Les principales étapes d’organisation d’une

exposition et son modèle économique

Mardi 13 novembre 2018

Musée du Louvre
Fabrice Laurent
• Cette présentation intervient après la présentation d’Aline François-Colin
sur la politique de programmation des expositions et avant les
présentations respectives de Pascal Périnel sur la régie des expositions
(demandes de prêt, mouvements d’œuvres, accrochages et conservation
préventive) et de Catherine Arborati sur la scénographie d’une exposition,
deux très importantes composantes de l’organisation d’une exposition

• Nous allons nous attacher à distinguer les principales étapes de

l’organisation d’une exposition et son modèle économique :
- Méthodologie d’organisation
- Mode projet
- Etude de faisabilité financière et technique
- Rétroplanning
 Qu’est ce qu’un projet d’exposition ?
• Un synopsis : sujet de l’exposition, discours scientifique, thèse, des intentions
• Une liste d’œuvres regroupant le plus fréquemment collections du musée
organisateur et œuvres empruntées

Dont découlent :

• des opérations sur les œuvres : mouvements, transport, une assurance, des
restaurations ou préparation au prêt, des photos, la fabrication de dispositifs de
présentation
• Une scénographie : travaux aménagements, alarmes, éclairages, dispositif de
présentation, signalétique, accessibilité, sureté, surveillance
• Un catalogue : auteurs et texte, iconographie
• Une programmation culturelle : visites-conférences, films, concerts, colloques,
actions de médiations, applications numériques
• Des actions de communication visuelle et de promotion dans la presse
 Comme tout projet, il
s’inscrit dans un BUDGET et
un CALENDRIER
 Comme tout projet, il
comporte une part d’aléas,
notamment inhérents à la
liste d’œuvres et l’exigence
de conservation, de sureté
 Il s’agit de maîtriser aux
mieux ces aléas afin de
rester dans le calendrier et
le budget prévus
 BUDGET : postes principaux
Transports et installation/désinstallation
Assurance
Frais liés aux prêts
Aménagements muséographiques dont éclairage
Matériaux pour dispositifs de présentation
Médiation
catalogue
Droits d’auteur
Communication
surveillance
Promotion
 PRINCIPES GENERAUX
• Propos de cette séance concentré sur les expositions en-les-murs dont
l’organisateur est le musée du Louvre dans ses espaces d’expositions. Dans ce cas,
très généralement, l’organisateur prend en charge l’intégralité de ces dépenses.
• Par symétrie, les dépenses d’une exposition hors-les-murs, c’est-à-dire une
exposition organisée dans ses espaces d’exposition par une autre institution mais
dont le commissariat est assuré par le Louvre avec une forte proportion d’œuvres
du Louvre et une direction de publication du catalogue par le Louvre, sont prises
en charge par le musée partenaire.
• Co-organisation : dans ce cas, plusieurs institutions s’entendent pour
présenter l’exposition, sous la même forme ou adaptée, avec le même catalogue
ou des catalogues différents. L’exposition est alors itinérante. Cette co-
organisation influence le budget (partage de coûts notamment transports), le
calendrier (signature de convention multi-partites) et l’organisation du projet
(sélection de la liste d’œuvres, envoi des demandes de prêt avec double signature
ou non…))
 CALENDRIER
Détermination des dates de l ’exposition

• Commission des expositions : année ; lieu ; printemps /été/

automne ; éventuel partenariat

• Définition des dates en fonction :

- Inter-exposition : quel temps nécessaire pour travaux et
installation œuvres en fonction des ressources disponibles
(humaines et budgétaires) ?
- Évènements (anniversaire / hommage/visite officielle…)
- Partenariat (itinérance…)
- Autres évènements culturels connus (communication, visibilité…)
Programme expo 2018
A moins d’avoir des équipes exclusivement
dédiées à l’organisation et la mise en œuvre des
expositions temporaires, il faut veiller à corréler
les activités liées aux projets d’expositions
temporaires avec les projets et activités
inhérentes aux collections permanentes. Au
musée du Louvre, ateliers muséographiques,
planificateurs et scénographes oeuvrent pour
l’ensemble des projets.
 Méthodologie
d’organisation : le MODE
PROJET
 Qu’est ce que le mode projet ?
Le mode projet est une organisation du travail qui vise à optimiser la gestion
du projet :

• En précisant la gouvernance et les responsabilités de chacun des acteurs et

l’économie des réunions
• En permettant un suivi précis de l’avancement du projet
• En permettant une maitrise du rétro-planning et du budget
• En anticipant mieux les aléas

L’architecture :
- Une équipe projet : un binôme, commissaire, Chef de projet, et un
coordinateur divisée, au final, en trois sous-groupes : Production de
l’exposition / Programmation culturelle et promotion / Accueil et réservations
- L’équipe projet rend compte à un Comité de Pilotage dirigé par le Directeur
de Projet qui valide et arbitre
• Le suivi budgétaire, le suivi du planning
général du projet et la coordination des
acteurs : enjeux fondamentaux du
mode projet
• Une procédure régit le rétro-planning
général, l’économie des réunions et
instances de validation et la diffusion
de l’information
• Des outils sont mis à disposition de
l’équipe projet
 Procédure exposition
• procedure
• Procédure hlm
En amont du projet : l’ETUDE DE FAISABILITE

Réalisée dans la perspective de la Commission des expositions,

l’étude de faisabilité est conduite suivant deux axes :
• Axe budgétaire : Transports / assurance / aménagements
scénographiques : le budget de l’exposition est-il compatible avec
le cadrage budgétaire ? Prévoyons-nous un abondement
budgétaire pour ce projet ? Des partenariats permettant des
partages de coût ?
• Axe technique : transport / mouvements / scénographie
(généralement poids / volume / fragilités) : BET nécessaires ?
Quelles mesures et adaptations à envisager pour aménagements
muséographiques et transports, accrochages ? Modifications de
la liste d’œuvres ?
 Etude de faisabilité : quelles informations
nécessaires ?
• Synopsis
• La liste d’œuvres : la pierre angulaire du projet
- matrice Excel
- BaseFile Maker Pro : localisations et conditions
de prêt
• Points d’attention techniques : charge au sol /
volumes / transport / préparation au prêt /
exigences sureté et/ou conservation préventive
Etude de faisabilité : quels postes à l’étude ?
L’estimation du coût transport :

•Qu’est-ce qu’un budget transport ?

•Outil de calcul
•Prêts d’échanges

L’estimation de la prime d’assurance :

•Assureur Louvre : des taux connus (œuvres fragiles / non fragiles)
•Assurance prêteurs
•Garantie d’Etat en second risque

L’estimation des frais liés aux prêts :

•En fonction de la typologie d’œuvres (arts graphiques, huile sur bois, …)
•En fonction de la connaissance des pratiques des prêteurs (musées, églises, collectionneurs…)

Ces trois postes budgétaires peuvent faire l’objet d’un partage des coûts en cas de co-organisation avec 1 ou plusieurs
musées partenaires : IMPORTANCE DE LA CONVENTION DE CO-ORGANISATION
L’estimation des coûts d’aménagements muséographiques :
• En fonction du nombre d’œuvres et de la typologie d’œuvres : 2D / 3D ; matériaux et
fragilités (conservation préventive : maitrise climat, polluants, poussières) ; sureté (alarme,
protection mécanique); poids (renfort structures, systèmes accrochages) ; volumes
(aménagements amovibles) …
• Importance par conséquent de la fiabilité de la liste d’œuvres, des informations sur les
caractéristiques techniques des œuvres (poids, dimensions, fragilités) et exigences des
prêteurs

missions préparatoires des commissaires : durée de séjour, destinations…

Médiation : en fonction des intentions notamment l’utilisation de dispositifs multo-médias

surveillance : en fonction du nombre d’agents nécessaire qui dépend de la scénographie et

du temps d’exploitation de l’exposition

catalogue : pas dans le périmètre plafonné.

Peut faire l’objet d’un partage de coûts en cas de co-organisation avec 1 ou
plusieurs musées partenaires

Intégration des recettes : mécénat, subventions, billeterie … pour étude de marché

 Remarques
• Budget qui sera réalisé sur plusieurs exercices
budgétaires :
-missions préparatoires peuvent avoir lieu 1 voire 2
ans avant date d’inauguration
-prêts d’échanges peuvent être consentis avant ou
après l’exposition
-transport aller / transport retour pas
nécessairement sur la même année budgétaire
selon dates de l’exposition
Le rétro-planning général est donc fréquemment pluri-annuel et doit tenir compte :

• du calendrier budgétaire de l’institution :

- préparation des budgets juin – septembre année N-1
- conférence budgétaire fin septembre – début octobre année N-1
- notification du budget année N en décembre N-1

• des temps de consultation des appels d’offre (Code des

marchés) et d’exécution des marchés :
- ex : marché travaux : publication 6 à 7 mois avant date inauguration /
notification 3 à 4 mois avant date inauguration
- Ex : marché transport : publication 5 mois avant date inauguration /
notification 1,5 à 2 mois avant date inauguration
 Réunion fondatrice
Réunion de lancement officiel du projet
organisée avec la participation de l’ensemble
des acteurs concernés par le projet autour du
directeur de projet. Elle a pour objectif de
présenter le projet et de passer en revue toutes
les étapes clés du projet en présence de l’équipe
projet mais également de la hiérarchie de celle-
ci.
• Ordre du jour type
Sont remis au commissaire d’exposition et à
l’équipe projet les documents référence :
• Rétro-planning général projet
• Fiche projet
 Envoi des demandes de prêt
• Environ 1,5 ans à 2 ans avant inauguration (Cf
intervention Pascal Périnel)
• Accompagnées ou suivies du Facility Report du
lieu d’exposition
 Convention de co-organisation
Elle encadre les relations entre les partenaires et fixe les termes et conditions de réalisation des
différentes étapes :

• responsabilité scientifique des étapes et commissariat

• Dates des étapes
• Listes des œuvres par étape
• Méthode et répartition financière (loan fees, transports des œuvres communes, assurance, …) :
tableau de répartition des coûts
• Administration des prêts des œuvres communes
• Partage de contenus (signalétique, brochures, panneaux, matériels publicitaires, matériels
pédagogiques…)
• Constats d’état
• Scénographie
• Convoiements
• Mentions de co-organisation sur les supports
• Mécénat
• Catalogues
• Produits dérivés
• Inauguration : invitations, dates,
Dépenses Partenaire MDL Frais avancés
par

Divers

Prêt, conservation, montage, encadrement, constats d'état, gestion autres frais mutuellement convenus 50 % 50 % 2 factures
séparées

Prêts mutuels convenus par les deux Parties 50 % 50 %

Publication en langue anglaise du catalogue pour les Prêteurs (frais de publication et de livraison compris) 100 %

Publication en langue française du catalogue pour les Prêteurs (frais de publication et de livraison compris)
100 %

Fabrication des caisses, emballage, et mise en caisse

Œuvres appartenant au partenaire 100 %

Œuvres appartenant au MDL 100 %

Toutes les autres Œuvres 50 % 50 % Partenaire

Destruction des caisses pour les Œuvres présentées dans les deux étapes 50 % 50 %

Assurance

A partir des locaux des Prêteurs jusqu'au moment de l'emballage au partenaire 100 %

Pendant le transport des Œuvres depuis leur emballage chez le partenaire jusqu'à leur déballage au MDL 50 % 50 % Partenaire

De leur déballage au MDL jusqu'à leur retour dans les locaux des Prêteurs 100 %

Assurance souscrite par les Prêteurs pour toute la durée du prêt 50 % 50 % 2 factures
séparées

Transport, convoyeurs, frais de courtage et de douane

Tous les frais d'expédition des œuvres prêtées au partenaire 100 %

Frais de douane américaine pour le transport du lieu du partenaire à Paris 100 %

Frais de courtage et de douane européenne pour le transport du lieu du partenaire à Paris 100 %

Fret aérien pour le transport du lieu du partenaire à Paris 50 % 50 % 2 factures

séparées

Voyage des convoyeurs du lieu du partenaire à Paris 50 % 50 % 2 factures

séparées

Voyage des Prêteurs au lieu du partenaire pour assister au déballage et au remballage des Œuvres 100 %

Voyage des Prêteurs à Paris pour assister au déballage et au remballage des Œuvres au MDL 100 %
 Réunion de programmation et de
promotion culturelle
• 1 an avant la date d’inauguration
• CR offre culturelle
 Scénographie
Les différentes phases d’un projet :
ESQ (Esquisse) : propositions d’implantation du parcours en fonction
des éléments du programme – compatibilité avec le cadrage budgétaire
APS (Avant Projet Sommaire): composition générale en plans et
volumes – propositions de détails techniques en coordination avec régie
d’exposition, signalétique et ateliers muséographiques –
estimation provisoire du coût
APD (Avant Projet Détaillé): validation des plans, coupes et
principes de construction – validation des matériaux et installations
techniques (mini-climats, alarmes…) – estimation définitive du coût
PRO (Projet): validation des détails et implantation, alimentations des
équipements, signalétique – validation de la mise en œuvre – validation
avant métré du coût
 Remarques
• Importance de la fiabilité de la liste d’œuvres et donc
du rôle du coordinateur d’exposition qui diffuse les
informations sur les œuvres et alerte en cas de
modifications (caractéristiques physiques, refus de
prêt, substitution, exigences du prêteur pour la
conservation, la sureté…
• Actualisation du budget travaux au fur et à mesure
des phases d’étude
• Validation par la Direction Générale du Projet au
moment de l’APS-APD
• DCE (Dossier de consultation des entreprises) :
validation du niveau du marché (seuil des 90 000 euros
HT : contrat ou CCTP / procédure adaptée ou formalisée
Cf Code des Marchés publics) – validation de la DPGF –
validation de l’AAPC et des critères d’analyse
• Selon le niveau du marché et la complexité du projet les
phases d’étude s’échelonnent sur 4 à 6 semaines
• 4 semaines pour rédiger et valider le DCE
• 4 à 6 semaines de publication selon niveau du marché
• Délai analyse pour notification : 1 à 2 mois
• Plans EXE (plans d’exécution) : plans des ouvrages avec
propositions techniques du titulaire – échanges avant
validation définitive
• Notification 3 à 4 mois avant inauguration
• Travaux de pose de la scénographie : ex : pour 1100 m2
: 6 à 7 semaines avant inauguration (durée 3 à 4
semaines) - Réunions chantier au cours de la pose
• Réception des ouvrages : 3 à 4 semaines avant
inauguration
• Réunions accrochages / décrochages
 Transport et planning accrochages
/décrochages

• Cf intervention Pascal Périnel

• En général 3 à 4 semaines d’installation avec arrivée
progressive des œuvres empruntées et convoyeurs
• Partage de coûts
• Logique d’accrochages
• Convoyeurs et plannings
• Coordination notamment avec signalétique et
éclairage
• Ex retro-planning accrochage / convoiements
Campana
 Plan de Sauvegarde des Œuvres
• Liste des œuvres prioritaires avec visuel,
propriétaire, dimension

• Plan de scénographie avec implantation des

œuvres prioritaires
 Plan de prévention contre l’inondation PPCI

• Liste d’œuvres

• Contacts prêteurs

• Liste de colisage : caisses avec dimensions / œuvres

• Intégralité des fiches œuvres de la base
FileMakerPro classées par n° d’exposition
• Plan général de la scénographie avec n° d’exposition
• scénario d’évacuation
 Décrochage
• A ne pas sous-estimer
• Symétrique de l’accrochage sans les
fabrications
• Accueil des convoyeurs
 Démontage scéno
• Mobiliers conservés et stockés
 RETEX
• Bilan quantitatif (fréquentation)
• Bilan qualitatif (satisfaction des visiteurs : livre
d’or numérique, Remarques Ecrites des
Visiteurs …)
• Bilan organisationnel (les + et les – quant à
l’organisation interne du projet)
• Retro-planning général