InfoColl : mise en uvre du PGI Open ERP

PF2009

Table des matires

Objectifs Introduction I - Prsentation de l'entreprise InfoColl

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A. La carte d'identit.....................................................................................9 B. L'activit et la clientle..............................................................................9 C. Nos fournisseurs.....................................................................................10 D. Les fonctions et les rles..........................................................................10

II - L'espace de travail d'Open ERP

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A. Se connecter..........................................................................................13 B. Le menu principal....................................................................................14 C. Les requtes pour communiquer...............................................................15

III - Les groupes et les rles

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A. Le responsable des achats........................................................................19 B. Le responsable des ventes........................................................................20 C. Le comptable..........................................................................................21

IV - Les diffrents flux commerciaux d'InfoColl

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A. Le flux d'achat........................................................................................23 B. Le flux de vente......................................................................................23

V - Acheter et vendre

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A. Les achats et les ventes de la journe........................................................25

Objectifs

Dcouvrir l'entreprise InfoColl S'approprier l'espace Open ERP Naviguer dans les principaux menus Dcouvrir le 'workflow' de l'entreprise Dbuter avec les achats et les ventes

Introduction

L'entreprise InfoColl vient de modifier profondment son systme d'information en optant pour l'installation du Progiciel de Gestion Intgr1 (PGI) Open ERP2. Cette entreprise est spcialise dans la revente de matriel informatique auprs des Collectivits Locales et plus prcisment auprs des Mairies. Vous prendrez connaissances des principales fonctions de l'entreprise pour ensuite retrouver ces lments directement dans le PGI en vous appropriant les principales fonctionnalits. Enfin vous dcouvrirez les diffrents flux commerciaux de l'entreprise InfoColl, cette dmarche vous permettra de participer aux tches courantes de la gestion de l'entreprise.

1 - http://fr.wikipedia.org/wiki/Progiciel_de_gestion_int%C3%A9gr%C3%A9 2 - http://www.openerp.com/

Prsentation de l'entreprise InfoColl

I -

I
9 9 10 10

La carte d'identit L'activit et la clientle Nos fournisseurs Les fonctions et les rles

A. La carte d'identit
Raison sociale Forme juridique Capital Adresse Numro intra-communautaire de TVA Site Web Courriel Code APE Siret Registre du Commerce Grant InfoColl SARL 72000 Zac de Fabas 47550 Bo FR047.7472701 www.pfinfo.fr/infocoll/ infocoll@pfinfo.fr 516G 402 225 098 00028 93B Jean Pierre GIRARD

B. L'activit et la clientle
InfoColl est spcialise dans la revente de matriel informatique auprs des Collectivits Locales. Les Mairies constituent le principal de la clientle. Ces clients nous confient la gestion de leur parc informatique : les consommables (cartouches d'encre, toner, cbles...) la maintenance du matriel informatique la mise en rseau

Prsentation de l'entreprise InfoColl

le renouvellement des ordinateurs... Le rglement des factures s'effectue 30 jours fin de mois

C. Nos fournisseurs
Nous travaillons avec 5 fournisseurs grossistes et quelquefois il sera possible de commander du matriel spcifique chez d'autres fournisseurs. Nos fournisseurs : Fournisseurs Act Service Logo des entreprises

Europ Computer Performance Inmac Wstore NordTech

SAB International

Nous payons nos fournisseurs 30 jours fin de mois.

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Prsentation de l'entreprise InfoColl

D. Les fonctions et les rles

InfoColl est une entreprise d'achat/revente de matriel informatique, son schma fonctionnel est le suivant : Achats Stocks Ventes Commandes clients par les Entre stock/Sortie stock en Livraisons du marchandises clients Facturation clients Rglement clients des des aux aux des

Commandes aux fournisseurs Livraison des fournisseurs marchandises

Facturation des fournisseurs Paiement des fournisseurs

Plusieurs personnes interviennent dans la gestion de l'entreprise, les rles sont distribus de la faon suivante :

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Prsentation de l'entreprise InfoColl

Rles Responsable des achats

Activits Passer les commandes aux fournisseurs Rceptionner les marchandises Contrler les livraisons Suivi des entres en stocks Rceptionner les bons de commande des clients Procder aux colisage des commandes Prparer les livraisons (expditions) tablir les factures (brouillon) Contrler les factures d'achats Contrler les factures de ventes Gnrer les critures comptables Payer les factures d'achats Encaisser les factures de ventes Contrler la comptabilit

Responsable des ventes

Comptable

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L'espace de travail d'Open ERP

II -

II
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Se connecter Le menu principal Les requtes pour communiquer

A. Se connecter
Comment se connecter Open ERP : Les actions

Les crans d'aide

Lancer le navigateur internet (Mozilla Firefox si possible) Saisissez l'adresse du PGI dans la barre d'adresse (cette adresse vous sera fournie au moment opportun) Slectionnez la base de donnes qui vous a t attribue Saisissez votre code utilisateur et votre mot de passe, cliquez sur ouverture Si tout se passe bien, vous serez identifi par Open ERP Vrifiez en bas de l'cran que vous tes connect sur la base de donnes qui vous a t attribue

B. Le menu principal
Le menu principal qui apparat lors de votre connexion est diffrent en fonction du

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L'espace de travail d'Open ERP

rle que vous occupez dans l'entreprise. Les 3 rles possibles :

Le menu du comptable

Le menu du vendeur

Le menu de l'acheteur

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L'espace de travail d'Open ERP

C. Les requtes pour communiquer

Les requtes reprsentent un puissant mcanisme de communication entre les utilisateurs du systme. Elles sont bases sur des e-mail mais offrent plusieurs avantages par rapport au systme traditionnel : les requtes sont lies aux autres documents l'historique d'une demande est attache la requte un suivi efficace des demandes envoyes est disponible OpenERP utilise ce mcanisme pour informer les utilisateurs de certains vnements lis au systme. Par exemple, s'il y a un problme concernant le rapprovisionnement d'un produit, une requte est envoye par OpenERP au responsable de la production.

Crer une nouvelles requte

Requte 1

Cliquez sur le lien Requtes pour lister toutes les requtes en attente Cliquez sur le bouton Nouveau pour crer et envoyer une nouvelle requte Compltez le champ Objet de la requte puis donnez une description de la demande dans le champ Requte

Rechercher le destinataire

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L'espace de travail d'Open ERP

Requte 2 Cliquez sur l'icne de recherche pour ouvrir la fentre des destinataires et slectionnez votre nom (envoi d'une requte soi-mme)

Attacher des documents

Requte 3 Les champs Rfrences vous permettent de lier une requte d'autres documents du systme tel qu'un partenaire, un devis ou une facture.

Envoyer la requte

Requte 4

Cliquez sur le bouton Envoyer pour Envoyer la requte la personne concerne. Cliquez ensuite sur Menu Principal pour retrouver la page d'accueil.

Date de dclenchement : Il est possible d'envoyer une requte comportant une date dans le futur. Il suffit pour cela de complter le champ Date de dclenchement.

Rception des requtes

En revenant sur l'cran du Menu Principal, il est possible que la zone Requtes

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L'espace de travail d'Open ERP

affiche toujours le message 'Pas de requtes'. En effet le mise jour se fait priodiquement et non instantanment.

Consulter les requtes

Requte 5 Cliquez sur le lien droite de l'intitul Requtes. La liste des requtes s'ouvre et vous pouvez y voir la requte envoye l'tape prcdente.

diter les requtes

Requte 5 Cliquez sur la requte pour la visualiser et slectionnez ensuite le bouton Rpondre pour envoyer une rponse.

Rpondre une requte

Requte 6 Remplissez le champs Requte et cliquez sur Envoyer pour rpondre l'expditeur original.

La requte et son historique

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L'espace de travail d'Open ERP

Requte 7 Slectionnez la requte reue et cliquez sur l'onglet Historique. Vous pouvez alors consulter la requte originale et toutes les rponses.

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Les groupes et les rles

III -

III
19 20 21

Le responsable des achats Le responsable des ventes Le comptable

A. Le responsable des achats

Le responsable des achats gre le flux d'achat partir du bon de commande au fournisseur jusqu' la facture brouillon adresse au comptable.

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Les groupes et les rles

Le rle de l'acheteur en dtail : Rles Acheteur

Menus Gestion des achats Commandes d'achats Nouvelle commande Gestion des achats Commandes d'achats Gestion stocks Produits entrants des

Actions Complter le bon de commande au fournisseur Vrifier dans l'onglet "Livraisons & factures" que la mthode de facturation est base sur "Du Colisage" Confirmer la commande au fournisseur Recherche les commandes "vis par l'acheteur" Vrifie les commandes Valide la commande "Approuv par le fournisseur" Rechercher les commandes dont l'tat est "Disponible" Slectionner le pack gnr Valider "Rception des produits" Cliquer sur "Faire le colisage" Slectionner "Crer une facture" Valider la facture Slectionner les factures "Brouillon" Confirmer les factures brouillon l'tat

Comptab le

Acheteur

Comptab le

Finances comptabilit Factures Factures fournisseurs Finances comptabilit Reporting Journaux

et

Comptab le

et

Vrifier l'criture dans le journal des achats

B. Le responsable des ventes

Le responsable des ventes gre le flux des ventes partir de la commande envoye par le client jusqu' la facture brouillon adresse au comptable.

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Les groupes et les rles

Le rle du vendeur en dtail : Rles Vendeur

Menus Gestion des ventes Commandes de ventes

Actions Complter le bon de commande du client Dans l'onglet "Autres informations" vrifier que la commande est : "Facture base sur la commande aprs livraison" dans le champ Mode d'expdition Confirmer la commande Dans l'onglet "Historique" slectionner le PACKxx gnr Vrifier la disponibilit ou Forcer la disponibilit Cliquer sur Valider Faire le colisage et Enregistrer Vrifier que la commande a t livre 100 % (selon le cas) Slectionner la facture brouillon gnre Confirmer la facture brouillon Vrifier l'criture dans le journal des ventes

Vendeur

Gestion des ventes Commandes de ventes Finances comptabilit Factures Factures clients Finances comptabilit Reporting Journaux et

Comptable

Comptable

et

C. Le comptable

Il possde des droits tendus. Il est en relation directe avec le rle de l'acheteur et du vendeur (voir rle de l'acheteur et du vendeur ci-dessus)

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Les groupes et les rles

Il exerce un travail de contrle au quotidien Le rle du comptable en dtail :

Rle du comptable En liaison avec l'acheteur

Menus Gestion des achats Commandes d'achats

Actions Recherche les commandes "vis par l'acheteur" Vrifie les commandes Valide la commande "Approuv par le fournisseur" Slectionner les factures l'tat "Brouillon" Confirmer les factures brouillon Vrifier l'criture dans le journal des achats

En liaison avec l'acheteur

Finances comptabilit Factures Factures fournisseurs Finances comptabilit Reporting Journaux Finances comptabilit Factures Factures clients Finances comptabilit Reporting Journaux

et

En liaison avec l'acheteur

et

En liaison avec le vendeur

et

Slectionner la facture brouillon gnre Confirmer la facture brouillon Vrifier l'criture dans le journal des ventes

En liaison avec le vendeur

et

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Les diffrents flux commerciaux d'InfoColl

IV -

IV
23 23

Le flux d'achat Le flux de vente

A. Le flux d'achat

Le processus d'achat

B. Le flux de vente

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Les diffrents flux commerciaux d'InfoColl

Le processus de vente

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V -

Acheter et vendre
Les achats et les ventes de la journe

V
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Acheter et vendre

A. Les achats et les ventes de la journe

Les achats
Passer les commandes d'achat que nous avons reues du gestionnaire des stocks : Catgories Cartes mres Consommables Rfrences 1315049 1315042 9900531 9900520 9900519 1640037 1624013 2128016 2128015 1002188 1002187 10 8 10 10 10 10 10 10 10 15 15 Quantits Fourniosseurs Act Service SAB

Disques durs crans Botiers

Nord Tech Act Service Nord Tech

Les ventes
Prparer les commandes de ventes reues des clients : Clients Mairie d'Agen Catgories Cartes mres Botiers Disques durs Toner crans Toner Botiers Disques durs crans Cartes mres Rfrences 1315042 1002187 1640037 9900520 2128016 9900531 1002188 1624013 2128015 1315049 1315042 1002187 3 3 3 2 4 2 3 3 2 4 3 3 Quantits

Mairie d'Astaffort

Mairie de Fumel

Mairie de sur Lot

Villeneuve Cartes mres Botiers

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