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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- AVANT PROPOS -
L’Ecole Supérieure des Techniques Avancées (ESTA) est une école privée
d’enseignement supérieur. Elle s’est fixée comme objectif de former à travers un
enseignement de haut niveau des techniciens supérieurs immédiatement opérationnels qui
répondent aux besoins effectifs des entreprises.
La formation en informatique de gestion des techniciens supérieurs dure deux (2) ans.
A la fin de leur cycle de formation, les étudiants en informatique doivent rédiger un rapport
sur un projet d’informatisation d’entreprise publique ou privée, afin de compléter et parfaire
leurs connaissances aussi bien pratiques que théoriques.
Ce rapport doit être présenté publiquement devant un jury pour l’obtention du Diplôme
de Technicien Supérieur (DTS).
C’est dans ce cadre qu’il nous a été proposé comme thème : la Gestion du courrier au
sein de l’Assemblée nationale du Burkina Faso.

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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- SOMMAIRE -
- AVANT PROPOS -..............................................................................................................................................1
- SOMMAIRE - .....................................................................................................................................................2
- INTRODUCTION GENERALE - .....................................................................................................................5
I - PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL...............................................................................9
1. DE SA CRÉATION...................................................................................................................................................9
2. DU STATUT DE L’INSTITUTION.................................................................................................................................9
3. DU FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION : SES ATTRIBUTIONS ET SES MISSIONS............................................................10
3.1- Le vote de la loi......................................................................................................................................10
3.2- Le contrôle de l’action gouvernementale..............................................................................................10
3.2.1- L’information parlementaire..............................................................................................................11
3.2.2- Les autorisations parlementaires........................................................................................................11
3.2.3- La mise en cause de la responsabilité du Gouvernement...................................................................11
3.3- Consentir l’impôt...................................................................................................................................11
4.1 –Le Bureau de l’Assemblée nationale.....................................................................................................11
4.2 – La conférence des présidents...............................................................................................................12
4.3 – Les commissions générales..................................................................................................................12
4.4 – Les groupes parlementaires.................................................................................................................12
II PROBLEMATIQUE.......................................................................................................................................13
III STRUCTURE DU TRAVAIL.......................................................................................................................14
1. STRUCTURE SOCIALE............................................................................................................................................14
1.1 – Les services de la présidence...............................................................................................................14
1.2– Les services de la Questure...................................................................................................................14
1.3 – Les services du Secrétariat général.....................................................................................................15
1.3.3 - Les services rattachés au Secrétariat général...................................................................................15
2. STRUCTURE HIÉRARCHIQUE : ORGANIGRAMME.........................................................................................................17
DG/SFC.........................................................................................................................................................17
3. STRUCTURE MATÉRIELLE.....................................................................................................................................18
4. STRUCTURE DU TRAVAIL.......................................................................................................................................19
4.1 Le groupe de pilotage..............................................................................................................................19
4.2 Le groupe de projet.................................................................................................................................19
4.3 Le groupe des utilisateurs.......................................................................................................................19
I - PRESENTATION DE LA METHODOLOGIE...........................................................................................21
1.OBJECTIF DE L’ÉTUDE DE L’EXISTANT......................................................................................................................21
2.DÉMARCHE DE L’ÉTUDE DE L’EXISTANT...................................................................................................................21
II - DESCRIPTION DE L’EXISTANT..............................................................................................................22
1. PRÉSENTATION DU CHAMP DE L’EXISTANT..............................................................................................................22
2. COMPTE RENDU D’INTERVIEW...............................................................................................................................24
3.DESCRIPTION DES TRAITEMENTS..............................................................................................................................27
3.1 - Le diagramme des flux ou modèle conceptuel de communication........................................................27
Les modèles de communication (MCC)........................................................................................................29
- Découpage du domaine en processus.........................................................................................................32
3.4 – Modèles Conceptuels de Traitements observés (MCT existant)..........................................................32
- Modèles Organisationnel de Traitements observés (MOT existant)..........................................................37
4. DESCRIPTIONS DES DONNÉES................................................................................................................................43
4.1 - Règles de gestion...................................................................................................................................43
4.2 - Modèle entité – association..................................................................................................................44
4.3 - Dictionnaire de données.......................................................................................................................45
4.4 – MCD existant........................................................................................................................................46
5. CRITIQUE DE L’EXISTANT ....................................................................................................................................47
I - ORIENTATION D’INFORMATISATION..................................................................................................49
1. ORIENTATION FONCTIONNELLE..............................................................................................................................49
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2. ORIENTATION TECHNIQUE...................................................................................................................................51
II - SOLUTION RETENUE................................................................................................................................52
1. RÈGLES DE GESTION...........................................................................................................................................52
2. MCD FUTUR....................................................................................................................................................53
4.MLD FUTUR......................................................................................................................................................54
4. MCT FUTUR....................................................................................................................................................55
III - POLITIQUE DE SECURITE.....................................................................................................................57
1.POURQUOI LES SYSTÈMES SONT-ILS VULNÉRABLES?...................................................................................................58
2. SOLUTIONS À LA SÉCURITÉ DES SYSTÈMES D'INFORMATIONS.......................................................................................59
3. SÉCURISATION DE LA BASE DE DONNÉES................................................................................................................61
3.1 – Les risques encourus............................................................................................................................62
3.2 – Les solutions envisageables.................................................................................................................62
3.2.1 – La différentiation des types d'utilisateurs........................................................................................62
3.2.2 - Les privilèges.....................................................................................................................................63
Classes d'objets et granularité : Les SGBD permettent généralement de spécifier assez finement les
privilèges d'un utilisateur en fonction des objets manipulés : .....................................................................63
3.2 – Autres solutions : la cryptographie......................................................................................................64
I - LES BASES DE DONNEES...........................................................................................................................67
1. QU'EST-CE QU'UNE BASE DE DONNÉES?...................................................................................................................67
2. HISTORIQUE DES BASES DE DONNÉES .....................................................................................................................67
3. GESTION DE BASE DE DONNÉES..............................................................................................................................68
4. LES FONCTIONNALITÉS D’UN SGBD ....................................................................................................................68
ETAPES D'ÉLABORATION D'UNE BASE DE DONNÉES (SELON ANSI-SPARC 1975) ..........................................................69
5. EXEMPLES DE SGBD ........................................................................................................................................69
II – ENCOMBREMENT DE LA BASE DE DONNEES..................................................................................70
1. COURRIER..........................................................................................................................................................70
2. FICHE D’ACCOMPAGNEMENT..................................................................................................................................70
3. TYPE DE FICHE....................................................................................................................................................71
4. IMPUTATION.......................................................................................................................................................71
5. FONCTION..........................................................................................................................................................71
6. OBSERVATIONS...................................................................................................................................................71
7. CLASSEUR..........................................................................................................................................................71
8. STATUT.............................................................................................................................................................72
9. CATÉGORIE........................................................................................................................................................72
10. PIÈCES JOINTES.................................................................................................................................................72
11. FICHE DE TAXATION...........................................................................................................................................72
12. SERVICE..........................................................................................................................................................73
13. EXPÉDITEUR.....................................................................................................................................................73
14. DESTINATAIRE..................................................................................................................................................73
15. QUALIFICATION ................................................................................................................................................74
16. DOSSIER .........................................................................................................................................................74
17. PERSONNEL ....................................................................................................................................................74
18. EST.................................................................................................................................................................74
19. A LA QUALIFICATION ........................................................................................................................................75
20. EST PORTÉ.......................................................................................................................................................75
21. EXPÉDIER.........................................................................................................................................................75
22. A 1................................................................................................................................................................75
23. SE TROUVE DANS..............................................................................................................................................76

I – LES OUTILS DE TRAVAIL..........................................................................................................................77


1. PRÉSENTATION DE LA TECHNOLOGIE WEB ...............................................................................................................78
2. STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT D’UNE APPLICATION WEB........................................................................................79

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II – LES ECRANS DE NOTRE APPLICATION

1. FENÊTRE D’IDENTIFICATION..................................................................................................................................81
2. MENU PRINCIPAL ...............................................................................................................................................82
3. COURRIERS ARRIVÉS............................................................................................................................................83
4. COURRIERS DÉPARTS............................................................................................................................................84
5. COURRIERS INTERNES............................................................................................................................................85
6. COURRIERS CLASSÉS............................................................................................................................................86
7. COURRIERS EN INSTANCE.....................................................................................................................................87
8. ETATS DES COURRIERS.........................................................................................................................................88
9. AIDE EN LIGNE...................................................................................................................................................89
- CONCLUSION GENERALE -.........................................................................................................................90
- BIBILIOGRAPHIE -.........................................................................................................................................92
1. INFORMATIQUE DE GESTION (BTS) TOME 1 ; 2.................................................................................92
SITES WEB CONSULTÉS :...............................................................................................................................93
HTTP://WWW.COMMENTCAMARCHE.NET/WEB-SERVICES/ ............................................................93

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- INTRODUCTION GENERALE -

Du 10 août au 10 octobre 2007, j’ai effectué un stage au sein de l’Assemblé nationale,


plus précisément à la direction des services informatiques.
Au cours de ce stage, j’ai pu m’intéresser aux différentes activités de la direction au
sein de l’Assemblée Nationale. Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi
d’appréhender les fonctions d’un informaticien dans le milieu professionnel, notamment celui
d’un programmeur.
Tout au long de ce stage, j’ai pu acquérir une grande connaissance sur la vie et le
fonctionnement de l’Assemblée nationale d’une part, et d’autre part j’ai su ceux à quoi était
assigné un informaticien dans une telle institution.
Par ailleurs ce stage m’a permis d’acquérir une énorme expérience de la vie
professionnelle, de porter aide et conseils aux utilisateurs. En somme ce stage m’a permis
d’enrichir et de développer mes découvertes et mes connaissances.
Au-delà donc de l’enrichissement de mes connaissances techniques et pratiques, ce
stage m’a permis de comprendre dans quelle mesure la formation de techniciens
immédiatement opérationnels est nécessaire dans un pays comme le Burkina Faso
Mon stage à la direction des services informatiques à l’Assemblée nationale a
consisté essentiellement dans un premier temps à apporter soutien technique aux honorables
députés dans la salle de navigation INTERNET pendant leurs passages dans la dite salle.
Dans un second temps j’ai été affecté au service courrier afin de proposer une solution
automatique au traitement de “courriers arrivée” et “courriers départ”, chose qui était jusqu’à
ce jour manuel.
Mon maître de stage étant concepteur de profession, j’ai pu travailler dans
d’excellentes conditions sur mon thème :
« GESTION DE COURRIER AU SEIN DE L’ASSEMBLEE NATIONALE »
Ce stage a donc été une opportunité pour moi de percevoir comment se fait une gestion
manuelle de courrier notamment à l’Assemblée nationale, et de proposer une solution
automatique pour une telle gestion.
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L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements tirés


de la pratique journalière des tâches auxquelles j’étais affecté et des nombreux entretiens que
j’ai pu avoir avec les employés du service courrier et des autres services concernés. Ce qui
m’a permis de donner une cohérence à ce rapport.

En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique des trois mois passés au sein
de l’Assemblée nationale, il apparaît logique de présenter
 à titre préalable l’environnement professionnel de l’Assemblée nationale, à savoir son
organigramme,
 ensuite d’envisager d’une part une présentation du traitement du courrier et d’autre
part une présentation organisationnelle au sein des différents services et directions
concernés,
 et enfin de préciser les différentes missions et tâches que j’ai pu effectuer au sein de ce
service, les nombreux apports que j’ai pu en tirer, et les différentes solutions
proposées dans l’objectif d’une solution automatique, c'est-à-dire informatisée.

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PARTIE I :
ETUDE DE PREALABLE

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L’étude préalable encore appelée analyse des besoins ou étude d’opportunité, selon
que l’on privilégie l’un ou l’autre de ces concepts : analyse de la situation existante ou
présentation des éléments qui permettront de décider de l’opportunité d’une solution de
remplacement.

L’étude préalable précède le travail de conception qui doit aboutir au remplacement du


système d’information actuel par une solution meilleure qui prend en compte des besoins non
encore satisfaits et résolve les défauts et insatisfactions ressentis.

Pour présenter le contenu de notre étude préalable, nous nous attacherons d’abord à en
préciser les méthodes et les outils, puis nous nous intéresserons aux dossiers que doit
nécessairement fournir cette étape.

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I - PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL


1. De sa création

La Constitution du 02 juin 1991, institue le Parlement qui comprend deux chambres :

• l’Assemblée des Députés du Peuple ;


• la Chambre des Représentants ;

La révision constitutionnelle par la loi N° 002/ 97 / ADP du 27 Janvier 1997, apporte une
correction sur l’appellation qui devient ASSEMBLEE NATIONALE.

2. Du statut de l’Institution

L’Assemblée nationale est une institution constitutionnelle.

Les membres de l’Assemblée nationale portent le titre de « Député ». Les députés sont
élus au suffrage universel direct, égal et secret.

L’Assemblée nationale fonctionne comme un établissement public à caractère


administratif, dotée d’une organisation administrative autonome et jouissant d’une autonomie
financière.

Le Président de l’Assemblée nationale est élu pour la durée de la législature qui est de
cinq (5) ans. Les membres du Bureau sont élus pour une année renouvelable.

Le Président de l’Assemblée nationale est l’ordonnateur du budget de l’Institution. A


ce titre, il gère les crédits qui lui sont alloués pour son fonctionnement. Le Président est
responsable de cette gestion devant l’Assemblée. Celle-ci peut le démettre à la majorité
absolue pour faute lourde dans sa gestion.

En cas de vacance de la Présidence du Faso pour quel que cause que ce soit, ou
d’empêchement absolu ou définitif constaté par la Cour Suprême, les fonctions de président
du Faso sont exercées par le Président de l’Assemblée nationale.

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En cas de vacance de la Présidence de l’Assemblée nationale par décès, démission ou


pour toute autre cause, l’Assemblée élit un nouveau Président.

3. Du fonctionnement de l’Institution : ses attributions et ses missions

Au terme de l’article 84 de la Constitution, « L’Assemblée nationale vote la loi,


consent l’impôt et contrôle l’action du gouvernement conformément aux dispositions de la
présente Constitution ».

Conformément à l’article 87, les attributions et missions essentielles de l’Assemblée nationale


sont principalement de deux ordres :

• légiférer ;
• contrôler l’action du Gouvernement ;
• consentir l’impôt.
3.1- Le vote de la loi

Pour remplir cette attribution, l’Assemblée se réunit chaque année en deux sessions
ordinaires de quatre vingt dix (90) jours chacune. La première session s’ouvre le premier
mercredi du mois de mars, et la seconde le dernier mercredi de septembre.

L’article 87 lui permet de se réunir en session extraordinaire sur convocation de son


Président, à la demande du Premier Ministre ou celle de la majorité absolue des Députés sur
ordre du jour déterminé. Le règlement intérieur en son article 26 précise que les sessions
extraordinaires sont closes sitôt l’ordre du jour épuisé et au plus tard quinze (15) jours après la
date de leur ouverture.

Dans son action de législation, l’Assemblée nationale se penche sur :

• les propositions de loi si le projet de texte émane des députés;


• les projets de loi si le projet de texte émane du Gouvernement ;
• de pétitions si l’initiative vient du peuple (au moins quinze milles 15000 signatures).
3.2- Le contrôle de l’action gouvernementale

La fonction de contrôle est une des fonctions essentielles de l’Assemblée nationale.


Cette fonction est assurée par des moyens variés et nécessairement gradués :

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 Tantôt l’Assemblée s’informe sur l’action du gouvernement,


 Tantôt elle l’oriente et lui donne des autorisations d’agir,
 Tantôt enfin elle tient entre ses mains l’existence même du Gouvernement, c’est le
degré maximum du contrôle.
3.2.1- L’information parlementaire

L’information parlementaire est une grande nécessité. Cette information se fait à travers :

• les questions parlementaires (questions écrites, questions orales);


• les commissions d’enquêtes ou de contrôle.
3.2.2- Les autorisations parlementaires

Elles sont de plusieurs ordres et concernent des domaines variés :

• les lois de finances ;


• l’autorisation de déclaration de guerre ;
• l’état d’urgence ;
• l’autorisation de ratifier les accords et traités internationaux.
3.2.3- La mise en cause de la responsabilité du Gouvernement

La mise en cause de la responsabilité du gouvernement s’opère de deux façons à savoir :

• à l’initiative du gouvernement (sur un texte, sur un programme, sur la déclaration de


politique générale).
• à l’initiative de l’Assemblée (la motion de censure).
3.3- Consentir l’impôt
Il s’agit de fixer l’impôt.

4. Des organes de l’Assemblée nationale

L’Assemblée nationale comptent quatre grands organes :

4.1 –Le Bureau de l’Assemblée nationale

Le Bureau de l’Assemblée nationale est l’organe suprême de l’Institution chargé de


son administration et de sa gestion. Il est composé de seize (16) membres qui sont :

 un (1) Président qui est le Président de l’Assemblée nationale ;


 cinq (5) Vice-présidents ;
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 huit (8) Secrétaires Parlementaires ;


 deux (2) Questeurs.
4.2 – La conférence des présidents

Elle regroupe :

 le Président de l’Assemblée nationale ;


 les cinq (5) Vice-présidents ;
 le Ministre chargé des relations avec le parlement ;
 les Présidents des commissions ;
 le Rapporteur général de la Commission des Finances et du Budget (COMFIB).

La conférence des présidents organise les travaux parlementaires, fixe l’ordre du jour
des sessions et affecte les dossiers aux commissions générales.

4.3 – Les commissions générales

Elles sont au nombre de cinq (5), présidées chacune par un député pour un mandat
d’un an renouvelable.

Il s’agit de :

 la Commission des Finances et du Budget (COMFIB) ;


 la Commission du Développement et de l’Environnement (CODE)
 la Commission des Affaires Etrangères et de la Défense (CAED)
 la Commission des Affaires Générales et Institutionnelles et des Droits Humains
(CAGIDH) ;
 la Commission de l’emploi, des Affaires Sociales et Culturelles (CEASC)
4.4 – Les groupes parlementaires

Les députés à l’Assemblée nationale peuvent s’organise en groupes parlementaires par


affinités politiques. L’actuelle législature comprend quatre (4) groupes parlementaires.
Chaque groupe parlementaire doit comporter au moins dix députés. Les députés qui ne sont
pas membres d’un groupe sont appelés « non inscrits ».

Les groupes parlementaires (GP) suivants sont présents à l’Assemblée nationale :

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 le GP du Congrès pour la Démocratie et le Progrès (CDP) qui est majoritaire avec


soixante treize (73) députés ;
 le GP de l’Alliance pour la Démocratie et la Fédération / Rassemblement
Démocratique Africain (ADF/RDA) avec quatorze (14) députés ;
 le GP Alliance pour la Démocratie et la Justice (ADJ) avec onze (11) députés ;
 le GP de la Convention des Forces Républicaines (CFR) avec douze (12) députés.

Ces deux derniers GP (CFR et ADJ) ont été constitués suite au programme de plusieurs
partis politiques qui n’ont pas eu les dix (10) députés requis pour la formation d’un groupe.

Il faut par ailleurs noter l’existence d’un député non inscrit en la personne de Monsieur
Laurent BADO.

II PROBLEMATIQUE
L’Assemblée nationale en tant que Institution nationale reçoit et envoie une centaine
de courriers par jour ouvrable. Elle se trouve confrontée à un véritable souci de traitement de
ces courriers au sein des services dans lesquels ces dits traitements devraient avoir lieu.
Au nombre de ces difficultés, on peut énumérer :
 la perte du courrier,
 la lenteur dans les traitements,
 le suivi contrôle des étapes de validation,
 la prise en compte du courrier arrivé et sortant,
 les états des courriers ayant fait l’objet de réponse,
 les états des courriers reçus et traités par partenaires,
 la reconnaissance du courrier en instance de validation,
 la reconnaissance du courrier ayant fait l’objet de réponse,
 la reconnaissance du type de courrier émis ou reçus par période,
 la reconnaissance du lieu de rangement d’un courrier à un moment donné

C’est dans le souci de trouver des solutions efficientes à ces multiples problèmes auxquels
le personnel traitant le courrier fait face, que nous nous sommes vus confiés la noble tache de
proposer une application de gestion de courrier au sein de l’Assemblée nationale.

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III Structure du travail


1. Structure sociale

L’Assemblée nationale compte environ trois cent trente (330) employés repartis dans
trois pôles de gestion que sont :
 les services de la présidence ;
 Les services de la questure
 Les services du secrétariat général

1.1 – Les services de la présidence

Le cabinet du Président regroupe les services suivants :


- le bureau des conseillers techniques,
- les services de sécurité,
- la direction du protocole,
- la direction de l’intendance,
- le secrétariat particulier du Président,
- la direction de la commission et des relations publiques,
- les chargés de mission,
- le médecin personnel du Président de l’Assemblée nationale.
L’ensemble de ces services est placé sous l’autorité du Directeur de cabinet, leurs
missions et attributions sont contenues sont contenues dans la résolution N°2004-
00/AN/PRES du 1er mars 2004 portant organisation et attribution des services de l’Assemblée
nationale.

1.2– Les services de la Questure

La Questure comprend les services suivants :


- la direction générale des services financiers et comptables,
- les services rattachés.
Les Questeurs de l’Assemblée nationale sont chargés de préparer le budget à rapporter
devant la Commission des Finances et du Budget. Ils suivent les dépenses de fonctionnement
et d’investissement dans le cadre de l’exécution du budget, contrôlent les services financiers
et comptables selon une répartition des taches fixées par le Président. Les Questeurs sont
également chargés de la gestion du patrimoine de l’Assemblée nationale.
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1.3 – Les services du Secrétariat général

Le Secrétariat général dirige et coordonne l’ensemble des services de l’Assemblée


nationale. Il veille à la marche des différentes directions et services en assurant le contrôle
hiérarchique. Les services qui sont rattachés sont surtout compétents pour traiter les affaires
relatives à l’administration de l’Assemblée nationale
Le Secrétariat général a sous son autorité deux Directions Générales que sont la
Direction Générale des Services Administratifs (DG-SA) et la Direction Générale des
Services Législatives et des Services Rattachés (DG-SL)

1.3.1- Direction Générale des Services Administratifs (DG-SA)

La DG-SA regroupe :
- la Direction des ressources humaines (DRH),
- la Direction de l’administration parlementaire (DAP),
- la Direction du service médical (DSM),
- la Direction des services informatiques.

1.3.2 - Direction Générale des Services Législatives et des Services Rattachés (DG-SL)

La Direction générale des services législatifs est chargée d’organiser et de suivre le


support administratif de l’Assemblée nationale en matière de procédure législative et
d’élaboration des lois.
Elle comprend :
- la Direction des séances et des commissions (DSC),
- la Direction des comptes rendus (DCR),
- la Direction de la documentation et des archives (DDA).

1.3.3 - Les services rattachés au Secrétariat général

Les services rattachés du secrétariat général sont des services qui ne relèvent pas d’une
direction générale.
Ils relèvent directement du secrétariat général :
- le Bureau d’études (BE),
- le Bureau des assistants parlementaires (BAP),

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- la Direction de la coopération internationale (DCI),


- le Service central du courrier (SCC),
- le Service du standard (SS),
- le Service de la reprographie (SR).

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2. Structure hiérarchique : Organigramme

Président
Com. Palais
Sécurité rap.
Serv. Cen. cou
Aide de camp
Questeur (s) Conseil. Tech. Secrétaire général Serv. standard
Directeur de cabinet
Serv. reprog
Char.g. miss.
Médecin pers. DG/SA DG/SL Chef Cab.
DG/SFC
Secrét. Part.

DSF DSCT DIEM DPA DRH DAP DSM DSI DSC DCR DDA DCI BE BAP DP DCRP

LEGENDE
- DG/SFC : Direction générale des services financiers et comptables - DSI : Direction des services informatiques
- DG/SA : Direction générale des services administratifs - DSC : Direction des séances et commissions
- DG/SL : Direction générale des services législatifs - DCR : Direction des comptes rendus
- DSF : Direction des services financiers - DDA : Direction de la documentation et des archives
- DSCT : Direction des services comptables et de la trésorerie - DCI : Direction de la coopération internationale
- DIEM : Direction des infrastructures, de l’équipement et de la maintenance - BE : Bureau d’études
- DPA : Direction du parc automobile - BAP : Bureau des assistants parlementaires
- DRH : Direction des ressources humaines - DP : Direction du protocole
- DAP : Direction de l’administration parlementaire - DCRP : Direction de la communication et des relations publiques
- DSM : Direction du service médical

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3. Structure Matérielle

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4. Structure du travail

Au cours de cette noble mission qui nous est assignée, et dans le souci de donner à
notre étude son véritable rôle, différents points de vue seront représentés.

4.1 Le groupe de pilotage

C’est l’instance décisionnelle chargée de la définition des objectifs à atteindre, de


l’orientation du travail, de l’affectation des ressources et du contrôle des résultats. Il est
constitué de :
. Toutes les directions générales ;
. Tous les premiers responsables de l’Assemblée nationale ;
. Mon maître de stage, Mr Issa KABORE informaticien à l’Assemblée nationale.

4.2 Le groupe de projet

C’est l’instance exécutive chargée de la conception et de la réalisation du projet. Il se


compose de :
. Mr BOUGOUMA Roch Omar : étudiant à l’E.S.T.A.

4.3 Le groupe des utilisateurs

C’est l’instance consultative chargée de renseigner les enquêtes menées par le groupe
de projet. Il se prononce de l’adéquation et sur la validation des enquêtes et des interviews
menées. Il s’agit de l’ensemble des secrétariats et directions traitant le courrier au sein de
l’Assemblée nationale et en particulier le Service central du courrier (SCC).

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PARTIE II :
ETUDE DE L’EXISTANT

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I - PRESENTATION DE LA METHODOLOGIE

1. Objectif de l’étude de l’existant

L’étude est réalisée suivant la méthodologie MERISE. Dans la démarche MERISE, la


première étape est l’étude préalable dont la première phase est l’étude de l’existant. L’étude
de l’existant comme son nom l’indique poursuit les objectifs suivants :

 la prise de connaissance à un niveau assez fin des activités du domaine de l’étude, de


comprendre comment se réalisent ces activités, comment l’information et les
documents circulent à l’intérieur du domaine d’étude et entre celui-ci et
l’environnement extérieur ;

 l’identification des points de dysfonctionnement existant dans le domaine d’étude et


de formuler ainsi un diagnostic d’orientation pour la conception des solutions ;

 l’approfondissement de la demande initiale d’informatisation en reprécisant et en


clarifiant davantage les objectifs initiaux ;

 le listage des contraintes de gestion et d’organisation ;

 la délimitation avec précision des limites du domaine d’étude en termes de structures


concernées et d’activités concernées.

2. Démarche de l’étude de l’existant

Chacune des différentes étapes de Merise possède une démarche pour sa réalisation.
Pour notre étude, les principaux éléments de la démarche sont résumés dans les points
suivants :
 l’exploitation des textes règlementaires et autres documents, des instructions ;
 la réalisation des interviews des postes de travail des différents services du domaine
d’étude ;
 la structuration des activités du domaine d’étude en processus. Un processus étant un
ensemble d’activités concourrant au même but ou à des finalités analogues ;

21
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

 la réalisation du modèle organisationnel de traitement (MOT) en utilisant le graphe


d’enchaînement des procédures fonctionnelles (PF) ;
 le recensement des règles de gestion ;
 la réalisation du modèle conceptuel de traitement (MCT) à partir du MOT et des règles
de gestion ;
 la réalisation du modèle conceptuel de données (MCD) à partir des documents
recueillis et des règles de gestion ;
 le diagnostic de l’existant assorti d’orientation pour la conception des solutions.

II - DESCRIPTION DE L’EXISTANT

1. Présentation du champ de l’existant

22
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Présentation du champ de l’existant
DIAGRAMME DES FLUX : VUE DETAILLEE
Présidence de l’AN

1. Arrivée de courrier

S. Dir. Cabinet S.P. du PAN


Service Central du Courrier

2. transmission du courrier enregistré +


Fiche d’accompagnement numéroté Directeur de cabinet Président
Directeur de Cabinet SEM Président

Secrétariat du SG
3. courrier enregistré et imputé

4. retour de courrier pour suite à donner


Secrétaire général
4 bis transmission

Secrétariat Secrétariat
Secrétariat général

Différentes directions 1er et 2ème Questeur

Direction générale Questure

23
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

2. Compte rendu d’interview

Compte rendu d’interview


Service concerné : Poste concerné : Personnel interviewé : Page : 1/1
Service Central du Chef de service Mr. SEDOGO Date : 23 octobre 2007
Courrier Mme BAMBARA
Mr MILLOGO
Mr Moctar

Le service central du courrier est le service chargé de la réception de tous les courriers – arrivés au
sein de l’AN. Il est directement rattaché au secrétariat général.
Le service central du courrier
 Les types de courriers reçus et traités par le service courrier :
- les courriers express déposés par DHL ou Chronopost)
- les courriers venant de la boite postale de l’AN
- les courriers directement déposés au SCC par les intéressés expéditeurs
- les courriers personnels
 Le service courrier :
- reçoit et classe les lettres pour transmission ou retransmission en cas de réponses favorables
ou non,
- reçoit des factures pour transmission à la comptabilité
 Les postes de travail au sein du service courrier :
- service courriers arrivés,
- service courrier départ,
- contrôle du courrier enregistré et exploité (Chef SEDOGO)
Comment se fait le traitement du courrier au sein du service?
Pour ce qui est du courrier – arrivé, au sein du SCC, des agents spécifiques sont désignés pour
traiter les différents types de courrier selon la destination de celui-ci d’une part et d’autre part un agent de
liaison est à la disposition de ce dernier pour la transmission des courriers à qui de droit.
 Mme BAMBARA reçoit, enregistre et transmet deux types de courriers arrivés :
- Les courriers personnels des députés,
- Les courriers personnels du personnel de l’AN.
Les courriers reçus et enregistrés par Mme BAMBARA sont transmis directement aux destinataires par le
biais de l’agent de liaison. Mme BAMBARA rencontre en général un problème de délai de transmission suite
à l’arrivée tardive de certains courriers.

24
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

 Mr MILLOGO reçoit, enregistre et transmet uniquement les courriers arrivés explicitement spécifiés
« privés » à destination du Président de l’AN. Le PAN reçoit en moyenne 5 plis privés par jour.
L’expéditeur doit venir avec son registre de transmission pour justification de transmission. NB : il existe des
expéditeurs sans registre.
Les courriers reçus et enregistrés par Mr MILLOGO sont transmis directement au cabinet du PAN par le biais
de l’agent de liaison.
 Mr Moctar (Adjoint Administratif) reçoit, enregistre et transmet uniquement
- Les lettres administratives,
- Les lettres de sociétés privées (offres de service, offre de formation).
Mr Moctar reçoit entre 0 et 100 courriers par jour. Il rencontre également un problème de délai de
transmission suite à l’arrivée tardive de certains courriers.

Pour ce qui est du courrier – départ de l’AN, le SCC reçoit le dit courrier du service expéditeur par
le biais d’un agent de liaison, l’enregistre et le confie à un agent des services postaux en liaison avec l’AN.
La SONAPOST passe deux fois par semaine pour les dépôts de courrier entrant et pour la réception de
courriers sortants (dépôt ou envoi).
Quant à DHL et Chronopost qui sont chargés de l’envoi et de l’expédition des courriers express, ils effectuent
des appels téléphoniques et envoient un agent de liaison chaque fois que le besoin se fait savoir.

Comment sont conservées les traces des courriers ?


Les courriers entrants et sortants du SCC sont archivés par l’utilisation de papier carbone et par le cahier de
registre.

Documents reçus : fiches de taxation – fiche d’accompagnement du courrier arrivé

25
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Compte rendu d’interview


Service concerné : Poste concerné : Personnes interviewées : Page : 1/1
secrétariat du Secrétaire Mme ……………Lydie Date : 23 octobre 2007
général Mme ………………………
Mme………………………..

Le Secrétaire général est nommé par le Président après accord du Bureau de l’Assemblée nationale.
Il coordonne l’ensemble des services de l’AN et veille à leur bonne en assurant le hiérarchique.
Tous les courriers y transitent exceptions faites des courriers arrivés explicitement spécifiés « privés » de
l’extérieur qui sont transmis directement par le SCC au cabinet du PAN par le biais d’un agent de liaison.

Illustrons nos propos par un exemple de traitement de courrier arrivé au secrétariat du Secrétaire
général.
Parcours Courrier officiel envoyé par la Présidence du Faso à son SEM le Président de l’AN :
Le service central du courrier reçoit le courrier, l’enregistre, y joint une fiche d’accompagnement sur lequel
est imputé un numéro d’arrivée chronologique et envoi l’ensemble courrier –fiche d’accompagnement au
niveau du secrétariat du Secrétaire général
Le secrétariat du SG, reçoit le courrier, l’enregistre et l’introduit pour traitement au niveau du SG.
Dès réception, le SG vise, annote et impute le courrier à qui de droit (ici au cabinet du PAN pour transmission
au Président).
Le Président après avoir pris connaissance du courrier donne des instructions à son Directeur de cabinet.
A partir de cet instant le SG peut perdre les traces du courrier s’il n’est plus compétent pour traiter des
instructions données. Dans ce cas le courrier est transmis à la questure, au Protocole par le biais du Directeur
de cabinet. Cependant, si le SG est compétent pour savoir des instructions données par le PAN, le courrier
accompagné de la fiche d’accompagnement revient au niveau de son secrétariat pour suite finale à donner
selon la décision du PAN.
Dans le cas présent le courrier officiel transmis par la Présidence du Faso revient au niveau du secrétariat du
SG pour suite à donner.
En général les courriers transmis au Cabinet du PAN reviennent chez le SG

26
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

3. Description des traitements

3.1 - Le diagramme des flux ou modèle conceptuel de communication

Le modèle des flux représente ce qui doit être étudié dans le cadre du projet à partir de
l’analyse des flux échangés.
Le modèle des flux de données quant à lui permet de déterminer le système à modéliser
(champ de l’étude) en indiquant ses frontières et en le décomposant en sous système. En
somme, le diagramme des flux est une représentation graphique des acteurs et des flux
échangés.
Les acteurs peuvent être externes ou internes.
Les acteurs externes constituent l’ensemble des éléments extérieurs avec lesquels le
système échange des flux d’information. Pour notre cas spécifique, les échanges d’avec
l’extérieur pourraient être représentés comme suit :

Domaine d’étude

1 - Ministères
2 8 -
Particuliers Institutions
AN

2
3
7

Partenaires
4
extérieurs
5 6 (UE,
7 UEMOA.)

Serv des postes :


(DHL,
Fournisseurs CHRONOPOST)
de service

27
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

DIAGRAMME DES FLUX : VUE GLOBALE


Quant aux acteurs internes, le diagramme des flux représente l’ensemble des domaines
de l’AN. Le domaine étant l’ensemble des grandes fonctions ou activités de l’organisation.

Le flux est un échange de biens ou d’informations entre un acteur émetteur et un


acteur récepteur

Liste des acteurs internes


1. PAN
2. Secrétaire général
3. Questeur
4. Directeur de Cabinet
5. Directions générales
6. Autres directions

Liste des flux


1. Sortie directe
2. Courrier arrivé
3. Courrier privé du PAN visé
4. Correspondance du PAN à expédier
5. Courrier enregistré au SCC
6. Courrier à expédier soumis au PAN
7. Courrier visé destiné au PAN
8. Courrier transmissible correspondance expédiée
9. Courrier SG sortie directe
10. Courrier instructions du PAN visé d'ordre financier
11. Instructions financière du PAN
12. Instruction du PAN
13. Courrier visé
14. Courrier du PAN transmis par le DC à expédier
15. Courrier d'une direction relevant de la Questure
16. Courrier d'une direction relevant du DC
17. Courrier d'une direction relevant du SG
18. Courrier financier soumis au PAN avant transmission
19. Courrier sorti
20. Envoi d'un courrier à expédier pour avis du PAN
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

21. expression de besoin d’un service

Les modèles de communication (MCC)

extérieur Service
relavant du
SG

1_courrier arrivé

11_courrier visé
SCC
2_courrier enrégistré au SCC

SG

5_courrier visé d' ordre financier

Questure

12_courrier privé du PAN

3_courrier visé destiné au PAN

10_courrier visé 8_instruction du PAN

7_instructions financière du PAN

Service relavant
de la Questure
4_courrier transmissible DC

6_instructions du PAN
PAN

9_courrier visé

Service
relavant du
Cabinet

Trajet d'un courrier arrivé au sein de l'AN

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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Service
Extérieur
relavant
du SG

courrier sorti
courrier d'une direction relevant du SG

4_ correspondance expédiée
SCC
5_courrier SG sortie directe
SG

1_ sortie directe 3_ courrier à expédier soumis au PAN

2_correspondance du PAN à expédier

transmission courrier financier


PAN
envoi d'un courrier à expédier pour avis du PAN
DC

courrier financier soumis au PAN vant transmission

Questure courrier d'une direction relevant du DC

Services
courrier d'une direction relevant de la Questure
relavant
du
Cabinet
Services
relavant
de la
Questure

- Le PAN peut envoyer du courrier au SCC directement


- Le PAN par le biais de son SG peut envoyer du courrier au SCC
- Le PAN par le biais de son SG peut envoyer du courrier au SCC
- Le SG sur instruction du PAN peut initier des sorties de courrier
- Les autres directions envoyent leur courrier à leur direction Générale pour sortie au SCC
- Le SCC est chargé de transmettre le courrier à l'exterieur
- La Questure peut initier des sorties de courrier après avis du PAN
- Le SG, la Questure, rendent comptent aux PAN avant l'initiation toute action
- Les courriers expédier par le SG, ou la Questure se font après avis du PAN

Trajet d'un courrier sorti

30
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

service
1
relevant
2 du PAN

Président

5 8
4 7
6

9 11
Questeurs Secrétaire Directeur
10 12
général de cabinet

16 20
14 18 21
17 19
15

Direction
DGSA relevant du
DGSF DGSL
DC

22 25 27
23 24 26

Direction Direction
relevant de Direction
relevant de relevant de
la DGSF la DGSL
la DGSA

28 30
29 31 32
33

Secrétariat Secrétariat
de Direction de Direction Secrétariat
de Direction

1 Service indépendant
Légende 2 Directions Générales
3 Directions relevant des Directions Générales
Echange de flux

Echange de flux à l'interieur de l'AN

31
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- Découpage du domaine en processus

La gestion du courrier est d’une importance capitale pour le suivi, le contrôle et la


transmission de tous les courriers "arrivés" et les courriers "départs".
La pluralité des services et l’ampleur des courriers traités dans les différentes directions
nécessitent un découpage procédural en vue d’un meilleur traitement.
Nous pensons en ce sens donc scindé notre travail en processus de gestion de courrier :

Processus I : traitement courriers "arrivés" ;


Processus II : traitement courriers "départs" ;
Processus III : traitement de courrier interne.

3.4 – Modèles Conceptuels de Traitements observés (MCT existant)

Les MCT ont pour objectif de représenter les activités du domaine d’étude en
indiquant formellement les activités exercées par le domaine par la considération des
échanges du domaine avec son environnement. Cette conceptualisation s’effectue en faisant
abstraction totale de l’organisation et des choix techniques, c'est-à-dire qu’elle exprime ce
qu’il faut faire mais n’indique pas qui doit le faire ni quand et où il faut le faire.

Schéma illustratif d’un MCT

Evt_1
- événement déclencheur Evt_2

- synchronisation Et

- nom de l’opération Oper_5


action1
- actions action2
ok pasok
- règles d’émission
- évènements résultats Evt_4
Evt_3

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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Liste des processus

 Traitement courriers "arrivés";


 Traitement courriers "départs";
 Traitement de courrier "interne"

Liste des évènements

1. arrivée courrier
2. courrier enregistré
3. disponibilité agent de liaison
4. courriers refusés (SG, DC, PAN)
5. courriers visés (SG, DC, PAN)
6. disponibilité responsables ou signataires (SG, DC, PAN)

7. courrier à reprendre
8. instruction de saisie
9. courrier imputé
10. copie de courrier

11. courrier validé


12. expression de besoin
13. courrier validé
14. courrier rejeté
15. courrier renvoyé

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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Les modèles
Processus : Traitement "courriers-arrivés" PAGE :1/1

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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

arrivée de
courrier
ordinaire

traitement au SCC
recevoir
enregistrer
remplir fiche d'accompagnement
toujours

courrier
disponibilité
enrégistré
agent de
liaison

Et
Traitement du SG
Recevoir au secretariat du SG
Enrégistrer
Etudier
Imputer
viser_SG
NON OK OK

Disponibilté
courrier
Agent de
courrier visé_SG
liaison
refusé_SG

et
Traitement du Cabinet
recevoir au secrétariat Cabinet
enregistrer
etudier
imputer
viser_DC
non ok ok

courrier courrier disponibilté


refusé_DC visé_DC PAN

Et
Traitement du PAN
Recevoir au SP
Enrégistrer
Imputer_PAN
viser_PAN
Toujours

courrier
visé_PAN

Processus : Traitement "courriers-départs" PAGE :1/1

35
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

instruction
de saisie

b a
c OU
redaction de courrier
instruction du SG
saisir le courrier
verifier par SG
enregistrer
viser courrier
non conforme conforme

à
disponibilité courrier
reprendre
DC redigé

et
vérification
receptionner
enrégistrer_DC
viser courrier_DC
imputer courrier
non conforme conforme

courrier
à disponibilité
imputé
corriger PAN

et
signature courrier
receptionner_PAN
enrégistrer_PAN
viser
toujours

copie du
courrier courrier
visé

Processus : Traitement "courrier-interne" PAGE :1/1

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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

secrétaire
Expression
de besoin

OU
Saisie du courrier
Saisir
Mettre en forme
Enrégistrer
soumettre
Toujours

courrier Disponibilité
visé DG

a b
c
a ou (b et c)
soumission au DG
Vérifier
viser
ok non ok

Courrier courrier
Disponibilité
SG validé renvoyé

Et

Analyse SG
enregistrer
imputer_SG
viser_SG
non ok ok

Courrier courrier disponibilité


rejété Validé DC

Et

Analyse DC
ouvrir
enregistrer
imputer
avis
transmettre
non ok ok

courrier
renvoyé
courrier PAN
SG visé_DC

- Modèles Organisationnel de Traitements observés (MOT existant)

37
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Dans cette partie, il s’agit d’une part de répondre aux questions « QUI EST QUI ?
QUI FAIT QUOI ? » La réponse à ces questions nous amènera à analyser les postes de travail
c'est-à-dire identifier les traitements, les types d’individus qui réalisent ces traitements.
D’autre part il s’agira de trouver les réponses aux questions « QUAND ? OÙ ? »
C’est-à-dire de trouver l’influence du temps et la manière de structurer les traitements en
conséquence et comment ces traitements seront organisés dans l’espace.
Enfin, nous répondrons à la question « COMMENT ? » en définissant les ressources à
mettre en œuvre : les moyens techniques ou humains, l’espace, le temps et les données.

Le MOT pourrait ainsi donc être résumé comme suit :


MOT = MCT + Lieu + Moment + Nature

Les modèles

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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

ORGANISME : Assemblée nationale du BF GESTION DU COURRIER AN


Processus : Courrier arrivé MOT

Pé ri o d e SC C s ec r ét a r i a t g é n é ra l q u e s tu r e d ir e ct eu r de ca b in e t Pr és id en t D i re c ti o n s G én é r a leTs yp e

a rri vé e
de
c ou rri er

re c e p ti o n _c o ntro l e c on te nu
M an u el
to us l es j ou rs
c ou rri er
n on c on fi de n tie cl on fi de n ti el
ou vra b le s n on
o uvert

d i s p o ni b i l ité
c ou rri er
e nré g is tré

et
a to u t m o m e n t
A n al y s e _ Im p uta ti on
M an u el
n on o k ok a dm i ni s trat i f
à tra n sm e ttre

c ou rri er c ou rri er d i sp o ni b i l ité


n on fi na n ci e r
c on fo rm e

a vi s et

A n al y se _ T ran s fert
M an u el
n on o k ok
a to u t m o m e n t

c ou rri er
c ou rri er n on fi na n c i e r
tran s m i s s ib l e t ran s m i s

DC
d isp o
et

a na l ys e _tra ns m is s i on
M an u el
n on o k ok
a to u t m o m e n t

d i sp o ni b i l ité
à
c ou rr no n tran s m e ttre
t ran s m i s s ib l e

d
f
c e
a vi s
b
a to u t m o m e n t

a vi s a
( (a e t d ) o u (b e t c ) o u f ) e t e
A n al y s e
M an u el
to uj o urs

a vi s e t
i n tru c ti o n
du PAN

c ou rri er
vi s é

et
a to u t m o m e n t t ran s m i s s io n 1 a vis et
in t ru c ti o n M an u el
a vi s e t
to uj o urs d u PA N i n tru c ti o n
du PAN

a to u t m o m e n t et
c o u r ri er
tran s m i s s io n 3
tr a n s m i s M a n u el
et
tran s m i s s io n 2 to u j o u r s
M an u el
a to u t m o m e n t
t o uj o urs

ORGANISME : Assemblée nationale du BF GESTION DU COURRIER AN


39
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Processus : Courrier sorti MOT

Période Autre s directions générales Sec rétariat général Q uesture Dir ecteur de cabinet PAN SCC Type

arriv ié
instruction
du SG DC

SG
ou dis po
Sais ie_Impression à DC
Autom atique
corriger
toujours

instruction
c de sais ie du
b PAN
courrier
imprimé a d
(a ou b ou d ou e) et c
à PAN
verification et correct ion transmettre dis po
Autom atique
e
non ok ok
à
corriger

et
signature
à Manue l
envoyer DC
non conforme conforme
dis po

a
b SG
c à
(a ou c) et b Q uesteurs
corriger PAN
enrégistrement
Manue l
non conforme conforme courrier
signé
envoi
envoi
envoi direct_2
direct_3
direct_1
à transmettre
DC
à b
corriger d
c
e envoi
a direct_4
ou
enrégis trement2
SG Manue l
toujours

courrier extérieur
expédié

40
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

ORGANISME : Assemblée nationale du BF GESTIOJN DE COURRIER AN


Processus : Courrier arrivé MOT

Pé ri o d e SC C s ec r ét a r i a t g é n é ra l q u e s tu r e d ir e ct eu r de ca b in e t Pr és id en t D i re c ti o n s G én é r a leTs yp e

a rri vé e
de
c ou rri er

re c e p ti o n _c o ntro l e c on te nu
M an u el
to us l es j ou rs
c ou rri er
n on c on fi de n tie cl on fi de n ti el
ou vra b le s n on
o uvert

d i s p o ni b i l ité
c ou rri er
e nré g is tré

et
a to u t m o m e n t
A n al y s e _ Im p uta ti on
M an u el
n on o k ok a dm i ni s trat i f
à tra n sm e ttre

c ou rri er c ou rri er d i sp o ni b i l ité


n on fi na n ci e r
c on fo rm e

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A n al y se _ T ran s fert
M an u el
n on o k ok
a to u t m o m e n t

c ou rri er
c ou rri er n on fi na n c i e r
tran s m i s s ib l e t ran s m i s

DC
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a na l ys e _tra ns m is s i on
M an u el
n on o k ok
a to u t m o m e n t

d i sp o ni b i l ité
à
c ou rr no n tran s m e ttre
t ran s m i s s ib l e

d
f
c e
a vi s
b
a to u t m o m e n t

a vi s a
( (a e t d ) o u (b e t c ) o u f ) e t e
A n al y s e
M an u el
to uj o urs

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i n tru c ti o n
du PAN

c ou rri er
vi s é

et
a to u t m o m e n t t ran s m i s s io n 1 a vis et
in t ru c ti o n M an u el
a vi s e t
to uj o urs d u PA N i n tru c ti o n
du PAN

a to u t m o m e n t et
c o u r ri er
tran s m i s s io n 3
tr a n s m i s M a n u el
et
tran s m i s s io n 2 to u j o u r s
M an u el
a to u t m o m e n t
t o uj o urs

ORGANISME : Assemblée nationale du BF GESTION DU COURRIER AN


41
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Processus : Courrier interne MOT

Pé ri o de s e créta i re di recteur gén éra l s ec réta i r e g éné ra l di recteur de ca b in et qu es teur PA N T ype

e xp re s s i o n
d e b e so i n

DG Qu e s te u rs
ou c o u rri er à
dis po dis po
s o u m ett re
s a is ie d e c o u rri e r
a to u t mo me n t s a is ie b
A u to mat iq u e
a c
t o u j o urs
(a o u c) e t b
vé ri fic a ti o n du D G et
M an u el
S o u m i s s i o n a u x Qu e s teu rs
non ok ok M an u el
c o u rrier à
s o u m et tre SG non ok ok
dis po
Qu e s te u rs
c o u rri er
re n vo i p o u r va l i d é
c o rre cti o n et PA N
re n vo i p o u r dis po
A a l ys e S G c o rre cti o n c o u rri er M an u el
va l i d é
ok non ok DC
dis po

c et
c o u rri er
a b
re j é t é A n a l yse d u P A N
c o u rrier (a o u c) e t b M an u el
va li d é non o k ok
A n a lyse d u D C
M an u el
non ok ok

re j e t
a vis
f a vo ra b l e

t ra n s m i s s i b l e
re n vo i

Q ues teu rs DC

SG

42
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4. Descriptions des données

4.1 - Règles de gestion

1. un courrier a une nature (lettre – paquet – colis)


2. un courrier a une catégorie
3. plusieurs courriers peuvent avoir la même nature
4. à un courrier on peut joindre une ou plusieurs pièces jointes
5. un courrier a un statut (confidentiel – ordinaire – officiel)
6. plusieurs courriers peuvent avoir le même statut
7. un courrier est rangé dans un dossier
8. un dossier peut contenir plusieurs courriers
9. un dossier est rangé dans un classeur
10. un classeur peut contenir plusieurs dossiers
11. un classeur se trouve dans toutes les directions et services de l’AN
12. dans une direction on a plusieurs classeurs
13. un courrier arrivé peut être adressé à un ou plusieurs acteurs internes
14. un acteur peut recevoir un ou plusieurs courriers
15. un acteur peut envoyé un ou plusieurs courriers
16. un courrier arrivé est attaché d’une fiche d’accompagnement
17. un courrier est destiné à un acteur
18. un même acteur peut recevoir plusieurs courriers
19. un courrier est toujours imputé par le SG
20. le SG annote le courrier
21. le SG transmet son courrier au DC
22. tous les courriers arrivés sont transmis au SG sauf le courrier confidentiel
23. les courriers personnels ou confidentiels du PAN sont transmis au PAN
24. le SG a la charge de diriger le courrier vers son destinataire
25. un courrier est enregistré dans un parapheur
26. chaque service à son parapheur (réception et transmission)

43
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4.2 - Modèle entité – association

4.2.1 L’entité

Une entité est la représentation d’un élément matériel ou immatériel ayant un rôle dans
le système que l’on désire décrire. L’entité serait tout simplement un regroupement sensé de
plusieurs propriétés.
La propriété en elle-même étant une information élémentaire, donc non déductible
d’autres informations qui présente un intérêt pour notre domaine étudié.
Chaque entité porte une propriété identifiante permettant de désigner une et une seule
entité. L’identifiant serait donc une propriété particulière d’un objet telle qu’il n’existe pas
deux occurrences de cet objet pour lesquelles cette propriété pourrait prendre une même
valeur. Il est en général souligné
Exemple : age d’un acteur interne ……… entité = Acteur interne propriété = age

4.2.2 L’association

Quant à l’association ou relation type, elle est un lien sémantique entre plusieurs
entités. Il arrive qu’une association porte une ou plusieurs propriétés

4.2.3 Les cardinalités

Les cardinalité permettent de caractériser le lien qui existe entre une entité et la
relation à laquelle elle est reliée. La cardinalité d’une relation est composée d’un couple
comportant une borne maximale et une borne minimale, intervalle dans lequel la cardinalité
d’une entité peut prendre sa valeur :
Mini 0 : certaines occurrences de l’entité ne participent pas à la relation (0,1)
Mini 1 : toutes les occurrences de l’entité participent à la relation (0,n)
Maxi 1 : toutes les occurrences de l’entité ne participent pas plus d’une fois à la relation
(1,1)
Maxi n : au moins une occurrence de l’entité peut participer plusieurs fois à la relation (1,n)

entité X entité Y
association X_Y
propriété 1 de X 0,n propriété 1 de Y
0,1
propriété 2 de X propriété 2 de Y
propriété 3 de X propriété 3 de Y

44
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4.3 - Dictionnaire de données

Le dictionnaire est un document dont le contenu ne cessera d’évoluer jusqu’au terme


de notre étude.
Tous les renseignements concernant chaque donnée devront y être consignés. Certains
ne seront connus qu’au bout d’un certain temps. Il est en somme le résultat de la recherche et
de l’analyse des données afin de la conceptualisation.

N° CODES DESIGNATION TYPE TAILLE OBSERVATIONS


COURRIER
01 RéfCourrier Référence du courrier N 10
02 NatureCourrier Nature du courrier A 20
03 FlagueSpécial Flague spécial 20 Champ flague
04 Objet Objet du courrier A 100
05 DateReception Date de réception du courrier entrant Date
06 DateEmission Date d’émission du courrier sorti Date
07 DateEdition Date d’édition du courrier Date
FICHE D’ACCOMPAGNEMENT
08 NumFiche Numéro de la fiche d’accompagnement N 10
09 DateFiche Date édition de fiche d’accompagnement Date
10 Délai Délai d’une fiche d’accompagnement N 2
11 Synthèse Synthèse sur fiche d’accompagnement AN 100 SG
Annotation Annotations sur fiche d’accompagnement AN 100 SG, DC, PAN
Visa Visas portées sur fiche d’accompagnement AN 10 SG, DC, PAN
TYPE DE FICHE
12 NumTypeFiche Numéro du type de fichier N 10
13 LibTypeFiche Libellé du type de fichier A 20
IMPUTATION
14 CodeImputation Code de l’imputation AN 10
15 LibImputation Libellé de l’imputation A 20
FONCTION
16 CodeFonction Code de la fonction AN 10
17 LibFonction Libellé de la fonction A 20
OBSERVATIONS
18 LibObservation Libellé de l’observation A 20
19 Observations Observations A 100 SG
CLASSEUR
20 RéfClasseur Numéro du classeur AN 10
21 LibClasseur Libellé du classeur A 20
22 DateClasseur Date du classeur Date
23 Commentaires Commentaires sur le classeur A 100
STATUT DU COURRIER
24 NumStatut Numéro du statut du courrier N 10
25 LibStatut libellé du statut du courrier A 20
CATEGORIE
26 NumCatégorie Numéro de la catégorie du courrier N 10
27 LibCatégorie Libellé de la catégorie du courrier A 20
PIECES JOINTES
28 RéfPJ Référence de la pièce jointe AN 10
29 LibPJ Libellé de la pièce jointe A 20
45
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FICHE DE TAXATION
30 NumFicheTaxation Fiche de taxation N 10
31 Poids Poids du courrier sortant N 5 Par la poste
32 Prix Prix fixé par la poste N 10 Par la poste
33 Nombre Nombre de courriers sortants pesés N 10
SERVICE
34 NumService Numéro du service N 10
35 NomService Nom du service A 20
36 RespService Responsable du service A 50
EXPEDITEUR
37 CodeExpéditeur Code de l’expéditeur AN 10
38 TypeExpéditeur Type d’expéditeur AN 10
39 NomExpéditeur Nom de l’expéditeur A 100
Pièces_Jointes Fiche_Taxation
40 AdresExpéditeur Adresse de l’expéditeurRef_PJ AN
NumFiche_Taxation
20
41 TelExpéditeur Téléphone
categorie de l’expéditeur
Lib_PJ Poids N 10
Prix
42 EmailExpéditeur NumEmail
Catégoriede l’expéditeur 1,1 AN 100
LibCategorie
43 DomActExp Domaine d’activité de l’expéditeur A0,n 100
0,n
DESTINATAIRE
Est_Li é
44 NomDestinataire Nom du destinataire (Nom Agent)
Est
A 100
Est_Joint en sorti
QUALIFICATION Expéditeur
45 CodeQualif Code de la qualification de l’agent
0,n AN 10 CodeExpéditeur
1,1 TypeCourrier
46 LibQualif Libellé de la qualification deurrie
co l’agent
r
1,1
AN 20 1,1
NomExpéditeur
Statut RefCourrier
NumStatut
4.4 – MCD existant
NatureCourrier
Expédier AdrExpéditeur
TélExpéditeur
0,n
LibStatut A1 Objet EmailExpéditeur
0,n
FlagueSpécial 1,n
DomActExpéditeur
DateReception
DateEmission
DateEdition Est destiné
1,1 1,n
1,n

est j oint
Type_fiche
Est Cl assé dans
NumTypeFiche
0,n LibTypeFiche

A
1,1

FicheAccomp
0,n
NumFiche 1,1
Porter DateFiche
Classeur 0,1 Délai
RéfClasseur Synthèse imputation
LibClasseur
CodeImputation
DateClasseur 1,n LibImputation
Commentaires 0,n
1,n
0,n Observation
LibObservations est porté
Observations
annotation
visa Fonction
se trouve dans 0,n CodeFonct
LibFonct

0,n

0,n

service
Numservice est
Nomservice
RespService
1,n est dans a la qualification
qualifi cation
1,n CodeQualif
0,n
LibQualif

1,1 1,n
Personnel 1,n
Matricule
NomPers 46
PrenPers
SexePers Année scolaire 2006-2007
AdressPers
TélPers
EmailPers Destinataire
NomDestinatire
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

5. Critique de l’existant

De façon générale, l’informatisation d’un système de gestion répond aux besoins de


palier aux problèmes suivants :
 l’insuffisance des moyens de traitement : relevée aussi bien au niveau du
personnel, du matériel que des logiciels.
 L’inadéquation des circuits d’information qui sont trop longs, redondants et
assez complexes ;
 L’inadéquation des documents : les documents sont trop nombreux, souvent
incomplets et voir même inutiles ;
 Les taches ne sont pas commodes : la procédure est jugée trop complexe et
malaisée par ceux qui ont la charge de l’appliquer entraînant la conséquence
classique de l’allongement des temps de traitement et un accroissement des
risques d’erreurs ;
 Le coût des traitements est trop élevé, en atteste la quantité de copie,
d’encres et de papiers rames achetés au cours d’une année législatives.
 Le manque d’efficacité : bien que conservant des performances acceptables,
les système de gestion manuelle ne répondent plus aux besoins des utilisateurs
qui se trouvent submergés de courriers à traiter ;
En sus de ces insuffisances d’ordre général, nous pouvons citer dans le cas spécifique
de l’Assemblée nationale,
47
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

 Les risques permanents de perte de courriers ;


 Les difficultés de recherche et d’archivage ;
 Les difficultés de suivi ;
 Les états de courriers traités, ou en cours de traitement ;
 La difficulté de situer les responsabilités à l’issu d’erreur ou de perte ;
 La diversité des fiches de traitement de courrier ;
 Les délais de réponse jugés trop long ;
 L’absence de relance.

PARTIE III :
CONCEPTION GLOBALE

48
Année scolaire 2006-2007
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I - ORIENTATION D’INFORMATISATION

1. Orientation fonctionnelle

Afin d’illustrer le choix de cette orientation fonctionnelle, nous nous permettons de


citer un article de Michel Callon une juriste, Marie-Angèle Hermitte une constitutionnaliste,
Dominique Rousseau un biologiste et Jacques Testart un sociologue des sciences, dans
Libération, le 26 novembre 2007, qui disaient que : « certaines innovations seraient diffusées
alors qu’elles feraient l’objet de controverses ouvertes que les élus, incomplètement informés,
ne peuvent ni prendre en compte ni relayer. Pourtant, dès que les incertitudes sur l’intérêt et
les conséquences des technologies sont importantes, les autorités devraient collecter et
discuter les points de vue des « simples utilisateurs » au-delà du cercle des experts habituels.
A l’évidence, pour qu’il soit argumenté, l’avis de ces utilisateurs devrait se nourrir des
informations les plus complètes possibles ».
Ainsi, progressivement, l’appareil conceptuel, logiciel et informationnel s'étofferait.
L'objectif de cette gestion informatique du courrier est de trouver d’une part une solution
efficiente et automatique aux problèmes relevés dans l’étude préalable à savoir : la perte du
courrier, la lenteur dans les traitements, le suivi contrôle des étapes de validation, la prise en
compte du courrier arrivé et sortant, les états des courriers ayant fait l’objet de réponse, les
états des courriers reçus et traités par partenaires, la reconnaissance du courrier en instance de
validation, la reconnaissance du courrier ayant fait l’objet de réponse, la reconnaissance du
type de courrier émis ou reçus par période, la reconnaissance du lieu de rangement d’un
49
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

courrier à un moment donné et d’autre part de favoriser la prise en main de ces concepts, de
ces outils et de ces méthodes en réunissant autour d'un même point d'entrée : les moyens de
penser, de concevoir et de mieux comprendre les nouvelles technologies de l'information et de
la communication.

 Première partie du travail: Comprendre et concevoir


Toute démarche d'enquête et d'information s'appuie sur des concepts et des méthodes. Dans
notre cas précis, afin de mieux comprendre et de proposer une conception de ce système
d’information qui nous a été soumis, nous utiliserons la méthode MERSIE qui nous permettra
de réfléchir à l'ensemble de l'organisation que l'on doit mettre en place. Cette phase de
conception basée sur la méthode MERSIE nécessite des méthodes permettant de mettre en
place un modèle sur lequel on va s'appuyer.
La modélisation consiste à créer une représentation virtuelle de la réalité de telle façon
à faire ressortir les points auxquels on s'intéresse.
MERISE, méthode de conception, de développement et de réalisation de projets
informatiques, basé sur la séparation des données et des traitements à effectuer en plusieurs
modèles conceptuels et physiques a donc pour but d'arriver à concevoir un système
d'information.
La séparation des données et des traitements assure une longévité au modèle. En effet,
l'agencement des données n'a pas à être souvent remanié, tandis que les traitements le sont
plus fréquemment.

 Deuxième partie : écrans


Notre application devrait avoir 7 écrans : cf. : page 82

50
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

2. Orientation technique

A ce niveau il s’agit d’expliquer la fonctionnalité technique, c'est-à-dire l’orientation


technique que nous désirons donner à notre application.
Le logiciel qui devrait être proposé à l’issu de cette analyse devrait permettre :
 Enregistrement du courrier traité au sein de l’Assemblée nationale;
 Le suivi des expéditeurs et des destinateurs externes et internes ;
 La redistribution interne du courrier ;
 L’édition des états des courriers en instance ;
 L’édition des états des courriers traités ;
 La relance des courriers en attente de réponse selon le délai;
 Le lieu de classement de chaque courrier classé ;
 …..

51
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

II - SOLUTION RETENUE

1. Règles de gestion

1. un courrier a une nature (lettre – paquet – colis)


2. un courrier a une catégorie
3. plusieurs courriers peuvent avoir la même nature
4. à un courrier on peut joindre une ou plusieurs pièces jointes
5. un courrier a un statut (confidentiel – ordinaire – officiel)
6. plusieurs courriers peuvent avoir le même statut
7. un courrier est rangé dans un dossier
8. un dossier peut contenir plusieurs courriers
9. un dossier est rangé dans un classeur
10. un classeur peut contenir plusieurs dossiers
11. un classeur se trouve dans toutes les directions et services de l’AN
12. dans une direction on a plusieurs classeurs
13. un courrier arrivé peut être adressé à un ou plusieurs acteurs internes
14. un acteur peut recevoir un ou plusieurs courriers
15. un acteur peut envoyé un ou plusieurs courriers
16. un courrier arrivé est attaché d’une fiche d’accompagnement
17. un courrier est destiné à un acteur
18. un même acteur peut recevoir plusieurs courriers
19. un courrier est toujours imputé par le SG
20. le SG annote le courrier
52
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

21. le SG transmet son courrier au DC


22. tous les courriers arrivés sont transmis au SG sauf le courrier confidentiel
23. les courriers personnels ou confidentiels du PAN sont transmis au PAN
24. le SG a la charge de diriger le courrier vers son destinataire
25. un courrier est enregistré dans un parapheur
26. chaque service à son parapheur (réception et transmission)
FICHE_TAXATION2
PIECES_JOINTES NumFiche_Taxation
Ref_PJ Poids
Lib_PJ Prix
CATEGORIE
1,1
NumCatégorie
0,n
LibCategorie
Est_Lié
0,n

0,n
Est
STATUT
1,1
COURRIER 2. MCD Futur
Est_Joint en sorti
NumStatut NumCourrier 1,1 EXPEDITEUR
LibStatut NatureCourrier CodeExpéditeur
0,n A1 Objet TypeCourrier
0,n FlagueSpécial Expédier Par NomExpéditeur
RefCourrier 1,n
DateExpédition 1,n AdrExpéditeur
DateReception TélExpéditeur
DateEmission EmailExpéditeur
Est rangé
0,1
DateEdition DomActExpéditeur
DateRangement DateEchéance
DateAvertissement
DateEnrégistrement

1,1 1,n

est joint
Classeur
NumClasseur
LibClasseur
DateClasseur 1,1 Est imputé à
Commentaires DateImputation
A FICHE
1,n annotation
1,1 NumFiche
visa
DateFiche
0,n
Délai
Synthèse
DESTINATAIRE
NomDestinatire
0,n ET

TYPE_FICHE
NumTypeFiche
LibTypeFiche

FONCTION 0,n
CodeFonct
0,n
LibFonct

est QUALIFICATION
CodeQualif
LibQualif

1,n

a la qualification
0,n

PERSONNEL
1,n
SERVICE
est dans
Matricule 53
NomPers
Numservice 1,n 1,1
PrenPers
Année scolaire 2006-2007
Nomservice
RespService SexePers
AdressPers
TélPers
EmailPers
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

PIECES_JOINTES FICHE_TAXATION2
Ref_PJ NumFiche_Taxation
NumCourrier Poids
CATEGORIE Lib_PJ Prix
NumCatégorie
LibCategorie Est_Lié

STATUT
NumStatut EXPEDITEUR
LibStatut 4. MLD Futur
COURRIER CodeExpéditeur
Est TypeCourrier
lien_103 NumCourrier
NomExpéditeur
A1 NumFiche_Taxation Est_Joint en sorti
NumCatégorie AdrExpéditeur
NumCourrier TélExpéditeur
lien_102
NatureCourrier
NumStatut Expédier Par lien_327 EmailExpéditeur
Objet
FlagueSpécial NumCourrier DomActExpéditeur
RefCourrier CodeExpéditeur
lien_98
Est rangé DateReception DateExpédition
lien_607 NumCourrier DateEmission
NumClasseur lien_174 DateEdition
DateRangement DateEchéance
DateAvertissement
DateEnrégistrement
Est imputé à
Matricule
Classeur NomDestinatire
est joint DateImputation lien_471
NumClasseur
LibClasseur annotation
DateClasseur visa
FICHE DESTINATAIRE
Commentaires NumFiche
NumFiche CodeFonct Matricule
NumTypeFiche lien_611 NomDestinatire
NumCourrier Numservice
A DateFiche NomPers
Délai lien_612 PrenPers
Synthèse SexePers
AdressPers
TYPE_FICHE TélPers
NumTypeFiche FONCTION EmailPers
LibTypeFiche CodeFonct
LibFonct

lien_83

est
lien_84
CodeFonct
Matricule
SERVICE
Numservice
Nomservice a la qualification
RespService lien_94
Matricule
lien_93 CodeQualif
PERSONNEL
QUALIFICATION
Matricule
est dans CodeQualif
Numservice
NomPers
54 LibQualif
PrenPers Année scolaire 2006-2007
SexePers
AdressPers Heritage_499
TélPers
EmailPers
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4. MCT Futur

Modèles Conceptuels de Traitements Actuels page :1/1

55
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Arrivée de courrier dans un service


- reception de la secretaire
- reponse du responsable
- transmission au destinataire

Arrivée d'un
expression de
Arrivée de besoin d'un
courrier service
transmissible

ou
Reception du courrier
Vérifier origine du courrier
Enrégistrer le courrier
Transmettre au responsable
Décision du responsable (reponse_avis_signature_imputation )
Saisir
Enrégistrer décision
Transmettre décision
Reponse Absence de reponse

Reponse Courrier
classé

Modèles Conceptuels de Traitements Futur page :1/1

56
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Service Central du Courrier

Arrivée
de
courrier

et
ReceptiondeCourrier
Reçevoir lecourrier
Vérifier ledestinataire
Vérifier lanature
Transmettre
Confidentiel ouPersonnel Ordinaire

Disponibilité
Courrier agent de
transmis Courrier liaison
auPAN enrégistré

et
Enregistrement
Enregistrer lecourrier
Choisir unagent deliaison
Transmettrelecourrier
courrier transmissibles courrier nontransmissibles

Courriers
Courriers
transmis
réjétés

III - POLITIQUE DE SECURITE

57
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

La sécurité des systèmes d’information devient au fil des années une nécessité
absolue, alors même que ces systèmes deviennent de plus en plus complexes donc plus
vulnérables aux menaces.
Cette partie de notre rapport constitue donc une référence, à caractère incitatif pour
l’orientation des choix stratégiques, en matière de recherche et de développement dans le
domaine de la sécurité de notre système d’information. Toutefois, il ne saurait se substituer
aux choix stratégiques résultant toujours d’une analyse de plusieurs facteurs. Il s’agira plutôt
de propositions d’orientations scientifiques.

1. Pourquoi les systèmes sont-ils vulnérables?

La sécurité est devenue un point crucial des systèmes d'informations. Cependant, les
organisations sont peu ou pas protégées contre les attaques sur leur réseau ou les hôtes du
réseau. Dorothy DENNING, à travers ses analyses nous montre l'importance du nombre
d'attaques dans le monde, et des raisons visant à démontrer la vulnérabilité des systèmes
d'informations :
 La première raison qui fait que les systèmes sont mal protégés est que la sécurité coûte
chère. Les organismes n'ont pas de budget alloué à ce domaine. Elle souligne
également que la sécurité ne peut être sûr à 100%, voire qu'elle est même souvent
inefficace. Aurobino SUNDARAM nous en donne les raisons : les bugs dans les
programmes sont courants et seront toujours exploitables par les attaquants.
 De plus, même la cryptographie a ses faiblesses et les mots de passe, par exemple,
peuvent être cassés. Il n'existe pas d'organisation centralisée gérant l'ensemble des
clefs et autres éléments de cryptographie.
 Enfin, même un système fiable peut être attaqué par des personnes abusant de leurs
droits légitimes.

Dorothy DENNING ajoute d'autres raisons démontrant la vulnérabilité des systèmes :


 On trouve notamment des faiblesses dues à la gestion et à la configuration des
systèmes.
 Il y a aussi en permanence de nouvelles technologies qui émergent, et par là même, de
nouveaux points d'attaques.
 En dernier point, les organisations acceptent de courir ce risque, la sécurité n'étant pas
leur principale priorité.
58
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Pour exploiter ces faiblesses, les attaquants profitent de la négligence des utilisateurs
vis-à-vis de leurs droits et autorisations d'accès, en se faisant passer pour un employé du
service informatique dans le but d'obtenir des informations. Ils peuvent aussi casser les clefs
d'une longueur insuffisante ou les mots de passe par une attaque systématique. Ils peuvent se
mettre à l'écoute sur le réseau pour obtenir des informations. Ils peuvent changer leur adresse
réseau pour se faire passer pour quelqu'un de confiance. Ils ont la possibilité d'injecter du
code comme un virus ou un cheval de Troie sur la cible. Enfin, ils peuvent exploiter les
faiblesses des applications, des protocoles ou des systèmes d'exploitation.

2. Solutions à la sécurité des systèmes d'informations

Etant donné le nombre de systèmes attaqués ces dernières années et les enjeux
financiers qu'ils abritent, les systèmes d'informations se doivent aujourd'hui d'être protégés
contre les anomalies de fonctionnement provenant soit d'une attitude intentionnellement
malveillante d'un utilisateur, soit d'une faille rendant le système vulnérable.
Du fait du nombre toujours croissant de personnes ayant accès à ces systèmes par le
biais d'Internet, la politique de sécurité se concentre généralement sur ce point d'entrée du
réseau interne. La mise en place d'un pare-feu est devenue indispensable afin d'interdire
l'accès aux paquets indésirables. On peut, de cette façon, proposer une vision restreinte du
réseau interne vu de l'extérieur et filtrer les paquets en fonction de certaines caractéristiques
telles qu'une adresse ou un port de communication.
Cependant, ce système de forteresse est insuffisant s'il n'est pas accompagné d'autres
protections. Citons entre autres :
 la protection physique des informations par des accès contrôlés aux locaux,
 la protection contre les failles de configuration par des outils d'analyse automatique
des vulnérabilités du système,
 la protection par des systèmes d'authentification fiables pour que les droits accordés à
chacun soient clairement définis et respectés, ceci afin de garantir la confidentialité et
l'intégrité des données.
Faire donc de la sécurité sur des systèmes d'informations, consiste à s'assurer que celui qui
modifie ou consulte des données du système en a l'autorisation et qu'il peut le faire
correctement car le service est disponible.

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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Même en mettant en place tous ces mécanismes, il reste encore beaucoup de moyens pour
contourner ces protections. Pour les compléter, une surveillance permanente ou régulière des
systèmes peut être mise en place. Ce sont :

 les systèmes de détection d'intrusions. Ils ont pour but d'analyser tout ou partie des
actions effectuées sur le système afin de détecter d'éventuelles anomalies de
fonctionnement.

 L’utilisation des antivirus professionnels accompagnés de leurs mises à jour régulière.

 L’utilisation d’un pare-feu ou firewall : Un firewall est un système ou un groupe de


système qui gère les contrôles d’accès entre deux réseaux. Plusieurs méthodes sont
utilisées à l’heure actuelle. Deux mécanismes sont utilisés : le premier consiste à
interdire le trafic, et le deuxième à l’autoriser. Certains firewalls mettent beaucoup
d’énergie à empêcher quiconque de passer alors que d’autres tendent à tout laisser
passer. La chose la plus importante à comprendre est qu’il représente une politique de
contrôle d’accès. Vous devez avoir une idée précise de cette politique dans son
ensemble pour savoir ce que vous devez autoriser ou interdire. Certains firewalls
laissent uniquement passer le courrier électronique. De cette manière, ils interdisent
toute autre attaque qu’une attaque basé sur le service de courrier. D’autres firewalls,
moins strictes, bloquent uniquement les services reconnus comme étant des services
dangereux. Généralement, les firewalls sont configurés pour protéger contre les accès
non authentifié du réseau externe. Ceci, plus qu’autre chose, empêche les vandales de
se logger sur des machines de votre réseau interne, mais autorise les utilisateurs de
communiquer librement avec l’extérieur.
Les firewalls sont également intéressants dans le sens où ils constituent un point
unique où l’audit et la sécurité peuvent être imposés. Tous les échanges passeront par
lui. Il pourra donner des résumés de trafic, des statistiques sur ce trafic, ou encore
toutes les connexions entre les deux réseaux.

 L’utilisation d’un serveur Proxy : Le but d'un serveur Proxy est d'isoler une ou
plusieurs machines pour les protéger, comme indiqué sur le schéma :

60
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Les machines A doivent se connecter au réseau par l’intermédiaire du serveur


Proxy. Ce dernier sert de relais entre le réseau et les machines à cacher. Ainsi, les
machines du réseau B auront l'impression de communiquer avec le Proxy, et non les
machines A. Pour les applications du réseau B, l'adresse IP du client sera celle du
serveur Proxy. Par exemple, lors d’une connexion à un serveur HTTP, le browser se
connecte au serveur Proxy et demande l’affichage d’une URL. C’est le serveur Proxy
qui gère la requête et qui renvoie le résultat à votre browser. Ainsi, en utilisant un
numéro de port différent, le Proxy oblige toutes les requêtes à passer par lui en
supprimant les trames dont le numéro de port ne lui correspond pas. De plus, le Proxy
possède un avantage supplémentaire en termes de performances. Si deux utilisateurs
demandent à peu de temps d’intervalle la même page, celle-ci sera mémorisée dans le
Proxy, et apparaîtra donc beaucoup plus rapidement par la suite. Ce procédé est très
intéressant en termes de sécurité sur Internet, les machines sont protégées.

 L’utilisation des de la technologie RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks)


qui signifie : « ensemble redondant de disques indépendants » qui permet de
constituer une unité de stockage à partir de plusieurs disques et d’y effectuer des
sauvegardes régulières à partir de plusieurs disques durs. L’unité ainsi créée (grappe)
a donc une grande tolérance aux pannes ou une plus grande capacité et de vitesse
d’écriture. Une telle répartition de données sur plusieurs disques durs permet
d’augmenter la sécurité et de fiabiliser les services associés.

3. Sécurisation de la Base de Données

61
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

3.1 – Les risques encourus

Notre future application requière une base de données pour le stockage des
informations et comme source d’information pour les états à afficher. Elle pourrait donc être
confrontée à de multiples risques que sont entre autre :
 Le vol de données à travers la perte de confidentialité des données stockées ;
 L’altération de données à travers la perte d’intégrité c'est-à-dire que les données ne
seront plus digne de confiance ;
 La destruction de données qui remettrait sérieusement en cause la continuité de
l’activité de l’Institution ;
 L’augmentation du niveau de privilège d’un utilisateur malveillant est le risque le
plus insidieux, car comme pour l’altération, il n’est remarqué qu’après un laps de
temps durant lequel le pirate peut réaliser un grand nombre d’actions malveillantes. Il
peut par exemple s’attribuer le droit d’accès à des informations confidentielles, le droit
à des opérations sensibles (ajout – suppression) voir même prendre le contrôle de
l’application.

3.2 – Les solutions envisageables

Face à toutes ces formes de risques constatées sur la mise d’une base de données et
surtout avec une interface Web, différentes solutions aussi efficaces que efficientes existent
dans la communauté informatique. Entre autres solutions nous pouvons retenir :

3.2.1 – La différentiation des types d'utilisateurs

Il faut identifier les utilisateurs ayant besoin d'un accès à la base de données. Nous
avons trois types d’identification possible : - administrateur - application - utilisateur –
 L'administrateur qui est une personne physique ayant tous les droits sur le
SGBD, mais pas forcément sur le contenu des bases de données : il peut
réaliser des opérations de gestion des droits d'accès et des ressources systèmes.
C'est normalement une personne de confiance, compétente et prudente.

 Une application peut être une application web, un outil de synchronisation


entre sources d'informations ou tout programme accédant pour lui-même à la
base de données. Ainsi, une application peut être vue comme un utilisateur de

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

base de données auquel on attribut des droits qu'elle pourra restreindre de façon
transparente pour l'utilisateur final de l'application ainsi que pour le SGBD.

 L'utilisateur est une personne physique se connectant directement à la base de


données (commande mysql sous Linux) ou via une interface graphique ou en
utilisant une application qui va se connecter à la base de données sous l'identité
de l'utilisateur.

Gestion des habilitations

3.2.2 - Les privilèges

Il convient pour chaque compte d'accès d'identifier les privilèges minima à accorder
ainsi que le niveau de granularité adéquat.
 Classes d'objets et granularité : Les SGBD permettent généralement de
spécifier assez finement les privilèges d'un utilisateur en fonction des objets
manipulés :
• base de données
• table (relation)
• colonne (attribut)

Ainsi, un utilisateur peut se voir attribuer un privilège pour toute une base de données,
ou seulement pour quelques tables, ou encore sur uniquement quelques colonnes de certaines
tables.

 Classes de privilèges. Les privilèges s'organisent autour de plusieurs classes :


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• accès au contenu de l'information


• gestion du schéma de la base de données
• gestion des privilèges utilisateurs
• gestion des paramètres systèmes

Chaque utilisateur devra se voir attribuer des privilèges parmi ces classes.

Le tableau suivant liste les types d'utilisateurs qui devraient être habilités pour chaque classe
de privilège :
Classes de privilèges Types de compte
gestion du schéma de la base de données utilisateur application
accès au contenu de l'information Administrateur application (parfois)
gestion des privilèges utilisateurs Administrateur
gestion des paramètres systèmes Administrateur

3.2 – Autres solutions : la cryptographie

Le cryptage, appelée également chiffrement, est un processus consistant à convertir


des données de texte simple en texte crypté afin de les rendre incompréhensibles par un tiers
non autorisé. Ce procédé se fait par le biais d'une clé de cryptage.
A partir de la 9i, Oracle fournit le paquetage DBMS_OBFUSCATION_TOOLKIT qui
utilise seulement deux types de cryptages standards : DES et Triple DES.
DES: Data Encryptions Standard. Outil de cryptographie, mis au point par IBM dans
les années 1970.
Le triple DES est basé sur une clé de 128 bytes et est plus robuste qu'un simple DES
qui est basé sur une clé de 56 bytes.
Le DES 56 bits a été cassé en moins de 24 heures par Distributed.net, en janvier 1999.
À la place du DES, NIST (novembre 2001) recommande l'utilisation de l'AES (Advanced
Encryptions Standard) qu'on va trouver dans le nouveau paquetage DBMS_CRYPTO (Oracle
10g).
Quand une chaîne de caractères est cryptée, elle est divisée en plusieurs morceaux de 8
bytes, qui sont traités indépendamment par l'algorithme de cryptage. Quand la longueur de
données n'est pas un multiple de 8 bytes, l'algorithme ajoute quelques caractères à la fin pour
l'amener exactement à 8 bytes. Ce processus est connu sous le nom de Remplissage
(Padding).
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Pour sécuriser la valeur de ce remplissage, on peut utiliser une méthode de


remplissage prédéveloppée dans Oracle, connue sous le nom de PCKS#5 (Public Key
Cryptography System), mais il existe d'autres options.

Quand une chaîne a été divisée en plusieurs morceaux, après, on doit ensuite les relier
ensemble, ce processus est connu sous le nom de Chaînage (chaining). En général, la sécurité
d'un système de cryptage est basée sur la manière d'enchaîner ces morceaux. Oracle fournit
les méthodes suivantes :

Méthode Description
CBC Cipher Block Chaining, la méthode la plus utilisé
ECB Electronic Code Book
CFB Cipher Feedback
OFB Output Feedback

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PARTIE IV :
ETUDE TECHNIQUE

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I - LES BASES DE DONNEES


1. Qu'est-ce qu'une base de données?

Une Base de Données (BD), en anglais Data Base (DB), est une collection
d’informations structurées, cohérentes et persistantes. L'un des avantages d'une base de
données est que les informations qui la constituent peuvent être accessibles aisément par
plusieurs programmes qui les utilisent simultanément avec des objectifs différents.
Une base de données peut être locale ou répartie. Elle est dite locale quand c'est utilisé sur une
machine par un utilisateur et repartie quand les informations sont stockées sur des machines
distantes (serveur) et accessibles par réseau.

2. Historique des bases de données

• jusqu'à : organisation classique en fichiers


1960
• Fin : apparition des premiers SGBD, systèmes
1960 réseaux hiérarchiques
• début : 2ème génération des SGBD, systèmes
1970 relationnels
• Début : 3ème génération des SGBD, systèmes orientés
1980 objets

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3. Gestion de base de données

La gestion de base de données se fait au moyen d'un logiciel appelé SGBD, acronyme
de Système de Gestion de Base de Données, en anglais DBMS (Data Base Management
System). Ce logiciel prend en charge tous les accès à la base de données. A titre d'exemple,
citons: la structuration, le stockage, la maintenance (accès concurrents, sauvegarde,
restauration de données), l'insertion, la mise à jour, la consultation et la suppression d'une
base de données, etc. Il existe trois principaux types de SGBD : les relationnels, les objets
relationnels et les objets. Le rôle principal d’un SGBD est de gérer des données structurées et
persistantes de façon intègre, fiable, concurrente et efficace. La durée de vie des données doit
être supérieure à la durée des programmes qui les manipulent. La persistance peut être
obtenue en effectuant un stockage permanent (sur le disque).

4. Les Fonctionnalités d’un SGBD


Plusieurs fonctionnalités sont à mettre à l’actif d’un système de gestion de bases de
données. Ce sont :
 Intégrité et fiabilité des données : le SGBD assure une vue cohérente des données,
en dépit des accès concurrents.
 Fiabilité des données grâce à :
la vérification des contraintes des données (intégrité référentielle, réflexes, etc.)
la gestion des transactions (atomicité des transactions)
la gestion de la sécurité (mot de passe, etc.)
la récupération des données en cas de crash logiciel, SE ou disque
 Concurrence par la gestion des accès Multi-Utilisateurs, notamment en cas de
modification.
 Intégration de techniques spécifiques pour avoir de bonnes performances :
index, hash-coding ; regroupement des données sur disque ; optimisation des
requêtes ; Cache mémoire (utilisation du principe LRU) ; Langage de requête,
comme le SQL (Strutured Query Language) ;
 Indépendance logique / physique : L'organisation physique de la base de
données est transparente pour le développeur d'applications. Un remaniement de
l'organisation physique des données n'entraîne pas des modifications dans les
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

programmes d'application. On doit pouvoir changer la répartition des données sur le


disque (une nouvelle rubrique, un regroupement, la pose d'un index) sans modifier
les programmes d'application non concernés.

Etapes d'élaboration d'une base de données (selon ANSI-SPARC 1975)

5. Exemples de SGBD

Comme exemple de SGBD, on peut citer : Access, Paradox, Sybase, PosgresSQL, Interbase,
FoxPro, DB2, Mysql, Oracle, Informix, Ingress, O2, SqlServer, etc.

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II – ENCOMBREMENT DE LA BASE DE DONNEES

1. Courrier

Nom de la table : COURRIER


Clé Primaire : RéfCourrier
Clé Etrangères NumFicheTaxation, NumFicheTaxation, NumDossier,

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


RéfCourrier Référence du courrier N 10
NumFicheTaxation Numéro de la fiche de N 10
NumFicheTaxation Numéro fiche de taxation N 10
NumDossier Numéro dossier N 10
NatureCourrier Nature du courrier A 20
FlagueSpécial Flague spécial 20
Objet Objet du courrier A 100
DateReception Date de réception du courrier entrant Date
DateEmission Date d’émission du courrier sorti Date
DateEdition Date d’édition du courrier Date

2. Fiche d’accompagnement

Nom de la table : Fiche


Clé Primaire : NumFiche
Clé Etrangères NumTypeFiche, NumCourrier, LibObservation

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumFiche Numéro de la fiche d’accompagnement N 10
NumTypeFiche Numéro du type de fiche d’accompagnement N 10
NumCourrier Numéro du courrier N 10
LibObservation Libéllé de l’observation A 20
DateFiche Date d’édition de la fiche d’accompagnement Date
Délai Délai de transmission Date
Synthèse synthèse A 100

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3. Type de fiche

Nom de la table : TypeFiche


Clé Primaire : NumTypeFiche
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumTypeFiche Numéro du type de fiche N 10
LibTypeFiche Libellé du type de fiche A 20

4. Imputation

Nom de la table : Imputation


Clé Primaire : CodeImputation
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


CodeImputation Code de l’imputation AN 10
LibImputation Libellé de l’imputation AN 20
DateImputation Date de l’imputation Date

5. Fonction

Nom de la table : Fonction


Clé Primaire : CodeFonct
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


CodeFonct Code de la fonction N 10
LibFonct Libellé de la fonction AN 20

6. Observations

Nom de la table : Observation


Clé Primaire : LibObservation
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


LibObservation Libellé de l’observation AN 10
Observations Observations A 100

7. Classeur

Nom de la table : Classeur


Clé Primaire : NumClasseur

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Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumClasseur Numéro du classeur AN 10
LibClasseur Libéllé du classeur A 20
DateClasseur Date d’édition de classeur Date
Commentaires Commentaires mis sur un classeur A 100

8. Statut

Nom de la table : Statut


Clé Primaire :
Clé Etrangères NumStatut

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumStatut Numéro du statut N 10
LibStatut Libellé du statut AN 20

9. Catégorie

Nom de la table : Catégorie


Clé Primaire :
Clé Etrangères NumCatégorie

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumCatégorie Numéro de la catégorie N 10
LibCatégorie Libellé de la catégorie AN 20

10. Pièces jointes

Nom de la table : PiècesJointes


Clé Primaire : RefPj
Clé Etrangères NumCourrier

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


RefPJ Référence de la pièce jointe AN 10
NumCourrier Numéro du courrier N 10
LibPJ Libellé de la pièce jointe AN 20
11. Fiche de taxation

Nom de la table : FicheTaxation


Clé Primaire : NumFicheTaxation
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumFicheTaxation Numéro de la fiche de taxation N 10
Poids Poids d’un courrier N 05

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Prix Prix en fonction du nombre et du poids Monnaie 06

12. Service

Nom de la table : Service


Clé Primaire : NumService
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumService Numéro du service N 10
NomService Nom du service AN 10
Responsable Responsable du service A 50

13. Expéditeur

Nom de la table : Expéditeur


Clé Primaire : NumExpéditeur
Clé Etrangères TypeCourrier

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


CodeExpéditeur Code de l’expéditeur AN 10
TypeCourrier Type de courrier AN 10
NomExpéditeur Nom de l’expéditeur A 100
AdrExpéditeur Adresse de l’expéditeur AN 20
TélExpéditeur Téléphone de l’expéditeur N 10
EmailExpéditeur Mail de l’expéditeur AN 100
DomACtExpéditeur Domaine d’activité de l’expéditeur A 100

14. Destinataire

Nom de la table : Destinataire


Clé Primaire : Destinataire
Clé Etrangères NumService, NomPers

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


Matricule Matricule AN 10
NomDestinataire Nom du destinataire A 100
NumService Numéro du service N 10
NomPers Nom du personnel A 100
PrenPers Prénom du personnel A 100
SexePers Sexe du personnel A 2
AdressePers Adresse du personnel AN 100
TélPers Téléphone du personnel N 10
Email Mail du personnel AN 100

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15. Qualification

Nom de la table : Qualification


Clé Primaire : CodeQualif
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


CodeQualif Code de la qualification AN 10
LibQualif Libellé de la qualification AN 20

16. Dossier

Nom de la table : Dossier


Clé Primaire : NumDossier
Clé Etrangères NumDossier, NumClasseur

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumDossier Numéro du dossier N 10
NumClasseur Numéro du classeur N 10
LibDossier Libellé du dossier AN 20

17. Personnel

Nom de la table : Personnel


Clé Primaire : Matricule
Clé Etrangères NumService

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


Matricule Matricule AN 10
NumService Numéro du service N 10
NomPers Nom du personnel A 100
PrenPers Prénom du personnel A 100
SexePers Sexe du personnel A 100
AdressePers Adresse du personnel AN 100
TélPers Téléphone du personnel N 10
EmailPers Mail du personnel AN 100

18. Est

Nom de la table : Est


Clé Primaire :
Clé Etrangères

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CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


CodeFonction Code de la fonction AN 10
Matricule Matricule de l’agent AN 10

19. A la qualification

Nom de la table : A la qualification


Clé Primaire :
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


Matricule Matricule de l’agent AN 10
CodeQualif Code de la qualification AN 10

20. Est porté

Nom de la table : Est porté


Clé Primaire :
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


CodeFonct Code de la fonction AN 10
NumFiche Numéro de fiche d’accompagnement N 10
CodeImputation Code de l’imputation AN 10
Annotation Annotation A 100
Visa Visa

21. Expédier

Nom de la table : Expédier


Clé Primaire :
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumCourrier Numéro du courrier N 10
CodeExpéditeur Code de l’expéditeur AN 10

22. A 1

Nom de la table : A1
Clé Primaire :
Clé Etrangères
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CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumCourrier Numéro du courrier N 10
NumStatut Numéro du statut N 10

23. Se trouve dans

Nom de la table : Se trouve dans


Clé Primaire :
Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLES


NumService Numéro du service N 10
NumClasseur Numéro du classeur N 10

PARTIE V :
REALISATION

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I – LES OUTILS DE TRAVAIL


La réalisation pourrait se définir comme étant la phase d’écriture du programme dans
un langage de programmation donné et de la génération de la base de données.
L’objectif de cette étape étant de produire un logiciel conforme aux besoins des futurs
utilisateurs.
Pour une telle réalisation nous avons utilisé :

 Un AGL (Atelier de Génie Logiciel) : AMC Designor qui est un outil graphique de
conception de système d’information sous windows. Il permet de mettre en œuvre la
méthode MERISE en facilitant les étapes de création de la base de données et de
développement d’application. Il se compose de deux modules que sont : le module
``traitement`` et le module ``données``

 Des outils de développement : MACROMEDIA DREAMWEAVER et


MACROMEDIA FIREWORK qui sont des outils de développement graphique et
de création de pages web dynamiques et d’application web utilisant le langage HTML
(HyperText Markup Language).

 Un SGBD (Système de Gestion des Bases de Données) : MICROSFT SQL


SERVER 2005. Il permet la création et la manipulation de bases de données et la
communication des données de systèmes d'information différents ce qui représente
bien les besoins actuels en terme de système d'information, de transfert de données et
permet de garder une cohérence. .

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1. Présentation de la technologie web

Avec l'interconnexion des ordinateurs en réseau et en particulier à travers Internet, il


devient possible de faire fonctionner des applications sur des machines distantes. L'intérêt
d'une application fonctionnant à distance peut à première vue sembler inutile dans la mesure
où les applications fonctionnent fort bien en local (sur le poste de l'utilisateur), néanmoins une
application distante peut répondre aux problématiques suivantes :

 Les données peuvent être présentes uniquement sur le serveur distant (par exemple un
catalogue produit, un classement en temps réel, etc.) ;
 Le serveur distant peut disposer d'une puissance de calcul ou de capacités de stockage
dont l'utilisateur local ne dispose pas ;
 L'application distante peut être utilisée simultanément par un grand nombre d'utilisateurs
et sa mise à jour n'intervient qu'à un seul endroit.

Pour toutes ses raisons, une interaction entre des programmes distants peut être utile. Les Web
Services apportent une solution à ce problème en définissant une manière standard d'invoquer
une application distante et d'en récupérer les résultats à travers le web.

Les services web (en anglais web services) représentent un mécanisme de


communication entre applications distantes à travers le réseau Internet indépendant de tout
langage de programmation et de toute plate-forme d'exécution :

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 utilisant le protocole http (HyperText Transfer Protocol) comme moyen de transport.


Ainsi, les communications s'effectuent sur un support universel, maîtrisé et généralement
non filtré par les pare-feux;
 employant une syntaxe basée sur la notation XML (eXtensible Markup Language et
traduisez Langage à balises étendu, ou Langage à balises extensible) pour décrire les
appels de fonctions distantes et les données échangées ;
 organisant les mécanismes d'appel et de réponse.

Le premier bénéfice d’une application web est la facilité de maintenance de l'application, ainsi
que l'interopérabilité permettant de modifier facilement un composant (un service) pour le
remplacer par un autre, éventuellement développé par un tiers. Aussi, elle facilite non
seulement les échanges entre les applications de l'entreprise mais surtout permet une
ouverture vers les autres entreprises.
Les premiers fournisseurs de services web sont ainsi les fournisseurs de services en
ligne (météo, bourse, planification d'itinéraire, pages jaunes, etc.), mettant à disposition des
développeurs des API (Application Programmable Interface) payantes ou non, permettant
d'intégrer leur service au sein d'applications tierces.

2. Structure et fonctionnement d’une application web

Le fonctionnement des services web repose sur un modèle en couches, dont les trois
couches fondamentales sont les suivantes :

 Invocation, visant à décrire la structure des messages échangés par les applications.
 Découverte, pour permettre de rechercher et de localiser un service web particulier dans
un annuaire de services décrivant le nom de la société, l'objectif de chaque service, etc.
 Description, dont l'objectif est la description des interfaces (paramètres des fonctions,
types de données) des services web.

Il existe deux grands standards de services web, tous deux basés sur XML :

 XML-RPC (XML Remote Procedure Call), le plus ancien, fonctionnant sur un principe
procédural et sans gestion des états.
 SOAP (Simple Object Access Protocol), fonctionnant selon le modèle objet.

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Quel que soit le standard utilisé, le principe de programmation est le même : l'appel de
méthode distante est réalisé grâce à une bibliothèque cliente qui transmet la demande au
fournisseur de service en la formatant en XML de manière transparente; au niveau du serveur
une bibliothèque serveur décode la requête, le serveur fait ses traitement, puis répond grâce à
cette même bibliothèque; la bibliothèque client décode enfin la réponse afin qu'elle puisse être
utilisée par l'application client.
Le protocole standard le plus utilisé pour la découverte de services est UDDI. Le
standard UDDI (Universal Description Discovery and Integration défini par l'OASIS vise à
décrire une manière standard de publier et d'interroger les services web proposés par un
réseau, généralement au sein d'un service d’annuaire recensant les services web de
l'organisation).
Le protocole standard le plus utilisé pour la description de services est WSDL (Le standard
WSDL (Web Service Description Language) est un langage reposant sur la notation XML
permettant de décrire les services web. WSDL permet ainsi de décrire l'emplacement du
service web ainsi que les opérations (méthodes, paramètres et valeurs de retour) que le service
propose).

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II – LES ECRANS DE NOTRE APPLICATION

1. Fenêtre d’identification

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2. Menu Principal

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3. Courriers arrivés

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4. Courriers départs

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5. courriers internes

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6. Courriers classés

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7. Courriers en Instance

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8. Etats des courriers

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9. Aide en ligne

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- CONCLUSION GENERALE -

Au cours de ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir un métier sous toutes ses


formes et de comprendre de manière globale les difficultés que les informaticiens pouvaient
rencontrer dans l’application de leurs connaissances dans un milieu professionnel.
Au cours de ce stage, j’ai passé le plus clair de mon temps à la salle spécialement
dédiée aux honorables députés et surtout à porter assistance et conseils aux utilisateurs de
l’institution. A mesure que j’apprenais, mes recherches se sont approfondies. Ce n’est donc
qu’à partir du deuxième mois de mon stage que j’ai été véritablement opérationnel, du fait de
ma meilleure maîtrise des fonctionnements de notre structure d’accueil.
Comme il a été précisé en introduction, l’informatique est un métier qui a vocation de
révolutionner les habitudes anciennes et à rendre plus aisées et conviviales les taches des
utilisateurs.
En matière de gestion de courrier, il s’agit surtout de proposer des solutions faciles
d’utilisation et à même de conserver des traces des actions de tous les acteurs de la chaîne de
traitement.
Au cours de ce stage, j’ai pu apporter une assistance technique aux utilisateurs,
installer des systèmes d’exploitations et mettre à jour des antivirus. Aussi, les apports que j’ai
tiré de cette expérience professionnelle peuvent être regroupés autour de trois idées
principales : les compétences acquises, les difficultés rencontrées et les solutions apportées.
Mon stage à l’Assemblée nationale a été très instructif. Au cours de ces trois mois, j’ai
ainsi pu observer le fonctionnement d’une institution publique. Au-delà de l’activité de
chacun des services, j’ai pu apprendre comment s’articulent les différents départements d’une
telle institution. Par ailleurs, les relations humaines entre les différents employés de la société,
indépendamment de l’activité exercée par chacun d’eux, m’ont appris sur le comportement à
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

avoir en toute circonstance. La circulation de l’information est ainsi un des points forts que
j’ai retenu de cette institution, tant au niveau du travail collaboratif, que dans l’implication de
tous dans le bon fonctionnement de l’Assemblée nationale.

Au-delà du fonctionnement de l’institution, j’ai pu ressentir une chaleur humaine très


favorable à l’apprentissage. En effet, l’atmosphère au sein de la société était très intéressante.
J’ai ainsi constaté que la hiérarchie des fonctions de l’Assemblée nationale était appréhendée
avec considération dans les rapports entre les employés, favorisant par là, une vie
professionnelle très épanouie. Au travers de cette convivialité, j’ai pu comprendre que
l’activité d’une société est plus performante dans une atmosphère chaleureuse et bienveillante.

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- BIBILIOGRAPHIE -
Ouvrages consultés :

 1. Informatique de gestion (BTS) Tome 1 ; 2


Collection DEPREZ DUVANT
Ph. Desplanches ; j.-j. Facon ; A. Lesueur.

 2. Informatique appliquée à la comptabilité et à la gestion


Tome 2
Les Editions Fouchers
R. REIX

 3. Eléments d’analyse appliqués à l’informatique de gestion


Editions Breal Août 1995
Jean Paul Faure
 4. Bases de Données
Editions Eyrolles, 2002
Georges Gardarin

 5. Méthodologie des systèmes d’information


– MERISE –
CNAM ANGOULEME 2000-2001
Di Gallo Frédéric – A. Lassus – A. Mundubeltz – B. Chaulet

 6. Cours de Bases de Données


A. Lassus – A. Mundubeltz – B. Chaulet Di Gallo Frédéric
CNAM Angouleme1999-2000

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Sites web consultés :

 http://www.commentcamarche.net/web-services/
 http://www.developpez.com
 http://www.commentcamarche.net/web-services/web-service.php3
 http://www.megagiciel.com/logiciels/134.html
 http://fablain.developpez.com/tutoriel/ssis/
 http://www.developpez.net/forums/forumdisplay.php?f=989
 http://dico.developpez.com/html/
 http://cyberzoide.developpez.com/securite/privileges-base-de-donnees/
 http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/fr/data-manipulation.html
 http://edocs.bea.com/wls/docs70/webapp/deployment.html
 http://www.megagiciel.com/logiciels/134.html
 http://sqlserver.developpez.com/

- ANNEXES -

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