Annexe 1 - Définitions des compétences, critères et points d'attention lors des

phases du recrutement

1. Définition et exemple des compétences

1.1 Définition
Les compétences représentent les capacités et les caractéristiques appliquées par un
collaborateur dans l'exercice de ses fonctions ; elles se manifestent sous forme de
comportements ou d'actions.
1.2 Exemples
Compétences clés pour une assistante de direction : Capacité rédactionnelle importante,
sens de l'organisation, esprit d'analyse, sens des relations humaines, confidentialité, etc.
Les compétences managériales sont décrites dans le document du Collège des secrétaires
généraux (Compétences clés managériales, octobre 2009) et transposées dans le document
"lignes directrices pour Cadre avec Management" (cf. annexes).

2. Critères de sélection sur dossier :

2.1 Exemples de critères pour l'analyse de la cohérence du poste (cahier des charges)
Formation initiale, spécialisée, continue utile au poste ;
Expériences professionnelles utiles au poste ;
Compétences particulières requises pour le poste (expérience dans maîtrise de logiciels,
prise de PV, rédaction autonome, d'encadrement de N personnes, d'animation de
séances, etc.).
2.2 Exemples de critères pour l'analyse de la lettre de motivation et du CV
2.2.1 Analyse de la forme
Aisance rédactionnelle (orthographe, syntaxe, richesse du vocabulaire, etc.);
Capacité à reformuler (expliciter les missions, comprendre les attentes, etc.);
Assimilation des normes (respect du formalisme et de la politesse, respect de "forme",
etc.);
Longueur, équilibre, gestion de l'espace, mise en page, etc.;
Présence des attestations de diplômes, des certificats de travail et des justificatifs
demandés (permis de travail, permis de conduire, etc.).
2.2.2 Analyse du fond
Présentation claire des motivations;
Descriptif chronologique et cohérent des expériences professionnelles, de la formation
etc.;
Lettre de motivation complétant le CV.

3. Critères de conduite d'entretien

3.1 Exemples de points d'attention permettant d'évaluer la qualité de l'entretien
Présenter de manière générale le département, la DG et le service concerné;
Eviter de poser des questions fermées (réponses générées = oui/non);
Veiller à la qualité de l'écoute et en validant ce qui se dit (valider en reformulant) :
parler ¼ du temps et écouter les ¾ restants;
Etre clair dans la reformulation (ne pas interpréter les propos);
Utiliser la grille d'entretien afin de recentrer la discussion et de permettre une prise de
notes rapide;
Conclure en informant de la suite du processus.
3.2 Exemples d'utilisation de la grille d'entretien
Visualiser les principales caractéristiques à évaluer (aptitudes et expériences);
Avoir une trace écrite et formalisée de l'entretien réalisé;
Avoir un outil permettant de faciliter la conduite de l'entretien.

4. Exemple de compétences managériales transversales à évaluer

Leadership : s'imposer en tant que leader, susciter l'adhésion de l'implication de ses

collaborateurs.

DRH • Rue de l'Hôtel-de-Ville 6 • 1204 Genève

Tél. +41 (22) 546 86 50 • Fax +41 (22) 546 86 69 • www.ge.ch
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Communiquer : Faire circuler l'information en utilisant les bons supports

(interne/externe), tenir un discours clair et cohérent face à une
personne ou un groupe.
Encadrer : Planifier le travail des collaborateurs en fonction des objectifs fixés,
déléguer et responsabiliser les collaborateurs, suivre et contrôler
l'atteinte des objectifs, évaluer les résultats sous forme d'un bilan,
(re)mobiliser, stimuler, motiver, encourager, accompagner les
collaborateurs, résoudre les conflits au sein de l'équipe.
Gérer les RH : définir le besoin en fonction des missions et objectifs et des besoins en
compétences, traduire les besoins en termes de métier, d’activités et
de compétences (cahier des charges), organiser la gestion
administrative.
Gérer les finances : Se projeter dans le temps en développant une approche finances :
anticipatrice du risque (financier et fonctionnement), assurer le
pilotage budgétaire.

5. Exemples de réponses téléphoniques au candidat non retenu

Votre dossier présente plusieurs points qui répondent aux pré-requis de l'offre de service;
toutefois une-des autre-s candidatures reçues présentent une expérience professionnelle qui
nous semble directement correspondre à ce que nous recherchons.
Votre parcours professionnel ne répond malheureusement pas entièrement aux pré-requis
mentionnés dans l'annonce; nous avons reçu une-des candidature-s qui présentent une
formation et une expérience professionnelle plus complète.

6. Exemples de critères permettant de sélectionner le candidat au terme du recrutement

Impression générale.
Compétences professionnelles.
Qualités personnelles.
Le cas échéant, gradation de la sélection pour les candidats finalistes à compétence égale
(1er retenu - point forts/faibles, 2ème retenu - point forts/faibles, etc.

7. Exemples de check-lists d'accueil du nouveau collaborateur

7.1 Avant l’arrivée
Organisation logistique : Préparer la place de travail (bureau, référentiels métier, ligne
téléphonique, PC, accès messagerie, clé, fournitures, etc.).
Communication : Informer le service et la direction/ direction générale de
l’arrivée du nouveau collaborateur (mail, lors de séances,
etc.)
7.2 A l’arrivée
Accueil du collaborateur: Par sa hiérarchie (temps de convivialité).
Objectifs : Définir les objectifs durant la période d’essai (3 mois), liés
aux connaissances à acquérir (structure et organisation,
formation, etc.) et au degré d’autonomie à atteindre.
Communication : Expliquer les activités, les évolutions envisageables et les
éléments de formation initiale. Préciser les règles de sécurité
et les points de rassemblement en cas d’évacuation.
Présentation : A l’équipe et aux principaux partenaires.
7.3 Lors du premier EEDP avant le terme des 3 mois

Faire le point de situation avec le collaborateur sur les premières impressions et souhaits.
Etablir le bilan des objectifs fixés.
Identifier les caractéristiques de la prise de fonction afin d’établir s’il y a lieu, un plan de
formation ou d’accompagnement. Fixer les nouveaux objectifs.
Décider au vu du bilan des prestations et d’intégration, de la poursuite du contrat de travail.