Manuel de Gestion Administrative Et Financiere de La Capa

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(00224) 65 76 35 15
(00224) 24 45 86 86
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Manuel de Procdures Administrative et Financire de la Cooperative Agro-Pastorale Amitie ( CAPA)

Siege : Kissidougou- Niandou / Tel : 65 76 35 15 ; 24 45 86 86/ BP : 48 kissidougou
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MANUEL DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DE LA CAPA

(Cooprative Agro-Pastorale Amiti)
PARTIE I : PARTIE DESCRIPTIVE DU MANUEL.............................................................................7

1.
Objectif manuel :...........................................................................................................................7
2.
Organisation du manuel..................................................................................................................8
3.
Mise jour du manuel....................................................................................................................8
Modification Des Procdures :.......................................................................................................8
Mthodologie de mise a jour :........................................................................................................8
PARTIE II : DESCRIPTION ET GESTION DE LORGANISATION.................................................9

1.
DESCRIPTION DE LORGANISATION......................................................................................9
1.1. Gense............................................................................................................................................9
1.2. Label C.A.P.A...............................................................................................................................9
1.3. Devise............................................................................................................................................9
1.4. VISION..........................................................................................................................................9
1.5. VALEURS....................................................................................................................................10
1.6. Objectif global..............................................................................................................................10
1.7. La C.A.P.A vise :......................................................................................................................10
2.
Moyens & Stratgies Oprationnelles..........................................................................................11
3.
ORGANISATION DE LA GESTION..........................................................................................11
3.1. Rles et responsabilits et profil du prsident..............................................................................11

3.2. Rles et responsabilits et profil du trsorier................................................................................12
a.
Profil du trsorier(e).....................................................................................................................13
3.3. Rles et responsabilits du secrtaire...........................................................................................13

3.4. Rles, responsabilits et profil des commissaires aux comptes....................................................13
3.5. Le rle des Animateurs-Formateurs..............................................................................................14
3.6. Le rle du Charg de Suivi-Evaluation.........................................................................................14
3.7. Secrtaire charge Etudes, de la Formation et de la Recherche (EFR)".........................................14
4.
Suivi et valuation........................................................................................................................14
4.1. Les bases du systme de suivi-valuation.....................................................................................15

4.2. Les champs de suivi-valuation....................................................................................................15
Performance du management de la C.A.P.A ...............................................................................15
4.3. Mthodes de suivi........................................................................................................................15

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4.4. Les rapports..................................................................................................................................16
4.5. Evaluation....................................................................................................................................16
4.6. le suivi et le contrle du travail et des responsabilits..................................................................16
4.7. Le suivi des activits mises uvre (tableau de bord)....................................................................16
PARTIE III : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES..................................................................17
1. Traitement du courrier......................................................................................................................17
1.1. Les courriers administratifs...........................................................................................................17
1.1.1. Traitement du courrier reu (plis, mails)....................................................................................17
1.1.2. Traitement du courrier dpart.....................................................................................................17
Le courrier- dpart doit contenir les informations suivantes :...............................................................17
1.2. Les courriers spcifiques aux volets dactivit..............................................................................18
PARTIE IV : GESTION DES STOCKS ET DES
IMMOBILISATIONS..................18
1. Gestion des stocks............................................................................................................................18

1.1. Rception de fournitures...............................................................................................................18
1.2. Sortie de fournitures......................................................................................................................19
1.3. Valorisation des stocks..................................................................................................................19
1.4. Comptabilisation...........................................................................................................................19
1.4.1. Sur linventaire permanent :.......................................................................................................19
1.4.2. Au grand livre.............................................................................................................................19
1.5. Approvisionnement.......................................................................................................................20
1.6. Inventaire physique.......................................................................................................................20
1.6.1. Responsabilit de lAssistante Administrative............................................................................20
1.6.2. Inventaire physique....................................................................................................................20
1.7. Dcomptes surprises......................................................................................................................20
2. Immobilisations................................................................................................................................20
2.1 PROCEDURE DIMMOBILISATION..........................................................................................20
2.2. Les tapes de la procdure sont les suivantes :..............................................................................20
2.3. Rception de limmobilisation :....................................................................................................21
2.4. Attribution de code et enregistrement de limmobilisation :..........................................................21
2.5. Livraison de limmobilisation.......................................................................................................21
2.6. Remplissage et mise jour de la fiche individuelle des
immobilisations :.........................21
2.7. Mouvement de limmobilisation..................................................................................................22

a. Transfert dimmobilisation...............................................................................................................22
b.
Sortie dune immobilisation.........................................................................................................22

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3. Inventaire........................................................................................................................................22
3.1. Inventaire de fin dexercice :........................................................................................................22
3.2. Inventaire Partie exceptionnel...................................................................................................22
3.3. Biens dsuets :..............................................................................................................................22
3.4. Valorisation..................................................................................................................................23
4. Amortissement.................................................................................................................................23
PARTIE V: GESTION DU PERSONNEL...........................................................................................23
1. Embauche.........................................................................................................................................23
1.1. Dtermination des besoins en personnel........................................................................................23
1.2. Recherche et recrutement des candidats........................................................................................23
1.3. Procdure d'embauche dfinitive...................................................................................................23
2. Dmission........................................................................................................................................24
3. SUIVI DU PERSONNEL................................................................................................................24
3.1. Demande de cong, de permission et dautorisation dabsence.....................................................24
3.2. Promotions et modifications de salaire..........................................................................................24
3.3. Contrles des absences irrgulires...............................................................................................25
3.4. Heures supplmentaires - Personnel non cadre.............................................................................25
4. Paye mensuelle.................................................................................................................................25
Intervenants Description des tches.....................................................................................................25
Secrtaire administratif.......................................................................................................................25
Service Comptabilit............................................................................................................................26
Le Trsorier.........................................................................................................................................26
5. Dplacements et missions................................................................................................................26
5.1. Ordre de mission :.........................................................................................................................26
5.2. Allocations de sjour :...................................................................................................................26
5.3. Aprs la mission :..........................................................................................................................27
6. Allocation familiale..........................................................................................................................27
PARTIE VI: PROCEDURES DES ACHATS ET DE
VENTES.................................27
1. Procdures des achats.......................................................................................................................27

1.1. Administratif................................................................................................................................27
1.2. Budget prvisionnel.......................................................................................................................27
1.3. Dclenchement du processus.........................................................................................................28
1.4. Documents dachat........................................................................................................................28
1.5. Le suivi des achats........................................................................................................................28

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1.6. La rception...................................................................................................................................28
1.6.1. Les biens et articles....................................................................................................................28
1.6.2. Les travaux, prestations de services............................................................................................29
1.6.3. Lenregistrement comptable.......................................................................................................29
a. Enregistrement des factures..............................................................................................................29
b. Contrles priodiques du charge de contrle et de suivi /
Commissaires aux comptes..........29
1.7. Le rglement.................................................................................................................................30
1.7.1. Avance........................................................................................................................................30
1.7.2. Paiement au comptant................................................................................................................30
1.7.3. Paiement facture la livraison ou lchance..........................................................................30
1.7.4. Comptabilisation et classement..................................................................................................30
2. Procdures de ventes........................................................................................................................30
2.1. Facturation....................................................................................................................................30
2.1.1. Etablissement des factures..........................................................................................................30
2.2. Rglement du client.......................................................................................................................31
2.2.1. Rception du rglement..............................................................................................................31
a. Paiement en espces.........................................................................................................................31
b. Paiement par chque........................................................................................................................31
2.3. Recouvrement...............................................................................................................................31
PARTIE VII : LES PROCEDURES FINANCIERES...........................................................................32
1. Gestion des caisses...........................................................................................................................32
1.1. Administratif................................................................................................................................32
1.2. La caisse........................................................................................................................................32
Recettes................................................................................................................................................32
Dpenses..............................................................................................................................................32
Pices justificatives..............................................................................................................................33
Informations communes :.....................................................................................................................33
1.2. Contrle.........................................................................................................................................33
1.3. Procdures dapprovisionnement des caisses....................................................................................33
1.4. Larrt de la caisse.......................................................................................................................34
2. Banques............................................................................................................................................34
2.1. Responsabilits..............................................................................................................................34

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2.2. Sparation des taches....................................................................................................................34
2.3. Rapprochement bancaire...............................................................................................................35
2.4. Annulation de chques..................................................................................................................35
PARTIE VIII : LA GESTION COMPTABLE......................................................................................35
1. Cadre trsorier..................................................................................................................................35
1.1. Accs aux donnes comptables......................................................................................................35
1.2. Les ressources de la capa:.............................................................................................................35
1.3. Classement des pices comptables................................................................................................36
2. Saisie des pices comptables............................................................................................................36
2.1. Dpenses.......................................................................................................................................36
3. Les travaux comptables....................................................................................................................36
3.1. Les travaux quotidiens..................................................................................................................36
3.2. Les travaux hebdomadaires...........................................................................................................36
3.3. Les travaux mensuels....................................................................................................................36
3.3.1. Trsorier.....................................................................................................................................36
3.3.2. Les suivis comptables.................................................................................................................37
3.4. Autres travaux priodiques............................................................................................................37
3.5. Les travaux annuels.......................................................................................................................37
PARTIE IX : LES AUTRES SERVICES ADMINISTRATIFS.............................................................37
1. Photocopies......................................................................................................................................38
2. Tlphone.........................................................................................................................................38
PARTIE X : LA CONDUITE DE REUNION......................................................................................38
1.
Les principes qui fondent la tenue de nos runions......................................................................38
2.
Tenue de la runion :....................................................................................................................39
3.
Conduite effective de la runion...................................................................................................39
4.
Conclusion de la runion..............................................................................................................39
5.
Que faire aprs la runion?...........................................................................................................39

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PARTIE I : PARTIE DESCRIPTIVE DU MANUEL

1. Objectif manuel :
Ce manuel de procdures Administrative et Financire est une de rfrence pour le
fonctionnement de notre Cooprative. Sa mise en place rpond aux objectifs ciaprs :
Fournir un cadre formel dexcution des oprations caractre administratif
et financier conforme :
- Aux principes de gestion gnralement admis,
- Aux dispositions des conventions de financement,
- A la lgislation en vigueur dans le Pays.
Responsabiliser davantage le personnel dans laccomplissement des taches
respectives par une dfinition prcise des postes et attributions affrents,
Rendre plus productif le personnel pour une efficacit accrue par
loptimisation des circuits dinformation.
Instaurer la transparence dans la Cooprative;
Susciter la confiance des membres et des partenaires;
Eviter les conflits internes;
Avoir une situation claire, faciliter le contrle, viter les frustrations au niveau
des membres,
Voir si les activits sont rentables ou non, rectifier les erreurs de gestion,
permettre une
Meilleure organisation de la CAPA.

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2. Organisation du manuel
(Voire sommaire)
3. Mise jour du manuel
Modification Des Procdures :
La mise jour du manuel peut tre motive par :
les changements de structure ou des activits de la CAPA.
des situations nouvelles qui ncessitent le changement ou
lamlioration des procdures
des changements rendus ncessaires par lapplication de
textes et dcrets concernant les lois et rgles en vigueur
en Guine.
des modifications en ce qui concerne le personnel et les
tches lui incombant
des amnagements dans lorganisation de la CAPA
lidentification de problme ou de dysfonctionnement
dans cette procdure
Mthodologie de mise a jour :
Lorsque la modification des procdures existantes est envisage,
le prsident convoque une runion laquelle doivent participer
tous les agents susceptibles dtre concerns par ces
modifications.
A lissue de cette runion, un procs verbal est tabli indiquant les
lments suivants :
les procdures devant tre modifies
les raisons pour lesquelles les modifications sont demandes
la personne charge de rdiger les nouvelles procdures
inclure dans le manuel.
La personne charge de rdiger les nouvelles procdures les
soumet au Prsident qui y apporte les ventuelles
modifications quil juge ncessaire avant darrter le texte
dfinitif.

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PARTIE II : DESCRIPTION ET GESTION DE

LORGANISATION
1. DESCRIPTION DE LORGANISATION
1.1. Gense
La Cooprative Agro-pastorale Amiti (C.A.P.A) est une
organisation apolitique cre 2001 sur linitiative de quelques
personnes mobilises et engages pour la promotion des membres
et la communaut pour que les objectifs du processus du
dveloppement communautaire soient atteints.
La C.A.P.A est un outil de dveloppement et d'autopromotion
communautaire.
Lide de crer la C.A.P.A a pris corps aprs une rflexion
approfondie et une concertation largie entre ces personnes
portant sur deux axes essentiels : situation caractrise par
lincertitude face l'avenir des communauts rurales, et ce au
regard
et
l'analyse
des
paramtres
et
considrations
socioconomiques,
politiques
et
environnementales
qui
caractrisent le monde rural.
Une situation extrme de pauvret dans laquelle vivent les
membres des communauts dfavorises, des zones rurales et
urbaines de la Guine. Aprs analyse et rflexions approfondies sur
les faits qui marquent et faonnent le devenir de l'humanit tout
entire.
Cest ainsi que les membres de la CAPA ont pris la rsolution de se
constituer et contribuer la rduction de la pauvret et
l'amlioration consquente des conditions de vie des membres et
de la communaut par le biais d'une approche participative.
1.2. Label C.A.P.A
uvrons pour le dveloppement durable pour tous.
1.3. Devise
Recherche Action Dveloppement.
1.4. VISION

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Faire de la Guine un modle de dveloppement dans la sousrgion travers la valorisation des immenses potentialits agropastorales du pays mal ou sous exploites. Elle consistera
galement : positionner la CAPA comme modle et pierre
angulaire dans le processus de dveloppement agro-pastoral et de
la protection environnementale.
1.5. VALEURS
La CAPA est guide par des valeurs communes que leurs membres
partagent. Ces valeurs dfinissent les comportements acceptables
et rgissent les relations des membres entre eux et avec les
intervenants.
Nous avons le mme engagement l'gard des valeurs suivantes :
le travail d'quipe;
la capacit de raction;
louverture desprit, laccessibilit et la transparence;
la responsabilit;
la solidarit et la justice
la croyance
l'innovation.
1.6. Objectif global
La C.A.P.A a pour objectif global de promouvoir le dveloppement
Agro-pastoral en milieu rural et dvelopper une nouvelle approche
dintervention et de gestion concerte et participative des
ressources existantes et disponibles
en vue de promouvoir
lemploi et le dveloppement en milieu rural.
1.7. La C.A.P.A vise :
Promouvoir les initiatives agro pastorales.
Promouvoir lagro business.

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Capitaliser et vulgariser les expriences de dveloppement

durable ;
Assurer un environnement sain travers la gestion
rationnelle et durable des ressources naturelles et la
rduction de la pollution ;
Apporter un appui aux institutions, entreprises nationales et
internationales sous forme de services, dassistanceconseils ;
Appuyer toutes les actions des institutions nationales et
internationales allant dans le sens du dveloppement rural et
de la lutte contre la pauvret et la protection de
l'environnement aux fins du dveloppement durable ;
Renforcer les capacits des acteurs, groupements des
femmes et autres groupes cibles pour leur plus grande
efficacit dans la mise en uvre et la gestion des initiatives
de dveloppement agro pastoral.
2. Moyens & Stratgies Oprationnelles
La stratgie de la cooprative est oriente sur le renforcement des
capacits techniques, matrielles, organisationnelles des membres
et des communauts la base par les projets/programmes ;
Gnration, traitement et partage dinformation au bnfice
des communauts la base (groupement, Coopratives,
associations, Individus.)
La formation des paysans en dveloppement rural durable
(Agriculture, Elevage, Environnement).
L'laboration des stratgies de valorisation des ressources
disponibles travers des projets intgrateurs et respectueux
de lenvironnement ;
L'organisation des sminaires, la ralisation des tudes,
enqutes et consultations
La promotion des techniques agro-pastorales propres et
appropries
La cration des projets dmonstratifs et des centres de
formation ou fermes coles
La recherche, lexprimentation et la vulgarisation ;
L'dition et la publication des donnes sur le cadre de vie et
sur les questions touchant au bien-tre des populations tant
rurales quurbaines etc.

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3. ORGANISATION DE LA GESTION
Organisation administrative et fonctionnement de la capa
Les rles, responsabilits et profil des dirigeants de la capa
3.1. Rles et responsabilits et profil du prsident
Le (la) prsident (e) est charg (e):
De veiller lexcution des dcisions de lAssemble Gnrale et de lorgane de
direction;
De convoquer et de prsider les runions de lorgane de direction et de
lAssemble Gnrale;
Dapprouver toutes les dpenses avant leur excution;
De reprsenter ou faire reprsenter la CAPA toutes les rencontres extrieures
auxquelles elles sont convies.
Le (la) prsident (e) peut tre assist (e) au besoin dans ses fonctions par un ou deux
vice-prsidents (es) qui le supplent en cas de non-disponibilit.
Le (la) prsident (e) doit:
Etre apte assumer les responsabilits qui lui sont assignes;
Etre de bonnes murs;
Avoir lesprit de groupe;
Avoir la facilit de communiquer;
Etre disponible, intgre, srieux et bnficie de la confiance des autres
Rester calme sil est critiqu;
Grer les ressources;
Rendre compte aux autres.
3.2. Rles et responsabilits et profil du trsorier
Le (la) trsorier (re) est charg (e):
Enregistrer les sommes reues;
Tenir la caisse et le journal de caisse;
Assurer les versements;
Tenir le journal de banque.
De grer les fonds de la CAPA;
De tenir jour une comptabilit des ressources de la CAPA;
De garder les fonds;
Dassurer une gestion effective et transparente de la caisse et des comptes
bancaires de la CAPA;

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De rgler les dpenses de la CAPA conformment au budget prvisionnel adopt

en assemble gnrale, aprs le visa du prsident et aprs vrification des services
rendus;
De tenir jour et rendre accessible lensemble des pices justificatives des
dpenses ou versements enregistrs ou effectus;
De tenir un registre des paiements et encaissements;
De dlivrer pour chacune de ces oprations la pice justificative correspondante;
De prsenter chaque fois que cest demand la situation financire de la CAPA.
Le (la) trsorier (ire) est assist dans ses fonctions par un(e) adjoint (e).
Il (elle) doit:
Etre disponible, intgre, srieux (srieuse) et bnficier de la confiance des autres;
Avoir une aptitude dans la gestion et la comptabilit;
Rendre compte au prsident ou le vice-prsident;
Etre dispos(e) se soumettre au contrle.
a. Profil du trsorier(e)
Savoir lire et crire;
Etre form en gestion ou avoir une exprience apprciable.
Etre dispos suivre une formation
3.3. Rles et responsabilits du secrtaire
Le (a) secrtaire est charg (e):
De tenir jour le registre des membres de la CAPA, la liste des biens, matriels et
quipements.
De faire parvenir les convocations (crites ou orales) de runion aux membres
concerns;
Denregistrer les dlibrations de toutes les runions (comit de gestion,
assemble gnrale);
De dresser et conserver les procs verbaux des runions et assembles;
Dtablir et/ou conserver une copie des documents administratifs de la CAPA;
Denregistrer et de classer le courrier darrive et de dpart, toutes les archives et
la documentation.
Il (elle) est assist (e) par un adjoint (e).

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Il (elle) doit:
Etre disponible, intgre, srieux et bnficier de la confiance des autres;
Avoir une grande capacit dorganisation;
Savoir lire et crire.
3.4. Rles, responsabilits et profil des commissaires
aux comptes
Vrifier la caisse, la banque et les documents comptables de la CAPA;
Vrifier si les dpenses excutes sont valablement justifies;
Sassurer que les biens du groupement sont en scurit;
Faire des comptes rendus au groupement sur les rsultats des contrles.
Il (elle) doit:
Etre disponible, intgre, srieux (srieuse) et bnficier de la confiance des autres;
Avoir une grande capacit dorganisation;
Savoir lire et crire;
Avoir une aptitude dans la gestion et la comptabilit;
Facilit de communication.
Les runions favorisent un bon fonctionnement de la CAPA;
Elles permettent aux membres de connatre la situation de la CAPA;
Une bonne organisation des runions favorise la communication entre les
membres.
3.5. Le rle des Animateurs-Formateurs
Les Animateurs-Formateurs ont pour fonction d'assurer l'excution des projets sur le
terrain et l'auto-promotion communautaire. Ils ont l'obligation d'entretenir de bonnes
relations avec les populations la base. Leurs actions sont mentionnes dans un
rapport mensuel spcifi valablement rdig et en utilisant des indicateurs
appropris qui indiquent les niveaux de rsultats atteints. Par ailleurs, des
propositions sont faites la lumire des donnes du terrain et ou des circonstances
spcifiques.
3.6. Le rle du Charg de Suivi-Evaluation
Il a pour fonction d'assurer le suivi et l'valuation de toutes les activits techniques,
la conception, la programmation et la planification des projets.

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3.7. Secrtaire charge Etudes, de la Formation et de la

Recherche (EFR)".
Il est charg d'identifier les axes majeurs de formations dans les divers domaines
d'intervention de C.A.P.A. Il s'occupe du renforcement des capacits des
collectivits et des groupes organiss.
Il formule des projets intgrs pertinents, certes, respectueux de l'environnement,
visant une amlioration de la production agro pastorale et partant une augmentation
du niveau des revenus agricoles ;
A travers la mise en uvre des technologies d'exploitation rationnelle et innovantes,
qui doivent tre bases autant que peut se faire sur les techniques endognes
d'utilisation des terres et d'exploitation agricole.
Il assure la vulgarisation et la formation des groupes organiss dans son domaine de
comptence.
4. Suivi et valuation
La mise en place d'un systme de suivi et valuation est essentielle pour maximiser
les rsultats des activits inities par la C.A.P.A et raliser ses objectifs de faon
efficace. Ce systme est donc conu comme un instrument de gestion de la
C.A.P.A. Il fournit les informations ncessaires au pilotage et l'excution des
activits sur la base des donnes de la planification, en assurant la transparence.
4.1. Les bases du systme de suivi-valuation

Le systme est bas sur tous les documents et informations relatifs :
Aux manuels de procdures au plan oprationnel ;
Au plan de travail des responsables ;
Aux fiches de programmation, de planification, rapports de mission etc.
4.2. Les champs de suivi-valuation
Le suivi-valuation s'opre trois niveaux :
Performance du management de la C.A.P.A : indpendamment de son
mandat : rpartition des responsabilits, organisation du travail, gestion du
personnel, gestion trsorire et financire, gestion administrative, comptence
et la performance du personne : relations publiques etc.
Performance de l'Organisation : dans l'excution des activits inhrentes
son but
collaboration avec les groupes cibles, identification de micro projets, laboration des
dossiers de projets, information et communication, suivi des groupes cibles, suivi

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des microprojets, capacits de rpondre aux demandes des bnficiaires, appui
technique et financier aux Organisations plus jeunes et moins organiques.
Impact des activits ralises par l'Organisation : utilisation des
infrastructures rhabilites ou construites, application de nouvelles
comptences acquises, ouverture la solidarit communautaire, amlioration
des conditions de vie des groupes cibles.
4.3. Mthodes de suivi
La C.A.P.A dispose les mthodes suivantes :
La runion : elle est un cadre de partage dinformations, de mise en commun, de
partage de dcision, de compte rendu, de planification dactivits. Elle peut tre
hebdomadaire ou mensuelle.
Toutefois des runions extraordinaires peuvent tre inities par Prsident.
Lobservation directe : elle est souvent faite sous forme de visite. Elle est utilise
soit pour observer des ralisations, soit des activits spcifiques.
Lexploitation des rapports dactivits, des fiches de programmation de suivi et de
mission et le livre journal de la cooprative etc.
4.4. Les rapports

Chaque trois mois, des rapports dactivits de chaque programme doivent tre
labors et adresss au Conseil dAdministration et aux partenaires. Ces rapports
sont rdigs par les animateurs formateurs, les chargs de programmes et de suivi.
Les rapports de mission sont labors ds mission termine. En effet, dans le cadre
des missions, les 25% des frais ne sont rembourss qu'aprs dpt du rapport.
4.5. Evaluation
Chaque semestre, C.A.P.A organise une auto-valuation administrative et
financire. A la fin de chaque exercice, C.A.P.A commandite un audit externe pour
l'apprciation de ses comptes. Chaque anne, une tude d'impact des projets doit tre
ralise avec ou sans les partenaires financiers.
Cette valuation doit permettre de dterminer les changements au niveau :
de l'utilisation des ressources ;
des comptences des communauts la suite de la ralisation de microprojets.

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A la fin des ralisations (infrastructures, formations, promotion des activits

gnratrices de revenus), une valuation doit tre organise avec tous les
intervenants pour tirer des leons de l'exprience.
4.6. le suivi et le contrle du travail et des
responsabilits
Pour suivre et contrler les responsabilits confies un membre, tout responsable
de la CAPA doit avoir auparavant fix, si possible par crit, les diffrentes tches
dont ils taient responsables et les dlais dans lesquels ils devaient les accomplir.
Sur la base de ce document et au moment donn, il sera alors possible de comparer
les objectifs fixs dans la description du poste et les responsabilits et les
ralisations effectives. (Exemple voir rles et responsabilits du prsident, du
secrtaire, du trsorier).
4.7. Le suivi des activits mises uvre (tableau de
bord)
Pour suivre et contrler les activits mises en uvre par la CAPA, plusieurs
mthodes sont dveloppes pour dune part suivre, et dautre part contrler ou
valuer.
Gnralement, pour suivre les activits, on utilise des fiches de suivi.
En fonction de lactivit, la fiche peut tre construite en mettant en vidence le nom
de lactivit, lindicateur de suivi (prvu, ralis, cart), la date de dmarrage et la
date de fin de lactivit (ou chronogramme) et les observations. Le tableau de bord
fait la synthse de toutes les fiches de suivi et il peut se prsenter comme suit:
Date- Indicateurs- Activits- Prvu Ralis Ecart- Date de dmarrage- Date de fin
Observations- Activit 1- Activit
PARTIE III : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES

1. Traitement du courrier
Il existe deux types de courrier :
Les courriers administratifs et les courriers spcifiques aux volets
dactivit.
1.1. Les courriers administratifs
La gestion des courriers administratifs est assure principalement
par le secrtaire gnral ou son Assistante.
Il sagit des courriers mettant la CAPA en relation avec les
partenaires, les collaborateurs, les organismes externes (banques,
administration, fournisseurs) et les correspondances.

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1.1.1. Traitement du courrier reu (plis, mails)

La rception des courriers est assure par le secrtaire gnral.
Elle/il enregistre les courriers dans le cahier destin cet effet en
leur attribuant un numro darrive par ordre chronologique et les
distribue aux destinataires.
1.1.2. Traitement du courrier dpart
La procdure sapplique tout courrier devant quitter CAPA pour
un destinataire externe.
Le courrier - dpart, aprs attribution dune rfrence, est
enregistr par ordre chronologique dans le cahier destin cet
effet.
Le courrier- dpart doit contenir les informations suivantes :

le numro attribu au courrier
la date de dpart
lobjet
le destinataire
les observations ventuelles.
Tous les documents informatiques seront conservs et classs.
Le courrier est obligatoirement prsent la signature du
Prsident.
Le dossier de prsentation comprend :
le ou les originaux signer et expdier
les pices joindre
les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se
mettre au courant de laffaire.
Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la
signature du Prsident (absence ou voyage de celui-ci par
exemple) le responsable concern signera le courrier qui devra
tre prsent au Prsident ds son retour, pour approbation.

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1.2. Les courriers spcifiques aux volets dactivit

Ces courriers concernent tous les documents utiliss dans le cadre
des activits de CAPA .
Les expditeurs des courriers remplissent convenablement le
cahier de transmission et le transmette en mme temps que leur
contenu au bureau au prsident.
Les destinataires des documents vrifient quantitativement tous
les documents transmis avant dmarger sur la partie destine
cet effet.
PARTIE IV : GESTION DES STOCKS ET DES

IMMOBILISATIONS.
1. Gestion des stocks
On inclut dans les stocks les imprims et les fournitures de bureau.
Ces fournitures et imprims sont comptabiliss directement en
dpense lorsquelles sont reues. Cependant, pour fins de contrle,
elles sont inventories sur une base permanente des fiches de
stock.
Les stocks sont sous le contrle exclusif du magasinier.
1.1. Rception de fournitures
Lorsque le stock est reu, il est rceptionn par le magasinier qui
lenregistre sur la fiche de stock en inscrivant en rfrence le
numro du bon dachat pr numrot correspondant.
Il ny a pas de fiche de stock au niveau du trsorier mais le
contrle est fait par lui tout simplement la fin de chaque
exercice.
1.2. Sortie de fournitures
Lorsquun service a besoin dun article, il doit complter un bon de
commande en un exemplaire qui doit tre sign par le
responsable. Ce bon de commande est archiv au niveau du sige
par le secrtaire.
Ci-aprs les tapes suivre pour toute sortie de stocks :
Quantifier les fournitures sortantes

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Remplir un bon de livraison pr numrot en (1) exemplaire

signer par le rcipiendaire et assembler avec le bon de
commande et archiver au niveau du sige.
Mettre jour la fiche de Stock
Mettre jour le fichier informatique ( si disponible)
1.3. Valorisation des stocks
Le stock est valu selon la mthode du cot unitaire moyen
pondr (CUMP), cest--dire :
les entres sont values au cot dachat
les stocks vont tre valus au CUMP des articles en stock
les sorties sont values partir du CUMP auquel on a valu le
stock prcdent
1.4. Comptabilisation
1.4.1. Sur linventaire permanent :
Les transactions dentre ou de sortie de stock sont enregistres
au fur et mesure sur les fiches de stock par le magasinier. Le
numro de bon de rception ou de bon dachat est inscrit en
rfrence sur les fiches de stock.
1.4.2. Au grand livre
Les stocks sont mouvements uniquement lors du dcompte
physique des articles en stock en fin dexercice. Les achats non
consomms sont reports dans le compte de stock, par lutilisation
du compte variation de stock .
1.5. Approvisionnement
Lorsque les stocks baissent, ou la rception du bon de
commande, le secrtaire remplit un bon dachat dtaillant les
libells, les quantits acheter, le numro de bon de commande
et le transmet au Prsident pour validation avec le bon de
commande correspondant pour accord.

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1.6. Inventaire physique

1.6.1. Responsabilit de lAssistante Administrative
Le Secrtaire est responsable de la bonne tenue des fiches de
stocks, du rangement des stocks.
Laccs larmoire de fournitures est strictement interdit aux
personnes trangres au
Service Administratif.
1.6.2. Inventaire physique
la fin de chaque exercice, on doit procder un dcompte
dinventaire physique de tous les articles dtenus en inventaire, au
niveau du bureau de liaison. Avant de commencer le dcompte, le
secrtaire doit vrifier la suite numrique des bons de livraison et
sassurer quil nen manque aucun.
Pendant le dcompte, aucun mouvement de stock nest permis. Le
dcompte est fait par le secrtaire en prsence du Prsident et les
carts entre la quantit physique et la quantit thorique sont
nots sur ltat dinventaire Les carts sont ensuite ajusts
directement sur les fiches de stock par le secrtaire.
1.7. Dcomptes surprises
Des dcomptes surprises peuvent tre effectus par le trsorier, le
secrtaire, le Prsident et par nimporte quel membre de la
cooprative si ncessaire.
2. Immobilisations
2.1 PROCEDURE DIMMOBILISATION
2.2. Les tapes de la procdure sont les suivantes :
rception de limmobilisation
attribution de code limmobilisation
enregistrement de limmobilisation (registre, fiche)
livraison et codification de limmobilisation
mise jour de la fiche individuelle des immobilisations
mouvements de limmobilisation (rparation, transfert, mise au
rebut, destruction)

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inventaire
2.3. Rception de limmobilisation :
Le gestionnaire des immobilisations doit vrifier lexistence des
pices suivantes lors de la rception de limmobilisation :
facture du fournisseur
fiche technique, manuel dutilisation le cas chant
2.4. Attribution de code et enregistrement de limmobilisation :
Limmobilisation est saisie avec un code constitu dune srie de
lettres et de chiffres. La srie de lettre reprsente la classification
par type des immobilisations. Les chiffres correspondent
lnime et le nombre dunit existant pour chaque type
dimmobilisations. Le Trsorier et le secrtaire dfinissent le code
attribuer aprs vrification du dernier code utilis.
2.5. Livraison de limmobilisation
Le matriel est livr lutilisateur avec la mise jour de la fiche de
dtenteur, sign
Conjointement par le secrtaire et le dtenteur. Un code est
appos directement sur limmobilisation.
2.6. Remplissage et mise jour de la fiche individuelle des
immobilisations :
La fiche individuelle tablie en deux exemplaires rcapitule la liste
des immobilisations utilises par chaque dtenteur et celles
utilises collectivement. Elle est mise jour chaque entre,
dune part par le dtenteur, dautre part, par le gestionnaire des
immobilisations.
2.7. Mouvement de limmobilisation
a. Transfert dimmobilisation
Un transfert dimmobilisation consiste en un dplacement dun
local distinct vers un autre local, ou dun site un autre. Il faut
dans ce cas remplir le formulaire destin cet effet.

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b. Sortie dune immobilisation

Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine du fait dun vol,
dune cession ou dune destruction. La dcision de vendre ou de
disposer dun actif immobilis relve du Prsident.
Toute sortie dune immobilisation doit tre constate par un procs
verbal sign conjointement par le dtenteur, le trsorier et le
Prsident.
Le trsorier radie alors le cot ainsi que lamortissement accumul
du bien dispos et reconnat un gain ou perte sur cession
dimmobilisation.
3. Inventaire
Linventaire porte sur tous les biens meubles et immeubles
appartenant et utiliss par CAPA.
3.1. Inventaire de fin dexercice :
Linventaire des immobilisations est ralis la fin de lexercice
selon les tapes suivantes :
ralisation de linventaire physique exhaustif
signature de ltat dinventaire par les intervenants et les
responsables des immobilisations
rapprochement de la situation comptable et de ltat dinventaire
par le/la trsorier.
rgularisation des ventuelles diffrences constates suivant avis
du secrtaire et du Prsident.
3.2. Inventaire Partie exceptionnel
Un inventaire partie exceptionnel peut tre effectu en cas de
besoin.
3.3. Biens dsuets :
Le responsable des immobilisations doit identifier les actifs dsuets
ou hors dusage tre command de les radier, au besoin.
3.4. Valorisation
Les immobilisations acquises par CAPA sont enregistres leur
prix dacquisition (cots facturs par le fournisseur ajouts des
frais dapproches y affrents). Les dons en nature reus doivent
tre valoriss au prix du march.
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4. Amortissement
Les actifs immobiliss sont amortis selon la mthode
damortissement linaire et selon le taux en vigueur.
PARTIE V: GESTION DU PERSONNEL

La gestion du personnel est soumise au Code du Travail Guinen.
1. Embauche
Lembauche passe par trois phases :
1.1. Dtermination des besoins en personnel
Les besoins sont dtermins au niveau de chaque volet.
Le Prsident en concertation avec le responsable du volet
concern, dfinit de la manire la plus prcise possible le profil des
candidats rechercher.
1.2. Recherche et recrutement des candidats
Les offres d'emploi sont portes la connaissance du public par
voie de presse ou d'affichage selon le cas (promotion interne ou
recrutement externe).
Les candidatures reues sont classes, suivant les postes
pourvoir, auprs du responsable du volet qui procde ensuite au tri
des candidatures en vu d'arrter la liste des candidats rpondant
au profil requis au poste pourvoir, et qui seront convoqus pour
faire des entretiens et passer les tests de slection. Cette liste est
soumise l'approbation du Prsident avant l'envoi des
convocations.
Une fiche de description des fonctions est annexe chaque
contrat de travail.
1.3. Procdure d'embauche dfinitive
Le succs d'un candidat aux diffrentes tapes de slection est
concrtis par la signature du contrat de travail sign par les deux
parties.
Le Secrtaire attribue un numro matricule au nouvel employ,
ouvre un dossier individuel et prpare un contrat de travail. Aprs

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signature par le Prsident et l'employ embauch, le contrat est

archiv dans le dossier individuel avec toutes les pices
constitutives du dossier (bulletin de naissance, photo d'identit)
2. Dmission
A la rception de la demande de dmission, adresse au Prsident
et approuve par lui, le secrtaire tablit le solde de tout compte
de l'intress, en tenant compte du pravis respects et non
respects, des retenues y affrentes et des sommes payer la
CAPA, et le transmet au trsorier pour vrification.
Le secrtaire transmet l'intress son solde de tout compte, avec
un certificat de travail s'il n'y a pas de litige.
3. SUIVI DU PERSONNEL
3.1. Demande de cong, de permission et dautorisation dabsence
Les demandes de cong, de permission et autorisation d'absence
sont effectues sur des imprims prvus cet effet. Elles sont
soumises l'avis du suprieur hirarchique direct et donnent lieu
une dcision de cong, permission ou autorisation d'absence qui
sera envoye auprs du secrtaire pour vrifier le solde de cong
de lintress.
La fiche est par la suite transmise auprs du Prsident pour
approbation avant d'tre classe dans le dossier individuel de
l'agent concern, la dcision sert mettre jour la situation de
cong.
A la fin de chaque anne, le Service Administratif tablit, partir
des fiches individuelles de chaque agent, un tat indiquant, pour
chaque employ, le total des congs pris dans l'anne
(autorisations d'absence exclues) et le reliquat du cong non pris
au 31 dcembre. Cet tat est envoy au trsorier qui calcule le
montant des provisions pour congs pays inscrire aux tats
financiers de l'exercice.
3.2. Promotions et modifications de salaire
Les promotions et les augmentations de salaire dcides par le
Prsident, aprs apprciations faites par le suprieur hirarchique
de l'intress, donnent lieu une dcision d'augmentation de

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salaire. La dcision est communique auprs du Secrtaire qui va

effectuer les modifications dans l'tat de paie.
3.3. Contrles des absences irrgulires
Chaque responsable du volet est charg de contrler la prsence
des employs sous ses ordres.
Toute absence non autorise doit tre rapporte au Chef du
Service du Personnel qui, lui mme, devrait mettre au courant le
Prsident, afin de dcider des sanctions ventuelles prendre
l'encontre de l'employ concern. Les sanctions sont portes sur la
fiche individuelle de chaque employ.
3.4. Heures supplmentaires - Personnel non cadre

En fonction du volume de travail faire, le personnel non cadre
peut effectuer des heures supplmentaires pendant le mois ou la
semaine. Aprs accomplissement des heures prvues, lagent
tablit et fait signer la fiche de demande de travail son
responsable, puis transmet ltat, au Prsident pour approbation
avant de le remettre auprs du Service Administratif.
Le Service Administratif contrle l'exactitude mathmatique du
total des heures supplmentaires, du montant payer. Comme les
heures supplmentaires sont payes en mme temps que le
salaire, le Service Administratif utilise par consquent ltat du
relev des heures supplmentaires pour la prparation de la paie
puis l'annexe l'tat de paie afin de faciliter les contrles
ultrieurs de ce dernier, arrivs au Prsident celui ci apprcie le
montant global des heures supplmentaires payer au titre du
mois considr et analyse le cas des agents dpassant un montant
raisonnable d'heures supplmentaires ou effectuant rgulirement
des heures supplmentaires .
4. Paye mensuelle
Intervenants Description des tches
Collecte des lments de paye mensuelle
Saisie et mise jour de la paye sur Excel et Access
Impression de ltat de paye :

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liste nominative de la totalit des salaires

liste nominative des salaires payer en espce
Secrtaire administratif
liste nominative des salaires payer par virement
Le trsorier : Contrle de ltat et visa
Prsident : Contrle de ltat et visa
Le Trsorier et le prsident : Signature de ltat de virement et
du chque de salaire
Le secrtaire administratif: Classement provisoire de ltat total de
la paye mensuelle, Impression de ltat de paye par service pour le
service comptabilit, Saisie de la paye mensuelle par le service
comptabilit et apposition dun coupon matrialisant la saisie
effectue.
Service Comptabilit
Classement de ltat de paye
Prparation des chques de paiement des salaires
Impression des fiches de paye en trois exemplaires pour
lensemble des employs
Transmission des bulletins de paye et des payes aux salaris
Rcupration de deux exemplaires de la fiche de paye
Vrification de lexhaustivit des bulletins de paye rendus par
rapport ltat de paye.
Secrtaire
Classement de ltat de paye accompagn des bulletins de paye.
Le Trsorier
Classement de ltat de paye accompagn des bulletins de paye.
5. Dplacements et missions
5.1. Ordre de mission :
Tout dplacement pour raison de service doit faire l'objet d'un
ordre de mission, en deux exemplaires, tabli par le Secrtaire et
sign par le Prsident. La nature, le motif, la dure, et les lieux
doivent tre indiqus dans cet ordre de mission dont :
- l'original sera remis l'intress

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- le second exemplaire conserv par le Service Administratif.

5.2. Allocations de sjour :
Une note de provisions sur la base des lments constitutifs des
dpenses est tablie pour chaque mission et par employ. Avant
tout dcaissement, cette note doit tre prsente auprs du
Prsident pour approbation.
- Perdiems
Montant (GNF)
Petit djeuner 10 000
Djeuner 20 000
Dner 15 000
- Frais de dplacement : (terrestre, arien ou maritime)
Ces frais doivent tre supports par des pices justificatives
- Hbergement : Ces frais doivent tre supports par des pices
justificatives.
5.3. Aprs la mission :
Au retour de mission, lemploy doit faire un rapport de dpense
en utilisant le formulaire standard prvu cet effet voire annexe.
Il y annexe ensuite les pices justificatives requises puis transmet
le tout au Secrtaire administratif, qui revoit et approuve le rapport
de dpense, vrifie lavance que lemploy a reue pour cette
mission. Le Secrtaire renvoie ensuite le formulaire auprs du
Prsident pour accord.
6. Allocation familiale
A la rception du bordereau d'allocations familiales de la CNSS, le
Secrtaire le fait signer par les intresss (es).
Le Service Administratif le remplit en tenant compte des sommes
retourner en cas de dmission ou licenciement et le fait retourner
la CNSS la date imprative de retour.

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PARTIE VI: PROCEDURES DES ACHATS ET DE

VENTES
1. Procdures des achats
1.1. Administratif
Les procdures dcrites dans ce manuel sapplique aux achats de
biens, de fournitures, de travaux et de services. Les achats sont
centraliss au niveau du Siege.
1.2. Budget prvisionnel
Le budget prvisionnel annuel est tenu par le trsorier. Un suivi du
budget doit tre effectu priodiquement par la charge de suivi.
Avant lexcution dachat dinvestissement, le charge de suivi fait
un suivi systmatique de lengagement par rapport au budget
prvisionnel. Un rapport trimestriel est prpar par le charge de
suivi et prsent au Comit Excutif.
1.3. Dclenchement du processus

Les bons de commandes internes dterminent le point de dpart
du processus dachat. Ces bons de commande doivent tre remplis
par le responsable du volet demandeur et sont transmis au
secrtaire.
A la rception des bons de commande, le secrtaire value la
disponibilit des matriels et fournitures en stock et dtermine la
ncessit ou non deffectuer un approvisionnement.
Tous les bons de commande doivent tre signs et approuvs par
le Prsident.
1.4. Documents dachat
Les achats font lobjet dun bon dachat tabli en un exemplaire
par le secrtaire, vis par le responsable direct du service. Le bon
dachat avec le bon de commande correspondant sera alors
prsent pour validation auprs du Prsident.
Les travaux et prestations de services doivent faire lobjet dun
bon de commande et/ou dun contrat.

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1.5. Le suivi des achats

Achats Responsable du suivi Tches
Biens Le responsable concern
Travaux, services Le responsable concern
Suivi chancier, relance
1.6. La rception
Le Secrtaire Administratif est charg de la rception des articles.
1.6.1. Les biens et articles
A larrive des biens et articles, le secrtaire doit sassurer avant
de les accepter quils sont conformes la commande
correspondante. Pour ce faire, elle vrifie la correspondance des
spcifications inscrites sur le bon de commande avec celles du bon
de livraison ou de la facture du fournisseur. Elle doit ensuite
procder au comptage physique afin de sassurer que la quantit
reue est identique ou infrieure celle commande.
Le secrtaire doit refuser les biens ou articles non conformes au
bon de commande tabli cet effet, ainsi que les quantits
excdant celles qui ont t commandes. Dans le cas dune
livraison partielle, le secrtaire annote le bon de commande de la
quantit reue et marque sur le bon de livraison que la livraison
nest pas complte, puis classe le bon de commande avec les
autres bons de commande en attente de livraison.
1.6.2. Les travaux, prestations de services
Avant leur acceptation, les travaux ayant fait lobjet dun bon de
commande ou de contrat pralable (travaux de rparation,
dentretien, ...) doivent faire lobjet dun contrle effectu par le
secrtaire Administratif (ou du Responsable concern).
Les travaux qui ne satisfont pas aux normes et spcifications
indiques sur le bon de commande ou le contrat sont
systmatiquement refuss.
Aprs contrle, le Secrtaire administratif certifie la rception sur
la facture (ou sur la pice justificative produite) en apposant la
mention certifi travaux ou services faits et renvoie les
documents au service trsorier pour traitement.

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1.6.3. Lenregistrement comptable.

a. Enregistrement des factures
Les factures sont transmises au service Comptabilit pour
imputation budgtaire. Elles doivent tre comptabilises dans le
journal dachats ds leur rception. Aprs saisie, le trsorier
appose la mention OK SAISIE .
b. Contrles priodiques du charge de contrle et de suivi /
Commissaires aux comptes.
A la fin de chaque mois, le charg de contrle effectue des
sondages pour vrifier la bonne imputation de la facture et
lexactitude mathmatique de celle-ci. Il vrifie aussi lexactitude
des montants comptabiliss et des montants inscrits sur les
factures ou autres pices justificatives.
A chaque fin dexercice, le trsorier identifie partir des factures
reues aprs le 31 Dcembre le montant des charges constates
davance qui devrait tre inscrit au bilan. Il identifie de mme les
prestations de service (tlphone, loyer, eau et lectricit...)
reues par la CAPA au cours de lanne prcdente (n-1) mais
dont les factures ne sont quau cours de lanne (n).
1.7. Le rglement
1.7.1. Avance
Le paiement davance ne doit pas dpasser 60% du montant total
du march. Le paiement de lavance se fait par chque ou en
espce suivant le montant payer.
1.7.2. Paiement au comptant

Le paiement est effectu sur la base du bon de commande et de la
facture.
1.7.3. Paiement facture la livraison ou lchance
Ci-aprs les tapes suivre :
Vrification conformit de rception des biens ou services
Vrification cohrence des pices justificatives
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Visa de la facture par le secrtaire

Apposition bon payer par le Prsident
Mise en paiement
Acquit de paiement du fournisseur
1.7.4. Comptabilisation et classement
Le rglement est enregistr dans le journal de trsorerie concern.
La facture dment acquitte par le fournisseur est classe par
ordre chronologique, par numro de pice.
2. Procdures de ventes
2.1. Facturation
2.1.1. Etablissement des factures
Les factures sont tablies par le secrtaire et sont mises en deux
exemplaires (pour le tiers et pour le service comptabilit) aprs
signature du Prsident.
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
a. Nom et adresse du client
b. Mention facture
c. Date de la facture
d. Numro de la facture (par ordre chronologique)
e. Dnomination des produits et services
f. Quantit, prix unitaire, prix total, mention des rabais, remises,
ristournes accords
g. Echance de rglement.
Les factures doivent tre comptabilises dans le journal de ventes
ds leur rception. Aprs saisie, le trsorier appose la mention
OK SAISIE , et classe la facture provisoirement en attente du
rglement.

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2.2. Rglement du client

2.2.1. Rception du rglement
a. Paiement en espces
Le Trsorier reoit les paiements en espces et lenregistre dans le
journal de caisse. Il appose un acquit de paiement sur lexemplaire
de facture du tiers.
b. Paiement par chque
Le trsorier reoit les paiements par chque et les verse sur le
compte de la Cooprative. Elle appose un acquit de paiement sur
lexemplaire de facture du tiers.
Le rglement est enregistr dans le journal de trsorerie concern
ds leur encaissement. La facture dment acquitte est classe
dfinitivement.
2.3. Recouvrement
Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est
conseill de les suivre trs rgulirement et deffectuer des
relances afin de ne pas pnaliser la trsorerie.
PARTIE VII : LES PROCEDURES FINANCIERES

1. Gestion des caisses
La CAPA utilise deux petites caisses alimentes chacune par un
fonds dun montant fixe de 2000000 GNF.
la caisse est utilise pour rgler les petites dpenses qui ne
peuvent tre payes par chque.

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la caisse pargne permet de payer les retraits du fonds de

garantie de montant infrieur 100000 GNF.
Ces deux petites caisses sont dtenues auprs du trsorier. Le
cahier de caisse doit tre mis jour quotidiennement pour le suivi
des mouvements de caisse. Elles sont respectivement
provisionnes partir des comptes de la CAPA:
1.1. Administratif
Les caisses doivent tre gardes dans un endroit scuris (coffre
portatif et/ou coffre mural).
Lorsque le teneur de caisses qui est la seule personne pouvant
avoir accs aux caisses doit sabsenter, mme pour une courte
dure, il doit sassurer que le coffre est verrouill afin dviter que
des sommes ne soient drobes en son absence. Le teneur de
caisses est responsable des manquants.
1.2. La caisse
1.2.1. La caisse :
Fonctionnement et Approvisionnement :
Actions Frquence Responsables
Tenue de la caisse Journalire le trsorier.
Imputation comptable des pices Journalire trsorier.
Saisie et classement Journalier du Service Trsorier
Arrt mensuel le Prsident
Recettes
La caisse reoit les versements quotidiens.
Dpenses
La caisse est utilise pour le paiement des dpenses courantes
(ouvriers journaliers, nourriture, photocopies, recharge tlphone,
frais de dplacement, fournitures divers ).
Pices justificatives
Toute dpense doit tre justifie par une facture ou au moins un
reu. Seules les pices originales sont acceptes. Les informations
suivantes doivent figurer sur chaque pice :

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Informations communes :
Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur chaque
pice :
Factures adresses la CAPA
Date dmission de la facture
Nom du fournisseur
Description de l'objet ou de la prestation
Montant de la dpense en chiffres et en lettres
Signature du teneur de caisse
Acquit de paiement et signature du fournisseur
Informations spcifiques et additionnelles aux informations
communes :
En complment des informations ci-dessus, les dpenses suivantes
doivent mentionner les dtails spcifiques :
Services : facture du prestataire avec mention bon payer
appose avec visa du responsable
Achats : facture dachat avec accus de paiement et de livraison
de lobjet
Dplacements : fiche de dplacement mentionnant les trajets
aller/retour et le nom
de la personne visite, vise par le suprieur hirarchique direct
Dplacements en taxi : Reu.
Autres dplacements : Selon le cas
Photocopies : facture accompagne de la liste des documents
photocopis
Consommation deau et dlectricit : facture adresse la CAPA.
1.2. Contrle
Le Prsident et le trsorier sont habilits faire des contrles
physiques de la caisse. Ces contrles doivent tre faits en
prsence du teneur de caisse laide du formulaire de dcompte
de caisse.
1.3. Procdures dapprovisionnement des caisses
La caisse du bureau de liaison est approvisionne ou
rapprovisionne suivant les prvisions tablies par le Prsident.

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1.4. Larrt de la caisse

La caisse doit tre arrte mensuellement par le trsorier qui
doit effectuer un rapprochement entre les en caisses et les soldes
inscrits dans le cahier de caisse. Le cahier de caisse, les en caisses
ainsi que les pices justificatives doivent tre par la suite transmis
auprs du Prsident pour vrification.
La procdure darrte de caisse suivre est la suivante :
- Comptage physique des en caisses par le prsident.
- Rapprochement du solde sur livre de caisse par rapport au solde
trsorier
- Rapprochement du solde thorique par rapport au comptage
physique
- Apposition du dtail des espces suivi de la mention
Arrt la somme de .. et de la signature du trsorier
dans le cahier de caisse.
- Transmission du cahier avec le montant en espce et les pices
justificatives auprs du Prsident pour vrification et signature
2. Banques
La CAPA dispose dun compte FI Bank
Toute sortie de banque ncessite toujours deux signatures. Les
signataires autoriss sont :
Prsident et la / le Trsorier.
Aucun chque ne doit tre sign en blanc. Les pices justificatives
supportant une sortie de banque doivent toujours tre prsentes
aux deux signataires en mme temps que le chque, afin quils
puissent vrifier que les pices et le chque correspondent.
2.1. Responsabilits
Les carnets de chques doivent tre sous le contrle exclusif du
Trsorier et gards lintrieur du coffre.
2.2. Sparation des taches
En principe, celui qui est responsable des comptes bancaires ne
doit pas prparer le rapprochement bancaire. Les pices de
banque et autres relevs bancaires doivent tre reus directement
par lagent charg du rapprochement bancaire et ne doivent tre

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remis au trsorier quune fois les rapprochements bancaires

effectus.
2.3. Rapprochement bancaire
Un rapprochement bancaire doit tre prpar la fin de chaque
mois, pour le compte et par le trsorier. Pour cela, un
rapprochement entre les relevs bancaires et les chques mis
comptabilises dans les journaux.
Les tats de rapprochement sont par la suite imprims et
prsents auprs du Prsident, avec les relevs, pour approbation.
Une fois complts et dment rviss et approuvs par le
Prsident, les rapprochements bancaires doivent tre classs, pour
rfrence ultrieure.
2.4. Annulation de chques
En cas dannulation de chque, la souche contenant le numro de
chque est dtache et conserve lintrieur du carnet de
chques.
PARTIE VIII : LA GESTION COMPTABLE

1. Cadre trsorier
La comptabilit de la CAPA est tenue selon le plan comptable en
vigueur.
Mensuellement, un reporting trsorier doit tre fait suivant les
donnes comptabilises. Des tableaux de bord sont aussi tenus de
faon extra trsorier.
1.1. Accs aux donnes comptables.
Le prsident et le trsorier sont les seules personnes habilits
avoir accs aux donnes comptables.
Mais tout autre membre ou bailleur peut y avoir accs au besoin
sous lautorisation du prsident.
1.2. Les ressources de la capa:
- Cotisation des membres.
- droits de fonds de garanti

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- intrts de placement
- intrts sur prts
- droits d'inscription
- intrts bancaires (agios positifs)
- vente de matriels obsoltes
- remboursement de dettes auparavant passes en perte
-Revenus des activits Agro pastorales.
- des subventions, dons et legs.
- Prestations de services.
1.3. Classement des pices comptables.
Les pices comptables sont classes par le trsorier par ordre
chronologique et par compte de trsorerie. La numrotation
appose sur chaque pice sera faite suivant le format suivant : n
pice/trsorerie/mois/anne.
2. Saisie des pices comptables.
2.1. Dpenses
La saisie est faite de faon journalire. Chaque saisie effective est
matrialise par lapposition de la mention OK SAISIE sur
chaque pice.
3. Les travaux comptables.
3.1. Les travaux quotidiens
- Passer les factures
- Saisie des transactions bancaires (chques, ordres de virement,
versements, avis de dbit/crdit, remises de chques, rception de
fonds)
- Classement des pices
3.2. Les travaux hebdomadaires
- Saisie des pices de caisse
- Saisie des octrois de prt, des intrts sur prts, des collectes
dpargne et de remboursement, des retraits dpargne.

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3.3. Les travaux mensuels

3.3.1. Trsorier.
- Contrle des saisies du mois
- Saisie des transferts dpargne
- Saisie de la paye
- Saisie des frais bancaires
- Etablissement des rapprochements bancaires mensuels
- Saisie des ventuelles critures de rgularisation
- Suivi des oprations de trsorerie en attente (factures payer,
)
- Vrification du classement (exhaustivit des pices par rapport
au grand livre, classement appropri)
3.3.2. Les suivis comptables
- Etablissement des rapports financiers mensuels
- Comparaison des ralisations de la priode avec le budget et
explication des carts
3.4. Autres travaux priodiques
- Saisie des intrts sur pargnes
- Saisie des crances passer en crances irrcouvrables et/ou en
pertes.
3.5. Les travaux annuels
- Inventaire physique des immobilisations et des stocks
- Rapprochement de ltat dinventaire avec le tableau des
immobilisations et amortissements
- Identification des immobilisations sortir ventuellement de la
comptabilit et/ou des immobilisations cder
- Clture de lexercice (amortissement, provisions,)
- Edition des tats financiers de fin dexercice
- Audit des comptes par un cabinet dAudit externe

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PARTIE IX : LES AUTRES SERVICES ADMINISTRATIFS

Nous avons regroup dans cette partie les oprations suivantes qui
nont pas t couvertes dans les
Autres sections :
- Photocopie
- Tlphone
Ces oprations peuvent engendrer des dpenses importantes et
cest la raison pour laquelle on a prvu certains contrles.
1. Photocopies
Les photocopies sont sous le contrle du secrtaire qui inscrit
quotidiennement la liste, la quantit et le montant des photocopies
dans le registre destin cet effet.
2. Tlphone
Le tlphone (fixe et cellulaire) est sous le contrle du secrtaire.
Tous les appels sont enregistrs dans le registre tlphonique. Les
appels personnels sont refacturs aux utilisateurs au tarif des
oprateurs chaque fin du mois.
la fin du mois, le secrtaire pointe le registre tlphonique avec
la facture dtaille du tlphone et sassure que tous les appels
apparaissant sur la facture de tlphone, ont t lists dans le
registre tlphonique. Par la suite, les appels personnels sont
refacturs aux utilisateurs au tarif des oprateurs chaque fin du
mois.
PARTIE X : LA CONDUITE DE REUNION
1. Les principes qui fondent la tenue de nos runions
Chaque membre doit sexprimer;

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Une seule personne ne peut pas dcider pour toute la Cooprative qui est laffaire
de tous;
A plusieurs, on rflchit mieux;
Tous les membres ont droit la mme information;
Cest au cours des runions que l'ensemble des membres de la CAPA prend les
dcisions, reoit les informations, distribue les rles et les responsabilits, et fait des
recommandations.
Choisir le meilleur moment pour tenir une runion;
Proposer une personne seule responsable de la convocation;
Envoyer les convocations temps (date, heure, lieu, participants, ordre du jour,
etc.) de prfrence crite;
Avoir un ordre du jour;
Prparer lobjet de la runion;
Faire une prparation de la runion avec les membres du bureau;
Prparer le lieu de la runion: les siges doivent tre disposs de sorte que tous les
participants la runion puissent se voir, sexprimer librement et arriver un
consensus. La participation des membres est un facteur essentiel dans les runions.
Si les participants la runion sont assis en escalier leur participation sera moindre.
La position en U ou V doit tre privilgie en ce sens quelle permet un meilleur
partage dides et une plus grande communication.
2. Tenue de la runion :
Introduction de la runion:
Prvoir un (e) prsident (e) de sance (rle);
Prvoir un (e) secrtaire de sance (rle);
Vrifier les prsences;
Rappeler les dcisions prises lors de la runion prcdente (lire le PV);
Prsenter lordre du jour et s'assurer que chacun (e) la bien compris;
Veiller commencer lheure prvue;
Tirer des conclusions en commun;
Rappeler les chartes de comportement de la runion.
3. Conduite effective de la runion
Respecter lordre du jour;
Favoriser la participation de chacun;
Stimuler les changes;
Assurer des synthses partielles;
Prendre note progressivement.

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4. Conclusion de la runion
Effectuer la synthse globale;
Vrifier que le secrtaire a bien not;
Terminer lheure prvue.
5. Que faire aprs la runion?
Sassurer que le PV est labor;
Appliquer et contrler les dcisions prises;
Poursuivre les activits quotidiennes.
Ceux qui ont prpar la runion se retrouvent pour valuer la runion, cest dire:
Voir ce qui a t bon, ce qui a t moins bon et comment faire mieux lavenir

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Contact : Eloi Csar TOLNO

Manuel de Procdures Administrative et Financire de la Cooperative Agro-Pastorale Amitie ( CAPA)