29 09 2013 Rapport Supervision Ã Ngazidja

RAPPORT DE SUPERVISION
Période : du 02 au 11 septembre 2013
Financement : Programme d’appui d’Appui au secteur Secteur de la santé Santé aux

Comores(PASCO)
Superviseurs :
Direction de l’Information et des Statistiques Sanitaires
Mr Msaidie Mohamed directeur de l’information et des statistiques sanitaire
Mr Abdouroihamane M’madi Boina Stagiaire
Direction régionale Régionale de la santé Santé de Ngazidja
Mme Amina Ahmed (Gisel)
Mme Hadidja Ali Ahmed Stagiaire
Intitulé de la supervision : supervision Supervision à l’utilisation du logiciel de traitement de

l’information sanitaire GESIS dans les HP et CSD de l’île de Ngazidja
1. Contexte et justification
Dans le cadre de la mise en œuvre du PNDSIS, et plus particulièrement de son 3ème axe (Définition
et harmonisation d’indicateurs sanitaires répondant aux besoins de suivi et évaluation et aux critères
techniques requis), plusieurs actions ont déjà été entreprises. Il s’agit notamment du processus de
révision du cadre normatif du SIS. Celle ci a consisté jusqu’à présent en un atelier de révision des
indicateurs et des données à collecter en routine (SIS de routine). A l’issue de cet atelier, un groupe
restreint a poursuivi le toilettage de la définition des indicateurs, a réfléchi sur le circuit du SIS de
routine, sur les canevas de transmission des données et sur les outils de collecte. Des réunions de
concertation dans les iles ont permis de recueillir des informations complémentaires pour la
codification des structures et des entités sanitaires et de proposer des amendements au catalogue des
indicateurs et aux outils de collecte et de transmission. Une phase pilote a eu lieu dans les Districts
de Ouzioini et Domoni et a été évaluée par la DISS. Après toutes ces étapes, le nouveau cadre
normatif a été validé en atelier national.
La mise en œuvre de ce cadre normatif à l’ensemble du pays se poursuit par une série de formations
en cascade. Ce qui a permis de constituer un pool des formateurs au niveau de chaque DRS. Ce pool
de formateurs a procédé avec l’appui de la DISS à la formation de prestataires de l’ensemble des dix
sept Districts Sanitaires du pays.
La mise en place des outils de collecte dans les structures sanitaires de l’ensemble du pays est
effective depuis le mois de février 2013.
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Les travaux d’informatisation du nouveau cadre normatif du Système d’Information Sanitaire ont
débuté avec une première phase qui consistait à la formation d’un pool de personne ressource à
l’utilisation du logiciel GESIS. Cette équipe a été formée aux notions de base du logiciel notamment
l’installation, le paramétrage des entités et structures, la familiarisation des différents masques de
saisie, l’importation et exportation des données une fois saisies et la sortie des tableaux de retro
information.
Une deuxième mission était organisée pour la poursuite de la formation de l'équipe de la DISS sur la
poursuite du paramétrage du GESIS et la création de tableaux de rétro information.
La formation des responsables de collecte des données de routine au niveau des trois DRS à
l’utilisation du logiciel GESIS a eu lieu. L’installation du logiciel dans les CSD, HP et Directions
Régionales des îles est effective. La saisie et l’exportation des données étaient faites et transmises
pour certains CSD à la DRS de Ndzouani.
Pour rendre effectif le transfert des données des CSD aux DRS, la DISS doit effectuer des missions
de supervision dans les Districts Sanitaires de l’ensemble des trois îles.
2. Objectif général de la supervision

L’objectif général est de renforcer les capacités techniques des responsables des statistiques au
niveau des formations sanitaires et des DRS à travers une supervision formative afin de produire
des données de qualité
2.1 Objectifs Spécifiques

Les objectifs spécifiques sont :
 Superviser les responsables des statistiques dans la mise en œuvre des fonctions du GESIS
suivant les instructions telles que :
o Saisie des données

o Qualité des données
o Retro information et exportation des données à transmettre aux DRS
o Importations vers les CSD et HP
 Procéder aux corrections des éventuelles erreurs

 Identifier avec les DRS un point focal SIS en mesure d’appuyer effectivement les DS dans
l’ensemble des fonctions du SIS
3. Résultats attendus
Les principaux résultats attendus de cette supervision sont :
Remplissage des outils

 Les outils issus du nouveau cadre normatif sont remplis selon les instructions ;
 Les connaissances des responsables SIS des DS en matière de remplissage des outils du SIS
de routine ;
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 Les canevas de transmissions sont remplis et disponibles
GESIS
Les connaissances des responsables SIS des DS en matière de GESIS sont renforcées. Ils sont en
particulier capables de :
o Encoder les données des canevas mensuels dans le logiciel GESIS dans les
Centres de Santé de District ;
o Analyser la cohérence des données
o Procéder à l’exportation des données
o Procéder à l’édition de tableaux de rétro information pré formatés
4. Méthodologie de travail
4.1 Remplissage des registres
La supervision était organisée sous forme de réunion en présence de personnes en charge du

remplissage du registre au cours de la quelle les outils sont passés en revue :
a) Une appréciation globale de la collecte était faite en vérifiant la disponibilité, la

conformité, la date de la dernière mise à jour, la lisibilité ainsi que le respect des
instructions.
b) Une appréciation détaillée sur le remplissage du registre était faite. Pour chaque
registre, on procédait une vérification exhaustive sur le respect des instructions de
remplissage de toutes les colonnes pour une vingtaine d’enregistrements.
c) Les erreurs commises sont relevées dans la fiche de supervision
d) Les corrections sont apportés en faisant lisant les instructions correspondantes
contenues dans le en guise de rappel.
e) Une vérification de la conformité était faite sur les totaux de bas de page de chaque
page remplie du registre.
4.2 Outil de travail
Outil de collecte
Une fiche de supervision est conçue pour la supervision. Elle permet de recueillir les informations
pour faire une première analyse sur l’utilisation du nouveau cadre normatif du SIS.
Ces informations concernaient :
L’identification de la structure, les ressources humaines, la collecte de données sur les registres, la
vérification des totaux de bas de page, l’existence d’autres registres, le suivi des activités par le DS
et/ou la DRS, l’appréciation général par la structure (tableau d’évaluation soumis aux supervisés
pour recueillir leurs appréciations sur :
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La facilité de l’utilisation des fiches, des registres, la charge du travail, l’intérêt du service, la
compréhension des instructions et la cohérence des instructions.
5. Déroulement
5 .1 Collecte de données appréciation globale

Rappels des instructions de l’appréciation globale de la collecte des données
Disponibilité : Les registres sont disponibles au niveau du CSD en quantité suffisante au moins un
mois de besoin
Utilisation : Les registres sont visibles au CSD au cours de la visite
Conforme : Les registres retrouvés au CSD sont conformes au cadre normatif du SIS de routine
Date de mise à jour : Date du dernier enregistrement sur le registre correspond à la période du
passage [Date du dernier enregistrement dans le registre]
Lisibilité : les données renseignées dans le registre sont elles lisibles ou non [appréciation :
remplissage des colonnes 1 à 5]
Respect des instructions de remplissage : les données renseignées dans le registre sont elles
conformes aux instructions données au cours de la formation (Utilisation des sigles, lettres….),
appréciation : remplissage des colonnes 1 à 5], vérification systématique des tableaux de synthèse de
bas de page
5.1.1 Au CSD de Mbéni
Après avoir été reçu par le médecin chef, l’équipe de superviseurs a fait une réunion de rappels aux
objectifs de la supervision et ce qu’on devrait faire durant la supervision en attendant l’arrivée du
major car il n’était pas informé d’après lui. Nous avions organisé des réunions dans les différents
services, l’appréciation globale sur l’ensemble des registres était faite sur le tableau N°1 ci-dessous
Tableau 1 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le CSD de Mbéni
CSD Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

Hamaham supervision Lisibilité Respecte des
et instructions
Mboinnko avril 2013 65% 61% 65% 3,92 4,67
u
Septembre 95% 71% 100% 4 2,6
2013
5 .1.1.1 Disponibilité :
L’ensemble des registres proposés du nouveau cadre normatif, 95% sont disponibles au CSD de
Mbeni.
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5.1.1.2 Utilisation :
Sur l’ensemble des outils disponibles au CSD de Mbéni71% des registres ont été utilisés.
Il s’agit des registres des consultations, de la consultation prénatale, d’accouchement dans le CSD,
d’Accouchement à Domicile, du planning familial, d’Hospitalisation, du mouvement hospitalier, du
PEV, du Laboratoire, d’Echographie, du suivi recettes médicaments.
Nous avons remarqué une augmentation du taux d’utilisation des registres par rapport à la première
supervision.
5.1.1.3 Conforme et date de mise à jour

La totalité des registres sont conformes au cadre normatif du système d’information sanitaire de
routine et que pour les dates du dernier enregistrement seul le registre de suivi de recette de
médicaments qui ne correspondait pas à la période de supervision.
5.1 .1.4 Lisibilité :
Concernant la lisibilité, la note moyenne d’appréciation est évalué à 4 ce qui montre que les données
renseignées dans l’ensemble des registres sont lisibles.
5.1.1.5 Respect des instructions de remplissage

Sur l’ensemble des outils utilisés, la moyenne de note d’appréciation est passée a chuté de 4,67 à la
1er supervision à 2,6 au cours de la supervision du mois d’avrilde septembre 2013. On constate une
diminution au score moyen faible aux respects des instructions à l’ensemble des outils utilisés dans
le CSD de Mbeni.
5.1.2 Au CSD de Koimbani
Les travaux de la supervision dans les différents services ont été organisés après avoir été reçu par le
médecin chef. Les données présentées dans le tableau N°2 résultent de l’appréciation globale faite
sur les registres.
Tableau 2 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le CSD de Koimbani

Koimbani supervision Lisibilité Respecte des
instructions
avril 2013
81% 48% 78% 3,63 3,9
septembre 95% 65% 100% 3,9 3,3
2013
5.1.2.1 Disponibilité :
En matière de disponibilité des registres (95%) étaient disponibles dans le CSD de Koimbani.
13
5.1.2.2 Utilisation
Sur l’ensemble des outils disponibles au CSD de Koimbani, 65% sont utilisés dans les différents
services. Il s’git des registres des consultations, de la consultation prénatale, d’accouchement
dans le CSD, du planning familial, d’accouchement à domicile, d’hospitalisation, du
mouvement hospitalier, du CMN, du laboratoire, du PEV, Les Fiches de stock n’étaient
pas mises à jour.
5.1.2.3 Conformité et date de mise à jour

L’ensemble des outils utilisés sont conformes au cadre normatif du système d’information sanitaire
de routine et que pour les dates du dernier enregistrement les registres ne correspondaient pas à la
période de supervision à l’exception du registre mère nourrisson.
5.1.2.4. Lisibilité
Pour l’ensemble des registres consultés, le score d’appréciation sur la lisibilité est de 3,9. Les
données renseignées dans l’ensemble des registres sont lisibles. Cette rubrique était évaluée à 3,63 à
la première supervision.

Sur l’ensemble des outils utilisés, la note moyenne d’appréciation est égale à 3,3. On a constaté que
le respect des instructions a été faible à la seconde supervision par rapport à la première supervision
donnée à l’ensemble des outils utilisé est de 3,9. Ce score montre une diminution sur le respect des
instructions de remplissage des outils par rapport au précédant supervision.
5.1.3 Au HP Mitsamihouli
Les travaux de supervision dans les différents services ont été poursuive à l’hôpital de pôle de
Mitsamihouli aussitôt après avoir été reçus par le Directeur de l’Hôpital. Les résultats de
l’appréciation générale se présentent dans le tableau N°3 suivant.
Tableau 3 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le HP Mitsamihouli
HP Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

Mitsamihouli supervision Lisibilité Respecte
des
instruction
s
avril 2013
87% 61% 87% 3,64 4 ,67
Septembre 95% 52% 100% 3,8 3,7
2013
Au cours de cette deuxième supervision ,95% les registres proposés dans le cadre nouveau normatif
sont disponibles au HP de Mitsamihouli.
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Dans A l’hHôpital du pôle Pôle de Mitsamihouli le taux d’utilisation des registres à a baissé par, il
est de 52 % contre 61%. Les outils consultés sont ledes registres des consultations, de la
consultation prénatale, d’accouchement dans le CSD, deu planning familial, d’hospitalisation, deu
mouvement hospitalier, du CMN, deu laboratoire, deu PEV, deu suivi recette médicaments, de
l’Acte dentaire.
Le registre d’accouchement à domicile n’était pas rempli.
5.1.3.3 Conformitée et date de mise à jour

La totalité des registres utilisés sont conformes 100% au cadre normatif du système d’information
sanitaire de routine et que seul le registre laboratoire n’était pas mise à jour à la date de la période de
supervision.
5.1.3.4 Lisibilité :
Le score moyen d’appréciation moyenne est évalué à 3,64 sur 5 à 1er visite. Au cours de cette
deuxième supervision, le score moyen calculé est de 3,8 sur 5. Ce qui laisse comprendre que les
données renseignées dans les registres sont plus lisibles qu’à plus la première supervision.

L’ensemble des outils utilisés, le score moyen d’appréciation sur le respect des instructions est de 3,7
contrairement à la première supervision, le score moyen du respect des instructions était de 4,67 sur
l’ensemble des outils utilisé. Les données conçus deviennent moins conformes aux instructions
données.
5.1.4 Au PMU Moroni
L’appréciation générale sur l’ensemble des outils consultés avec les responsables des services du
PMU Moroni sont dans le tableau ci-dessous.
Tableau 4 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le PMU Moroni
PMU Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

Moroni supervision Lisibilité Respecte
des
instructions
avril 2013 78% 57% 78% 4 3 ,42
Septembre 86% 52% 100% 3,3 3
2013
5.1.4 Disponibilité :
Nous avions constaté lors de cette deuxième visite un gaspillage des registres des consultations. Les
registres proposés du nouveau cadre normatif 86% étaient disponibles au PMU de Moroni.
5.1.4 Utilisation :
Nous a constaté une réduction d’utilisation des registres de 52% contre 57% à l’ensemble des outils
disponibles au PMI. Les registres utilisés sont : de consultation, du CPN, du PF, d’accouchement à
Domicile, PEV, laboratoire, Echographie, Suivi recette médicament, Fiche de stock, acte dentaire et
fiche de stock.
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Le livre de caisse n’était pas rempli à défaut du mal compréhension de la signification de la valeur de
la pharmacie, de la trésorerie, de la valeur physique, coulage de la pharmacie et du montant cumulé.
5.1.4 Conforme et date de mise à jour

L’ensemble des registres sont conformes au cadre normatif du système d’information sanitaire de
routine et que pour les dates du dernier enregistrement, 91% des registres utilisés correspondaient à
la période de supervision.
5.1.4 Lisibilité :
La moyenne de note en ce qui concerne la lisibilité est de égale à 3,3. Ce qui montre que les données
renseignées dans l’ensemble des registres sont moins moyen lisibles. A comparer avec la première
supervision (cette note est évaluée à 4 sur 5).
5.1.4 Respect des instructions de remplissage

Une diminution du score moyenne sur le respect des instructions a été remarquée au CMU de ???
au cours de la 1er supervision cette note était égale à 3 ,42 alors que dans cette deuxième visite elle
est évalué à ???.
5.1.5 Au CSD de Mitsoudjée
Les conclusions des réunions organisées dans les différents services sont dans le tableau N°5 ci-
dessous.
Tableau 5 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le CSD de Mitsoudjé

Mitsoudjé supervision Lisibilité Respecte des
instructions
avril 2013
35% 35% 100% 3,8 3
Septembre 80% 57% 100% 3,1 3,4
2013
En matière de disponibilité 80% des registres proposés du nouveau cadre normatif, étaient
disponibles au CSD de Mitsoudjé contrairement à la première visite (35%) étaient disponible.
Sur l’ensemble des outils disponibles au CSD de Mitsoudjé 57 % des outils sont utilisés par rapport à
la première supervision qui a été 35%. Les registres utilisés s’agissent de la consultation, du PF, du
CPN, d’accouchement à la maternité, d’accouchement à domicile, du PEV, d’hospitalisation, du
suivi recettes médicaments et du laboratoire.
Les responsables du cabinet dentaire ne travail pas le jour du passage de l’équipe de supervision et
concernant les fiche de stock n’épataient pas mises à jour.
13
5.1.5.3 Conformité et date de mise à jour
Les registres utilisés sont conformes au cadre normatif du système d’information sanitaire de routine
et que pour ce qui concerne les dates du dernier enregistrement, 45% des registres correspondaient à
la période de supervision.
Concernant la lisibilité, le score moyen d’appréciation est évalué à 3,1 ce qui montre que les données
renseignées dans l’ensemble des registres sont moyen lisibles.

Sur l’ensemble des outils, la moyenne de note d’appréciation est passée de 3 à 3,4 sur l’ensemble
des outils utilisés. On constate une amélioration aux respects des instructions à l’ensemble des outils
utilisés dans le CSD de Mitsoudje.
5.1.6 Au CSD d’Ouzioini
L’appréciation globale sur l’ensemble des registres était faite sur le tableau N°5 ci-dessous
Tableau 6 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le CSD d’Ouzioini

d’Ouzioini supervision Lisibilité Respecte des
instructions
avril 2013 ?
43% 43% 100% 5
septembre 90% 70% 100% 4,7 4
2013
Au cours de cette deuxième supervision, 90% de l’ensemble des registres proposés du nouveau cadre
normatif étaient disponibles au CSD d’Ouzioini.
Sur l’ensemble des outils disponibles au CSD d’Ouzioini la moitié (70%) est utilisée, à la 1 ère visite il
était de 43%.on a donc une augmentation du taux sur l’utilisation des nouveaux outils dans ce
centre.

routine et que pour les dates du dernier enregistrement les registres utilisés correspondaient à la
période de supervision.
En ce qui concerne la lisibilité, la note moyenne donnée à l’ensemble des registres utilisés, était de
4,7 ce qui montre que les données renseignées dans l’ensemble des registres sont lisibles.
13
Sur l’ensemble des outils, la moyenne de note d’appréciation est égale 4 sur 5 pour l’ensemble des
outils utilisés. On constate une forte amélioration aux respects des instructions dans le CSD
D’Ouzioini.
5.1.7 Au HP Foumbouni
L’appréciation globale sur l’ensemble des registres était faite sur le tableau N°1 ci-dessous
Tableau 1 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le HP Foumbouni
HP Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

Foumbouni supervision Lisibilité Respecte des
instructions
avril 2013
96% 48% 96% 4,3 4
septembre 86% 52% 100% 4 3,5
2013
L’ensemble des registres utilisés (86%) étaient disponibles à l’hôpital de pôle de Foumbouni.
5.1.7.2Utilisation :
Sur l’ensemble des outils disponibles à l’hôpital de Pôle de Foumbouni, 52% sont utilisés. Il s’agit ici des
registres de la santé de la reproduction, de la consultation et d’hospitalisation. La plupart des registres
n’étaient pas utilisés par négligence.

routine et que pour les dates du dernier enregistrement les registres laboratoire et hospitalisation
n’étaient pas à jour au moment de la période se supervision.
Le score moyen d’appréciation pour la lisibilité est de 4 ce qui montre que les données renseignées
dans l’ensemble des registres sont lisibles.

Sur l’ensemble des outils, la moyenne de note d’appréciation est de 3,5 sur l’ensemble des outils
utilisé. On constate une diminution sur le respect des instructions de 0,5 à l’ensemble des outils
utilisés dans le HP Foumbouni.
13
Synthèse sur l’appréciation globale de la collecte de données
Structures Disponibilité Utilisation Conformité Lisibilité Respect des

instructions
avr-13 sept-13 avr-13 sept- avr-13 sept-13 avr- sept- avr-13 sept-
13 13 13 13
CSD Mbeni 65% 95% 61% 71% 65% 100% 3,92 4 4,67 2,6
CSD Oichili 81% 91% 48% 65% 78% 100% 3,64 3,3 3,9 3,9
HP 87% 95% 61% 52% 87% 100% 3,64 3,8 4,67 3,7
Mitsamihouli
CMU 78% 86% 61% 52% 78% 100% 4 3,3 3,42 3

Moroni
CSD 35% 90% 35% 57% 100% 100% 3,8 3,1 3 3,4
Mitsoudje
CSD 43% 90% 43% 70% 100% 100% 5 4,7 0 4
Ouzioini
HP 96% 86% 48% 52% 96% 100% 4,3 4 4 3,5
Foumbouni
Centre 48% ? 13% ? 100% ? 4 ? 3,33 ?
Caritas
Ensemble 67% 90% 46% 60% 88% 100% 4,04 3,7 3,38 3,4
L’appréciation globale de la collecte des données en utilisant le nouveau cadre normatif montre que :
90 % des registres élaborés, étaient disponibles au niveau des CSD en quantité suffisante avec au
moins un mois de besoin. En matière d’utilisation, 60% des registres étaient visibles et ont fait l’objet
de remplissage aux CSD et HP au cours de la visite.
Concernant la conformité, tous les registres retrouvés dans les CSD et HP de Ngazidja étaient
conformes au cadre normatif du SIS de routine. La plupart des registres utilisés correspondaient à la
période du passage.
13
En rapport avec la lisibilité, une note moyenne d’appréciation de 3,7 sur 5 était attribuée à cette
rubrique. Ce qui laisse comprendre que les données renseignées dans le registre étaient moyen
lisibles.
Quant au respect des instructions, la note moyenne d’appréciation était de 3,4. Les données
renseignées étaient moyen conformes aux instructions données au cours de la formation.
5 .2 Transmission des données (appréciation détaillée de remplissage du canevas)
Après vérification du remplissage des canevas de l’ensemble des structures supervisées nous avons
constaté que : certains tableaux du canevas sont remplis. L’équipe a constaté qu’il n’y avait pas
correspondance entre les totaux de bas de page de certains registres et les chiffres reportés dans le
canevas. Ce problème est beaucoup fréquent dans les registres de consultation et CPN.
La plupart des données d’hospitalisation contenues dans le mouvement hospitalier ne sont pas
transmises convenablement dans le canevas pour un problème de respect des instructions. Les
superviseurs ont constaté qu’il existe encore de problèmes de compréhension dans le remplissage des
cases.
13
6. GESIS
6.1 Méthodologie de travail

Le responsable de la gestion du logiciel GESIS pratique les différents étapes prévus au cours de la
formation pour faire fonctionner le logiciel.
6.2 Outil de collecte

Une fiche de supervision GESIS est proposée pour recueillir les informations permettant d’évaluer le
niveau de connaissance de l’agent responsable de la gestion du logiciel notamment : le lancement du
programme, la saisie des données, la gestion des tableaux de retro information, l’exportation
/importation et l’utilisation des informations.
Cette fiche est composée de 35 questions réparties chacune par des cases « oui »et « non ».dans
chacune de ces questions, le superviseur coche la case selon la réponse donnée par la personne
supervisée.
A la fin de la supervision, le total des cases cochées dans la colonne « oui »et « non »est fait et
l’appréciation est faite à partir de la somme obtenue dans la colonne « oui »
Si le total de la colonne « oui » est compris entre 19 et 27 points (moins de 75%), une supervision
supplémentaire s’impose.
Si le total de la colonne « oui » est inférieur à 18 points (moins de 50%), une remise à nouveau du
GESIS est nécessaire.
6.3 Déroulement
Le responsable de la gestion du logiciel GESIS effectue les différentes étapes prévues pour faire
fonctionner le logiciel. En effet ; il se met en situation réelle pour :
- Lancer le programme
- Effectuer la saisie en suivant les étapes de l’encodage des différents fiches y
compris la gestion des messages d’erreurs, les corrections… ;
- Générer les tableaux de retro information ;
- Faire les exportations et ou /importation des données ;
- Utiliser les données disponibles pour une utilisation du centre
13
13
CSD MbeniCSD HP PMU CSD CSD HP Moyenne
Koimbani Mitsamihouli Moroni Mitsaoudje Ouzioini Foumbouni CSD
Bon Mauv Bon Mauv Bon Mauv Bon Mauv Bon Mauv Bon Mauv Bon Mauv Bon Mauv
Lancement du 8 1 8 1 9 0 3 7 7 2 8 1 7 2 7,1 2,0
programme
Saisie des données 0 11 8 3 3 8 2 9 0 11 6 5 1 10 2,9 8,1
Retro-information 1 9 8 2 1 9 2 8 0 10 0 10 0 10 1,7 8,2
Exportation /importation 0 2 2 0 0 2 0 2 0 2 0 2 0 2 0,3 1,7

Création du nouveau 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0,1 0,8
masque de saisie
Analyse et utilisation 0 2 1 1 0 2 0 2 1 1 0 2 0 2 0,3 1,7
des informations
disponibles dans GESIS
Total sur 35 8 27 28 7 12 23 7 28 8 27 14 21 8 27 12,1 22,9
13
Sur l’ensemble de questions posées au lancement du programme du GESIS, la moyenne de
bonne réponse est de 7,1 ce qui montre que pour l’ensemble des agents responsables de
GESIS dans l’ensemble des CSD et Hôpitaux de pole maitrisent le chemin d’accès pour le
lancement du programme de ce logiciel.
Pour la saisie des données, les sept (7) districts supervisés, la note moyenne de bonnes
réponses était de 2,9 sur les questions posées dans cette partie. Cette moyenne nous montre
que le personnel responsable du GESIS ne maitrise pas bien toutes les techniques de la saisie.
Des lacunes et des retard ont étaient observées dans la compréhension des messages d’erreurs,
des cases en bleu et rouge par la plupart des responsables.
La Reto information la moyenne obtenue par l’ensemble des CSD supervisé égale à 1,7 ; une
faiblisse dans la gestion du GESIS est marqué dans la rubrique de la gestion des tableaux de
retro information : l’ouverture et impression des fiches et la signification des cases à option et
de la sélection multiple.
La partie exportation/importation pose un grand problème dans la plupart des responsable du

GESIS, la noté moyenne calculée est de 0,3 sur 2.
De même pour création du nouveau masque de saisie, analyse et utilisation des informations
disponibles dans GESIS. Les notes moyennes sont respectivement de 0,1 et 0,3. Dans
l’ensemble des CSD et HP supervisées.
Conclusion
a) Remplissage des registres
La mise en œuvre du nouveau cadre normatif du SIS de routine se poursuit sur l’ensemble
des districts de l’Union des Comores. Ces nouveaux outils de collecte de données (registres)
sont mis à la disposition des CSD et des postes de santés. Nous avons constaté qu’une
amélioration sur le respect des instructions dans l’ensemble de 7 district avec une note de 3,4
sur 5.
L’appréciation globale de la collecte des données par l’utilisation du nouveau cadre normatif
montre que 90 % des registres étaient disponibles dans les structures sanitaires supervisées.
Sur l’utilisation des registres est en moyenne de 60% des registres étaient visibles au cours de
la supervision.
Tous les registres utilisés dans les districts étaient conformes au cadre normatif du SIS de
routine. Les dates de dernier enregistrement pour la plupart des registres consultés
correspondaient à la période de supervision.
Ce qui concerne la lisibilité, par l’ensemble de structures supervisées les registres étaient
moyennement visibles. La noté apporté à tous les districts est de 3,7 sur 5.
Le respect des instructions la note moyenne d’appréciation globale était de 3,4 sur 5. Les
données renseignées sont conformes aux instructions données au cours de la formation. Les
13
totaux de bas de page ont été calculés pour la plupart des registres retrouvées au cours de cette
deuxième supervision.
Une amélioration de la collecte de données au niveau globale a connu une amélioration, mais
on note par ailleurs les difficultés rencontrées quand à la transmission des données des
registres au canevas. Certains totaux de bas de page n’étaient pas calculé ceux qui ont été
calculé, et même pour ceux qui ont été calculé, il y avait des incohérences entre les canevas
et les registres. L’équipe a porté des corrections et de calcule des totaux de bas de page.
b) GESIS
Le logiciel mis en place pour la gestion des données du système d’information sanitaire est
installé et opérationnel dans 5 sur 7 CSD de l’ile de Ngazidja. Le PMU de Moroni et de HP
de Foumbouni a rencontré des problèmes d’exécution du logiciel GESIS. Nous avons
réinstalle à nouveau du GESIS au PMU Moroni, pour l’hôpital de pole de Foumbouni ce
logiciel a été réinstaller il y avait quelque semaines. La majorité du personnel en charge du
logiciel maitrisent uniquement les modules de lancement du programme et de la saisie de
différentes fiches.
La totalité des bonnes réponses obtenue au moment de la supervision varie entre 8 et 28, seul
le responsable du GESIS de Koimbani Oichili qui a obtenu la note inferieur qui est 28 sur 35.
Pour les autres structures le personnel en charge du GEISI ne maitrisent pas encore tous les
fonctionnements du logiciel. Une autre supervision devrait être organisée dans les prochains
mois.
Recommandation /suggestions
Les recommandations faites aux cous de la visite sont :

- Acheter une clé pour chaque structure
- Doter d’un internet ou clé IMPESSI
- Supervisé à chaque bimestre
- Formation pour les registres des finances
13
Annexe
COLLECTE DE DONNEES APPRECIATIONS DETAILLEES SUR LE REMPLISSAGE
Une appréciation détaillée sur la collecte des données étaient faite au cours de cette supervision. En
effet, elle consistait pour chaque registre de :
1. Sélectionner une vingtaine d’enregistrement
2. Vérifier d’une façon exhaustive, si le remplissage de ces colonnes respecte les
instructions
3. Relever les erreurs commises dans la colonne réservée à cet effet dans le présent
document ;
4. Mentionner les corrections apportées dans la colonne réservée à cet effet dans le
présent document ;
5. Vérifier la conformité des totaux de bas de page de chaque page remplie du
registre
Les résultats par structure et par registre de ces investigations sont présentés dans les tableaux ci-
dessous.
Structure Registre Erreurs commises Corrections apportées Appréciation Générales

Les totaux de bas Lecture des instructions et
de page pour les remplissage de la colonne
Consultation DS et HD ne sont
HP
infirmier pas calculés
Foumbouni
Consultation RAS
médecin
Structure Registre Erreurs commises Corrections apportées Appréciation Générale

CSD
Consultation RAS
Ouzioini

Gaspillage des
registres
La colonne Lecture des instructions,
PMI changé le sigle X par des DS/
nouveau cas était
Moroni Consultation HD
remplie par des x
Totaux de bas de Calculs faits
page non calculés
Saut des dates Lecture des instructions
13
Consultation RAS
médecine
générale
Adresse incomplète Rappel des instructions
Consultation Age moins de 59 Lecture des instructions,

HP
pédiatrie exprimé en année corrigé ces erreurs
Mitsamiouli Totaux de bas de Totaux de bas de page non
page non calculés calculés
ratures
Colonne « Groupe Lecture des instructions,
d’âge» non colonne remplie avec les sigles
A, B, C, D …

Colonnes « Date et Revues des instructions
Consultation numéro du mois » Et Pratiques
médecin non remplies
Colonne Rappelle des instructions

« adresse » adresse
CSD incomplète
Mbéni Colonne « groupe Lecture des instructions,
Consultation d’âge » non colonne remplie avec les sigles
infirmier complété A,B, C, D …
Totaux de bas de Totaux de bas de page non
page non calculés calculés
Manque des Lecture des instructions
Traitements

Colonnes Revues des instructions
Consultation « Numéro du Pratiques
médecin mois » non Les numéros sont inscrits
remplies
Ages de moins de Lecture des instructions et
59 moins exprimé exprimé l’âge moins de 59
en an moins par moins suivi de la
CSD lettre M
Mitsoudjé colonne nouveau Lecture des instructions et
Consultation cas complété par corrigé le sigle « X » par
infirmier « DS » ou « HD » selon
X l’origine du patient
Totaux de bas de Calculs sont faits

page non complet
13
total de la CPN1 Lecture des instructions et
et CPN2 ne sont portés des corrections
pas égaux à ceux
HP qui ont rapporté
Mitsamiouli CPN
au Canevas
Des femmes vues Supprimé l’un ou l’autre en
en CPN1 et fonction de l’âge de la
CPN3 grossesse

Colonnes « date » Revues des instructions
et « Numéro du Pratiques
mois » non Les numéros sont inscrits
remplies
CSD CPN Lecture des instructions
Mbéni Colonne « Age» de
la grossesse non
remplie
Totaux bas de page Calculs faits
non calculés

Colonne Rappelle des instructions
« adresse » adresse
incomplète
Saut des dates Rappelle des instructions
Moindaza Il est inscrit DS

djoumbé était
PMI CPN classé parmi les
localités HD
Cycle non écrit à Rappelle des instructions
la fin des Ajouté cycle
plaquettes
renouvellements
écrites sans
méthode
13
CSD Oublie d’écrire Lire les instructions et écrire ces
Mitsoudjé CPN amp et cycle à la fin unités Respect moyen des
de méthode instructions

CSD Le responsable respect les
Ouzioini CPN RAS instructions

HP Oublie de calcul Respect des instructions
Foumbouni CPN les totaux de bas
de page
Structure Registre Erreurs Corrections apportées Appréciation Générale

commises
Le premier Lecture des instructions
septembre a été Reporté les planifiant dans une
commencé dans nouvelle page
une même page
que le mois
d’août
N° du mois et Lecture des instructions,
date d’arrivés colonnes remplies
non rempli
La colonneExplications fournies, lecture
« nouvelles des instructions et correction
CSD acceptante » faite et remplacer les X par des
PF
Mbéni remplie par X sigles DS ou HD selon les
origines des femmes
Colonne Lecture des instructions et
« Quantité » remplissage de la colonne par la
quantités quantité correspondante
distribuées non (Nombre de plaquettes, nombre
mentionnées d’unités distribuées) des lignes
« Quantité »
totaux de bas de Calculs faits
page ne sont pas
calculés
Structure Registre Erreurs Corrections apportées Appréciation Générales

commises
13
Lecture des instructions et on a
Le sigle «X » a remplacé ce sigle par
été inscrit dans DS /HD selon le district
la colonne
nouvelle
HP acceptante
Mitsamiouli PF
totaux de bas de Recalculé les totaux
page ne sont pas
égaux à ceux
qui sont
rapporté dans le
Canevas

Faut des calcules Recompter
sur les totaux de bas Instructions non suivies
de page
Colonne «Adresse» Lecture des instructions :
incomplète correction impossible
PMI PF
Colonne «Nouvelle Lecture des instructions :
acceptante» « X » correction apportées : sigle
« DS » ou « HD » rapporté
selon l’origine

N° du mois non Lecture des instructions et
mentionné explication
CSD
Mitsoudjé PF
Totaux en bas du Totaux sont faits
page non faits

CSD RAS
Ouzioini PF Respect des instructions
Structure Registre Erreurs commises Corrections apportées Appréciation

Générales
HP Totaux non calculés Respect des
Foumbouni PF instructions
13
Confusion entre
nouvelle et
renouvellement
Adresse incomplète
Notion de quantité
et de contact non
CSD
maitrisée
Oichili PF La colonne Remplacer les X par DS / HD
Dimani « nouvelle selon les localités des femmes
acceptante »
remplis par X
Faut de calculs sur Calcul fait

le Micronor

Générales
Des incohérences
ont
été remarquaient
Hospitalisation
entre le mouvement
HP Pédiatrie
hospitalier et le
Mitsamiouli
registre
hospitalisation
Hospitalisation
médecine RAS
générale
13
Adresse incomplète Lecture des instructions et
omise pour certains remplissage de la colonne par
patients les sigles indiquant les groupes
d’âge correspondants
Totaux non faits Calculs faits
Dates d’entré, Lecture des instructions et
numéro des remplissage ces colonnes
patients non
remplis, date de
sortie et le
nombre de séjour
des patients ne
sont pas remplis
CSD
Mbéni Hospitalisation Certains groupes Lecture des instructions, et
d’âge inferieur à 59 convertir ces âges en moins
mois exprimé en suivi de la lettre M
année non reportés
Diagnostic de Lecture des instructions et

sortie omis pour explications données
certains patients
Incohérence entre
le mouvement
hospitalier et le
registre
hospitalisation

La colonne Lecture des instructions et
« Numéro du complété la colonne
mois » n’était
pas complété et la
colonne date de
sortie non remplie
CSD Ngoumadzaha Il est HD
Mitsoudjé Hospitalisation était enregistré
parmi les villages
du district
âges inferieur à Exprimé les âges inferieur à 59
59 moins exprimé moins en moins
en année
Totaux de bas de Corrigé ces totaux
page mal compté
13
CSD RAS Respect des instructions
Ouzioini Hospitalisation

Manque des dates Lecture des instructions
de sortie Exercices d’application
Hospitalisation
HP Groupe d’âge non Corrections faites
médecine
Foumbouni transcrit
Totaux non faits
Hospitalisation RAS Respect des instructions
maternité

Mal tenu Respect des instructions
CSD Hospitalisation
Oichili maternité et
médecine

Générales
Colonne « Poids inf Lecture des instructions
2500g » non Ajouter la colonne
remplie correspondante
Une confusion a Lecture des instructions
été constate lors
que une femme a
accouché avec
une méthode
dystocique er
césarienne
Totaux de bas de Calcul fait
page non calculé
HP La colonne « date Lecture des instructions
Mitsamiouli Accouchement de sortie » et
« duré
d’hospitalisation »
ne sont pas
remplis
Les totaux de
Canevas ne sont
pas égaux de ceux
qui sont dans le
registre
remplissage les Lecture des instructions
groupes des âges
ont été constaté
13
Colonne « Poids Lecture des instructions
inf 2500g » non Ajouter la colonne
remplie correspondante
Colonne « Age» Lecture des instructions
non remplie
Colonne Lecture des instructions : les
« Adresse» corrections ne sont pas
incomplète apportées : données non
disponibles
« origine » remplacer les X par « DS
remplissait par ou HD » selon les localités
CSD
Accouchement des (x) d’origine des femmes
Mbéni
Totaux de bas de Calculs faits
page ne sont pas
calculés
Les colonnes Lecture des instructions

« date de sortie »
et « duré de
séjour » n’ont
remplis
poids exprimé en Convertir les poids exprimé g

gramme(g) en KG
Structure Registre Erreurs Corrections apportées Appréciation Générale

commises
RAS Respect des instructions
CSD
Ouzioini Accouchement
13
Poids exprimé en Lecture des instructions et
g convertir les poids en g en KG
Les colonnes Lecture des instructions
« date de sortie » difficile à complétée les case à
et » duré de défaut des manque des
séjour » n’ont informations
CSD
Accouchement complété
Mitsoudjé
« origine » n’est compléter la colonne origine
pas complétée selon les localités des femmes
Confusion entre Lecture des instructions
deux méthodes
cochées dans une
même ligne

Manque Lecture des instructions
d’information
dans les cases
nombre de
nouveau née
CSD
Oichili Accouchement An mois d’avril Lecture des instructions
Dimani le total de bas de
page ne pas écrit
Des gaspillages
des feuilles

page ne sont pas
calcule
Des Transcription
CSD accouchements
Accouchement
Koimbani à domicile écrit comme des
accouchements
assisté alors il ne
sont assistés

CSD Accouchement RAS Respect des instructions
Mitsoudjé à domicile
13
la colonne
« origine » est
DS et HD corrigé
CSD remplie par « X »
Koimbani CMN
les totaux de bas
de page non Calcul faits
calculés
totaux de bas de Calculs fait

HP page non calculés
Mitsamiouli CMN
Adresse
incomplet

CSD
Ouzioini CMN RAS Respect des instructions

CSD Le responsable était absent
Mbéni Echographie

Colonne «origine » Lecture des instructions et
incomplète explications
PMI Echographie « Adresse » des complété les origines
patients incomplets
page pas calculé

CSD Report des totaux Remplir le mois de juillet et
Mouvement
Mitsoudje non faits août 2013
Hospitalier

Nombre d’entré,
HP sortie et duré
Mouvement
Mitsamihouli d’hospitalisation
Hospitalier
n’ont été pas bien
compté
13
Nombre d’entré,
CSD sortie et duré
Mouvement
Koimbani d’hospitalisation
Hospitalier
n’ont été pas bien
compté

CSD RAS
Mouvement
Ouzioini Respect des instructions
Hospitalier

CSD Mbeni Mouvement Des ratures
Hospitalier

Colonne « âge »
non remplis Lecture des instructions
Colonne « numéro lecture des instructions

HP du mois » non
Mitsamiouli PEV complété
stratégies non lecture des instructions
précisé
Totaux de bas de Calcule fait
page non
complétés

Les dates et numéro Lecture des instructions
du mois non
CSD complétés
Mbéni PEV
Adresse incomplète Lecture des instructions
Totaux non faits Calcul fait

Adresse incomplète Lecture des instructions
PEV
CSD
Koimbani Totaux de bas de Calculs faits
page sur VOP1 et
VOP2 non faits
13
Adresse abrégée, Lectures des instructions et Autres paramètres non
illisible correction inscrits : PB, Poids…
La Lectures des instructions et

colonne « âge » a correction
été remplie par
des masculins et
féminin
Des stratégies non Lectures des instructions et
reportés correction
CSD
Mitsoudjé PEV La colonne Lectures des instructions et
« sexe » été correction
complété par des
âges des patients
Des poids des Lectures des instructions et
patients non correction
mentionnés
Totaux de bas de Calculs fait
page non rempli
doses non écrits Lectures des instructions et
complété correction

CSD 3382981
Ouzioini PEV

HP Totaux non faits Lecture des instructions
Foumbouni PEV Totaux faits

HP Totaux non faits Lecture des instructions A renouveler
Labo Calculs faits
Mitsamiouli

Modifications de Lecture des instructions et
CSD certaines colonnes : explications, correction Instructions non suivies
Mbéni Labo Rajout de deux impossible
colonnes « âge » et
« sexe »
13
examens réalisé Lecture des instructions et
CSD
non coché alors corrections ont été faites
Mitsoudjé Labo
que les résultats
sont cochés
Renversement de Lecture des instructions et
remplissage de la corrections ont été faites
colonne « numéro
du dossier »et «
numéro du mois »

Au mois de juillet la
CSD colonne « culot – Respect moyen des
Mbeni Labo urinaire » « prélèvement instructions
vaginal » n’étaient pas
remplis

CSD
Ouzioini Labo RAS Respect des instructions

PMI RAS Respect des instructions
Labo

Calcul fait
HP Totaux de bas de
Foumbouni Labo page non calculé

CSD
Oichili Labo
13
Date incomplet
Totaux ma sur les

goutte épaisse,
HP Chimie urinaire,
Mitsamiouli Laboratoire Numération
formule sanguine,
Glycémie

Problème de
remplir la valeur de
CSD Suivi des
la pharmacie, de la
Mitsoudjé recettes
trésorerie, valeur
médicaments
physique, coulage
de la pharmacie

Suivi
PMI journalier
des recettes

Acte La colonne Remplacer X par DS/HD selon
PMI dentaire « origine » était les origines des malades
rempli par des X

CSD Acte RAS
Mitsoudjé dentaire
Superviseurs :
13
Direction de l’Information et des Statistiques Sanitaires
Mr Msaidie Mohamed directeur de l’information et des statistiques sanitaire
Mr Abdouroihamane M’madi Boina Stagiaire à la DISS
Direction régionale de la santé
Mme Amina Ahmed (Gisel)
Mme Hadidja Ali Ahmed
Chauffeurs :
Mr Ali Amane
Mr Mhadjou Ibouroi
Fait à Moroni le 25 septembre 2013
Le rapporteur :
Abdouroihamane M’MADI BOINA
13

29 09 2013 Rapport Supervision Ã Ngazidja

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29 09 2013 Rapport Supervision Ã Ngazidja

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RAPPORT DE SUPERVISION

Période : du 02 au 11 septembre 2013

Financement : Programme d’appui d’Appui au secteur Secteur de la santé Santé aux

Direction de l’Information et des Statistiques Sanitaires

Mr Msaidie Mohamed directeur de l’information et des statistiques sanitaire

Mr Abdouroihamane M’madi Boina Stagiaire

Direction régionale Régionale de la santé Santé de Ngazidja

Mme Amina Ahmed (Gisel)

Mme Hadidja Ali Ahmed Stagiaire

Intitulé de la supervision : supervision Supervision à l’utilisation du logiciel de traitement de

2. Objectif général de la supervision

2.1 Objectifs Spécifiques

o Saisie des données

 Procéder aux corrections des éventuelles erreurs

Remplissage des outils

4.1 Remplissage des registres

La supervision était organisée sous forme de réunion en présence de personnes en charge du

a) Une appréciation globale de la collecte était faite en vérifiant la disponibilité, la

4.2 Outil de travail

Ces informations concernaient :

5 .1 Collecte de données appréciation globale

Utilisation : Les registres sont visibles au CSD au cours de la visite

5.1.1 Au CSD de Mbéni

CSD Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

5.1.1.3 Conforme et date de mise à jour

5.1.1.5 Respect des instructions de remplissage

5.1.2 Au CSD de Koimbani

CSD Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

5.1.2.3 Conformité et date de mise à jour

5.1.2.5 Respect des instructions de remplissage

Tableau 3 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le HP Mitsamihouli

HP Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

5.1.3.3 Conformitée et date de mise à jour

5.1.3.5 Respect des instructions de remplissage

5.1.4 Au PMU Moroni

PMU Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

5.1.4 Conforme et date de mise à jour

5.1.4 Respect des instructions de remplissage

5.1.5 Au CSD de Mitsoudjée

CSD Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

5.1.5.5 Respect des instructions de remplissage

5.1.6 Au CSD d’Ouzioini

CSD Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

5.1.6.3 Conforme et date de mise à jour

Tableau 1 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le HP Foumbouni

HP Période de Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation

5.1.7.3 Conforme et date de mise à jour

5.1.7.5 Respect des instructions de remplissage

Structures Disponibilité Utilisation Conformité Lisibilité Respect des

CMU 78% 86% 61% 52% 78% 100% 4 3,3 3,42 3

5 .2 Transmission des données (appréciation détaillée de remplissage du canevas)

6.1 Méthodologie de travail

6.2 Outil de collecte

Exportation /importation 0 2 2 0 0 2 0 2 0 2 0 2 0 2 0,3 1,7

La partie exportation/importation pose un grand problème dans la plupart des responsable du

a) Remplissage des registres

Les recommandations faites aux cous de la visite sont :

Structure Registre Erreurs commises Corrections apportées Appréciation Générales

Structure Registre Erreurs commises Corrections apportées Appréciation Générale

Structure Registre Erreurs commises Corrections apportées Appréciation Générales

Consultation Age moins de 59 Lecture des instructions,

Structure Registre Erreurs commises Corrections apportées Appréciation Générale

Colonne Rappelle des instructions