INTRODUCTION DU PROJET (CFR TDR)

Dans le cadre du lancement des activés du projet de l’identification des Volontaires

qui se réalisera dans toutes les branches de la RDC en général, en commençant par celle de
Kinshasa avec l’accompagnement du CICR, la Croix-Rouge de la RDC compte effectuer une
identification de tous ses Volontaires en vue de créer une base de données solide pour une
meilleure utilisation de ceux-ci.
La CRRDC qui entend jouer pleinement son rôle d’auxiliaire des pouvoirs publics pour
les questions humanitaires, a engagé le projet visant à inventorier ses ressources humaines
dans une base de données centralisées.
La Branche de Kinshasa faisant partie de cette initiative d’essor nationale de la CRRDC
qui adhère totalement à son plan stratégique de développement, aux initiatives de
promotion du volontariat de la SN ainsi qu’aux objectifs de ce projet d’identification des
volontaires.
Traits historiques, Evènement importants, autres infos importantes de la branche de
Kinshasa :
La Ville-Province de Kinshasa, Capitale de la RDC et siège des institutions nationales,
couvre une superficie de presque 10.000 km 2 pour une population d’environ 17 millions
d’habitant (selon certaines sources), inégalement répartie en 24 communes, ou deux
communes (Nsele et Maluku) couvrent à eux seules 88, 78% de la superficie totale de la
province pour une densité de population de 180 Hbt/Km 2 tandis d’autres (à l’instar de
Kinshasa, Kintambo, Ngiri-Ngiri, Matete, Bumbu) avoisine chacune 63.000 Hbt/Km 2. La
province jouit d’une situation sécuritaires stables même si les catastrophes d’origine
naturelles et autres maladies endémiques, les épidémies/pandémies suggèrent de rester
attentifs.
La branche de Kinshasa se réclame d’environ 11.200 volontaires répartis dans 24
sous-branches (Kimbaseke, Maluku, Masina, N’djili, N’sele, Kisenso, Lemba, Limeté, Matete,
Ngaba, Bandalungwa, Bumbu, Kalamu, Kasa-vubu, Makala, Ngiri-ngiri, Selembao, Barumbu,
Gombe, Kinshasa, Kitambo, Lingwala, Ngaliema, et Mont-ngafula) correspondant/couvrant
chacune des communes ci-dessus citées, mais ne dispose pas d’un listing exhaustif et mis à
jour de cet effectif. Les initiatives parcellaires qui existent (dans certaines sous-branches)
demandent encore à être complété et uniformisée avec la future base de données nationale.
Disposer un listing exhaustif des volontaires de la Branche avec possibilité de mise à
jour régulière de ce listing, leur répartition par sous-Branche et coordination, identifiant
leurs compétences et degré de prestation dans les actions Croix – Rouges, permettra
d’atteindre l’objectif général ci-après mentionné.
Des actions seront menées sur l’utilisation pratique de l’application Kobo Collecte
OBJECTIFS DE L’ENQUËTE, L’IDENTIFICATION DES VOLONTAIRES
Objectif général :
Objectif Général du projet est de Contribuer à la mise en place de la Base de données
des volontaires de la CRRDC.
Objectifs spécifiques sont :
 Elaborer un questionnaire d’Identification électronique en tenant compte du
formulaire papier et/ou manuscrit, tout en considérant les éléments clés des
volontaires et des indicateurs du projet. Cela permettra l’exercice collectif et la
traduction en langues locales (en cas de nécessité pour une meilleure compréhension
des questionnaires) ;
 Recycler les volontaires et l’équipe projet à la collecte des données avec la boite à
outil RAMP « collecte rapide par téléphone mobile », application utilisable pour la
constitution et la mise à jour de la liste des volontaires ;
 Identifier les volontaires existants et/ou avec potentiels
 Mettre à jour la liste des volontaires de chaque Commune ou Sous-Branche de la
Province de Kinshasa ;
 Enregistrer l’ensemble des volontaires des 24 communes, de la Province de Kinshasa
dans la Base de données national des Volontaires de la CRRDC.
RÔLE DES EQUIPES DE TERRAIN
1. Rôle de Superviseur :
 Assurer la liaison entre l’équipe de terrain et la Coordinatrice des enquêtes
(PMER) ;
 Mener des contrôles inopinés des enquêteurs, pour vérifier que l’enquêteur
fait bien son travail et le/la soutenir, il/elle doit connaître où se trouve chaque
enquêteur, chaque jour pour pouvoir programmer les contrôles surpris ;
 Veiller au renforcement des capacités des équipes selon leurs besoins ;
 Garantir la sécurité des membres de l’équipe et régler les problèmes ou
contacter la coordinatrice d’enquêtes en cas d’échec ;
 Effectuer u, contrôle de la complétude des enquêtes par leurs équipes des
enquêteurs ;
 Respecter scrupuleusement les règles de sécurité ;
 Vérifier les outils de travail pour les enquêteurs (téléphones bien chargés,
ordre de mission, plan de travail, protocole de communication, etc.) ;
 Veiller à l’envoie des données sur le serveur (appuyer les enquêteurs) ;
 Présenter et expliquer les objectifs de l’enquête aux autorités.

2. Rôle de l’Enquêteur et Chef d’Equipe :

 Comprendre les objectifs de l’enquête d’identification des volontaires ;
 Repartir le travail entre co-équipiers ;
 Planifier les descentes terrains selon les besoins de façon à identifier tous les
volontaires de la sous-branche avant la fin de l’enquête ;
 Ne pas porter de jugement et rester impartial lors des entretiens ;
 Effectuer les entretiens conformément aux informations et à la formation
reçues ;
 Effectuer les interviews en utilisant le téléphone ;
 Utiliser aussi le formulaire imprimé en cas d’urgence (ou le volontaire doit
présenter toutes les copies de ses documents) ;
 Mener l’interview et enregistrer les réponses en observant les procédures ;
 Collecter les données dans les sites conformément aux directives données par
le superviseur ;
 Envoyer régulièrement les données au serveur via les données mobiles après
finalisation du formulaire ;
 Présenter le résultat de son travail et difficultés au superviseur, après le
travail de terrain ;
 Réaliser le nombre d’entretien prévu dans chaque sous-branche,
coordinations ;
 Respecter les instructions du superviseur pour le bon déroulement des
enquêtes ;
 Respecter scrupuleusement les règles de sécurité et le protocole de
communication.
POINT DE VIGILANCE
 La réussite d’une enquête dépend en grande partie de la qualité des données
collectées sur le terrain par les enquêteurs.
 L’exactitude et la précision des données recueillies influeront de manière positive les
analyses faites après la phase de terrain.
 Ainsi, est-il nécessaire que toutes les questions de l’enquête de l’identification des
volontaires soient parfaitement comprises par ceux ou celles qui sont chargés
d’administrer l’enquête.

INDICATEURS de vérification durant l’enquête :

Ce que l’enquêteur vérifie (en prenant une photo et/ou joindre le document) :
 La disponibilité de la carte de membre en cours de validité ;
 La disponibilité de la carte laissez-passer en cours de validité ;
 La disponibilité des brevets, certificats des formations et diplômes ;
 L’enquêteur et le superviseur doivent parler la langue locale.

MÉTHODOLOGIES À UTILISER POUR L’ENQUÊTE

Méthodologie :
De façon globale, la base de données numérique des volontaires de la CRRDC
envisagée, sera créée et alimentée par collecte mobile de données avec l’application Kobo
collect (par la méthode d’interview dirigé sur base d’un questionnaire standard de plus de 15
questions installées dans un smartphone à l’aide de ce logiciel). Cependant, la collecte par
outils papier ne sera pas entièrement exclue afin de tenir compte des spécificités propres à
certaines zones géographique de la province.
L’activité consistera à :
 Préparer la base de données et les outils de collecte,
 Constituer, former et déployer les équipes d’identificateurs,
 Les identificateurs (les Chefs d’équipes désignés des 24 Communes) seront formés
sur le projet d’identification des volontaires avec les outils de collectes des données y
afférents ;
 Au terme de leur formation, les Chefs d’équipes, de retour dans leurs communes
et/ou sous-branches vont restitués le renforcement de capacité dont ils ont
bénéficié, à leurs équipiers (en configurent les téléphones portables de leurs
équipiers et testent les outils) ;
 Lorsque tous les appareils sont configurés et testé, confirmez qu’ils fonctionnent
 Assurer la centralisation de la collecte de données.
Composition de l’équipe :
Description de l’équipe mobilisée pour la mise en œuvre du projet :
 CICR : L’expert technicien (1)
 Secrétariat Général : (1)
 D.GRC – VS (1)
 PMER (1)
 Assistants PMER (2)
 D.CAB (1)
 I.T (1)
 Assistant Préparation GRC-VS (1)
 Secretariat Provincial
 Pro. Sec (1)
 C.D GRC-VS (1)
 I.M (1)
 Ass. IM (1)
 Sous – branches ou communes (24) :
 Se. Com (24)
 Chefs d’équipes (24)
 Coéquipiers (96)

La Démarche sur terrain

 Les enquêteurs, identificateurs travailleront en équipe de cinq (y compris le Chef
d’équipe), appartenant à la même sous-branche pour laquelle ils feront les
enregistrements, en raison de 8h du temps par jour, ... et sous la supervision d’une
personne dans chaque pool (pool tshangu : 5 Communes ; pool mont-amba : 5
Communes, pool funa : 7 Communes ; pool lukunga : 7 Communes)
 Chaque identificateur aura la charge de collecter les données dans sa sous-brance
et/ou commune qu’il appartient ;
 La population cible concernée est tout Volontaires et Secouristes de la CRRDC.
OUTILS DE COLLECTE DE DONNÉES :
Une fois le formulaire d’enquête a été créé en ligne au serveur, on revoit au
téléphone (Kobo Collecte, ODK Collecte).

Une application qui est utilisé pour la collecte de données primaires dans les situations
d’urgence humanitaire et d’autres environnement de terrain difficiles.

AVANTAGES DE COLLECTE DE DONNÉES MOBILES

Mobile data collection (MDC) :

Permet aux organisations de collecter un grand nombre de données quantitatives à

l'aide d'appareils mobiles en faisant en sorte que celles-ci soient directement téléchargées
sur le serveur de la plateforme par les évaluateurs (au lieu d'enregistrer les informations sur
un papier et saisir en suite manuellement dans une BBDD pour être analysées, les données
sont saisies dans un appareil et exportées directement dans une BBDD centralisée) :

 Réduction des coûts,

 Augmentation de la vitesse,
 Qualité des données,
 Amélioration du contrôle et de la flexibilité du travail sur le terrain,
 Stockage et sauvegarde plus sûrs,
 Méthode conviviale,
  Accès rapide aux données,
 Réduction de l'impact environnemental.

1. Réduction des coûts :

En réduisant ou en éliminant le besoin de papier et en raccourcissant le temps nécessaire

aux travailleurs sur le terrain pour collecter les données, vous pouvez réaliser des
économies.
Il n'est pas non plus nécessaire d'apporter des formulaires physiques au bureau. Les
méthodes d'enquête traditionnelles nécessitent souvent une "double saisie de données", où
deux travailleurs distincts saisissent les mêmes données et un superviseur identifie les
différences entre les deux. L'élimination de cette redondance permet de réduire
considérablement les coûts.

2. Accroître la rapidité :

La collecte mobile des données élimine ou réduit les étapes fastidieuses du processus de
collecte des données.
Cette méthode ne diminue pas seulement le temps de collecte des données sur le terrain
; elle réduit également le délai nécessaire à l'analyse et à l'évaluation des données. Comme
les données en temps réel sont instantanément téléchargées, les responsables peuvent être
avertis lorsque des informations supplémentaires sont disponibles ou que des mesures
doivent être prises.
Ce délai d'exécution plus rapide est essentiel pour permettre une meilleure réactivité aux
problèmes qui apparaissent sur le terrain.

3. Qualité des données :

La collecte mobile de données permet un large degré de personnalisation et l'insertion

de nombreux outils de contrôle de la qualité. Par conséquent, non seulement la possibilité
d'erreur au point de collecte est réduite, mais, en plus, les données sont filtrées.
En outre, les outils mobiles de collecte de données permettent de valider les données
saisies au cours d'un entretien, ce qui réduit les risques d'erreurs de saisie. Ils améliorent
également la transparence et la visibilité des données, ce qui réduit le risque de fuites de
données.

4. Amélioration du contrôle et de la flexibilité du travail sur le terrain :

Étant donné que les enquêtes réalisées à l'aide d'appareils mobiles peuvent être mises à
jour (même en cas de connexion Internet limitée ou d'absence totale de connexion), il est
possible de corriger les petits problèmes de conception du questionnaire, tels que les fautes
de frappe, la formulation des questions ou la logique des filtres.
Cette méthode facilite une communication bidirectionnelle plus efficace entre la
direction et les personnes travaillant sur le terrain.
 5. Un stockage et une sauvegarde plus sûrs :

Le papier peut être perdu, détruit ou mal mené de nombreuses façons, ce qui peut créer
des problèmes par la suite si les données doivent être consultées à nouveau. Les données
numériques mobiles, en revanche, peuvent être stockées, copiées, sauvegardées et, si
nécessaire, cryptées pour un accès futur sécurisé, facilement et à moindre coût.

6. Méthode conviviale :

Comme la programmation guide l'enquêteur tout au long de l'entretien, celui-ci peut

consacrer moins d'efforts à s'assurer que toutes les bonnes questions sont posées, et peut
donc mieux se concentrer sur d'autres aspects pertinents de l'entretien.
Cet avantage sera particulièrement évident lorsque les conditions pour poser une
question sont plus compliquées.

7. Accès rapide aux données :

Les outils mobiles de collecte de données peuvent offrir une capacité de réponse rapide,
car les données peuvent être prêtes à être analysées en temps réel. L'accès aux données en
temps voulu permet également de réagir rapidement pour ajuster certaines activités.

8. Un impact environnemental réduit :

Les enquêtes sur papier ne sont pas respectueuses de l'environnement. Une simple
enquête peut gaspiller des milliers de litres de carburant, des centaines de milliers de litres
d'eau et jusqu'à douze arbres.
Sur les Smartphone :
 Télécharger sur GOOGLE PLAY ou téléchargement directement sur Google,
 Ouvrer l’application Kobo Collect ou ODK Collect sur votre phone et vous verrez le
menu de l’outil comme l’image ci-dessous :
PARAMETRAGE :
 Ouvrez l’application,
 Aller sur les trois points de l’écran supérieur droit à l’avant du téléphone (et cliquez
sur le trois points),
 Deux options s’afficheront : paramètres administrateur et modifier les paramètres ;
appuyer sur modifier les paramètres.
Modifier les paramètres, nous conduit au serveur et url :
Une fois terminé avec la modification des paramètres, nous devons être capable :
 D’Obtenir un formulaire vierge,
 De Remplir un formulaire,
 De Modifier un formulaire enregistré,
 De Supprimer un formulaire enregistré,
 D’Envoyer un formulaire finalisé.
Télécharger un formulaire vierge :
Si un message d’erreur s’affiche, vérifiez les paramètres et/ou rafraichir avant de vérifier les
paramètres et/ou rafraichir.
Il y aura une liste des formulaires, sélectionner, choisissez l’enquête, l’identification des
volontaires et/ou ...
Après le choix du formulaire, télécharger la sélection.
Remplir un formulaire :
(A modifier !!! laissez seule « avancer ou reculer dans le formulaire »)
Modifier le nom du formulaire :
N.B. : L’élément « Marquer le formulaire comme finalisé » est par défaut ; c’est-à-dire que le
formulaire est prêt à être envoyé sur le serveur, que les données ont été vérifiées.
Si le formulaire doit être tout d’abord considéré comme un brouillon, décochez cette case et
sauvegarder.
Editer un formulaire sauvegardé :
N.B. : Une fois à l’intérieur du formulaire, les questions sont affichées les unes en dessous
des autres pour faciliter la vérification.
Si une réponse doit être modifiée, il suffit de cliquer sur la question. Une fois la vérification
faite, retournez à la page finale et enregistrez en tant que formulaire finalisé.
Envoi des formulaires au serveur :
N.B. : On retrouvera ici, la liste de tous les formulaires finalisés et enregistrés sur la tablette,
téléphone Smartphone.
Sélectionnez les formulaires à envoyer,
Cliquez sur « Envoyer Elément Sélectionnés »
L’envoi des formulaires au serveur :
 Connectée à l’internet,
 Il y aura une notification réussite ou de l’échec de l’envoi
Si échec, vérifiez votre connexion internet et les paramètres de la plateforme ;
Une fois que tous les formulaires sont envoyés, on obtient l’affichage suivant :
« Il n’y a rien à afficher, finaliser vos formulaires enregistrés avant de les envoyer. »
A partir de ce moment-là, les données sont sauvegardées sur le serveur internet.
UTILISATION DE TÉLÉPHONE OU SMART PHONE
1. Outils pour gérer le travail sur terrain :
Pour bien gérer le travail sur terrain, Superviseurs aurons besoins de :
 Un plan, calendrier des déplacements des équipes d’enquête,
 Un registre de sortie des équipements,
 Un protocole de communication,
 Une liste des contacts des enquêteurs,
 Des formulaires imprimés d’identification de volontaires,
 Un compte rendu des activités sur le terrain.

2. Rappel pour une bonne utilisation de téléphone ou smart phone :

 Allumer et éteindre,
 Economiser de l’énergie,
 La luminosité (à diminuer),
 Le wifi (allumer et éteindre),
 Données mobile (allumer et éteindre),
 Principe de défilement pour les téléphones,
 Utilisation du clavier pour la saisie des textes (éteindre les programmes qui
met le dictionnaire automatique),
 Eviter le mode avion,
 Données GPS (allumer et éteindre),
 Application Kobo collect (Site web) : https://kc.humanitarianresponse.info
 Connexion à Kobo collect (nom d’utilisateur : pmercrrdc et mot de passe :
Lokombe12@%)
INTRODUCTION DU QUESTIONNAIRE DANS LE KOBO ET ETUDE DU FORMULAIRE DE
COLLECTE D’IDENTIFICATION :
Le formulaire est mis en line sous Kobo Collect et téléchargé sur les tablettes et
smartphones que vous utilisez.
La collecte des données se fera en off line mais, pour soumettre les formulaires
renseignés, vous devez impérativement vous connectez. Durant la période de collecte de
données, vous aurez une dotation en connexion internet. Toutefois, il vous a été rappelé
comment faire le téléchargement du formulaire pour les besoins de terrains dans les
chapitres précédents.
 Ouvrez Kobo de votre téléphone (cliquez sur l’icône Kobo Collect sur les
tablettes/smartphones),
 Ouvrez un nouveau formulaire d’enquête d’identification des volontaires (cliquez sur
Remplir un formulaire),
 Lisez à tour de rôle question par question et interprétez en lingala,
 Chacun(e) note dans son cahier les questions interprétées en lingala.

COMMENT SOUMETTRE LES DONNÉES COLLECTÉES SUR LE SERVEUR :

N.B. : vérifiez que vous êtes connectés à internet avant de débuter cette étape.
Après avoir vérifié que toutes les questions du formulaire ont été renseignées, retournez sur
la page d’accueil de l’application Kobo Collect et suivez les instructions suivantes :
 Cliquez sur « Envoyer un formulaire finalisé »,
 Sélectionnez les formulaires que vous voulez soumettre en cochant sur le carré à
droite de chaque formulaire ou si c’est tous les formulaires que vous voulez
soumettre, cliquez sur tout sélectionner et tous les formulaires seront sélectionnés,
 Ensuite sur « Envoyer éléments sélectionnées ».
Un onglet apparaitra si la soumission a été réalisée avec succès :
« successful submission »

QUESTIONS ET EVALUATION DE LA JOURNÉE ET CLÔTURE.

COMMENT EFFECTUER UN INTERVIEW
Aide-moire des enquêteurs :
Pour bien mener l’enquête, le volontaire doit/se :
 Conduire de manière décontractée, mais soyez consciencieux. Utilisez soigneusement
le téléphone,
 Assurer que vous comprenez le but exact de chaque question. Cela vous aidera à
savoir si les réponses que vous recevez sont adéquates ;
 Poser les questions en suivants le même ordre que celui du formulaire ;
 Poser toutes les questions même si l’enquête répond à deux questions à la fois ;
 Faire une pause et attendre si l’enquêtée essaye de se souvenir des choses difficiles ;
 Demander, si nécessaire, à l’enquêter de clarifier sa réponse. Vous avez peut-être
mal compris la réponse de l’enquêté ;
 Vérifier la cohérence des réponses de l’enquêté. S’il y a incohérence, répétez la
question ;
 Si toutefois l’enquêté refuse d’être interrogé, il faudra noter, si possible les raisons
sur votre bloc-notes tout en restant calme et poli à tout moment ;
 Aider les enquêtées à se sentir à l’aise, mais faites attention à ne pas suggérer les
réponses à vos questions, et savoir comment se tenir ;
 Réduire au maximum (les pas de réponses et ne sait pas). Plusieurs non réponses
traduisent l’incapacité du volontaire à bien poser les questions. La compréhension
des questions est donc fondamentale. Il faut pouvoir l’expliquer et la reformuler.
Insistez donc pour obtenir des réponses adéquates ;
 Enregistrer les réponses immédiatement. Souvenez-vous des contraintes de temps
de l’enquêté et ne restez pas trop longtemps à bavarder.

VÉRIFICATION DES PARAMÈTRES ET DÉMONSTRATION (SIMULATION DANS LA SALLE)

COMPOSITION DES ÉQUIPES
ENQUÊTE SUR TERRAIN, PRATIQUE AVEC LES AUTORITÉS ET CADRES ; RETOUR AU SN.
EVALUATION DE LA JOURNÉE ET LE DISCOURS DE LA CLÔTURE, FIN.