Concrtement

que fait Solthis ?

Niger
Zaratou Ankourao (UGS) - Sophie Ouvrard (Solthis)

2 Focus
Coordination et communication interinstitutionnelle

FOCUS N1
COORDINATION ET COMMUNICATION
INTER INSTITUTIONNELLE
LEXEMPLE DU GROUPE APPRO NIGER
Dr Zaratou ANKOURAO, Responsable
UGS, MSP Niger

Dr Sophie OUVRARD, Responsable
Pharmacie, Solthis Niger

CISLS
Achat
Rception
UGS
Rception
Stockage
Gestion
Estimation des
besoins
ONPPC
Distribution

ULSS
Remonte des
donnes

DPHL/MT
Validation des
besoins
nationaux
Acteurs institutionnels de
lapprovisionnement
Origine du Groupe Appro
Constats :

Pas de rseau/canal de partage de linformation relatif aux
approvisionnements

CISLS est seule en contact avec les fournisseurs, difficults:
- suivi / validation des commandes
- clarifications aux questions de spcifications techniques

Difficult pour lUGS de grer les stocks et lapprovisionnement
des sites

Dysfonctionnements dans la chaine dapprovisionnement
et de distribution vers les sites

Objectif du Groupe Appro
Apporter des solutions immdiates puis moyen terme au
problme de lapprovisionnement du programme VIH/Sida dun
point de vue :

- Technique
- Financier
- Logistique
- Organisationnel
- Communication / diffusion de linformation



Institutions/organisations membres
Permanents :
Ministre de la sant publique
DPHL/MT
UGS
ULSS
Cellule PTME
CISLS
ONPPC
PTF
SOLTHIS
UNICEF
LFA
Acteurs occasionnels :
Laboratoire National de Rfrence VIH/sida & TB (LNR)
Comit Mdical Technique (CMT)
ESTHER


Mthodologie
Coordination du groupe : CISLS

convoque les runions et assure le suivi de la ralisation
des missions confies priodiquement chaque partie


Moyens utiliss :

Plateforme dchange par mail
Runions mensuelles

Informations changes
Revue systmatique
Disponibilit des intrants
Situation du stock au niveau central et sur site
Priode couverture au niveau national par le stock disponible : couplage
prvisions / consommations
ALERTES PRE-RUPTURES

Suivi des approvisionnements
Niveau dexcution des commandes en cours
Planification des achats

Suivi de la maintenance des automates

Autres sujets abords
Elaboration et mise en place du Circuit de distribution des intrants
Organisation du travail dans le cadre de la soumission des
demandes de subvention



Quelques Objectifs atteints
Sur le plan technique :
Formulation de recommandations destination des acteurs de
la PEC (rationalisation).

Sur le plan financier :
Mobilisation de ressources additionnelles pour des achats
ponctuels.

Sur le plan logistique :
Mise en place de moyens de communication lUGS.



Quelques Objectifs atteints

Sur le plan organisationnel :
Elaboration dun circuit de distribution assorti doutils pour la
remonte de linformation pharmaceutique (suivi stock/patients).


Sur le plan de la communication/diffusion dinformations :
Cration dune dynamique de groupe, changes permanents et
transparence des informations lies aux approvisionnements.


Zro Rupture en ARV en 2010
et jusqu ce jour !
FOCUS N2
RENFORCEMENT DES
CAPACITS TECHNIQUES ET
ORGANISATIONNELLES
D'UNE STRUCTURE / INSTITUTION
LE CAS DE L'UGS AU NIGER

Initiative nationale de cration de lUGS en 2006 :

Affectation dun Pharmacien, Responsable de lUnit
Constitution dune quipe : Responsable de Gestion des Stocks,
magasiniers,


Mandat de lUnit :

Estimation des besoins nationaux
Suivi technique des approvisionnements
Participation la rception des livraisons fournisseurs
Gestion des stocks
Gestion de linformation pharmaceutique (donnes de suivi
patients & de stocks)
Traitement des commandes des sites & planification de la
distribution
Formation et supervision technique des sites
Mise en place de lUGS
Renforcement des comptences
Outils
Comptences
Organisationnelles
Comptences
Techniques
DOMAINES DAPPUI ASPECTS RENFORCES

Expression des besoins nationaux


Outils de quantifications
Rdaction des plans GAS

Gestion des stocks

Outil de suivi et de gestion informatis

Analyse de linformation
pharmaceutique des sites

Consommations / File Active sous ARV
Alertes

Planification des livraisons sur sites

Calendrier de livraisons
Circuit de distribution

Organisation


Plan dAction
Profils de poste

Communication

Courrier dinformation vers les sites
Point tlphonique hebdomadaire
Domaines dappui & exemples concrets
Quelques perspectives
DOMAINES DAPPUI PERSPECTIVES


Expression des besoins nationaux


Procdure de quantification

Planification des livraisons sur site

Diffusion et mise en uvre du circuit de
distribution


Formation et supervision technique
des sites


Accompagnement la Formation


Merci

Mali
Ousmane Traor (HCNLS)
Julien Deschamps (Solthis)
Approvisionnement
au Mali
Dr Ousmane Traor/HCNLS
Responsable de lapprovisionnement en ARV et
produits connexes

Dr Julien Deschamps/Solthis
Responsable de projet dAssistance Technique
Approvisionnement
Accs aux mdicaments ARV/intrants
Dfis

Disponibilit continue des produits pharmaceutiques

Renforcement des capacits des acteurs

Renforcement du systme de suivi des activits de la
chaine dapprovisionnement


Prise en charge de qualit et prenne du VIH/Sida



Accs aux mdicaments ARV/intrants
Assistance Technique Appro

Dans le cadre du financement FM/Rd8

AT Nationale (PPM, DPM, CSLS, DNS/DRS)

Etat des lieux de la gestion des approvisionnements et
des stocks

Plan daction sur 2 ans/approche participative

Mis en uvre des activits







Accs aux mdicaments ARV/intrants
Actions entreprises


Dcentraliser les stocks au niveau des rgions

Remonter les donnes pharmaceutiques et de
gestion de stock

Appuyer la mise en place dun logiciel de
dispensation et de gestion de stock

Renforcer les mcanismes de suivi


FOCUS 1
DCENTRALISATION DES STOCKS

Dcentralisation des stocks
Procdure : avant



Centrale Achat
Nationale (PPM)
Direction Rgionale de
Sant/PPM rgionale
Centre de Sant
Commandes
Livraisons
Difficults daccs
-Maitrise des besoins rgionaux
- Planification de lappro/distribution rgionale
Commandes
livraisons

Dcentralisation des stocks
Procdure : aprs


Centrale Achat
Nationale (PPM)
Direction Rgionale
de Sant/PPM
rgionale
Centre de Sant
Commande 1 Livraison 1
Commande 2 Livraison 2
- Gestion des stocks
(outil, responsabilit..)
- Organisation des
appro/distribution
- Tableau de Bord ARV



Dcentralisation des stocks
Rsultats

Intgration du circuit des ARV/intrants, dans le schma
Directeur dapprovisionnement des Mdicaments Essentiels

Disponibilit des stocks au niveau priphrique
- 2 mois stock + 1 mois stock scurit renouvel mensuellement

Rduction des dlais de livraison des sites par la proximit des
stocks rgionaux

Maitrise des besoins rgionaux/analyse rationnelle
- Collaboration des 2 pharmaciens rgionaux




FOCUS 2
REMONTE DES DONNES
Remonte des donnes
pharmaceutiques

Renforcer les supports de gestion

Canevas dinventaire de mdicaments/ractifs
Canevas de suivi des activits labo

Elaborer des tableaux de bord

Tableau de bord ARV
Tableau de bord activit labo

Elaborer des procdures danalyse des donnes et
mcanisme feedback




Tableau de bord rgional ARV
Objectifs

Rationnaliser/maitriser les besoins en ARV

Validation des bons de commandes au niveau rgional
Estimation des besoins rgionaux et suivi de la couverture
Visualisation des surstocks et redploiement

Compiler les donnes

Compilation Rgionale
Compilation Nationale




Tableau de bord rgional ARV
Rsultats

Les donnes sont compiles et remontes

Depuis Novembre 2010, toutes les rgions (9) renseignent
et transmettent les tableaux de Bords ARV vers le niveau
central (schmas thrapeutiques/stocks
sites/surstocks/besoins rgionaux)

Les besoins des sites sont valids dans les DRS

Les commandes rgionales sont estimes par les
DRS/PPM rgionales





FOCUS 3
LOGICIEL DE GESTION DE STOCKS
ET DE SUIVI DES DISPENSATIONS

Logiciel de dispensation
et de gestion de stock
Mise en place

Approche participative pour llaboration du cahier des
charges techniques du logiciel (ARV, IO, Ractifs et
consommables)

Evaluation nationale et rgionale sur les attentes
(Institutions et prestataires de service)

Groupe technique de travail pour la dfinition des
modalits doprationnalisation

Cartographie des besoins en matriel informatique et
quipement








Logiciel de dispensation
et de gestion de stock
Mise en place (suite)

Achat de matriels

Formation de formateurs et de prestataires

Installation au niveau de lensemble des sites de prise en
charge

Suivi de la mise en uvre






Mcanisme de suivi

Rencontres semestrielles des acteurs de lapprovisionnement
par la PPM

Rencontres hebdomadaires du groupe technique
Approvisionnement

Rencontres trimestrielles du mcanisme de coordination et de
suivi des approvisionnements

Renseignement des indicateurs de suivi & valuation de la
gestion des approvisionnements et des stocks



Je vous remercie
Guine
Mouslihou Diallo (Solthis)

2 focus
1. Quantifications
2. Rle dalerte face aux situations critiques des stocks
FOCUS N1
QUANTIFICATION
Quantification

Prvoir le plus prcisment possible les
quantits de produits de sant ncessaires
une prise en charge optimale du VIH /
Sida sur une priode donne
Objectif
Quantification

Domaines de quantification
1. Dpistage
2. PTME
3. Transfusion sanguine
4. Prise en charge mdicale

Catgories de produits
1. Mdicaments (ARV/AIO)
2. Ractifs de laboratoire & tests de dpistage
3. Equipement, matriel et consommables
Quantification de produits
Mthodologie

Etablir la liste des produits slectionner
Schmas thrapeutiques
Dterminer les hypothses de calcul
Dterminer les cibles attendues
nombre de nouveaux cas attendus
patients suivis
Prix

Dveloppement doutils paramtrables et simplifis (Excel)
Quantification- saisie des hypothses
Quantification - exemple de rsultat
Quantification leons apprises
Pour faire des quantifications les plus prcises possibles, il est
indispensable :

1. Davoir des donnes les plus prcises possibles
2. De dterminer la taille des cibles attendues
3. De prciser les volutions envisageables
a. Des hypothses
b. Des recommandations thrapeutiques
4. De mettre tous les acteurs en commun pour prendre les
bonnes dcisions
Evaluation de diffrents scnarios
Dinitiation
Et de survie
FOCUS N2 - RLE DALERTE
Rappel
Constats :
Manque de visibilit sur les priodes que permettent
de couvrir un stock
Quel stock ?
Pour quelle priode ?
Pour combien de personnes ?

Augmentation imprvue des besoins
Retrait de partenaires
Augmentation du rythme dinclusion

Retard des approvisionnements



Rle dalerte
Rle dalerte



Ncessit :

surveillance de la disponibilit des produits de sant pour
anticiper les ruptures

Informer les partenaires nationaux et internationaux
Mise en place dun groupe
pour alerter sur la disponibilit
et suivre les approvisionnements
Rle dalerte - groupe de suivi



Composition du groupe
Programme sida
Centrale nationale dapprovisionnement
Hpitaux nationaux
ONG/ institutions internationales de lutte contre les
sida installes dans le pays

Outil du groupe
Dvelopp par Solthis


Dveloppement dun outil
Objectifs
Disposer dun outil simple et visuel permettant de mesurer
la priode de disponibilit des ARV

Mthode
Pour chaque molcule, la priode de disponibilit, est
dtermine partir de 3 paramtres:
les stocks disponibles
les commandes en cours
les besoins ncessaires pour les patients dj sous traitement
les besoins ncessaires pour les initiations mensuelles


Exemple de rsultat
Exemple de rsultat
Comment les alertes se font ?
Contacts tlphoniques
Lettres
Notes techniques
Runions

Cible des alertes
Gouvernement
Fonds Mondial
Partenaires locaux
Partenaires locaux
Sites prescripteurs

Rle dalerte
Priode Rsultat
Mars / Fvrier 2010
Mai 2010 Mobilisation des partenaires nationaux (examen des
possibilits de prts et de dons)
Juin 2010 Mobilisation des partenaires nationaux (examen des
possibilits de prts et de dons)
Juillet 2010 Note technique utilisation Atripla
Lettre FM : plaidoyer+Dcision commande urgence N1 FM
Achat EFV+ TDF+3TC
Septembre 2010 Engagement achat par le gouvernement (arrive en janvier
2011)
Engagement prt (GIZ, MSF)
ONUSIDA fait plaidoyer au FM
Rle dalerte- quelques rsultats
Priode Rsultat
Octobre 2010 Engagement achat urgent (FM) achat par la PCG
Ngociation Phase 2 Round 6
Dcembre 2010 Prt dARV par MSF et GIZ

Janvier 2011 Arrive stock gouvernement
Mobilisation des associations internationales
Plaidoyer au FM
Fvrier 2011 Commande urgence Solthis
Validation plan GAS (avant P2R6)
Commande Urgence n2 FM (VPP)
Rle dalerte- quelques rsultats
Chronologie
2009 2010 2011
S O N D J F M A M J Jt A S O N D J F M A M J
Anne 2 phase1 R6
Passage prvu phase 2 R6
BE
FM Exceptionnel / PCG
Eval
Crise
Procdure
Anne 1 phase1 R6
Solthis
FM A3R6
POUR ALLER PLUS LOIN
DANS LE RLE DALERTE
Indicateurs dalerte prcoce
Alerte pour retard
Dfinition dindicateurs dalerte prcoce de type score qui
tiendrait compte :
Des priodes de disponibilit des produits
De lexistence dalternatives acceptables
De lavance des processus dacquisition en cours
De lexistence de financements


Alerte lorsquil existe un dcouplage entre cibles
prvues & donnes relles