Budgets et tableaux de bord   

Atelier « Le tableau de bord pour tous »

Pôle LES MISSIONS DE DEMAIN 

www.experts‐comptables.fr/65 
 SOMMAIRE

1- Budgets
- Fiche produit
- Lettre de mission
- Démarche

2- Tableaux de bord
- Fiche produit
- Lettre de mission
- Démarche

3- Tableaux de bord flash

- Fiche produit
- Lettre de mission
- Référentiel
  

1‐ Budgets 
 LES FICHES PRODUITS

BUDGET MENSUEL SUR UN EXERCICE

Positionnement
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 6 7
Choix outils et Organisation de Tenue de Bilan Optimisation de l’organisation
méthodes l’entreprise comptabilité
Tableau de bord

Famille, cible, compétence

Famille Comptabilité Compétence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale)
Marché 2 : toutes TE : 4
Est apte à établir un budget d’exploitation et de trésorerie
Marché 1 :
- Secteur d’activité en crise CU : 4
Cible - Secteur d’activité en forte évolution Connaissance suffisante de l’activité, du secteur et de
technologique l’environnement
- Entreprise à trésorerie fragile Recul par rapport à la cohérence et aux variations de postes

Sur devis
CO : 4
Tarif Maîtrise de soi

Caractéristiques de la mission
Compris dans la mission :
 La mise à disposition d’un questionnaire:
Un guide de réflexion et un recueil d’informations
 Une réunion avec le client:
. Point sur l’historique et la situation de départ
. Exposé des projets
. Saisie et traitement des informations
. Contrôle de cohérence
. Analyse et commentaires
 Une approche des prévisions sur 12 mois suivant le schéma suivant:
. L'activité
. Les moyens mis en oeuvre
. La prévision d'exploitation
. La prévision de trésorerie
. Le bilan prévisionnel
. Le calcul du FR et BFR

Non compris dans la mission :

 L’analyse de l’écart budgétaire
 L’intervention du cabinet dans l’évaluation du chiffre d’affaires et de la marge brute
 Les modifications substantielles sur le dossier

2007 - G11 A- La fiche produit.doc

Intérêts pour le cabinet
 Développement de l’image de conseil
 Opportunités pour vendre d’autres missions
- Tableau de bord
- Organisation...
 Création d’un chiffre d’affaires récurrent pour certains clients
 Meilleure préparation de la mission bilan (budget fait en fin d’exercice)
 Optimisation du temps passé en révision (budget fait en début d’exercice)
 Meilleure connaissance de son entreprise et de son secteur d’activité
 Meilleure compréhension du chef d’entreprise, de sa façon de « fonctionner », de manager son équipe.
 Apport pédagogique: meilleure compréhension des mécanismes du budget pour le chef d’entreprise

Utilité pour le client

 Anticipation des risques
 Prise de conscience
 Réflexion
 Sécurité
 Dialogue
 Economie

Les Outils
De Production :
Nom du fichier ou de l’outil

Commercial
Nom du fichier ou de l’outil
 MISSION D’ELABORATION DE VOTRE BUDGET PREVISIONNEL
D’EXPLOITATION
CONTENU

 Une réunion avec le client:

. Point sur l’historique et la situation de départ
. Exposé des projets
. Saisie et traitement des informations
. Contrôle de cohérence
. Analyse et commentaires
 Une approche des prévisions sur 12 mois suivant le schéma suivant:
. L'activité
. Les moyens mis en oeuvre
. La prévision d'exploitation
. La prévision de trésorerie
. Le bilan prévisionnel
. Le calcul du FR et BFR

- Identification des différentes hypothèses de base, fournis par le client (notamment le chiffre d’affaires la
marge brute et le coût des investissements).
- Traduction dans les comptes prévisionnels sur un an de ces différentes hypothèses de base, en tenant
compte notamment des principes comptables et des règles d'évaluation en vigueur dans les sociétés,
- Mise en forme des comptes prévisionnels sur un an.

METHODOLOGIE

Le cabinet fournit à l’entreprise une check list d’informations.

L’entreprise la remplit et la retourne au cabinet.
Le cabinet élabore un budget provisoire qui est présenté au client pour analyse commune et modification
éventuelle.
Ce dossier est établi à partir des hypothèses communiquées par les dirigeant, notamment celles sur le
chiffre d’affaires, la marge brute et le coût des investissements Les hypothèses correspondent aux
estimations les plus probables. Les conclusions de notre mission se limiteront à l’établissement d’un compte
rendu des travaux ne comportant aucune opinion ou autre forme d’avis sur le dossier.
Une plaquette définitive est ensuite remise à l’entreprise.

BUDGET

Pour cette mission, nos honoraires annuels s’établissent à euros H.T. Ils sont réglés par prélèvements
automatiques débutant à la signature du contrat. Ils sont étalés égalitairement sur l’exercice comptable. Les
frais, débours et taxes seront mentionnés distinctement et évalués à 10 % des honoraires indiqués ci-
dessus. Des frais de déplacement (trajet, hôtel, restaurant) sont facturés s’il y a lieu. Le barème retenu est
l’indemnité kilométrique de l’Administration fiscale pour les véhicules .

INTERVENANTS ET DELAIS

Le responsable de dossier effectue réalise lui même le budget dès la fin de l’exercice précédent ou à la
remise du bilan N-1 (au choix de l’entreprise). Le responsable de dossier effectue les travaux dès que
l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des justificatifs.

Bon pour accord

Date et Signature du client
 Etablir un budget personnalisé avec rapidité
Synthèse de la démarche d’établissement du budget :
Construction Alimentation Plaquettes et
Entretien è du budget
è du budget
è Consultation è diaporamas

ENTRETIEN PREALABLE
Le budget est défini annuellement avec le client à partir d’un entretien mené à l’aide du questionnaire
papier, qui est un guide méthodologique servant à recueillir les informations nécessaires.

CONSTRUCTION DU BUDGET

Mise en place de la structure du budget

Temps de traitement court Temps de traitement long

1) Structure du 2) Structure du 3) Structure du 4) Structure du budget

budget N à budget budget assistée manuelle
partir du automatisée Vous disposez d’une Vous voulez traiter le
dossier N-1 Vous disposez balance N-1, vous budget manuellement
Vous disposez d’une balance N-1, utilisez la conception sans éléments de N-1.
d’un dossier N- vous utilisez la des postes par le
1 dont la création glisser/déplacer.
structure est automatique des
reprise pour N. postes à partir de
la balance.

1) Structure du budget N à partir du dossier N-1 :

Vous pouvez reprendre la structure du budget, soit à partir du réalisé en N-1, soit à partir du budget N-1
avec ou sans les chiffres.

- Sélectionnez le dossier qui servira de base à votre nouveau budget sans l’ouvrir.
- Créez un nouveau dossier (‘Clic droit/Créer..’ ou bouton ‘Créer’), sélectionnez l’onglet ‘Créer un nouvel
exercice’ dans la fenêtre qui s’affiche.
- Choisissez le type de reprise de données (budget avec chiffres ou non, réalisé avec chiffres).

2) Structure du budget automatisée à partir de la balance N-1 :

A partir du menu ‘Mise en place du budget/Construction du budget’ vous sélectionnez le bouton
‘Acquisition de la balance’ dans l’onglet ‘Balance comptable’. Vous importez la balance (générale ou
analytique) préalablement exportée à partir de votre outil de production comptable.

Puis vous cliquez sur le bouton ‘Création des postes selon les comptes de la balance’ dans l’onglet
‘Création des postes’.

Les postes du budget seront ainsi pré-alimentés avec les liens comptables et les montants de N-1.

Il vous faut ensuite retravailler ce budget et affiner sa construction.

3) Structure du budget assistée :

A partir du menu ‘Mise en place du budget/Construction du budget’ vous sélectionnez le bouton
‘Acquisition de la balance’ dans l’onglet ‘Balance comptable’. Vous importez la balance (générale ou
analytique) préalablement exportée à partir de votre outil de production comptable.

Dans la partie ‘Exploitation’ du questionnaire, vous affichez la balance en cliquant sur l’icône .
Puis par un simple glisser/déplacer des comptes de la balance affichée dans la liste des postes, vous
créez les postes avec les liens comptables. Vous pouvez ensuite modifier les postes ainsi créés, afin de
les adapter à la structure du budget.

4) Création manuelle du budget et de ses postes :

Vous créez vos postes à votre convenance et disposez d’une totale liberté pour la conception de la
structure du budget.
 Dans les cas 1), 2) et 3), il faut ensuite sélectionner la fonction Mise à jour du budget afin de pré
alimenter les postes du budget en fonction du N-1.
Le budget sera retravaillé au moment de l’alimentation.

Finalisation de la structure
Finalisation de la structure du budget en fonction des attentes et du niveau du détail souhaité par le client :
- Regroupement des postes par niveaux
- Rattachement des liens comptables
- Rattachement des achats et des variations de stocks aux produits correspondants…
- Regroupement de charges sur un poste

ALIMENTATION DU BUDGET

• Emprunts
Vous saisissez les données antérieures
Existant N-1 è • Immobilisations au prévisionnel
• Crédits-bails

- Prévision de CA en % d’évolution par

rapport à N-1
• Négoce - Gestion de la saisonnalité
Activité è • Production - Délais de règlements
- Achats de marchandises ou de
matières en taux d’achats consommés

Vous saisissez les investissements et vous pouvez consulter

Investissements
è l’impact sur le bilan, le compte de résultat et le plan
nécessaires d’amortissement

Toutes les formes de financement sont disponibles :

• Apport en capital
• Apport en compte courant
Financement è • Subventions
• Emprunts
• Leasing

Vous établissez le budget de charges de personnel :

• Salariés et non salariés (en % d’évolution par rapport à N-1)
Charges de personnel è • Règlement des salaires en fin ou début de mois
• Commissions / CA
• Primes

Vous alimentez les charges externes :

• Charges fixes (en % d’évolution par rapport à N-1)
Charges externes è • Périodicité de facturation et délais de règlements
• Charges variables en proportion de tout ou partie des produits

Vous complétez les autres éléments du budget :

• Gestion automatique des intérêts sur C/C, du taux de
Autres è placement des disponibilités et du taux de rémunération des
découverts
• Budget de TVA, IS par tranches…

CONSULTATION

Visualisation en un clic de l’impact du prévisionnel par mois sur :

- Le compte de résultat - Le bilan
- Le seuil de rentabilité - La trésorerie mensuelle
- Le besoin en fonds de roulement - Les autres tableaux…
 PLAQUETTES ET DIAPORAMAS

Plaquettes è Vous disposez de modèles de plaquettes et diaporamas pré-

paramétrés et personnalisables, déclinés par type d’activités, ainsi
que des modèles intégrant le comparatif avec le secteur d’activité
Diaporamas è choisi.
  

2‐ Tableaux de bord 
 LES FICHES PRODUITS

TABLEAU DE BORD DEVELOPPE

Positionnement
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 6 7
Choix outils et Organisation de Tenue de Bilan Optimisation de l’organisation
méthodes l’entreprise comptabilité
Budget -Tableau de bord

Famille, cible, compétence

Famille Comptabilité Compétence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale)
TE : 5
Sait faire un tableau de bord
Marché 2 : toutes Sait faire un contrôle budgétaire
Cible CU : 5
Possède une connaissance approfondie des grandes fonctions
de l’entreprise
Possède une bonne culture économique
CO : 5
Tarif Sur devis Capable de s’adapter à l’autre
Sait gérer des conflits de basse intensité

Caractéristiques de la mission
Compris dans la mission :
POUR LA MISE EN PLACE
 Détermination des informations de gestion souhaitées par l’entreprise
 Paramétrages informatique et comptable
 Mise en place d’une liste d’informations à collecter spécifiques et remis du questionnaire de Gescap Suivi
 Formation du service comptable de l’entreprise à l’élaboration de cette liste d’informations ainsi que des
procédures comptables à respecter
 En cas de souhait de contrôle budgétaire, le budget d’exploitation doit être réalisé avant (voir mission G11)
POUR L’ETABLISSEMENT DU TB
 Les documents doivent parvenir avant le 20 du mois suivant afin que le tableau de bord soit rendu avant le
30 (délai de travail pour le cabinet : 5 jours suivant la réception des informations). Le responsable de
dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des
justificatifs.
 Etablissement des documents suivants :
1) Au niveau de l’exploitation :
- Suivi de l’activité commerciale
- Progression par rapport à l’exercice précédent
- La marge commerciale
- Le résultat d’exploitation
2) Au niveau du contrôle budgétaire :
- Les retards et dépassements d’objectifs
- Les gains et dépassements d’enveloppes de charges.
 Cette prestation fera l’objet systématiquement, d’un entretien avec le chef d’entreprise et d’une analyse
spécifique de notre part.

2007 - G30 A - La fiche Produit.doc

Non compris dans la mission :
 L’intervention du cabinet dans l’évaluation du chiffre d’affaires et de la marge brute
 Les modifications substantielles sur le dossier

Intérêts pour le cabinet

 Etre plus proche du client tout au long de l’année
 Outil de différenciation
 Valorise l’image du cabinet
 Nouvelle démarche (apprentissage pour tous)
 Communication renforcée entre le cabinet et son client
 Potentiel récurrent de chiffre d’affaires

Utilité pour le client

 Suivre régulièrement les principaux chiffres avec un outil :
 Simple
 clair
 Bien présenté
 Facilement lisible
 Avoir une information régulière

Les Outils
De Production :
Nom du fichier ou de l’outil
Logiciel GESCAP SUIVI
G30 P- Mettre en place un tableau de bord .pdf (extrait de Gescap Suivi)
G30 P- Questionnaire de préparation mensuelle.pdf
G30 P- Liens comptables.pdf
G30 P- Contrôle mensuel.pdf
G30 P- Contrôle dossier permanent.pdf
G30 P - Dossier d'aide à la révision.pdf
Commercial
Nom du fichier ou de l’outil
G30 C-Le mailing.doc
G30 C-Le mailing refus TB.doc
G30 C- Exemple de Présentation de la mission.ppt
G30 C- Accroche TB.ppt
G30 C - La lettre de mission de mise en place.doc
G30 C - La lettre de mission annuelle.doc
 MISSION DE MISE EN PLACE D‘UN TABLEAU DE BORD

CONTENU DE LA MISSION

 Détermination des informations de gestion souhaitées par l’entreprise

 Paramétrages informatique et comptable

 mise en place d’une check liste d’informations spécifiques

 Formation du service comptable de l’entreprise à l’élaboration de cette check liste ainsi que des procédures
comptables à respecter

METHODOLOGIE

Pour la réalisation de cette mission, l’entreprise est à jour trimestriellement dans l’élaboration et le contrôle de sa
comptabilité. Elle remplit et nous remet une check list confirmant la validité des informations transmises.
Le cabinet récupère la disquette comptable du trimestre concerné et met à jour son dossier en fonction de la
check list. Il effectue un contrôle indiciaire puis édite les états désirés par l’entreprise.

Cette mission suppose l’établissement préalable d’un budget prévisionnel, et doit être avalisée par
l’établissement d’une situation semestrielle au minimum.

BUDGET

Pour cette mission, nos honoraires ponctuels s’établissent à euros HT. Ils sont réglés par prélèvements
automatiques débutant à la signature du contrat. Ils sont étalés égalitairement sur l’exercice comptable. Les
frais, débours et taxes seront mentionnés distinctement et évalués à 10 % des honoraires indiqués ci-dessus.
Des frais de déplacement (trajet, hôtel, restaurant) sont facturés s’il y a lieu. Le barème retenu est l’indemnité
kilométrique de l’administration fiscale pour les véhicules .

INTERVENANTS ET DELAIS

Le responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des
informations et des justificatifs.

Bon pour accord

Signature du client
 - ETABLISSEMENT D’UN TABLEAU DE BORD

CONTENU DE LA MISSION

Etablissement des documents suivants :

1) Au niveau de l’exploitation :

- Suivi de l’activité commerciale

- Progression par rapport à l’exercice précédent
- La marge commerciale
- Le résultat d’exploitation

2) Au niveau du contrôle budgétaire :

- Les retards et dépassements d’objectifs

- Les gains et dépassements d’enveloppes de charges.

METHODOLOGIE

Pour la réalisation de cette mission, l’entreprise est à jour dans l’élaboration et le contrôle de sa comptabilité.
Elle remplit et nous remet une check list confirmant la validité des informations transmises.
Le cabinet récupère la disquette comptable de la période concerné et met à jour son dossier en fonction de
la check list. Il effectue un contrôle indiciaire puis édite les états désirés par l’entreprise.

Cette mission suppose l’établissement préalable d’un budget prévisionnel, et doit être avalisée par
l’établissement d’une situation semestrielle au minimum.

BUDGET :
Pour cette mission, nos honoraires s’établissent à euros HT par tableau de bord.
(soit 10 tableaux de bord x € HT ).
Ils sont réglés par prélèvements automatiques débutant à la signature du contrat. Ils sont étalés
égalitairement sur l’exercice comptable. Les frais, débours et taxes seront mentionnés distinctement et
évalués à 10 % des honoraires indiqués ci-dessus. Des frais de déplacement (trajet, hôtel, restaurant) sont
facturés s’il y a lieu. Le barème retenu est l’indemnité kilométrique de l’Administration fiscale pour les
véhicules .

INTERVENANTS ET DELAIS :

Cette prestation fera l’objet systématiquement, d’un entretien avec le chef d’entreprise et d’une analyse
spécifique de notre part. Les documents doivent nous parvenir avant le 20 du mois suivant afin que le
tableau de bord soit rendu avant le 30 (délai de travail pour le cabinet : 5 jours suivant la réception des
informations). Le responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir
l’ensemble des informations et des justificatifs.

Bon pour accord

Signature du client
 Etablir efficacement un tableau de bord sur mesure
Synthèse de la démarche d’établissement du suivi budgétaire :
Construction Plaquettes
Approvisionnement
Entretien è du tableau è du réalisé
è Consultation è et
de bord diaporamas

REUNION PERIODIQUE
L’entretien initial en début d’exercice avec le client permet de définir la périodicité du tableau de bord,
ainsi que les indicateurs qui seront utilisés. Périodiquement, un point avec le client est nécessaire pour
préparer le tableau de bord et le lui transmettre.

CONSTRUCTION DU TABLEAU DE BORD (mise en place de la structure)

Amortissements des Import à partir de la balance ou reprise des amortissements du

è budget.
immobilisations

Vous ajustez les données de l’exercice antérieur en fonction du

réalisé :
Existant N-1 è • Emprunts.
• crédits-bails.
• Négoce.

Renseignements • Taux de TVA moyen.

è • Dividendes distribués…
financiers

Personnalisation du Vous regroupez si besoin les postes en fonction du niveau de

è détail souhaité.
tableau de bord

Vous sélectionnez les charges et produits qui peuvent être

Préparation des
è abonnés :
abonnements • Charges récurrentes telles que : locations, assurances…

Pour les charges et les produits, vous paramétrez la source qui

alimentera le tableau de bord :
• Compta saisie.
• Abonné.
• Abonné budget.
Paramétrage du tableau
è • Compta importée.
de bord : source
Quand la source d’un poste n’est pas ‘compta importée’, le
montant saisi ou abonné vient se substituer aux montants
importés à partir de la balance, lors de l’alimentation du tableau
de bord.

Typage des charges Vous sélectionnez les charges dites sensibles, qui appellent une
è surveillance particulière telles que : carburant, publicité…
sensibles

Travail sur la structure du

è En fonction des attentes du client et du détail souhaité.
tableau de bord

APPROVISIONNEMENT DU REALISE

Importation à partir de la
è Comptes de gestion (classe 6 et 7).
balance du réalisé
 • Vert : poste rattaché au suivi.
Visualisation et contrôle
è • Rouge : poste non rattaché au suivi ou rattaché plusieurs fois.
de la balance importée • Bleu : poste abonné.

Mise à jour des postes du

è •source
Entraîne l’alimentation des postes du tableau de bord dont la
réalisé est compta importée à partir de la balance du réalisé.

• Regrouper les postes et compléter la saisie extra comptable en

utilisant la navigation rapide : un filtre permet de sélectionner
une source choisie (exemple : accéder directement aux postes
typés ‘compta saisie’).

Pour activer ce filtre, cliquez sur le bouton :

Compléter et travailler les

è
postes du suivi ,

et utilisez pour passer au poste suivant.

Prise en compte des éléments du cut-off et des éléments non

Ajustement des montants
è comptabilisés, en cliquant sur le bouton ‘…’ à droite du montant
comptabilisés réalisé.

Vous complétez l’import de la balance des comptes de gestion

Saisie des valeurs par la saisie du montant des disponibilités, des créances
è clients…, afin de disposer des données financières dans votre
financières
tableau de bord.

Alimentation des Des indicateurs de gestion sont disponibles par défaut tels que
Valeur du carnet de commande…
indicateurs de gestion et è Vous pouvez personnaliser le tableau de bord en créant vos
des UO propres indicateurs pour un suivi budgétaire.

CONSULTATION

Visualisation en un clic de l’impact du réalisé sur :

- Le contrôle budgétaire - Le contrôle des objectifs
- Le budgété ajusté du réalisé (projection) - Le contrôle des charges
- L’analyse des charges sensibles - Le contrôle des abonnements
- Le palmarès

PLAQUETTES ET DIAPORAMAS

Plaquettes è Des modèles de plaquettes et de diaporamas sont pré-

paramétrés.
Vous pouvez les personnaliser ou concevoir vos propres
Diaporamas è modèles.
  

3‐ Tableaux de bord flash     
 LES FICHES PRODUITS

TABLEAU DE BORD FLASH

Positionnement
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 6 7
Choix outils et Organisation Tenue de Bilan Optimisation de l’organisation
méthodes de l’entreprise comptabilité Tableau de bord

Famille, cible, compétence

Famille Gestion Compétence (TEchnique, CUlturelle,

Comportementale)
Dans l’attente d’un logiciel de TE : 4
segmentation, on retiendra la cible Pour la saisie : aucune
suivante : Pour l’analyse : niveau collaborateur confirmé
Les entreprises dont le chiffre d’affaires est
Cible inférieur à (limites du réel simplifié) : CU : 3
 750 000 € pour les activités de vente Bonne connaissance du secteur d’activité du client
 200 000 € pour les prestataires de Bonne connaissance de l’environnement
services économique local

CO : 3
Tarif Sur devis Capacité à prendre du recul
Rigueur et respect des délais

Caractéristiques de la mission
Compris dans la mission :
 La fourniture des supports de collecte des informations
 Le traitement des informations reçues
 La fourniture du Flash. Celui ci peut être proposé :
Avec des informations plus ou moins détaillées
plaquettes degré 1,2 sans budget ni charges sensibles
plaquettes degré 3 avec charges sensibles mais sans budget
plaquettes degré 4 avec budget et charges sensibles
toutes ces plaquettes peuvent être mensuelles ou trimestrielles et sont adaptées à
à l’activité du client : négoce, production ou mixte.
Avec une présentation selon l’activité du client (modèle épicier ou autre modèle Cabex)
 Le commentaire du Flash
Non compris dans la mission :
 Retraitement du document si les informations données sont erronées
 « Recadrage » du budget en cours d’année sauf si une situation est effectuée
 D’autre part :
 La responsabilité du cabinet n’est pas engagée en cas d’écarts importants dus à une évolution non
signalée des postes budgétés ou d’une erreur de transmission des informations par le client.
 Les délais d’envois ne peuvent être respectés en cas de retard dans la collecte des informations.

2007 - G33 A- La fiche produit.doc

Conditions d’intervention
L’entreprise envoie la check list d’informations au plus tard le 15 du mois suivant au cabinet. Le
responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des
informations et des justificatifs.

Le collaborateur responsable de dossier saisit les informations reçues (sans retraitement, ni

rapprochement avec la comptabilité ou le bilan) et fait parvenir les documents décrits ci-dessus avant le
25 du mois suivant.

Intérêts pour le cabinet

 Etre plus proche du client tout au long de l’année
 Outil de différenciation
 Valorise l’image du cabinet
 Nouvelle démarche (apprentissage pour tous)
 Communication renforcée entre le cabinet et son client
 Potentiel récurrent de chiffre d’affaires

Utilité pour le client

 Suivre régulièrement les principaux chiffres avec un outil :
 Simple
 clair
 Bien présenté
 Facilement lisible
 Avoir une information régulière
 ETABLISSEMENT DE TABLEAUX DE BORD FLASH

CONTENU DE LA MISSION

Etablissement des documents (au choix) faisant apparaître :

- Le résultat mensuel,
- Le résultat cumulé,
- La présentation graphique du poids des informations utiles,
- Les principaux postes de contrôles budgétaires :
. retard et dépassement d’objectifs (chiffre d’affaires)
. gains et dépassement d’enveloppes des principaux postes de charges

METHODOLOGIE

L’établissement de ces documents se fait par l’envoi au cabinet d’une liste d’informations.

Au préalable sur vos indications nous définissons un budget synthétique :

- les recettes prévisionnelles,
- les charges fixes que vous désirez abonner,
- les charges sensibles (variables) que vous désirez suivre.
Le résultat mensuel est établi à partir de données prévisionnelles basées :
- sur l’exercice précèdent,
- vos prévisions d’activités.

Il ne peut avoir donc la même fiabilité que le résultat annuel déterminé au bilan. Il sert d’indicateur provisoire
à usage interne à l’entreprise. Il ne devra donc pas être communiqué à des tiers (fournisseurs, banquiers, ...)

BUDGET

Pour cette mission, nos honoraires s’établissent à «MISSION_HONORAIRES» euros HT par tableau de
bord.
(soit tableaux de bord x montant = HT annuels).
Ils sont réglés par prélèvements automatiques débutant à la signature du contrat. Ils sont étalés
égalitairement sur l’exercice comptable. Les frais, débours et taxes seront mentionnés distinctement et
évalués en plus des honoraires indiqués ci dessus.

INTERVENANTS ET DELAIS

L’entreprise envoie la check list d’informations au plus tard le 15 du mois suivant au cabinet. Le responsable
de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des
justificatifs.

Le collaborateur responsable de dossier saisit les informations reçues (sans retraitement, ni rapprochement
avec la comptabilité ou le bilan) et fait parvenir les documents décrits ci-dessus avant le 25 du mois suivant.

Bon pour accord

Signature du client
LE TABLEAU
DE
BORD FLASH

Référentiel
mission

Page 1 / 13
 SOMMAIRE

PRESENTATION DE LA MISSION......................................................................................................... 3
1) FAMILLE ................................................................................................................................................. 3
2) CIBLE ...................................................................................................................................................... 3
3) CARACTERISTIQUES DE LA MISSION ........................................................................................................ 4
4) TECUCO ............................................................................................................................................... 4
5) INTERETS POUR LE CABINET .................................................................................................................... 4

ARGUMENTAIRES DE VENTE DE LA MISSION............................................................................... 5

1) PRIX OU FOURCHETTE DE PRIX ................................................................................................................ 5
2) AVANTAGES POUR LE CLIENT ................................................................................................................. 5
3) BENEFICES POUR LE CLIENT .................................................................................................................... 6
4) PROCESSUS MARKETING ET COMMERCIAL .............................................................................................. 7

PRODUCTION DE LA MISSION........................................................................................................... 10
1) OUTILS DE PRODUCTION ....................................................................................................................... 10
2) SUPPORTS A TRANSMETTRE .................................................................................................................. 10
3) APPROVISIONNEMENT ........................................................................................................................... 10
4) TRAITEMENT ......................................................................................................................................... 11
5) CONTROLE QUALITE ............................................................................................................................. 13
6) RESTITUTION ........................................................................................................................................ 13
7) TEMPS DE PRODUCTION ........................................................................................................................ 13
8) AMELIORATION DE LA PRESTATION ...................................................................................................... 13

Page 2 / 13
 PRESENTATION DE LA MISSION

1) Famille

Compta Gestion Juridique Fiscal Social Audit Conseil



2) Cible

Activité Activité 1 Activité 2 Homme 1 Homme 2

et
dirigeant 

1 2 3 4 5 6 7
  
Lorsque le client est en phase 3, une plaquette degré 4 pourra être utilisée.
Phases
Pour les clients en phase 1 ou 2, une plaquette de degré 1 à 3 devra être utilisée.
L’objectif de cette diversité de plaquettes est de pouvoir fournir des informations utiles à
un maximum de clients.

Dans l’attente d’un logiciel de segmentation, on retiendra la cible suivante :

Autres Les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à (limites du réel simplifié) :
critères  750 000 € pour les activités de vente
 200 000 € pour les prestataires de services

Page 3 / 13
3) Caractéristiques de la mission
Compris dans la mission :

 La fourniture des supports de collecte des informations

 Le traitement des informations reçues
 La fourniture du Flash. Celui ci peut être proposé :
 Avec des informations plus ou moins détaillées
plaquettes degré 1,2 sans budget ni charges sensibles
plaquettes degré 3 avec charges sensibles mais sans budget
plaquettes degré 4 avec budget et charges sensibles
toutes ces plaquettes peuvent être mensuelles ou trimestrielles et sont adaptées à
à l’activité du client : négoce, production ou mixte.
 Avec une présentation selon l’activité du client (modèle épicier ou autre modèle Cabex)

 Le commentaire du Flash

Non compris dans la mission :

 Retraitement du document si les informations données sont erronées

 « Recadrage » du budget en cours d’année sauf si une situation est effectuée
 D’autre part :
 La responsabilité du cabinet n’est pas engagée en cas d’écarts importants dus à une évolution non
signalée des postes budgétés ou d’une erreur de transmission des informations par le client.
 Les délais d’envois ne peuvent être respectés en cas de retard dans la collecte des informations.

4) TECUCO
 Niveau 4 :
Compétences
Pour la saisie : aucune
techniques Pour l’analyse : niveau collaborateur confirmé
 Niveau 4 :
Compétences Bonne connaissance du secteur d’activité du client
culturelles Bonne connaissance de l’environnement économique local

 Niveau 4 :
Compétences Capacité à prendre du recul
comportementales Rigueur et respect des délais

5) Intérêts pour le cabinet

 Etre plus proche du client tout au long de l’année
 Outil de différenciation
 Valorise l’image du cabinet
 Nouvelle démarche (apprentissage pour tous)
 Communication renforcée entre le cabinet et son client
 Potentiel récurrent de chiffre d’affaires

Page 4 / 13
 ARGUMENTAIRES DE VENTE DE LA MISSION

1) Prix ou fourchette de prix

 De ½ heure (soit environ 30 €) par mois pour le flash mensuel non commenté à 4 heures par
trimestre (soit 240 €) par trimestre pour le flash trimestriel commenté.

 Il s’agit là de prix maximums conseillés. Le partenaire Cabex est libre de fixer les prix à sa seule
convenance en fonction de chaque situation particulière.

2) Avantages pour le client

Par rapport à la situation actuelle :

 Suivre régulièrement les principaux chiffres avec un outil :

 Simple
 clair
 Bien présenté
 Facilement lisible
 Avoir une information régulière

Page 5 / 13
3) Bénéfices pour le client

Bénéfices argent :

 Si trésorerie excédentaire  placement

 Si excédent de 7 500 €, placé à 3%, 225 € de gain
 Si frais financiers  éviter découvert
 Si déficit de 7 500 €, découvert 12%, 900 € d’économie
 Si dérapage d’un poste de charge  intervenir sur le poste
 Exemple : si budget frais de 4 500 €, et que le tableau de bord indique que l’on se dirige vers 6 000 €, il va
pouvoir limiter à 5 200 € et économiser 800 € de frais
 800 € de frais financés par 800 € de marge, pour un taux de marge de 50%, 1 600€ de CA
 Si surprise par rapport au niveau de bénéfice  anticiper un investissement
 Si 7 500 €, amorti sur 5 ans et investissement en juillet, amortissement en dégressif = 1 500 € soit une
économie de 500 € en IS
 Si variation du CA  augmentation des charges et possible baisse de la marge et/ou de la
trésorerie
 Un point de marge qui s’en va c’est 4 500 €  le tableau de bord peut permettre de prendre des dispositions
 Augmenter le prix unitaire, si PU=45 €, et quantité de 10 000, 0,20 € d’augmentation = 2 000 €
 Augmenter les quantités vendues, si 100 de plus = 4 500 €
 Jouer sur les achats : 3% sur son principal fournisseur qui pèse 45 000 € = 1 350 €
 Eviter un dépôt de bilan
 Réguler les prélèvements personnels et éviter de se trouver en découvert à la fin de l’année en
raison de prélèvements excessifs
 Si dû client important  baisser les impayés
 Ex : si dû total de 50 000 €, réduire d’un mois
 Gain de 50 000 x 3% x 1/12 = 125 € si trésorerie excédentaire
 Economie de 50 000 x 12% x 1/12 = 500 €
 Autorisation découvert régulièrement dépassée :
 Ex : Si écart de 15 000 €, taux d’usure 15%, taux de découvert autorisée 12%,
économie 15 000 x 3% = 450 €
 Créateurs
 Voir dérapages de charges ou de CA et réagir
 Si dérapage de 5 000 €, correction de 500 €
 Eviter un arrêt d’activité dès les premières années
 Refus d’un financement par le banquier  le tableau permettra d’obtenir le crédit, peut être à un
meilleur taux.

Bénéfices temps :

 Le client fait lui même le tableau de bord

 Combien de temps passe t’il à le faire ?
 Pour quel degré de satisfaction (s’il le pouvait quel point souhaiterait il améliorer) ?
 Gagner du temps dans les discussions avec le banquier
 Pose régulièrement des questions ou ses associés ou actionnaires
 Temps passer par le client à s’interroger ou à répondre aux questions de ses associés
 Se rassurer ==> temps gagné

Page 6 / 13
4) Processus marketing et commercial

Plan marketing
(méthodes de commercialisation)
Méthode 1 Méthode 2 Méthode 3
Mailing RDV bilan Fiche de présentation

Avec relance téléphone J+10 Cette méthode permet d’établir

immédiatement le budget avec le
Cf. Annexe client en s’appuyant sur les Cf. Annexe
comptes annuels

La démarche commerciale
Etapes de préparation
Temps passé pour vendre De 1 à 2 heures suivant le client et la discussion sur les clignotants
Préparation du mailing Cf. mailing de référence en annexe
Réunion collaborateurs A organiser
Ciblage des clients Cf. segmentation et critères de ciblage
Formation technique au produit
Formation collaborateurs
Formation commerciale (préparation d’une vente)

Opportunités de vente, clignotants et éléments déclenchant la mission

 Le client est surpris du résultat bénéficiaire

 Le client est surpris d’une perte
 Trésorerie déficitaire
 Trésorerie non utilisée
 Charges financiers importantes
 Dérapage important d’un poste de charge
 Dû client qui augmente
 Diminution ou augmentation significative du CA
 Diminution ou augmentation significative de la marge
 Client relativement organisé
 Il pose régulièrement des questions sur ses charges, son CA, sa marge, …
 Client qui a du mal à payer
 Solde bancaire qui se dégrade
 Autorisation de découvert dépassée régulièrement
 Refus récent d’un financement par le banquier
 Client hésitant régulièrement à investir ou à embaucher
 Créateurs
 Période de restriction
 Volonté de céder
 Frais généraux plus élevé que la moyenne
 Dépôts de bilan fréquents dans l’activité
 Transmission prochaine à un tiers
 Le client a déjà son tableau de bord
 Associés ou actionnaires posant régulièrement des questions

Page 7 / 13
 Plan d’entretien de vente de la mission
1. Préparation 2. Entrée en 3. Découverte 4. Proposition 5. Conclusion
matière
Les étapes « Entrée en matière » et « Conclusion » suivent toujours le même plan.

3. Etape de découverte
Questions de situation
 Comment tenez vous la comptabilité ?
 Quels sont les postes de charges sensibles ? Quels sont ceux qui sont modulables ou maîtrisables ?
 Quelles sont vos relations avec le banquier ?
 Comment gérez vous la trésorerie, que faites vous de l’excédent, que faites vous pour diminuer le découvert, quel est
le taux de découvert ?
 Comment suivez vous l’évolution du CA, des principales charges, de la marge, des heures facturées ?
 Comment déterminez vous ce que vous pouvez prélever. Comment contrôler vous : marge, CA, charges, etc. ?
 Qui s’occupe de la gestion et de la relance ? Quelles relations avez vous avec vos associés, quel type de question
posent ils, quel support avez vous pour leur répondre, combien de temps cela vous prend t’il ?

Questions de motivation
 Pourquoi avez vous des frais financiers et surtout qu’elle est la cause profonde (qu’est ce qui les provoque) ? Pour
quelles raisons souhaitez vous un état des comptes ? Qu’est ce qui fait que vous demandez souvent des chiffres ?
 Comment expliquez vous la variation du CA, de la marge, des charges ?
 Si vous aviez connu plus tôt le résultat, qu’est ce que vous auriez fait ?
 Qu’est ce qui fait que les banquiers vous refusent un taux ou un crédit ?
 Pourquoi hésitez vous à placer, à embaucher, à investir ?
 Comment décidez vous de payer un fournisseur plutôt qu’un autre à une date donnée ?
 Si vous achetiez une entreprise, qu’est ce que vous demanderiez au vendeur comme informations ?
 Vous avez déjà un tableau de bord, qu’est ce que vous en retirez ?
 Qu’est ce qui fait que vous m’interrogez souvent ?
 Qu’est ce qui fait que vos confrères ont déposé le bilan ?

Questions de satisfaction
 Quel avantage trouveriez vous à connaître vos chiffres plus tôt ?
 Vous avez un tableau de bord, qu’est ce qui est bien, qu’est ce qui est à améliorer ?

Questions de projection
 Combien voulez vous prélever par mois ? Quelles sont vos prévisions de CA, de marge, de charges ?
 Quelle influence votre nouvelle activité va avoir sur vos résultats, sur votre trésorerie ?
 Quelles évolutions, quelles perspectives d’embauche ?
 Si vous deviez avoir des chiffres clés, quelle serait la périodicité idéale ?
 Qu’est qui risque d’arriver si vos charges augmentent plus que prévu ?

Questions d’implication
 Qu’est ce qu’on peut faire pour vous ?
 Comment pourrions nous vous aider ?

Sans oublier votre dernière question : Y’a t’il quelque chose que vous souhaitez préciser, un point sur lequel je ne vous aurai
pas interrogé, un point que vous souhaiteriez développer.

Page 8 / 13
 4. Etapes de proposition : présentation de la mission
Caractéristiques
(Pour mémoire , reprendre les différentes parties concernées)
Documents à remettre et/ou
à présenter lors de la
proposition
Etape de proposition : réponse aux objections
1. Accepter 2. Qualifier
Seule la phase « Répondre » sera développée ici dans la mesure où les 5 premières étapes suivent systématiquement le même
 Ca va m’avancer à quoi de
connaître chaque mois l’état de
mon activité ? Ca ne va pas
faire venir plus de clients.
 Tous les ans, je perds un peu de
chiffre d’affaires ? Je le sais,
c’est pas nouveau, mais
j’arriverais bien à la retraite.
 C’est trop cher, avec tout ce que
vous me prenez déjà.
 Moi je sais déjà combien je
gagne tous les mois, j’ai déjà
mon suivi.
Avantages Bénéfices
Exemples de tableau de bord Flash
Sortir avant le rendez vous quelques pages exemples.
3. Reformuler 4. Isoler 5. Pré vendre 6. Répondre
canevas.
 Mettre en avant les clignotants relevés et chiffrés, l’état de l’activité dans le
secteur, les dérapages s’il y en a eu et donc les risques.
 « Vous parler de faire venir plus de clients, votre objectif est d’avoir plus
de clients ? » Si tel est le cas : « Un plan de développement ça se prépare.
Aucun développement réussi n’est possible si un suivi régulier n’est pas en
place ». Si son objectif n’est pas de faire plus de clients, attention au non
renouvellement de clientèle et donc à la pérennité de l’entreprise. Revenir
sur les clignotants.
 Que devient l’entreprise lorsque le client prend sa retraite ? S’il souhaite
trouver un repreneur, il doit réagir pour redresser la barre. Une affaire en
perte de vitesse sera bradée ou mourra de sa belle mort. Aucune
transmission réussie possible pour une entreprise non dynamique. Trouver
des exemples dans son secteur d’activité ou d’autres.
 Une entreprise en perte de vitesse peut très bien se retrouver en dépôt de
bilan et ce bien avant sa retraite (clignotants constatés).
 Faire le comparatif entre le coût à l’année de cette mission et le chiffrage
du bénéfice pour le client. Lui montrer qu’il gagne de l’argent globalement
avec cette mission.
 Si le client a déjà un prélèvement forfaitaire élevé (ancien client) un peu
fourre tout lui expliquer que le tableau de bord oblige à une bonne
organisation comptable, ce qui va permettre de gagner ensuite du temps sur
le traitement comptable, et donc de revoir les honoraires comptables après
un an de fonctionnement. Ne pas lui proposer le tableau de bord dans le
forfait qu’il a déjà, c’est très mauvais commercialement et pour la suite de
nos relations. Chaque prestation a un prix distinct. De plus, cela donne
l’image que, pendant des années on lui a facturé des sommes non justifiées
puisqu’il n’y avait que la comptabilité de faite (car le client n’a aucun
souvenir du conseil non formalisé).
 Lui demander qu’il nous montre ce qu’il tient pour faire son suivi. Soit
c’est concret (une feuille de brouillon) soit c’est dans sa tête. Lui montrer
ensuite les clignotants chiffrés de son activité et lui expliquer que son suivi
ne lui permet pas de contrôler certains éléments et que cela lui coûte cher.
Lui montrer à l’aide des documents modèles Flash et le chiffrage du
bénéfice que notre suivi est économique, fiable et facilement lisible. Lui
vendre le bénéfice temps (le temps qu’il passe à remplir son tableau de
bord pourra être mieux utilisé ailleurs).
Page 9 / 13
 PRODUCTION DE LA MISSION

1) Outils de production
 Gescap Suivi Flash

 Classeur avec 4 intercalaires (Flash trimestriel) ou 12 intercalaires (Flash mensuel) pour que le
client puisse ranger ses Flash (si le cabinet décide de le fournir compte tenu du coût de la mission).

2) Supports à transmettre

En début de mission
 Classeur avec 4 ou 12 intercalaires (éventuellement)

 Fiches de collecte d’informations

Chaque mois ou chaque trimestre

 Le dossier du Flash déterminé avec le client :
 Avec des informations plus ou moins détaillées
plaquettes degré 1,2 sans budget ni charges sensibles
plaquettes degré 3 avec charges sensibles mais sans budget
Plaquettes degré 4 avec budget et charges sensibles
toutes ces plaquettes peuvent être mensuelles ou trimestrielles et sont adaptées à
à l’activité du client : négoce, production ou mixte.
 Avec une présentation selon l’activité du client (modèle épicier ou autre modèle Cabex)

3) Approvisionnement
Pour la mise en place :
 La balance N-1
 Les charges fixes (loyer, maintenance, assurances, honoraires …)
 Les tableaux d’emprunts
 Les crédits baux
 Les amortissements N-1
 Les objectifs du CA (CA et rémunération souhaitée)
 Les taux de marge ou d’utilisation de matières premières

Remarque : le budget peut facilement être établi avec le client lors du commentaire des comptes annuels.
Cette méthode permet non seulement d’avoir toutes les informations disponibles mais aussi que le client
s’approprie les objectifs.

Chaque mois ou chaque trimestre :

 La fiche de collecte des informations

Page 10 / 13
4) Traitement

Le premier mois :
 On établit le budget (avec le client lors du commentaire des comptes annuels si
possible) :
 Chiffre d’affaires prévu réparti par mois selon la saisonnalité
 Budget des charges
 Les charges sensibles sont choisies
 Les autres charges budgétées sont envoyées dans le réalise
 Le classeur est remis au client (éventuellement)

C’est lors de la création du dossier dans Suivi Flash qu’il faudra choisir le modèle. Cabex
fournit son propre modèle à l’intérieur duquel sont proposées plusieurs plaquettes. Selon la
plaquette, les informations seront plus ou moins détaillées : degré 1 à 4 .
Ces plaquettes se distinguent aussi par l’activité du client : négoce, production ou les 2.
Enfin, elles peuvent être mensuelles ou trimestrielles.

Vous pouvez avoir 2 modifications principales à apporter aux plaquettes proposées par
Cabex.

 Modifier le nom de votre cabinet sur la page de garde (pour les plaquettes degré 1)

Lorsque vous êtes sur la liste des dossiers, vérifiez que vous êtes bien
en profil « Concepteur ». Puis ouvrez le dossier concerné.

Cliquez ensuite sur le bouton « Commentaires » en bas du navigateur

ou bien appuyez sur la touche [F4].

Choisissez le commentaire
« Page de garde degré 1 »
et modifiez le nom du
cabinet dans le traitement
de texte.

Page 11 / 13
Le premier mois (suite) :
 Modifier ou supprimer le logo du cabinet
Tout comme dans le premier point, vérifiez que vous êtes bien en profil
« Concepteur » avant d’ouvrir votre dossier.
Allez dans « Impression » et choisissez la plaquette qui vous intéresse
dans le navigateur.

Placez vous sur l’onglet « Paramétrage » et sélectionnez dans la liste « Logo

cabinet ». Double cliquez dessus pour aller sélectionner le logo de votre cabinet.

Vous pouvez modifier la taille, la position du logo, …

Si vous désirez le supprimer, contentez vous, après l’avoir sélectionné, de cliquer sur la
croix dans la barre de boutons du haut ou d’appuyer sur la touche [Suppr].

 Les modifications décrites ci dessus permettent de modifier le dossier d’un client. Il

est possible de faire ces mêmes modifications dans le modèle Cabex. Dans ce cas,
tous les dossiers clients créés par la suite et basés sur ce modèle comprendront les
modifications. Soyez donc très prudent en le réalisant et faites, au préalable, une
sauvegarde du modèle original.

Les mois suivants :

Secrétaire :
J+1  Reçoit les fiches de collecte des informations
à
J+8

Secrétaire :
J+8  Les regroupe, les contrôle
à  Appelle le client si des informations manquent
J+10

Secrétaire :
 Remet à chaque collaborateur la chemise de ses clients
J+10

Collaborateur :
 Classe les photocopies des nouveaux contrats
J+10  Saisit les Flash en une seule fois
à  Imprime les documents
J+12  Les envoie agrafés, perforés pour faciliter le classement et portant la mention
« Confidentiel ».

Page 12 / 13
5) Contrôle Qualité

 Vérifie que les sommes saisies correspondent à l’information fournie par le

Le collaborateur client
 Fait ses remarques sur les chiffres

Le contrôleur  Appose son visa sur le produit fini avant envoi

6) Restitution
 Pour le Flash trimestriel, prévoir systématiquement un entretien téléphonique avec le client.

 Pour le Flash mensuel, prévoir cet entretien téléphonique uniquement si les chiffres le
nécessitent

7) Temps de production
 Budget :
 De 2 à 4 heures par an

 Flash mensuel :
 De 15 minutes (degré 1) à 1heure (degré 4) par dossier par mois

 Flash trimestriel :
 15 minutes par trimestre pour le commentaire téléphonique

8) Amélioration de la prestation

Chaque année, le cabinet se réunit pour analyser :

 L’amélioration de la méthode de réalisation
 Pointage des éléments exceptionnels non signalés
 La qualité de la présentation
 Les besoins exprimés par le client :
 Analyse des charges sensibles
 Compréhension des tableaux

Page 13 / 13