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net/blog - le 19/09/2013

Crer une facture avec Access

Partie 1/3 - Cration des tables et des relations
Suite la demande de plusieurs abonns, nous allons, dans ce tutoriel en 3 parties, crer une
facture sous Access. Si vous grez la liste de vos clients sur Access, le fait de crer vos factures
partir de cette mme base de donnes vous fera gagner un temps prcieux.
Il y a diffrentes manires de crer cette "application" de gestion de factures, mais je vais vous
montrer comment en crer une de faon simple et vous pourrez tout fait la personnaliser selon
vos besoins.
Cependant, si vous tablissez normment de factures, je vous invite vous tourner vers un
logiciel de facturation adquat.

Je vais faire de nombreuses manipulations dans ce tutoriel et, pour viter davoir tout
rexpliquer dans le dtail sur la raison pour laquelle je fais certaines actions, vous devrez savoir :

Crer une base de donnes Access (voir larticle en 4 parties : Partie 1 Cration dune
table, Partie 2 Cration dune requte, Partie 3 Cration dun formulaire, Partie 4
Cration dun tat)

Crer des relations entre les tables (voir larticle quoi servent les relations entre les
tables Access et comment les crer ?)

Crer des boutons de contrles (voir larticle Crer des boutons de contrle dans un
formulaire Access)

Crer un sous-formulaire (voir larticle Crer un sous-formulaire Access)

Utiliser les champs calculs (voir larticle Utiliser les champs calculs sous Access).

Ce tutoriel est divis en 3 parties :

Partie 1 : cration des tables et des relations

Partie 2 : cration du formulaire principal et de ses sous-formulaires

Partie 3 : cration des tats et de linterface

Pour chaque objet de la base de donnes, je placerai un prfixe avant son nom afin de mieux le
retrouver : T pour table, R pour requte, F pour formulaire, S/F pour sous-formulaire et E pour
tat.

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Cration des tables Access :

Nous allons donc commencer par crer nos tables :

T_Clients : coordonnes de chaque client.

T_Date_facture : servira en tant que sous-formulaire et rpertoriera toutes les factures

tablies.

T_Facture : servira en tant que sous-formulaire et rpertoriera tous les items de chaque
facture tablie.

T_Tarifs : rpertorie tous les produits vendre avec leurs tarifs dats. De cette manire, en
cas de modification de tarifs, les factures antrieures ne seront pas modifies, mais les
factures ultrieures auront le nouveau tarif.

Nous allons commencer par crer les tables T_Clients et T_factures grce une feuille de
calculs Excel que nous allons importer. Vous trouverez cette dernire dans lEspace membres.
Ouvrez une nouvelle base de donnes, fermez la table cre par dfaut et cliquez sur

Excel

de longlet Donnes externes.

Cliquez sur Parcourir pour aller rechercher le fichier tlcharg et cliquez sur Ok.

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Cliquez sur Suivant.

Cochez la case Premire ligne contient les en-ttes de colonnes et cliquez sur Suivant.

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Cliquez sur Suivant.

Cliquez sur Suivant en laissant coche la case Laisser Access ajouter une cl primaire pour
quAccess gnre un numro automatique pour chaque client.

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Enfin, donnez le nom T_Clients cette table et cliquez sur Terminer et Fermer.

Notre table Clients est cre, nous allons juste modifier certaines choses.
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Ouvrez cette table et passez en Mode cration

en cliquant droit sur longlet

T_Clients. Modifiez le nom du champ ID en ID_Client afin de le reprer plus facilement par la
suite. Dans le champ Civilit, choisissez Assistant Liste de choix et tapez les valeurs M., Mme
et Mlle. Pour les champs CP et Tlphone, saisissez respectivement les masques de saisie 99999
et 99 99 99 99 99. Fermez la table en acceptant denregistrer les modifications apportes.

Nous allons maintenant importer la liste des produits en vente. Pour cela, recliquez sur

Excel

de longlet Donnes externes, recherchez le fichier Excel utilis prcdemment

et cliquez sur Ok.

Cette fois-ci, choisissez longlet Tarifs et cliquez sur Suivant.

Laissez la case Premire ligne contient les en-ttes de colonnes coche et cliquez sur Suivant
jusquau choix du nom de la table que vous nommerez T_Tarif. Cliquez sur Terminer et
Fermer.

Encore une fois, ouvrez la table cre en Mode cration

, renommez le

champ ID en ID_Tarifs. Passez le Format du champ Prix_unitaire en Montaire et

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saisissez 0 (zro) pour sa Valeur par dfaut. Enfin, pour le champ Date, indiquez un Format
Date abrge et le Masque de saisie 99/99/9999. Fermez la table en acceptant denregistrer les
modifications apportes.

Les 2 tables suivantes vont tre cres manuellement.

Crez la table T_Date_facture avec les champs suivants :

ID_Date_facture : NumroAuto. Ce champ est la cl primaire ;

ID_Client : Numrique ;

Date_Facture : Date/Heure. Choisissez le Format Date abrg et le Masque de saisie du

mme nom en cliquant sur

Mode_de_paiement : Assistant liste de choix (dans la bote de dialogue, vous

slectionnerez Je taperai les valeurs souhaites et saisirez les donnes suivantes les unes
en dessous des autres : Chque, Virement, Espces, CESU. Cochez la case Limiter la
liste).

Crez la table T_Factures avec les champs suivants :

ID_Facture : NumroAuto. Ce champ est la cl primaire ;

ID_Date_facture : Numrique. Choisissez lIndex avec doublons ;

ID_Tarif : Numrique. Choisissez lIndex avec doublons ;

Dsignation : Texte court ;

Quantit : Numrique ;

Prix_unitaire : Montaire.

Cration des relations Access :

Nous allons maintenant crer nos relations. Pour cela, cliquez sur Relations
longlet

Outils

de

base

relations

de

donnes.

Cliquez

sur

Afficher

dans
toutes

les

et, si vous avez dj des relations cres, supprimez les

liens en cliquant droit dessus > Supprimer

droit dessus > Masquer la table

, puis masquez les tables en cliquant

.

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Cliquez sur Afficher la table

et, dans la bote de dialogue, double-cliquez sur chacune

de vos 4 tables avant de cliquer sur Fermer.

Crez vos relations de manire avoir un lien :

Entre le champ ID_Client de la table T_Clients et le champ ID_Client de la table

T_Date_facture ;

Entre le champ ID_Date_facture de la table T_Date_facture et le champ ID_Date_facture

de la table T_Factures ;

Entre le champ ID_Tarif de la table T_Tarifs et le champ ID_Tarif de la table T_Factures.

Pour chaque relation, cochez les cases Appliquer lintgrit rfrentielle, Mettre jour en
cascade les champs correspondants et Effacer en cascade les enregistrements correspondants.

Vos relations devraient ressembler a :

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Dans la prochaine partie de ce tutoriel, nous dcouvrirons comment crer le formulaire

principal et ses sous-formulaires.

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