En effet, les principaux acteurs de cette communication au sein du service
approvisionnement fournitures sont les faonniers et les fournisseurs. Eux aussi ont
leurs langages. Les faonniers vont plutt parler en nom de vestiaire et doption tout
en connaissant parfaitement la nomenclature des modles qui leurs sont confis
tandis que les fournisseurs vont quant eux utiliser leurs rfrences.
Il est donc important de savoir jongler entre les diffrents termes qui composent le
langage de la socit Alain Manoukian.
Lanne dernire, il est intressant de rappeler que les fournitures ntaient pas
traites de faon proprement dite cest dire que les commandes taient passes
mais il ny avait aucun suivi par la suite.
Afin de bien commencer la prise en charge du service, il fut important denvoyer une
circulaire tous les fournisseurs afin de leur rappeler voire leur expliquer le mode de
fonctionnement de la socit Alain Manoukian en terme de gestion des fournitures et
ce que lon attendait deux (cf annexe @ => exemplaire de la circulaire). Au bout de
huit mois, on peut se rendre compte que la circulaire nest pas suivi de faon prcise
et que la bonne gestion des fournitures est loin dtre fluide. En effet,
lapprovisionneuse, pour obtenir linformation, doit relancer en permanence les
fournisseurs.

Depuis lenvoi de cette circulaire, la communication stablit entre les acteurs de
faon tout fait classique savoir par le biais du fax, du tlphone et du courrier
lectronique. Il tait question au dbut dune rencontre avec les principaux
fournisseurs et les responsables de la socit. Elle na pas eu lieu et cest regrettable
car cela aurait permis de clarifier quelques points qui devraient tre des
automatismes et qui ne le sont pas comme par exemple la fluidit de linformation ou
encore la constance de lenvoi des bons de livraison. En effet, ces derniers
reprsentent le point de communication majeur entre la socit et les fournisseurs
17
puisque les bons de livraisons sont lcrit qui permet de suivre le bon droulement
des expditions et tout ce que cela peut entraner (retard sur chane).
De plus, la rencontre aurait permis de transformer lchange informel en un change
plus relationnel.
Ce procd se fait ponctuellement cest dire que lon rencontre un fournisseur
lorsque lon a un litige ou une grosse mise au point faire. Or, lorsque que lon veut
changer le fonctionnement dun service, il faut aussi changer les habitudes cest pour
cela quune rencontre personnalise avec les principaux fournisseurs tait importante
afin que le changement soit pris en compte.
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V) Partie II : Le processus de la gestion des rservations


Le monde du textile fonctionne selon le rythme des saisons. Cest ainsi que le
printemps / t 2004 se nomme la S 24 (saison 24), lautomne / hiver 2004 la S 25
Il faut savoir quune saison se prpare un an auparavant son apparition en magasin.
Ainsi, en juillet 2004, la socit passera dj ses commandes pour prparer la saison
26 cest dire la saison printemps / t 2005.

Avant de dtailler chaque tape du processus, il est important de regarder un
schma pour conceptualiser le flux dans son ensemble.










Le service approvisionnement fournitures nest donc quune interface entre les
fournisseurs et les faonniers. Son rle premier tant de mettre disposition la
marchandise lorsque le faonnier passe sa commande ferme. Cette faon de faire
permet au fournisseur de lisser sa production et dtre ractif en cas de problmes.
Il faut savoir que lacheteur ngocie ses prix en dbut de saison de manire globale.
Pourquoi les achats se font-ils de cette manire ? Tout simplement parce que si
chaque faonnier ngociait son prix, il nobtiendrait certainement pas un prix aussi
bas. En effet, cette faon de faire, permet la socit de bnficier dconomies
dchelle non ngligeable.


Llaboration des engagements et du planning
Apparition dun
besoin.
Rservations des
fournitures auprs
des fournisseurs.
Les fournisseurs
mettent la
marchandise en
production.
Les faonniers passent directement leurs commandes fermes auprs des
fournisseurs.
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Ces phases sont ralises suite une succession dtapes.

Dans un premier temps, le style travaille sur une nouvelle collection.
Cette dernire, aprs avoir effectuer une rptition, va tre valide et
slectionne en collaboration avec la direction produit.
Par la suite, on assiste une runion dindustrialisation qui lieu Paris. A
ce niveau, la Supply Chain rentre en jeu. Elle a un rle moteur puisque
laspect technique du produit est pris en compte. Cest la Supply Chain
de faire en sorte que le produit soit fabriquer dans les bons dlais. La
Supply Chain et la direction produit tudient en dtail chaque modles (les
fournitures, laffectation du faonnier). Ils jugent ensemble le travail fait
et son rsultat. Aprs a, ils peuvent valider de faon dfinitive le produit.
Une fois les modles valids, il faut imprativement renseigner le systme
informatique savoir Gallery puis Movex.
Cest ce moment l que la direction produit va pouvoir juger chaque
produit en potentiel de vente. Cette dernire va tre charge de la
ralisation de tests consommateurs, de prsenter la collection aux agents
internationaux ainsi quaux agents des grands magasins. Ainsi, on va
pouvoir noter le produit. Pour se faire, on met ce que lon appelle un taux
de croyance sur chaque produit la couleur (les notes attribues peuvent
aller de A D). A cela sajoute un format de boutique. Il existe six formats
de magasin qui sont dtermins par rapport au m et aux chiffre daffaires.
Il est temps destimer les quantits. Ces dernires se calculent par le biais
de formules. Une fois les quantits estimes, les approvisionneuses
peuvent commencer passer leurs commandes de tissus et rserver
leurs fournitures. Pendant quelques mois, le travail est ralis sur des
quantits prvisionnelles. En effet, deux acteurs peuvent remettre en
cause le taux de croyance et le format de boutique initialement prvu : les
commerciaux qui vendent les modles ainsi que le ngoce qui vend aux
grand magasins et aux multimarques puisquils prennent connaissance de
la collection des concurrents.
Pour finir, on affecte les modle chaque faonnier. Afin de mieux
comprendre comment seffectue les critres daffectation, voici un tableau
20
rcapitulant les principaux faonniers ainsi que leurs avantages et
inconvnients.

Noms des
faonniers
Pays zone de
production
Comptences
techniques
Capacits Limites
1 France Bulgarie Structur+flou+
chemise.
toutes sries
(6-
80000p/sem)

2 Pologne Pologne structur >10 usines
3 France Roumanie structur + flou petites
sries

4 France Tunisie /
Roumanie
flou/chemises toutes sries
5 Lettonie Lettonie structur + flou 3000p/sem
6 Maroc Maroc structur +
flou... "facile"
pas de
petites
sries; pas
d'OA <2000p

7 Allemagne Slovaquie Flou / structur
+ haut de
gamme
3000p/sem organisation
rigide
8 Tunisie Tunisie costumes
homme
2000p/sem
9 France Ukraine structur plus usines au moins 8
semaines
de dlai
10 maroc Maroc structu et
"facile"
env
30000p/mois

11 maroc Maroc chemise
homme
2000p/sem
12 maroc Maroc chemise
homme
2000p/sem
13 Portugal Roumanie Nouveau
faonnier: test

14 France Ukraine Nouveau
faonnier: test
au moins 8
semaines
de dlai

Structur : Se sont des vtements au tissus pais tels que les tailleurs...
Flou : Se sont des vtements au tissu plus lger tels que les robes en mousseline...

On peut donc citer trois zones importantes de critres :

LUkraine : zone de prix intressante et quantit satisfaisante
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Le Magreb : Zone de prix moyenne, qualit surveiller, bonne ractivit
La Pologne et la Roumanie : Prix moyens et qualit intressante

La rservation

Le processus de rservation peut se dfinir de la manire suivante :
Suite aux ventes enregistres dans le systme informatique (ventes aux magasins,
aux multimarques et aux boutiques), des engagements remontent et entranent des
besoins ; Cest cette remonte qui dclenche le processus de rservation.
De faon plus dtaille, nous pouvons distinguer 5 tapes qui constituent le
processus :

- La passation de rservation

Le fait davoir un besoin dclenche la passation de rservation. Cela consiste saisir
informatiquement le besoin et faxer une rservation au fournisseur. Pourquoi une
rservation et non pas une commande ferme ? Cest la politique dAlain Manoukian
concernant les fournitures. Le but tant de mettre de ct la marchandise pour le
compte dAlain Manoukian chez les fournisseurs. Ces derniers gardent la
marchandise dans leurs locaux jusqu ce que les faonniers se chargent de passer
les commandes fermes. Cest bien l le souci majeur de la gestion des stocks
puisque la socit sengage prendre la totalit des marchandises mises en
rservations mme si ces dernires nont pas t consommes par les faonniers.
Il est impratif que le fournisseur nous renvoie une confirmation par retour de fax.
Cet crit est une preuve de son engagement en terme de dlai puisque la
confirmation quil fait concerne : le prix, la quantit et le dlai.
Cette tape a encore du mal tre fluide et il faut sans cesse relancer les
fournisseurs.


- La rvision des engagements

Les rservations seffectuant sur des quantits estimes, il faut donc les rajustes
plusieurs fois au cours du mois suivant les premires rservations. Cest ainsi que
22
pour limiter les dysfonctionnements en terme de stock, il faut rviser les besoins
constamment. Pour se faire, lapprovisionneuse regarde le total rserv par rapport
au total des besoins. Deux cas de figures se prsentent alors :

- Si lcart est ngatif cest que lon a un besoin
supplmentaire, il faut donc faire un complment de
rservation,

- Si lcart est positif, cest que la socit a trop rserv. Une
analyse de lcart doit donc tre tabli dans ce cas. Il faut
dterminer do vient lcart. Ce dernier peut provenir dune
diminution dengagement, dune modification demploi, dune
annulation de modle ou de vestiaire. Il faut regarder si cette
diminution est irrvocable ou non ; Si elle lest, il faut
demander au fournisseur sil peut annuler les marchandises
mises de cot pour notre compte hauteur de lcart. Cette
annulation seffectue en gnral mais cela pose problme
quand les marchandises sont spcifiques et quelles ont t
fabriques spcialement pour le compte dAlain Manoukian.

Le problme se pose ce niveau puisque si la marchandise est spcifique
(exemple : un bouton sigl am), les fournisseurs ne peuvent la proposer dautres
clients. Or, la rservation tant un engagement de la part de la socit, cette
dernire rcuprera le surplus de marchandise en fin de saison ; Elle devra donc
essayer de rutiliser ces fournitures pour les modles prochains, ce qui nest pas
toujours vident.



- Le suivi de production et le suivi des expditions

Le suivi de production consiste suivre chaque semaine lvolution de la fabrication
des marchandises. Cest ainsi quil est fax (cf annexe @) chaque fournisseur afin
de savoir si la marchandise est disponible dans leurs locaux. Si elle nest pas encore
23
prte, ils doivent prciser un dlai de mise disposition. Si au contraire la
marchandise est prte, ils doivent prciser si ils ont reu la commande du faonnier
(lequel) et si ils ont expdi la marchandise (quand) ou quelle date ils lexpdieront.
Ainsi, nous savons exactement o nous en sommes pour planifier la fabrication des
produits finis chez les faonniers.
Concernant le suivi des expditions, il est impratif que le fournisseur nous envoie un
bon de livraison. Ce dernier nous permet de suivre les stocks dans lERP MOVEX
mais aussi de clturer la rservation dans le systme informatique. Procd
rarement fait, ce qui alourdit la gestion des fournitures puisquil faut sans cesse
relancer le fournisseur afin dobtenir linformation.

- Le suivi des stocks

En ralit, il ny a pas de programmes dans MOVEX qui nous permettent de grer
les stocks. Certes, on peut voir les reliquats des commandes dans le systme mais il
faut raliser des calculs afin davoir le stock rel. Cest pour cette raison quil a t
utile de crer des tableaux daide la gestion (cf partie III).
Dans un premier temps le suivi de production nous permet de dterminer un stock
thorique puisque si lon enlve les expditions aux rservations, on obtient un reste
livrer cest dire un stock disponible chez le fournisseur.
Cependant, il est trs utile voire fortement conseill denvoyer rgulirement un tat
de stock chaque fournisseur afin davoir une confirmation de la situation.
Pourquoi est-ce si difficile davoir un tat de stock thorique en adquation avec le
stock rel ? La raison principale cest quil est difficile dobtenir les informations de la
part des fournisseurs lors du suivi de production. Dautre part, certains fournisseurs
ne tiennent pas compte de la politique dAlain Manoukian cest dire quils ne
mettent pas la marchandise en rservation mais attendent davoir la commande
ferme du faonnier pour mettre en production (il ny a plus de stock dans ces cas l
puisquils fabriquent le strict ncessaire). Cependant, cette faon de faire entrane
gnralement des ruptures sur chane et des retards de production consquents.
Enfin, la dernire raison est moindre, elle concerne uniquement les fournisseurs qui
fabriquent en srie. On peut citer en exemple un fournisseur de dentelle qui va
produire 800 m de marchandise alors quon lui avait pass une rservation de 780 m.
24
Il faut savoir que nous ne sommes pas au courant de ce changement et que cela
modifie nos stocks thoriques.
Pour conclure cette partie, il est intressant de voir une situation concrte :

Exemple : Concernant les rservations de la S 25, il y a eu de fortes diminutions au
niveau des engagements de certaines options, ce qui a eu un impact fort consquent
sur les fournitures. Prenons le cas dun fournisseur de boutons. Cet exemple prouve
quil est difficile de grer les fournitures de faon prcise et montre que le cot de
lopration nest pas ngliger.

Rservation de base faite le 12 mars pour la rfrence suivante :
B00392/1662 (OEILLET F264/MB 3.5MM C.FUSIL)
- 78 800 pices pour le 02 avril 2004
- 48 350 pices pour le 16 avril 2004
Soit un total de 127 150 mis en rservation pour notre compte.

Le 31 mars 2004, une premire rvision des engagements est ralise :
Total rserv : 127 150
Total besoin : 56 800
Ecart : 70 350

Nous sommes dans le cas o il faut faire une demande dannulation auprs du
fournisseur car la baisse du besoin est due une diminution dengagement
irrvocable du vestiaire Donegal version noire. Ce dernier naccepte pas lannulation
car cest une fourniture quil ne fabrique pas, en effet, il lachte en ngoce cest
dire quil la sous-traite.

Le 26 avril 2004, une deuxime rvision des engagements est ralise :
Total rserv : 127 150
Total besoin : 103 400
Ecart : 23 750

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Finalement lcart sest rduit de lui mme. Les autres vestiaires utilisant cette
rfrence ont pris de lampleur et ont combl la diminution entrane par lannulation
de Donegal version noire.

Enfin, le 10 mai 2004, une dernire rvision des engagements est ralise :
Total rserv : 127 150
Total besoin : 110 408
Ecart : 16 742

Bien que lcart se soit relativement bien rsorb, la perte financire se monte quand
mme 63 117.34 . Il faut bien sr prciser que ce nest pas la seule fourniture
dans ce cas. Cette marchandise pourra tre coule sil y a un rassort cest dire
une augmentation des engagements au vue de la russite de loption (modle du
vestiaire).

On peut dire que cette faon de faire, fait perdre de la crdibilit la socit par
rapport ses fournisseurs. Les prvisions sont un point bloquant que lon narrive
pas grer de manire optimale. En effet, les rservations entranent notre
engagement de faon ferme, il devient donc trs difficile pour le fournisseur dtre
ractif concernant des rfrences qui sont uniquement produites pour notre compte.

Il serait bon de revoir cette faon de procder. On peut citer les recommandations
suivantes :

- Rserver les produits au coup par coup. En effet, en dbut de
saison, un planning de mise en boutique des vestiaires est
mis en place. A lheure actuelle, les rservations de
fournitures sont font au global en dbut de saison. Or, il y a
environ deux mois dcart entre la mise en boutique du
premier et du dernier vestiaire. Il serait plus judicieux de
cadencer les rservations au rythme des vestiaires.

- Se renseigner auprs des fournisseurs sur leurs deadlines
cest dire leur dlai de fabrication. Il est vrai que lorsque le
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produit est spcifique, il est trs important de connatre la
date limite laquelle on doit leur fournir linformation afin
quils soient le plus ractif possible. De ce fait, les prvisions
auraient le temps dtre affines.

- Rutiliser plus systmatiquement les reliquats de stocks des
saisons prcdentes. Ce phnomne essaye de se mettre
difficilement en place puisquau cours des saisons, la mode
change et par consquent les rfrences de fournitures
aussi. Il est vrai que les objectifs entre les membres de la
production et de la collection ne sont pas les mmes.
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VI) Partie III: Mise en place doutils danalyse


Afin de grer au mieux les fournitures, il a fallu mettre en place un certain nombre de
tableaux de bord. De plus, ces tableaux nous ont permis de pouvoir faire une critique
objective de la situation.

La mise en place de tableaux de suivi

Le tableau de bord principal se nomme suivi de production (cf annexe @). Ce
tableau concentre toutes les informations utiles au suivi des rservations. Il permet
entre autre davoir une vue densemble sur les rservations tout particulirement sur
les dlais de fabrications, les expditions et les stocks thoriques.
Ce tableau est cr partir dune extraction excel de MOVEX et concentre toutes les
commandes passes, saisons confondues.
A partir de ce fichier, il faut donc construire un tableau en ne retenant que les
informations ncessaires. Cest ce niveau que ressort le problme des langages
entre les diffrents membres dun mme service.

Pour rappel, les approvisionneuses tissus et fournitures parlent en code fourniture
(un code = une rfrence) tandis que les autres membres du service qui grent
lapprovisionnement des produits finis parlent en nom commercial (un nom de
vestiaire comprend plusieurs options et chaque option un nom). Il est donc difficile
de se comprendre au sein du service.

Il a donc fallu crer un autre tableau afin dobtenir une harmonie et surtout une
meilleure comprhension au sein du service. Ce tableau est obtenu partir dune
deuxime extraction excel de MOVEX et comprend la nomenclature de chaque
option par saison.

Comme il est impossible de crer un tableau unique, il faut donc sans cesse jongler
entre les deux.

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Ces tableaux ont t mon principal support de travail. Ils mont permis dobtenir un
rel suivi des rservations passes auprs des fournisseurs. Ils ont aussi augment
et amlior la communication entre les diffrents membres du service.

Les limites que lon peut rencontrer

Bien que la mise en place de ces tableaux de bord soit une russite, il ressort des
dysfonctionnements difficiles viter.

Plusieurs problmes apparaissent frquemment et empchent une gestion des
fournitures optimale :

Retard de livraison des fournitures.

La situation est la suivante : Le tissu est livr chez le faonnier mais il manque une
ou plusieurs fournitures pour dbuter la fabrication. Ce retard nest pas ngliger
puisquil peut bloquer le dmarrage des chanes de production. Cependant, il peut ne
pas avoir de grandes rpercussions. Cest voir au cas par cas. En effet si le retard
est moindre, lincidence sur la production peut ltre aussi. Mais dans certains cas, le
retard cit au dessus entrane une rupture de chane importante ce qui engendre un
retard de livraisons dans les boutiques. Cette situation est donc plus dlicate car le
retard est rel et a des incidences.

Ces retards peuvent tre dus plusieurs vnements tels que :

Une erreur de rfrencement dans le systme

Lquipe de Paris rentre les nomenclatures des produits dans lERP MOVEX.
Lorsquon passe une rservation, on se base sur les codes rentrs par le bureau de
Paris. Si une erreur a t effectue, on ne sen rendra compte que lorsque les
faonniers passeront leurs commandes. De ce fait, il y aura une mise en stocks
dune mauvaise fourniture et une rupture sur la bonne.
Les rservations ne sont pas passes

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Il arrive que certaines rservations ne soient pas passes suite des erreurs de
nomenclatures, une mauvaise remonte du besoin ... Si le produit est spcifique et
que le dlai de production est long, le retard sera invitable.

Le prix nest pas dans le systme

Lorsque le prix nest pas saisi dans le systme, il nest pas possible de passer une
rservation. Par consquent, un prix fictif est marqu et sera modifi lors de la
confirmation du fournisseur.

Les fournisseurs prennent du retard

Ils arrivent que certains fournisseurs prennent du retard pour x raisons. Si le retard
peut leur tre imparti, ils devront la socit des frais de dommages daprs la
charte dachats dAlain Manoukian.

Les fournisseurs ne suivent pas la procdure

Certains fournisseurs produisent sur commandes fermes uniquement et ne veulent
en aucun cas suivre la politique de lentreprise en terme de rservation. La plupart du
temps, les dlais annoncs partir de la commande ferme sont de trois quatre
semaines. Les faonniers passant leur commande la dernire minute en
demandant une expdition des marchandises immdiate, le retard de production
sera invitables.

A prsent, il est utile de se poser la question suivante :

Comment se fait-il quil reste des fournitures en stock en fin de saison ?

Deux rponse principales peuvent tre apportes :

Les doublons des commandes

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Lentreprise Alain Manoukian rserve des fournitures. Elles doivent tre disponibles
chez le fournisseur lorsque le faonnier passe sa commande ferme. Si ce dernier, ne
prcise pas que la marchandise quil commande doit tre prleve sur le compte
dAlain Manoukian, le fournisseur va relancer une nouvelle production. Cest pour
cela quil est important quen dbut de saison un tableau rfrenant tous les
faonniers Alain Manoukian soit envoy au fournisseur afin dviter au maximum les
doublons. Malgr les prcautions prises, des erreurs subsistent.

Une mauvaise communication interne

Ce phnomne se retrouve plusieurs niveaux. Il peut sagir dune baisse
dengagement cest dire que le modle nest pas trs bon et quon dcide den
fabriquer moins voire mme de lannuler. Ces informations ne sont pas toujours
transmises aux approvisionneuses. Si cest le cas, elles ne peuvent pas demander
au fournisseur dcouler sa marchandise auprs dun autre client ou darrter sa
production si cette dernire est en cours. Ce manque dinformation entrane un
manque de ractivit, ce qui peut avoir de trs lourdes consquences financires.
Dautres phnomnes peuvent diminuer les engagements. En effet, si un emploi
(quantit utilise pour fabriquer un produit) diminue cela baisse automatiquement les
besoins de cette fournitures. Cette dernire peut tre considrable.

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CONCLUSION


Comme vous avez pu le constater la gestion du service approvisionnement
fournitures reste complexe et difficile matriser.

Mon alternance a permis la socit Alain Manoukian de suivre durant une saison
ses fournitures de faon correcte. Les fournisseurs ont pu tre cout et renseign
ds quils le souhaitaient. Ma prsence permis dviter un certain nombre derreur
et la saison S 25 a pu se drouler dune meilleure faon que les saisons
prcdentes. Leur stock de fournitures encore disponibles chez les fournisseurs sest
amoindri, ce qui allge les retours ou les rutilisations futures des marchandises.
Ainsi le gain de temps et dargent sont notables.

Avec le recul, je me suis rendue compte quil tait rellement ncessaire pour le
service de mettre une personne qui se consacre aux fournitures. Cependant, je
pense quil nest pas utile de mettre une personne plein temps. Lidal serait
demployer une personne mi-temps ou de reprendre un stagiaire tout en lui
donnant une autre mission en parallle car en aucun cas les approvisionneuses
tissus nont le temps de grer la partie fournitures.

Cest recommandation est prendre en compte si le groupe dcide de conserver
cette stratgie dapprovisionnement. Ca na pas lair dtre le cas. Avant mon dpart,
une restructuration tait en train de se mettre en place. A prsent, la nouvelle
stratgie dAlain Manoukian au niveau de ses approvisionnements de fournitures
devrait tre la suivante :

- Ngocier de faon globale les prix auprs des fournisseurs.
- Laisser la gestion quotidienne des fournitures aux faonniers.
Cela implique que les faonniers passent leurs commandes
fermes beaucoup plus tt afin que les fournisseurs aient le
temps dtre ractifs. Il ny aura donc plus de stocks et les
erreurs de rfrencement seront moindres.
-
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Il est vrai que la socit Alain Manoukian est un mauvais industriel mais excelle en
tant que distributeur. Cette nouvelle stratgie permettra la socit de se concentrer
nouveau sur son mtier de base qui est le ngoce et non pas le travail faon. Elle
continuera faire le lien entre les fournisseurs et les faonniers en cas de
problmes.

Ce fut une stage de huit mois trs intressant, qui ma permis de tenir un poste part
entire. Ainsi, jai pu acqurir des comptences professionnelles qui maideront dans
ma vie future savoir, la rigueur, lorganisation. De plus, jai pu me rendre compte de
limportance de la communication au sein dune telle entreprise. Cependant, la
gestion des fournitures devient vite rbarbative et jaurais aim voir dautre aspect de
la logistique ou de lachat.
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ANNEXES


Copies cran (toutes les tapes informatiques de la commandes)
Exemple de rservation
Exemple de tableaux de bord (suivi de prod + tableaux des engagements)