Gestion de la relation

Fournisseur
Parce qu'elle se trouve en amont de toute la chane
logistique, une parfaite matrise des approvisionnements
est ncessaire pour aboutir la satisfaction des clients.
garantit le suivi des approvisionnements de la
commande la rception administrative et le contrle
qualit, voire le retour fournisseur.
Cependant, la russite des approvisionnements n'est rien
sans une politique d'achats matrise. C'est pourquoi,
permet aussi de suivre la chane de la demande d'achat
jusqu' l'acceptation de la facture du fournisseur en
passant par le contrle et la validation multi-niveaux des
engagements. La slection du fournisseur se fait suivant
les rponses aux consultations de prix et aussi par rapport
l'historique de la cotation du fournisseur (logistique,
qualit) afin de travailler avec le mieux disant.
intgre donc la gestion des lments suivants :
demande de prix, demande d'achat, commandes
fermes, commandes ouvertes, rceptions
administratives, contrle qualit, contrle facturation et
les ventuels retours fournisseur.

Achats
Appros
1, rue de la Bertauche
89100 Sens
Tl. : +33 (0) 386 839 430
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agi@infodev.fr

Gestion de la relation Fournisseur

Gestion des achats
La gestion de la relation fournisseur est btie autour des tables :
Articles : ces derniers sont communs avec ceux grs par l'administration des ventes (une mme rfrence pouvant la fois tre
achete et vendue),
Fournisseurs : coordonnes, devise, conditions de rglement, cotation, etc.
Marchs fournisseurs : ils permettent de dfinir les fournisseurs possibles pour chaque produit avec pour chaque couple fournisseur article : rfrence du produit chez le fournisseur, prix, protocole logistique (dlai d'obtention, etc.), Assurance Qualit Produit (AQP)
Trois units sont utilises pour grer les achats :
l'unit de stockage qui est l'unit utilise comme unit de gestion interne,
l'unit d'approvisionnement dans laquelle sont libells les documents adresss au fournisseur,
l'unit de tarification ( la pice, au poids, au forfait, etc.), si ncessaire, dans laquelle sont libells les prix d'achat et qui est utilise
lors du contrle des factures fournisseurs.
La liste des units utilisables est entirement personnalisable. Les saisies sont faites dans l'unit interne qui est convertie, suivant les besoins,
sur les ditions et les consultations dans l'une des deux autres units.
Les tarifs d'achat peuvent varier suivant les quantits commandes, la date de la commande, le prix ad hoc tant pris automatiquement lors de
la saisie de la commande.

Demandes de prix
La gestion des demandes de prix d'
permet de suivre entirement la procdure de consultation des fournisseurs, permettant ainsi de limiter
les changes de documents papier, les informations tant centralises sur un seul systme consultable par les intresss.
Suite au retour des rponses des fournisseurs, un tableau comparatif permet de slectionner le fournisseur qui assurera les
approvisionnements des rfrences demandes. Les demandes de prix pourront tre transfres automatiquement en demandes d'achat ou en
commandes.

Demandes d'achat
Les demandes d'achat manent soit du transfert automatique des demandes de prix, soit d'une confirmation des propositions du calcul des
besoins, soit d'une saisie manuelle faite par l'oprateur. La cration de la demande d'achat sur
dclenche un processus de suivi et de
validation qui aboutira la cration de la commande ferme correspondante. En effet, suivant le montant command, la nature de l'achat et
le service, les demandes devront tre valides par un ou plusieurs suprieurs hirarchiques par le biais d'un mcanisme de signature
lectronique. Un systme de messagerie intgr au workflow permet tous les acteurs de connatre :
l'tat d'avancement de leur demande,
les demandes valider.
La dernire validation entrane la cration automatique de la commande ferme.

Gestion des commandes fermes

Les commandes peuvent tre issues des demandes d'achat ou tre saisies manuellement suivant la nature du produit. Les commandes sont
donc constitues d'un en-tte et de lignes de commande. L'en-tte contient en particulier l'adresse de rception des marchandises. En effet, il
est possible de grer plusieurs adresses internes de rception tout comme il est possible d'adresser directement les produits commands chez
un sous-traitant. Les lignes de commandes contiennent rfrences, quantits, prix et dlais. Deux dlais sont grs pour chaque ligne de
commande : le dlai demand au fournisseur et le dlai confirm par ce dernier dans son accus de rception de commande. S'il est renseign,
c'est ce dernier qui fait foi pour la suite des traitements. La commande aura auparavant t envoye au fournisseur sur papier, par fax ou par
messagerie lectronique. Ce document, comme tous les documents destins des tiers, peut tre exprim dans la langue du fournisseur.
Des ditions permettent de faire le point sur les rceptions venir et galement de connatre les commandes en retard afin de relancer les
fournisseurs. Mais, ils peuvent galement tre relancs de faon automatique ds l'apparition d'un retard.

Commandes ouvertes fournisseurs

Le logiciel
permet de remplacer les commandes fermes adresses aux fournisseurs par un mode de gestion en commandes ouvertes pour
des rfrences avec des besoins rptitifs. Une commande ouverte fournisseur est un outil permettant d'exprimer des besoins avec diffrents
niveaux d'engagement (ferme, prvisionnel), ceci, sur des priodes court, moyen et long terme. Le prvisionnel envoy au fournisseur lui
permettra d'anticiper la ralisation des produits commands et, de ce fait, de diminuer la dure de l'horizon ferme par rapport au dlai
d'obtention des pices en commandes fermes.
L'expression des besoins est adresse aux fournisseurs sous forme de demandes de livraison (DL). La priodicit de ces envois dpend de la
frquence des livraisons demandes (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle). Les demandes de livraison sont historises pour permettre un
suivi des quantits demandes au fournisseur sur une priode donne. Le planning des livraisons est dtermin par rapport au rsultat du
calcul des besoins en relation avec les conditions d'achat. Les ordres fermes peuvent quant eux tre issus des boucles kanban informatises.
De plus, ce module permet de mettre en place la gestion en tltransmission avec les fournisseurs. En effet, les demandes de livraison peuvent
galement tre adresses via des EDI : messages DELINS, DELFOR, KANBAN et DELJIT.
Quelle que soit la commande, elle constitue le point d'entre d'une chane logistique et financire entirement intgre
automatique en comptabilit.

avec transfert