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Laudit Qualit

Gnralits

Les types daudit

Les critres de russite dun audit

Questionnement en audit

Les tapes de laudit

Les non conformits

La pratique
Audit - Habsaoui : Fvrier 2017 1

Laudit Qualit
Gnralits
Dfinitions

- Laudit est un processus systmatique, indpendant et


document en vue dobtenir des preuves daudit et de les valuer
de manire objective pour dterminer dans quelle mesure les
critres daudit sont satisfaits. (ISO 9000)

- Laudit est un processus systmatique, indpendant et


document, permettant d'obtenir des enregistrements, des
noncs de faits ou d'autres informations pertinentes, et de les
valuer de manire objective pour dterminer dans quelle mesure
les exigences spcifies sont respectes. (ISO 17000)

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Critres daudit:

Ensemble des politiques, procdures ou exigences dtermines

Preuves daudit:

Enregistrements, noncs de faits ou autres informations qui se


rapportent aux critres daudit et sont vrifiables

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Laudit - pourquoi:

-Dterminer la conformit ou la non-conformit des lments


du SMQ aux exigences prescrites

-Dterminer lefficacit du SMQ

-Amlioration du SMQ

-Permettre la certification du SMQ de lorganisme

-Identifier les risques et valuer leur matrise

-Satisfaire les exigences rglementaires

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Laudit quand :

-Au moment de se faire certifier

-Avant de passer un contrat avec le fournisseur

-En suivant le planning daudit qualit interne

-Avant de procder un grand changement dans lorganisme

-Suite des non conformits rptes, .

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Les rsultats de laudit donnent confiance :

-A la direction (retours dinformation pour valuer lefficacit du SMQ)

-Aux clients avant de passer le contrat avec le fournisseur

-Au personnel, qui obtient un rsultat de lefficacit de leurs activits

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Les types daudit

-Audit interne ou premire partie

Conduit par un organisme sur lui-mme, la demande et au profit de la


direction (DE de la Revue de Direction)

-Audit seconde partie

Ralis par les clients selon un rfrentiel dfini.


Audit externe dun organisme sur un autre (valuation fournisseurs)

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Les types daudit

-Audit tierce partie

Ralis par un organisme indpendant et accrdit pour dlivrer


des certificats

Laudit de certification fait partie de ces audits

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Quelques nomenclatures relatives aux audits

Audit documentaire (revue documentaire):

valuer le systme documentaire dun organisme (MQ, Procdures,


Processus) par rapport la norme applicable,

Avantages:
- permettre lauditeur de se familiariser avec lorganisme
- mieux planifier laudit sur site
- point de dpart pour laborer les check-lists

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Audit de conformit :

Cest laudit sur site, suit la revue documentaire. Il a pour but


dvaluer la mise en uvre de ce qui est planifi dans le systme
documentaire.

Audit produit (vertical):

Regarde tous les systmes qui rentrent dans la production dun


produit ou service spcifique.

Audit Horizontal:

Regarde la conformit avec une exigence choisie, par exemple le


contrle des documents externes dans tout lorganisme.

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Audits de certification
Les audits de certifications ont aussi une nomenclature particulire :

Audit initial :

Audit complet couvrant le domaine dapplication entier

Audit de surveillance :

Audit priodique conduit pour dterminer si la certification du SMQ


peut tre maintenue.
Couvre dhabitude seulement des partie choisies du systme.

Audit de renouvellement :

Excut vers la fin de la priode de certification pour dterminer si le


certificat peut tre renouvel pour une nouvelle priode.

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Les critres de russite dun audit

-Pour les audits :

-Risques et carts mis en vidence


-Pistes damlioration identifies
-Plan daudit respect
-Avoir une attitude constructive avec les auditeurs

-Pour lauditeur

-Avoir respect le plan daudit prvu


-Avoir atteint lobjectif de laudit
-Avoir gard une attitude dcoute et objective
-Avoir vrifi les preuves ncessaires
-Avoir valu lefficacit des processus

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Les critres de russite dun audit

-Pour lorganisme :

-valuation impartiale de lefficacit du systme de management et


de sa pertinence
-Pistes damlioration ralistes
-Mesure de progrs raliss

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Les principes de laudit

-La dontologie (principes et rgles qui grent une activit)

-La prsentation impartiale (absence de parti pris, il faut tre objectif)

-La conscience professionnelle (soin que lon porte exercer son mtier)

-Lindpendance (indpendance de lactivit audite)

-Lapproche fonde sur la preuve

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Les activits de laudit

-Dclenchement de laudit

-Ralisation de la revue documentaire

-Prparation des activits daudit sur site

-Activits daudit sur site

-Prparation, approbation et diffusion du rapport daudit

-Suivi de laudit

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Que peut comprendre lquipe daudit ?

Lorsque laudit est effectu par plusieurs auditeurs, la responsabilit


gnrale de laudit est confi au responsable daudit.

Lquipe peut comprendre :

-Des experts ayant une formation spcialise


-Des auditeurs en cours de formation
-Des observateurs
-Le responsable daudit

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Questionnement en audit

Selon la faon dont elle est prsente, la question va plus au moins


inciter linterlocuteur rpondre avec prcision, sincrit

Question ferme :

Ex : les objectifs sont ils atteints ?


Rponse par , OUI NON NSP

Avantages:
Rponse simple, claire et courte (utilisation statistique possible)

Inconvnients:
-Rponse peu argument
-Il en faut un grand nombre pour cerner une situation dans sa totalit
-Lchange est trs rduit

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Questionnement en audit

Question choix multiples :

Ex : vrifier vous, les entres, les sorties, les activits, autres?


Linterlocuteur choisi celle qui lui convient le mieux

Avantages:
-Plus ouverte que la question ferme
-Oblige choisir
(Utilisation statistique possible)

Inconvnients:
-Manque de spontanit
-Difficult denvisager toutes les rponses possibles

Ce type de question vise liminer certaines hypothses parmi dautres

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Questionnement en audit

Question ouverte :

Ex : quels sont les contrles effectus?


Linterlocuteur rpond comme il lentend avec son vocabulaire

Avantages:
-Rponse spontane, personnelle
-Permet le maximum dexplication
-Peu de question permet de collecter le maximum dlments
-Permet de construire un plan partir des rponses

Inconvnients:
-Longueur des rponses
(Difficult dun traitement statistique)

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Questionnement en audit

Exemple autour du processus orientation client :

-Qui sont vos client ?

-Comment les prenez vous en compte?

-Comment vous assurez-vous de la bonne comprhension rciproque des


besoins ?

-Comment vous assurez-vous de la traduction oprationnelle de ces


besoins et de leur comprhension tous les niveaux de lentreprise ?

-Les objectifs du processus sont-ils cohrents avec ceux de vos clients ?

-Les rsultats du processus satisfont-ils aux besoins de vos clients ?

-Sinon, quelles mesures adoptez-vous ?

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Questionnement en entonnoir

Quel est votre rle ?


Question ouverte
Comment ralisez vous .

Est-ce que le produit est


Question ferme
contrl ? Priodicit du
controle ?

- Enregistrements de contrle
- Procdures
Preuves - Instructions
(chantillonnage) - Observation des pratiques
- Retour clients

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Les tapes de laudit

Sept tapes :

1 - dclenchement de laudit

2 - ralisation de la revue documentaire

3 - prparation de laudit sur site

4 - les activits de laudit sur site

5 - prparation, approbation et diffusion du rapport daudit

6 - clture de laudit

7 - suivi de laudit

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Les tapes de laudit

On doit dabord :

Connatre lorganisation (ou le secteur) auditer,


Les raisons,
La port,
Les critres,

Puis avoir des information sur :

Le lieu auditer
Les activits de lorganisme
Sa taille
Manuel qualit

On peut demander une visite pralable laudit (pr audit)

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Les tapes de laudit

Le responsable daudit :

Choisit son quipe


Prpare les document de travail (chek-lists, normes)
Attribue les taches et organise son quipe
Informe laudit et envoie le plan daudit et les horaires

Les runions : 4 types de runions

-Runion douverture
-Runion de liaison de lquipe
-Runions de synthse avec le reprsentant de la direction
-La runion de clture

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Les tapes de laudit

Runion douverture :

Dure une quinzaine de minutes


- prsenter lquipe
- confirmer la raison de laudit et sa port
- confirmer les critres
- revoir le plan pour confirmer le rle de chacun
- expliquer que laudit est bas sur lchantillonnage
- rappeler la clause de confidentialit
- expliquer ce quest une non-conformit
- confirmer la logistique
- rpondre aux questions

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Les tapes de laudit

Runion de liaison de lquipe :

Prside par le responsable daudit (pauses de fin de journe)

Sassurer que laudit suit le plan

Runion de synthse :

Avec le reprsentant de la direction


Au moins une fois par jour pour valider les carts
Facilite le droulement de la runion de clture (NC dj valides)

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Les tapes de laudit

Runion de clture :

Prside par le responsable daudit qui :

Remercie les audits pour leur temps


Rsume le plan daudit
Rappel les objectifs de laudit et la mthode employe
Dcrit le primtre de certification
Prsenter lquipe
Rappeler le principe de lchantillonnage (laudit ne dtecte pas
tout)
Prsenter les points forts et numrer les NC
Se mettre daccord sur les dates des actions
Expliquer les rgles dutilisation du logos
Transmet les rapports de NC et rapport final

Le responsable daudit prpare un rapport son organisme


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La revue documentaire

tudier la documentation envoye par lorganisme (Manuel


Qualit ) pour voir si le systme est conforme la norme et si
laudit terrain peut tre ralis.

Si NC, dcider sil faut appeler laudit pour des prcisions


Demander des complment dinformation pour les NC majeur

Conclure dans un rapport si lorganisme est auditable ou pas

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Plan daudit

Sinformer sur les heures de travail

Prvoir des visites sur site si ncessaire

quilibrer la journe avec des entretiens entre 30 et 90

Prvoir du temps pour les dplacements

Communiquer le plan 15 jours lavance

Faire valider le plan avec en retour le nom des audits

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Guide daudit

Poser des question ouvertes plutt que fermes


Organiser ces questions
Utiliser le vocabulaire de laudit
Construire un guide simple et rapide dutilisation

Questions spcifiques pour les audits:

Connaissent-ils la politique qualit et les objectifs qualit ?


Situent-ils leur contribution aux objectifs qualit ?
Comment positionnent-ils le client dans leur quotidien ?

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Les non conformits

NC Majeure (NC)

Absence dun ou plusieurs lments du SMQ, ou une situation


qui, sur la base de preuves recueillies, mettrait un doute sur la
qualit fournie au client.

NC Mineure (Remarque)

Dfaut dans la mise en uvre dune exigence, qui pourrait


conduire une rupture du systme, mais dont limpact pour le
client nest pas significatif.

Observation (point sensible)

Une erreur ou une opportunit damlioration qui est port


lattention de laudit

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Les non conformits

Fiche
cart
3 catgories dcarts:

Documentaire

Une exigence du rfrentiel nest pas trait dans les documents du SMQ

Dapplication

Le document nest pas ou nest que partiellement appliqu

Defficacit

Les dispositions prvus ne permettent pas datteindre les objectifs

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Laboratoire

cart critique (non-conformit majeur) :


cart dont le rsultat met en cause la fiabilit des rsultats ou
laptitude du systme de management maintenir le niveau de qualit
des Prestations

Exemple :
Le rsultat obtenu par le laboratoire inscrit sur le compte rendu
nxxxx-1 a t obtenu avec une condition en temprature de
15 C alors que lexigence normative (ref. yyy) prconise 21 C +/- 0,1
C pour les analyses zzzz.

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Laboratoire

cart non critique (Remarque) :


concerne une disposition devant tre davantage formalise ou prcise

Exemple :
documentation qualit ne prcise pas que larchivage des donnes brutes
consiste en un archivage informatique

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Autres exemples

1) Dans le hall de production, lauditeur a remarqu 2 balances.


Ltiquette appose sur la balance N 30 indique que la date
dtalonnage tait dpasse depuis plus de 4 mois. La balance N 35
navait aucune tiquette dtalonnage.

2) La socit COSM fabrique des produits cosmtiques. Dans lre


dexpdition, lauditeur passe en revue les produits prpars pour expdition
et remarque que la crme Glory , (lot N01/630) stocke sur 3 palettes et
identifi prt pour expdition na pas les marquages suivant sur les
boites:
N de lot
Date de fabrication
Date dexpiration

La procdure P05, paragraphe 6.3 exige que les informations ci-dessus


soient imprimes sur les boites pour toutes les crmes.

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Constats pour exemples 1 et 2

1) Questions au responsable de production (talonnage)

- Comment vous vrifier vos balances?


- Existe il une procdure
- (Planning de vrification, fiche de vie)

2) NC majeur
le produit . Prpar pour expdition nest pas identifi comme stipul
dans la procdure, alors que lexigence EEE spcifie que .

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Rapport daudit

Cest une synthse de lvaluation du systme

Contenu :

Champs, objectifs et plan daudit


Critres et documents de rfrence
Constats de non-conformits, remarques, commentaires
Conclusions ; points forts, efficacit et amliorations possibles

Confidentialit :

Diffusion dtermine par le demandeur

Lauditeur ne conserve aucune archive

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Efficacit SMQ
Les types et volution de constats daudit

X point fort

Respect des
exigences du X piste damlioration (ou de progrs)
rfrentiel

X point sensible temps

X remarque
Non respect
des
exigences
du X Non conformit
rfrentiel

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Laudit est une exigence de lISO 17025

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Laudit est une exigence de lISO 9001
9.2 Audit interne

9.2.1 Lorganisme doit raliser des audits internes des intervalles planifis pour fournir
des informations permettant de dterminer si le systme de management de la qualit:

a) est conforme aux


1) propres exigences de lorganisme concernant son systme de management de la qualit,
et
2) exigences de la prsente Norme internationale;

b) est mis en uvre de manire efficace et tenu jour.

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9.2.2 Lorganisme doit :

a) planifier, tablir, mettre en uvre et maintenir un ou des programmes daudit, couvrant


notamment la frquence, les mthodes, les responsabilits, les exigences de planification et le
compte rendu.
Le ou les programmes daudit doivent tenir compte de limportance des processus concerns,
des modifications ayant une incidence sur lorganisme et des rsultats des audits prcdents ;

b) dfinir les critres daudit et le primtre de chaque audit ;

c) slectionner des auditeurs et raliser des audits pour assurer lobjectivit et limpartialit du
processus daudit;
d) veiller ce que les rsultats des audits soient rapports la direction concerne;
e) entreprendre sans dlai indu la correction et les actions correctives appropries; et
f) conserver des informations documentes comme preuves de la mise en uvre du programme
daudit et des rsultats daudit.

NOTE Voir lISO 19011 pour les lignes directrices.

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