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DEDICACE

A MA TANTE MADAME NDZANA ISABELLE ANNICK

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REMERCIEMENT
Je remercie tout d’abord le seigneur tout puissant qui m’a permis d’être en vie et veiller
sur moi jusqu’en ce jour.

Je remercie ma mère madame NGONO Antoinette qui m’a permis d’arriver où je suis
en me payant l’école depuis la classe de 6ème jusqu’à terminal

Je remercie ma tante madame NDZANA qui m’a permis de faire cette formation

Je remercie le père EDOU Alphonse qui nous a permis d’effectuer le stage dans son
institution

Je remercie mon encadreur Mme BANKWE Stéphanie pour son soutient, sa gentillesse
et ses nombreux conseils tout au long du stage

Je remercie M. ESSOMBA le principal du collège pour son sens de l’humour et ses

critiques

Je remercie M. NSONO préfet des études pour la bonne humeur dans les moments
difficiles

Je remercie mon frère qui m’aidait toujours quand j’avais les difficultés dans mes
exercices

Je remercie mon fils qui est ma force

Je remercie ma sœur avec qui je faisais les problèmes tout le temps

Je remercie Monsieur BEDIANG Adrien pour m’avoir permis d’avoir une bourse

Je remercie toute ma famille pour l’encouragement pendant ma formation

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LISTE DES ABREVIATIONS

CSPDB : Complexe Scolaire et Professionnel Don Bosco

CPDB : Centre Professionnel Don Bosco

CPCDB : Collège Privé Catholique Don Bosco

CEP : communauté Educative Pastorale

CDE : Société Des Eaux

SARL : Société à Responsabilité Limité

SNS : Société Non Collectif

ACDF : Agence Canadienne de Développement International

ONG : Organisation Non Gouvernementale

MINEFOP : Ministère de l’emploi et de la formation professionnelle

MINESEC : Ministère de l’éducation et de l’enseignement secondaire

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SOMMAIRE

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INTRODUCTION GENERALE

Don bosco est une œuvre de la congrégation de l’église catholique romaine fondé le 18 décembre 1959 à
Turin par Saint Jean Bosco. Mise sur pied au Cameroun plus précisément à Yaoundé-Mimboman en 1994,
Don Bosco œuvre pour la formation professionnelle et l’encadrement des jeunes sans distinction de sexe, de
tribu, de religion ou de race. Le CSPDB fais dans plusieurs domaines tels que : la formation et l’encadrement
des jeunes pour leur permettre de s’intégrer dans la société sans pour autant rencontrer des difficultés qui seront
des freins pour notre adaptation dans le but de nous permettre de mettre en pratique ce que nous avons appris
durant notre formation. C’est dont dans cette structure que nous avons eu le privilège d’effectuer notre stage
professionnel. Le présent rapport ayant pour thème le classement : cas du CSPDB fait suite à la formation en
secrétariat de direction dont l’objectif principal est la découverte du monde professionnel ainsi que son insertion
dans le but de l’obtention d’un certificat de fin de formation et par la suite un diplôme de qualification
professionnel. Durant cette période, nous avons effectués plusieurs tâches et pour mieux les appréhender, nous
avons développés notre travail comme suite : chapitre1 présentation du lieu de stage (CSPDB), chapitre2
déroulement du stage, chapitre 3 développement du thème et enfin le chapitre 4 analyse et suggestion.

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CHAPITRE 1 :
PRESENTATION DU LIEU DE STAGE

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I. HISTORIQUE, EVOLUTION, ET MISSION

A. HISTORIQUE
Le CSPDB est une œuvre des salésienne de Don Bosco (SDB), congrégation de l’église
catholique romaine fondée le 18 décembre 1859 par saint jean Bosco à Turin qui fait en matière de
formation professionnelle et d’encadrement de la jeunesse sans distinction de sexe, région race ou
de tribu. Le CSPDB est sous la tutelle de deux Ministère à savoir :

MINEFOP (Ministère de l’emploi et de la formation professionnelle) pour ce qui concerne les

TIC (Secrétariat comptage, Secrétariat bureautique, Maintenance des réseaux informatique,
Montage Audio-visuel, Graphisme de production infographie, Comptabilité informatisée et gestion
certificative) et l’apprentissage (Menuiserie ébénisterie, Métallerie et industrie de l’habillement).

MINESEC (Ministère des enseignements Secondaires) pour ce qui concerne le collège privé
catholique Don Bosco qui ouvre ses portes avec la classe de 6ème et la fermeture de la 1 ère année en
2014.

B. EVOLUTION
Les activités de formation ouvrent leurs portes en 1994 avec la première promotion de
menuiserie. Cette dernière compte 20 apprenants qui ont suivis une formation d’une durée de quatre
(04) ans.

 En 1996, la filière couture (devenue plus tard industrie de l’habillement) nait des
efforts de la coopération italienne Paola soucieuse d’offrir aux jeunes filles, mères déscolarisées un
métier de l’emploi. La même année, la section informatique voit le jour par le père BAGGIO grâce
qui a reçu un don italien comportant un stock d’ordinateur et décide de lancer, avec l’aide de Dennis
Hammond une formation en bureautique.
 En 2000, les différentes formations sont délocalisées au profit des bâtiments
paroissiaux actuel, c’est aussi en cette année qu’on lance la filière métallerie avec le père Francis
GATTERRE, Directeur de centre.
 En 2001, la section informatique s’enrichit d’une nouvelle filière : la maintenance
informatique grâce au partenariat avec l’ONG canadienne << Société éducative de l’Alberta>>
(SEA).
 En 2005, la section informatique s’enrichi une fois de plus de nouvelle filière
notamment graphisme, programmation, comptabilité informatisée et gestion dans le cadre du

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programme de formation et des stages en informatiques, projet financé par l’ACDI (Agence
Canadienne de Développement International).
 En 2007, c’est l’ouverture de l’institut technique et professionnel de Don Bosco. Le
père Natalino PARODI, alors directeur du centre professionnel Don Bosco, lance les formations
diplomates (Préparations au cap) en menuiserie ébénisterie, construction en ouvrage métallique et
industrie de l’habillement. La même année, il ouvre la filière secrétariat comptable.
 En 2009, lancement des filières Montage Audio-visuel et Maintenance réseau.
 En 2014, l’ouverture d’un collège qui débute avec la classe de 6ème et la fermeture
de la première année industrielle.
 En 2015, l’ouverture de la classe de 5ème et la fermeture de la deuxième année
industrielle.
 En 2016, l’ouverture de la classe de 4ème et la fermeture de la troisième année
industrielle.
 EN 2017, l’ouverture de la classe de 3ème et la fermeture de la quatrième année
industrielle. 
 En 2018, l’ouverture de la classe de 2nde A, C
 En 2019, l’ouverture de la classe de 1ère A, C, D.
 En 2020, l’ouverture de la classe de Tle A, C, D.

C. MISSION
Au même titre qu’une personne physique peut avoir une mission en fonction de son activité,
c’est également de cette manière qu’une personne morale doit en avoir. C’est dans cette logique que
le centre professionnel Don Bosco s’est assigné une mission qui se détaille à travers les objectifs
suivants :

 Offrir à ses employés un cadre environnemental en son sein qui contribue à leur
épanouissement personnel.
 Encadrer, éduquer et former les jeunes sans profession en vue de leur insertion dans
le marché de l’emploi.
 Offrir des programmes de formation pratiques reconnus pour leur qualité qui
répondent aux besoins du marché de l’emploi et visant à outillé les élèves apprentis et apprenants à
s’insérer professionnellement dans le monde du travail.

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D. DOMAINE DE COMPETENCE
La compétence désigne le savoir-faire et le savoir être d’une personne physique ou morale.
Toutes fois dans cette logique le CSPDB est compétent en matière de :

 Formation et éducation des jeunes ;

 Epanouissement des jeunes à travers les différentes activités notamment sportives
que culturelles.

II. OBJECTIFS, REGIMES ET SITUATION

GEORGRAPHIQUE
A. OBJECTIFS
Autant à la fois une œuvre missionnaire salésienne et entreprise le CSPDB a plusieurs
objectifs à savoir :

En produire tant d’œuvre missionnaire salésienne

Encadrer les jeunes défavorisés, leur donner des formations en adéquation avec la demande
sur le marché de l’emploi, les aider dans le processus d’insertion de la vie professionnelle

Créer des activités lucratives, sportives et culturelles pour les jeunes paroissiens (salle de
danse, terrain de football, cours de tennis, terrain de handball, de basket…)

B. REGIME
Il s’agit du régime juridique et du régime fiscal.

1. Le régime juridique

C’est un ensemble de règles de droits applicables à une activité, une institution ou une chose
telle qu’elle soit. Le régime juridique est : fonction du capital, des actions, des parts sociales. Elles
vont des sociétés anonymes (S A) aux sociétés à commandites simples (SCS) en passant par les
sociétés à responsabilités limités (SARL) et les sociétés à non collectif (SNC).

Mais le CSPDB n’appartient à aucun de ces régimes car c’est une congrégation religieuse.

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2. Le régime fiscal

C’est un ensemble des règles de droits et des obligations découlant du développement des
activités économiques. Le choix d’imposition du régime fiscal est fonction du chiffre d’affaire et de
l’activité de l’entreprise. Le CSPDB hors régime d’imposition.

C. SITUATION GEOGRAPHIQUE
Le CSPDB est situé dans la région du centre dans l’arrondissement de Yaoundé 4ème au
quartier Mimboman précisément au lieu-dit rue MANGA. Il fait partie de la CEP (communauté
Educative et pastorale) constitué des trois entités que sont la paroisse marie auxiliatrice, la cité des
jeunes et le centre de formation professionnel. Voir plan de localisation, la cité des jeunes et le
centre de formation. Voir le plan de localisation (en annexe).

III. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU CPDB

A. ORGANISATION
L’organisation fait référence à la manière dont un groupement ou une communauté de
personnes ayant une cause et un but bien déterminés et centralisés dans une organisation sont
structurés.

1. Organigramme

L’organigramme est une présentation schématique de la structure interne d’une entreprise ;

(voir annexe 2)

2. Attributions

Ce terme fait office des taches auxquelles chaque membre d’une organisation est rattaché.
Ainsi sur cette base, le personnel du CPDB se présente comme suit :

Le directeur de l’œuvre salésienne

Prêtre de la communauté salésienne il est à la tête et responsable de la communauté salésienne

de Mimboman.

a) Le directeur/Principal

 Il est placé à sa tête et à travers son pouvoir :

 Il fait autorité par de sages décisions qu’il entreprend.

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 Il est le garant de l’organisation et du fonctionnement et ladite structure,

 Il repartit les moyens d’enseignement,
 Il veille aussi à l’attribution harmonieuse des taches,
 Il assure des missions pédagogiques, administratives et sociales.

b) L’économe

 Il est également prêtre de la communauté. Sous la supervision du directeur,

 L’économe assure à son tour la supervision de la gestion comptable,
 Il est comme le bras droit du directeur car ce dernier lui octroie une confiance
indéniable dans la gestion financière de la structure.
 Il est chargé entre autre d’établir les ordres des paiements de dépenses, de s’occuper
de la tenue de la caisse, de percevoir et vérifier les entrées et sorties.

c) La secrétaire

Elle cumule des tâches administratives et des tâches d’accueil au sein de la structure.
L’adhérence de la clientèle à la structure est une dépendance de ses capacités morales
d’interlocutrices.

d) Le comptable

 Il est responsable de la comptabilité de l’entreprise

 Il s’occupe des déclarations mensuelles et annuelles de TVA
 Il dresse le compte annuel et le bilan à la fin de chaque exercice comptable
 Il est entre autre chargé du traitement de toutes les données financières et
comptables
 Il établit et remplit les fiches de déclaration d’impôts.

e) Le préfet des études

Il a pour missions de :

 De la coordination du travail éducatif et pédagogique en équipe

 De la communication et la mise en place des projets pédagogiques avec les différents
professeurs
 Faire un suivi individualisé des élèves du point de vue éducatif et pédagogique, en accord
avec les conseillers d’orientation, le professeur principal et les parents.

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f) Assistant général

 Il est chargé d’appliquer la discipline selon le règlement intérieur au centre, il assure

la sécurité des élèves au sein du centre
 Il veille à ce que les élèves soient ponctuels, respectueux et studieux dans l’ensemble
 Il joue le rôle du médiateur entre les élèves et les enseignants
 Il participe au conseil de discipline
 Il propose des méthodes à mettre sur pied pour renforcer la sécurité de l’enceinte.

g) Le magasinier

 Il est responsable du management des marchandises entrant et sortant,

 Il vérifie le chargement et le tonnage avant l’expédition et établit des fiches
évolutives et enregistres les stocks.

h) Le concierge

Il est la toute première personne à l’entrée du centre qui se charge de l’accueil, de l’exécution
des prescriptions de la direction afin de maintenir l’ordre et d’assurer le respect de la discipline du
premier ordre surtout sur les entrées et les sorties.

B. FONCTIONNEMENT DU CPDB
Le fonctionnement du centre est le centre de gravité de son environnement. Ici, le CPDB
dispose des moyens humains, financiers et matériels qui l’irriguent et l’aident continuellement dans
sa politique de développement.

1. Moyens humains

Parlant de ses moyens humains, le centre dispose d’un nombre croissant d’employés qualifiés
à son service au nombre de près de (100) cent et qui sont particulièrement dévoué à leur travail. Par
leur opulence et le service offert par certains bénévoles, l’optimisation du CPDB est assuré à un
certain niveau de fonctionnement.

2. Moyens financiers

Parlant de moyens financiers on dira que le centre bénéficie des dons issus des partenaires
nationaux et internationaux, des pensions de ses élèves, apprentis et apprenants.

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3. Moyens matériels

Pour ce qui concerne les moyens matériels, le centre jouit de cet avantage que la plupart de
ses matériaux sont fait maison dans ses ateliers disposant du matériel adéquat pour la réalisation des
œuvres de fabrication à l’instar des menuiseries métalleries et ébénistes, son industrie
d’habillement, des salles de montage vidéo et graphisme pour des animations. Ses bâtiments
modernes et adaptés au cadre de l’apprentissage et ses aires de jeux sont idéals à l’épanouissement
de ceux qui y arrivent. Le centre dispose évidemment des salles informatiques multimédias.

4. Environnement externe

Pour cet environnement, le géant de la formation professionnelle pourrait bien devenir fragile.
Mais face à sa mission il doit se démarquer par son adaptation et son amélioration.

Les acteurs externes influençant la politique du fonctionnement de CPDB sont :

a) Les clients

Ce sont ces personnes-là qui achètent permanemment ou occasionnellement les biens et

services dans le CPDB afin de bénéficier de ses produits parmi lesquels :

 Elèves
 Apprenants
 Parents
 Fournisseurs

Ils constituent l’ensemble des personnes qui livrent chaque fois des marchandises au sein de
la structure. Dans cette rubrique nous citerons :

b) Les fournisseurs

 ENEO
 CDE (camerounaise des eaux)

c) Les concurrents

Concurrents ce sont les personnes qui exercent dans le même secteur d’activité, améliore la
qualité de leur produit et service par des modifications successives pour capter et fidéliser la
clientèle.

Du fait que le CPDB soit entouré d’un environnement en pleine mutation, la concurrence bat
son plein avec notamment la présence les collèges (Zang Mebenga, Prestige), les lycées (Lycée
Bilingue de Mimboman) et les autres activités environnantes.

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CHAPITRE 2:
DEROULEMENT DU STAGE

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I. ACCUEIL ET TACHES EFFECTUEES

A. ACCUEIL
A notre arrivé au lieu du stage, j’ai eu un entretien avec mon encadreur de stage qui m’a bien
accueilli et m’a fait passer un petit entretient avant que je ne commence le stage.

Après cela, elle nous a montré comment photocopié une carte d’identité sans avoir à changer
le sens du format dans la photocopieuse et ensuite nous a donné un travail à faire.

B. TACHES EFFECTUEES
Nous avons effectuées plusieurs tâches durant le déroulement de notre stage à savoir :

1. Dans le domaine de la comptabilité

Nous avons eu à :

 Monter les fiches de stocks de livraison des tenues

 Variations des stocks

2. Dans le domaine de la bureautique

Nous avons eu à effectuer plusieurs tâches tels que :

 Photocopier et fait l’impression des documents

 Saisie les fiches de retrait des tenues (classes, sport et pull-over)
 Saisie les listes nominatives du personnel du collège par département, et par contact
téléphoniques
 Saisie les fiches d’inscription du centre professionnelle
 Saisie une lettre administrative

 Saisie les contrats du personnel du collège

3. Dans le domaine du secrétariat

Nous avons :

 Accueillie les parents qui venaient inscrire leurs enfants au collège et ceux qui
venaient les inscrire au concours
 L’archiver des documents
 Classer des documents
 Inscrire les enfants au collège
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 Appeler les parents dont les enfants eu le concours de venir inscrire leurs enfants
 Elaborer les reçus manuels

4. Dans les autres domaines

 Faire le ménage dans le bureau

 Effectuer quelques courses

Et pour effectuer ses différentes tâches, nous avons eu à utiliser le matériel suivant :

 Les photocopieuses
 Microsoft Excel
 Microsoft Word
 La reluire
 L’imprimante
 Publisher

II. APPORT DU STAGE

Le CPDB est lieu qui prône l’éducation et le bien être des apprenants tant en milieu scolaire
qu’en milieu professionnel. Et faire mon stage a été très bénéfique pour moi, parce que Le stade
m’a apporté un plus sur quelques points essentiels notamment :

A. Sur le plan académique

Le stage nous a aidé à :

 Saisie plus rapidement

 A lancer les impressions
 A faire la reliure
 A photocopier une CNI sans avoir à remettre le format

B. Sur le plan professionnel

Le stage nous a aidé à :

 Le travail en équipe
 M’adapter dans le milieu professionnel
 Comment se tenir en milieu professionnel
 A développer les qualités telles que : la rapidité, la volonté, la patience, le respect, la
fiabilité.

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III. Difficultés rencontrées

Durant mon stage Nous avons rencontrés plusieurs difficultés à savoir :

 Difficultés à monter une fiche de stock

 La connexion dérange sur notre machine
 Difficulté à classer les documents
 Les photocopieuses dérangeaient
 Difficulté à monter une fiche de stock

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CHAPITRE 3
CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES
DOCUMENTS : CAS DU CPDB

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I. CLASSEMENT DES DOCUMENTS

A. DEFINITION
Classer : consiste à ranger des documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se
procurer facilement et rapidement l’information recherchée.

Le classement : consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier

approprié

La rubrique : c’est un ensemble de mots agencés et ayant un sens

B. L’UTILITE DU CLASSEMENT
Un bon classement facilite la recherche des informations désirées permet de retrouver
facilement un document, de reclasser un document utilisé, et fait donc ainsi gagner en temps.

C. NECESSITE DU CLASSEMENT
Il est nécessaire de faire un bon classement car :

Il donne à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite les recherches longues et
difficiles,

Permet de déceler rapidement toute absence et toute intervention de documents,

Permet une bonne conservation des documents.

D. QUALITES DU CLASSEMENT
Il est important que le classement soit espacé pour ne pas à avoir des brouillons des
documents anciens qui devraient d’être archivé. Un bon classement doit également être fiable.

E. OBJECTIFS DU CLASSEMENT
Le classement vise à :

 Conserver l’information
 Permettre aisément leur accès
 Protéger les supports contre toutes détériorations et leur assurer le maintien et la
solidité indispensable.
 Le classement est utile dans tous les domaines de la vie notamment : dans le ménage,
le commerce, les administrations….

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F. LE CHOIX DU CLASSEMENT
Le choix du classement est important et dépend de :

 La nature du document
 Volume du document
 La fréquence des consultations

II. LA DIFFERNCE ENTRE UN MODE ET UN ORDRE DE

CLASSEMENT
 Le mode de classement : c’est la manière dont les documents sont matériellement
rangés (étagère, meubles)
 L’ordre de classement : c’est la façon logique de classer entre elles (alphabétiques,
idéologiques et numériques)

A. LES ORDRES DE CLASSEMENT

Il existe (03) trois principaux ordres de classement (alphabétiques, numériques et
idéologiques) et les ordres dérivés de classement (alphanumériques, chronologiques, décimal et
géographiques).

1. Le classement alphabétique

Il consiste à ranger les documents dans l’ordre en appliquant la suite logique des lettres de
l’alphabet.

a) Avantages

 Simple dans son principe,

 Rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents

b) Inconvénients

 Limité dans son développement par des problèmes matériels,

 Souvent compliqué dans son application.

2. Classement numérique

Il consiste à attribuer aux dossiers des numéros suivant l’ordre normal des chiffres. Chaque
nouveau dossier vient prendre place derrière ceux précédemment classés.

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a) Avantages

 Simple, tant pour la mise en place que pour la recherche d’un dossier ou d’un
document,
 Sûr, la place du dossier est nettement précisée, facile de déceler une absence de
dossier ;

b) Inconvénients

 Lent, la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire alphabétique,

 Il y a rupture de classement provoquée par l’annulation ou la sortie définitive d’un
document ;

3. Classement idéologique

Encore appelé classement thématique consiste à ranger les documents par sujet et sous sujet.
C’est un classement dans lequel les documents sont rangés selon une logique qui exige la mise en
évidence du contenu d’un document.

a) Avantages

 Il peut se combiner avec d’autre ordres de classement

 Parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation ;

b) Inconvénient

 Risque d’erreur lors du classement

 Organisation longue

B. LES ORDRES DERIVES DE CLASSEMENT

Il existe plusieurs ordres dérivés de classement telles que :

1. Le classement alphanumérique

Le classement alphanumérique est une combinaison du classement alphabétique et du

classement numérique. Après le classement à la lettre, on attribue un numéro en fonction de la date
d’arrivée pour effectuer le classement numérique par date. (A1 A2 B1 B2)

a) Avantages

 Risque d’erreur peu nombreux,

 Classement et recherche relativement rapides et faciles,

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b) Inconvénients

 Difficulté de déceler un dossier manquant

 Recherche longue

2. Le classement chronologique

Le classement chronologique est un classement numérique par date. Il consiste à classer les
documents dans l’ordre d’arriver ou à la suite naturelle des dates : jour, semaines, mois, années.
Dans ce classement chronologique, le document le plus récent doit toujours être placé au-dessus du
plus ancien.

a) Avantages

 Classement simple et extensible

 Bonne visibilité du classement le plus récent

b) Inconvénients

 Impossible de constater les absences de documents

 Sécurité imparfaite

3. Classement décimal

Le classement décimal combine le classement thématique et le classement numérique.

L’ensemble du fichier est réparti en classe numérotée de 0 à 9.

a) Avantages

 Parfaitement adapté au classement et à la recherche de document

 Sureté extensible à l’infini

b) Inconvénients

 Plan de classement délicat à établir

 Organisation longue

4. Classement géographique

Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions,

départements, villes). Au sein de chaque zones sont classées, les éléments sont classées
alphabétiquement. C’est un classement dérivé du classement idéologique et alphabétique.

a) Avantages

 Simple dans son principe

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 Classement extensible puisqu’il se subdivise naturellement

b) Inconvénients

 Plan de classement strictement fixé

 Nécessite fréquemment l’emploi d’un dictionnaire des communes

C. PROCEDE DE CLASSEMENT
C’est la façon dont on range le dossier. Il existe (03) trois procédés de classement (horizontal,
vertical et debout) dans une entreprise, plusieurs procédés de classement peuvent être utilisés :

1. Le classement horizontal ou à plat

Ici, les dossiers dont rangés à plat empilés les uns sur les autres et l’étiquette est visible.

a) Avantages

 Classement simple
 Encombrement réduit

b) Inconvénients

 Recherche et manipulation difficile

2. Le classement debout ou sur le champ

Le classement debout consiste à classer les documents les uns à coter des autres sur leur partie
la plus étroite. Le document se présente verticalement face à l’utilisateur et est visible.

a) Avantages

 Possibilité de classer un grand nombre de dossier dans un petit espace

 Manipulation facile

b) Inconvénients

 Nécessite un système de maintien

3. Le classement vertical ordinaire

Consiste à classer les documents verticalement les uns derrière les autres, les dossiers
reposent sur leur dos. L’ensemble des dossiers doit être maintenu par un bloc de serrage pour éviter
qu’il ne s’écroule

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a) Avantages

 Bonne condition d’accès et maniabilité

b) Inconvénients

 Risque d’affaissement des dossiers et aspect souvent désordonné

4. Le classement vertical suspendu

C’est la façon de placée les documents dans une chemise dans un hamac suspendu par des
crochets, étiquette sur le côté. Les meubles adaptés sont les bacs et les tiroirs équipés pour le
classement des dossiers.

a) Avantages

 Identification facile
 Facilité de manipulation

b) Inconvénients

 La secrétaire utilise différents matériels de classement en fonction de la nature des

éléments à classer, du mobilier et de l’espace disponible. Une partie du matériel peut être disposée
sur le mobilier.

III. LE PETIT MATERIEL DE BUREAU

Le petit matériel de bureau désigne l’ensemble des instruments ou outils dont se servent les
employés pour mener à bien les taches qui leur sont confiées dans le cadre de leur travail. Pour
mener à bien les différentes tâches administratives, il est nécessaire pour l’utilisateur de posséder un
matériel approprié tels que :  La tige porte crochet

 L’agrafeuse  Le calendrier

 Le trombone  L’imprimante

 L’autographe  L’ordinateur

 Les stylos  La photocopieuse

 Le marqueur  Eponges et Mouilleur

 Le bloc-notes  Corbeille

 Bracelets caoutchouc
 Dateur
 Calculatrice etc…

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IV. IMPORTANCE DU CLASSEMENT

Le classement a une très grande importance dans la mesure où il permet un gain de temps, il
diminue les risques de pertes de document. Le classement des dossiers est parfaitement efficace
pour éviter de perdre des documents, c’est également un moyen de faire un suivi de la gestion de
l’entreprise tout en préservant le patrimoine. Le plan de classement est un système de classification
visant à organiser, structurer, et classer les documents d’archives afin de mieux les gérer. Pour les
archives courantes et intermédiaires, le plan de classement permet de les classer de manière à les
retrouver facilement.

V. ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

A. Définition
Archivage est l’ensemble d’action qui a pour but de garantir l’accessibilité d’information des
documents sur un long terme que l’on souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques,
ou culturelles.

Les archives physiques : c’est l’ensemble des documents tangibles produits et reçus par
l’entreprise durant son activité.

B. L’UTILITE DE L’ARCHIVAGE
Il est bon d’archiver les documents car l’archivage permet de garder une trace écrite d’une
activité, de faire un rangement dans les dossiers et une meilleure organisation.

C. OBJECTIFS DE L’ARCHIVAGE
L’archivage a pour objectifs de :

Sécuriser les documents de l’entreprise

De protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d’un contrôle

De se plier aux exigences légales en matière de tri, de conservation et de communication des

documents.

D. IMPORTANCE DE L’ARCHIVAGE
Il est important de faire l’archivage des documents dans une entreprise car l’archivage permet
de ranger, stocker et utiliser les documents jusqu’à une date précise. Il est également important

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d’optimiser son archivage de documents car il permet de gagner en temps dans la recherche des
documents.

1. Les étapes de l’archivage

L’archivage des documents au sein d’une entreprise répond à 4 étapes principales qui sont :

 L’identification et authentification des documents d’archive

 Le stockage des archives
 La consultation des archives
 Destruction ou le classement final des documents archivés

2. Les types d’archives

Comme types d’archive nous avons :

Les archives courantes : qui concernent l’ensemble des documents relatifs aus affaires
dites courantes
Les archives intermédiaires : qui ne sont plus courantes, mais restent tout de même
consultables de manière ponctuelle.
Les archives définitives : sont des documents conservés de manière définitive, c’est-à-
dire sans limitation de durée.

VI. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOUCMENTS AU CPDB

Au collège privé catholique Don Bosco, nous classons les documents de différentes façon à
savoir : alphabétiquement, chronologiquement et thématiquement.

A. Le classement alphabétique des documents du CPDB :

Pour ce qui concerne ce classement, nous avons l’habitude de classer les fiches d’inscription
des élèves dans l’ordre alphabétique et par classe allant de la 6 ème en Tle. Après avoir classé ces
documents, nous les archivons en les mettant dans un grand carton de façon à ce qu’on puisse les
utilisés durant toute l’année sans avoir à ce perdre quand nous recherchons la fiche d’une élève.

B. Le classement chronologique des documents du CPDB :

En ce qui concerne le classement chronologique, nous l’effectuons lors du classement des
souches des reçus. C’est-à-dire à la fin de la journée, les reçus qu’on a constitué durant toute la
journée et dont nous avons rassemblés les souches on les pince avec un trombone et nous allons les

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classer dans le carton d’archivage où l’on range uniquement les souches de la date la plus ancienne
à la date la plus récente.

CHAPITRE 4:
ANALYSES ET SUGGESTIONS

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I. ANALYSES
L’analyse consiste à donner un point de vue sur la structure où nous avons effectués notre
stage. De ce fait nous verrons les forces et les faiblesses de l’entreprise :

A. Force de l’entreprise
Le CPDB dispose d’un personnel travailleur, rigoureux dans le travail et la discipline ce qui
entraine un grand pourcentage dans la réussite des élèves.

Le personnel du CPDB en plus d’être qualifié, travail en équipe pour assurer la réussite des
élèves et satisfaire les attentes des parents.

L’ambiance chaleureuse entre les professeurs et les élèves.

Le CPDB dispose d’une connexion illimitée.

Ce qui différencie le CPDB des autres établissements, c’est son rassemblement de chaque
matin pour la prière et le mot du matin ce qu’on ne trouve pas ailleurs.

B. LES FAIBLESSES DE L’ENTREPRISE

Comme nous le savons bien, aucune œuvre humaine n’est parfaite et le CPDB dispose aussi
des faiblesses à savoir :

La confection des tenues de classes qui a été mauvaise (non-respect de la taille)

La panne des machines qui ralentissent parfois le travail (photocopieuses et ordinateurs)

Nous n’avons pas assez de salle de classe alors que le collège est réputé et il y’a beaucoup de
demande d’adhérassions.

II. SUGGESTIONS
Bien qu’étant un lieu de référence pour l’éducation et le suivie de nos enfants, nous pouvons
les suggérés :

 Prévoir (02) deux ordinateurs pour les stagiaires

 Instaurer l’enseignement technique
 Ajouter des filières au niveau du centre professionnel
 Les professeurs doivent améliorés leurs façons d’utiliser le matériel du secrétariat
(formats)
 Instaurer les bus scolaires pour les élèves vivant loin de l’établissement
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CONCLUSION
De manière globale, le secteur informatique est un vaste domaine dont celui de secrétaire de
direction, c’est ainsi que le collège privé catholique Don Bosco m’ouvre ses portes pour un stage
professionnel d’une durée de (02) deux mois et demi. En effet, le stage en entreprise est un exercice
professionnel qui permet aux stagiaires de confirmer sa formation théorique d’une part et de l’autre
part de se familiariser avec l’aspect réel des divers problèmes et aussi avec la bonne manière de les
traiter en vue de l’obtention de notre diplôme de qualification professionnel (DQP). Durant notre
stage, nous avons effectués plusieurs tâches tels que : la saisie, la photocopieuse, la reluire,
l’impression….Cette formation demande de nous l’acquisition des compétences nécessaires pour
une parfaite maitrise sur le poste de secrétaire de direction.

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BIOGRAPHIE
 Supports de cours (Mme KOUNOU Rose)
 Internet
 Google

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ANNEXE
 Organigramme

 Plan de localisation

 Ancien rapport

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TABLE DE MATIERE
DEDICACE............................................................................................................................................................. I

REMERCIEMENT.................................................................................................................................................. II

LISTE DES ABREVIATIONS............................................................................................................................... III

SOMMAIRE.......................................................................................................................................................... IV

INTRODUCTION GENERALE.............................................................................................................................. 1

CHAPITRE 1 :........................................................................................................................................................ 2

PRESENTATION DU LIEU DE STAGE............................................................................................................... 2

I. HISTORIQUE, EVOLUTION, ET MISSION...................................................................................................3

A.HISTORIQUE....................................................................................................................................................3
B.EVOLUTION.....................................................................................................................................................3
C.MISSION............................................................................................................................................................4
D.DOMAINE DE COMPETENCE......................................................................................................................5
II. OBJECTIFS, REGIMES ET SITUATION GEORGRAPHIQUE..................................................................5
A. OBJECTIFS......................................................................................................................................................5
B. REGIME.............................................................................................................................................................5
1. Le régime juridique...................................................................................................................................................5
2. Le régime fiscal......................................................................................................................................................... 6
C. SITUATION GEOGRAPHIQUE.....................................................................................................................6
III. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU CPDB...........................................................................6
A. ORGANISATION.............................................................................................................................................6
1. Organigramme........................................................................................................................................................... 6
2. Attributions................................................................................................................................................................. 6
a) Le directeur/Principal..........................................................................................................................................6
b) L’économe............................................................................................................................................................. 7
c) La secrétaire.......................................................................................................................................................... 7
d) Le comptable......................................................................................................................................................... 7
e) Le préfet des études............................................................................................................................................7
f) Assistant général..................................................................................................................................................8
g) Le magasinier........................................................................................................................................................8
h) Le concierge.......................................................................................................................................................... 8
B. FONCTIONNEMENT DU CPDB...................................................................................................................8
1. Moyens humains.......................................................................................................................................................8
2. Moyens financiers.....................................................................................................................................................8
3. Moyens matériels......................................................................................................................................................9
4. Environnement externe...........................................................................................................................................9
a) Les clients.............................................................................................................................................................. 9
b) Les fournisseurs...................................................................................................................................................9
c) Les concurrents....................................................................................................................................................9

CHAPITRE 2:....................................................................................................................................................... 10

DEROULEMENT DU STAGE............................................................................................................................. 10

I. ACCUEIL ET TACHES EFFECTUEES........................................................................................................11

A. ACCUEIL.........................................................................................................................................................11
B. TACHES EFFECTUEES..............................................................................................................................11
1. Dans le domaine de la comptabilité....................................................................................................................11

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2. Dans le domaine de la bureautique....................................................................................................................11

 Saisie les contrats du personnel du collège...................................................................................................................11
3. Dans le domaine du secrétariat...........................................................................................................................11
4. Dans les autres domaines.....................................................................................................................................12
II. APPORT DU STAGE......................................................................................................................................12
A. Sur le plan académique..............................................................................................................................12
B. Sur le plan professionnel...........................................................................................................................12
III. DIFFICULTÉS RENCONTRÉES........................................................................................................................13

CHAPITRE 3........................................................................................................................................................ 14

CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS : CAS DU CPDB.........................................................14

I. CLASSEMENT DES DOCUMENTS.............................................................................................................15

A.DEFINITION....................................................................................................................................................15
B.L’UTILITE DU CLASSEMENT....................................................................................................................15
C.NECESSITE DU CLASSEMENT................................................................................................................15
D.QUALITES DU CLASSEMENT...................................................................................................................15
E.OBJECTIFS DU CLASSEMENT................................................................................................................15
F.LE CHOIX DU CLASSEMENT....................................................................................................................16
II. LA DIFFERNCE ENTRE UN MODE ET UN ORDRE DE CLASSEMENT.....................................................................16
A. LES ORDRES DE CLASSEMENT.............................................................................................................16
1. Le classement alphabétique.................................................................................................................................16
a) Avantages............................................................................................................................................................16
b) Inconvénients......................................................................................................................................................16
2. Classement numérique..........................................................................................................................................16
a) Avantages............................................................................................................................................................17
b) Inconvénients......................................................................................................................................................17
3. Classement idéologique........................................................................................................................................17
a) Avantages............................................................................................................................................................17
b) Inconvénient........................................................................................................................................................17
B. LES ORDRES DERIVES DE CLASSEMENT..........................................................................................17
1. Le classement alphanumérique...........................................................................................................................17
a) Avantages............................................................................................................................................................17
b) Inconvénients......................................................................................................................................................18
2. Le classement chronologique..............................................................................................................................18
a) Avantages............................................................................................................................................................18
b) Inconvénients......................................................................................................................................................18
3. Classement décimal...............................................................................................................................................18
a) Avantages............................................................................................................................................................18
b) Inconvénients......................................................................................................................................................18
4. Classement géographique....................................................................................................................................18
a) Avantages............................................................................................................................................................18
b) Inconvénients......................................................................................................................................................19
C. PROCEDE DE CLASSEMENT...................................................................................................................19
1. Le classement horizontal ou à plat.....................................................................................................................19
a) Avantages............................................................................................................................................................19
b) Inconvénients......................................................................................................................................................19
2. Le classement debout ou sur le champ.............................................................................................................19
a) Avantages............................................................................................................................................................19
b) Inconvénients......................................................................................................................................................19
3. Le classement vertical ordinaire.........................................................................................................................19
a) Avantages............................................................................................................................................................20
b) Inconvénients......................................................................................................................................................20

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4. Le classement vertical suspendu........................................................................................................................20

a) Avantages............................................................................................................................................................20
b) Inconvénients......................................................................................................................................................20
III. LE PETIT MATERIEL DE BUREAU.........................................................................................................................20
IV. IMPORTANCE DU CLASSEMENT..........................................................................................................................21
V. ARCHIVAGE DES DOCUMENTS...........................................................................................................................21
A. Définition........................................................................................................................................................21
B. L’UTILITE DE L’ARCHIVAGE....................................................................................................................21
C. OBJECTIFS DE L’ARCHIVAGE.................................................................................................................21
D. IMPORTANCE DE L’ARCHIVAGE............................................................................................................21
1. Les étapes de l’archivage......................................................................................................................................22
2. Les types d’archives..............................................................................................................................................22
VI. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOUCMENTS AU CPDB................................................................................22
A. Le classement alphabétique des documents du CPDB :..................................................................22
B. Le classement chronologique des documents du CPDB :...............................................................22

CHAPITRE 4:....................................................................................................................................................... 23

ANALYSES ET SUGGESTIONS........................................................................................................................ 23

I. ANALYSES.......................................................................................................................................................... 24
A. Force de l’entreprise...................................................................................................................................24
B. LES FAIBLESSES DE L’ENTREPRISE....................................................................................................24
II. SUGGESTIONS....................................................................................................................................................24

CONCLUSION..................................................................................................................................................... 25

BIOGRAPHIE........................................................................................................................................................ V

ANNEXE............................................................................................................................................................... VI

 ORGANIGRAMME...................................................................................................................................... VI

 PLAN DE LOCALISATION......................................................................................................................... VI

TABLE DE MATIERE......................................................................................................................................... VII

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Plan de localisation

Venant vers nkoabang

GLOBAL FINANCE Venant vers le dispensaire
Venant vers terminus

Château Carrefour Don

Carrefour dernier
Bosco
Mimboman Venant vers dernier poteau poteau
dod

Don Bosco

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