Les procdures relatifs au processus mtier

Conseil et Audit Qualit

GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL DES COLLABORATEURS
La gestion du temps des collaborateurs est capitale pour le cabinet car elle lui
permet de :

fixer correctement ses honoraires,

procder le cas chant, une rvision des honoraires,
valuer le rendement du personnel technique,
Mesurer la rentabilit de chaque mission.
La rentabilit des missions du cabinet est fonction du temps de travail
consacr chaque mission et du niveau de qualification des membres de
lquipe ayant particip sa ralisation. En dautres termes, deux
paramtres essentiels sont pris en considration pour calculer et apprcier
la rentabilit des missions : le temps et le cot.

La politique
Le cabinet doit systmatiser les fiches dactivit hebdomadaires et les traiter
selon un systme informatique qui fera ressortir des indicateurs par collaborateur
et par mission.Les instructions relatives la gestion du temps du personnel
technique doivent prciser :
La forme et le contenu des fiches dactivit ;
la frquence de leur utilisation ;
le processus suivre pour leur exploitation ;
le processus suivre pour leur contrle ;
la modalit de leur conservation.
Les procdures
Etablir des fiches dactivit uniformises indiquant le temps et la nature
des
Travaux effectus pour chaque client.
Les fiches dactivit doivent tre traites selon un procd informatique.
Le personnel technique, doit systmatiquement rendre compte de son
activit hebdomadaire en utilisant des fiches dactivit.

 Chaque personne est responsable des renseignements que comporte sa

fiche dactivit.
Chaque mission doit faire lobjet dune analyse des travaux raliss et
dutemps de travail quelle a ncessit, ventile par intervenant.
Les missions rcurrentes doivent faire lobjet, intervalle rgulier, dune
analyse du temps et des activits ralises. Lintervalle sera fix en
fonction des frquences des interventions.
Lactivit des collaborateurs doit tre contrle par leurs suprieurs
hirarchiques.
Les tats rcapitulatifs des fiches individuelles doivent tre approuvs par
la direction et classs dans les dossiers des intresss pour servir lors du
programme dvaluation du rendement.

EVALUATION DU RENDEMENT
La politique dvaluation du rendement permet la direction de sassurer que les
collaborateurs ont assimil les attentes du cabinet par rapport leur poste et que
leur carrire, au sein du cabinet, dpend de la qualit de leur travail et des
occasions qui sy offrent.
Lvaluation du rendement du personnel technique constitue un important
lment de contrle de qualit. La mise en uvre dun programme dvaluation
du rendement donne la possibilit au cabinet de perfectionner et de mieux
orienter les comptences dont il dispose.
La politique
Le cabinet doit tablir un programme dvaluation du rendement de ses
collaborateurs et informer les personnes concernes des rsultats de cette
valuation, des progrs raliss et de lavancement de leur carrire.
Le programme dvaluation du rendement doit prvoir :
la frquence des valuations,
les personnes responsables de la prparation des valuations,
les critres dvaluation,
la runion annuelle avec les collaborateurs.
Les procdures
Le rendement du personnel doit tre valu chaque anne sur la base des
fiches dvaluation tablies cet effet.
La prparation des rapports dvaluation doit tre confie aux personnes
responsables chaque palier hirarchique.
Le rendement et la comptence des collaborateurs doivent tre apprcis
selon trois critres :
la comptence technique: la matrise des travaux et des normes du
cabinet;
les relations avec lquipe : attitude positive, intgration et coopration...

Les relations avec les clients : disponibilit, valorisation de limage du

cabinet, sens de lcoute
Les collaborateurs doivent tre informs des rsultats des valuations.
La direction doit approuver les valuations effectues au cas par cas.
Les rapports dvaluations doivent tre conservs dans les dossiers des
personnes intresses.
Laccs linformation relative lvaluation du rendement doit tre limit
aux personnes autorises : valuateurs et direction.

LA GESTION DES MOYENS LOGISTIQUES

Une logistique performante et adapte aux besoins du cabinet procure au cabinet
un gain de temps et de productivit et une qualit suprieure des travaux.
Linformatique reprsente un domaine essentiel dans le cabinet. Or, pour pouvoir
bnficier rellement de laide prcieuse quon est en droit dattendre dun tel
outil, une politique adquate et des procdures internes doivent tre instaures
La politique
Les choix informatiques ncessitent une rflexion pralable et une certaine
comptence en la matire.
Le systme informatique doit tre labri de toute perte, destruction ou piratage.
Les lignes directrices du cabinet doivent prciser :
les comptences requises du responsable informatique et ses domaines
dintervention ;
les diffrentes utilisations possibles du systme informatique et les
niveaux de comptences autorises chaque type dutilisation ;
la frquence des mises jours des anti-virus,
les moyens et la frquence des sauvegardes,
la rpartition des tches dans le cadre dun rseau,
Le contenu des contrats dassurance et de maintenance.
Les procdures
La direction du cabinet doit dsigner un responsable informatique
comptant qui doit constamment mettre jour ses connaissances dans les
domaines de linformatique et de la tlcommunication.
Le responsable informatique ngocie et conclu les contrats dacquisition
du matriel et des logiciels, assiste les utilisateurs, intervient dans la
rsolution des problmes et contacte le revendeur pour tout problme
ncessitant linterventiond e ce dernier.

 Le responsable informatique doit traiter avec des fournisseurs connus sur

la place et souscrire des contrats de maintenance offrant des dlais
dintervention rapides et une assistance tlphonique permanente.
Les choix informatiques doivent correspondre aux besoins du cabinet en
tenant compte de sa structure, de ses perspectives de dveloppement, de
la nature de ses activits et du volume des donnes traites.
Le responsable informatique doit respecter les lois et les licences
rgissant les logiciels informatiques et informer le personnel du cabinet
des conditions gnrales des contrats prvoyant lutilisation des logiciels.
La direction du cabinet doit instaurer des limitations daccs aux fichiers
informatiques et exiger lutilisation de mots de passe.
Le personnel doit respecter les procdures de sauvegarde et mettre jour
les registres des sauvegardes.

LES PROCEDURES DE SAUVEGARDE DE

LINDEPENDANCE
Chaque cabinet exerant, titre habituel, des activits de conseil en
management de la qualit et daudit qualit doit obligatoirement inclure dans son
systme de contrle de qualit des procdures destines sauvegarder
lindpendance du professionnel charg de missions et celle des autres membres
du personnel technique.
Les procdures en matire dindpendance devraient fournir des directives
dtailles en ce qui concerne notamment :
le genre de relations financires, commerciales et demploi
incompatibles avec lexercice de laudit ;
Le dlai requis pour la rotation des membres affects la mission ;
les situations pouvant constituer une atteinte lindpendance et
lobjectivit : honoraires impays, placements prohibs, poursuites contre
le cabinet, autres prestations du rseau