Outils pour le Suivi et la

Supervision des Systèmes

Logistiques
Séminaire Technique de Préparation des
Consultants pour les Programmes VIH, TB et
Paludisme

Dakar 6-9 Mars 2006

Aoua Diarra
 Objectifs et Outils
d’Evaluation

• Fournir aux différents intervenants les

informations sur les caractéristiques et la
performance des systèmes logistiques
• Outils d’évaluation et de suivi préparés par
JSI/DELIVER:
– Outil d’Evaluation du Système Logistique (OESL)
– Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL )
– Outil d’Evaluation des Services de Laboratoire (ATLAS)
OUTIL D’EVALUATION DU
SYSTÈME LOGISTIQUE
(OESL)
OESL qu’est ce que c’est?

• Un des outils d’évaluation du projet DELIVER de

John Snow, Inc.
• Utilisé pour l’évaluation qualitative périodique du
système logistique à inclure dans le processus de
planification des programmes.
• Permet de mesurer la performance du système
logistique d’un programme sanitaire donné
• Instrument de diagnostic et de suivi
• L’information collectée est analysée pour identifier
les forces et les faiblesses du système et partant de
là proposer les interventions appropriées.
BUT de l’OESL

• Contrôler les performances du système

• Diagnostiquer les domaines qui nécessitent
des améliorations
• Sensibiliser l’ensemble des partenaires aux
performances du système
• Aider à la planification du travail grâce aux
résultats de l’analyse
Méthodologie de l’évaluation
(OESL)
• Discussions de groupes
Ministères, Agences de coopération,
Intervenants, participants
• Interviews des partenaires-clés (programme
national SIDA, Centrale d’achat, Directeurs
des services de santé, Médecins-chefs des
structures sanitaires, gérants des magasins)
• Critères de sélection des sites à visiter:
emplacement, niveau, distance
Eléments de l’OESL

• Voir Manuel ou CD
Feuille de Score
REPONSES AUX SCORE SCORE MAXIMUM
QUESTIONS PAR ELEMENTS DE L’OUTIL QUESTIONS

Organizational context

1.Does the national level have a logistics management unit? Yes No N/A 1 1

1.Is the logistics management unit fully responsible for the following activities:

a. managing and using the logistics management information system? Yes No N/A 0.22 0.22

b. forecasting quantities needed? Yes No N/A 0 0.22

c. procurement? Yes No N/A 0 0.22

d. inventory management, storage, and distribution? Yes No N/A 0.22 0.22

TOTAL 1.44 1.88

SCORE FOR THE SECTION 77% 100%

Score for the section = total score/maximum total score* × 100

OUTIL D’EVALUATION DES
INDICATEURS LOGISTIQUE
(OEIL)
But de l’OEIL

L’OEIL est:
• Un instrument de collecte de données
quantitatives, développé par DELIVER, est utilisé au
niveau des structures sanitaires
• évaluer la performance du système logistique des
produits de santé et leur disponibilité
• peut être utilisé pour contrôler la performance, dans
le temps, de certains procédés utilisés dans la
gestion logistique des produits de santé et pour
évaluer certains résultats de programmes
• peut être aussi utilisé pour la supervision, le
contrôle de performance et le suivi de la
disponibilité des produits.
Indicateurs mesurés avec
l’O.E.I.L
• Pourcentage de centres dont les niveaux de stock garantissent
une disponibilité des produits à court terme (état du stock).
• Pourcentage de centres ayant connu une rupture de stock, à
n’importe quel moment pendant une période de temps donnée ou
lors de la visite.
• Pertinence des données logistiques pour la gestion de stock.
• Différence, exprimée en pourcentage, entre les prévisions de
consommation et la consommation effective (précision de la
prévision).
• Pourcentage de commandes passées et satisfaites comme requis
(taux de satisfaction de commande).
• Pourcentage de centres maintenant des conditions de stockage
acceptables.
• Durée des ruptures de stock
• Pourcentage de centres connaissant actuellement des ruptures de
stocks
Méthodologie de l’évaluation

• Identifier les objectifs de l’évaluation et développer un

cadre de travail
• Recruter les membres de l’équipe d’évaluation
• Déterminer la taille de l’échantillon et sélectionner les
centres à visiter
• Préparer les équipes d’évaluation
• Préparer, tester et finaliser l’outil
• Collecter les données
• Procéder à l’analyse des données.
• Présenter les résultats préliminaires, les conclusions et les
recommandations de l’évaluation à tous les partenaires.
• Rédiger le rapport d’évaluation et le distribuer aux
principaux partenaires
Eléments de l’OEIL

• Voir Manuel ou CD
 OUTIL D’EVALUATION DES
SERVICES DE LABORATOIRE
(ATLAS)
Informations Générales

• Instrument de collecte de données

développé par DELIVER pour évaluer les
systèmes logistiques de laboratoire
• outil de diagnostic et de suivi utilisé pour
une enquête de base ou comme partie d’un
processus de planification
• Outil de sensibilisation: Fournit aux
décideurs et autres intervenants un aperçu
général de la capacité des services de
laboratoire et de la disponibilité des
produits)
Informations Générales (2)

• 1er draft préparé en 2003-2004

• Revision et adaptation en Uganda
• Utilisé en Août - Septembre 2004 pour
évaluer 500 laboratoires dans 53 districts en
Uganda (325 du MS et 175 ONG)
• Finalisatin en Mars 2005
Structure

L’ATLAS contient
• Un guide d’utilisation
• Trois questionnaires:
– Niveau administratif central
– Niveau administratif intermédiaire (si
applicable)
– Niveau Point de prestations (laboratoire).
Méthodologie de l’évaluation

Trois méthodes sont recommandées pour la

collecte des données :
• discussions de groupes,
• interviews des acteurs principaux et
• visites de terrain
Eléments de l’ATLAS

• Voir manuel ou CD
SUPERVISION

• La supervision est l’art de guider, d’instruire,

d’encourager l’initiative du personnel, de faire des
observations objectives.
• C’est l’ensemble des mesures visant à s’assurer
que le personnel accomplit ses tâches avec
efficacité et devient plus performant dans son
travail.
BUT DE LA SUPERVISION

• Supervision diffère du suivi: suivi porte sur les activités

du programme et peut se faire à distance. Supervision
porte sur l’agent et demande un contact avec lui
• Vérifier qu’il y a communication et coordination entre les
différents niveaux
• Assurer que les lignes d’orientation et procédures
établies sont suivies
• Assurer que le personnel a les compétences et les
connaissances nécessaires pour exécuter efficacement
ses tâches
• Informer, orienter le personnel et corriger les erreurs
Activités à Mener au Cours de la
Supervision

• Déterminer le niveau de performance actuelle de

l’agent
• Identifier les écarts entre entre la performance
actuelle et la performance souhaitée
• Identifier les barrières à l’exécution correcte des
tâches (causes des lacunes/écarts)
• Corriger les imperfections et aider à résoudre les
problèmes
Recommandations pour la
distribution des produits (1)
• Intégrer le stockage et la distribution des ARVs et
des tests VIH si possible et étudier la possibilité
d’utiliser les services des courriers privés pour la
distribution
• Mettre en place des mesures de sécurité
particulières pour le stockage et le transport des
produits mais assurer l’accès continu)
• Appliquer scrupuleusement le système de
« Premier Périmé, Premier Sorti » et ne pas
distribuer des produits sur le point d’être périmés
• Ne livrer les ARVs et tests VIH qu’aux sites
autorisés
Recommandations pour la
distribution des produits (2)
• Revérifier la qualité des produits en cas de
redistribution entre les points de prestations
• S’assurer que les produits qui sont utilisés en
combinaison sont distribués ensemble
• Les ARV étant des produits très délicats, ils ne
doivent pas être réemballer si possible
• Prévoir une chaîne de froid dans les points de
stockage pour les produits qui l’exigent
• Séparer les produits endommagés et périmés
du stock utilisables
Recommandations (ARVs et
Tests VIH)
• Réduire le nombre de niveaux dans le système de
distribution.
• Utilisé le système maximum/minimum version
« Commande Obligatoire »
• Utiliser un système de rapports et commandes
mensuels.
• Pour un nouveau programme, incorporer
graduellement les produits de « 2ème intention ».
• Mettre en place un système de retour des produits
non utilisés pour la redistribution avant péremption.
Recommandations (ARVs et
Tests VIH)
• Soumettre les rapports en même temps que les commandes
de produits.
• Limiter la quantité des données collectées. Dans le SIGL, ne
collecter que les données qui seront utilisées pour la prise de
décisions logistiques et de gestion des produits.
• Faire la collecte des données sur les quantités des produits
distribuées aux clients et sur l’utilisation directe des tests
VIH ; ne pas utiliser les chiffres des quantités distribuées aux
centres.
• Eviter de changer les formulaires du SIGL selon les besoins
des différents bailleurs de fonds ;
• Uniformiser le SIGL sur l’ensemble du système.
Recommandations (ARVs)

• En plus des trois données logistiques essentielles, limiter

les données sur les clients au nombre de clients par
traitement. Utiliser ces données pour la prise de décisions.
• Si on fait la collecte des données sur le nombre de clients
par traitement, fournir une fiche pour convertir le nombre
de clients en quantités de produits nécessaire pour traiter
ces clients.
• Utiliser une seule unité pour gérer chaque produit
(comprimé, capsule, etc.).
• Utiliser deux systèmes parallèles pour la collecte des
différentes données : un qui collecte les données pour la
gestion des produits et un autre qui collecte les données
pour la gestion du programme.
Recommandations (Tests VIH
et autres produits de labo)
• En plus des trois données logistiques essentielles,
limiter les autres données collectées au nombre de
tests par utilisation. Utiliser ces données pour la
prise de décisions.
• Utiliser le test individuel comme unité.
• Imprimer les formulaires avec les différentes
utilisations des tests (dépistage, confirmation,
résolution) mais écrire à la main les marques des
tests utilisés. Laissez des espaces pour ajouter
d’autres noms de marques de tests utilisés.