Commissariat la protection de la vie prive du Canada Notes aux tats financiers

pour lexercice termin le 31 mars 2004

1. Pouvoirs Le Commissariat la protection de la vie prive du Canada (le Commissariat ) a t cr en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en vigueur depuis le 1er juillet 1983. Le Commissaire la protection de la vie prive est un haut fonctionnaire du Parlement indpendant nomm par le gouverneur en conseil sur approbation par rsolution du Snat et de la Chambre des communes. Le Commissariat est rput tre un ministre aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il est dsign comme ministre dans lannexe 1.1 de la Loi et est financ par le gouvernement du Canada au moyen de crdits. Le Commissaire la protection de la vie prive rend compte de ses rsultats directement au Parlement. 2. Principales conventions comptables a) Prsentation Les tats financiers du Commissariat la protection de la vie prive du Canada ont t prpars conformment aux principes comptables gnralement reconnus du Canada. b) Crdits parlementaires Les activits du Commissariat la protection de la vie prive du Canada sont finances par le gouvernement du Canada au moyen de crdits parlementaires. Les montants des crdits parlementaires ne correspondent pas en tous points aux donnes des tats financiers prpars selon les principes comptables gnralement reconnus du Canada tant donn quils sont tablis en grande partie en fonction des besoins de trsorerie. Par consquent, les lments constats ltat des rsultats et ltat de la situation financire ne sont pas ncessairement identiques ceux financs par des crdits parlementaires. La note 4 dcrit la source et lutilisation des autorisations et prsente des donnes sommaires de rapprochement entre les deux mthodes dtablissement des rapports. c) Montant recevoir du Trsor Le fonctionnement du Commissariat est assur dans le cadre du Trsor, qui est administr par le receveur gnral du Canada. Toutes les rentres de fonds sont dposes dans le Trsor et toutes les sorties de fonds sont payes mme cette source. Le montant recevoir du Trsor reprsente le montant que le Commissariat peut tirer du Trsor, sans crdits supplmentaires, pour pouvoir sacquitter de ses obligations. Les liquidits nettes fournies par le gouvernement correspondent lcart entre toutes les rentres de fonds et les sorties de fonds, y compris les oprations entre les ministres et organismes. d) Dbiteurs Les dbiteurs sont les montants que lon sattend de recevoir. Une provision a t tablie pour les dbiteurs dont le recouvrement est jug incertain.

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e) Immobilisations Le Commissariat comptabilise comme immobilisations et amliorations locatives toutes les dpenses qui procurent des avantages sur plus dun an et dont le cot initial est de 2 500 $ et plus. Tous les lments de cette nature de moins de 2 500 $ sont passs en charges ltat des rsultats. Les logiciels et les amliorations locatives sont capitaliss prospectivement depuis le 1er avril 2001. Lamortissement est calcul selon la mthode de lamortissement linaire sur la dure de vie utile estimative des immobilisations : Catgorie dimmobilisations Matriel informatique Logiciels Autre matriel Vhicules Amliorations locatives f) Salaires et avantages sociaux Les salaires et les avantages sociaux sont passs en charges au fur et mesure quils sont gagns par les employs, selon leurs conditions demploi. Le passif au titre des salaires et avantages sociaux payer est calcul selon les conditions demploi des employs, aux taux de rmunration en vigueur la fin de lexercice et selon le nombre de jours non pays la fin de lexercice. Le passif au titre des vacances est calcul aux taux de rmunration en vigueur la fin de lexercice pour toutes les vacances accumules et non utilises. Le passif au titre des vacances la cessation demploi reprsente des obligations du Commissariat qui sont normalement finances par les crdits des exercices futurs. g) Prestations de dpart Le passif du Commissariat au titre des prestations de dpart est calcul partir du passif total du gouvernement tabli par calcul actuariel pour ce poste. Les prestations de dpart payer la cessation demploi reprsentent des obligations du Commissariat qui sont normalement finances par les crdits parlementaires des exercices futurs. h) Services reus gratuitement dautres ministres Les services reus gratuitement dautres ministres sont comptabiliss par le Commissariat comme charges dexploitation leur cot estimatif. Un montant correspondant est prsent ltat du dficit accumul. Dure de vie utile 3 ans 3 ans 10 ans 10 ans Dure du bail

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i) Cotisations au rgime de retraite Les employs admissibles du Commissariat participent au Rgime de pensions de retraite de la fonction publique administr par le gouvernement du Canada. Les employs et le Commissariat cotisent ce rgime. Les cotisations du Commissariat pour les services rendus au cours de lexercice sont passes en charges dans lexercice au cours duquel elles sont engages. Aux termes de la loi, le Commissariat nest pas tenu de verser des cotisations pour combler tout dficit actuariel du Rgime. j) Avantages sociaux futurs Le gouvernement fdral souscrit un rgime davantages sociaux (soins dentaires et soins de sant) auquel le Commissariat participe. ce titre, ses cotisations sont comptabilises au cot et passes en charges dans lexercice au cours duquel elles sont engages. Elles reprsentent lobligation totale du Commissariat envers le rgime. Le Commissariat nest pas tenu, aux termes de la loi, de verser des cotisations pour combler tout passif futur non capitalis du rgime. k) Incertitude relative la mesure La prparation des tats financiers selon les principes comptables gnralement reconnus du Canada oblige la direction faire des estimations et formuler des hypothses qui ont une incidence sur les montants des actifs et des passifs prsents la date des tats financiers et des revenus et des charges au cours de lexercice vis. Au moment de prparer les tats financiers, la direction a jug que les estimations et les hypothses retenues taient raisonnables. Les rsultats rels pourraient diffrer des montants estimatifs. Les principaux lments pour lesquels des estimations ont t faites sont la dure de vie utile prvue des immobilisations et les prestations de dpart. 3. Chiffres correspondants C'est le premier exercice pour lequel un jeu complet d'tats financiers, y compris un tat de la situation financire, un tat des rsultats, un tat du dficit accumul et un tat des flux de trsorerie, est prpar selon les principes comptables gnralement reconnus du Canada. Il n'est ni possible ni efficace par rapport au cot pour le Commissariat de prsenter certains chiffres correspondants car linformation ncessaire nest pas facilement accessible et il serait impossible de corroborer avec prcision certains chiffres de lexercice prcdent.

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4. Crdits parlementaires a) Rapprochement du cot dexploitation net et des crdits parlementaires utiliss : (en milliers de dollars) Cot dexploitation net lments nayant pas dincidence sur les crdits Amortissement des immobilisations Services reus gratuitement Variation des avantages sociaux Variation des prestations de dpart Total partiel lments ayant une incidence sur les crdits Acquisition dimmobilisations Variation des frais pays davance Total partiel Total des crdits utiliss 2004 12 071 $

(256) (1 432) 47 179 10 609

352 (34) 318 10 927 $ *

b) Rapprochement des crdits parlementaires vots et des crdits parlementaires utiliss (en milliers de dollars) Crdits parlementaires vots Dpenses de fonctionnement Cotisations aux rgimes davantages sociaux exigs par la loi Produit de lalination dimmobilisations 2004 10 491 1 238 1 11 730 $

Moins : Crdits prims Montants dexercices antrieurs recouvrer Crdits disponibles pour lexercice suivant Total des crdits parlementaires utiliss

(447) (355) (1) 10 927 $ *

* Ce montant est diffrent du montant non vrifi (11 092 000 $) inclus dans les Comptes Publics du Canada de 2003-2004. Ce montant tait calcul daprs la meilleure information disponible au moment de la prparation des Comptes publics.

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5. Dbiteurs (en milliers de dollars) Autres ministres Tiers Total 2004 226 28 254 $

6. Immobilisations
(en milliers de dollars)

Matriel informatique

Logiciels

Logiciels en dveloppement

Autre matriel

Vhicules

Amliorations locatives

Total

Cot au dbut de lexercice Additions Alinations nettes

607 $ 44 (34 )

44 $ 149 -

-$ 27 -

423 $ 77 -

24 $ -

-$ 55 -

1 098 $ 352 (34 )

Cot la fin de lexercice

617

193

27

500

24

55

1 416

Amortissement cumul au dbut de lexercice Alinations nettes Amortissement de lexercice Amortissement cumul la fin de lexercice Valeur comptable nette

236 (34 )

9 -

146 -

5 -

396 (34 )

180

27

40

256

382 235 $

36 157 $

27 $

186 314 $

7 17 $

7 48 $

618 798 $

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7. Prestations de dpart constitues Le Commissariat offre ses employs des avantages postrieurs lemploi en vertu dun rgime de prestations de dpart. Ce rgime nest pas capitalis et na donc pas dactifs, ce qui fait que le dficit du rgime est gal au passif au titre des prestations de dpart. Linformation sur le rgime est prsente ci-aprs.

(en milliers de dollars) Obligation au dbut de lexercice Charges de lexercice Prestations verses pendant lexercice Obligation la fin de lexercice Tranche court terme Tranche long terme Obligation la fin de lexercice

2004 1 417 104 (283) 1 238 47 1 191 1 238 $

$ $ $

8. Rsum des charges par catgorie (en milliers de dollars) Salaires et avantages sociaux Services professionnels et spciaux Locaux Transports et tlcommunications Entretien et rparations Amortissement Technologie de linformation Locations Services publics, matriel et fournitures Machines et matriel Total 2004 8 597 1 319 647 382 271 256 227 186 95 91 12 071 $

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9. Engagements Dans le cours normal de ses activits, le Commissariat a contract des engagements pour les exercices futurs. Les paiements annuels minimums se rpartissent comme suit :
(en milliers de dollars)

Total 19 $ 14 5 1 39 $

2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009 Total

10. Passif ventuel Il peut arriver que le Commissariat la protection de la vie prive du Canada devienne partie des actions en justice. Certaines des obligations qui en dcoulent peuvent devenir des passifs lorsquun ou plusieurs vnements se concrtisent. Dans la mesure o les vnements sont susceptibles de se produire dans lavenir et quil est possible de faire une estimation raisonnable des pertes, un montant estimatif est comptabilis comme passif et une charge est constate aux tats financiers. Aucun passif ventuel nest constat dans les tats financiers de lexercice termin le 31 mars 2004.

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11. Oprations entre apparents Le Commissariat est apparent en fait de proprit commune tous les ministres, organismes et socits dtat du gouvernement du Canada. Dans le cours normal de ses activits, il conclut des oprations avec ces entits. Au cours de lexercice, le Commissariat a pass en charges 3 172 478 $ au titre doprations conclues dans le cours normal de ses activits avec dautres ministres, organismes et socits dtat. Ce montant comprend les services reus gratuitement, dune valeur de 1 432 000 $, dcrits la note 12. 12. Services reus gratuitement Au cours de lexercice, le Commissariat a reu gratuitement des services dautres ministres, organismes et socits dtat, comme suit :

(en milliers de dollars) Locaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Cotisations correspondant la part de lemployeur des primes dassurance des employs payes par le Secrtariat du Conseil du Trsor Services de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Redressement du Rgime davantages sociaux pay par le Secrtariat du Conseil du Trsor Services de vrification du Bureau du vrificateur gnral du Canada Total

2004 647 $

538

3 64 180 1 432 $

13. Rgime de retraite Les cotisations au Rgime de pensions de retraite de la fonction publique reprsentent les obligations totales du Commissariat la protection de la vie prive du Canada et elles sont constates dans les comptes de lexercice. Pour lexercice termin le 31 mars 2004, les cotisations slvent 927 000 $. 14. Dficit accumul Le dficit accumul correspond lcart entre le financement et les charges constates, et reprsente surtout des oprations engages par le Commissariat pour des services qui devront tre financs dans lavenir. Les passifs au titre des prestations de dpart et des vacances en constituent une large partie. Les montants ncessaires doivent tre financs par les crdits parlementaires des exercices futurs mesure quils seront verss.

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15. Rapport spcial de vrification de septembre 2003 Comme lindique le rapport spcial de la vrificatrice gnrale du 30 septembre 2003, certaines oprations du Commissariat la protection de la vie prive, survenues entre septembre 2000 et juin 2003, ntaient pas conformes aux exigences en matire de gestion financire de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces oprations comprenaient des paiements irrguliers lancien commissaire, lautorisation tort de certains paiements et lencaissement illgitime de congs annuels. Pour donner suite au rapport, la direction a prpar et mis en uvre un plan de mesures correctives pour empcher que la Loi sur la gestion des finances publiques puisse tre viole lavenir et pour donner suite aux recommandations faites par le Bureau du vrificateur gnral dans le rapport de septembre 2003. De plus, le Commissariat a pris des mesures pour recouvrer les montants pays tort au cours de la priode de septembre 2000 juin 2003.