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Vademecum 1

Système D Prod ASBL

Sommaire :
 Location ou prêt?

L’emprunt de matériel

 Qui casse paye
 Les productions
Système D

Location ou prêt?
Le matériel de l’ASBL est
avant tout destiné à servir
les productions artistiques
de Système D Prod, mais
peut également être
e m p r u nt é p a r les
membres pour leurs
p r o p r es p r o je ts ,
moyennant une
participation aux frais.

L’argent récolté via les «
Pafs » servira à payer

l’entretien du matériel,
l’assurance du matos et
sur le long terme, de
mettre suffisamment
d’argent de côté pour que
l’ASBL puisse assumer la
franchise de l’assurance
sans devoir demander une
participation financière au
membre qui a abîmé le
matériel sur son tournage.
il ne faut pas oublier que
ce matériel est le seul
dont dispose l’ASBL.
Lorsqu’un accessoire est
cassé, nous n’en
possédons pas d’autre
pour le remplacer. Enfin, il
est important de se

Qui casse paye
Que ce soit pour un tournage
Système D ou pour un projet
perso, la règle reste la même
pour tous:
Si au retour d’un tournage
quelque chose est cassé, il
revient à la personne ayant la
responsabilité du matériel de
payer pour la réparation ( ou
le rachat ) de la partie cassée.

 Les projets personnels

rappeler que Système D
Prod n’est pas une boîte
de location, que nous ne
nous faisons pas de
bénéfice sur le matériel et
surtout que nous n’avons
personne d’engagé pour
gérer ce matériel.
Afin que tous les membres
puissent profiter au mieux
du matériel de l’ASBL, et
afin que notre responsable
de la gestion de ce matos
ne devienne pas fou,
quelques règles simples
ont été mises en place.

L’assurance
Qu’au final l’équipe se cotise
pour payer une ampoule ou
que le responsable assume
seul les frais relève de la
popote interne du tournage.
Aux yeux de l’ASBL, c’est la
personne qui a signé le bon
d’emprunt du matériel qui en
est responsable. Afin d’éviter
les malentendus, un check du
matériel sera fait au départ et
au retour du matériel.

L’ASBL dispose d’une assurance tout risque pour le
matériel de tournage. Il y a
cependant une franchise de
10% de la valeur du matériel
et de 130€ minimum à payer.
Tout dégat de moins de 130€
rend l’assurance inutile. En
cas de dégats dépassant les
130€ lors d’un tournage, il
sera demandé aux emprunteurs de prendre en charge la
franchise.

 Liste indicative du
matériel et de son coût
d’emprunt
 Règles générales
d’emprunt de matériel

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Les Productions Système D
L’objet social de l’ASBL est simple: produire et diffuser Un membre désireux
d’avoir accès au matériel
des œuvres culturelles.
de l’ASBL pour créer son
De ce fait, il est important pour nous de donner accès
projet Système D doit
aux outils de création à tous nos membres, y compris
contacter le CA avec une
ceux qui ont le moins de moyens financiers.
brève présentation écrite
du projet, l’idée générale
et le genre de tournage
(docu, clip, sketch, long
métrage).

aucun critère de qualité
n’entre en compte dans la
décision du CA, pour peu
que le projet respecte les
statuts de l’asbl ) le projet est alors intégré à la
programmation Système
D, est diffusé sur les
chaînes et sur le site
internet de l’ASBL et est
mis en avant dans nos
Pour peu que le projet
réseaux de contacts.
soit jugé réalisable
(techniquement parlant;

Concrètement...
Tout membre de l’ASBL peut emprunter gratuitement le matériel de Système D Prod pour peu
que les conditions suivantes soient remplies :
 Le membre empruntant (effectif ou adhérent) doit être en ordre de cotisation pour

l’année en cours au jour de l’emprunt. et ne pas avoir de dettes vis-à-vis de l’asbl.
Pour rappel, la cotisation annuelle est de 15€ pour la saison 2014/2015.

 Le réalisateur de la vidéo donnera le droit à

l’ASBL d’utiliser gratuitement sa vidéo ou des
extraits de celle-ci dans le cadre des activités de l’ASBL

 La vidéo produite portera au minimum le logo de l’asbl au générique et Système D

Prod ASBL y sera créditée comme producteur (ou co producteur si plusieurs prod).
Dans l’idéal, le watermark Système D Prod sera également apposé sur la vidéo mais
ce n’est pas une obligation.

L’ASBL : des ressources
humaines avant tout

Système D Prod, c’est avant tout ses
membres.

Un projet Système D Prod, en dehors
de l’aspect matériel qui est prêté, c’est
aussi et surtout un groupe de gens qui
peuvent dispenser bons conseils et
coups de pouce sur un tournage.
Tout dans l’ASBL fonctionne grâce aux
rencontres et à la collaborations des
membres des différents projets qui en
constituent l’ensemble.

 La vidéo produite sera diffusée sur les

chaînes youtube et Daylimotion de l’ASBL,
ainsi que sur le site web
www.systemedprod.com.
Le réalisateur
garde le droit de diffuser sa vidéo où il le
désire en plus de cette diffusion via nos canaux classiques.

 L’emprunteur connait la manipulation du

matériel qu’il emprunte (ou est accompagné
d’une personne compétente)
 Si le matériel est emprunté pour un projet qui

rapporte de l’argent à l’emprunteur
(commande, captation de spectacle rémunérée, etc.) le matériel sera d’office loué à
l’ASBL (en proportion de ce que rapporte le
tournage)

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L’emprunt de matériel

Les Projets Personnels
Parce que parfois on a
envie de faire un tournage qui ne sera pas
diffusé sur internet, ou
qu’on a besoin de matériel pour le projet d’une
autre structure, qu’on
file un coup de main
pour le tournage de
quelqu’un d’extérieur à
Système D Prod mais
qu’il manque justement
des lumières…

Dans ces cas-là aussi il
y a moyen de faire appel à l’ASBL, mais le
matériel sera emprunté
moyennant une participation aux frais.
Il ne s’agit pas d’une
location dans le sens
commercial du terme
mais juste d’une participations aux frais d’entretien du matériel

lorsqu’il est utilisé pour
des projets qui ne sont
pas créés par l’ASBL.
Les sommes demandées pour l’emprunt du
matériel sont d’ailleurs
bien au-dessous des
tarifs de location en
vigueur.

Légende accompagnant
l'illustration.

Concrètement...
Tout membre de l’ASBL peut emprunter, moyennant participation aux frais, le matériel de Système
D Prod pour peu que les conditions suivantes soient remplies :

Le membre empruntant (effectif ou adhérent) doit être en ordre de
cotisation pour l’année en cours au jour de l’emprunt. et ne pas avoir
de dettes vis-à-vis de l’asbl. Pour rappel, la cotisation annuelle est de
15€ pour la saison 2014/2015.

L’emprunteur connait la manipulation du matériel qu’il emprunte (ou
est accompagné d’une personne compétente)

Le montant de la PAF est à régler au moment de l’emprunt. Ou par

Le check matos avant et après l’emprunt
Le moment où le matériel est vérifié avant et
après un tournage peut sembler fastidieux, mais
il a plusieurs intérêts:

L’emprunteur ne sera pas accusé d’un
dégât déjà constaté

Cela permet de s’assurer que tout le
matériel emprunté est complet

Cela permet aussi de s’assurer que rien
n’a été oublié

virement au numéro de compte
BE97651152886049 (BIC : KEYTBEBB)

IBAN

Dans le cas où le membre de l’ASBL emprunte du
matériel pour un tiers, le membre s’engage à être
présent pendant le tournage et se porte néanmoins
garant de l’intégrité du matériel emprunté

Dans le cas où la valeur du matériel empruntée est
jugée trop importante ou si les conditions du tournage sont jugées dangereuses, une caution de 130€
ou de 10% de la valeur du matériel emprunté pourra
être demandée.

Du coup prévoyez dans votre
planning de tournage les 5-10 minutes nécessaires au check matos. Ne pas embarquer ou
débarquer le matériel dans la précipitation
peut faire gagner énormément de temps pour
la suite du tournage

Le bon d’emprunt et le check up du
matériel sont très importants pour
les deux parties

Photo

description

PAF/jour

Caméra Panasonic AG-Ac160A
+ 2 batteries/chargeur + 2 filtres CPL et protection
pluie + secteur

50

Micro pro light: Torche à led Composée de 96 LEDS +
1 batterie (fonctionne aussi sur piles-non fournies)

10

Carte SDXC 64 Go (2 disponibles)

2,5

Trépied avec tête fluide

15

Mini Grue– Jib arm + tête orientable (attention : trépied non fourni)

30

Moniteur + câble HDMI 5m + 1 batterie + secteur

15

Rig épaule

5

Stabilisateur steadycam à main

10

Écran de projection (180x135)

10

Acer K 750 Vidéoprojecteur led-laser

50

Photo

description

PAF/jour

Kit tournage basique :
Kit tournage basique:

1 clap, 1 petit réflecteur, 1 rouleau de tape,

2

1 rouleau de gaffer, 1 trousse de secours

Kit lights:

Kit lumières (obligatoire pour louer les lights)
:Gueuzes pour stabiliser les pieds lights et rallonges/multiprises + gélates/diff/black foil + pinces à
linge + 1 ampoule de rechange

5

Réflecteur 7 en 1 pliable

3

Set de 3 mandarines + pieds

10

Set de 3 lampes 5600k + softboxes + pieds

10

Fond vert + support

5

Dimmer 8 pistes

5

Photo

description
Enregistreur portable 4 pistes Tascam DR 40 +
Housse transport protec + 3 piles rechargeables

Casque de monitoring :
Sennheiser HD 25 C II

Micro HyperCardio
Audio Technica AT875R

Rycote Wind Screen Kit 4

PAF/jour

6€

5€

5€

9€

Gitzo
GB1540

5€

Gitzo, perche carbone 4 sections
Pied micro
Millenium MS-2003

3€

Cables micro Klotz (Neutrik) 3/5m

1€

Perche 3m rode

4€

Pinmic: micro bouton + adaptateur. (2 disponibles)

4€

Chargeur de piles et 4 piles rechargeables supplémentaires

3€

Avant de vous prêter ce beau matériel, il nous reste à vous exposer quelques règles de fonctionnement.

Système D Prod ASBL

Ces règles ont pour but de fluidifier la circulation du matériel tout en respectant les disponibilités
du responsable matos. Elles sont identiques, que le matériel soit prêté ou loué :

Le matériel est emprunté de midi à midi : il est possible de venir chercher le matériel le
jour de la réservation entre midi et 17h ( Dans le cas où le matériel de tournage est disponible, il est possible de venir le chercher à partir de 9h plutôt que midi ). et il doit être
rapporté le lendemain du dernier jour de tournage avant midi.

Pour réserver le matériel:
info@systemedprod.com

Il est toujours possible de s’arranger pour modifier ces horaires indicatifs. Dans ce cas,
les heures de sortie et de retour du matériel seront indiqués sur la fiche d’emprunt.

Si le matériel est rapporté avec plus d’une heure de retard, il sera facturé une journée
de location supplémentaire à l’emprunteur, de la valeur totale du matériel emprunté.

Le matériel sera obligatoirement ramené là où il a été emprunté, à moins que le responsable du matériel ne stipule autre chose au moment de l’enlèvement du matériel, auquel
cas cela sera clairement indiqué sur la feuille d’emprunt.

Le responsable matos est joignable entre 9h et 17h par téléphone ou quand vous voulez
par mail à info@systemedprod.com.

Un bon d’emprunt du matériel sera rempli et signé par l’emprunteur et le responsable du
matériel et un check matos sera obligatoirement fait à l’enlèvement et au retour.

Si jamais vous n’avez pas de véhicule pour venir chercher et ramener le matériel, la possibilité de vous faire livrer le matériel sur le lieu de tournage existe, moyennant finance. Mentionnez-le dans votre mail de réservation du matériel.

Attention! même si le matériel était prêté gratuitement pour une production Système D, en cas
de retard lors du retour matériel, une PAF vous sera demandée ! Soyez ponctuels.

Liste indicative des tarifs de prêt
Pourquoi indicative?
Parce qu’en fonction de la
quantité de matériel emprunté
et de la durée de l’emprunt, la
somme demandée peut énormément varier, mais cette liste
a surtout pour objectif de vous
montrer le matériel disponible
et de vous donner une idée
globale des montants demandés
pour l’emprunt du matériel.

Pensez à vous y prendre à
l’avance: premier réservé,
premier servi