STUDIA RO M A N ICA POSN A N IEN SIA

UAM Vol. 28 Poznań 2001

IWONA MAŁEK
Académie Pédagogique à Cracovie

ÉTU D E DES M O D ELES D E T E X T E SU R L ’E X EM PLE DE LA N O TE

DE SERV ICE

A b s t r a c t . Matek Iwona, Etude des modeles de texte sur l ’exemple de la note de service [The French
Memo - an Analysis of Text Models]. Studia Romanica Posnaniensia, Adam Mickiewicz University
Press, Poznań, vol. XXVIII: 2001, pp. 67-82, ISBN 83-232-1144-2, ISSN 0137-2475.

The memo, a kind of com pany’s internal correspondence, is a very interesting material for investigation
due to its highly formalised character. The linguistic analysis based on text models is aim ed at arriving
at the French standard o f the memo. The first part of the article discusses basic aspects o f text models.
Next, a structural and formulative model of the French m em o is presented. This model then undergoes a
thorough linguistic analysis which is to show the interrelations between the participants of the com m u­
nication act. Finally, the article concentrates on those elements of verbal com m unication which decide
about proper understanding and, consequently, about the effectiveness of a given text.

1. IN TR O D U C TIO N

Dans notre travail nous nous pencherons de plus près sur l’analyse des structures
préformées dans les productions écrites. Etant donné que ce type de structures appa­
r a i fréquem m ent dans les textes hautem ent standardises et conventionnalisés, nous
étudierons cette problém atique sur l’exem ple du courrier professionnel, à savoir les
notes de service.
Notre intérèt portera sur 1'étude des textes rédigés en langue franęaise, ce qui nous
perm ettra de relever les structures préferentielles em ployees dans ce type de produc­
tion écrite.
Par consequent, nous espérons determ iner les m odeles de texte appliques dans les
notes de service constituant notre corpus d ’analyse.
Notre com m unication sera organisée en trois parties. Dans la prem ière partie, nous
discuterons les principes théoriques et m éthodologiques d ’analyse linguistique des
productions discursives. La partie suivante sera consacrée à la presentation des struc­
tures préform ées, leurs sources, classem ent ainsi que fonctionnem ent au niveau de
texte. Dans la troisièm e partie nous procéderons à l’étude em pirique du corpus de
notes de service em ployees dans la com m unication interne de l’entreprise.
68 I. M ałe k

2. A N C RA G E TH É O R IQ U E ET M ÉTH O D O LO G IQ U E D ’ANALYSE
DU DISCOURS

Nous reprenons ici la definition des types de discours présentée par M. Drescher
dans son article du 1998; «(...) types de discours - schem as conventionnels qui gui-
dent la production et la reception d ’une activité langagière com plexe et qui - à l’in-
térieur d ’une com m unauté linguistique donnée - peuvent ètre soumis à des variations
historiques, regionales, etc. (...)».
La definition citée ci-dessus souligne l’im portance de schém atisation ainsi que le
caractère conventionnel de toute activité langagière d ’une com m unauté linguistique.
D ans son texte, l’auteur postule d ’attribuer plus d ’attention à l’étude em pirique des
«traits de surface», des propriétés structuro-form ulatives des types de discours q u ’à
leurs caractéristiques situationnelles et form ulatives. Cela signifie que pour connaìtre
rriieux la fonction com m unicative des types de discours, dans les recherches il faut
attirer plus d ’attention à l’exam en des schem as de structuration et de formulation. Le
caractère variable de ces schem as, différents et spécifiques pour chaqué langue, est
particulièrem ent visible sur l’exem ple des productions écrites qui doivent répondre
aux exigeances de com m unication fortem ent standardisée. Dans des cas pareils, les
textes se caractérisent par une im portante conventionnalité et reproduisent des m o­
deles de texte, m odeles qui com portent des elem ents préfabriqués.
Fortem ent standardises, iis sont construits à la base d ’un schèm a stable, invariable
alors previsible. On peut en conclure que chaqué com posant textuel dispose d ’une
sèrie de form ulations préfabriquées, appelées aussi des routines langagières. Elies
sont étudiées sous deux angles:
- discursif, ayant pour objet les types de discours,
- phraséologique, renvoyant aux analyses pragm atique et textuel le.
D ans son article D rescher plaide pour les recherches phraséologiques qui embras-
seraient l ’aspect pragm atique et textuel.
Cette idée a déjè été élaborée par Stein [1995] qui a distingue au sein de la phra-
séologie, les routines linguistiques concernant «les unites lexicalisées complexes» - soit les
formulations préfabriquées, et les routines conceptuelles determinant «la nature et l’ordre
séquentiel des composants textuels» - soit le procède de concevoir le texte. Texte sché-
matique résulte alors de l’application des dites routines aussi bien au niveau de conception
qu’à celui de formulation. Dans des cas extremes, lorsque les routines appliquées sont
fortement conventionnalisées, le texte prend la forme du formulaire.

3. B R È V E PRE SE N T A T IO N DES STR U CTU RES PRÉFO RM ÉES

La question de l’em ploi et du fonctionnem ent des structures préfabriquées dans

différents types de discours a aussi été largem ent exam inee par E. Gülich/U. Krafft
[1997: 241-276]. En term e general, eux aussi, iis postulent de situer les recherches
sur les préfabriqués dans le cadre phraséologique.
 Elude des modeles de texte sur l 'exempte de la noie de service 69

Les auteurs rem arquent que parmi plusieurs types de form ules figées et de locu­
tions idiom atiques em ployees dans la com m unication quotidienne, il y a un groupe
important d ’expressions toutes faites qui échappe au classem ent traditionnel des lo­
cutions. Leurs travaux antérieurs ont perm is d ’élaborer une conception assez large
de ces expressions-là q u ’ils nom m ent les préfabriqués: «(...) si le dom aine du préfa-
briqué n ’est pas limite aux locutions idiom atiques (au sens étroit du term e), il faut
s ’interroger sur ses differentes form es: form ules de politesse, routines discursives,
clichés, toutes sortes de rituels etc., m ais aussi sur certains types de discours et sur
les structures discursives spécifiques à ces types (...)». D ’après eux, toute expression
phraséologique fait partie des structures préform ées, 1’utilisation desquelles releve
d ’un acte de production discursive.
Au cours de l ’article, les auteurs présentent une analyse approfondie des préfor-
més, à savoir: - leur typologie et description - les sources et dom aines de validité
ainsi que - l’em ploi et fonctions.
Vu les besoins de ce travail, nous rapellerons brièvem ent les deux prem iers clas-
sements.

3.1. TYPOLOGIE DES STRUCTURES PRÉFORM ÉES

Du point de vue de leurs elem ents constitutifs, on distingue trois types de struc­
tures préformées:
(1) des sequences d ’au moins deux mots: ex. les locutions, les proverbes, etc.,
(2) des couples énoncé-situation: ex. les form ules de politesse,
(3) des m odeles de textes: ex. recette de cuisine, résum é d ’article linguistique.
Dans notre com m unication, nous nous pencherons sur le troisièm e de ces types
de structures préform ées - les m odeles de texte.

3.2. DESCRIPTION DES STRUCTURES PRÉFORMÉES

Les auteurs procèdent à la description des structures préform ées soit du point de
vue du texte, alors du produit, soit du point de vue de l ’action, alors du processus de
la production. Le résultat de l’analyse du produit constituent, d ’une part l’inventaire
de certaines structures préform ées analogues ou com parables avec celles em ployees
dans difftérentes langues, d ’autre part les rem arques perm ettant de caractériser la fre­
quence d ’em ploi des dites structures.
Jusqu’à l’époque actuelle, l’étude du processus de la production discursive n ’a
pas jo u it d ’un grand intérèt auprès des chercheurs. Parm i les exceptions il faut
com pter les travaux de K eseling [1993], ceux des auteurs eux-m ém es ou un récent
article de U. Krafft/U. D ausendschon-G ay, pubié dans «Langages» du ju in ’99 [nu­
mero 134], dans lequel les auteurs décrivent Faction de m ise en m ots dans les redac­
tions conversationnelles.
70 I. M ałek

3.3. SOURCES DES STRUCTURES PRÉFORMÉES

E. Giilich/U. K rafft [1997: 241-276] distinguent deux sources principales de struc­

tures préform ées:
(1) toute production discursive antérieure, aussi bien du locuteur lui-m ém e que
celle des autres locuteurs,
(2) le savoir partagé d ’un groupe, qui engendre dans sa com plexité les structures
préform ées.
Pour cette typologie il est im portant de souligner que la notion de groupe de lo­
cuteurs est établie d ’après deux critères quantitatif et qualitatif.
Le critère quantitatif m et en relief la fonction sociale des structures préformées
«(...) le parler stereotype fonctionne aparem m ent com m e un rituel où se manifeste et
se realise la cohesion du groupe. Ce n ’est q u ’après la fin du rituel qu’on pourra obtenir
des explications, ou plus précisém ent, ètre initié au savoir partagé - si toutefois le
groupe ne préfère pas se servir du parler stereotype pour m arquer la distance et ex-
clure l’intrus (...)».
Le critère qualitatif est fonde sur la qualité du groupe constitué autour des textes
ou de leur production « (...) c ’est à travers de tels groupes (constitués de profession-
nels et appellés les groupes fo n ctionnels) que des structures peuvent passer des textes
individels ou des langues de spécialité dans le savoir partagé d 'u n e com m unauté lin­
guistique (...)».
D ans cette brève presentation nous avons esquissé la notion des structures pré­
form ées, quelques unes de leurs typologies ainsi que les principes théoriques et mé-
thodologiques d 'an aly se linguistique des modeles de texte.

4. A N A L Y SE DES D O CU M EN TS D E LA C O M M U N ICA TIO N INTERNE

N otre étude sera construite de trois parties ayant pour but principal la reconnais­
sance des structures préform ées dans les écrits professionnels.
La prem ière partie s ’occupera de la reconstitution du modéle structurel des textes.
Nous essayerons de retrouver les routines conceptuelles, prim ordiales dans le pro­
cessus de redaction, telles que les com posants textuels ainsi que leur statut séquentiel,
c ’est-à-dire l ’ordre des elem ents constitutifs.
La deuxièm e partie sera consacrée à ¡’analyse des routines linguistiques appli-
quées dans les docum ents. Nous focaliserons notre attention sur les form es linguis­
tiques préférentielles en prénant en consideration les form ules préfabriquées utilisées
lors de la production du discours.
L a derniére partie portera sur l ’analyse sém antico-discursive des m odeles de
textes afín d ’expliquer les phénom énes linguistiques y appliqués.
 Etude des modeles de texte sur l ’exemple de la note de service 71

4.1. ANALYSE DE LA NOTE DE SERVICE FRANQAISE

Vu les besoins de notre étude, nous avons analyse le corpus de 8 notes, toutes
proposées com m e modèles de notes de service par les auteurs des manuels franęais.
A, titre d ’exem ple nous avons decide d'in clu re dans le texte 4 des dites notes qui,
dans la suite, nous serviront du point de répère dans la partie analytique.

S o c ié té H A IT I * R A M * H o t * da s e r v i c e a* 108
8 erv lo e d e la d irection Bordeaux, le 24 novembre 10..
O b j e t > D éjeunor du p o rao n n al
À p a n ir chi 3 Janvier, une cantine fonotlonnera en tre l a hm irea et 14 hsures.
Los tic k e ts e ero n t déUvTéa à l a calane.
D u u lijiatalrea : enaocuble d u p e ra u u n e l
D i f f u s i o n p a r afflc h d ^ e
Not© n* 2 Le Clittf d u p e n so iu ie l
Hypermorché Caueprlx Service *maH«ur : fersonnai

Detiinotares : Vos r*f. Nosréf. DoU G óvh MAN GIN

Mnie et MM Ins cheh de dspartemenf P l/FG 8 o v il 19..

O b jct : Congés annuali

Jé vous prie da bien vouło*r ina foira connoüra pom ia 20 ovrd au plus tvd Iti vchjx du
personnel de votre riAportemonr.
Note »T 3
La 0 » l ¿u paoonn»!
Entreprise INOXI
Service de la sécurité
Parts, le 15 septembre 19.. (. LUCAS
O bjol : Manipulation de RJ rfacier
D estin a talres. C h e fs d'atelier
O w n e rs d e s ateliers
U n ouvner do l'atelier n* 9 s'esl W cssd récemmertf en a x p a rr t du iti d'ac*er.
U est r3ppflió que pour lauto manipulation de IH o‘ acier, le port de lunettes de
protection est oWigaloire L es c h e 's d'atelier doivwrt taire respecter scruputeuttemeiit
cette prescription.
La p résenle note sera a flc h é e d ans tous le s ateLers. tu e se ra àgalernanl diffuaée
aux d W s d'atelier qui devront la retuumer signee au service de la sécurité.
L e C fa t de la sécurtW

\ Bandì MA1LLAHD

Établissenients Kondor
Emetter : Service du personnel Paris,
Destina taires : Chefs le l erjanvier 19..
des service administratifs

NOTE DE SERVICE N° 35

Obiel : Aplication des nouveaux

horaires de travail
Par la note de service n° 28 du 25 novembre 19.., je vous ai fait part des nouveaux
horaires de travail à appliquer à partir du Ier décembre.
J’attire votre attention sur le fait que ces horaires ne sont pas respectes par un
grand nombre d’employés des service administratifs.
En consequence, je vous prie instamment de bien vouloir faire respecter ces
horaires par vos employés.
Je compte sur votre vigilance.
Le Chef du Personnel
H. Dupont
72 I. M ałek

4.1.1. A N A LY SE STRU C TU R ELLE DE LA NOTE D E SERV ICE FR A N ęA ISE

D ans la m ajeure partie des docum ents exam ines, à l’exception de la note n° 2 qui
est un form ulaire, l’organisation typographique suit les principes de disposition de
toute lettre com m erciale et adm inistrative.
A insi, on peut diviser l ’espace blanc de la feuille en deux zones principales, cha-
cune rem plissant une autre fonction:
ZO N E 1 que nous appellerons - ZO N E D E REFERENCES GENÉRALES:
habituellem ent, les inform ations y mises se réfèrent à l ’organisation ad­
m inistrative de l ’entreprise. Toutes les notes suivent à peu près le-mème
schèm a de disposition, alors on com m ence par le còte gauche, en haut, et
on descend systém atiquem ent. Il est difficile de préciser l’endroit exact
de la m ise en place des elem ents constitutifs, on y laisse une certaine «li­
berté» au rédacteur. Par contrę, ce qui possède son im portance, ce sont
les precisions indispensables pour un efficace fonctionnem ent de 1’adm i­
nistration. II s’en suit que le ròle de la prem ière zone est d ’inform er le
locuteur sur le service ém etteur, le service destinataire, l’objet de la note,
son num ero répértorié dans la docum entation ainsi que sur le lieu et la
date d ’envoi.
ZO N E 2 appellée ZO N E D E M ESSAGE:
consacrée au m essage, cette zone com porte les inform ations à transm ettre
ainsi que la signature du responsable de service ém etteur. M algré le ca­
ractère concis du m essage, la zone est toujours bien organisée en para-
graphes. Souvent, les renseignem ents d ’im portance capitale pour le m es­
sage sont distingues en caractère gras ou d ’une autre m anière (paragraphe
spécialem ent séparé) afín d ’attirer im m édiatem ent l ’attention des per-
sonnes intéressées.
On peut eri conclure q u ’au niveau d ’organisation structurelle, les notes de service
franęaises suivent un schèm a bien claire et précis.
P areillem ent à l ’exam en des com posants structurels, l’analyse de l’ordre séquen-
tiel m et en evidence le caractère m oins «officiel» de ce type docum ents, néanmoins
le schèm a y applique suit dans ses principes celui recom m andé pour les écrits admi-
nistratifs. Toutefois, en dépit des alternances relevées entre les textes, l’ordre séquen-
tiel que nous proposons reflète la tendance generale:
[en-tète]-[lieu et date d ’envoi]-[service ém etteur]-[service destinataire]-facultatif:[ré-
férences]-[objet]-facuitatif:[n° de note]-[m essage]-[signature].

4.1.2. A N A LY SE FO R M U L A TIL E D E LA NOTE D E SERV ICE FR A N ęA ISE

[en-tè te]: à I'exception des notes de service rédigées sur le papier à en-tète, on y
distingue, en règie generale, l’en-tète sim plifiée, com portant la denom ination de
l’entreprise ainsi que les precisions sur le service ém etteur;
 Étude des modeles de texte sur l ’exemple de la noie de service 73

[lieu et date d ’envoi ]: renseignem ents toujours m arqués obligatoirem ent dans les do­
cuments adm inistratifs;
[service ém etteur]: on y signale uniquem ent le service, sans personnaliser le rédacteur
du texte;
[service d estin atale]: le degré de precision des destinataires varie suivant le caractère
du m essage à transm ettre. A insi, la form ule d ’appel est personnalisée uniquem ent
dans les situations où le d e stin a ta le est en méme temps la personne directem ent
concernée par la note. Tel est le cas d ’une des notes exam inee dans le corpus -
convocation à la reunion - où la personne concernée et le destinataire c ’est le
mème directeur com m ercial, M. X avier Viton.
Le cas contraire présentent d ’autres notes de service. Bien q u ’elles soulèvent le
mème problème, elles sont adressées différemment, alors au public different, suivant
le caractère du message. La note à caractère informatif est destinée à l’ensemble du
personnel, tandis que celle à caractère instructif est réservée aux chefs des services
administratifs. En règie generale, on indique les destinataires par mentionner leur
fonction, p. ex.: Min. et MM. les chefs du départeinent, Chefs des services adminis­
tratifs, Chefs d ’atelier, etc., et au fur et à mesure du besoin on personnalise les des­
tinataires: Cht. Dyon, M. Xavier Viton Directeur Commercial, M. Barthe, etc.;
facultatif: [references]: assez rarem ent précisées, elles figurent plutót su rie s im prim es
spéciaux - les form ulaires;
[objet]: concretise le sujet de la note, le plus souvent prend la form e de la phrase
nominale; son but principal est d ’etre concis, precis et attirer im m édiatem ent 1’at­
tention du destinataire;
facultatif: [n° de note]: il donne le num ero successif de la note dans l’inventaire de
l’ensem ble de la docum entation de l’entreprise, à part cela inform e de quel type
de docum ents des relations internes avons-nous affaire;
[message]: à ce niveau on peut observer une triple relation entre la longueur du texte,
le caractère du m essage transm is et le style em ploye. R appellons que les notes de
service se caractérisent par leur brièveté, precision et concision. Ainsi, les notes-
-inform ations sont courtes, dans la m ajorité des cas elles com portent un seul para-
graphe, écrites à la form e im personnelle. Leur tem ps préféré c ’est le futur simple.
Les notes-dem andes (p. ex. note n° 2) et les notes-instructions (p. ex. note n° 35)
rédigées à la form e personnelle -je, suivent dans leur redaction le principe «une
idée par paragraphe». Le tem ps y em ploye c ’est le present de l’indicatif. Finale-
ment, les notes-ordres (p. ex. note n° 3) rédigées sur le ton autoritaire, m ais non-
-agressif, se caractérisent par une extrém e sim plicité de style. D ans le but de ren-
forcer l’effet produit sur le locuteur, elles sont rédigées à la form e im personnelle
et com portent des expressions de type «il est rappellé que...». La notion de «l’effet
produit» nous renvoie à la théorie des actes de langage. L ’auteur de la note en la
rédigeant accom plit sim ultaném ent une action. Le verbe «rappeller» possède, dans
ce contexte, une forte valeur restrictive: «X rappelle q. eh. qui n ’avait pas été
execute, en plus X est relation hiérarchique de superiorità par rapport à Y».
74 i. M ałek

La force illocutoire de cette expression est m ise en relief par le caractère de la

note ainsi que le verbe em ploye. La form e im prersonnelle «il est...» souligne en­
core les relations hiérarchiques entre les acteurs de la situation de com m unication.
D 'habitude, dans les notes de service les form ules de politesse ne figurent pas.
C ependant, dans l'u n e des notes nous pouvons la lire. C ’est pourquoi il est à re-
m arquer que dans ce cas concret, son em ploi est dü au caractère «solennel» du
m essage (une récente nom ination du nouveau directeur).
[signature]: on y m et la fonction et le nom du responsable dactylographies ainsi que
sa signature personnelle.
N ous appellerons toutes les rem arques concernant le niveau conceptuel et linguis­
tique le m odéle fra n ę a is de la note de service.
Après avoir pris connaissance du modéle présente ci-dessus, il faut rem arquer que
les notes de service franęaises représentent un type bien distinct de production écrite.
Elles se caractérisent par un schèm a de construction assez précis aussi bien au niveau
structurel que form ulatif, ce qui perm et de décrire les routines conceptuelles et lin-
guistiques guidant leur production.
D ans leur structure, elles rappellent le courrier adm inistratif classique. M oins «ri­
gides» que celui-ci, adm ettant par exem ple les form es sim plifiées, elles suivent néan-
moins leurs principes de com position. Il en va de mème pour l’ordre séquentiel.
Q uant au niveau de form ulation, lui aussi se conform e aux regles genérales de la
redaction des lettres adm inistratives. C ependant, on peut m ettre en relief quelques
differences qui rendent la note de service un type de texte bien distinct. Ce sont la
sim plicité et brièveté du m essage.
Les phrases sont courtes, claires, com préhensibles à tout lecteur. Il n ’y a pas de
figures rhétoriques ni de m oyens stylistiques recherchés. L eur but est de transm ettre
le m essage le plus clairem ent possible. Cela ne signifie pas q u ’il n ’y a pas de nuances
dans le ton. Il varie en fonction de caractère du m essage. L ’ordre est exprim e sur le
ton sec, autoritaire, m ais toujours poli. L ’inform ation est «neutre», avec de petites
nuances de ton qui reste en rapport avec le sujet mentionné.
Le point com m un de toutes les notes c ’est le fait de souligner les relations hié­
rarchiques au sein de l’entreprise. Cet effet est obtenu gràce à l’application des verbes
perform atifs ayant leur force illocutoire.
Dans ce qui précède nous n ’avons fait que signaler les problèm es, sans donner
l ’explication aux phénom ènes y m entionnés. Le point suivant tachera de les éclaircir.

4.2. ANALYSE SÉMANTICO-DISCURS1VE DU M ODÉLE FRANQAIS DE LA NOTE

DE SERVICE

L ’objet de cette partie analytique est d ’évoquer brièvem ent la notion de la com m u­
nication sous différents points d ’attaque tels que l ’ém etteur, le récepteur, le message,
l’inform ation ou le sens. N ous étudierons aussi les relations entre ces principaux ac­
teurs de l ’acte de com m unication afin de découvrir quels facteurs véhiculent la bonne
com prehension du m essage et de cette m anière assurent son efficacité.
 Étude des modeles de texte sur l ’exemple de la note de servire 75

4.2.1. L ’A C TE SÉM1QUE C 0M M U N 1CA TIF

Dans Texte et im age dans les com m unications aux m asses T. T om aszkiew icz pos­
tule de revoir les relations entre les principaux elem ents de l ’acte de com m unication.
A l’encontre de l’analyse traditionnelle, qui attribuait le plus d ’im portance à l ’é-
m etteur en tant q u ’auteur du m essage, l’auteur propose d ’accorder le role preponde­
rant dans l’acte de com m unication au récepteur. C ’est lui qui devient la cible des
finalités de la com m unication, c ’est lui qui est censé de recevoir, déchiffrer et
com prendre le m essage transm is.
Parmi les principaux facteurs qui véhiculent la reception et, en consequence, par­
ticipent à la bonne com prehension du m essage, la place prim ordiale est occupée par
l’intention de l ’ém etteur. Le dit facteur est m is en relief par le fait que très souvent
il est im possible de definir, de la m anière objective, l’intention de l’ém etteur envers
le récepteur. N éanm oins, d ’autre part il existe beaucoup de m essages produits dans
des buts bien determ ines, faciles à déchiffrer, tels que: inform er, ordonner, faire faire,
ou autres.
Il s ’en suit que la relation: - l’intention de l’ém etteur / la com prehension par le
récepteur - serait basique pour tout acte de com m unication. A insi, la com m unication
qui met en evidence l’intention de l ’ém etteur est appellee l ’cicte sém ique com m uni­
cat i f
L ’exem ple des notes de service illustre bien le caractère direct entre l’intention
de l’ém etteur et la com prehension. C onform ém ent à ce que nous avons rem arqué
plus haut, nous considérons la note n° 1 com m e inform ation, la note n° 2 est une
demande, tandis que les notes n° 3 et 35 sont, respectivem ent, un ordre et une in­
struction. Dans ces exem ples nous n ’avons eu aucun problèm e à déchiffrer l’intention
de l ’émetteur, elle était evidente.
Il est toutefois à rappeller que la com prehension se realise aussi à travers les autres
com posants de l’acte de com m unication tels que la signification (potentielle et ac-
tualisée), I ’inform ation, le m essage et le sens.
Précédem m ent, nous avons précise le caractère de la note n° 1 com m e inform a­
tion. Nous croyons que ce qui décide du caractère inform atif de la dite note, et en
consequence perm et d ’établir un rapport d ’équivalence entre l’intention de l ’ém etteur
et la com prehension, c ’est la relation entre la signification actualisée au niveau de
l’expression et la charge inform ationnelle: la signification actualisée est égale à la
charge inform ationnelle. L ’actualisation se fait à deux niveaux différents, dans deux
contextes différents - social et phrastique.
Le contexte social est bien défini, c ’est une situation hiérarchique où le supérieur
a l’intention de transm ettre une inform ation à ses subalternes.
Au niveau de la phrase, nous trouvons des expressions ainsi que des form es gram ­
maticales qui suggerent 1’ignorance du récepteur envers l'o b jet de la note (nouscitons
les exem ples tires de tout corpus étudié):
76 I. M atek

(1) L ’emploi de certaines expressions linguistiques qui soulignent ia fraícheur de

la nouvelle:
...nous vous prions de trouver ci-joint une nouvelle grille de prix de vente des lots
actualisés...
...ce nouvel horaire...
...á p a rtir du 3 ja n v ie r ... (la note porte la date d ’envoi du 24 novembre)
...à com pter du I er décem bre... (la date d ’envoi étant le 25 novem bre)
...le vendredi, 18 ju in 1999 ... (la date d ’envoi étant le 4 juin)

(2) L ’em ploi du futur sim ple suggère que la récepteur ne connaissait pas aupara-
vant cette inform ation, cela constitue pour lui une nouveauté:
...une cantine fonctio n n era / les tickets seront délivrés ...
...lors des rendez-vous q u ’il ne m anquera pas de vous dem ander ...
...l’horaire de travail du personnel sera le suivant ...
...une reunion se liendra à ce sujet ...

(3) L ’ém etteur exprim e explicitem ent son intention en m entionnant «pour infor­
mation».
Plus haut, nous avons constaté que l ’efficacité de l’acte de com m unication depend
d ’une relation réussie entre l’ém etteur qui a son intention de transm ettre le message
et le récepteur qui doit com prendre celui-ci. Il en découle que, dans le cas des notes
à caractère inform atif, l’intention de l ’ém etteur [celle d ’informer] est égale à la si­
gnification du m essage transm is [texte de la note] ainsi q u ’à l’inform ation [élément
nouveau], portée, elle aussi, par le m essage.
L ’analyse de trois autres types de notes nous perm ettra de vérifer la nature des
relations entre les com posants de la com m unication afín de découvrir lequel de ces
elem ents realise l’intention de l ’ém etteur et, de cette m aniere, véhicule la com pre­
hension.
Nous avons caractérisé la noté n° 2 com m e dem ande. Cela veut dire que nous
déchiffrons com m e telle l ’intention de l’ém etteur. Pour le faire, l’idée de dem ander
quelque chose doit ètre exprim ée soit par la signification soit par 1’inform ation. Nous
croyons que, pareillem ent au cas precedent, le caractère de la note est exprim é par
la signification actualisée par le contexte-social et phrastique.
A cet endroit il est im portant de rem arquer que cette fois-ci, le contexte social
représente la relation horizontale entre les locuteurs du mèm e statut dans l’entreprise.
Nous reviendrons à ce problèm e dans l ’analyse de la note n° 35 - l’instruction.
Au niveau de la phrase, nous retrouvons les expressions dont le but est d ’exprim er
la dem ande:
(1) L ’em ploi des expressions du type: prier, bien vouloir, les voeux, com portent
l ’idée de dem ander.
(2) L ’em ploi de la l e personne du singulier met en relief la nature moins hiérar-
chisée de la note, les relations plus personnalisées entre les interlocuteurs. Dans ce
contexte concret, cela renforce la difference entre la dem ande et l’ordre.
 Étude des modeles de texte sur l 'exemple de la note de service 77

Dans cet exem ple l’intention de l ’ém etteur [dem ander de faire quelque chose]
n ’est pas égale à l’inform ation transm ise [le chef du personnel ne sait pas quels sont
les voeux de ses em ployes concernant les congés annuels]. Par contre, la signification
actualisée par le contexte reflète l’intention de l’ém etteur. On peut en conclure que
la relation: - intention - inform ation - signification - est decisive pour le caractère
du message. Cet exem ple, com m e celui de la note inform ative, nous pousse à penser
que l’intention de l’ém etteur se realise à travers la signification actualisée.
De sa part l’inform ation, cet élém ent nouveau; est plus restreinte et incluse dans
la signification. Il s ’en suit que la signification et l'inform ation n 'o n t pas de mème
statut dans l’acte de com m unication. Ce bouleversem ent d ’équilibre entre les deux
com posants peut ètre la source de l ’asym étrie im portante, observée entre l ’intention
de l ’ém etteur et la com prehension.
A cet égard, il serait instruetif d ’analyser la note suivante, n° 3, qui est un ordre.
L ’intention de l ’ém etteur est très nette: faire exercer l’application des regles de
sécurité par les ouvriers des ateliers. Concentrons-nous sur deux elem ents jugés es-
sentiels pour la com prehension: la signification et l’inform ation.
La signification est actualisée, cette fois aussi, par le contexte social et phrastique.
Quant au contexte social, il est à noter q u ’il reflète les relations fortem ent hiérarchi-
sées une triple descendance, entre le service-ém etteur (le service de sécurité), les
chefs d ’ateliers et les ouvriers des ateliers.
Une telle mise en relief de différents statuts des interlocuteurs rend evident le
caractère officiel voire form el du m essage. Aussi le contexte phrastique reflète le
caractère im pératif de la note. L ’effet de l’ordre est obtenu grace aux constructions
suivantes:
(1) D éjà le lexique utilise prouve ce caractère:

«(...) Il est rappelé que pour toute m anipulation du fil d ’acier, le port de lunettes
de protection est obligatoire. Les chefs d ’atelier doivent fa ire respecter scrupu-
leusem ent cette prescription (...)».

(2) L ’em ploi des constructions syntaxiques ayant pour but d ’attirer l’attention du
récepteur sur le m ode im pératif du message:
(i) il est rappelé - nous avons expliqué plus haut l’im portance de la form e im ­
personnelle et du verbe «rappeller» em ployes dans ce contexte
(ii) la nominalisation: ...«le p o rt (...) est obligatoire»
(iii) l’emploi du verbe modal devoir qui exprim e l ’idée d ’etre oblige de faire q.
eh. (+ le caractère im pératif)
(iv) l’emploi de la voix passive (de nouveau, l’effet est renforcé par le futur simple):
«( ...) La présente note sera affichée, ( ...) elle sera égalem ent diffusée (...)».
(v) l’emploi de la construction fa ire fa ire dans :fa ir e respecter, qui, explicitem ent,
renvoie à l ’idée d ’ordonner q. eh. à q. un.
Analysons quels sont les elem ents nouveaux inclus dans le m essage qui auraient
78 I. Malck

veauté varié en fonction du savoir préalable du récepteur. A cet égard, nous tenons
à souligner que, de sa part, la notion du savoir partagé encadre non seulem ent les
derniers événem ents, m ais aussi, dans ce cas, la connaissance des com petences pro-
fessionnelles. A insi, la prem ière proposition annonce une nouveauté uniquem ent à
ceux qui ne savaient pas q u ’un accident de travail avait eu lieu (alors, il faut exclure
de ce groupe le ch ef et les ouvriers de l ’atelier n° 9). D e plus, pour les ouvriers, la
nouveauté c ’est que les chefs d ’ateliers vont faire respecter scrupuleusem ent les re­
gles de sécurité obligatoires pour ce type d ’activité. Soulignons que l’obligation de
porter les lunettes de protection n ’est pas une nouveauté parce que, explicitem ent,
elle est rappellée dans la note.
Par contre, les chefs d ’ateliers y retrouvent encore une information nouvelle - ils
devront signer la note et la faire retourner au service de sécurité.
Nous pouvons en déduire que dans ce cas bien precis, la signification est la-mè-
me pour tout récepteur, tandis que l ’inform ation varie en fonction du savoir partagé
du groupe.
L ’étude de la note n° 3 nous perm et de croire que la relation entre la signification
et l’inform ation constitue le facteur de prem ière im portance dans le processus de
com prehension.
Pour aboutir à une conclusion genérale en la matière, nous devons encore analyser
la dernière note n° 35, une instruction.
L ’ém etteur, chef du personnel, a l’intention d ’inciter les récepteurs, chefs des ser­
vices adm inistratifs, à m ieux veiller à l’application de nouveaux horaires de travail
par les personnel. Il est à noter que, en ce qui concerne les relations professionnelles,
la com m unication ne suit pas le sens vertical m ais horizontal. Cela entrarne d ’im por­
tantes consequences pour la construction de la signification et 1’information.
Ainsi, la signification est actualisée dans le contexte social perm ettant la com m u­
nication entre les locuteurs de statut égal, en théorie, elle pourrait adm ettre la com m u­
nication bilaterale. L a relation horizontale est soulignée par Pem ploi de la l e personne
du singulier. U ne telle personnalisation de l’ém etteur a déjà eu lieu dans le cas de la
dem ande. R appellons q u ’elle aussi réflétait la relation horizontale entre les locuteurs.
D e sa part, l’actualisation de la signification au niveau de la phrase est réalisée
par:
(1) L ’em ploi de certaines expressions qui rendent l’intention de l’ém etteur expli-
cite:
«(...) j ’attire votre attention (...)»
«(...) je com pte sur votre vigilence (...)»
(2) L ’em ploi des tem ps verbaux: le passe com pose et le present. Nous explique-
rons leur ròle dans ce qui suit.
(3) La troisièm e phrase nous sem ble interessante du point de vue de sa construc­
tion:
«(...) En consequence, je vous prie instam m ent de bien vouloir fa ire respecter
ces horaires par vos em ployes (...)».
 Etude des modeles de lexte sur I’exemple de la note de service 79

On retrouve ici les constructions utilisées dans les notes precedentes - les de­
mandes prier, bien vouloir, ou dans les ordres fa ir e fa ir e q. eh. Il est alors à constater
que cet exem ple constitue un type de production écrite bien distinct des autres et reste
tres com plexe dans sa structure. N éanm oins, nous pensons que, m algré certaines am-
biguités au niveau d ’inform ation, le décodage ainsi que la com prehension ne de-
vraient poser de problèm es. Aussi, nous som m es d ’avis que, c ’est la troisièm e pro­
position qui reflète l’intention de l ’ém etteur. Il découle de cela q u ’elle est porteuse
de l’inform ation, et en mème tem ps, elle realise l’intention de l’ém etteur.
Une telle constatation exige la réponse à la question concernant le ròle des deux
propositions precedentes qui font partie du texte entier.
Ainsi, au niveau de discours, les propositions sem blent répondre au schèm a ar-
gum entatif suivant:

«Puisque (1) et que (2) je dem ande alors de faire (3)»

Com m e nous l ’avons déjá rem arqué plus haut, la proposition (3) est le m oyen de
transm ettre l’intention de l ’ém etteur et elle porte l’inform ation. Nous pensons alors
que les deux propositions precedentes participent à la construction de relation: cause-
-conséquence.
Au niveau sém antique, la construction argum entative est m ise en relief par le
connecteur logique «en consequence», explicitem ent renvoyant à la structure argu­
m entative de consequence.
Cela veut dire que dans la proposition (3) la signification est actualisée non seu-
lement au niveau sém antique mais aussi à celui du discours qui perm et à la p. (3)
d ’em prunter la valeur consecutive.
(4) L ’emploi des tem ps verbaux entrarne ses consequences pour la charge infor­
mationnelle. Le passe com pose utilise dans la prem ière proposition, exclut le carac­
tère nouveau de l’information.-Il en va de m èm e pour la deuxièm e proposition, rédi-
gée au present de l’indicatif.
D ’après nous, cette proposition, qui est une constatation d ’un fait, ne peut pas
constituer une nouveauté pour le récepteur. La possibilité que le supérieur ignore le
fait de ne pas respecter les directives par ses inférieurs, nous paraTt peu probable. Cet
exem ple souligne l’im portance d ’une part du savoir préconstruit de groupe, et de
l ’autre du savoir préalable du récepteur.
Par contre, la troisèm e proposition nous paraìt claire sur ce point, elle n ’entraine
aucune am biguité: les chefs des services adm inistratifs doivent veiller à l’application
de nouveaux horaires de travail par les em ployes.
A vant d ’aboutir à la conclusion generale, il faut encore réfléchir sur le phénom ène
de l’efficacité du m essage. N ous avons constate que, pour ètre réussie, la com m uni­
cation doit réaliser les objectifs vises tels que faire faire, ordonner ou inform er. Une
question se pose: pourquoi certains com m uniques évitent toute am biguité dans ce
dom aine pendant que d ’autres sont fortem ent polysém iques. Certes, dans ce proces­
sus, c ’est l ’ém etteur qui choisit les m oyens stylistiques et sém antiques (les possibles
80 I. M ałek

argum entatives q u ’il actualise au niveau de la phrase), néanmoins il est à souligner

q u ’ils sont appliqués afin de produire un effet sur le récepteur. En consequence, la
réussite de la com m unication depend de la bonne com prehension. Dans ce qui suit
nous allons nous pencher d ’un peu plus près sur la nature de ces m oyens.

4.2.2. L ’ÉCO N O M IE D ISCU RSIV E

La prem ière rem arque portera sur la com plexité de la notion d ’économ ie discur­
sive qui englobe les notions du coüt, de Vefficacité et de la redondance. En d ’autres
term es, l ’économ ie discursive depend de la relation entre l’efficacité, la redondance
et le coüt, com pris com m e «dépense d ’énergie nécessaire à la transm ission d ’une
unite ou d ’un m essage» [(Gallison, Coste 1976:135) dans T om aszkiew icz 1999:187].
R em arquons, que cette relation est directem ent proportionnelle: au fur et à mesure
d ’augm enter l’énergie dépensée à la production et à la perception du message, aug­
m ente aussi sa charge inform ationnelle. On le realise grace à l’application de la re­
dondance sur différents niveaux du texte.
Les notions citées ci-dessus devront ètre analysées par rapport au contexte extra-
linguistique ainsi q u ’aux objectifs vises. En fait, dans la m ajorité des cas, le contexte
est socialem ent préconstruit, alors facile à généraliser.
C om m e exem ple nous pouvons citer celui de notre étude, où le contexte précons­
truit se situe dans le m ilieu professionnel de l’entreprise. Cela entrarne des conse­
quences au niveau discursif et sém antique: les notes doivent è tre rédigées en franęais
standard, elles doivent ètre claires, precises, faciles à com prendre, alors le rédacteur
ne peut pas em ployer de tournures courantes, ou ambigúes.
A cet égard, il est nécessaire d ’étudier les notes de service sous l’angle de l ’éco-
nom ie discursive.
Conform ém ent à ce que nous avons rem arqué plus haut, le contexte situationnel
étant déjà préconstruit, certaines form ulations et expressions nous sont imposées,
voire exigées par les règles de la redaction du courrier administrad!'. D ans la partie
précédente nous avons elaboré le m odéle franęais de la note de service. Nous avons
souligné que déjà au niveau de sa construction séquentielle, le modéle est hautem ent
standardise.
Il en va de m èm e pour l’ordre typographique. En d ’autres term es, nous pensons
que ces élém ents-là, à cause de leur stricte organisation textuelle, sont redondants
dans ce sens q u ’ils font augm enter la charge inform ationnelle du m essage (ancrage
dans le contexte professionnel préconstruit) sans faire accroTtre corrélativem ent la
quantité d ’inform ations.
En ce qui concerne le niveau sém antico-discursif d ’analyse, nous avons mis en
relief aussi la brièveté, la concision des phrases, leur syntaxe sim plifiée, que le choix
du vocabulaire standard, facile à com prendre. Égalem ent, nous avons constate que
les expressions em ployees, p. ex. dans les notes inform atives étaient bien precises
 Etude des modeles de texte sur I ’exemple de la note de servire 81

afin d ’éviter toute am biguità. C ette observation nous perm et de conclure que la
construction du m essage à chaqué niveau renforce l’objectif de la note - inform er
tout court. Cette conclusion concerne aussi la dem ande et l’ordre. Nous caractérise-
rons ce phénom ène com m e redondance.
Quant à l’instruction, nous avons m ontré que les propositions aparem m ent «inu­
tiles» du point de vue de l’objectif visé, occupaient une place im portante dans le
schèma argum entati f du message.
Nous som m es d ’avis que l’économ ie discursive résulte d ’accum ulation de phé-
nomènes linguistiques à différents niveaux d'an aly se dans le but de renforcer l'effet
produit sur le récepteur.

5. C O N C LU SIO N

Dans notre analyse nous avons adopté l’opinion suivant laquelle le ròle prepon­
derant dans l ’acte de com m unication est joué par le récepteur, c ’est lui qui doit de­
coder le m essage, le com prendre et, conform ém ent à l’effet produit sur lui, reagir.
Nous croyons que dans le processus de com prehension, l’élém ent cruciai constitue
la signification actualisée. L ’intention de l’ém etteur est de produire l’effet sur le ré­
cepteur et, de cette m anière le faire reagir. Afin de réaliser son objectif, l’ém etteur
transmet un m esssage dans lequel il actualise la signification potentielle. D e plus, le
message est transm is/peręu dans un contexte préconstruit, facile à généraliser. Le
récepteur qui peręoit le m essage decode le texte et actualise, à son tour, la significa­
tion. Dans la m ajorité des cas du courrier adm inistratif le contexte social était à tei
point standardise que la com prehension n ’adm ettait pas l’am biguité. N éanm oins,
dans la plupart des com m unications p. ex. privées, cette am biguité reste présente et
peut provoquer l’asym étrie entre l'intention et la com prehension.
Nous jugeons im portant de faire encore deux rem arques concernant la présente
analyse.
La prem ière portera sur le fait q u ’au cours de cette étude nous n ’avons pas abordé
la question du sens dans la com m unication. Or, le sens est une notion très com plexe,
dépendant de plusieurs caractéristiques situationnelles et contextuelles precises, dif­
ficiles à généraliser. Son caractère reste individuel, im previsible. Entrant en interac­
tion avec les facteurs linguistiques et extralinguistiques il nécessite un autre niveau
d'analyse que celui de la signification ou de l’inform ation, se caractérisant par le
degré d ’abstraction élevé.
Pour term iner, nous voudrions réfléchir sur la notion-m èm e de la note de service.
Il nous paraTt intéressant, q u ’en langue franęaise on attribue le nom de «note de ser­
vice» aux productions écrites qui, com m e nous l’avons montré, varient beaucoup dans
leur caractère, à partir de l’inform ation ju sq u ’à l’ordre. Il s ’en suit une question
concernant le critère d ’attribuer au lexeme «note de service» une telle signification.
Nous croyons que le dit critère est de nature extralinguistique, il s ’agit du m ode de
82 I M ałek

diffusion de m essages internes au sein de l’entreprise. On peut en conclure que la

fonction dom inante au niveau de la m acrostructure du texte, c ’est la fonction de mes­
sage en tant q u ’objet m ateriel, écrit, charge de porter une inform ation (au sens large
du term e). P arco n tre, les m icrostructures sont dom inées par les fonctions subsidiaires
qui décident du caractère de la note de service: ordre, instruction, information.

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