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Miseenplacedunoutildeformulairesetdegestionlectroniquedesprocessusmtiers(workflow)
autourduneplateformeSharepoint2013Apur1
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avril2014

Cahierdescharges
Miseenplacedunoutildeformulairesetdegestion
lectroniquedesprocessusmtiers(workflow)autourdune
plateformeSharepoint2013
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avril2014

1 PrsentationdelApur __________________________________ 2
1.1 Cration,missions __________________________________________________________ 2
1.2 Statutsetmembres _________________________________________________________ 2
1.3 Fonctionnement____________________________________________________________ 2
2 Contextegnralduprojet_______________________________ 3
2.1 Intranetactuel______________________________________________________________ 3
2.2 Lquipedepilotageduprojet_________________________________________________ 4
2.3 LespostesdetravailauseindelApur __________________________________________ 4
2.4 Lerseau__________________________________________________________________ 4
3 Prestationattendue ____________________________________ 5
3.1 Phasefermen1:acquisitiondunelicencelogicielleetmaintenance ________________ 7
3.2 Phasefermen2:installationdulogiciel ________________________________________ 7
3.3 Phasefermen3:formationdesadministrateurs_________________________________ 7
3.4 Phaseoptionnellen4bonsdecommande:assistancetechniquesousformede
journesdassistance,expertiseetconseil ______________________________________ 7
4 Propritsetdroits _____________________________________ 8
5 Modalitsdelappeldoffres _____________________________ 8
5.1 Contenudesoffres__________________________________________________________ 8
5.2 Conditionsdenvoietderemisedesoffres_______________________________________ 8
5.3 Critresdechoixduprestataire________________________________________________ 9
5.4 Calendrierdemiseenuvre__________________________________________________ 9
5.5 Duredelacommande ______________________________________________________ 9
5.6 Contact ___________________________________________________________________ 9
6 Avenants _____________________________________________ 9
7 Annexes______________________________________________ 9

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1 PrsentationdelApur
1.1 Cration,missions
L'Atelierparisiend'urbanisme(Apur)atcrle3juillet1967parleConseilde
Paris.

Ilapourmissiondesuivreetanalyserlesvolutionsurbaines,departiciperla
dfinitiondespolitiquesd'amnagementetdedveloppement,l'laborationdes
orientationsdelapolitiqueurbaineetdesdocumentsd'urbanisme,ainsiqu'la
prparationdesprojetsl'chelledeParis,desonaireurbaineoudetoutoupartie
delargionIledeFrance.

Acettefin,ilobserveetanalyselesvolutionslesvolutionsdeParisetdesa
mtropole,notammentpartirdesdonnesdmographiques,conomiqueset
socialesouimmobiliresconcernantlacapitalefranaiseetd'autresgrandesvilleset
peutengagerdesrflexionsprospectives,laborerdespropositionsd'actionsetdes
projetsd'amnagementlocaliss,ralisertoutestudesd'urbanismeou
d'amnagement,effectuerdesexpertisesouencorecontribuercellesci.

Ilpeutgalementeffectuertoutemissionoutudeserattachantdirectementou
indirectementsonobjetsocialoupouvantenfavoriserlaralisationpourses
membresoudescollectivitsoutablissementspublicsnonadhrents.
1.2 Statutsetmembres
L'ApurestuneassociationsansbutlucratifentrelaVilleetleDpartementdeParis,
l'Etat,laRgionIledeFrance,laChambredeCommerceetd'IndustriedeParis,la
RgieAutonomedesTransportsParisiens(RATP),laCaissed'AllocationsFamiliales
deParis(CAF),l'Etablissementpublicd'amnagementOrlyRungisSeineAmont
(EPAORSA)etParisMtropole.Ilestcontrlparuneassemblegnraleetun
conseild'administrationprsidsparAnneHidalgo,1readjointeauMairedeParis
chargedel'urbanismeetdel'architecture.
1.3 Fonctionnement
LApurcompteenviron80salarisetestorganisentroisplesdtudes(volutions
urbaines,volutionsenvironnementalesetrseaux,volutionssocitales),ainsi
quunpleressourcesetconnaissancesterritorialesincluantlabasededonnesde
rfrence,unsecrtariatgnraletdesmissionscommunication,mtropoleet
international.

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2 Contextegnralduprojet

En2012,lApursestdotdunintranetcollaboratifsoussystmeSharepoint2010,
migrenversion2013lt2013.
Cetteoutilpermetdorganiseruneplateformedetravailcollaboratifouverte
lensembledessalaris,visant:
centraliserlesdocumentslisauxprojetsdtude,denvaluerfacilement
ltatdavancementpardesindicateurs,,assurantunemeilleurematrisede
lagestionetconservationdesinformationsproduiteslchelledetoute
lentreprise;
desuivrelaffectationdutempsconsacrauxprojets,dansuneoptique
visantlaproductiondunecomptabilitdutempspass(parprojet/par
quipe/parcollaborateur).

2.1 Intranetactuel

Surlabasedecesobjectifs,lintranetdelApuratmisenplaceen2012selonles
caractristiquestechniquessuivantes:
- 1licenceSharePointFoundation2010,migrenSharePointEntreprise
2013lt2013,(OnPremise)installsurunserveurvirtualis(VMware)
avecunOSWindowsServer2008R2Standard64BitsSP1(12GodeRAM,
IntelXeonX56502,67GHz,DisqueslogiquesC:85Go,D:250Go,E:10Go)
- 1licenceSQLServerstandard2012installesurunserveurvirtualis
(VMware)avecunOSWindowsServer2008R2Standard64BitsSP1(12Go
deRAM,IntelXeonX56502,67GHz,DisqueslogiquesC:85Go,D:250Go)

Lintranetcomprendactuellement:
- Unepartieinformative(portailintranetavecdesactualitspublies
rgulirementpourlepersonneletdesbibliothquesdedocuments
organisesdansdesrubriques/menusconcernantlesdiffrentsaspectsdela
viedelentreprise).
- Desespacesmtierscollaboratifsouvertstoutoupartiedessalaris(10
soussites).
- Desespacesdegestiondeprojetouvertstoutoupartiedessalaris(une
centainedesoussites).
- Unoutildedclarationdestempsparprojetsousformedeliste(environ
12000enregistrementssaisisparlessalarisentrele1
er
janvieretle31
dcembre2013).
- Desoutilsdenquteoudelistes(recueildesbesoinsinformatiquesou
dincidentslogistiques,listedesdonnesderfrence,listedesprojets,
etc).
- Desliensversdautresapplicationsdelentreprise(gestiondes
demandesdecongs,revuedepresse,banqueimages,)

Lepoidsdelensembledelabaseestdenviron100Goau18mars2014.

Uneapplicationcomplmentairedechiffrage(SecuredeCollaborationdelasocit
Cryptzone)dedocumentssurSharePointatinstalleenfvrier2014sousla
formedunWSP.Cetteapplicationestpourlinstantdployesurunsitemtier
(RH).

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2.2 Lquipedepilotageduprojet

LeprojetSharePointauseindelApurestpilotpar2chefsdeprojetaccompagns
de4collaborateurs.

2.3 LespostesdetravailauseindelApur

LaquasitotalitdessalarisdelApuretstagiaires(unecentainedepostes)est
quipedepostesdetravailinformatiquessoussystmesWindowsXPPROet
Windows7(PRO64bits,pourtouslesnouveauxpostesinstallsdepuis2011).
LesutilisateursPCsontinvitsutiliserprfrentiellementlenavigateurInternet
Explorer8.0(pourlespostessousXP)oulaversion10.0.
9postessontdesMacintoshsoussystmeMacOS10.x.LesutilisateurssousMacOS
utiliseprfrentiellementlenavigateurinternetChromepouraccderSharePoint
maispeuventaussiutiliserFireFoxouSafari.Certainesfonctionnalitsduportailne
sonttoutefoispasaccessiblespourcesutilisateursaveclaversionSharePoint2013.

2.4 Lerseau

LesystmedemessagerieestbassurunServeurMicrosoftExchange2012.
Lerseau(ethernet)delAPURfonctionnesurdumatriel(switch)appartenantla
VilledeParisetdontlavitesseestde100Mb/s.
LaccsinternetdelAPURcomporteunelignefibreoptique30Gb/setuneligne
desecoursSDSL(etpourlestransfertsdefichiersetleserveurFTP).
LActiveDirectorydelAPUR(annuaireutilisateursdurseau:gestiondesdroits,
authentification,)eststructuretfonctionnesurlabasedegroupesdutilisateurs.
LeportailSharePointestaccessibleenmodeextranetauxsalarisdelApur
disposantduneadressemldelentreprise.Cetaccsestparamtrenmodeweb
tendueSSLsurunporthttpsetfiltrgrceunparefeuFortigate(modeIPS:
IntrusionPreventionSystem).
LApursouhaiteouvrirprogressivementlesespacesprojetsdespartenaires
extrieursdansdesconditionsdescuritetdegestiondesaccsetdesdroitsqui
restentdfiniravecleprestataireretenu.

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3 Prestationattendue

LApursouhaitedvelopperdenouveauxoutilsdegestioninterne,accessibles
depuissonintranet(etaussienmodeextranet).
Enparticulier,lApursouhaitesedoterdoutilspermettantladmatrialisationdune
sriedeprocdures(engagementsdedpenses,bonsdecommande,demandesde
cartesdevisites,gestionsdesarrivesetdpartsdesalaris,rservationdesallede
runionetmatriel,)ncessitantdunepartdesformulairesetdautrepartdes
workflowdapprobation.
LApurnesouhaitepasdedveloppementspcifiquemaisunoutilclenmaindont
lutilisationdoittreappropriableparlensembledessalarisetdontleparamtrage
et ladministration doit tre accessible par lquipe de pilotage, au travers dune
interface de modlisation des formulaires et des workflows connecte ou couple
SharePoint2013.

Prcisionssurlesspcificitsattenduesdeloutil

IntgrationdanslenvironnementtechniqueexistantdelApur
o Loutil propos devra tre complmentaire et sintgrer (et/ou se coupler)
la plateforme existante SharePoint en mode intranet et en mode extranet
(via URL https): gestion des listes, gestion des bibliothque de documents,
reporting.
o Cet outil devra sintgrer (et/ou se coupler) facilement au monde Microsoft
(Office/OutLookExchange/SQLServer/LDAP)
Exemple: utilisation possible (en lecture/criture) de tables externes (type
baseSQLServer)
o Mode web (navigateur IE de prfrence pour les utilisateurs Windows et
autresnavigateurspourlesutilisateursMACOs):lesutilisateursdeloutilde
workflow et de formulaire doivent pouvoir travailler indiffremment sous
MaccommesousPC.
o En option (non obligatoire dans la rponse des candidats), loutil pourra
proposer des solutions de connexions des applications mtiers tiers de
lApur (type Gestion des moyens de paiement, comptabilit, et paye sur le
progiciel SAGE, Gestion des congs absence sur le progiciel KELIO:
http://www.bodetsoftware.com/solutions/gestiondestempsetdesrh/logicielsdegestiondes
temps/pmepmi.html).
Permettreladmatrialisationdesrfrentielsetprocessusmtiers
o Interfaces de cration des workflow et des formulaires sans programmation
(insertions des composants par glisser dposer, fentre de paramtrage en
modetapepartapeparexemple)dansunenvironnementwebsipossible.
o Possibilit de rutilisation des composants processus et formulaires dj
crs.
Lemoteurdeworkflowdevrapermettre:
o lacrationdenumrod'identificationuniquepourtouslesworkflows.
o lagestiondecircuitsparalllesouensrie,desretoursarrires,desboucles,
dergles,dexceptions;
o la gestion des alertes par ml (avec relances paramtrables suivant des
critres de temps, dabsence) ou par listes SharePoint (liste des tches avec
indicateursderetard);
o dintgrer dans les emails des liens dynamiques permettant de rpondre
directement une tche (approuver / refuser: lancement et actions sur un
workflowdepuisuneapplicationtiercecommeSharePointouOutlook);
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o la gestion des annulations de tches en cours, dlgation, rassignation,
absences, coupure du workflow, gestion de l'escalade des actions en
fonctiondesdonnesduworkflow,;
o lagestiondesversionsdesworkflows;
o crationdeworkflowscomplexesavecdessousprocessus;
o la gestion des listes de tches dans SharePoint par utilisateurs , par autres
entits(service,fournisseur,etc)ouauniveauadministrateur;
o de rpondre des tches par lot (approuver ou refuser plusieurs tches en
unefois);
o de visualiser au niveau utilisateur ltat davancement de la tche en temps
relpouridentifierlesacteurs,lesventuelsblocages;
o unehistorisationdesvnementsaveclescommentairesassocis;
o un accs spcifique en mode administrateur avec une gestion des rgles de
scurit et des droits des utilisateurs, une gestion de tous les workflows en
cours, de lhistorique de tous les workflows, une gestion des ventuelles
erreurs.
Lemoteurdeformulairedevra:
o permettredecrerdesformulairesfacilement(sanscodeniprogrammation
etavecuneinterfacedetypewysiwyg);
o tre facilement personnalisable (intgration de logo, police de caractres,
pagination,listespuces:texteriche);
o permettrelagestiondetemplatesrutilisables;
o permettrelintgrationdedocumentsenpicejointe;
o tre utilisable indpendamment du moteur de workflow (par exemple avec
la cration de formulaires pour diter et visualiser des contenus listes
SharePoint);
o Enoption:permettrelagestiondeslanguesdanslerendudunformulaire;
o En option: permettre limpression ou lenregistrement PDF de
fiche/formulaire prformate ou aisment formatable (avec gestion des
sautsdepage),impressionlunitouenlots.
Lecandidatdevraprciserleslimites(nombredecaractreounombredelignes),si
ellesexistent,deschampstextedanslesformulaires.
Lemoteurdereportingdevraproposer:
o desstatistiquesprtesl'emploiettableauxdebord;
o des tableaux de bord personnalisables et filtrables sur des donnes du
workflow.
En annexe ce cahier des charges, deux exemples de formulaires et workflows
associsquelApursouhaiterapouvoirdvelopperdanslecadredecetteprestation.
Les candidats retenus au terme de lexamen des dossiers seront invits, au cours
dun entretien, prsenter en temps rel les modalits de paramtrage de lun de
cesworkflowauchoix.

Laprestationsedcomposeen3phasesfermesetunephaseoptionnellebonsde
commande.
Ilestdemandauprestatairedeproposersurchacunedesphasesfermesletemps
ncessairesonexcution,uneouplusieurssolutionstechniquesdenature
rpondrelattenteexprimesurchacundespointsetunprix,ventuellement
assortidevariantesouoptions.

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Miseenplacedunoutildeformulairesetdegestionlectroniquedesprocessusmtiers(workflow)
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3.1 Phasefermen1:acquisitiondunelicencelogicielleetmaintenance

Lescandidatsdtailleront:
- Lescaractristiquesdeloutilpropos:modalitsdintgration(et/ou
couplage)laplateformeSharePoint,lescomposantsdeloutil,linterface
administrateur,linterfaceutilisateur
- LadquationaveclademandespcifiquedelApur
- Lalanguedelinterfaceadministrateur(linterfaceutilisateurdoittreen
franais)
- Laideetladocumentationfournies(enprcisantlalanguedelecture)
- Lecotdacquisitiondelalicencepour80salarisdont6administrateurs
- Lecotdelamaintenanceannuelleetsadatededmarrage(partirde
lannenoun+1dulancementdelaprestation)
- Lecotdesmodulesoptionnels(connexionaveclesapplicationsmtiertype
SAGE)

3.2 Phasefermen2:installationdulogiciel

Lescandidatsindiqueront:
- Lesmodalitsdinstallationdeloutil:besoinventueldunserveurddi,
installationenrecetteoudirectementenproduction
- Letempsdinstallation
- Lesmodalitsdedocumentationetdetransfertdecomptence
- Lecotdelinstallation

3.3 Phasefermen3:formationdesadministrateurs

Lescandidatsindiqueront:
- Leurprconisationenmatiredeformationdesadministrateursappels
crerdesformulairesetworkflowavecloutil:dure,format(inter
entrepriseouinterne,priseenmainpratique),prrequis,profils.
- Lecotdelaformation,ventuellementselonplusieursoptions.

Loutildevrapermettreuneappropritationparlesutilisateurssansformation.

3.4 Phaseoptionnellen4bonsdecommande:assistancetechnique
sousformedejournesdassistance,expertiseetconseil

LApurenvisagedesedoterdunaccompagnementluipermettantdesolliciterune
TMAsousformedassistancetlphonique,avecpossibilitdepriseenmain
distance,ousursite,permettantdaccompagnerlApurdanslacrationdeWF
spcifiquesetcomplexes,dersoudredesbugs,dutiliserunefonctionnalit
avance.Cetteassistanceneseraaccessiblequauxadministrateursdsignspar
lApuretnonlensembledessalaris.

Lecandidatprcisera:
- Lesmodalitsproposespourunetelleassistance,notammentla
mobilisationdeprofilstechniquesdiffrentsselonlesdemandes,une
gestionparticketsetsonoutildegestion,ledlaidepriseencomptedes
demandes.
- Soncotselondventuellesvariantes.

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Leprixdecettephaseoptionnelleseradfiniparanneglissante,lelancementde
cettephasepouvantinterveniraucoursdelanne1delaprestationtranches
fermesouaucoursdesannessuivantessicelleciestreconduite.

4 Propritsetdroits

LApurestpropritairedelensembledesdocumentsproduitsdanslecadredecette
mission.

5 Modalitsdelappeldoffres

5.1 Contenudesoffres

Lesoffresrpondantlaprsenteconsultationdevrontcomporter:
- uneprsentationduprestataireetdesonchampdecomptencesetdactivits;
- uneprsentationdelquipespcifiquementmobilise(comptenceetniveau
dexpertise)pourmettreenuvrelacommande;
- desrfrencesdeprestationssimilairesoupertinentes,sipossiblesousformede
lienwebet/oudecontactsmels;
- unenotedapprciationsurlacommandeproposantuneouplusieurssolutions
techniquesdenaturerpondrelattenteexprimesurchacundespoints,le
prestatairetantlibredefairetoutepropositionquiluisembledenature
amliorersarponseauxattentestellesquedfiniesdansleprsentcahierdes
charges;
- enrponsechacundespointsducahierdescharges,conformmentau
bordereaudesprixjoint:
o untableaudtailldescotspourchaquetranche
o undlaiindicatifdemiseenuvredelaprestationdesphases1et2.
o unepropositiondecontenuetduredeformationpourlesadministrateurs
- unedclarationsurlhonneurdmentdateetsignparlecandidatpourjustifier
quilasatisfaitauxobligationsfiscalesetsociales,quilnapasfaitlobjetdune
interdictiondeconcourir,quilnapasfaitlobjet,aucoursdescinqdernires
annes,dunecondamnationinscriteaubulletinn2ducasierjudiciairepour
infractionsvisesauxarticlesL.3249,L.32410,L.3416,L125etL1253du
codedutravail.
- unextraitKBIS
- silecandidatestenredressementjudiciaire,lacopieduoudesjugements
prononcsceteffet
- danslecasdunecocontractanceoudunesoustraitance,detoutoupartiedela
prestation,ledtaildelarpartitiondesmissionsdoittreprcis.

5.2 Conditionsdenvoietderemisedesoffres

Lesoffresdevronttre:
- soitadressessousplipostalPascaleThomas,Apur,17BdMorland,75004
Paris;
- soitdposesdirectementauprsdusecrtariatdelaDirection,17Bd
Morland,Paris4
e
,16
e
tage,bureau16085,de9h12hetde14h17h.
danslesdlaisprcissdanslecalendrierdemiseenuvreciaprs.
Desaccussderceptiondesoffresserontadresssparmlauxcandidats.

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5.3 Critresdechoixduprestataire

Lesoffresdescandidatsserontapprciesselonlescritressuivants:
- Adquationfonctionnelleentreloffreproposeetlecahierdescharges;
- Prixdelaprestation;
- Rfrencespourdesprestationssimilairesauprsdautresclients,le
prestatairepourranotammentproduiredessitesprsentantdes
caractristiquessimilairescellesattendues;
- Propositiondesolutionsinnovantesenrponseauxobjectifsfixsdansle
cahierdescharges.
Lesoffresretenuessurcettebasepourronttredpartagesparunentretien
permettantdvaluerplusfinementlarponsechacundescritres.

5.4 Calendrierdemiseenuvre

Miseenligneduprsentcahierdescharges:mardi1
er
avril2014
Datelimitededptdesoffres:mardi29avril2014
Analysedesoffres:dumercredi30avrilauvendredi9mai2014
Propositiondeleurdatedentretienauxprestatairesslectionnssur
labasedesdossiers:lundi12etmardi13mai2014
Phasedentretienaveccesprestatairesslectionns:lundi26mai
aprsmidietmardi27mai2014
Notificationduchoixauxcandidats:mardi3juin2014
Dmarragedelaprestation:lundi9juin2014

5.5 Duredelacommande

Tranchesfermes:
Pourlestranches1,2et3,lacommandeestconcluepourladurede
miseenuvredelaralisationdelaprestation;
Pourlatrancheconditionnellen4,lacommandeestconcluesurlabase
debonsdecommandessucessifspouruneprioded1anrenouvellable3
fois

5.6 Contact

Pourtoutequestion,lespersonnesintressessontinvitescontacterlApur
exclusivementvialadresseappelsdoffres@apur.org

6 Avenants

Lescommandespassesdanslecadredecetteconsultationpourrontfairelobjet
dunavenantpourdescommandescomplmentaireshauteurde20%dumontant
totaldes4tranchesfermes.

7 Annexes

Lesannexessontconsultablesaprsdemandedaccrditationladressesuivante:
http://www.apur.org/user/register/extranet43(rubriqueextranetdanslemenu
horizontal).
Aprsvalidation,laccslExtranetOutildeformulairesetdeworkflowautour
duneplateformeSharepoint2013seraouvert.