STRATEGIES DE MAINTENANCE BTS MI

ELABORATION DES PROCESSUS OPERATOIRES

I – LES PROCEDURES :
Une procédure est un document qui décrit une activité spécifique et qui précise les responsabilités et les
moyens requis et pour obtenir un résultat prévu.
Elles sont fondamentales dans les domaines de la qualité du service, la sécurité, la prévention des risques
professionnels et bien entendu de la maintenance.
Toutefois elles ne sont efficaces que si elles se suffisent à elles-mêmes. Pour cela elles doivent être
claires et pratiques, formulées dans un langage accessible afin d’éviter les obstacles à leur utilisation.
Parmi les freins à leur usage on trouvera souvent des problèmes de :
 manque de temps
 l’illisibilité
 les modifications peu claires
 des procédures irréalistes ou irréalisables
En contrepartie, les qualités attendues seront :
 leur utilité
 leur facilité de compréhension
 leur facilité de mise à jour
 leur caractère concret (procédures opératoires)
Lorsqu’elles sont bien rédigées elles constituent à la fois un guide journalier, une référence image du savoir faire de
l’entreprise, ainsi qu’un support documentaire pour la formation du personnel.
Elles sont indispensables dans le cadre de la certification qualité (ex : ISO 9000 V2000) d’une entreprise.
II – MÉTHODE DE RÉDACTION D’UNE PROCÉDURE :

L’idée générale est de privilégier le visuel sur le textuel.

1. Evaluer la pertinence de créer une procédure : si la norme ne l’exige pas il faut évaluer la pertinence de
rédiger une procédure à partir de la probabilité d’une erreur et des conséquences associées.
2. Etablir les points essentiels de la procédure.
3. Bâtir le cheminement de la procédure : classer les étapes par ordre chronologique afin de créer un
cheminement qui aboutit au résultat. Pour chaque étape, préciser l’action et le service qui en a la
responsabilité.
4. Identifier les étapes critiques de la procédure ; étapes nécessitant un choix et les différents cheminements.
5. Bâtir le logigramme de la procédure : faire apparaître rétroactions, moyens documentaires etc.
6. Rédiger le projet de procédure : utiliser des phrases courtes pour compléter le logigramme.
7. Vendre le projet de procédure : le rédacteur doit convaincre de l’utilité de sa procédure. Si tel n’est pas le cas, il
faut rechercher les raisons de sa non-acceptation et proposer des aménagements ou même réévaluer la
pertinence de la procédure.
8. Rédiger la procédure.
9. Vérifier la lisibilité de la procédure : il faut vérifier que la terminologie et le style sont adaptés au public
concerné.
10.Faire approuver la procédure : l’approbation de la procédure sera déléguée au chef de service ou au directeur.
Approuvée, elle documente l’activité ; refusée, elle permet d’avancer dans la compréhension des pratiques et des
contraintes, mais la recherche d’un aménagement doit être menée.
Cette méthode qui semble longue permet un dialogue constructif pendant sa réalisation, elle facilite les audits (en
décrivant complètement les activités couvertes) et les modifications (causes et effets identifiables dans le logigramme).

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III – REALISATION DES LOGIGRAMMES :

Les logigrammes sont à utiliser quand d’autres outils graphiques (gamme de démontage, algorithme de
diagnostic par exemple) ne sont pas utilisables.
Chaque logigramme doit répondre à une question précise.
Il doit tenir sur une feuille A4 ou le cas échéant être décomposé en sous-étapes, elles-mêmes représentées dans un
logigramme représenté sur un format A4.
Eviter les croisements de lignes dans le logigramme pour réduire les risques d’erreurs d’interprétation.
Limiter les symboles utilisés à ceux présentés précédemment.
Symboles usuels :

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Description d’une étape de réalisation d’un processus

ou d’une activité.

Étape de réalisation d’un processus ou d’une activité

entraînant un choix (oui/non, conforme, non-
conforme…)

Étape de classement ou d’archivage d’un

enregistrement.

Étape de stockage d’un produit fini ou de réservation

d’un produit en cours de transformation.

Étape obligatoire d’enregistrement de données.

Commentaire appliqué à une étape ou à une action

spécifique.

Étape avec point de contrôle obligatoire d’un

paramètre (température, tension, dimensionnement...)

Étape avec point de prélèvement obligatoire d’un

produit (prise d’échantillon pour évaluation qualité,
mesure de poids…)

Ces éléments de logigramme peuvent être combinés entre eux afin de décrire des étapes complexes, exemple :

Étape de réalisation d’un processus ou d’une

activité entraînant un choix déterminé par la
valeur donnée au point de contrôle.

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IV – PRESENTATION DE LA PROCEDURE :

L’environnement de la procédure est double :

 Administratif afin de permettre son référencement, son approbation, sa diffusion, son classement, sa
modification et son archivage. On stipulera en particulier dans des zones figées du dossier :
o nom de l’entreprise.
o titre de la procédure.
o indice de révision.
o date de révision.
o pagination.
o nom et signature du rédacteur et de l’approbateur.
 Structurel afin de préciser l’environnement de la procédure.
o objet : utilité de la procédure (exigences et méthodes d’un processus).
o domaine d’application : personnel concerné par la procédure.
o références : documents qui nécessitent la mise en œuvre de la procédure.
o définitions : définitions spécifiques et abréviations.
o procédure : texte et logigramme sur deux pages en vis à vis.
o Archivage : Archiviste, forme d’archivage et durée.
o Annexes documentaires : révisables sans modification du texte de la procédure, elles regroupent les
informations indispensables à sa mise en œuvre mais qui rendraient le logigramme illisible.
Exemples :
Date d’émission :
TITRE DE LA __/__/___
Logo ou nom de
l’entreprise
PROCEDURE Date de révision :
__/__/___

Indice de révision : _
Sous-titre de la procédure
Référence Interne Page A sur B

Vérifié le : ___ / ___ / ______ par : ______________________ visa

Fonction : ________________________

V – LISIBILITE DE LA PROCEDURE :

Une procédure n’est utile que si elle est utilisée !

Sa pertinence doit être évaluée à priori par le rédacteur et non pas sur le terrain par les utilisateurs.
La méthode du « fog index » permet d’évaluer qu’une procédure est compréhensible par une personne ayant le niveau
troisième de collège.
« Fog » veut dire brouillard en anglais. Cet indice de lisibilité a été mis en place par des chercheurs anglais et adapté
ensuite aux différentes langues. Le « fog index » établit le manque de lisibilité des textes sur 2 critères que sont la
longueur des phrases et celle des mots.

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On part du principe que plus la lecture est rapide et meilleure est la compréhension du texte. La raison ? L’œil parcourt
vite et le cerveau saisit le sens global des phrases et des paragraphes sans s’arrêter à celui des mots. Cela veut dire en
particulier que la lecture n’est pas interrompue par un mot inconnu dès lors qu’elle est rapide et que le sens de la
phrases est saisi.
Comment se calcule le « Fog index » ?
 Calculer dans un 1er temps le nombre moyen de mots par phrase : compter le nombre de mots du texte, compter
le nombre de phrases, diviser le nombre de mots par le nombre de phrases et appeler ce chiffre M.
 Calculer ensuite le pourcentage de mots dont la longueur est supérieure à 4 syllabes. Ce chiffre étant pour le
français. Une syllabe muette est une syllabe. Il s’agit ici d’écrit, c’est la longueur des mots qui compte. Pour
calculer ce pourcentage, ne pas oublier de multiplier par 100 ! Si on a 4 mots sur 10 de plus de 4 syllabes, cela
fait 40%.
 Calculez alors le « Fog Index » selon la formule suivante : Fi = 0,4x(M+P).
Prenons le paragraphe ci-dessus pour exemple :
« Calculez ensuite le pourcentage de mots dont la longueur est supérieure à 4 syllabes, ce chiffre étant pour le
français. Une syllabe muette est une syllabe. Il s’agit ici d’écrit, c’est la longueur des mots qui compte. Pour calculer ce
pourcentage, n’oubliez pas de multiplier par 100 ! Si vous avez 4 mots sur 10, de plus de 4 syllabes, cela fait 40%. »
 Nombre de mots : 62
 Nombre de phrases : 5
 M : nombre moyen de mots / phrase : 12 / 5 = 12,4
 Nombre de mots > 4 syllabes : 4
 Pourcentage de mots > 4 syllabes : 4 x 100 / 62 = 6,4
 Fi = 0,4 (12,4 + 6,4) = 7,52
Comment décrypter le « Fog Index » ?
 Fi inférieur à 8 : on lit de la bande dessinée ou presque. Naturellement, l’exemple ci-dessus sur un paragraphe
très court n’est pas assimilable à de la BD, la lecture est très facile, la compréhension immédiate, la
mémorisation très facile.
 Fi compris entre 9 et 12 : le texte est lisible, compréhensible, mémorisable sans effort. Il faut viser ce chiffre !
 Fi compris entre 13 et 15 : le texte est lisible, compréhensible mais suppose un effort pour être mémorisé. Sans
doute une seconde lecture, ou une prise de notes seront nécessaires.
 Fi compris entre 16 et 18 : le texte est difficile à lire, à comprendre. La mémorisation suppose un gros travail. Il
faut réécrire.
 Fi supérieur à 19 : non lisible !

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VI – LOGIGRAMME DE REDACTION D’UNE PROCEDURE :

VII – GESTION DES PROCEDURES :

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71 – Mise à jour :
Différents motifs peuvent entraîner la mise à jour d’un document : anomalie constatée, amélioration à apporter, un
changement de méthode, de matériel ou de produit, etc.
Les documents modifiés seront vérifiés et approuvés selon les mêmes conditions que le document initial.
Toute mise à jour entraîne systématiquement :
 une modification de l’indice de révision du document,
 la mise à jour de la liste récapitulative de diffusion des documents en application,
 la destruction du document erroné (sauf la page d’actualisation qui figurera à la fin du nouveau document) et
excepté un exemplaire pour les archives, exemplaire portant la mention « PÉRIMÉ » avec la date de mise en
archive, la signature du RAQ et la justification de la modification apportée.
72 – Diffusion des documents :
Elle est effectuée par le Responsable Qualité conformément à la liste récapitulative de diffusion des documents en
application.
73 – Classement, Archivage et Destruction :
Un exemplaire de chaque document se trouve dans des classeurs au Service Qualité. Ils peuvent y être consultés
librement par le personnel.
Pour chaque document, les indices en vigueur sont récapitulés dans la liste de diffusion des documents.
Les Formulaires d’Enregistrements se trouvent aux postes concernés et, une fois « renseignés », ils sont gérés comme
Enregistrements par le Service Qualité selon la procédure de Maîtrise des Enregistrements.
La destruction des documents obsolètes est sous la responsabilité du Responsable Qualité et suit les règles énoncées
plus haut.
74 – Gestion Informatique :
La gestion informatique des documents est assurée par le service qualité. Les noms des fichiers sont déterminés par le
Code d’enregistrement du document, suivi de l’indice de révision, puis de l’intitulé du document.
Le chemin d’accès au fichier informatique peut être reporté en bas de page du document.

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VIII – APPLICATION AUX PROCEDURES A CARACTERE TECHNIQUE :
Les guides opératoires sont destinés à former les nouveaux opérateurs, ou à habituer les anciens à des modifications
du mode opératoire. Le guide opératoire doit préciser les points suivants:
 matériaux, équipements, outils utilisés pour l'opération « i » : tous les éléments seront indiqués avec leur
désignation normalise, ou leur nom particulier dans le cas d'appareillages internes.
 procédures et points clés, tours de main : c'est la partie du document qui décrit de façon précise le processus
opératoire. Elle indiquera également les points de contrôle et les méthodes de contrôle, exprimés en termes de
résultats. Dans la description des procédures, les points suivants sont importants.
o Ne rien écrire qui soit impossible à réaliser ou observer normalement.
o Indiquer autant que possible des valeurs numériques.
o Eviter les expressions prêtant à interprétation. Au lieu de dire bien mélanger 50 g de poudre A et le
double de B, dire « mettre dans le mélangeur 50 g ± 5 g de la poudre A et 100 g ± 5 g de la poudre B et
brasser pendant 30 minutes ± 5 min »
o rendre clairement visibles les points importants par des soulignements, des couleurs, des marques, des
encadrements.
 schémas décomposant l'opération : schémas et photos expliciterons de façon claire les éléments pour lesquels
une interprétation de texte est possible.
 mesures à prendre en cas d'anomalies.
Le mémento opératoire est destiné à faire respecter par les opérateurs les points importants de l'étape du processus.
Il doit leur faire connaître à l'avance l'état du produit de l'opération en termes de résultats. Il représente une synthèse du
guide opératoire et exprime avec clarté les points suivants : la qualité à obtenir, les règles de sécurité, les mesures à
prendre en cas d’anomalies.
La rédaction du mémento est effectuée en suivant les règles définies précédemment, avec une dominance du
graphisme compte tenu du caractère synthétique du document.

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