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Manuel de lUtilisateur

Time Report est un logiciel de contrle dhoraire et d accs, conu spcialement en pensant votre
entreprise.

Time Report

Index

Installer Time Report ......................................................................... 4


1.

Configuration minimum ..................................................................................... 4


Installation du logiciel version complte.............................................................................4
Installation de Time Report - version dactualisation .............................................................5

2.

Lancer Time Report .......................................................................................... 7

3.

Comment obtenir de laide ................................................................................ 8


Utiliser lAgent......................................................................................................................8

Configurer et Prparer Time Report .............................................. 10


4.

Enregistrement et configuration des terminaux............................................... 10


Enregistrement des terminaux ........................................................................................... 10
Configuration des terminaux .............................................................................................. 12

5.

Planification des emplois du temps ................................................................. 20


Codes de traitement........................................................................................................... 20
Plans journaliers ................................................................................................................ 23
Plans de travail .................................................................................................................. 30

6.

Dfinition de la structure dorganisation de lentreprise .................................. 33


Sections ............................................................................................................................ 33
Dfinir les employs........................................................................................................... 34
Dfinir les vacances des employs .................................................................................... 38
Dfinir les absences prvues des employs ....................................................................... 39
Dfinir des chelles et des plans journaliers substituts ....................................................... 40
Dfinir les jours fris ........................................................................................................ 41

7.

Mise jour de la structure dorganisation ....................................................... 41

Saisie et Traitement des Donnes ................................................. 43


8.

Saisir les pointages......................................................................................... 43

9.

Traiter les pointages ....................................................................................... 44

10. Vrifier et corriger les rsultats ....................................................................... 45


11. Consulter les rsultats .................................................................................... 48
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Consulter les pointages...................................................................................................... 48


Consulter les totaux ........................................................................................................... 50
Consulter les carts ........................................................................................................... 51
Consulter les horaires des employs.................................................................................. 52
Consulter les employs prsents et absents ...................................................................... 52

12. Exporter les donnes pour logiciels de traitement de salaires ........................ 53


Format des champs de texte et des champs numriques ................................................... 55
Options de signes .............................................................................................................. 56
Spcification de la largeur .................................................................................................. 56
Spcification de la prcision ............................................................................................... 56

Notions Avances ............................................................................ 59


13. Administration de lapplication ........................................................................ 59
Entreprises ........................................................................................................................ 59
Utilisateurs......................................................................................................................... 61
Modules............................................................................................................................. 62
Bases de donnes ............................................................................................................. 63

14. Fonctionnalits avances ............................................................................... 64


Configurer la saisie automatique des pointages ................................................................. 64
Envoyer des messages aux employs ............................................................................... 64
Configurer les incidents et les sorties en service ................................................................ 67

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Installer Time Report


Ce chapitre contient des instructions rapides et simples pour installer et commencer utiliser
Time Report. Il explique galement comment utiliser laide en ligne.

1. Configuration minimum
La configuration ncessaire au Time Report est la suivante:
 Ordinateur compatible IBM PC;
 Processeur Pentium 90Mhz ou suprieur;
 Disque dur avec 50 Mo despace libre pour une installation complte;
 16 Mo de mmoire RAM (32 Mo conseill);
 Lecteur CD-ROM;
 Souris ou dispositif compatible ();
 Systme dexploitation Windows 95/98/2000 ou NT, dj install.
 Un ou plusieurs terminaux Acronym compatibles (Evolution I / II / Bio / 3 / 3 Bio, OutLock I / II / 3 / 3
Bio, miniSCAN 3).

Installation du logiciel version complte


La version complte de Time Report est idale pour les utilisateurs qui nont encore aucune version
de Microsoft SQL Server install. Avec cette version, Microsoft SQL Server 2005 Express, un serveur
de bases de donnes SQL gratuit fourni par Microsoft, sera install.
Pour installer SQL Server et TimeReport, allumez votre ordinateur, attendez quil est termin son
dmarrage et excutez les pas suivants:

Commencez par insrer le CD dinstallation de Time Report pour accder au programme de


bienvenue. Si la fonction Autorun est dsactive, cliquez sur Dmarrer et sleccionez
Excuter, crivez unit:\dinstaller.exe, le mot unit correspondant la localisation de votre
unit de CD-ROM, puis cliquez sur OK;

Slectionnez Installer Time Report SQL (Complet)

Suivez les pas indiqus par linstallateur et patientez jusqu ce que linstallation du
programme soit conclue.

Aprs avoir copi tous les fichiers, le programme dinstallation vous demandera srement si vous
souhaitez redmarrer votre PC. Si cest le cas, il est conseill de laisser le programme dinstallation
redmarrer lordinateur de faon garantir que tous les fichiers soient installs correctement.

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Installation de Time Report - version dactualisation


La version dactualisation de Time Report est conseille pour ceux qui ont dj Time Report install et
veulent peine lactualiser, ou alors pour ceux qui ont dj une version de Microsoft SQL Server
installe et qui ne veulent pas installer Microsoft SQL Server 2005 Express. De cette faon, le
programme dinstallation ninstalle que Time Report, sans aucun systme gestionnaire de bases de
donnes. Cette version de Time Report peut tre utilis avec Microsoft SQL Server 2000 (ou MSDE)
ou suprieur (en incluant les versions Express).
Actualisation de Time Report
Si vous avez dj Time Report install, son actualisation pourra tre faite trs facilement. A partir du
programme de bienvenue, slectionnez loption Installer Time Report SQL (actualisation). Suivez les
instructions du programme dinstallation. Aprs linstallation, vous pouvez utiliser Time Report de
suite.

Installation dans une nouvelle instance de SQL Server

Pour installer une nouvelle instance de SQL Server, il faut avoir un CD Microsoft SQL Server ou, pour
ce qui est des versions Express, le programme dinstallation.

Initialisez linstallation de SQL Server, comme si ctait la toute premire fois.

Si ce nest pas la premire fois que vous installez ce programme, une fentre avec une option
pour crer une nouvelle instance SQL Server apparatra lcran. Slectionnez cette option.

Vous devrez choisir ACRONYM pour le nom de linstance.

Choisissez Mixed Mode pour le mode dauthentification et introduisez acronym pour le mot de
passe correspondant lutilisateur sa.

Attendez que linstallation de SQL Server soit termine et installez Time Report en suivant les
pas de la section Installation dans une instance de
SQL Server dj existante.

Installation dans une instance de SQL


Server dj existante

Cette option est gnralement loption prfre par les


utilisateurs puisque elle permet dconomiser des
ressources sur lordinateur, tant donn quil nest pas
ncessaire dinstaller une nouvelle instance de SQL
Server. Cependant, il pourra y avoir des problmes de
conflits avec dautres bases de donnes dj existantes.
Dans ce cas, il vaudra mieux installer Time Report dans
une nouvelle instance de SQL Server, comme expliqu
ci-aprs.

Il
faut
que linstance
existante
supporte
lauthentification mixte (Mixed Mode Authentication).

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Installez la version dactualisation de Time Report, comme expliqu dans la section prcdente,
mais pour le moment nexcutez pas encore Time Report.

Dans l Explorateur de Windows, naviguez jusquau dossier o vous avez install Time Report
(normalement a devrait tre dans C:\Programmes\Time Studio). Excutez lapplicatif
SQLTools.exe. Cet applicatif aura laspect de la figure de droite.

Cliquez sur le bouton Avances et spcifiez les donnes de linstance de SQL Server, le nom
de lutilisateur et le mot de passe respectif. Cliquez sur OK pour enregistrer ces options.

Cliquez sur le bouton Parcourir de la bote Liaison au SQL Server et naviguez jusquau
dossier qui contient les fichiers TimeReport.mdf,
TimeStudio.mdf et Acronym.mdf (le dossier o les
fichiers sont hbergs est normalement dj choisi
par dfaut).

Ensuite, cliquez sur le bouton Attacher puis


patientez. Aprs les bases de donnes avoir t
agrges correctement, vous pouvez lancer Time
Report.

Lors du dmarrage de Time Report, la fentre de la


figure d ct pourra apparatre lcran. Spcifiez
nouveau le nom de linstance SQL, le nom de
lutilisateur et le mot de passe. Vous devrez procder
de cette manire trois fois (une pour chaque base de
donnes de Time Report).

Une fois avoir pass cette tape, vous pourrez


commencer utiliser Time Report.

Installation de Time Report sur lordinateur dun client (en utilisant les bases de
donnes dun serveur)

Pour ce type dinstallation, il ny a pas besoin dinstaller SQL Server sur lordinateur du client. Time
Report utilisera les bases de donnes existantes sur lodinateur serveur, branch lautre travers
Ethernet.

Installez dabord Time Report sur lordinateur serveur,


en utilisant nimporte lequel des points prsents
prcdemment.

Vous devez vrifier sur le serveur si vous avez les


permissions
daccs
ncessaires.
Dabord,
additionnez une exception dans le Firewall de
Windows pour le programme sqlservr.exe. Dans les
versions 2000 et MSDE, ce programme est localis
dans
C:\Program
Files\Microsoft
SQL
Server\80\Binn; dans la version 2005 et suprieures
il se trouvera dans C:\Program Files\Microsoft SQL
Server\MSSQL.1\MSSQL\Binn.

Dans les versions SQL 2005 et suprieures, vous


devrez galement excuter lapplicatif SQL Server

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Configuration Manager, et vous certifiez que le service SQL Server Browser est en cours (si ce
nest pas le cas, initialisez-le).

Installez la version dactualisation de Time Report en suivant les pas de la section Actualisation
de Time Report.

Excutez Time Report pour la premire fois. La fentre de la figure ci-dessus apparatra
lcran.

Dans cette fentre, insrez le nom de linstance SQL de lordinateur serveur, le nom de
lutilisateur et le mot de passe daccs. Vous devrez procder de cette faon trois fois de suite
(une pour chaque base donnes de Time Report).

Aprs avoir russi une connexion la base de donnes de lordinateur serveur avec succs,
Time Report dmarre et vous pouvez enfin commencer lutiliser.

2. Lancer Time Report


Pour lancer Time Report, vous devrez en premier lieu, travailler avec le systme dexploitation
adquat, puis accder la liste des programmes en cliquant sur Dmarrer, aprs quoi il sera
possible de visualiser et accder aux programmes, o il suffira alors de lancer Time Report:

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3. Comment obtenir de laide


La plupart des utilisateurs, indpendamment de leur niveau de connaissances en informatique ou de
contrle horaire, fini toujours par avoir besoin de consulter laide disponible dans lapplication.
Le systme daide peut tre consult en slectionnant loption Contenu du menu Aide ou en
appuyant sur la touche F1.
Il est possible de parcourir laide, suivant trois mthodes diffrentes :

1 En effectuant une recherche laide dun index, qui au moyen dun systme de ramifications,
permet de trouver linformation recherche.
2 A travers laide intuitive, qui permet de slectionner parmi tout les sujets disponibles, celui qui
pourra le mieux vous venir en aide.
3 En utilisant loption rechercher, qui permet daccder tout les sujets daide existant sur votre
domaine de recherche.

Utiliser lAgent
Pour toute question sur Time Report, vous pouvez demander de laide lAgent.
LAgent fournit automatiquement des sujets daide ainsi que des suggestions sur des tches
excutes en suivant votre travail.

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Par exemple, lorsque lutilisateur se trouve dans une fentre, effectue une tche prcise et quil a un
doute, il lui suffit de cliquer () sur lagent et ce dernier lui montre tout les sujets daide lis ce que
celui ci est en train de faire, travers une bulle daide (voir fig.).
Cest travers la bulle daide de lAgent quil est possible de choisir
lagent utiliser ainsi que les caractristiques de son comportement,
en cliquant sur longlet Options.
Dans cette bulle daide, il est galement possible, e, cliquant () sur
longlet "Astuces", lAgent fourni alors certains conseils dutilisation,
de faon plus efficace, toutes les possibilits de Time Report.
Il est possible de choisir entre trois Agents diffrents. Tous
prviennent lutilisateur lorsque celui ci effectue une tche incorrecte
ou commet des erreurs, et propose alors des conseils et diverses
informations pour une meilleure utilisation du programme.

Gnie

Robot

Magicien

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Configurer et Prparer Time Report


Ce chapitre dcrit toutes les configurations ncessaires pour que Time Report soit en bon tat
de fonctionnement, depuis la configuration des terminaux, jusqu lenregistrement des employs, en
passant par saisie des emplois du temps.
Aprs cette tape, le travail de lutilisateur se rsumera la saisie et le traitement des pointages.

4. Enregistrement et configuration des terminaux

Enregistrement des terminaux


Avant de tenter lenregistrement dun terminal, certifiez-vous de possder le code denregistrement
respectif, car sans ce code certaines fonctions de Time Report, comme laccs de plus de cinq
employs, seront inhibes.
Pour enregistrer un terminal donn il faut procder de la faon suivante:
1 Pour activer la fentre des Terminaux, il faut slectionner
Configurations.

Terminaux dans le menu

2 Dans cette nouvelle fentre, il faut cliquer sur longlet Nouveau Terminal partir de la barre
doptions. Une bote de dialogue apparat alors o il faut choisir le type de connexion tablie entre le
PC et le terminal :
Local - terminal connect au port en srie ou au port USB du PC;
Modem - terminal connect au PC par modem via une ligne tlphonique;

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Rseau - terminal connect un autre PC en


ligne possdant
lapplication "DRemote"
installe;
TCP/IP terminal connect au PC par rseau
Ethernet. Pour ce type de terminal il faut insrer
un masque rseau dadresse IP ncessaire
pour la dtection du terminal.
Note: Le masque rseau dadresse IP dpend de
ladresse IP attribue lordinateur et du masque de
sous-rseau. Par exemple, si lordinateur possde une
adresse IP 192.168.0.1 attribue, et que le masque
de sous rseau est 255.255.255.0, le masque
dadresse ncessaire sera 192.168.0.255. Mais si le
masque de sous-rseau est 255.255.0.0, le masque
dadresse utiliser sera alors 192.168.255.255.
A la fin cliquez sur longlet "Dtecter".
3 Si un nouveau terminal est dtect, et si le moyen de
communication est TCP/IP, une nouvelle bote de dialogue
apparat dans laquelle il faut attribuer une adresse IP au
terminal. Aprs cette tape, ou un autre mode de
communication, la dtection est acheve et laisse apparatre une icne, sur laquelle il faut doublecliquer, pour pouvoir enregistrer le terminal.

Si aucun terminal nest dtect, cela est peut tre d au fait que :
 La ligne de donnes est peut-tre mal branche (fils coups, prises mal branches etc.) ;
 Lalimentation du terminal est dbranche ;
 Vous tenter de dtecter un terminal dj enregistr (vrifiez la fentre des terminaux) ;
 Vous avez dpass le nombre limite du convertisseur RS232/RS485 ;
 Les terminaux sont tous enregistrs.
Si un terminal est apparu, mais que son nom ne correspond
pas au modle du terminal install, cest parce que deux
terminaux ou plus sont en train dtre enregistrs
simultanment.
Si un terminal est apparu mais lorsque lon double-clique
dessus, il ne se passe rien, cela peut indiquer que la ligne de
donnes est mal branche.
4 Dans la bote de dialogue Nouveau Terminal, saisissez le
code denregistrement correspondant au numro de srie indiqu. Cliquez sur OK pour terminer
lenregistrement du terminal.

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5 Une fois le code correctement saisit, la bote de dialogue apparat et le terminal apparat dans la
fentre principale des terminaux.

Configuration des terminaux


Tous les terminaux enregistrs se trouvent dans la fentre des terminaux.
Si vous double-cliquez sur un des terminaux, ou faites un clique droit sur la souris et choisissez
Proprits du menu popup, la fentre Proprits du Terminal apparat votre cran. Cette fentre
permet de configurer toutes les fonctions relatives au terminal slectionn.
Laspect de la fentre de proprits varie selon le type de terminal slectionn, ainsi que les fonctions
relatives ce dernier. Les fentres de proprits prsentes dans ce manuel concernent les
terminaux Evolution 3/3 Bio.
Une fois le processus de configuration termin, vous pouvez valider les modifications effectues en
appuyant sur longlet OK ou sortir sans valider les changements effectus en appuyant sur longlet
Annuler.

Evolution 3/3 Bio


Display
Le sparateur "Display" du modle Evolution 3 et du modle
Evolution 3 Bio est sensiblement diffrent des autres
terminaux. Au lieu de configurer le texte dsir pour quil
apparaisse sur lcran du terminal, celui-ci est slectionn
parmi les crans graphiques prdfinis. Les crans sont
personnalisables partir dune application externe le
TimeDraw o il est possible dinsrer des formes, du texte,
des bitmaps ainsi que des films monochromes. Les fichiers
crs par ce programme ont une extension c.drw et doivent
tre placs dans le dossier Ecrans dans le dossier
dinstallation Time Studio.
La liste des crans disponibles dans la bote Display
montre les fichiers au format TimeDraw disponibles. Sil
existe un fichier Prdfini, il est lcran prdfini de ce
terminal, lcran prdfini du terminal ntant pas disponible
en fichier. En slectionnant un des noms de la liste, un
aperu de lcran est visible, avec toutes les figures et les
animations incluses.
Apres avoir slectionner lcran, si vous le souhaitez cliquer sur "Envoyer vers le terminal", pour que
lcran soit visible sur le terminal.
Note: lenvoi dun cran vers le terminal implique la suppression de lcran actuel du terminal, et ne
peut pas tre annul (si vous appuyez sur le bouton "Annuler" lcran prcdent napparatra pas
nouveau sur le terminal). Cependant, si lcran prcdent est disponible dans votre liste, vous pourrez
nouveau lenvoyer.

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Fonctionnement
La fentre de fonctionnement contient les options de
configuration de base des terminaux Evolution 3 et Evolution 3
Bio. Elle est divise en trois parties : la premire pour les
terminaux de pointage, la seconde avec les options de contrle
daccs, et la troisime avec les spcifications des lecteurs
externes branchs.
Les options disponibles sont :

Montrer numro Prcise si le terminal doit montrer le nom


et le numro de badge de lemploy au moment du pointage.
Par dfaut, le terminal ne montre que le nom de lemploy.

Dbrancher lecteur RFID interne Dconnecte le lecteur


de badges RFID interne. Restent disponibles le clavier
(PIN), le lecteur biomtrique ainsi que les lecteurs externes.

Garder des pointages invalides Indique que le terminal doit enregistrer les pointages de
personnes non enregistres ou demploys enregistrs en dehors de leur priode daccs. La
pointage sera enregistre comme une pointage invalide.

Interdire pointages rptes durant X minutes En activant ce paramtre le mme employ


ne peut faire des pointages rptitives sur le mme terminal durant un laps de temps dtermin,
dans ce cas seule le premier pointage est alors enregistre. La bote de configuration doit tre
valide avec le temps dsir en minutes.

Mode didentification Ce paramtre prcise la faon dont les employs doivent faire leurs
pointages. Il fonctionne conjointement avec les options "Accepte badge" et "Accepte PIN" de la
bote de dialogue des paramtres avancs dans la fiche de chaque employ. Dans la bote de
mode didentification les options suivantes sont disponibles:

Options disponibles
Nom pour
Evolution 3 Bio

Nom pour
Evolution 3

Explication

Simple a/ Bio

(nexiste pas)

Un seul pointage, lecteur Bio connect

Simple s/Bio

Simple

Un seul pointage, lecteur Bio dconnect

Double a/ Bio

(nexiste pas)

Deux pointages de suite, lecteur Bio connect

Double s/ Bio

Double

Deux pointages de suite, lecteur Bio dconnect

Conjointement avec les options "Accepte badge" et "Accepte PIN" de chaque employ, on obtient une
vaste gamme doptions sur les modes de pointage des employs. Le tableau suivant montre toutes
les options de pointage de chaque employ en fonction des paramtres de cet employ et du terminal
o il effectue son pointage.

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Options de
lemploy

 Accepte badge
 Accepte PIN

 Accepte badge
 Accepte PIN

Options du terminal
Simple a/ Bio

Simple s/ Bio

Double a/ Bio

Double s/ Bio

Badge (Inv.)

Badge (Inv.)

Badge (Inv.)

PIN (Inv.)

PIN (Inv.)

PIN (Inv.)

Badge

Badge + Bio

Badge

PIN (Inv.)

PIN (Inv.)

PIN (Inv.)

PIN

PIN + Bio

PIN

Badge (Inv.)

Badge (Inv.)

Badge (Inv.)

Badge

Badge + Bio

PIN

PIN + Bio

Badge (Inv.)

Badge + Bio (Inv.)

PIN (Inv.)

PIN + Bio (Inv.)

Bio
Badge (Inv.)
PIN (Inv.)

Badge
Bio
PIN (Inv.)

 Accepte badge
 Accepte PIN

PIN
Bio
Badge (Inv.)

Badge
 Accepte badge
 Accepte PIN

PIN

Badge + PIN (*)

Bio
Badge (Inv.)

Employ non
enregistr

PIN (Inv.)

Badge + PIN (*)


(Inv.)

Bio (Inv.)

(Inv.) Nenregistre le pointage que si cette dernire est invalide et si le paramtre "Garder des pointages
invalides" est activ.
(*) Le numro du PIN est le mme que celui du badge.

Note: Le choix du mode didentification du terminal est inhib si des pointages sont collecter sur ce
mme terminal. Il est ncessaire de recueillir les pointages du terminal avant de modifier le mode
didentification.

Activer Gche Active le contrle daccs du terminal, en prcisant quen effectuant un pointage
valide le terminal doit activer le loquet dune porte (par exemple). Notez que la gche doit tre
branche lun des connecteurs du terminal.

Valider horaire daccs Prcise si le terminal doit autoriser le pointage aux employs en
dehors de leurs heures de prsence.

Accepter des badges non enregistres Prcise que le terminal ne doit pas vrifier si
lemploy est enregistr ou non, en acceptant tous les employs. Si cette option est active, les
options du mode didentification sont remplaces par celle prsentes dans le tableau suivant,
pour tous les employs y compris ceux qui ne sont pas enregistrs.

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Options
employs

Options du terminal
Simple a/ Bio
Badge

Tous les modes


possibles

Code PIN
Bio

Simple s/ Bio

Double a/ Bio

Badge

Badge + Bio

Code PIN

Code PIN + Bio

Double s/ Bio

Badge + Code
PIN (*)

Gche invers Prcise que lactivation de la gche doit tre inverse (le terminal dsactive le
connecteur pour ouvrir la porte).

Temps dactivation Dlais pendant lequel la gche est ouvert aprs un pointage.

Lecteur externe primaire et Lecteur externe secondaire Il faut spcifier ici quels sont les
types de lecteurs externes connects au terminal. Les options disponibles sont alors les
suivantes :
o
Lecteur magntique;
o
Lecteur RFID;
o
Clavier;
o
Input.

Options
La fentre des options contient les options de configuration pour
les fonctionnalits avances spcifiques des terminaux Evolution
3 et Evolution 3 Bio.
Les options disponibles sont expliques ci-dessous :

Options des Lecteurs Ce contrle dfini le type de


pointage tre faite par les lecteurs internes et externes du
terminal. Celle ci peut-tre directement dfinie comme un
pointage dentre ou de sortie, en fonction du lecteur o elle
est faite. Il peut tre ncessaire de changer cette valeur pour
activer certaines fonctionnalits dans cette fentre (voir
description plus bas).
Les options disponibles sont les suivantes :
o

Normal Le pointage est dfini comme variable, et peut tre considre comme dentre
ou de sortie en accord avec la mme configuration dans le Time Report.

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Lecteur Primaire Entre; Secondaire Sortie Le pointage est automatiquement


considr comme une entre si elle est faite sur le lecteur externe primaire ou sur un lecteur
interne, ou comme une sortie si elle est faite sur le lecteur externe secondaire.
Lecteur Primaire Sortie; Secondaire Entre Le pointage est automatiquement
considr comme une sortie si elle est faite sur le lecteur externe primaire ou sur un lecteur
interne, ou comme une entre si elle est faite sur le lecteur externe secondaire.

Note: Tous les lecteurs internes des terminaux Evolution 3 et Evolution 3 Bio (lecteur RFID, lecteur
biomtrique et le clavier) sont considrs comme des lecteurs primaires. Le seul lecteur considr
comme secondaire, sera le lecteur externe connect la porte du lecteur secondaire du terminal.

Activer anti-passback Lanti-passback est un mode spcial de contrle daccs suivant lequel
un employ ne pourra pas enregistrer deux entres ou deux sorties de code la suite. Avec
lactivation de ce paramtre, lemploy doit alterner pointages dentre est pointages de sortie
pour activer la gche. En procdant ainsi il est possible de, partie de la saisie des pointages, si
lemploy est dans lentreprise ou non.
Notes:
o
o

Il nest possible dactiver lanti-passback que si loption du lecteur choisi nest pas la
Normale.
En cas derreur, il est possible de forcer la prsence ou labsence dun employ en
slectionnant loption disponible dans la bote de dialogue des paramtres avancs de la fiche
de lemploy.

Activer incidents Ce paramtre actif loption denregistrement des incidents sur le terminal. Par
incident il est entendu toute situation que lemploy doit signaler pendant son service. Les entres
et les sorties pendant les heures de travail sont galement considres comme des incidents sur
le terminal. Il faut mettre jour le terminal pour envoyer les codes dincidents ce mme terminal.
Lincident est marqu sur le terminal en appuyant sur la touche F2, suivie du code dincident et de
lidentification de lemploy.

PIN pour incidents Si cette option est active, lemploy devra insrer un code daccs pour
incidents, aprs avoir valid la touche F2 et avant dinsrer le code incident. Avec ce mode,
lintroduction dincidents par des employs non autoriss est impossible. Le code PIN doit tre
choisi et saisi dans la bote de texte respective.

Activer capacit maximale Dtermine le nombre maximal de personnes pouvant tre dans un
espace dtermin dont laccs est contrl par le terminal. Laccs est refus si lun des employs
essaye de rentrer lorsque le nombre de personnes prsentes est gal la valeur maximale. La
valeur maximale doit tre prcise dans la bote de texte correspondante ; La bote "Occupation
actuelle", indique le nombre de personnes prsentes dans le lieu au moment du visionnage des
proprits du terminal, et peut tre modifie en cas derreur de comptage.

Note: Loccupation maximale ncessite lactivation de lanti-passback. De mme, une autre option
que Normale doit tre choisie sur le lecteur.

Montrer Soldes En activant ce paramtre il est possible pour lemploy, au moment du


pointage de sortie, de voir le nombre dheures travailles le jour ou la semaine actuelle. Loption
correspondante dans la bote de dialogue des paramtres avancs de la fiche de lemploy, doit

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tre active simultanment. Lheure laquelle le cycle doit tre initi, ainsi que le jour de la
semaine pour les soldes hebdomadaires doivent tre indiqus. Le choix entre soldes journaliers
ou hebdomadaires est propre au terminal et sert pour tous les employs qui utilisent cette
fonction.
Note: Cette fonction nest quun mode de visualisation pour les employs, et peut ne pas
correspondre aux rsultats saisis dans le Time Report. Avec loption normale sur les lecteurs, les
pointages sont alternativement considrs comme des pointages de sortie ou dentre, la premire
tant plus proche du dbut de la journe de travail de lemploy, ou du dbut de la semaine pour les
soldes hebdomadaires, considres comme entre. Ce procd peut donner ces erreurs en cas de
pointages rpts. Dans les autres options, les pointages sont considrs comme spcifi par les
lecteurs. Les soldes montrs par ce moyen ne sont pas conservs, et ne peuvent tre recueillis sur le
terminal.

Activer alarme de porte ouverte Si le connecteur CN5 du terminal est connect au gche
d'une porte, l'ouverture de la porte active la sonnerie d'alarme. La sonnerie est active pendant le
temps spcifi en seconds (limit 12 seconds maximum). Notez que en activant cette option les
touches de sonnerie de la fentre respective ne marcheront plus.

Sonnerie
Pour crer une nouvelle sonnerie vous devez:

.
Insrer une nouvelle sonnerie: cliquer sur le bouton
Une nouvelle heure de sonnerie apparatra dans la liste.
Changer lheure de la sonnerie: cliquer une fois sur lheure
existant dans la liste
. Lheure sera alors slectionne
et il sera possible de la changer.
Choisir les jours de la semaine auxquels la sonnerie doit
s'activer : partir des contrles dans la bote Jours.
Choisir la dure dactivation de la sonnerie : cliquer dans
la bote dure d'activation et choisir une sonnerie adquate.

Pour effacer une sonnerie, cliquer sur lheure de la sonnerie


pour la slectionner, puis sur le bouton .

Avances
Cette fentre contient certaines informations avances du terminal. Il est galement possible de
vrifier la version du firmware de ce dernier. La prsentation des contrles de cette fentre et les
suivantes:

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Coupe dnergie On dtermine ici, les dispositifs qui


doivent tre dbranchs en cas de panne de courant, pour
maintenir la batterie du terminal. travers ces contrles,
dans le cas dune panne d'nergie, peuvent tre dbranchs
:
o le lecteur RFID interne;
o le lecteur biomtrique;
o les communications avec le PC;
o la lumire du fond d'cran.

Sons On peut choisir pour les sons produits par le


terminal, le format de son le plus commun Bip ou le
format Wave avec des sons polyphoniques de meilleure
qualit. Dans le cas du choix du format Wave il est possible
de changer le volume de ce dernier.

Firmware On visualise ici la version du firmware du terminal.

Bio
La fentre Bio contient les contrles pour la saisie des
impressions digitales du lecteur biomtrique. Cette fentre n'est
visible que dans les terminaux Evolution 3 Bio. Pour procder
l'enregistrement il faut suivre les tapes suivantes:

Enregistrer Nouvelles Appuyer sur ce bouton pour activer


la collecte des impressions digitales sur le terminal. Aprs
avoir cliqu sur ce bouton, il faut se prsenter devant le
terminal pour introduire ses impressions digitales. En
introduisant de nouvelles impressions digitales le nombre de
nouvelles impressions augmente.

Saisir Aprs l'introduction des nouvelles impressions


digitales ncessaires, il faut cliquer sur ce bouton pour les
enregistrer. L'enregistrement sera fait par la base de
donnes du Time Report et les impressions digitales seront associes l'employ correspondant.

Activer saisie par menu Avec cette option active, il est possible d'ajouter des nouvelles
impressions digitales dans le terminal sans aucune interaction avec lordinateur. Il suffit alors
d'appuyer sur la touche F3 du terminal et insrer le PIN d'accs aux impressions digitales (qui
devra tre spcifi dans la bote de texte illustre en figure si aucune valeur n'est spcifie, le
terminal ne demandera pas le PIN). Cependant, les impressions digitales introduites de cette
faon, ne pourront pas tre collectes par le Time Report.

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Incidents
Dans ce sparateur, vous pouvez activer loption incidents. En
activant cette option, vous pourrez insrer un code PIN pour les
incidents ou bien associer certains incidents aux lecteurs
branches au terminal.

IoBoards
A partir de ce sparateur, vous pouvez active loption de contrle
des IoBoards. Ainsi, vous pourrez dterminer quelles sont les
IoBoards enregistres tre contrler travers le terminal.
De plus, vous pourrez diter le texte qui apparatra sur les
IoBoards.

Status
Enfin, la fentre "Status" contient
concernant le terminal. On peut y voir:

certaines informations

Le Modle du Terminal dans ce cas, Evolution 3 ou


Evolution 3 Bio;

Le Numro de Srie du Terminal;

Le Nombre de Pointages autorises sur ce terminal;

La Memoire Libre pour des pointages supplmentaires;

La Tension de lAlimentation ;

La Tension de la Batterie;

La Tension de la Batterie de lUPS.

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5. Planification des emplois du temps


Si Time Report est bien configur, il peut fonctionner avec toutes sortes d'emplois du temps. Pour cela
il est ncessaire de planifier l'exemple du temps, en crant des plans journaliers et des plans de
travail.
Les codes de traitement sont ncessaires pour crer des plans journaliers, et ces derniers sont alors
utiliss pour constituer des plans de travail comme illustr dans la figure:

Codes de
traitement

Plans
journaliers

Plans de
travail

Codes de traitement

Les codes de traitement sont des lments cls du Time Report. Ils ont pour fonction d'attribution d'un
code, d'un pourcentage est une couleur pour chaque priode de travail, d'absence, darrt ou heures
supplmentaires.
Postrieurement, ces codes seront utiliss pour laborer des emplois du temps et pour exporter des
donnes destines aux applications lis aux salaires.
Les donnes correspondants aux champs "Code" et "Pourcentage", doivent correspondre
l'application lie aux salaires ainsi qu'aux valeurs de paiement utilises.
Les codes de traitement sont diviss en cinq genres:
Travail normal;

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Absence;
Travail supplmentaire;
Travail indfini;
Prime.
Pour accder la fentre des codes de traitement, slectionnez
Configurations.

Codes de Traitement du menu

Certains codes dj prdfinis apparatront dans la liste des codes. Vous pouvez diter ce code, en
double-cliquant dessus ou en appuyant sur diter dans la barre infrieure, ou ajouter de nouveaux
codes, en cliquant sur Nouveau dans la barre infrieure. Pour effacer un code slectionner le lit
cliquer sur Effacer dans la barre suprieure.
L'tape qui suit dcrit les fonctions de chaque code de saisie :
Travail normal
Tous les codes correspondants aux priodes de
travail prvues, doivent tre insrs dans le
sparateur "Normal" de la fentre de codes de saisie.
Dans la ligne d'introduction de donnes il faut remplir
pour chaque nouveau code les champs "Code",
"Description" et "Pourcentage".
A ce type de codes est associe la couleur bleue qui
est prsente dans plusieurs graphiques du
programme.
De nouveaux codes doivent tre introduits, qui est ncessaire de construire des plans journaliers plus
dtaills ou obtenir plus de dtails sur les rsultats finaux.

Absence
Dans le sparateur "Absence" lutilisateur peut ajouter,
modifier, ou effacer les codes correspondants aux
priodes d'absence.
La couleur rouge est associe par dfaut tous les
codes d'absence.
Lorsque l'absence d'un employ est dtecte pendant
les heures normales de travail, l'application attribue
l'employ un code d'absence injustifie de la dure
pensionne dans le plan journalier correspondant. Par la suite, ce code peut-tre chang par un autre
existant dans le sparateur "Absence".
Ce type de code n'est pas utilis pour la cration de plans journaliers, et servira seulement
lexportation de donnes pour un traitement interne.

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Travail supplmentaire
Aux heures de travail supplmentaires, doivent tre
associs, des codes complmentaires
Les priodes de travail supplmentaire correspondent
des priodes de travail supplmentaires qui peuvent
avoir des caractristiques diffrentes, au niveau
salarial, des heures de travail normal.
Notez que la couleur verte un t attribue ces
codes. Cette couleur sera galement utilise dans les
diffrents graphiques de Time Report.
Lintroduction de nouveaux codes doit tre effectue dans la zone d'dition situe au fond du
sparateur.

Travail indfini
Dans le sparateur "Indfini", il est possible de
configurer les codes que Time Report attribue des
priodes de travail quil ne parvient pas interprter. Il
est attribu ces priodes la couleur jaune.
A chaque fois quun employ travaille hors des
priodes prvues dans son plan journalier,
lapplication attribue ce travail supplmentaire le
code de travail indfini.

Prime
Les codes relatifs aux primes sont, configurs dans le
sparateur intitul "Prime".
Ce code peut-tre associ des primes alimentaires,
tours ou autres primes.
Pour chaque prime, un code qui doit tre le mme
que celui de l'application vers laquelle celui-ci va tre
export.
Dans la plupart des cas, le champ pourcentage nest pas utilis par celui qui peut avoir une valeur
quelconque.
En crant un code de prime, il faut avoir en tte qu'il est
ncessaire de dfinir les conditions dans lesquelles ce
dernier doit-tre attribu. Pour cela il suffit de cliquer sur le
bouton Conditions.
En haut de cette bote de dialogue, le code et la dsignation
de la prime sont indiqus.
Les conditions dattribution doivent tre indiques dans la
zone ddition:

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Pour insrer les conditions de validit il faut choisir une priode et lui attribuer une valeur. En
comparant les deux, on aboutira deux rponses : vrai ou faux.
Enfin, ces conditions de validit vont tre lies par des oprations logiques ET ou OU, formant ainsi
les conditions finales de validit pour attribuer une prime.

Plans journaliers

La planification journalire consiste laborer des horaires journaliers pouvant aller jusqu 24h, avec
trois lments de base:
 Priodes de travail;
 Priodes darrt;
 Priodes supplmentaires.
On peut y ajouter deux lments
optionnels:
 Priodes de compensation;
 Priodes daccs.
Pour accder la fentre des
plans journaliers, il suffit de
Plans
slectionner
Journaliers dans le menu
Configurations.
La fentre "Plans Journaliers" est
spare en deux zones: la zone
suprieure contient la liste des

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plans journaliers introduits, alors que la zone infrieure contient limage illustrative du plan journalier
slectionn.
Pour diter un plan journalier dj existant, il faut slectionner le plan journalier et cliquer sur le
bouton diter de la barre doutils infrieure, ou double-cliquer sur le plan journalier. Il est galement
possible de crer un nouveau plan journalier en cliquant sur le bouton Nouveau de la barre
suprieure.
Dans tout les cas, une fentre de configuration du plan journalier apparatra:
Un code et une description pour le plan journalier devront tre insrs pour le plan journalier. Il faut
galement choisir lheure de dbut de la journe et la dure de ce dernier (jusqu 24 heures). Lheure
du dbut de journe dtermine quel moment on cesse de compter le jour antrieur, pour
commencer compter le jour suivant. Dans la mesure ou ce paramtre est important, ce dernier doit
tre choisit avec prudence, de sorte quil ne soit pas inclut dans une priode de travail normal ou
supplmentaire. Les priodes dfinies dans la fiche de plan journalier ne peuvent pas inclure lheure
du dbut de la journe.
Limage dillustration du plan journalier montre les diffrentes priodes de la journe : les temps de
travail normal en bleu fonc, avec des marges de tolrance en bleu clair, les heures supplmentaires
en vert, tous les temps darrt en jaune, les temps de compensation en orange et les temps daccs
en gris.
Chaque priode est dfinie dans son sparateur respectif, o lon peut ajouter des priodes du mme
type, ou de diffrents types. Cinq types de priodes sont distingus :
Priodes de Travail

Le priode de travail est lintervalle de temps pendant lequel le travail est obligatoire, sauf en cas de
priodes flexibles, et des marges de tolrance.
Pour le priode de travail il est possible de dfinir :
 Heure de dbut dbut de la priode de travail;
 Heure de fin fin de la priode de travail;
 Tolrance dentre temps de tolrance en minutes, au dbut dune priode de travail ;
 Tolrance de sortie - temps de tolrance en minutes, la fin dune priode de travail ;
 Flexible priode de travail non assujettie lobligation de ralisation du dbut et de la fin ;
 Objectif heures de travail relles durant la priode de travail ;
 Code de segment code de saisie attribuer la priode de travail ;

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 Description du segment description du segment attribuer la priode de travail ;


 Echelle temps minimum pour le compte des heures de travail.

Les tolrances des les priodes de travail servant ne pas attribuer une absence un employ qui
arrive en retard dans la tolrance spcifie. Dans le traitement des pointages, le temps dabsence
dans la priode de tolrance est considr comme une priode de travail normal.
Dans les priodes de travail flexibles, il est ncessaire de dfinir lobjectif en heures de travail pour
priode. Cet objectif peut tre gal ou infrieur la dure dfinie entre lheure du dbut et lheure de
la fin de la priode. Dans la pratique, lemploy peut entrer et sortir tout moment, en ayant juste
faire le nombre dheures dfinies dans lobjectif. En dehors des priodes de travail flexible lobjectif est
calcul automatiquement.
Lchelle dfinie laugmentation en minutes, du comptage du plan de travail. En gnral, un nombre
petit lui est attribu 1 minute mais on peut lui attribuer un nombre suprieur pour arrondir les
rsultats, de cinq en cinq minutes ou de quart dheures en quart dheures par exemple.

Priodes darrt

Les priodes darrt doivent tre utiliss pour permettre aux employs de sarrter pendant leur travail
(pour djeuner, ou pour prendre une pause par exemple). Cet arrt ne sera pas dcompt de la
propre priode de travail, moins quelle ne dpasse sa dure normale ou que le paramtre Enlever
la dure soit activ.
Les priodes darrt sont dfinis avec :
 Heure de dbut dbut de la priode darrt ;
 Heure de fin fin de la priode darrt :
 Dure dure en heures de la priode darrt ;
 Enlever la dure le temps dfini dans la Dure est dplac dans la priode de travail.
La dure darrt peut tre infrieure la priode dfinie par les heures de dbut et de fin de priode.
Cela signifie que les heures de dentre et de sortie de lemploy dans lentreprise peuvent tre
flexibles, mais la dure dabsence doit tre infrieure la dure tablie, dans la priode. Par exemple,
on peut dfinir une priode darrt pour djeuner de 12:00 14:00, mais cette priode peut ne durer
quune heure. Toute dure dabsence normale dpassant le temps darrt est alors considre
comme une absence fautive.

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Loption Enlever la dure efface la priode dfinie par la dure du travail effectuer. Dans lexemple
prcdent de la pause djeun, si loption est dsactive, les deux heures de 12 :00 14 :00 sont
considres comme des heures de travail normal. Si loption est active, pendant une heure (le temps
qui nest pas considr come du temps de pause) est alors considr comme du travail normal (si lon
a travaill pendant lheure de pause, ce temps est considr comme du travail indfini).
Les priodes darrt doivent tre insrs dans une priode de travail, et ne sappliquent pas aux
priodes flexibles de travail.

Priodes Supplmentaires

Les priodes supplmentaires correspondent aux intervalles de temps pendant lesquels le travail est
considr comme supplmentaire. Cest ainsi que pour que le travail supplmentaire dun employ
soit considr come tel, il faut que le plan journalier permette la ralisation de ce travail
supplmentaire.
Dans le sparateur "Travail supplmentaire", on peut trouver les heures supplmentaires dfinies par:
 Heure de dbut dbut de la priode des heures supplmentaires ;
 Heure de fin fin des heures supplmentaires ;
 chelle temps minimum pour le compte des heures supplmentaires ;
 Code code de saisie attribuer la priode des heures supplmentaires ;
 Description du segment description du segment attribuer la priode de travail
supplmentaire.
Les priodes de travail supplmentaire peuvent sajouter aux priodes dheures flexibles de travail. Si
cest le cas le travail flexible dpassant lobjectif dfini, est alors considr comme du travail en
heures supplmentaires.
Le paramtre chelle fonctionne de la mme faon que son homologue pour les priodes de travail.

Priodes dAccs

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Les priodes daccs sont envoyes aux terminaux avec contrle daccs pendant leur actualisation.
De cette faon, laccs nest permit lemploy que pendant sa priode daccs, dans le cas
contraire, le gche nest pas dsactiv.
Le sparateur des priodes daccs prsente les options suivantes :
 Heure de dbut dbut dune priode daccs ;
 Heure de fin fin dune priode daccs.
Le plan daccs nest pris en compte que si loption Valider horaire daccs est activ dans les
configurations du terminal.

Priodes de compensation
Enfin les priodes de compensation, permettent lemploy de compenser une priode dabsence
arrive le jour mme. Le travail effectu durant la priode de compensation remplacera alors la
priode dabsence
attribu

lemploy.

Les paramtres dfinir sont les suivants :


 Heure de dbut dbute une priode de compensation ;
 Heure de fin fin dune priode de compensation ;
 Code de segment code de traitement attribuer la priode de compensation ;
 Description du segment description du segment attribuer la priode de compensation.
Les priodes de compensation ne sont valables que si elles sont actives dans la bote de dialogue
des paramtres avancs des plans journaliers.

Paramtres avancs
de la fiche des plans
La fentres des paramtres avancs apparat en cliquant sur le bouton
journaliers. On peut ici configurer certaines options additionnelles des plans journaliers:

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 Pointages dentre automatiques lemploy fait juste


son pointage en sortant, son entre est ajoute
automatiquement ;
 Pointages de sortie automatiques lemploy fait juste
son pointage en entrant, la sortie est ajoute
automatiquement ;
 Transfrer pour jour suivant le dbut de journe
spcifi pour le plan journalier est celui du jour prcdent.
Par exemple, un plan journalier dbutant 15 :00 avec
loption dsactive, durera du jour actuel 15 :00 jusqu
14 :59 du jour suivant, avec loption active, il durera du jour
prcdent 15 :00 jusqu 14 :59 du jour actuel.
 Pointages obligatoires lemploy doit faire tous les
pointages. Si cette option est dsactive, les pointages non
effectus sont ajouts automatiquement. (Cette option est
active par dfaut) ;
 Transfrer les priodes effacs par les chelles pour
absence La priode de travail non considre par
lchelle (par exemple les quatre dernires minutes dune priode avec une chelle de cinq minutes,
et o il manque une minute) est alors considre comme une absence (tant donn que la priode
dchelle spcifie na pas t acheve).

Passer tolrances pour dbit Les priodes dabsence pendant la tolrance ne sont pas
considres comme des priodes de travail mais de dbit. Pour activer cette option, loption Traiter
des dbits/crdits doit tre active.
 Traiter des dbits/crdits Les priodes dabsence sont considres come des dbits, et le
travail supplmentaire comme du crdit. Aprs le traitement il est alors possible de vrifier la
diffrence entre le crdit et le dbit (appele solde).
 Valeurs par dfaut En cas dabsence, de travail indfini ou de vacances, il est possible de
slectionner les codes de saisie attribus par dfaut la saisie (ces codes peuvent tre changs
postrieurement pour chaque journe dans la fentre des corrections). Le bouton Restituer les
valeurs restaure les codes attribus par dfaut.
 Options dobjectif journalier Les trois options disponibles ici permettent de calculer un objectif
pour lensemble des priodes de travail dfinies dans le plan journalier. Le montant total des heures
travailles doit tre report dans la bote de texte prvue cet effet. Le choix (exclusive) dune des
options dfinie le mode de traitement du plan journalier:
Calculer des compensations Les heures dabsence de lemploy peuvent tre
compenses le jour mme pendant les priodes de compensation, de sorte que le total des
heures travailles atteigne lobjectif journalier.
Calculer objectif journalier En plus des objectifs individuels de chaque priode de travail,
lemploy, doit effectuer le nombre dheures minimales dfinies dans lobjectif journalier. Les
heures en moins sont alors considres comme des heures dabsence, et les heures en plus
sont considres comme des heures indfinies, ou supplmentaires si une priode de travail
supplmentaire existe. Si ncessaire, des priodes de travail flexibles peuvent tre cres avec
un objectif de 0 heures, et validant alors le nombre dheures travailles avec lobjectif
journalier.

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Calculer objectif pour dbits/crdits Le traitement passe en dbit les heures travailles
en moins que lobjectif journalier, et en crdit les heures travailles en plus. Les objectifs des
priodes normales de travail continuent dtre appliqus. Dans la fentre de correction il est
possible de visualiser le total en dbit et en crdit de chaque mois, ainsi que la diffrence
entre ces derniers (solde).

Exemples
Voici
quelques
exemples
configuration des plans journaliers :

de

 Pour une priode de travail non


flexible, comprise entre 9:00 et 13:00,
avec une tolrance de cinq minutes
dentre, les champs dentre de
donnes doivent tre remplis comme
illustr en figure :
Ainsi, les employs doivent entrer 9 :00 une tolrance de 5 minutes leur tant accorde, et ne
peuvent ensuite sortir quaprs 13 :00. Si un employ entre aprs la priode de tolrance, ou sort
avant la priode de travail, il aura une
absence.
 Si la priode de travail mentionne
plus haut est flexible, et dun objectif de
trois heures, la tolrance nest alors plus
ncessaire. Il est juste demand aux
employs de travailler pendant trois
heures entre 9:00 et 13:00. Dans le cas
contraire, ils seront pnaliss par une absence.
 Dans un plan journalier avec une priode de
travail de 9:00 13:00 et un temps de pause de
10:00 11:00 d'une dure dune heure, l'employ
ne peut sortir qu'aprs 10:00 et doit rentrer avant 11:00.
 Si dans une priode de travail gale l'exemple
prcdent, mais avec un temps de pause
compris 9:30 11:30 d'une dure dune heure,
l'employ ne pourra pas sortir avant 9 :00, ni
entrer aprs 11 :30, et ne pourra pas non plus prendre plus d'une heure de pause. Cela signifie que
l'employ ne peut prendre qu'une heure de pause
entre 9 :30 et 11 :30.
 Si la priode de travail mentionn
prcdemment,
on
ajoute
une
priode
supplmentaire entre 18:00 et 20:00, on obtient lillustration suivante:
De cette faon si lemploy continue de travailler aprs 18:00, ce travail, sera considr comme
extraordinaire.

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Effacer des priodes de travail


Pour effacer une priode de travail, indpendamment de sa nature, il faut
la slectionner et appuyer sur la touche "Effacer" du clavier. Il vous sera
alors demand "Effacer le registre?". Cliquer sur le bouton Oui pour
confirmer, dans le cas contraire cliquer sur Non.

Plans de travail

Un plan de travail est un ensemble de jours conscutifs, auxquels sont attribus des plans journaliers.
En initiant la construction d'un plan de travail, la premire chose savoir est le type de plan que vous
voulez crer.
Time Report permet de crer des plans hebdomadaires, des plans sur quinze jours, sur trois
semaines, des plans mensuels ainsi que des plans cycliques.
Plan Hebdomadaire
La plupart des entreprises, un plan de travail relativement
simple, qui est en rapport avec les jours de la semaine.

Lundi

Dans ce cas il faut construire un plan de travail hebdomadaire, ou


sur deux, trois ou quatre semaines, en attribuant des plans
journaliers chaque jour de la semaine.

Mardi
Mercredi
Plan journaliers

Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche

30
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Certaines entreprises, en fonction de la nature de leur activit, ont des besoins et des rythmes de
fonctionnement complexes. Dans ce cas il faut utiliser des plans cycliques pour la construction des
plans de travail.
Plan Cyclique
Les plans cycliques sont caractriss par un numro (n) de jours
et le jour de dpart est configurable. Avec cette flexibilit, le Time
Report est capable de traiter les plans de travail par tournes, sur
un mois, sur quinze jours, etc.

1er jour
2me jour
 

La fentre des plans de travail peut tre ouverte en slectionnant


"Plans de Travail" dans le menu "Horaires". Elle prsente,
gauche, une liste des plans de travail insr, et droite, un
graphique montrant les plans journaliers du plan de travail
slectionn.

Plans journaliers

 
 
n-1 jour
n jour

Crer des plans de travail


Avant de dbuter la construction d'un plan de travail, certifiez vous que Time Report a dj des plans
de travail introduits.
Pour diter un plan de travail, double cliquez sur celui-ci ou slectionnez et cliquez sur le bouton
diter. Pour crer un nouveau plan de travail, cliquez sur Nouveau. En ditant ou en crant un plan
de travail la fiche qui suit apparatra.

Vous devez introduire un


code et une description pour
le plan de travail. Ensuite
choisissez la dure du plan
une semaine, quinze jours,
trois semaines, un mois, ou
sil sagit dun plan cyclique
dans le cas dun plan cyclique
prcisez le nombre de jours
du cycle.
La barre doutils situe dans
le coin suprieur droit pour
fonction
de
faciliter
la
construction, ldition et la
visualisation des plans de
travail.
Si vous avez choisi un plan de travail hebdomadaire, le champ Jour de la zone "Plans journaliers"
sera remplie avec les jours de la semaine. Les champs restant seront en blanc.
Pour attribuer des plans journaliers, il faut slectionner le jour que vous souhaitez diter et dans la
zone ddition choisir le code correspondant au plan journalier ajouter.

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Il est important de souligner que cest seulement aprs lajout de tous les jours des plans journaliers,
quil est possible de cliquer sur le bouton Enregistrer, en validant les donnes introduites. Si vous
dsirez fermer la fentre sans valider les donnes saisies, cliquez sur le bouton Sortir.

Crer des plans ensembles


Loption Ensemble dans la
fiche de plans journaliers,
permet de dfinir les plans de
travail ensembles. Les plans
de travail ensembles ont la
particularit de pouvoir avoir
plus dun plan journalier par
jour. Dans le traitement, Time
Report choisira le plan
journalier le plus adquat aux
pointages
effectus
par
lemploy.
En
activant
loption
Ensemble,
un
bouton
optionnel apparat dans la zone dinsertion de donnes du plan de travail.
Pour ajouter un nouveau plan
journalier, il faut d'abord
slectionner le jour auquel
vous dsirez ajouter un plan.
Pour cela, double-cliquez sur
le jour dsir pour l'diter dans
la barre de saisie des
donnes.
Choisissez un nouveau code
dans la liste des codes de plan
journalier, et cliquez sur
pour lajouter. Le nouveau plan
apparatra sous le plan
antrieurement slectionn,
la
description
du
jour
correspondant sera ajout un
numro (2) qui indique l'indice du plan journalier pour ce jour l. En cliquant sur
vous mettrez
jour le plan journalier prcdemment slectionn, et aucun plan journalier ne sera ajout.
Vous pouvez rpter cette opration pour tous les jours de votre plan de travail, tout comme vous
pouvez ajouter diffrents plans journaliers diffrents pour le mme jour. Lavantage des plans
ensembles est que Time Report choisira le plan le plus adquat aux pointages effectus, en vitant
les changements constants de plans de travail, dans les horaires composs de tournes par exemple.
Il faut cependant noter que lors du traitement des plans ensembles, Time Report ne choisira pas
toujours le plan le plus adquat. Nanmoins, le plan journalier pour chaque journe peut tre modifi
aprs le traitement, dans la fentre de corrections.

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Pour minimaliser les erreurs dans le choix du plan journalier, il faut viter autant que possible,
dajouter des plans journaliers avec des priodes de travail concidentes. Le traitement des plans
conjoints a t spcialement prpar pour fonctionner avec des horaires de tourns (par exemple, 0h
8h; 8h 16h; 16h 0h) il est galement essentiel que les priodes de travail soit substantiellement
diffrents entre les plans journaliers. Time Report ne trouvera pas avec prcision le plan journalier
adquat sil doit choisir, par exemple, entre un plan avec une priode de travail entre 8h et 17h et une
autre priode de travail entre 9h et 18h.
Si en plus des plans avec des priodes de travail dfinies, on ajoute un plan journalier vide, cest
dire sans aucune priode de travail, celui ci sera choisi parmi les jours auxquels il ny a pas de
pointages (par exemple, pendant les jours de repos des employs).
Le traitement des plans conjoints est prpar si ncessaire, pour choisir deux plans journaliers pour le
mme jour. Cependant, il ne choisira jamais deux plans journaliers dont les priodes de travail se
suivent.
Le traitement des plans conjoints peut ajuster le dbut et la dure de chaque jour individuel, pour
contenir toutes les pointages dans le mme plan journalier.

6. Dfinition de la structure dorganisation de lentreprise


Sections
Avant de dfinir les employs dune entreprise, il est ncessaire de crer sa structure dorganisation.
Sections dans le menu Employs, ce faisant apparatre la
Pour cela vous devez choisir loption
fentre des sections partir de laquelle, vous pouvez crer, diter et supprimer les tablissements et
les sections de lentreprise.

Dans cette fentre tous les tablissements et les sections dj cres sont presents.
Avec les icones prsents dans cette fentre on peut:

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- imprimer la liste des sections et des tablissements existants;


- avoir un aperu de limpression de la liste des sections et des tablissements;
- diter (modifier), les donnes de la section ou de ltablissement slectionn;
- crer une nouvelle section ou un nouveau tablissement;
- effacer la section ou ltablissement slectionn;
- envoyer un message vers la section ou ltablissement slectionn;
- appeler lagent.

Crer une section ou un tablissement


Pour crer une section ou un tablissement, il faut cliquer sur le bouton Nouveau de la fentre des
sections.
Avec la bote de dialogue "Sections" il est
possible de crer une nouvelle section.
Pour cela, il suffit de remplir les champs
situs dans la zone "Description" et valider
en appuyant sur le bouton Enregistrer.
Il est optionnellement possible de choisir la
rgion du pays o se trouve la section
crer.
Si dans la zone "Section suprieur" vous
ne choisissez aucune section ou
tablissement, vous serez alors en train de crer un tablissement. Si vous choisissez un
tablissement vous serez alors en train de crer unee section et si vous choisissez une section vous
serez alors en train de crer une sous-section.

Dfinir les employs


Time Report permet deffectuer une gestion intensive de tous les employs, pour cela il lui est
possible dattribuer chaque employ:
 Donnes personnelles;

 Horaires effectuer;

 Primes;

 Donnes diverses sous formes de notes;

 Sections;

 Vacances;

 Messages;

 Badges temporaires.

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Bien que certains de ces paramtres ne soit pas essentiels au bon fonctionnement du programme, ils
peuvent tre ajouts de faon faciliter une gestion plus pousse des employ.
Pour accder la fentre qui permet de voir les employs, il faut slectionner
menu Employs.

Employs dans le

Dans cette fentre, on peut voir du cot gauche, la liste des employs et leurs particularit, et du cot
droit certaines informations sur lemploy slectionn. En choisissant un employ parmi ceux prsents
dans la liste, vous pouvez savoir quand ce dernier a effectu son dernier pointage, et le dernier
traitement effectu sur ses pointages. Si vous souhaitez voir les pointages sur un des employs il faut
se reporter la fentre "Pointages".
Dans la barre doutils situe dans la partie suprieure de la fentre et dans le champ Sections on
peut slectionner un tablissement ou une section, en filtrant ainsi les employs qui y sont insrs.
Avec les icones prsents dans les deux barres doutils de cette fentre, on peut:
- imprimer la liste des employs filtrs;
- avoir un aperu de la liste des employs;
- diter (modifier), les donnes de lemploy slectionn;
- crer une nouvel employ;
- supprimer un employ slectionn;
- envoyer un message lemploy slectionn;
- aller la fentre des pointages;
- diter ou insrer des catgories demploys;
- appeler lagent.

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Crer un employ
Pour crer un nouvel employ il faut
cliquer sur licne Nouveau de la
fentre "Employs", ce qui fait
apparatre la fiche de lemploy.
Dans la zone de description de cette
bote il faut introduire le numro que
vous dsirez attribuer lemploy,
son nom et sa section. Ces champs
sont obligatoires.
Dans la zone "Dtailles" il faut
introduire
des
informations
concernant lemploy:
 Donnes personnelles: dans ce sparateur, il est possible dintroduire les donnes qui figurent sur
la carte didentit de lemploy. Pour ajouter la photographie il faut appuyer sur le bouton
et choisir un bitmap avec la photographie de lemploy.
 Autres Donnes: dans le sparateur
prsent ici, il est possible dintroduire
ladresse, le-mail et les numros de
contacts de lemploy. Le-mail et le mot de
passe peuvent tre utiliss par lemploy
pour accder la base de donnes de Time
Report par le biais de Time Report IS, une
application disponible sur Internet.
 Plan de Travail: Il faut introduire le
numro de carte, le code de plan de travail
associ, la date dadmission au travail et au
dbut du cycle (lorsquun plan cyclique aura
t associ lemploy). Ces paramtres,
ntant pas obligatoires, sont nanmoins
essentiels au bon fonctionnement de Time Report, il est donc recommand des les remplir. Il peut
galement tre attribu une catgorie lemploy. Loption Inactif peut tre utilise si lemploy est
momentanment indisponible.
 Badges Temporaires: il est possible
dattribuer des badges temporaires un
employ. Cette fonctionnalit est trs utile,
puisquelle
permet
de
changer
temporairement la carte dun employ.

 Accs Web: peut permettre lemploy


daccder certaines fentres de Time
Report Web.

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 Notes: il est possible dintroduire, sous la


forme dun texte, certaines informations
supplmentaires
relatives

chaque
employ.

La barre doutils droite de la fiche permet de:


- aller au premier employ;
- aller lemploy prcdent;
- aller lemploy suivant;
- aller au dernier employ;
- crer un nouvel employ;
- supprimer lemploy slectionn;
- ouvrir la bote de dialogue Accs aux Plans Journaliers et de Travail;
- ouvrir la bote de dialogue Plans dAccs;
- ouvrir la bote de dialogue Paramtres Avancs.
Une fois tous les paramtres remplis, il faut les enregistrer en cliquant sur le bouton Enregistrer. Le
bouton Sortir ferme la bote de dialogue, sans enregistrer les donnes.
Paramtres avancs
Dans le cas ou des terminaux Evolution 3 ou Evolution 3 Bio
seraient enregistrs dans Time Report, dans la fiche des
employs un icne supplmentaire
. Cet icone permet
daccder une nouvelle fentre de configurations
spcifiques pour ces terminaux:
Il est possible par le biais de cette fentre de configurer
certaines options spcifiques par employ, cette information
tant envoye postrieurement vers les terminaux lors de
leur utilisation. Les options disponibles sont les suivantes :
 Options de pointage Ces deux botes doption sont
utilises conjointement avec le mode didentification du
terminal. De faon basique, loption Accepte badge permet
lemploy de faire son pointage avec une carte RFID, et
loption Accepte PIN permet lemploy deffectuer son
pointage laide du clavier du terminal (il faut appuyer sur la
touche F1 du terminal avant de introduire le PIN). Pour plus
dinformation consulter le chapitre 1.2 de ce manuel.
 Soldes Loption Montrer des soldes dans le terminal permet lemploy de voir les heures
effectues du jour ou de la semaine en cours, au moment de la saisie de son code de dpart. Le choix
entre soldes journaliers ou hebdomadaires est spcifique au terminal. Pour chaque employ, on peut
dfinir le jour de la semaine et lheure du dbut du cycle de solde, en les insrant dans les botes
respectives.

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 Anti-Passback Si lanti-passback est activ sur le terminal, lorsque la fentre de paramtres


avancs apparat la bote de champs Anti-Passback montre le statut de lemploy (prsent/absent)
comme dtermin par le terminal. Si une erreur de statut apparat (le terminal indique que lemploy
est prsent alors que celui-ci est absent, ou inversement), il est alors possible de changer le statut de
lemploy par le biais de cette bote.
Aprs avoir fait les modifications ncessaires, il faut cliquer sur OK pour les enregistrer ou sur
Annuler pour sortir sans les enregistrer. Aprs avoir enregistr les modifications, il faut actualiser les
terminaux pour que les nouvelles configurations soient envoyes. Ces paramtres ne sont valables
que pour les terminaux Evolution 3 et Evolution 3 Bio.

Dfinir les vacances des employs


Time Report vous donne la possibilit de noter les vacances des employs de faon anticipe, par le
biais de la fentre de Vacances. Cette fentre est disponible en slectionnant
Vacances dans le
menu Employs.

La saisie des vacances se fait en slectionnant un employ, une


section ou une entreprise et double-cliquant sur le premier jour de
la priode des vacances. Ainsi la fiche de vacances vous est
prsente.
Dans cette fiche doivent tre choisis les jours du dbut et de la fin
des vacances, et loption Est absent en vacances, slectionne.
Loption Est prsent peut tre utilise pour effacer les vacances
des employs dj insrs.
Lintroduction de vacances dans un section, touche tous les
employs appartenant cette section, alors que lintroduction de
vacances pour lentreprise touche tout les employs de lentreprise.
Une fois ce travail fait, les vacances sont montres en vert sur le calendrier en slectionnant un
employ. Notez que les jours de vacances ne seront pas montrs en slectionnant une section ou
lentreprise.

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Dans le traitement des pointages Time Report ignore les absences durant la priode de vacances et
converti les priodes de travail effectues en travail indfini.

Dfinir les absences prvues des employs


En complment des priodes de vacances, il est possible de dfinir des priodes dabsence prvues
pour les employs. Ces absences peuvent tre totales ou partielles, cest dire quun employ peut
tre tout ou une partie seulement de la journe. A linverse des vacances, le travail effectu est
comptabilis comme un jour de travail normal.
La fentre dAbsences Prvues est accessible en slectionnant
Employs.

Absences Prvues du menu

Le fonctionnement est similaire celui de la


fentre des vacances, il suffit de slectionner un
employ, une section ou lentreprise et doublecliquer sur le premier jour de la priode
dabsence. La fiche correspondante apparat
alors:
On dtermine ici le dbut et la fin de la priode
dabsence, et le code de traitement devant
substituer les absences donnes dans cette
priode.
Les absences prvues sont indiques en vert
sur le calendrier en slectionnant un des
employs.
Dans le traitement des pointages, Time Report remplacera les priodes dabsence par le code
spcifi sur la fiche des absences prvues, et comptabilisera normalement toutes les priodes de
travail.

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Dfinir des chelles et des plans journaliers substituts


Dans certains cas il est ncessaire dattribuer lemploy, pour un jour et une priode dtermine, un
plan journalier diffrent de celui qui se trouve dans son plan de travail. Les plans de travail ne sont
galement pas adapts aux employs qui travaillent par tournes et de ce fait ont des heures de
services irrgulires. La page dchelles permet dattribuer des plans journaliers pour un jour ou une
priode de jours donne, qui se substitue au plan de travail normal de lemploy.
Pour accder la page des chelles il faut slectionner

chelles dans le menu Employs.

Tout comme dans les pages de vacances, et des absences


prvues, il est possible de choisir un employ, une section ou une
entreprise. Ensuite double-cliquez sur le dbut de la priode que
vous dsirez modifier. De cette faon la fiche des chelles
apparatra.
Il faudra y choisir les dates de dbut et de fin de priode, ainsi que
le plan journalier attribuer cette priode.
Pour effacer des priodes dchelle, choisissez le dbut et la fin de
la priode que vous souhaitez effacer, et cliquez sur le bouton
"Effacer".
Les jours avec des plans substituts seront indiqus en vert pour les employs slectionns.
Dans le traitement des pointages, Time Report utilisera de prfrence les plans dfinis dans les
chelles. Les jours pour lesquels il ny a pas des plans substituts dfinis, Time Report utilisera le plan
de travail attribu lemploy.

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Dfinir les jours fris


Pour que les jours fris aient une influence sur les plans de travail, il est ncessaire de les dfinir
dans Time Report. Pour cela, il faut ouvrir la fentre du Calendrier des Jours Fris, en passant par le
menu Configurations et en clicant sur licne

Fris.

Pour ajouter un jour fri il suffit de doublecliquer sur la


date dsire. Le jour fri sera indiqu en rouge. On peut
dfinir des jours fris nationaux ou rgionaux. Pour crer
des jours fris il faut slectionner une rgion avant de
dfinir les jours fris. Les rgions peuvent tre gres
partir de leur fiche respective, laquelle on peut accder en
cliquant sur le bouton "Rgions" de la barre doutils
suprieure.
On peut ici ajouter de nouvelles rgions ou supprimer des
rgions existantes.
Pour supprimer une rgion, slectionnez-la et appuyez sur
la touche "Effacer" de votre PC.
Chaque section (voir chapitre 4.1 Sections) peut avoir une rgion attribue, les employs sont alors
concerns par les jours fris de cette rgion.

7. Mise jour de la structure dorganisation


Pour que les informations sur les employs soient transmises aux terminaux, il est ncessaire de
configurer les sections (groupes demploys) qui vont les utiliser. Il est conseill de raliser cette tche
chaque fois que des nouveaux employs sont ajouts au Time Report.

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La configuration de la structure dorganisation est faite partir de la page dAccs au Time Report.
Pour y accder choisissez

Accs du menu Configurations.

Pour ajouter des employs sur le terminal, slectionnez le terminal que vous souhaitez mettre jour.
Dans la liste Sans accs trouvez le ou les employs que vous souhaitez ajouter au terminal. En plus
de pouvoir choisir des employs individuellement, vous pouvez galement choisir une section ou
mme une entreprise.
Cliquez sur "Ajouter >>" et les employs slectionns (ou les employs appartenant la
section/entreprise slectionne) passeront dans la liste "Avec accs". Si vous souhaitez effacer
certains employs du terminal, il suffit de slectionner les employs dsirs de la liste Avec accs et
appuyer sur le bouton << Effacer.
Actualisez galement les autres terminaux si ncessaire. Finalement, cliquez sur le bouton Actualiser
Donnes de la barre doutils infrieure. Les employs seront mis jour sur tous les terminaux
enregistrs. Si vous prfrez actualiser seulement un terminal, slectionnez la fentre des terminaux,
cliquez avec le bouton droit de la souris sur le terminal dsir et choisissez Actualiser Terminal dans
le menu du contexte.
Note: Il faut toujours mettre jour les terminaux aprs avoir fait des changements dans la fentre
daccs. Dans le cas contraire il est probable que la liste daccs de Time Report, ne corresponde pas
la liste existante sur le terminal.

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Saisie et Traitement des Donnes


La saisie et le traitement des pointages sont les tches les plus ralises dans Time Report.
Dans ce chapitre ces tapes sont expliques pas pas, ainsi que toutes les faons de consulter les
rsultats produits par le traitement.

8. Saisir les pointages

En slectionnant
Saisir dans le menu Utilitaires, il est possible deffectuer la collecte des
pointages enregistrs dans les terminaux.
Il est important de souligner que cest seulement partir de lordinateur connect au rseau des
terminaux, que la saisie des pointages est possible (exception faite de la connexion par modem, ou
avec les applications DRecolha ou DRemote).
Si aucun terminaux disponibles napparaissent pour effectuer la saisie des pointages, cest parce quil
nexiste aucun terminal enregistr.
Dans la liste "Saisir de :" il est ncessaire dindiquer les terminaux depuis lesquels vous souhaitez
effectuer la saisie. Pour cela, il suffit de slectionner les terminaux dans la liste "Ne pas saisir de :" et
cliquer sur le bouton Ajouter >>. Le terminal passera dans la liste Saisir de.

Si vous ne souhaitez pas collecter des saisies de code depuis un terminal dj situ dans la liste
"Saisir de :", il suffit de slectionner le terminal et de cliquer sur le bouton "<< Effacer.
Une fois les terminaux choisis, cliquez sur le bouton "Acquisition pointages" de la barre doutils et
attendez la collecte des pointages.

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Le temps mis par Time Report pour saisir les pointages des terminaux est assez variable, et dpend
du nombre de terminaux ainsi que du nombre de pointages effectus dessus.
Dans le dune erreur dans la collecte dun ou de plusieurs terminaux, une description de cette erreur
apparatra dans la zone intitule "Avertissements" de la fentre de corrections.

9. Traiter les pointages

Le traitement des pointages pour but de croiser les pointages effectues par les employs avec
leurs plans journaliers et de travail, de faon calculer le temps de travail effectu, le temps
dabsence et entre autres choses les heures supplmentaires.
La fentre de traitement des pointages apparat en slectionnant

Traiter dans le menu Utilitaires.

Il est possible dans cette fentre de dterminer les dates de dbut et de fin de la priode que lon
souhaite traiter, dans les botes de texte prvues cet effet dans la zone suprieure de la fentre.
Il est galement possible de choisir les employs dont on souhaite traiter les dossiers. Pour cela, il est
possible de choisir un employ, une section ou une entreprise dans la liste Ne pas traiter: et appuyer
sur le bouton Ajouter >>.
Il est ainsi possible de dplacer les employs de la liste
Traiter: en slectionnant les employs, les sections ou
lentreprise choisie en cliquant sur le bouton << Effacer.
Enfin cliquez sur le bouton
joint aux botes o les dates de
dbut et de fin de la priode traiter, pour continuer.
Avant de traiter les pointages proprement dites, une fentre
apparatra o vous devrez confirmer les dates de dbut et de fin
de la priode traite, et choisir si vous souhaitez conserver les
enregistrements dj modifis. En choisissant cette option,

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Time Report ne traitera que les pointages non encore traites une fois antrieure. Choisissez votre
option et cliquez sur OK pour procder au traitement des pointages.
Dans le cas de plans de travail ensembles il apparatra une
fentre lgrement diffrente, o en plus des informations dj
mentionnes, il est possible de choisir lheure du dbut du
traitement, et si le premier jour de la liste doit tre trait ou non.
Bien que dans la plupart des cas, ces paramtres peuvent
conserver leurs valeurs par dfaut, il est possible de les rgler.
Lheure de dbut peut-tre modifie si vous ne dsirez pas
modifier un pointage dj traite le jour du dbut de la priode
de traitement (et qui normalement fait partie du plan journalier
du jour antrieur). Il faut donc ajuster lheure de dbut pour
aprs le dernier pointage dj traite.
Loption Traiter 1er jour doit tre dsactive si pour un des
plans journaliers, loption Transfrer pour jour suivant est
active, et si lheure du dbut doit tre rgle pour les raisons
dj mentionnes. De cette faon, les pointages seront prises en compte partir du jour dfini comme
le dbut de la priode de traitement, mais le premier jour traiter sera alors le jour suivant.
Aprs avoir cliqu sur OK attendez le traitement des pointages. Tout comme dans la saisie des
pointages, le temps que Time Report met traiter les pointages est assez variable, et dpend de la
priode de temps traiter. Ce temps peut augmenter considrablement sil existe des plans
ensembles.

10. Vrifier et corriger les rsultats

La fentre de Corrections est une des plus importantes du Time Report, dans la mesure ou cest ici
que lon consulte les rsultats du traitement, en pouvant par exemple corriger les priodes de travails
et les absences injustifies, dues des oublie de pointages et que lon justifie les absence.

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Il est possible daccder cette fentre en passant par loption

Corrections du menu Utilitaires.

La liste des corrections montre la dure des priodes effectues par les employs. Il existe galement
quatre icones indiquant ltape du traitement, qui peuvent tre les suivantes:
si la priode de travail est compltement effectue ou
si le nombre de pointages est correct ou

si des absences existent ;

sil existe des pointages irrgulires ou en moins.

Du cot gauche de la fentre, se trouve un rpertoire racine vous aident filtrer les rsultats par
sections (groupe demploys) ou par employ individuellement. Il est galement possible de voir les
rsultats de tous les employs en slectionnant lentreprise.
Pour vous aidez filtrer ces informations il existe une bote
dans
suprieure qui dfini les rsultats visibles en accord avec al suivante liste:

la

barre

doutils

 Tous: montre tous les rsultats;


 Irrgularits: montre les absences, les heures supplmentaires ou les heures indtermines
suprieures zro;
 Travail: montre les rsultats du temps de travail cumul suprieur zro:
 Indfini: montre les rsultats du temps de travail indfini suprieur zro;
 Absences: montre le temps dabsence cumul suprieur zro;
 Supplment: montre le total des heures supplmentaires suprieur zro;
 Primes: montre les primes existantes;
 Pointages Irrguliers: montre le nombre de pointages effectus par lemploy lorsque celui-ci est
impaire.
Dans la barre doutils suprieure il existe galement deux botes
dates de dbut et de fin des rsultats que lon dsir consulter.

Rsultats

permettant de choisir les

Filtre

Filtre

Filtre

type

employ

donne

Pour mettre jour les filtres de rsultats et des dates, il faut cliquer sur le bouton
suprieure.

Rsultats
filtrs

de la barre doutils

Pour changer un rsultat il faut double-cliquer en haut du registre dsir ou alors slectionner le
registre et cliquer sur le bouton diter de la barre doutils suprieure. Ce processus fera apparatre la
fentre "Correction des Rsultats".

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Dans la fiche de correction des rsultats il est possible de voir dans la zone "Employ" le numro de
lemploy dont vous changer les rsultats, Dans cette zone il est galement possible de voir quelle
date se rfre ce rsultat.
Il est possible de naviguer entre les dates et employs dans la fiche de correction des rsultats, en
utilisant les boutons , , et .
Dans la zone "Plan Journalier il est possible de voir une image illustrative des horaires de lemploy
pour ce jour l, avec les pointages effectues par lemploy, reprsentes en points bleus.
Les deux boutons + et du cot gauche de limage permettent dafficher plus ou moins de jours en
mme temps, jusqu un maximum de cinq jours. Pour trois jours daffil limage aura laspect suivant :

Les jours non slectionns sont prsents avec une couleur plus claire, et ne peuvent tre dits sans
tre choisis avec les boutons , , et . On peut voir une ligne verticale noire, qui indique le dbut
de la journe et une ligne verticale marron qui indique la fin de la journe.
Dans la zone de pointages il est possible de consulter les pointages effectus par lemploy, ce jour
l, et modifier son type en introduisant de nouveaux pointages. Les pointages seront signals sur
limage par des points rouges. Pour supprimer les pointages supplmentaires, slectionnez les en
cliquant sur le bouton "Suppr" de votre clavier. Les pointages effectues par lemploy, ne peuvent
tre supprimes, ni leur heure modifie.

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Il est galement possible dajouter et de supprimer les pointages directement sur limage. En passant
avec la souris sur la zone o sont indiqus les pointages, et les chelles horaires, le curseur suivant
apparatra , indiquant quil est possible dajouter ou de supprimer des pointages. En cliquant une
fois sur une partie vide de cette zone, lheure correspondante sera ajoute dans le champ dinsertion
de donnes, o il suffit de slectionner le type de pointage en cliquant sur pour insrer le pointage.
En double-cliquant sur cette mme zone, une bote de dialogue apparatra alors demandant si vous
dsirez insrer un nouveau pointage. Cliquez sur Oui et le pointage sera ajout automatiquement.
En passant avec la souris sur un point
didentification de pointage, ce point
sagrandira lgrement, indiquant quil peut
tre supprim. En double-cliquant sur ce
point une bote de dialogue apparatra
vous demandant si vous souhaitez
supprimer le pointage. En cliquant sur
Oui le pointage sera effac. Cependant, il
peut que vous ne puissiez pas supprimer
les pointages effectus par les employs
(signals en bleu).
Note: Lheure de pointage insr partir
de limage est arrondie lheure ou la
demi-heure la plus proche.
Dans la zone des Totaux, il est possible de modifier, supprimer et dinsrer les priodes de la journe.
Les botes de texte qui indiquent le dbut de la journe, dure de la journe, et journe prcdente,
dans la zone la plus droite de la fiche de corrections, permet la modification de ces valeurs. Dans
les cas ncessaires, Time Report, peut galement ajuster le dbut et la dure de la journe suivante
et de la journe antrieure.
Le bouton CHANGER, situ droite de limage, sert modifier le plan journalier correspondant au
jour slectionn. En appuyant sur ce bouton, une fentre de slection de plans journaliers apparat.
Slectionnez le plan journalier dsir et cliquez sur OK.

11. Consulter les rsultats


Consulter les pointages
Dans la fentre "Pointages", il est possible de consulter les pointages effectus par les employs et
collects jusqu la date, en incluant les pointages encore non effectus.
Pour accder cette fentre il faut slectionner

Pointages dans le menu Utilitaires.

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Dans le coin suprieur gauche, un rpertoire racine permet de filtrer les pointages par employ, par
section ou tout simplement montrer les pointages de tous les employs. Sous ce rpertoire racine se
trouve un calendrier permettant de filtrer les pointages journaliers.
Il est galement possible de filtrer les pointages par type, partir de la bote
possibles sont les suivants:

. Les filtres

 Tout le monde: montre tous les pointages ;


 Prsences: montre tous les pointages dentre et de sortie, cest dire tous les pointages qui ne
sont pas des incidents :
 Incidents : montre les pointages qui sont des incidents et les sorties pendant les heures de travail ;
 Non autorises: montre les pointages de cartes non enregistres ou demploys en dehors de eur
priode normal daccs (les pointages napparaissent que si loption Conserver les pointages
invalides est active sur le terminal) ;
 Entre: montre les pointages dentre ;
 Sortie: montre les pointages de sortie.
Note: il peut tre ncessaire de traiter les pointages pour que ces listes aient lattribut dentre ou de
sortie.

Tous les
pointages

Filtre

Filtre

Filtre

employ

date

type

Du cot droit il est possible de voir les pointages filtrs.

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Pointages
filtes

Pour chaque pointage il est prsent le numro et le nom de lemploy, le badge utilis, la date et
lheure de pointage, le type de pointage, et sur quel terminal o le pointage a t effectu.
Cette fentre dispose els icnes suivantes sur deux barres doutils:
- imprimer la liste des pointages filtrs;
- aperu de limpression de la liste des pointages effectus;
- exporter les pointages;
- importer les pointages il existe deux versions dimportation, une pour les terminaux OutLock et
miniSCAN, et une autre pour les terminaux Evolution 3 / 3 Bio;
- appeler lagent.

Consulter les totaux

La fentre "Totaux" permet de voir le total de tous les codes de traitement utiliss. La priode de
comptabilit des totaux varie en fonction de loption choisie dans la bote
. Les options
disponibles sont Journaliers, Hebdomadaires, Mensuels et Flexibles.
En utilisant le rpertoire racine des employs, et les botes de texte du dbut et de la fin de la priode
consulte, il est possible de filtrer les informations suivantes :
Priodes de travail
Priodes de travail
supplmentaire

Filtre employ

Filtre
jour

Priodes dabsence

Les icnes de cette fentre donnent la possibilit de:

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Priodes
filtres

- imprimer les priodes filtres;


- avoir un aperu des priodes filtres;
- exporter les totaux des priodes de travail, dabsence et de travail supplmentaire;
- appeler lagent.

Consulter les carts

La fentre dcarts sert pour consulter en dtails, les carts des pointages provocants des absences.
On peut y accder par longlet

carts dans le menu Utilitaires.

Tout comme dans les fentres de consultation prcdentes, linformation peut tre filtre par employ
permet de filtrer les irrgularits par type. Les options
et par date. De plus, la bote
disponibles sont alors les suivantes:
 Tous: montre tous les carts;
 Irrgularits: montre les irrgularits correspondantes aux priodes dabsence ou de pointages
irrguliers ;
 Retards: montre les carts positives en pointage dentre;
 Sorties anticipes: montre les carts ngatives en pointage de sortie;
 Retards et sorties anticipes: montre aussi bien les carts relatives aux retards, que les carts
relatives aux sorties anticipes.
 Absences: montre les carts correspondantes aux priodes dabsence.
Dans le tableau des rsultats figurent les entres et les sorties pointes par lemploy, et dans les
colonnes indiques par
, les carts respectives aux entres et aux sorties du plan journalier de
lemploy. Les carts sont indiques en nul si les pointages de lemploy sont effectus durant la

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priode autorise, ou en ngatif, si les pointages des employs sont des retards ou des sorties
anticipe.

Consulter les horaires des employs

La fentre de consultation des horaires permet davoir un aperu des plans journaliers de chaque
employ, relatif au traitement des pointages ou de la correction des rsultats.
Pour y accder, slectionnez

Horaires dans le menu Utilitaires.

Tout comme les consultations prcdentes, le tableau des horaires peut tre filtr par employ et par
date. Dans la zone infrieure de la fentre se trouve une image correspondant au plan journalier
slectionn dans le tableau.

Consulter les employs prsents et absents


Dans la fentre "Prsences" lutilisateur peut consulter la liste des employs prsents et la liste des
employs absents nimporte quel moment.
Il est possible daccder cette fentre en slectionnant loutil

Prsences du menu Utilitaires.

Pour avoir des informations mises jour il faut cliquer sur le bouton Actualiser de la barre doutils.
En faisant cela, Time Report collectera les informations de tous les terminaux rpertoris et procdera
un mini-traitement pour dterminer ltat de chaque employ.

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12. Exporter les donnes pour logiciels de traitement de salaires


Grce un puissant assistant, Time Report
permet lutilisateur des possibilits avances
pour lexportation des donnes.
Lassistant dexportation peut tre slectionn
en cliquant sur licne
suivantes:

depuis les fentres

 Corrections;
 Pointages;
 Totaux;
 Horaires des employs.
Dans la bote de dialogue prsente en
illustration, il faut choisir si vous dsirez crer
un nouveau modle dexportation de donnes
existant ou utiliser un modle dj existant.
Dans tous les cas, il est ncessaire dindiquer
le nom du fichier dans lequel les donnes vont
tre enregistres.
Aprs avoir rempli le champ "Exporter vers
fichier" et choisi le type de modle
dexportation, il faut cliquer sur Suivant >>.
Si

vous

choisissez

"Utiliser

un

modle

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prdfini", il faut alors choisir le modle dsir.


Il est ncessaire de cliquer sur le modle slectionner.
Aprs avoir slectionn le modle dexportation,
il faut cliquer sur Suivant >>.
Si vous dsirez exporter les donnes vers une
application de traitement de salaires il faut
choisir un modle correspondant.
Pour terminer le traitement dexportation il faut
slectionner les dates de dbut et de fin des
donnes que vous souhaitez exporter.
Dans la zone "Prvision" il est possible de voir
un exemple du rsultat final, et dans la zone
"Exporter vers" il est possible de voir et de
changer le nom du fichier, o vont tre
enregistres les donnes exporter.
Pour conclure le processus dexportation, il faut cliquer sur le bouton Conclure

Si en revanche dans la premire phase de


traitement dexportation vous avez choisi "Crer
un nouveau modle", lassistant vous montrera
la bote de dialogue de limage.
Dans cette bote de dialogue, il faut
slectionner et organiser les champs que vous
dsirez exporter.
Pour slectionner les champs exporter, il faut
utiliser les boutons
.
Pour organiser les champs, il faut utiliser les
boutons
.

Dans la zone "Formater champs" il faut


configurer la faon dont chaque champ va tre
export.
Aprs avoir slectionn et configur les champs
exporter, il faut configurer lordre des champs.
La sparation entre deux champs dun mme
registre peut se faire de deux faons :
Largeur fixe O les champs sont aligns en
colonnes avec des espaces entre chaque
champ.

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Sparation dlimite O les champs sont spars par un ou plusieurs critres, parmi lesquels:
 ESPACE;
 TAB (tabulation);
 ; (point virgule);
 : (deux points);
 , (virgule);
 Autre caractre dfini par lutilisateur.
Il est galement possible de configurer le sparateur de lensemble des champs slectionns
(registre) tre spars par:
 CR+LF (changement de ligne);
 TAB (tabulation);
 CR (carriage return);
 LF (line feed);
 Autre caractre dfini par lutilisateur.
Si dans la zone "Enregistrer modle ?" vous choisissez lenregistrement du modle cr, vous pourrez
lutiliser nouveau sans avoir besoin de passer par le mme processus de configuration. Lors de la
prochaine exportation, il suffira dutiliser un modle prdfini.

Format des champs de texte et des champs numriques


Spcification des formats des champs:
La spcification dun format, qui consiste des paramtres optionnels, se fait de la manire suivante:

[signes] [largeur] [.prcision]


Chaque champ dun format dtermin est un caractre ou un nombre signifiant une option de format
particulier.
signes: Caractre ou caractres optionnels contrlant lalignement des champs, la signalisation, les
espaces et les cases dcimales (voir tableau plus bas). Il est possible dutiliser plus dun signe dans le
descriptif du formatage.
largeur: Nombre optionnel dterminant le nombre minimal de caractres de sortie. (voir Spcification
de largeur)

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prcision: Nombre optionnel qui spcifique le nombre maximal de caractres pour tout ou partie du
champ, ou le nombre minimal de chiffres pour des valeurs de nombres entiers (voir tableau de la page
suivante)

Options de signes
Le premier champ optionnel de format est signes. Le signe est un caractre contrlant lalignement
des champs, de la signalisation, des espaces et des cases dcimales. Il peut exister plus dun signe
dans la spcification dun format.
Signes

Dsignation

Valeurs par dfaut

Aligne le rsultat gauche dans lespace dsign du champs.

Aligne droite.

Attribue la valeur de sortie un prfixe (+ ou ), pour les


champs numriques.

Seul le signe ()
apparat pour les
valeurs ngatives.

En utilisant 0, des zros sont ajouts gauche jusqu ce que


la larguer minimale soit atteinte. En utilisant 0 et , le 0 est
ignor. En utilisant 0 avec un champ numrique, le 0 est
ignor.

Ne remplit pas les


espaces vides avec
des zros.

Espace (' ')

Rempli la valeur de sortie avec des espaces blancs si la valeur


Les espaces en blanc
est numrique et positive; lespace est ignor si vous utilisez
napparaissent pas.
simultanment espace et +.

Spcification de la largeur
Le second champ optionnel de spcification du format, est la largeur. La valeur largeur est un nombre
entier dcimal positif, contrlant le nombre minimal de caractres exports. Si le nombre de
caractres en valeur de sortie est infrieur la largeur spcifie, des espaces droite ou gauche
leur sont ajouts (en fonction de la prsence ou non du signe en alignement gauche) jusqu ce
que la largeur minimale soit atteinte. Si le paramtre largeur comme prfixe "0", on ajoute alors des
zros jusqu ce que la valeur de la largeur minimale soit atteinte (pour un alignement gauche cela
nest pas ncessaire).
La spcification de la largeur nimplique jamais que le nombre va tre coup. Si le nombre de
caractres de la valeur de sortie est suprieur la largeur spcifie, ou si aucune largeur nest
dclare, tous les caractres de la valeur seront exports (en se rattachant la prcision dclare).

Spcification de la prcision
Le troisime paramtre optionnel pour formater les champs, est la spcification de la prcision. Cela
spcifie un nombre entier dcimal positif prcd dun point (.), qui spcifie le nombre de caractres
tre exports, le nombre de cases dcimales ou le nombre de chiffres significatives (voir tableau plus

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bas). A linverse de la spcification de la largeur, la spcification de la prcision, peut provoquer aussi


bien la coupe de la valeur exporter, que larrondi dune valeur dcimale.
Si la prcision spcifie est gale 0 et al valeur tre convertie est aussi gale 0, aucun caractre
ne sera export.
Le type dtermine linterprtation donne la spcification de la prcision, et sa valeur par dfaut
lorsque celle-ci est omise, comme on peut le voir dans le tableau suivant.
Typo

Signification

Valeurs par dfaut

Caractre

La prcision na aucun effet.

Le caractre est export

Numro / Byte

La prcision spcifie le nombre minimal de


caractres tre export. Si le nombre de
caractres dans la description est infrieur
celui de la description, alors la valeur de sortie
est remplie avec des zros gauche. La valeur
nest pas coupe lorsque le nombre de
caractres dpasse le nombre de la prcision.

La prcision par dfaut est 1.

Double / Float

La valeur de prcision dtermine le nombre de


caractres aprs la virgule. Si le point dcimal
apparat, au moins un caractre dcimal
apparatra avant lui. La valeur est arrondie pour
un nombre appropri de caractres.

La prcision par dfaut reste 6, si


la prcision est 0 ou si le point (.)
apparat sans un nombre aprs,
le point dcimal nest pas
export.

Texte

La prcision dtermine le nombre maximal de


caractres tre exports. Les caractres audel de la valeur prcise ne sont pas exports.

Tous les caractres sont


exports.

Format des champs de date et heure


Exemples:
%H:%M:%S =
%d/%m/%y

10:25:00

= 15/03/98

%a

Nom du jour de la semaine abrg

%A

Nom du jour de la semaine complet

%b

Nom du mois abrg

%B

Nom du mois complet

%c

Reprsentation de la date et de lheure configure dans le systme

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%d

Jour du mois comme nombre dcimal (01 31)

%H

Heure au format 24 heures (00 23)

%I

Heure au format 12 heures (01 12)

%j

Jour de lanne comme nombre dcimal (001 366)

%m

Mois comme nombre dcimal (01 12)

%M

Minutes comme nombre dcimal (00 - 59)

%S

Secondes comme nombre dcimal (00 59)

%U
Semaine de lanne comme nombre dcimal, le dimanche tant le premier jour de la semaine
(0053)
%w

Jour de la semaine comme dcimal (0 6; Dimanche est le 0)

%W
Semaine de lanne comme nombre dcimal, avec le lundi comme premier jour de la semaine
(00-53)
%x

Reprsentation de la date configure dans le systme

%X

Reprsentation de lheure configure dans le systme

%y

Anne du sicle, comme nombre dcimal (00 99)

%Y

Anne avec le sicle, comme nombre dcimal.

%%

Signe de pourcentage

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Notions Avances
Ce chapitre comporte quelques options plus avances de Time Report. Certaines ne doivent
tre utilises que par des utilisateurs expriments.

13. Administration de lapplication


Time Report, ainsi que dautres applications dveloppes par Acronym, possde un systme
dadministration lui confrant une grande flexibilit.
Dans la fentre "Administration de lapplication", accessible depuis la barre de menus, slectionnez
Administration", dans le menu Application, permet de configurer les proprits des utilisateurs,
des rapports, des scriptes et des bases de donnes.
Toutes les donnes en rapport avec ladministration des applications, except celles de lentreprise,
sont configures immdiatement aprs linstallation de Time Guard. Mais si cela est ncessaire,
"lAdministrateur" peut modifier ou crer des entreprises, des utilisateurs ou des rapports.

Entreprises

La fentre des entreprises (Organisations) est accessible partir de loutil


Entreprises du menu
Employs. En slectionnant cet outil, une liste des entreprises rpertories est prsente.

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Du ct droit de la fentre certaines informations de lentreprise ainsi que le logotype de cette


dernire, si celui-ci est disponible.
En slectionnant "Effacer" dans la barre infrieure
lentreprise sera efface, et vous naurez plus accs
ces donnes, et ces dernires seront irrcuprables.
En cliquant sur Nouveau ou diter dans la barre
infrieure, apparat lcran la bote de dialogue
permettant dintroduire ou de changer les donnes de
lentreprise.
Il est possible dintroduire le logotype de lentreprise, en
et en choisissant
cliquant sur le bouton
une image (au format bitmap) aux dimensions les plus
appropries.
Les donnes introduites dans la bote de dialogue
prsente (voir figure), peut servir comme
prsentation dans plusieurs rapports que peut
grer Time Report.
A partir des fiches entreprises, vous pouvez cliquer
sur le bouton
donnant accs une fentre de
configurations avances.
Ces configurations sont utilises principalement
lors du traitement et des corrections des pointages.
Elles sont dcrites de la faon suivante:

Traiter ds le dernier traitement / Traiter
derniers X jours Indique le jour du dbut de la
priode de traitement tre prsent par dfaut.
Bien que ces valeurs puissent tre modifies,
lutilisation de valeurs par dfaut, garantie les
mmes rsultats sans avoir besoin de savoir quel jour doit commencer la saisie.
 On peut changer pointages rels Permet de faire en sorte que les pontages des employs sur
le terminal puissent tre modifis, ou supprims dans la fiche de corrections.
 Justifications automatiques Dans la fiche de corrections les champs justification sont remplit
avec une description du code de faute correspondant celle-ci.
 Utiliser systme dabsences non class Evite que les priodes dabsence naient besoin dtre
classes comme des absences justifies ou non justifies.
 Ne pas permettre le marquage de vacances des sections entires Oblige chaque employ
tre slectionn individuellement pour marquer ses vacances.
 Ne pas actualiser automatiquement le type de pointage dans les corrections Evite que les
types de pointage (Entre/Sortie) soient retraits en ditant, insrant ou supprimant un pointage dans
la fiche des corrections.
 Supplment minimum Les heures supplmentaires ne sont prises en compte que si la dure
indique par les pointages dpasse cette valeur.

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 Minimum entre pointages Si l'employ procde deux pointages, dans l'intervalle de temps
spcifi, par cette valeur, le second pointage n'est pas trait.

Utilisateurs

Dans "Administration de lapplication", accessible depuis le


licne

Administration dans le menu Administration,

dans le sparateur " Utilisateurs" il est possible, en


cliquant sur le bouton droit de la souris, dinsrer, de
supprimer ou dditer les proprits dun utilisateur.
Lorsque Time Report est install la premire fois, il nexiste
quun utilisateur : lAdmin". Ce dernier ne pourra jamais tre
supprim.
La bote de dialogue prsente dans lillustration sert
introduire ou diter un utilisateur. Il est possible en plus du
nom et de la description, introduire ou modifier le mot de
passe pour chaque utilisateur. Si lutilisateur nest pas
l"Admin", il est galement possible de slectionner un profil
pour celui-ci.
Bien que seul l"Admin" puisse crer de nouveaux utilisateurs, les utilisateurs peuvent modifier leur
mot de passe.
A partir de la fentre "Profils" accessible depuis le menu "Applications->Administration, il est possible
de choisir quelles entreprises ainsi qu quels modules lutilisateur peut accder.
En fonction du module, il est galement possible de conditionner laccs pour modifier, diter ou
supprimer les donnes contenues dans ces derniers.

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Modules

Les modules sont les parties constituantes de lapplication. Ainsi sont considres comme des
modules toutes les fentres, botes de dialogues et assistants servant apercevoir, introduire ou
modifier des donnes.
Toujours dans le sparateur "Modules", se trouvent des rapports pouvant tre utiliss dans les
modules pour limpression des donnes.
Pour apercevoir tous les modules de lapplication, il suffit de slectionner le sparateur " Modules"
se trouvant dans la fentre "Administration de lApplication". Dans ce sparateur en cliquant avec le
bouton droit de la souris sur un module, il est possible de:
Insrer un rapport: crer un rapport qui doit tre construit postrieurement. (Pour la
construction dun rapport il est ncessaire davoir certaines connaissances en bases de
donnes et en langage SQL)
Importer un rapport: chargez un rapport dans lapplication, un rapport dj cr. (Les rapports
passibles dimportations sont des fichiers dont lextension .drl.)
Coller un rapport: cr un rapport identique celui dont une copie a t faite. (Il nest possible
de copier que des rapports existants dans Time Report)
Accs au module: permet de configurer les accs des utilisateurs sur un module dtermin
pour changer, insrer ou effacer des donnes.
Toutes les configurations lies des modules ou des rapports ne peuvent tre effectues que par
l"Admin".
En double-cliquant sur un rapport "
lApplication", il est possible de lditer.

" prsent du ct droit de la fentre "Administration de

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Bases de donnes

Toutes les informations utilises par lapplication sont conserves dans des bases de donnes. Ces
dernires ainsi que leur contenu, peuvent tre analyses dans la fentre "Administration" en
Bases de donnes".
slectionnant le sparateur "
Si une base de donnes est choisie dans le sparateur, il est alors possible de voir du ct droit de la
fentre les tableaux la constituant. Elles peuvent tre ouvertes et leurs contenus modifis en doublecliquant dessus.
Note: Il nest pas recommand de changer les modifications des donnes existantes dans les
tableaux, car cela risque de provoquer un disfonctionnement de lapplication.

Dans le sparateur "Bases de donnes" il est possible de


cliquer avec le bouton droit sur une base de donnes et
slectionner Proprits pour configurer les proprits
des bases de donnes.
Dans la bote de dialogue "Proprits de la base de
donnes", voir illustration, il est possible de voir la base
de donnes attribue linstallation de Time Report, ou
choisir une autre base de donnes, lutilisateur du
domaine SQL et le mot de passe (Password) respectif.
Pour modifier la base de donnes, il faut slectionner
loption User la base de donnes suivante et crire
lemplacement de la nouvelle base de donnes. Les
emplacements en Serveur SQL, ont le format suivant :
nom_de_lordinateur\nom_de_linstance_SQL. Linstance
attribue par dfaut Time Report est ACRONYM.
Cette option est assez utile car elle permet dutiliser Time Report sur plus dun ordinateur, du mme
rseau, faisant de Time Report une application multiposte.

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14. Fonctionnalits avances


Configurer la saisie automatique des pointages

Time Report permet de saisir automatiquement les pointages des terminaux par le biais dun petit
programme appel Time Link. Ce programme est plac dans le menu Dmarrage de Windows par
linstallation de Time Report.
Pour configurer la collecte automatique il faut slectionner loption "Collecte" du menu Equipements,
ce qui laisse apparatre la fentre prsente plus haut.
Pour activer la collecte automatique des pointages il faut activer loption "Collecter les pointages
automatiquement" et choisir les jours et les heures auxquelles les collectes doivent tre effectues.
Les modifications effectues nentrent en vigueur quune fois le redmarrage de lordinateur effectu.
Le programme collectant les pointages, le Time Link, peut-tre accd en double-cliquant sur licne
dans la barre doutils Windows.
Ce programme est install dans le menu Dmarrage de Windows lors de linstallation de Time Report.

Envoyer des messages aux employs


Les terminaux Acronym ont la capacit de pouvoir diffuser des messages aux employs chaque fois
que ces derniers effectuent leur pointage.

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Note: Pour que la fonction denvoi des messages aux employs fonctionne correctement, les
donnes des employs doivent tre transmises aux terminaux. Consultez le paragraphe Mise jour
de la structure dorganisation du chapitre Configurer et Prparer Time Report de ce manuel.
La gestion de ces messages est faite au travers de la fentre de Messages. Pour ouvrir cette fentre,
il faut slectionner
Messages dans le menu Employs.
On constate que du cot gauche de la fentre, le rpertoire racine permet de filtrer les messages :


- messages envoyer aux terminaux ;

- messages dj envoys aux terminaux ;

- messages supprims, pour cause dexpiration de dlai, ou messages effacs.

Du ct droit, il est possible de voir les messages correspondant au choix du rpertoire racine.
En bas de cette fentre, existe une barre doutils, avec quatre icnes permettant de :
- crer un nouveau message ;
- envoyer au terminal les messages dj crs ;
- mettre les messages slectionns dans la corbeille;
- effacer les messages slectionns;
- appeler lagent.
Il convient de rappeler que pour envoyer des messages vers les terminaux, il est ncessaire
dattribuer des sections aux terminaux et denvoyer les enregistrements aux employs.

Crer un message
Si vous dsirez crer un message pour un employ, une section ou tous les employs, il faut cliquer
sur licne

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Il est galement possible denvoyer un message partir


de la fentre "Employs", et de la fentre "Sections", en
passant par licne
qui se trouvent dans les fentres
respectives. Dans ces cas, les champs de destinataires
sont pr-remplis, mais peuvent cependant tre dits si
ncessaire.
Lorsque la bote de dialogue "Nouvelle Message"
apparat, il faut choisir le destinataire du message:
 Employ: le message est destin un employ en
particulier ;
 Section : le message est destin une section prcise ;
 Tous: le message est destin tous les employs.
En slectionnant envoyer un message un employ, il faut crire le nom
de lemploy qui le message est destin. Pour faciliter cette tche le
existe permettant davoir accs une fentre de recherche
bouton
demploy o il suffit ensuite de choisir lemploy en cliquant () sur le
.
bouton
Dans le champ "Messages" il faut crire le message que vous souhaitez
envoyer, en faisant attention de ne pas dpasser le nombre de vingt
caractres.
Il faut encore choisir les jours dactivation du message, et le type de son que doit faire retentir le
terminal en diffusant le message.
Pour terminer, il faut cliquer sur le bouton Ajouter de la bote de dialogue "Envoyer message", pour
que le message passe vers (
).
Si vous avez slectionn envoyer un message une section, il faudra excuter le mme processus
antrieur, mais en choisissant une section au lieu dun employ.
Si vous slectionner envoyer tous, il nest pas ncessaire de choisir le destinataire du message,
puisque ce dernier sera envoy vers tous les terminaux et tous les employs.

Envoyer le message
En cliquant sur licne
les messages situs dans Envoyer ( ) et dans Actives ( ) sont
envoys vers les terminaux. Simultanment, les messages situs dans "Envoyer ( ) passent vers
Actives ( ).
Les messages ne peuvent tre envoys vers les terminaux, que si ces derniers sont correctement
connects au PC fonctionnant avec Time Report.
Effacer les messages
Il nest possible deffacer que les messages situs dans la corbeille ( ).

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Ainsi, chaque fois que vous dsirez effacer un message situ sur Envoyer (
faut slectionner le message et appuyer sur licne

) ou Actives ( ), il

pour lenvoyer vers la corbeille ( ). Une fois

dans la corbeille, il faut slectionner le message, et cliquer nouveau sur licne

pour leffacer.

Configurer les incidents et les sorties en service


On dfini par incident, toute situation ou vnement que lemploy ai besoin de signaler pendant son
service. Les terminaux Evolution 3 / 3 Bio permettent de faire en sorte que ces situations soient
signales dans les terminaux, en enregistrant le code de lincident avec la date et lheure darrive.
Les entres et sorties pendant les heures de travail, sont galement considres comme des
incidents sur les terminaux Evolution I et Evolution 3 (Bio). Celles-ci peuvent tre utilises pour les
employs qui occasionnellement travaillent en dehors des locaux de lentreprise, en indiquant que la
sortie anticipe nimplique pas une absence de lemploy.

Dfinir les codes dincidents


Il est possible daccder la fentre des codes dincidents en slectionnant
dans le menu Configuraes:

Codes dIncidents

Pour diter un incident dj existant, double-cliquez sur ce dernier ou slectionnez-le, et cliquez sur le
bouton "diter". Pour crer un nouvel incident, cliquez sur "Nouveau". En ditant ou en crant un
incident la fentre respective apparatra:
Un code doit tre inscrit sur cette fiche (sous la forme dun chiffre entre 1 et 999) ainsi quune
description de lincident. Vous devez ensuite slectionner le type dincident, et dans le cas dune sortie
pendant les heures de travail, le code de traitement qui remplacera la priode dabsence.
On peu choisir parmi cinq types dincidents, trois correspondant des sorties pendant les heures de
travail, et deux des incidents. Les types de sorties en service sont les suivantes:

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 Sortie avec retour le mme jour: lemploy pointe


une sortie en service, mais doit revenir le jour mme.
La priode dabsence en service est dfinie entre
cette sortie et le pointage suivant la mme journe.
Le pointage suivant la sortie en service, est
automatiquement considr comme une entre en
service, mme sil sagit du pointage normal de
lemploy. Si aucun pointage dentre nest effectu,
la priode dabsence est considre comme une
absence.
 Sortie sans retour le mme jour : lemploy
pointe une sortie ne service sans intention de revenir
le jour mme. La priode dabsence en service est
automatiquement dfinie entre cette sortie et la fin de
la journe de travail, o sinsre cette dernire, dans
le plan attribu lemploy.
 Entre en service: lemploy pointe une entre en
service (tardive). La priode dabsence en service est automatiquement dfinie entre le dbut de la
priode de travail o se trouve le pointage, dans le plan attribu lemploy, et son entre.
Dans les sorties en service, la priode dabsence est remplace par le code de traitement dfini dans
la fiche.
Les pointages dincidents ne sont pas comptabiliss pour des effets de travail ralis ou dabsences.
Ils servent donner des informations, qui peuvent tre consultes dans la fentre dIncidents. Les
deux types dincidents sont les suivants:
 Incident de travail isol: cet incident implique un seul pointage, en enregistrant la date, lheure de
lincident ainsi que le code respectif.
 Incident de travail avec dure: cet incident implique que deux pointages du mme incident, la
mme journe. Ainsi sont enregistres les dates et les heures de dbut et de fin de priode, de la
dure de lincident, ainsi que le code respectif.

Pointer les incidents


Les codes dincidents doivent tre envoys aux terminaux avec leurs mises jour (voir section 5
Mise jour de la structure dorganisation). Une fois les terminaux mis jour, les employs peuvent
pointer des incidents et des sorties en service de la faon suivante:
 Pour Evolution 3 / 3 Bio: en appuyant sur la touche F2 du terminal, il vous est demand
dintroduire le code incident. Lemploy doit saisir le code sur le clavier du terminal, la description de
lincident apparatra alors une fois que lemploy aura saisi un code incident valable. Enfin, il doit
appuyer sur la touche pour confirmer et valider son pointage, avec sa carte, son code PIN ou son
doigt.

Consulter les incidents


Aprs la collecte et le traitement des pointages, les pointages dincidents et de sorties en service
peuvent tre consults dans la fentre des Pointages. Les priodes de sorties en service, dans les

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fentres de Corrections et Totaux. Les incidents peuvent tre consults dans la fentre dIncidents,
accessible partir du menu Utilitaires en choisissant licne

Incidents:

On voit dans cette fentre toutes les informations relatives lincident, en particulier le nom et le
numro de lemploy qui la saisie, la date de lincident, le code et la description de lincident, son
heure pour un incident isol ou lheure de dbut pour un incident dune certaine dure, et enfin la
dure de lincident, dans les cas dincidents tals sur une certaine dure.

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