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Projet QESAMED

Comité des pilotes


pédagogiques

FPMA-AE
Forma+on professionnelle
du monde académique
‘Auto-évalua+on’
1 544564-TEMPUS-1-2013-1-FR-TEMPUS-JPHES
Objectifs de la formation
2

— Conférer ou consolider vos bases en matière de


système de management de la qualité afin que vous
puissiez les utiliser dans le cadre de l’autoévaluation
— Etre capable de mettre en œuvre des outils d’auto-
évaluation :
¡ Etre capable d’effectuer une analyse SWOT
¡ Etre capable de mener un audit interne en conformité avec la
norme ISO 19011 « Lignes directrices pour l’audit des systèmes
de management »
¡ Etre sensibilisé à d’autres outils d’autoévaluation (QFD, Revue
des processus)
L’auto-évaluation, c’est quoi?
3

Examen méthodique complet,


systématique et régulier des
activités et des résultats d’une
organisation par comparaison à un
modèle, à des exigences internes
et/ou externes.
L’auto-évaluation des SMQ?
4

ISO 9000 V2015


L’auto-évaluation, Mise en oeuvre
5

— Préparation et organisation
ü Décider comment organiser et planifier l’auto-évaluation

ü Communiquer sur le projet d’auto-évaluation

— Processus d’auto-évaluation
ü Constituer le(s) groupe(s)

ü Organiser la formation

ü Entreprendre l’auto-évaluation

ü Etablir un rapport

— Plan d’amélioration et choix des amélioration


prioritaires
ü Elaborer un plan d’amélioration
Les phases d’une évaluation complète
6
- au service du chef
d’entreprise
- vérifie la mise en œuvre
effective — L’auto-évaluation
- juge du bon
fonctionnement

— L’évaluation externe - fonde la confiance


- développe le partenariat

— Suivi - Plan d’action

Amélioration permanente
L’auto-évaluation, pourquoi?
7

— Moyen efficace et stimulant pour faire progresser


une organisation et gagner en performance et en
efficience.

— Lien entre les objectifs et les stratégies ou moyens


pour les accomplir

— Outil de motivation du personnel en les associant au


processus d’amélioration continue (Management
participatif)
L’auto-évaluation, pourquoi?
8

— Cadre pour mesurer les progrès dans le temps


(périodicité définie)

— C’est un élément essentiel du système d’information


nécessaire à l’amélioration durable de la qualité
L’auto-évaluation, une obligation
9

— Obligatoire pour progresser sur des bases saines et


objectives

— Obligatoire dans le cadre de la mise en œuvre de


système de management d’organisation, basé sur des
normes
Système de management d’organisation
et normes correspondantes
10

— Qualité ISO 9001

— Environnement ISO 14001

— Sécurité des Aliments ISO 22000

— Qualité dans les laboratoires ISO 17025

— Et bien d’autres…
La Qualité
11

Aptitude d’un ensemble de caratéristiques


intrinsèques à satisfaire des exigences

— Caractéristique = trait distinctif

— Caractéristique intrinsèque = trait distinctif à


caractère permanent et relatif à une exigence

— Tout simplement la qualité c’est : répondre,


satisfaire des besoins, des attentes.
Le Management Qualité
12

Activités coordonnées permettant d’orienter et de


contrôler un organisme en matière de qualité

Norme ISO 9000 :


version 2005
Le système de Management Qualité
13

S M Q

Satisfaire aux exigences

Activités coordonnées pour


orienter et contrôler un organisme
Ensemble d’éléments corrélés
ou interactifs
Le système de Management Qualité
14

Essemble de Interaction entre


processus + ces processus

+ +

Documents qui Système de


décrivent ces + surveillance et de
processus mesure d’efficacité
Le système de Management Qualité
15

— Un SMQ a pour objectifs :

ØFournir un produit/service conforme


ØAccroître la satisfaction des clients (parties
prenantes)
ØAméliorer continuellement son système
Le SMQ - Intérêts
16

— Améliorer ses performances : compétitivité

— Mener un projet fédérateur : motivation

— Avoir la reconnaissance de ses clients : marchés

— Améliorer la communication : efficacité

— Assurer la formation : autonomie

— Garantir la Traçabilité : répondre aux exigences

— Mettre en œuvre l’amélioration continue :


optimisation
La place de l’auto-évaluation dans le
management Qualité
17

— Diagnostic initial et recherche des causes


¡ Exemple d’outils : QQOQCP, SWOT, grilles d’auto-évaluation,
AMDEC, Diagramme d’Isikawa, …

— L’audit
¡ Exemple : l’audit interne
AMDEC Processus
18

— Méthode inductive d’analyse de système utilisée pour l’étude


systématique des causes et la maîtrise des effets des défaillances
susceptibles d’affecter les composants de ce système.
— l’AMDEC est un des outils de base de la prévention et de l’amélioration
continue
— Utilisé notamment dans le cadre de la gestion du risque
— 4 questions de base à l’AMDEC
AMDEC Processus
19

— Priorisation des causes

— Tableau AMDEC

— AMDEC : processus/produit/Procédé
AMDEC Processus
20

— sous la responsabilité du pilote processus


— « Comment le processus pourrait ne pas atteindre les objectifs qui lui
sont fixés, les effets que cela pourrait entraîner, les causes possibles
ainsi que les moyens prévus pour détecter une dérive ? »
— Objectifs de l’AMDEC processus :
— – définir les points critiques du processus ;
— – proposer des changements sur le processus ;
— – choisir les indicateurs pertinents et les moyens de pilotage du
processus ;
— – déterminer des mesures de secours ou des mesures préventives ;
— – élaborer et suivre un plan d’action ;
— – etc.
AMDEC Processus
21

— Exemple :
Le diagnostic initial
22

— Il fait appel à l’expertise pour identifier les


dysfonctionnements, leurs causes et les plans
d’actions correspondants

— Le champ d’investigations peut aller de la politique


et des objectifs qualité aux résultats sur le terrain
L’audit
23

Évaluation formelle

¡ d’un produit : audit produit


¡ d’un processus : audit processus
¡ d’un système : audit système

en vue de déterminer si les activités et les résultats relatifs à la


qualité respectent les dispositions établies.
L’audit système
24

2 types d’audits systèmes peuvent être distingués :

ü L’audit interne,

ü L’audit externe.
AUDIT INTERNE*

1. DEFINITIONS ET OBJECTIFS DE L’AUDIT INTERNE

2. METHODOLOGIE ET TECHNIQUES D’AUDIT

3. COMPORTEMENT DE L’AUDITEUR

REFERENCES

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AUDIT INTERNE

1. DEFINITIONS ET OBJECTIFS DE L’AUDIT INTERNE

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DEFINITIONS

L’audit est un processus méthodique,


indépendant et documenté perme4ant
d’obtenir des preuves d’audit et de les
évaluer de manière objec:ve pour déterminer
dans quelle mesure les critères d’audit sont
sa:sfaits

(ISO 9000 : 2015)


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DEFINITIONS

Critères d’audits : ensemble d’éléments validés par l’entreprise qui


servent de référence à l’évaluation du secteur audité.

Exemples de critères d’audit :

- Normes (ISO 9001, ISO17025,..)


- Cahiers des charges, règlementa@ons,
- Procédures générales, instruc@ons de travail, protocoles de laboratoire, normes, fiches de
poste, plans de neIoyage, fiche produit, etc.

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DEFINITIONS

Preuves d’audits : enregistrements, énoncés de faits ou autres informations


pertinents pour les critères d’audit et vérifiables

Elles peuvent être qualitatives ou quantitatives

L ’AUDITEUR INTERNE DOIT RECUEILLIR DES

➢ Du respect des procédures et instructions


➢ Des écarts constatés

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DEFINITIONS

Constata@on : résultats de l’évalua@on des preuves d’audits par rapport aux


critères d’audit

« si les critères d’audit sont choisis parmi les exigences


légales ou d’autres exigences, la constata8on d’audit est
qualifiée de conformité ou de non conformité».

Conformité : satisfaction d’une exigence


Selon ISO 19011/:2012

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PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE L’AUDIT

Une méthodologie très spécifique


- Une évalua@on reposant sur des critères objec@fs
- Des preuves apportées pour chaque constat
(constata@on)
- L’indépendance nécessaire de l’auditeur

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PRINCIPES DE L’AUDIT

- Déontologie: le fondement du professionnalisme


- Restitution impartiale: l’obligation de rendre compte de manière
sincère et précise
- Conscience professionnelle: l’attitude diligente et avisée au cours de
l’audit
- Confidentialité: sécurité des informations
- Indépendance: le fondement de l’impartialité de l’audit et de
l’objectivité des conclusions d’audit
- Approche fondée sur la preuve: la méthode rationnelle pour parvenir
à des conclusions d’audit fiables et reproductibles dans un processus
d’audit systématique
- Approche par les risques: approche d’audit prenant en considération
32 les risques et les opportunités 544564-TEMPUS-1-2013-1-FR-TEMPUS-JPHES
LES DIFFERENTS TYPES D’AUDIT

AUDIT INTERNE QUALITE (audit de 1ere par8e) : audit réalisé


par, ou pour le compte, de l’organisme sans enjeux externe
(ou8l d’auto améliora8on) .

La réalisa)on de ces audits est obligatoire est une exigence des


normes ISO rela)ves aux systèmes de management

AUDIT INTERNE QUALITE


= OUTIL DE PROGRES

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LES DIFFERENTS TYPES D’AUDIT

AUDITS EXTERNES

Audit de seconde partie : audit réalisé par ou pour le compte


d’un client

Audit de tierce partie : audit réalisé par un organisme d’audit


externe et indépendant tels que ceux qui octroient la
certification ISO 9001

Audit combiné : plusieurs système de management audités. Exemples : les


audit QSE

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OBJECTIFS DE L’AUDIT QUALITE INTERNE

• Evaluer si les règles / procédures sont appliquées


• Evaluer si les disposiMons prises sont efficaces : est-ce que
leur applicaMon permet d’aPeindre les résultats aPendus ?

Mais aussi :

• Rassurer, cultiver la confiance,


• Mieux communiquer,
• Responsabiliser les acteurs,
• Motiver les intervenants dans le système qualité.

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AUDIT INTERNE

2. METHODOLOGIE ET TECHNIQUES D’AUDIT

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METHODOLOGIE D’AUDIT

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METHODOLOGIE D’AUDIT

1. Planification et déclenchement
2. Préparation de l’audit
3. Réalisation de l’audit
4. Rédaction du rapport
5. Suivi des Actions Correctives

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1.PlanificaMon et déclenchement

Les acteurs de l’audit :


• Le Client de l’audit: celui qui demande une presta8on
d’audit (responsable qualité, chef de service, direc8on, pilote
de processus, …)

• Les audités (avec un responsable identifié)

• Le ou les auditeur(s) (avec un responsable d’audit identifié)

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1.PlanificaMon et déclenchement

Comment est déclenché un audit ?

- A par'r du programme d’audit (OBLIGATOIRE SI SMQ


CERTIFIE)

- Pour répondre à une situa'on spécifique

Ø Se matérialise par un avis d’audit (ou lettre de mandatement) pour


informer l’auditeur choisi et le (ou les) responsable(s) du domaine
audité

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1.Planification et déclenchement*

Etude faisabilité :
• POURQUOI auditer ?
• QUOI auditer?
• QUI rencontrer?
• QUAND les rencontrer?
• OU les rencontrer?

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METHODOLOGIE D’AUDIT

2. Préparation de l ’audit

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2. Préparation

- Bien comprendre l’objet de l’audit


- Se procurer les documents
- Prendre connaissance des documents
- Préparer un ques'onnaire (ou une grille
d’audit ou une liste de vérifica8on)

- Préparer un plan d’audit

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2. PréparaMon

PLAN D’AUDIT : QuesMons préalables

L’objecMf : dans quel but réalise-t-on cet audit?


Le champs de l’audit (processus, ac)vités, services): que dois-je
auditer? qui?
Les Dates durées et lieux: quand ? où ?
Les critères d’audit : quels éléments vont servir de référent pour
établir un constat et iden8fier des écarts?
Les rôles et responsabilités des membres de l’équipe d’audit
Si besoin la mise à disposiMon de ressources spécifiques:
transport, frais de mission, etc.

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2. Préparation

REVUE DOCUMENTAIRE*

• Identifier les documents pertinents


• Se procurer ces documents et les exploiter
• Préparer un questionnaire d’audit (liste de point à vérifier,
grille d’audit)
• Elaborer le plan d’audit

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2. PréparaMon

REVUE DOCUMENTAIRE
Les documents perMnents (critères d’audit)

- Le manuel qualité, la poli1que qualité


- Les procédures générales du système qualité :
-Maîtrise des documents et enregistrements
-Maîtrise des non conformités
-Ac@ons d’améliora@on
-Audit
- Les procédures et instruc1ons du service du domaine à auditer
- Les rapports d’audit précédents, le compte-rendu de la dernière
revue de direc1on, les plans d’ac1ons, ….etc.

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2. Préparation

REVUE DOCUMENTAIRE

• Identifier les documents pertinents


• Se procurer ces documents et les exploiter
• Préparer un questionnaire d’audit (liste de point à vérifier,
grille d’audit)
• Elaborer le plan d’audit

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METHODOLOGIE D’AUDIT

Prépara)on effectuée et plan d’audit envoyé

3. Réalisa@on de l ’audit

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METHODOLOGIE D’AUDIT

• Réunion d’ouverture

• Réalisa@on de l’audit sur le terrain


Entre'ens, vérifica'on des informa'ons, recueils
de preuve, constats d’audit

• Prépara@on de la réunion de clôture

• Réunion de clôture

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REUNION D’OUVERTURE

• Se présenter, tour de table


• Rappeler les objectifs et le contenu de l’audit
• Audit interne = outil pour l’amélioration
• Rappeler éventuellement la méthode (sondage,
écarts, …)
• Confirmer le plan d’audit
• Confirmer l’organisation de la réunion de clôture
• Préciser qu’un rapport d’audit sera rédigé et en
indiquer les destinataires
• Questions ?

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TECHNIQUES

• Technique du PDCA
• S’appuyer sur son ques'onnaire
• Se déplacer sur les postes de travail
• Choisir un exemple et dérouler le fil ….
- Audit horizontal
- Audit ver0cal
En pratique, alterner
les 2 techniques
(horizontal et vertical)

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EXEMPLE LABORATOIRE : AUDIT HORIZONTAL

• Assister à un contrôle
• Vérifier que les personnes effectuant le contrôle sont
qualifiés (formation)
• Vérifier que les appareils utilisés sont conformes (étalonnage,
vérification)
• Vérifier que les procédures prévues (instructions, modes
opératoires) sont appliquées
• Vérifier les enregistrements (sont ils remplis, respect des
critères d’acception sinon actions correctives)
• Vérifier si ces documents sont maîtrisés

52 544564-TEMPUS-1-2013-1-FR-TEMPUS-JPHES
EXEMPLE LABORATOIRE : AUDIT VERTICAL

Déroulement ver-cal du fil : sur un seul sujet


exploré à fond

Exemple …. la métrologie au laboratoire :


• Vérifier l’iden+fica+on des appareils
• Vérifier les fiches de vie
• Vérifier les étalons ( raccordement officiel,
préserva+on)
• Vérifier si la protec+on de l’appareil est assuré
•…..

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RECEUIL DE PREUVE

Le recueil de preuve s’effectue par :


1. Observation directe
2. Interview (technique de l’entonnoir)
3. Echantillonnage
4. Prise de note

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REDACTION DES ECARTS

critère preuve

Pour rédiger un écart, il faut :


•Une preuve vérifiée
•Un critère d’audit
•Une évalua8on (la « pesée » de la preuve par rapport au critère)
•Une conclusion (« correspond ou ne correspond pas »)

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REDACTION DES ECARTS

*Un écart :
• Est basé sur l’observation objective, étayée de preuves tangibles
• Rapporte fidèlement un état de fait
• Est rédigé au présent (ici et maintenant)
• Utilise un vocabulaire précis
• Est porté à la connaissance de l’audité

Un écart n’émet pas :


- d’avis, de jugement, ni de recommanda8on sur les moyens de
supprimer l’écart
- d’apprécia8on générale

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REUNION DE CLOTURE*

• Remerciements
• Rappel de l’objectif de l’audit
• Présentation d’une vue d’ensemble objectif de
l’audit
• Points forts
• Point d’amélioration ou points sensibles
• Lecture de chaque écart (sans avis)
• Discussion
• Acceptation par l’audité (constat à l’amiable)
• Les désaccords sont enregistrés
• Préciser les points non vus pour les traiter
ultérieurement

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METHODOLOGIE D’AUDIT

1. Planification et déclenchement
2. Préparation de l ’audit
3. Réalisation de l ’audit
4. Rédaction du rapport
5. Suivi des Actions Correctives

58 544564-TEMPUS-1-2013-1-FR-TEMPUS-JPHES
REDACTION DU RAPPORT

Utiliser le formulaire du système qualité

STRUCTURE
• Page de garde (objectif d’audit, personnes et
services audités, destinataires rapport,
auditeurs….)
• Conclusion
• Fiches d’écart ou de non-conformité
• Commentaires/opportunités d’amélioration

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REDACTION DU RAPPORT

NE PAS UTILISER DANS LE RAPPORT

Les phrases évasives


Ä il me semble qu ’il existe
Ä nous pensons que

Les recommandaMons
Ä il faudrait que…

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METHODOLOGIE D’AUDIT

1. Planification et déclenchement
2. Préparation de l ’audit
3. Réalisation de l ’audit
4. Rédaction du rapport
5. Suivi des Actions Correctives

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ACTIONS CORRECTIVES

SUIVI DES ACTIONS CORRECTIVES

Analyse par les audités

Réponse rapide* par le responsable du service audité


(* selon date définie)
Nature de l'ac8on correc8ve
Responsable / Délai

Suivi par la responsable qualité


Réponses dans les délais
Ac8ons correc8ves adéquates

Clôture de l'audit
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ACTIONS CORRECTIVES

SUIVI DES ACTIONS CORRECTIVES

Pour chaque écart, s’assurer qu’il y a bien :


• Recherche des causes
• Proposition d ’actions
• Mise en œuvre des actions
• Vérification de la mise en œuvre
• Vérification de l’efficacité
• Enregistrement des résultats

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AUDIT INTERNE

3. COMPETENCE ET
COMPORTEMENT DE L’AUDITEUR

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COMPORTEMENT DE L’ AUDITEUR

QUALITE DE L’ AUDITEUR
• Intègre
• Ouvert d’esprit
• Diplomate
• Observateur
• Polyvalent
• Tenace
• Capable de décision
• Autonome

65 544564-TEMPUS-1-2013-1-FR-TEMPUS-JPHES
COMPORTEMENT DE L’ AUDITEUR

CONNAISSANCES ET APTITUDES DE L’ AUDITEUR


• Terminologie relaMve à la qualité
• Les principes de management qualité et leur applicaMon
• Les normes de management de la qualité et leur
applicaMon
• Les ouMls de la qualité et leur applicaMon
• Principes, procédures et techniques d’audit

• SituaMons organisaMonnelles
• Lois, réglementaMons et autres exigences applicables
perMnentes pour la discipline

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COMPORTEMENT DE L’ AUDITEUR

FORMATION ET EXPERIENCE DE L’ AUDITEUR

• Niveau de formation initiale


• Expérience professionnelle
• Formation d’auditeur
• Expérience d’audit

67 544564-TEMPUS-1-2013-1-FR-TEMPUS-JPHES
COMPORTEMENT DE L’ AUDITEUR

FORMATION ET EXPERIENCE DE L’ AUDITEUR

• Selon l’ISO 19011 V 2011

Formation /Expérience Auditeur


Formation initiale Enseignement secondaire
Total d’expérience professionnelle Au moins 5 ans
Epérience professionnelle en MQ Au moins 2 ans sur le total de 5 ans
Formation d’audit Au moins 40 heures de formation d’audit
Expérience d’audit Au moins 4 audits complets et au moins 20
jours d’expérience d’audit en tant qu’auditeur
en formation sous la direction et avec les
conseils d’un auditeur ayant la compétence de
responsable d’équipe d’audit*
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COMPORTEMENT DE L’ AUDITEUR

MainMen et amélioraMon conMnue

• La formaMon conMnue permet le mainMen et


l’amélioraMon
• Des connaissances
• Des apMtudes
• Et des qualités personnelles
• Il convient que les auditeurs démontrent qu’ils conMnuent
à se perfecMonner professionnellement
• Il convient que les auditeurs démontrent leur capacité à
auditer en parMcipant régulièrement à des audits de SM

69 544564-TEMPUS-1-2013-1-FR-TEMPUS-JPHES
COMPORTEMENT DE L’ AUDITEUR

A FAIRE

• Connaitre le vocabulaire et les référentiels de l’organisme


• Organiser son message
• Utiliser des questions ouvertes
• Reformuler les questions, les réponses
• Vérifier les informations et les faits (« montrez-moi »)
• Prendre des notes
• Ecouter, regarder, orienter
• Ne pas mettre en cause les personnes
• Laisser le bénéfice du doute à l’audité
• Rester ferme sur le programme convenu
• Garder en tête et rappeler l’objet de l’audit

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COMPORTEMENT DE L’ AUDITEUR

A NE PAS FAIRE

• Evaluer les personnes et non le contenu de leur message


• Avoir des préjugés
• Se placer en expert du méMer
• Donner des conseils et juger
• S’implique émoMonnellement
• Etre distrait
• Prendre trop de note
• Interpréter
• Etre un chasseur d’écart (trop d’invesMgaMon)

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AUDIT INTERNE

Exigences relatives à l’audit interne dans


l’ISO 9001

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9. Evaluation des performances

9.2. Audit interne (Exigences)

¡ Réaliser des audits internes à des intervalles planifiés pour


détecter la conformité (exigences SMQ, Exigences normatives)
et l’efficacité de la mise en oeuvre
¡ Planification, crières d’audits, auditeurs internes; champs
d’audit, suivi des audits
¡ Conserver des preuves de mise en oeuvre du programme
d’audit et des preuves des résultats d’audit (informations
documentées)
AUDIT INTERNE

Exigences relatives à l’audit interne dans


l’ISO 14001

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9. Evaluation des performances

9.2. Audit interne (Exigences)

L’organisme doit
¡ établir des audits internes à des intervalles planifiés pour
déterminer si le SME est conforme aux exigences de
l’organisme et aux exigences normatives et s’il est efficacement
mis en oeuvre et tenu à jour.
¡ Planifier, établir, mettre en oeuvre et maintenir un programme
d’audit (fréquence, méthodes, responsabilités, exigences de
planification et compte rendu)
¡ Prendre en considéfration l’importance environnementale des
processus concernés
9. Evaluation des performances

9.2. Audit interne (Exigences)

¡ Définir Critères et périmètre de chaque audit


¡ Assurer l’objectivité et l’impartialité
¡ Veiller à ce que les résultats d’audit soient rapportés à la
direction concernée
¡ Conserver des informations documentées (preuves de mise en
oeuvre et de résultats d’audits)
AUDIT INTERNE

Exigences relatives à l’audit interne dans


l’ISO 22000

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8.4. Vérification du SMSA

8.4.1. Audit interne (Exigences)

¡ Réaliser des audits internes à des intervalles planifiés pour


détecter la conformité (exigences SMSA, Exigences
normatives) et l’efficacité de la mise en oeuvre
¡ Planifier le programme d’audit et la fréquence en fonction de
l’importance des procédés et des domaines à auditer et des
résultats des audits précédents
¡ Critères, Domaine d’application, Fréquences et Méthodes
d’audit définis.
8.4. Vérification du SMSA

8.4.1. Audit interne (Exigences)

— Procédure documentée (dispositions décrites : Responsabilités,


Exigences pour planifier, mener des audits, Rendre compte des
résultats, Conserver les enregistrements

— L’encadrement responsable du domaine audité :

¡ • Engage sans délai excessifs des actions pour éliminer les non
conformités et leurs causes
¡ • Suit les actions correctives
¡ • Rend compte des résultats de la vérification des actions entreprises
AUDIT INTERNE

REFERENCES

La norme ISO 19011


Lignes directrices pour l'audit des systèmes de
management

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