Etablissement public du musée du Louvre

DMPC
Processus : ORGANISATION D’UNE EXPOSITION INTRA EN MODE PROJET
Référence :
Version du :06/02/2018

Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants Echéance Pièces à produire Commentaires/
N°
correspondante l’action questions
Directeur des projets Selon la
Adjointe au Directeur de la complexité du
Rencontres préparatoires au Commissaire 3 ans à Compte rendu par le
1 DMPC projet
projet de l’exposition Coordinateur exposition l’avance coordinateur exposition
Sous-Directeur SDPC
Chef de service des expositions
Directeur des projets Partenaires Selon la
Si co organisation, prise de
Commissaire Directeurs de départements ? complexité du
contact et réunion avec le(s) 3 ans à Compte rendu par le
2 Chef de service des Sous-Directeur SDPC projet
musée(s) partenaire(s) de l’avance coordinateur exposition
expositions
l’exposition
Coordinateur exposition
Directeur des projets Synopsis Matrice excel
Rédaction synopsis. Adjointe au Directeur de la Liste d’œuvres, selon modèle fournie pour la
Elaboration une liste DMPC excel, avec les désignations, les liste d’œuvres
Commissaire 2,5 à 2 ans à
3 d’œuvres prévisionnelles en Sous-Directeur SDPC visuels, les dimensions, les
l’avance
vue de la faisabilité à fournir Chef de service des expositions numéros d’inventaire, les
à la DMPC provenances, les prêteurs et les
valeurs d’assurance
Selon complexité du projet, Dans la mesure
étude de faisabilité technique du possible le
Chef du service
par chef de service SSP coordinateur
Analyse faisabilité et expositions Fiche budget globale avec Sous-
2,5 à 2 ans à d’exposition qui
4 élaboration d’un budget Coordinateur exposition Directeur SDPA
l’avance participe à la
prévisionnel Tous les sous-directeurs Fiche synthétique
faisabilité suivra
DMPC
l’exposition par
la suite
Présentation du projet à la Commissaire Chef du service des expositions 2,5 à 2 ans à Dossier de la commission
5 Membres de la commission
commission d’expositions Sous-Directeur SDPC l’avance

1
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Action(s) à réaliser à l’étape
N°
correspondante
Validation du projet
6 d’exposition et inscription
dans la programmation
Rédaction lettre de mission,
adressée au(x)
7 commissaire(s) avec copie
au(x) directeur(s) de(s)
départements concerné(s)
Signature de la lettre de
8 Président-directeur
mission
9 Création de l’équipe projet
Création de la fiche projet
10 (équipe projet, planning,
budget)
Collecte des informations
liées au planning général
11
auprès des chefs de service
concernés
12 Réunion fondatrice
DMPC
ORGANISATION D’UNE EXPOSITION INTRA EN MODE PROJET
Acteur(s) en charge de Participants / intervenants Echéance Pièces à produire Commentaires/
l’action questions
Compte rendu par le Sous-
2,5 à 2 ans à
Président-directeur Directeur SDPC
l’avance
Lettre de mission précisant les
dates, les partenariats éventuels
2,5 à 2 ans à
Coordinateur exposition de l’exposition ainsi que la
l’avance
nomination du commissaire chef
de projet
2,5 à 2 ans à Lettre de mission signée Diffusion par SE
l’avance
Chef de service SSP Lien dans la base
Chef de service SMGN file maker
Directeur des projets
Chef de service du SAM 2 ans à Organigramme projet par
Chefs des services
Chef de service des éditions l’avance coordinateur exposition
concernés
Chef de service des productions
numériques et audiovisuelles
2 à 1,5 ans à
Coordinateur exposition Fiche de projet sur S/DMPC
l’avance
Chef de service SSP Envoi de la fiche de projet vierge
Chef de service SMGN par les coordinateurs exposition à
Chef de service SAM compléter par les chefs de service
Chef de service des éditions 2 à 1,5 ans à
Coordinateur exposition
Chef de service des productions l’avance Diffusion de la fiche complétée
numériques et audiovisuelles par le coordinateur exposition au
directeur de projet et son
assistante
Directeur des projets Coordinateur exposition 2 à 1,5 ans à Document présenté en réunion Organisation par
Commissaire – chef de l’avance (synopsis, liste d’œuvres, …) assistante du
2
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Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants Echéance Pièces à produire Commentaires/
N°
correspondante l’action questions
projet Equipe projet Directeur de
Hiérarchie équipe projet Ordre du jour standard projet

DAPS organigramme projet et fiche de

projet
Remise du dossier de Directeur des projets A la suite de la réunion  Lettre de mission
13
cadrage aux commissaires fondatrice  Fiche projet
Diffusion du compte rendu
de la réunion fondatrice aux  Fiche projet
2 à 1,5 ans à
14 participants et diffusion de la Coordinateur exposition  Compte rendu de la réunion
l’avance
fiche projet à l’équipe projet fondatrice
et la hiérarchie
Mise à jour de la liste Commissaire – chef de 2 à 1,5 ans à Matrice excel
15 Liste d’œuvres selon format excel
d’œuvres projet l’avance
Coordinateur exposition
2 à 1,5 ans à Lettres de demandes de prêts
16 Envoi des demandes de prêts Commissaire – chef de
l’avance diffusées par secrétariat SE
projet
Chef du service des
Affinage du budget pour expositions 1,5 à 1 an à
17
conférence budgétaire Coordinateur exposition l’avance
Sous-Directeur SDPA
Directeur des projets Compte rendu par coordinateur Tous les 3 mois
Réunions suivi des demandes Coordinateur exposition 1,5 à 1 an à d’exposition ou si besoin
18
de prêts Commissaire – chef de l’avance Etat des emprunts sous file
projet maker
Sous-Directeur SDPA Tous les 3 mois
Coordinateur exposition
Sous-Directeur SDPC 1,5 à 1 an à  Fiche budget Avant la re
19 Réunions suivi du budget Commissaire – chef de
Chef de Service SE l’avance  Fiche projet prévision
projet
budgétaire mars-

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Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants
N°
correspondante l’action
 Chargé de médiation
Chargé de projet multimédia
Chargé d’édition
Graphiste
Réunion de lancement du Directeur des projets
Coordinateur signalétique
sous-groupe programmation Coordinateur exposition
20 Iconographe
culturelle et de la promotion Commissaire – chef de
Programmateur auditorium
culturelle projet
 DRE
Chargé de communication
Chargé de mécénat
Chargé des partenariats
Scénographe
Graphiste
Conducteur de travaux
Coordinateur signalétique
Chargé de médiation ?
Directeur des projets
Chef de service SSP
Coordinateur exposition
21 Réunion Esquisse Chefs ateliers SAM concernés
Commissaire – chef de
SPSI
projet
DAPS
SDSI
Chef de service des éditions
Présentation en revue Directeur des projets Chef de service SMGN
22
d’activités DMPC Coordinateur exposition Chef de service SSP
Chef de service SAM
Echéance Pièces à produire Commentaires/
questions
juin
 Ordre du jour par le
coordinateur exposition
 Compte rendu par le
1 an l’avance
coordinateur exposition
 Mise à jour de la fiche projet
par le coordinateur
exposition
 Ordre du jour par le
coordinateur exposition
 Plan de l’ESQUISSE à diffuser
à l’équipe projet et la
hiérarchie par le
scénographe
11 mois avant
 Compte rendu par le
inauguration
coordinateur exposition
 Mise à jour et diffusion de la
fiche projet par le
coordinateur exposition
(équipe projet et l’assistante
directeur de projet)
 Relevé de décisions si avant avp et si
Entre 11 et 9
arbitrages rendus par le alerte
mois avant
coordinateur exposition
inauguration
 Mise à jour de la fiche projet

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Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants
N°
correspondante l’action
Chef de service SE
Adjoint au directeur DMPC
Scénographe
Graphiste
Sous-Directeurs de la DMPC
Chef de service SDPA
Scénographe
Graphiste
Conducteur de travaux
Coordinateur signalétique
Chargé de médiation ?
Chefs ateliers SAM concernés
Directeur des projets SPSI
Coordinateur exposition DAPS
23 Réunion AVP
Commissaire – chef de SDSI
projet
Chef de service du SAM
Chef de service du SE
Chef de service du SMGN
Administrateur général
Directeur des projets
Traitement de la procédure Coordinateur exposition DFJM
24
de garantie d’état Chef de service SE DAPS
Autres participants à la
commission
Validation du président- Adjoint au Directeur DMPC
25 Directeur des projets
directeur lors du point
Echéance Pièces à produire Commentaires/
questions
par le coordinateur
exposition si nécessaire
 Ordre du jour par le
coordinateur exposition
 Plan AVP à diffuser à l’équipe
projet et la hiérarchie par le
scénographe
 Dossier graphique
 Compte rendu par le
9 mois avant
coordinateur exposition
inauguration
 Mise à jour et diffusion
(équipe projet et l’assistante
directeur de projet) de la
fiche projet par le
coordinateur exposition dont
ré estimation du budget
scénographie
Selon projet
Pré dossier de validation par le
9 mois avant ministère du budget
inauguration
Si éligible dossier de garantie
De 9 à 8 mois Diffusion du relevé de décisions à
avant l’équipe projet
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Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants Echéance Pièces à produire Commentaires/
N°
correspondante l’action questions
mensuel inauguration
Scénographe  Ordre du jour par le
Graphiste coordinateur exposition
Conducteur de travaux  Plan PRO à diffuser à l’équipe
Coordinateur signalétique projet et la hiérarchie par le
Chargé de médiation ? scénographe (plan corrigé
Directeur des projets
SPSI De 8 à 6 mois suite à la réunion)
Coordinateur exposition
26 Réunion PRO DAPS avant  Compte rendu par le
Commissaire – chef de
SDSI inauguration coordinateur exposition
projet
 Mise à jour de la fiche projet
par le coordinateur
exposition et diffusion
(équipe projet et l’assistante
directeur de projet)
DFJM 7 à 6 mois Conducteur de
Publication marché Chef de service SSP
27 SDPA avant  Marché scénographie travaux ?
scénographie Scénographe
inauguration
Réunion de validation des Directeur des projets  Sous-groupe
projets du sous-groupe Coordinateur exposition programmation culturelle 6 mois à
28 29
programmation culturelle et Commissaire – chef de  Sous-groupe promotion l’avance
de la promotion projet
DAPS
Scénographe
Coordinateur expositions Conducteur de travaux De 6 à 3 mois
29 Réunion sécurité Commissaire –chef de Chef d’atelier des installateurs avant 30
projet et autres ateliers concernés l’inauguration
Planification si besoin
Chef de service SAM
30 Publication du marché Coordinateur exposition DFJM 5 mois avant Marché transport

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Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants Echéance Pièces à produire Commentaires/
N°
correspondante l’action questions
transport SDPA inauguration
4 à 3 mois
Notification marché DFJM
31 avant Notification marché scénographie
scénographie SDPA
inauguration
Diffusion à :
DPAJ
Adjoint directeur DMPC
Sous-Directeur SDPC,
coordinateur exposition, chef 4 à 3 mois
Confirmation des dates du
32 Conducteur de travaux du service SE, chef de service avant
chantier scénographie
SAM, Chefs d’ateliers inauguration
concernés, conducteur de
travaux signalétique,
Chef service SMGN
SDSI
De 2 à 1,5
Notification du marché DFJM
33 mois avant Notification marché transport
transport SDPA
inauguration
De 2 à 1,5
Elaboration des plannings  Planning accrochage
34 Coordinateur exposition mois avant
d’accrochage et transport  Planning transport
inauguration
Chefs des ateliers concernés
Conducteur de travaux 2 à 1 mois  Compte rendu par le
Réunion accrochage avec les
35 Coordinateur exposition Chef de service du SAM avant coordinateur exposition
ateliers
Planification des ateliers inauguration  Planning d’accrochage
Chef du service SE selon projet
Diffusion à : 2 à 1 mois
Chef de service SSP
36 Diffusion du plan EXE Sous-Directeur SDPC, avant  Plan EXE
Conducteur de travaux
coordinateur exposition, chef inauguration ?

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Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants Echéance Pièces à produire Commentaires/
N°
correspondante l’action questions
du service SE, chef de service
SAM, Chefs d’ateliers
concernés, conducteur de
travaux signalétique,
Chef service SMGN,
SDSI, SCP si besoin
De 7 à 2
semaines
avant
37 Chantier scénographie Conducteur de travaux
l’inauguration
selon les
espaces
scénographe
Chef de service SAM
Chef d’ateliers concernés
Coordinateur exposition
Commissaire-chef de projet  Compte rendu rédigé par le
2 à 3 semaines
Réunion réception chantier Coordinateur signalétique conducteur de travaux
38 Conducteur de travaux avant
scénographie DAPS  PV de réception à
l’inauguration
SPSI transmettre à SDPA
SDSI
Chef de service SSP si besoin
Chef de service SE si besoin
Chef de service SMGN si besoin
Ateliers concernés
Coordinateur exposition Conducteur de travaux 2 à 3 semaines
39 accrochage Commissaire – chef de SCP avant
projet Transporteur inauguration
SDSI

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Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants Echéance Pièces à produire Commentaires/
N°
correspondante l’action questions
Graphiste et conducteur de
travaux signalétique
TFN
SCP 2 à 3 semaines
40 Rédaction du PSO et PPCI Coordinateur exposition SPSI avant
DRC inauguration
Conducteur de travaux
scénographe Vendredi qui
Chef d’ateliers concernés précède
Coordinateur signalétique l’ouverture
Coordinateur exposition Chef de service SSP si besoin
Réunion avant ouverture au 24 h avant  Compte rendu rédigé par le
41 Commissaire-chef de Chef de service SAM si besoin
public inauguration coordinateur d’exposition
projet Chef de service SE si besoin
Chef de service SMGN
DAPS
SPSI
SDSI
42 Inauguration de l’exposition inauguration
Elaboration des plannings de 1,5 mois avant  Planning de décrochage
43 Coordinateur exposition
décrochage et transport fermeture  Planning de transport
Conducteur de travaux
Elaboration planning dépose 1,5 mois avant  Planning dépose
44 Coordinateur
scénographie et signalétique fermeture scénographie et signalétique
signalétique
45 Fermeture exposition fermeture
Ateliers concernés
Coordinateur exposition Conducteur de travaux De fermeture
46 décrochage Commissaire-chef de SCP à 3 semaines Planning de décrochage
projet Transporteur après
SDSI

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Action(s) à réaliser à l’étape Acteur(s) en charge de Participants / intervenants Echéance Pièces à produire Commentaires/
N°
correspondante l’action questions
Graphiste et conducteur de
travaux signalétique
TFN
2 à 6 semaines
 Diffusion PV démontage à
Conducteur de travaux après
Dépose scénographie et SDPA
47 Coordinateur fermeture
signalétique  Définir si vitrines à conserver
signalétique selon lieu
et inventorier
exposition
 Equipe projet
 Equipe de production et
réalisation opérationnelle
 Ordre du jour avec
Directeur de projet  Equipe de la Sous 3 mois
organisation par sous-groupe
48 Réunion Retex Commissaire-chef de programmation culturelle après la
 Compte rendu Retex par
projet  Equipe de la promotion fermeture
coordinateur exposition
 Sous-Directeurs DMPC
 Chefs de service DMPC et
DRE
Membres de la commission Selon la
Sous 3 à 6
Présentation Retex à la Commissaire-chef de Chef de service SE complexité du
49 mois après la Retex
commission des expositions projet projet (co
fermeture
organisation)

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