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BFDT 1.1 Caisse
BFDT 1.1 Caisse
www.unine.ch/fdt
032 718 10 70
Pr 1.1
PROCEDURE : GESTION DUNE CAISSE
1.
OBJET
La procdure dcrit toutes les dmarches lies la gestion dune caisse rattache un projet
dfini par un numro dOTP et dment approvisionn.
2.
DOMAINE DAPPLICATION
La procdure concerne louverture, la gestion, le suivi et le contrle dune caisse dans le cadre
dun fonds dfini par un numro dOTP.
Les dpenses autorises sont les suivantes:
Paiement des petites fournitures, dpenses de bureau, frais daffranchissement
Apritifs, pique-niques consomms sur place dans le respect des procdures lies aux frais
de rception (selon le guide pratique de remboursement de frais)
Frais dessence et petit frais de dplacement
Paiement dachat divers au comptant
Encaissement lors de la vente de matriel
Remarque :
Les remboursements de frais de dplacement, de rception et dautres frais aux membres du
personnel sont effectus par virement bancaire ou postal si le montant est suprieur la somme
de CHF 100.-- avec les formulaires dusage (notes de frais).
3.
DEROULEMENT
3.1 Demande douverture
-
Un livre de caisse avec contrle du solde doit tre tenu mensuellement (voir formulaire: Livre
de caisse).
Les mouvements de caisse mensuels ainsi que les justificatifs doivent parvenir au BFDT
avant le 8 de chaque mois.
Chaque dpense doit tre lgitime par un justificatif original.
Chaque dpense professionnelle doit respecter les directives en vigueur lUniversit.
Le transfert de fonds entre une caisse lie n dOTP et une caisse du budget Etat (gre
par le BCG) est strictement interdit.
Seule une caisse par institut ou service sera ouverte, si ncessaire.
Le BFDT lobligation de venir vrifier physiquement ltat de la caisse durant lanne civile
sans aucun pravis (selon les directives de lEtat).
Pr 1.1
3.3 Activit
QUI
QUOI
1 Responsable
du projet
2 Caissier de
linstitut,
facult ou
domaine
central
Le livre de caisse et les justificatifs doivent tre transmis au BFDT avant le 8 de chaque
mois pour garantir une comptabilisation dans les dlais
3
BFDT
Dans la prsente procdure et par mesure de simplification, les termes responsable et caissier sont
utiliss uniquement au masculin.