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AU : 2012-2013

Université de Sousse

Ecole Nationale d’Ingénieurs de Sousse

Mémoire de Projet de Fin d'Études


Présenté en vue de l’obtention du diplôme d’

Ingénieur en Génie Informatique Appliquée


Option : Ingénierie des systèmes distribués

Réalisation d’un outil pour la gestion


Electronique des Documents en SharePoint 2010

Réalisé par :
M. AYARI Mahmoud

Mlle. SAIED Ilhem

Encadré par :
M. CHAINBI Walid -ENISO-

M. EJBELI Mosbeh -GENESIS TECHNOLOGY-


Dédicaces
Je dédie ce modeste travail,
A la mémoire de ma Grand-mère Hbiba
A mes chers parents pour leurs encouragements, leurs amours et leurs
sacrifices
A mes chers sœurs et frères
A mes amis

AYARI Mahmoud

A cœur Je dédie ce modeste travail,


A ma très chère mère SAIED Raja, A la mémoire de mon père SAIED Abed el
Kader
A mes chers frères Aymen l’ainé et Wassim le petit
A mon oncle bien veillent SAIED HEDI et toute sa famille ainsi que ma
grande mère
A mon cher fiancé EZZEDIN Ahmed
A ma meilleur amie Sana et tous ceux qui m’aiment

SAIED Ilhem
Remerciements

En réelle sincérité, nous tenons à exprimer notre gratitude aux personnes et


organisation qui nous ont soutenus durant la réalisation de notre projet de fin d’étude.

Tout d’abord, nous remercions GENESIS TECHNOLOGY pour nous avoir


accueillis au sein de son équipe et notre Ecole Nationale d’Ingénieur de Sousse (ENISO)
pour nous avoir offert cette opportunité.

Nous tenons certainement à remercier nos deux encadreurs pour avoir accepté de nous
superviser dans ce projet : Docteur CHAINBI Walid, notre aimable professeur qui nous a fait
part de ses connaissances et ses instructions afin de réussir notre projet. Et Monsieur
MOSBAH EJBALI, notre tuteur au sein de l’entreprise, pour son assistance et ses
recommandations consistantes et constructives lors de la résolution de différentes difficultés
que nous avons eu tout au long de notre projet.

Nous n’oublions pas bien sûr de remercier nos familles pour leurs soutien moral et
financier tout au long de nos études et au cours de ce stage afin de pouvoir arriver à un tel jour
dans notre vie. Nous remercions aussi nos amis, nos collègues et l’équipe avec laquelle nous
avons passé notre stage pour leurs accueils chaleureux et leurs gentillesses, ainsi que toute
personne qui nous a apporté une aide.

Nous remercions éventuellement tous les membres du jury pour avoir accepté d’évaluer notre
travail dont nous apprécions leurs remarques et leurs conseils que nous prendrons en
considération dans notre avenir en tant qu’ingénieurs.
Résumé

La gestion électronique des documents est une solution faisant intervenir des moyens
électroniques, des logiciels et/ou du matériel pour réaliser des opérations et actions destinées à
traiter ou à exploiter les documents.

Une telle gestion doit être fiable et doté des bonnes fonctionnalités pour atteindre les
objectifs et répondre aux besoins réels, ce qui rend la bonne gestion des documents une
mission fructueuse pour l’entreprise.

C’est dans ce cadre, que la société GENESIS TECHNOLOGY, nous a proposé ce


projet qui consiste à l’étude, la conception, la réalisation de cette solution.

Le but final de ce projet consiste à la mise en place d’un SaaS (Software as a Service)
qui fait la gestion électronique des documents qui nécessite seulement une connexion internet
et un navigateur Web.

Mots-clés : Documents, Gestion, SaaS, SharePoint, Active Directory, Partage, Archivage.


Abstract
The electronic documents management is a solution bringing in electronic, software
and/or material means to achieve operations and actions intended to treat or operate
documents.

Such a management must be reliable and has the good features to achieve goals and
respond to the real needs, which makes good records management a successful mission for the
company.

In this context, the company GENESIS TECHNOLOGY, proposed this project which
involves the study, the conception and the realization of this solution.

The purpose of this project is to implement a SaaS solution (Software as a Service) for
electronic management of documents which requires only an internet connection and a Web
browser.

Keywords: Documents, Management, SaaS, SharePoint, Active Directory, Sharing, Archiving.


‫ملخص‬

‫إدارة المعلومات إلكترونياً‪ ،‬مشروع يعتمد على الوسائل اإللكترونية‪ ،‬والبرمجيات مع ‪ /‬أو األجهزة لتنفيذ العمليات‬

‫واإلجراءات الرامية إلى معالجة أو استغالل الوثائق‬

‫يجب أن تكون هذه اإلدارة موثوقة وفها إمكانات جيدة لتحقيق األهداف وتلبية االحتياجات الحقيقية‪ ،‬األمر الذي‬

‫‪.‬يجعل إدارة السجالت الجيدة مهمة ناجحة للشركة‬

‫الشركة المستضيفة "جنسيس تكنولجي" اقترحت هذا المشروع الذي يتمثل في إلى دراسة وتصميم و تنفيذ "جني‬

‫دوك" في هذا السياق‬

‫والهدف النهائي هو إنشاء مشروع من نوع "ساس" على الغيمة اإللكترونية الذي يجعل إدارة الوثائق اإللكترونية‬

‫تتطلب فقط صلة إنترنت ومتصفح ويب‬

‫البحث‪ :‬الوثائق‪ ،‬وإدارة‪ ،‬الغيمة اإللكترونية ‪ ،‬شير‪ ،‬والدليل النشط‪ ،‬وتبادل واألرشفة‬ ‫كلمات‬
Table des matières

Liste des figures........................................................................................................................


Liste des tableaux......................................................................................................................
INTRODUCTION GENERALE.............................................................................................1
Chapitre 1: Présentation du cadre du projet...........................................................................3
1. Introduction.....................................................................................................................3
2. Cadre général du stage.....................................................................................................3
2.1. Présentation de l’organisation d’accueil.......................................................................3
2.2. Domaine d’activité  et Technologies utilisées..............................................................4
3. Présentation du sujet........................................................................................................4
4. Méthodologie...................................................................................................................6
5. Conclusion.......................................................................................................................6
Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant........................................................................7
1. Introduction.....................................................................................................................7
2. Notion GED.....................................................................................................................7
3. Etude de l’existant...........................................................................................................8
3.1. OpenDocMan................................................................................................................9
3.1.1. Pourquoi OpenDocMan ?..........................................................................................9
3.1.2. Limites et critiques d’OpenDocMan.......................................................................10
3.2M-File DMS.................................................................................................................10
3.2.1. Pourquoi M-Files DMS ?........................................................................................11
3.2.2. Critiques et limites de M-Files DMS.......................................................................11
3.3. SOHODOX.................................................................................................................12
3.3.1. Pourquoi SOHODOX ?...........................................................................................12
3.3.2. Critiques et limites de SOHOBOX..........................................................................12
4. Expression des besoins..................................................................................................13
4.1. Besoins Fonctionnels..................................................................................................13
4.2. Besoins non fonctionnels............................................................................................16
5. Solution proposé « GED en mode SaaS ».....................................................................17
6. Conclusion.....................................................................................................................18
Chapitre 3 : Conception......................................................................................................19
1. Introduction....................................................................................................................19
2. Exigences fonctionnelles et modélisation structurelle...................................................19
2.1. Identification des acteurs............................................................................................19
2.2. Diagramme de cas d’utilisation..................................................................................20
2.3. Diagramme de classes................................................................................................26
3. Modélisation comportementale.....................................................................................27
3.1. Les diagrammes de séquences....................................................................................28
3.1.1. Scénario d’authentification......................................................................................28
3.1.2. Scénario d’inscription..............................................................................................29
3.1.3. Scénario de création dossier....................................................................................30
3.1.4. Scénario de création nouveau document.................................................................31
3.1.5. Scénario de chargement d’un document..................................................................32
3.1.6. Scénario d’envoi par mail .......................................................................................33
3.1.7. Scénario scanne d’un document..............................................................................34
3. Conclusion.....................................................................................................................35
Partie II : Implémentation..................................................................................................36
Chapitre 4 : Technologies utilisées....................................................................................36
1. Introduction....................................................................................................................36
2. Le choix de l'environnement..........................................................................................36
3. Microsoft SharePoint 2010............................................................................................37
3.1. Fonctionnalités de SharePoint....................................................................................37
3.1.1. Sites.........................................................................................................................37
3.1.2. Communautés..........................................................................................................37
3.1.3. Contenus..................................................................................................................38
3.1.4. Recherche................................................................................................................38
3.1.5. Insights.....................................................................................................................38
3.1.6. Composites..............................................................................................................38
3.2.1. Architecture logique................................................................................................38
3.2.2. Architecture physique..............................................................................................40
4. SharePoint Designer......................................................................................................41
5. Active directory.............................................................................................................41
6. Microsoft Visual studio 2010........................................................................................42
7. La Framework .NET 3.5  .......................................................................................42
8. Conclusion.....................................................................................................................43
Chapitre 5: Réalisation et évaluation................................................................................44
1. Introduction...................................................................................................................44
2. Environnement de développement................................................................................44
3. Architecture de l’application.........................................................................................46
4. Implémentation..............................................................................................................47
4.1. Inscription et Authentification....................................................................................47
4.2. Espace de travail.........................................................................................................48
4.3. Ajout dossier...............................................................................................................49
4.4. Création d’un document.............................................................................................49
4.5. Chargement d’un document........................................................................................50
4.6. Organisation de l’espace de travail.............................................................................50
4.7. Suppression des éléments de l’espace de travail........................................................51
4.8. Restauration des éléments recyclés............................................................................51
4.9. Déplacer et copier des éléments.................................................................................52
4.10. Navigation................................................................................................................53
4.11. Consultation/ Edition...............................................................................................53
4.12. Archivage..................................................................................................................54
4.13. Conversion en PDF...................................................................................................55
4.14. Gestion des versions.................................................................................................56
4.15. Recherche et filtrage.................................................................................................56
4.16. Téléchargement........................................................................................................57
4.17. Partage......................................................................................................................57
4.18. Renommage..............................................................................................................58
4.19. Alertes.......................................................................................................................59
4.20. Vérification...............................................................................................................59
5. Conclusion.....................................................................................................................60
CONCLUSION GENERALE ET PERSPECTIVES.......................................................61
Liste des figures

Figure 1: Processus de gestion des documents....................................................................................13


Figure 2: Diagramme de cas d’utilisation de gestion des dossiers.......................................................21
Figure 3: Diagramme de cas d’utilisation de gestion des fichiers........................................................22
Figure 4: Diagramme de cas d’utilisation d’organisation de l’espace de travail.................................24
Figure 5: Diagramme de cas d’utilisation d’administration des utilisateurs........................................25
Figure 6: Diagramme de cas d’utilisation générale..............................................................................26
Figure 7 : Diagramme de Classes........................................................................................................27
Figure 8: Diagramme de séquence d’authentification.........................................................................28
Figure 9 : Diagramme de séquence d’inscription...............................................................................29
Figure 10: Diagramme de séquence de création dossier......................................................................30
Figure 11: Diagramme de séquence de création nouveau document...................................................31
Figure 12 : Diagramme de séquence de chargement d’un document...................................................32
Figure 13: Diagramme de séquence d’envoi par mail.........................................................................33
Figure 14 : Diagramme de séquence de scanne d’un document.........................................................34
Figure 15: Diagramme de séquence de suppression............................................................................34
Figure 16 : Diagramme de séquence de recherche d’un document.....................................................35
Figure 17: Les fonctionnalités offertes par SharePoint........................................................................37
Figure 18 : Architecture logique de SharePoint 2010..........................................................................39
Figure 19: Structure physique de SharePoint 2010..............................................................................40
Figure 20: Architecture de l’application de gestion des documents.....................................................46
Figure 21: Page d'inscription et authentification.................................................................................48
Figure 22: Interface de l'espace de travail...........................................................................................48
Figure 23: Fenêtre d'ajout d’un nouveau dossier.................................................................................49
Figure 24: Création d’un nouveau document.......................................................................................50
Figure 25: Chargement d'un nouveau document..................................................................................50
Figure 26: Options d'organisation des documents...............................................................................51
Figure 27: Option de suppression........................................................................................................51
Figure 28: Etat de la corbeille avant et après suppression d'éléments..................................................51
Figure 29: Interface de consultation de la corbeille.............................................................................52
Figure 30: Fenêtre pour déplacer les documents.................................................................................52
Figure 31: Résultat de navigation entre dossiers.................................................................................53
Figure 32: Fenêtre d'authentification avant l'ouverture du document..................................................54
Figure 33: Modification d'un document..............................................................................................54
Figure 34: Modification d'un document..............................................................................................55
Figure 35: Interface de consultation de l'archive.................................................................................55
Figure 36: Historique des versions......................................................................................................56
Figure 37: Interface de filtrage selon des indices................................................................................56
Figure 38: Interface de consultation des métadonnées.........................................................................57
Figure 39: Interface de gestion des autorisations.................................................................................58
Figure 40: Interface de renommage.....................................................................................................58
Figure 41: Alerte d'existence...............................................................................................................59
Figure 42: Alerte d'excès de sélection.................................................................................................59
Figure 43: Alerte de sélection..............................................................................................................59
Figure 44: Exemple d'alerte sur des champs requis non introduits......................................................60
Figure 45: Exemple d’alerte pour des listes box non sélectionnés.......................................................60
Liste des tableaux

Tableau 1: Configuration matérielle requise...........................................................................44


Tableau 2: Logiciels requis......................................................................................................45
Introduction Générale

INTRODUCTION GENERALE

Le document est un ensemble de données omniprésent dans le fonctionnement de


l’entreprise jusqu’au aujourd’hui, que ce soit dans ses relations avec les administrations, les
clients, les collaborateurs ou même en interne.

Plusieurs entreprises échangent actuellement les documents moyennant des outils


traditionnels à leur disposition (courriel, internet, e-mail, etc.) et stockent leurs données en
utilisant des serveurs ou disque dur. Or ces outils, qui malgré l’évolution technologique, face
à une utilisation massive, s’avèrent inadaptés à la collaboration et à la gestion des documents
évolutives, entrainant ainsi une lourdeur dans la gestion quotidienne et le suivi des procédures
documentaires en plus de l’encombrement de l’espace de stockage. Cependant, pour rester
compétitif dans l'environnement commercial d'aujourd'hui, les sociétés doivent
continuellement s'efforcer d'éliminer la redondance dans leurs rapports électroniques en
améliorant aussi l'accessibilité et la gestion des informations.

Du coup, la GED (Gestion Electronique de Documents) est devenue un élément


essentiel du système de gestion du cycle de vie complet d’un document de l’entreprise, par
des moyens informatiques, de manière à optimiser et engrener l’accès aux informations. En
plus de le dématérialisation du support papier en fichier numérique qui présente une évolution
à la fois technologique, économique et sociétale, GED met en place une architecture
technique et introduit de nouvelles procédures pour la création et le transit de documentations
au sein de l'organisation répondant à des enjeux aussi bien organisationnels (productivité,
traçabilité…) que réglementaires (archivage légal, normes de qualité…) ce qui constitue une
formidable contribution à la réduction des coûts.

De ce fait, l’idée du projet est née à GENESIS TECHNOLOGY, l’entreprise d’accueil


de notre projet de fin d’études, où elle propose de créer une solution GED qui sera finalement
hébergée sur le Cloud afin d’être disponible de n’importe où, à partir de n’importe quel
ordinateur ou Smartphone. Ceci dans le but de produire un outil professionnel, simple et
efficace offrant à la fois un service de communication interne ou externe et optimisant la
gestion des documents au sein des entreprises. Notamment en mettant en place un site web
avec la notion de portail qui présente le point d’entrée à l’ensemble des sources
documentaires de l’organisation.

1
Introduction Générale

Notre rapport contient cinq chapitres dans le but de présenter l’intérêt de notre projet
et rendre compte au travail accompli pour atteindre les objectifs du sujet. Dans le premier
chapitre, nous présenterons le contexte du projet à savoir l’organisme d’accueil et le cadre du
sujet. Ensuite, dans le deuxième chapitre, nous parlerons des solutions déjà existantes sur le
marché. Le chapitre qui suit, sera consacré à la description des choix technologiques effectués
afin de mettre en œuvre notre projet. Puis un chapitre de conception pour mettre le point sur
les fonctionnalités du projet et définir les tâches offertes par notre application. La partie
technique de réalisation fera le sujet de dernier chapitre. Pour finir, nous terminerons le
rapport par une conclusion générale et des perspectives d'avenir possibles, qui permettront
d'étendre les possibilités de ce projet.

2
Chapitre 1  : Présentation du cadre du projet

Chapitre 1: Présentation du cadre du projet

1. Introduction
A partir de ce premier chapitre, nous présenterons le contexte général de notre projet. En
premier lieu, nous parlerons du cadre du stage en présentant la société d’accueil et
l’environnement de travail. Ensuite, nous décrivons le projet lui-même et nous définissons
quelques concepts liés au travail que nous étions demandés d’établir. Pour finir, nous mettrons
l’accent sur la méthodologie de développement et le planning du projet.

2. Cadre général du stage


Dans le but d’intégrer les élèves ingénieurs dans le milieu professionnel, nous avons été
demandés de réaliser notre projet de fin d’études au sein d’une Entreprise. Le sujet de GED a
été présenté par GENESIS TECHNOLOGY qui nous a fait l’honneur de nous accueillir afin
de le réaliser.

2.1. Présentation de l’organisation d’accueil

Genesis TECHNOLOGY est une filiale de Brainstorm


Internet Group, elle opère dans le domaine du
nearshore, basée en Tunisie. Elle propose ses services à
des clients à l’échelle internationale. C’est une société
qui opère dans le domaine du web design, web
marketing et stratégie de communication online axé sur l'innovation ayant une expérience
approfondie dans le développement des logiciels ; le Cloud Computing ainsi que les
applications mobiles. Les compétences de GENESIS TECHNOLOGY vont au-delà de la
simple conception pour focaliser sur l'acquisition d'un véritable aperçu des besoins des clients
pour arriver à trouver des solutions optimisées pour le business [1].

Fondateurs et responsables : GENESIS TECHNOLOGY est dirigée par 3 fondateurs : M.


BHARAT KUMAR directeur MANAGERIAL et fondateur, M. JOVANA SUMAR
entrepreneure à distance, M. KAIS GHARIB co-fondateur et chef de projets dans la région du
moyen orient qui est le manager de la filiale de Tunisie et son fondateur en 2005. Au sein de
l’entreprise, nous avons été assistés par le chef de projet et le directeur technique M. EJEBELI
MOSBAH avec qui nous avons travaillé durant ce stage.

3
Chapitre 1  : Présentation du cadre du projet

2.2. Domaine d’activité  et Technologies utilisées 

La société GENESIS TECHNOLOGY offre divers services tels que :


 Cloud Computing :
- Infrastructure-as-a-Service (IaaS),
- Platform-as-a-Service (PaaS),
- Software-as-a-Service (SaaS).
 Application mobile :
- Android,
- iPhone & iPod,
- Windows Phone 8 et Windows 8.
 Développement web :
- .Net,
- Silverlight,
- PHP.
 Développement logiciel

La société opte pour les technologies les plus récemment utilisés telles que :
 .NET NUKE,
 SHERPOINT,
 Flex :
- Flex et Ajax/JavaScript,
- Flex et .NET,
- Flex et PHP.

3. Présentation du sujet
Vu le fait que les entreprises rencontrent toujours des situations de perte de données ou des
difficultés pour reconstruire des documents dans un délai raisonnable, ou bien
l’encombrement des outils de stockage disponibles ou même dans le suivi des modifications
apportées à certains documents, GENESIS TECHNOLOGY propose une solution de gestion
électronique des documents pour ses clients afin de les aider à éviter les crises de gestion de
leurs informations.

4
Chapitre 1  : Présentation du cadre du projet

Dans ce cadre, GENI_DOC présente une nouvelle génération de services modulaires adaptée
aux nouvelles spécifications techniques, normatives et juridiques en matière de gestion
électronique de documents.
Elle permet d’indexer, nommer, classer, archiver et partager dynamiquement des documents
de source électronique ou papier (numérisés à partir de scanner ou de copieurs numériques
connectés), dans une arborescence organisée dans une solution de gestion des documents. La
solution présentera ainsi un outil adapté à la collaboration et à une gestion évolutive des
documents. De ce fait, nous préciserons que notre solution permet de donner aux documents
une véritable valeur décisive et met à la disposition de ses utilisateurs des différentes
fonctionnalités de gestion des documents tout le long de leurs cycle de vie, dès leur création
jusqu’à leur destruction.
GENI_DOC est une solution logicielle qui comporte deux modules complétifs, nous
présentons ci-dessous la définition des fonctionnalités qu’elle offre :
 Gestion des documents :
- Capture des documents : Chargement des documents dans l’application quelle que soient
d’origine papier ou numérique.
- Classement et stockage des documents : Organisation, enregistrement et traçabilité des
documents au sein de l’espace de travail offert par l’application.
- Manipulation et partage des documents :Utilisations des documents en les consultant,
modifiant, récupérant en format numérique ou papier ainsi qu’en gérant des versions
antérieurs et même en les envoyant par mail. En plus de la possibilité de les partager avec
les utilisateurs concernés selon des droits précis.
- Archivage des documents : Mise hors service des documents jugés inutiles dans la
manipulation quotidienne des utilisateurs.
- Destruction des documents : Soit par la suppression des documents de leurs
emplacements, où ils ne seront plus existants dans l’application ou leurs recyclages dans
la corbeille à partir de laquelle ils peuvent être restaurés.
 Gestion des utilisateurs :
- L’inscription : Dans le but de devenir un utilisateur de GENI_DOC, une étape
d’inscription que le client exerce tout seul est disponible.
- L’authentification : Pour identifier l’utilisateur de l’application.
- Consultation des fiches d’autres utilisateurs.

5
Chapitre 1  : Présentation du cadre du projet

GENESIS TECHNOLOGY vise à donner aux utilisateurs une solution présentée sous forme
d'un desktop virtuel qui va remplacer le bureau de l’utilisateur, de telle sorte qu’il peut
effectuer toutes les opérations ordinaires sur ses fichiers, répertoires, photos…avec une
simplicité de travail lui permettant de gagner non seulement du temps de gestion et de
maintenance, mais surtout de l'espace de stockage puisque tout est enregistré via le Cloud.
Ainsi, tous ces documents sont accessibles de partout et à n'importe quel moment.

Afin de permettre une gestion consolidée de tous les données dans un référentiel unique et
centralisé, dans notre solution de GED, nous contribuons à la mise en œuvre de gestion de
contenu d’entreprise (Entreprise Content Mangement ECM) qui désigne l’utilisation des
technologies destinés à acquérir, gérer et à diffuser tout contenu. En plus des processus
intégrés pour permettre la collaboration et le partage de travail avec d’autres utilisateurs de
GENI_DOC, ces collaborateurs qui auront la possibilité d’accéder aux documents qu’on a
choisi de partager avec eux, selon les droits qui leur sont attribués.

4. Méthodologie
GENESIS TECHNOLOGY vise à accélérer le développement du projet et à bien satisfaire les
besoins demandés, c’est pourquoi elle suit un processus itératif basé sur un suivi et une
évaluation quotidienne. Elle intègre la méthode agile « Scrum » dédiée à la gestion de projets
en informatique, basée sur des Sprints de courte durée. Cette méthodologie adaptée au sein de
GENESIS TECHNOLOGY fonctionne selon les principes suivants [2]:
- La durée du projet est découpé en itérations durant lesquelles juste une partie de
l'application ou même de la formation est planifiée à peu près, un responsable valide et
ajuste les besoins de chaque sprint.
- Une réunion initiale pour définir les tâches à réaliser durant ce sprint.
- Une réunion finale présente une démonstration de la tâche réalisée.
- Chaque jour, une courte réunion d'avancement ou de présentation de conflits.
- Un responsable fonctionnel valide le travail et ajuste les besoins entre chaque itération.

5. Conclusion
Dans ce premier chapitre, nous avons situé le projet dans son cadre général en présentant
l'organisme d'accueil et en spécifiant les buts de l'application afin d’avoir une idée globale sur
le travail à faire, et la méthodologie adoptée. Le chapitre suivant fera l’objet d’une étude de
l’existant en domaine de gestion électronique des documents sur le marché.

6
Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

Partie I : Analyse et Conception

Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant

1. Introduction
La Gestion Electronique de Documents (GED) apporte des bénéfices significatifs en termes
de qualité, de productivité et disponibilité de document. Dans ce chapitre, nous passerons en
revue les notions de GED et nous ferons une étude de trois solutions existantes pour la GED.
Nous identifierons ensuite les besoins fonctionnels et non fonctionnels. Enfin nous parlerons
de notre solution proposée « GED en mode SaaS »
2. Notion GED
Les systèmes de gestion de documents fournissent généralement le stockage, la gestion des
versions, des métadonnées, la sécurité aussi bien que des capacités de récupération et
l'indexation. Voici une description de ces composants :

 Métadonnées
Les métadonnées sont typiquement stockées pour chaque document. Elles peuvent, par
exemple, inclure la date à laquelle le document a été créé, l'identité de l’auteur et la taille…
Le texte extrait résultant peut être utilisé pour aider des utilisateurs dans le classement du
document en identifiant des mots-clés probables utilisés pour la recherche en texte intégral, ou
tout seul.

 Intégration
Beaucoup de systèmes de gestion de documents essayent d'intégrer la gestion de document
directement dans d'autres applications, pour que les utilisateurs puissent récupérer des
documents existants directement du dépôt de système de gestion de documents, faire des
changements et sauver le document changé comme une nouvelle version.

 Indexation
L’indexation est utilisée pour suivre à la trace des documents électroniques et facilite la
recherche et la récupération de ces documents. L'indexation peut être aussi simple que gardant
la trace d'identifiants de document uniques; mais souvent elle prend une forme plus complexe,
en fournissant la classification par les métadonnées des documents ou même par des indices

7
Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

ou des mots extraits du contenu des documents. L'indexation existe principalement pour
supporter la récupération.

 Stockage
Stocker des documents électroniques. Le stockage des documents souvent inclut la gestion de
ces mêmes documents, l’emplacement et la période de stockage, la migration des documents
d'un média de stockage à un autre (la gestion de stockage hiérarchique) et la destruction de
document final.

 Récupération
Récupérer les documents électroniques de l’emplacement de stockage. Bien que la notion de
récupération d’un document particulier soit simple, dans le contexte électronique elle peut être
tout à fait complexe et puissante.

 Sécurité
La sécurité de document est essentielle dans beaucoup d'applications de gestion de
documents. Quelques systèmes de gestion de documents ont un module de gestion de droits
qui permet à un administrateur de donner l'accès aux documents.

 Collaboration
La collaboration devrait être inhérente à un GED. Les documents devraient être accessibles
par un utilisateur autorisé. L'accès devrait être bloqué à d'autres utilisateurs tandis que le
travail est exécuté sur le document.

 Gestion des versions 


La gestion des versions est un processus par lequel les documents modifiés sont enregistrés
dans le système de gestion de documents, permettant aux utilisateurs de récupérer des
versions précédentes et continuer le travail d'un point choisi. La gestion des versions est utile
pour des documents qui se changent au fil du temps et exigent la mise à jour.

3. Etude de l’existant
Plusieurs solutions de gestion électronique de documents existent. Chaque solution possède
son mode d’utilisation ainsi que ses propres modules et fonctionnalités. Dans la suite de cette
section, nous présentons trois applications existantes et nous les critiquons pour en dégager
les objectifs à atteindre.

8
Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

3.1. OpenDocMan

OpenDocMan est un système de gestion de documents


développé en PHP et basé sur le Web libre. C’est une
solution open source conçue pour respecter l’ISO 17025
(l'organisme international de normalisation) et la norme
OIE pour la gestion de documents. Il est accessible via le
Web et l’installation et les mises à jour sont automatisées. OpenDocMan a été développé sous
le code source libre GPL, qui permet d'utiliser le programme gratuitement et le modifier
suivant n'importe quelle voie.

OpenDocMan a une capacité importante d'organiser les documents en utilisant des dossiers,
des étiquettes et des types de documents. OpenDocMan est riche en des fonctionnalités
novatrices qui permettent de rationaliser la gestion de documents, traiter et fournir une
solution puissante et facile à utiliser [3].

3.1.1. Pourquoi OpenDocMan ?


 Facile à utiliser et à configurer : Approche minimaliste à l'interface utilisateur.
 Gestion robuste des utilisateurs : Délégation des droits de gestion des documents par
des permissions de groupe et d'utilisateur.
 Stockage de document centralisé : La découverte de documents en GED beaucoup plus
faciles, comme il y a seulement un endroit pour la sauvegarde.
 Accès Limité : Accès contrôlé par un mot de passe et un login uniques. Chaque
utilisateur peut avoir un dossier privé pour stocker des documents confidentiels. De
plus, chaque document est contrôlé par des droits d’accès attribuables à chaque
utilisateur.
 Documents :
- Ajouter n'importe quel type de fichier au système.
- Pas FTP exigé.
- Champs de métadonnées pour chaque fichier.
- Assigner un département/catégorie à chaque fichier.
- Histoire de révision.
- Les documents sont stockés physiquement sur le serveur.
- Expiration de fichier.

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Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

 Recherche Rapide :
- La recherche se fait par l'auteur, le département, ou la catégorie.
- Recherche complète par métadonnées, auteur, département, catégorie, nom de fichier,
commentaires, etc.
- Aucun processus d'indexation externe exigé.
 Exigences :
- Très léger et facile à installer.
- PHP 5/MySQL 5.
- Apache/IIS.
 Sécurité :
- Contrôle d'accès départemental pour chaque fichier.
- Trois types d’utilisateur : Utilisateur, Administrateur et Super-administrateur.
 Langues : Ce GED est disponible sous plusieurs langues : Chinois, Croate, Anglais,
Hollandais, Allemand, Portugais, Turc, Espagnol.

3.1.2. Limites et critiques d’OpenDocMan 


Puisque OpenDocMan est open source, l'utilisateur final doit sans cesse le rendre cohérent
avec les mises à jour pour des raisons de sécurité ou d’interdépendance des logiciels.

Avec OpenDocMan l’utilisateur doit disposer des serveurs. Il doit également configurer le
matériel et assurer lui-même la sécurité de son système. Mais tout cela coûte très cher. Notons
aussi les problèmes de type coupure de courant qui peut pénaliser la productivité des
collaborateurs.

De plus, OpenDocMan présente un autre inconvénient. En effet, si le réseau n'est pas


disponible, les données ne seront pas disponibles aussi.

3.2. M-File DMS

Le M-Files DMS est un système de gestion de documents


électronique novateur qui résout les problèmes de gestion des
documents. C’est un outil puissant et facile à utiliser. Cette
solution est fortement efficace, qui aide à augmenter la

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Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

productivité des entreprises d’une façon radicale. Le M-Files DMS aide à contrôler le
mouvement intensif de l'information [4].

3.2.1. Pourquoi M-Files DMS ?


 Intégration de Windows
- M-Files est intégré avec l'Explorateur de Windows d’une façon homogène.
- Fournir une interface utilisateur qui est immédiatement familière à tout le monde.
- M-Files supporte aussi toutes les applications Windows.
 Flexibilité
- Ajouter des propriétés de document personnalisables connues comme "des
métadonnées".
- Naviguer à travers les fichiers par le type de document ou n'importe quelle propriété
que l’utilisateur choisit.
 Recherche Rapide
- Fournir une capacité de recherche puissante qui permet de trouver immédiatement les
fichiers tout en tapant des mots-clés simples.
- Faire des recherches sur des métadonnées, le contenu de fichier (des mots-clés de
l'intérieur du document) ou tous les deux.
 Sécurisé
- La visibilité de données est contrôlée.
- Configurer des fixations de permission pour protéger les documents.
 Système configurable
- Définir un lien actif avec des bases de données externes des CRM, ERP, pour importer
des fichiers et les gérer.
- Importation de messages électroniques de serveur de courrier.
3.2.2. Critiques et limites de M-Files DMS
M-Files DMS se caractérise uniquement par son intégration à l'Explorateur de Windows. Il
supporte donc toutes les applications Windows et ne supporte pas les autre systèmes
d’exploitations comme Unix qu’est largement utilisé dans le monde.
De plus, pour utiliser M-Files DMS on doit avoir une licence qui est cher pour les moyennes
et les petites entreprises étant donné que le prix d’achat d’une licence varie énormément en
fonction des fonctionnalités choisies, nombre d’utilisateurs ainsi que le degré d’intégration de
la solution avec le système d’information de l’entreprise. Notons aussi que la taille des
documents à stocker dépend de l’espace libre sur le disque local.

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Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

3.3. SOHODOX

SOHODOX est un logiciel de gestion de documents Windows


pour les petites entreprises qui aide à créer rapidement une base
de données centralisée, consultable par tous les utilisateurs. Il
permet de garder les documents privés ou les partager avec
d'autres utilisateurs SOHODOX sur le réseau.

SOHODOX est un produit d’ITAZ Technologies qui est fondée en 1999. SOHODOX est un
logiciel de gestion des documents facile à utiliser. En plus de SOHODOX, ITAZ
Technologies développe aussi GLOBODOX qui est une solution de gestion des documents
pour les grandes et moyennes entreprises. Les produits d’ITAZ Technologies sont utilisés par
des clients dans plus de 50 pays.
Les produits sont le résultat d’une recherche et développement continu et un désir de
construire des meilleures solutions logicielles pour le marché mondial et il y’a un travail
constant pour améliorer toutes les produits déjà existants. Les solutions sont conçues avec
facilité d'utilisation [5].
3.3.1. Pourquoi SOHODOX ?
 Gagner du temps : La capacité de SOHODOX d'organiser des documents en utilisant
des dossiers, des étiquettes et des types de document.
 Le meilleur endroit pour tous vos documents : Des documents papiers peuvent être
numérisés, stockés dans SOHODOX et aussi une possibilité de déplacer des documents
déjà sous forme électronique (.DOCX, XLSX, PPT, PDF…).
 Visionneurs incorporés : Pour formats des fichiers importants (par exemple. PDF,
JPEG, DOC, DOCX, XLS, XLSX) sans avoir leurs applications associées installées sur
machine.
 Facilité d'emploi  : Dispose d'interface simple à utiliser.
 Application Sécurisée  : Accès contrôlé avec mot de passe et nom d’utilisateur unique
en plus d’un dossier privé pour les documents confidentiels.
 Données dans votre possession : Données non hébergées sur internet.

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Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

3.3.2. Critiques et limites de SOHOBOX


La mise en place de SOHOBOX implique des coûts financiers directs qui regroupent la mise
en place de l'infrastructure technique et le prix de licence ne sont pas à la portée des petites et
moyennes entreprises.
Malgré que les documents soient centralisés, elles sont quand même sur un support physique
qui exige souvent un environnement propre avec un climat stable. Le rythme fougueux de
l'évolution technologique conduit aussi à un vieillissement rapide des supports de stockage, ce
qui impose alors un système assez précieux pour des migrations possibles.
Enfin, faire de la GED en local est inutile car la composante de partage des informations ne
serait pas alors disponible, c’est pour cela la solution doit être déployée sur un extranet ou
bien sur un intranet. Dans ce cas, la GED présente un inconvénient car si le réseau n'est pas
disponible, les données ne le seront pas aussi.
4. Expression des besoins 
Après avoir étudié les GED existant, nous abordons le résultat d’une étude de spécification
des besoins fonctionnels et non fonctionnels afin de pouvoir éviter les problèmes des autres
GED.

4.1. Besoins Fonctionnels

Il est nécessaire d’exprimer les fonctionnalités majeures que le système doit remplir afin d’en
dégager les services qu’il devra assurer.  De ce fait, nous précisons que notre solution met à la
disposition de ses utilisateurs différentes fonctionnalités de gestion des documents en passant
par toutes les étapes de leurs cycles de vie comme illustré dans la figure 1.

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Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

Figure 1: Processus de gestion des documents

 Capture des documents 


- Acquisition des fichiers par des points d’entrée numériques : L’utilisateur peut charger les
documents à partir de son poste local ou d’un flux d’origine numérique (fax, e-mail).
L’application vise à reconnaître tout type de format de fichier et document (jpeg, gif,
docx, xslx, pdf, vmw, ppt, mp3, html, exécutable, etc.).
- Acquisition des fichiers par des points d’entrée papiers : Dans le cadre de la
dématérialisation des documents, un module de numérisation à partir d’un scanner est
intégré dans la solution.
- Génération de document : La solution propose un module de création de nouveaux
documents vides ayant Microsoft Office comme types (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Ces documents seront enregistrés directement dans l’application et n’existeront à aucun
autre emplacement.
 Classement et stockage des documents

La dématérialisation n’est pas limitée à la manipulation de documents. Pour cela, l’application


met en place un dispositif de conservation légalement à un classement intuitif et efficace des
documents en récupérant tous les métadonnées qui leurs sont reliées afin de mener à bien un
système d’indexation et de traçabilité. Ceci servira aussi à une organisation des documents en
fonction de leur type, date de création, nom ou selon un choix de l’utilisateur assisté par une
gestion des dossiers tout en assurant le stockage d’une manière sécurisée dans des bases de
données (containers, compression, cryptage, réplication) hébergées avec confiance sur le
serveur du Cloud.

 Récupération

Afin de faciliter la recherche des documents, un module de filtrage est présent selon des
suggestions au fil de la saisie des indices de recherche pour pouvoir générer les rapports
contenant des informations relatives au document sélectionné.

- Gestion des points de sortie papiers par impression distribuée ou centralisée selon le choix
de l’utilisateur tout en mentionnant la possibilité de duplication.

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Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

- Gestion des points de sortie numériques qui peut être soit en visualisant à l’intérieur de
l’application les informations que contient le document, soit par l’extraction de celui-ci
en l’envoyant par mail ou en le téléchargeant directement à partir de l’espace de travail sur
le poste de travail.

 Manipulation et partage
- Avec notre application, toutes les manipulations quotidiennes sur un document sont
possibles. L’utilisateur peut consulter les informations que contient un document comme
il peut y apporter des modifications. Il peut aussi le renommer, supprimer, dupliquer,
déplacer, y ajouter des annotations textuel. D’autre part, il est capable de restaurer des
documents envoyés à la corbeille. Il peut également suivre des versions antérieures du
document. Il est aussi possible de consulter des rapports est des fiches des métadonnées
particulières à un document précis. En plus, l’utilisateur peut effectuer des transformations
de format du document en le convertissant (Word vers PDF, EXEL vers PDF, etc.).
- D’autre part, notre application constitue un outil de travail collaboratif. En effet, en plus
de gérer ses documents, l’utilisateur peut les partager avec d’autres utilisateurs de
l’application qu’il choisit lui-même tout en leur attribuant des droits d’accès selon son
choix. Notre système de gestion des documents supporte en total six niveaux différents
pour les droits d’accès :
 Lecture seule : Uniquement ouvrir et télécharger un document.
 Edition : Lecture seul et édition des informations et des métadonnées d’un
document.
 Edition et suppression : Edition, suppression et restauration.
 Publication : Edition, suppression, envoi par mail et impression.
 Organisation : Publication, duplication et déplacement du document en plus de la
création et du chargement de nouveaux documents dans le répertoire d’origine
 Administration : Contrôle complet et assignement des droits d’accès.
 Archivage 

Quand le document dépasse son délai d’utilité ou bien il ne répond plus à la raison de sa
création, il entre dans un processus d’archivage qui se manifeste sur deux phases :
- L’affichage d’un tag d’alerte du dépassement du délai du non utilisation du document.
Ceci permet à l’utilisateur de consulter l’information liée à la période de la dernière
manipulation effectuée sur celui-ci.

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Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

- La mise hors ligne des éléments que l’utilisateur décide de les envoyer vers l’archive tout
en envisageant des traitements pour répondre aux problématiques de pérennité, de
complétude, de fiabilité et de traçabilité des archives.

 Destruction 
C’est la dernière phase dans le cycle de vie d’un document. Tout document ou fichier
supprimé doit être stocké dans une corbeille afin de garder la possibilité de le restaurer
jusqu’à ce qu’il soit définitivement détruit, là toute donnée ou notice le concernant sera aussi
supprimé.

En plus de la gestion des documents, notre application comprend un module de gestion des
utilisateurs intégrant trois fonctionnalités essentielles :

- L’inscription self-service : L’utilisateur s’inscrit lui-même dans l’application en entrant


ses données dans un formulaire d’inscription. Cette manœuvre menant automatiquement
à la déclaration des utilisateurs dans le réseau à travers le serveur active directory pour
l’enregistrement des utilisateurs dans l’application.
- L’authentification : L’accès à l’application est déterminé par l’identification de
l’utilisateur pour pouvoir récupérer les droits qui lui sont attribués. Pour cela, notre
solution intègre un module d’authentification par l’annuaire Active Directory déterminé
par un login et un mot de passe choisis préalablement par l’utilisateur lui-même. Le login
caractérisant l’utilisateur a une valeur qui n’est jamais modifiable, une même personne
avec un autre login est considéré comme un autre utilisateur indépendant, de l’autre côté
le mot de passe peut être changé à tout moment.
- Consultation des fiches d’utilisateurs.

4.2. Besoins non fonctionnels

A un certain point dans son cycle de vie, le système doit considérer des besoins non-
fonctionnels et leurs tests. Ils sont spécifiés par le projet afin de répondre aux normes de
qualité des produits informatiques. Dans ce cadre, notre application doit répondre aux besoins
non fonctionnels suivants :

 Sécurité : L'application devrait être hautement sécurisée pour préserver la confidentialité


des informations. L’accès à l’application se fait via un login et un mot de passe qui
16
Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

répondent aux exigences de longueur, caractères spéciaux, expiration, politique de


réutilisation. Ceci en s’appuyant sur les systèmes d’authentifications par formulaire
(Active Directory Membership Provider). Une vérification de l’établissement de la
connexion au niveau des fonctionnalités de gestion est fortement recommandée.
 Audit : Afin d’assurer une interaction bien établie entre l’utilisateur et l’application, toute
donnée, champ rempli ou élément introduit par l’utilisateur est vérifié et l’utilisateur est
informé de toute contrainte pouvant surgir ou bien le succès d’accomplissement d’une
action.
 Performance : L’application doit optimiser le temps du chargement de l’application, de
traitement des opérations, de l'affichage des données et le délai de rafraîchissement pour
répondre aux exigences des utilisateurs.
 Disponibilité : Notre application profite d’une disponibilité permanente 24 h / 24 h et 7
jrs / 7 jrs. D’un autre côté, l’application nécessite seulement une connexion internet pour
que nos clients accèdent à l’application que ce soit à partir d’un ordinateur, d’un smart
phone ou d’une tablette.
 Fiabilité : Le système traite toute erreur d’exécution qui peut survenir. Des messages
d’erreurs sont affichés afin de garantir la disponibilité et le bon fonctionnement de
l’application. De plus, le système déploie les procédures adéquates afin d’assurer une
meilleur traçabilité des documents gérés au sein de l’application.
 Ergonomie : L’application répond à un standard d’ergonomie dans son interface
d’interaction avec l’utilisateur. Elle prend en considération tous les types d’utilisateurs à
savoir les novices. Une interface graphique agréable, des messages d’erreurs explicites
avec une réactivité du système au regard de l’accès aux informations recherchées et des
tâche réalisées.

5. Solution proposé « GED en mode SaaS »


Le mode SaaS permet, pendant une courte période, de réduire les coûts et d’accéder à une
Gestion Electronique de Documents en ligne. Il permet aux petites et moyennes entreprises de
bénéficier de tarifs d’abonnements économiquement acceptables et adaptables à leurs besoins.
Plutôt que d’avoir à investir dans une étude plus ou moins longue sur des licences logicielles
(choisir un fournisseur, suivre une formation, installer le logiciel, assurer sa maintenance
annuellement). Ils peuvent, après quelques jours voire quelques semaines, être opérationnels

17
Chapitre 2  : Etat de l’art et étude de l’existant

grâce à une modélisation de leurs application réalisées par des personnels compétents et ceci
via le Web [6].

Le full web ainsi que les logiciels fonctionnant en web service garantissent aux utilisateurs :

- Etre toujours au niveau des dernières versions et des derniers développements autour
des TIC.
- Pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités principales de leur application.
- Faire chuter considérablement le TCO (coût total de possession par poste) de
l’entreprise à partir de leur navigateur internet en mode sécurisé HTTPS.
- Maîtriser ses coûts de fonctionnement, AVANT, PENDANT et APRES.

La GED en mode SaaS permet aujourd’hui de mettre à disposition des partenaires externalisés
toutes les données du Système d’Information dont ils ont besoin au quotidien, ainsi qu’ils
profitent d’une mise à disposition 24h/24h et 7j/7j.

6. Conclusion 
Dans ce chapitre, nous avons présenté les différentes notions liées à la gestion électronique
des documents. Puis, nous avons fait une étude de quelques solutions GED existantes et nous
avons fait l’expression des besoins. Enfin, nous avons parlé des avantages de proposer une
solution GED en mode SaaS.
Dans le chapitre suivant, nous allons détailler les technologies proposées pour
l’implémentation de l’application

18
Chapitre 3  : Conception

Chapitre 3 : Conception

1. Introduction
Ayant spécifié le cadre de l’application et les solutions proposées, nous nous orientons vers la
phase de spécification des besoins du produit. Pour représenter de façon formelle les
fonctionnalités offertes par notre produit, nous avons développé une modélisation structurelle
ainsi que comportementale du système. Pour cela, nous avons adopté le langage de
modélisation UML (Unified Modeling Language) qui est un standard dans le monde de la
modélisation de programmes orientés objets. Il dispose de quatorze types de diagrammes
différents facilitant ainsi la conception des logiciels en représentant leurs mécanismes
internes. Nous distinguons les vues statiques représentant "physiquement" le système
(diagrammes d'objets, de classes, de composants et de déploiement) ainsi que les vues
dynamiques qui montrent comment fonctionne le système (diagrammes de séquence, de
collaboration, d'états transitions, de cas d'utilisation et d'activités) [7].

1. Exigences fonctionnelles et modélisation structurelle


Notre système comporte deux fonctionnalités principales qui sont la gestion des
documents et la gestion des droits d’accès à ces documents. Elles sont en rapport direct avec
une fonctionnalité d’inscription qui est primordiale à un utilisateur de l’application car à partir
de là, il pourra accéder aux différentes fonctionnalités offertes par le système.

2.1. Identification des acteurs


 
Définissons en premier lieu un acteur : Un acteur est une entité jouant le rôle de tout ce
qui est externe au système et qui est en interaction directe avec le système en question.
Partant du principe que notre application s’appuie sur la gestion électronique des
documents présents dans l’espace du travail de l’utilisateur, nous nous retrouvons avec
l’unique acteur « utilisateur ». Notre utilisateur peut avoir plusieurs rôles selon les cas
d’utilisation du système. Il peut jouer le rôle d’un utilisateur simple profitant des
fonctionnalités offertes pour procéder à la gestion de ses documents tels qu’il souhaite : Il
peut créer de nouveaux documents, les classer selon son propre choix, les supprimer, les
déplacer, les modifier et consulter leurs métadonnées. De plus, il est l’administrateur des
droits d’accès des autres utilisateurs par rapport à son propre document. Il peut attribuer des

19
Chapitre 3  : Conception

droits de lecture seule, de modification dans son document ou même priver des utilisateurs
des droits d’accès. D’un autre côté, un utilisateur manipule les documents partagés avec lui
dans les limites des spécifications effectuées par le propriétaire et il ne peut réagir que suivant
les droits qui lui sont attribué.

2.2. Diagramme de cas d’utilisation

Un diagramme de cas d’utilisation est une modélisation d’un ensemble d’actions


effectuées par l’acteur engendrant des réponses de la part du système. Les cas d’utilisation
ont pour objectif la capture des fonctionnalités couvertes par l’application, la définition des
frontières de l’environnement de celle-ci ainsi que la façon de son interaction avec
l’utilisateur. Les cas d’utilisation se présentent afin de présenter des fonctions assistées par
l'utilisateur pour atteindre son objectif. Ce qui nous permet de modéliser un ensemble
d'interactions entre l'acteur et le système.

Tout d’abord, nous allons étudier les principaux cas d'utilisation rencontrés par
l’utilisateur de notre application :
 L’inscription : Pour commencer à utiliser l’application, un acteur devra remplir les
informations demandées afin que le système enregistre son compte dans le serveur des
utilisateurs de l’application et lui donne l’accès au site.
 Authentification : A chaque fois qu’un utilisateur inscrit souhaite accéder à l’application,
il aura à introduire son login et son mot de passe, ce qui permettra au système de lui
attribuer les droits d’accès qu’ils lui ont été définis.
 La gestion : L’utilisateur effectue deux tâches principale : une gestion des dossiers où ses
documents seront placer et une gestion des documents eux même.

20
Chapitre 3  : Conception

 La gestion des dossiers : Elle se limite aux actions de création, de suppression,


de renommage et de déplacement du dossier.

Figure 2: Diagramme de cas d’utilisation de gestion des dossiers

La figure 2 correspond au diagramme du cas d’utilisation de gestion d’un dossier où un


utilisateur à la possibilité de créer, supprimer, déplacer ou renommer son dossier.

- Création d’un dossier : L’utilisateur peut créer un nouveau dossier, lui attribuer le nom
qu’il souhaite et préciser ces métadonnées.

21
Chapitre 3  : Conception

- Suppression d’un dossier : Avec un choix effectué sur le dossier en question et suite à
une demande de l’utilisateur d’effectuer une action de suppression, le dossier sera
directement envoyé vers la corbeille.
- Renommage d’un dossier  : Si l’utilisateur décide de modifier le nom d’un dossier il
pourra tout simplement introduire le nouveau nom souhaité sans modification des autres
paramètres.
- Déplacement d’un dossier  : Là, l’utilisateur aura l’opportunité de modifier
l’emplacement racine du dossier.
 La gestion des documents : Elle consiste à permettre à l’utilisateur d’effectuer les
tâches appartenant au processus de gestion d’un document commençant par son
acquisition, puis son stockage, sa manipulation, sa récupération et enfin son archivage.

Figure 3: Diagramme de cas d’utilisation de gestion des fichiers

22
Chapitre 3  : Conception

La figure 3 correspond au diagramme du cas d’utilisation de gestion d’un fichier.


L’utilisateur aura la possibilité d’effectuer toutes les tâches d’un processus de gestion de
fichier à savoir :

- Acquisition d’un document :

 Nouvelle création du document où il aura à remplir les métadonnées correspondantes


et surtout spécifier le type.

 Charger un document à partir du poste de l’utilisateur où il n’aura qu’à parcourir ses


répertoires locaux afin de spécifier le document en question et le reste de l’action se
terminera automatiquement.

 Numérisation du document s’il est sous format parier, avec une présence d’un scanner
il n’aura qu’à suivre les directions pour obtenir un format numérique chargeable dans
le serveur.

- Stockage d’un document : Lors du chargement d’un document, l’utilisateur remplit les
métadonnées correspondantes tout en spécifiant la destination. Ensuite, c’est la tâche du
système de classer le document et d’attribuer les caractéristiques de sauvegarde.

- Récupération d’un document :

 Une recherche simple en introduisant seulement le nom du document ou du dossier.

 Une recherche avancée qui porte sur les métadonnées et sur les annotations
concernant le document requis.

- Manipulation d’un document : Cette action est elle-même décomposée à une multitude
de tâches que l’utilisateur peut réaliser telles que la consultation, la modification, la
suppression, le déplacement, l’impression et l’envoi par mail.

 La consultation : Consiste à avoir accès aux données existantes dans le document en


l’ouvrant avec le programme correspondant à son type.

 Modification : C’est la prise en compte des changements effectués par l’utilisateur


dans les données que contient le document en question.

23
Chapitre 3  : Conception

 La suppression : C’est une action aussi possible sur les documents dont l’utilisateur a
décidé de les mettre dans la corbeille.

 Le déplacement des documents : C’est le fait de permettre à l’utilisateur de basculer le


document d’un dossier à un autre selon ses choix.

 L’impression : Au cas où l’utilisateur aura besoin d’extraire le document déjà existant


dans le serveur de l’application en format numérique.

 L’envoi par mail : L’utilisateur de l’application pourra directement envoyer le


document qu’il souhaite par mail en pièce jointe.

- Archivage d’un document : Pour les documents que le délai de la non utilisation dépasse
une limite bien définit, une icône d’alerte s’affichera à partir de laquelle l’utilisateur
pourra consulter l’intervalle de validation qui reste avant que le document ne soit
archiver et mis hors ligne où il devient plus accessible dans l’espace de travail quotidien.

- Filtrage des documents : Une option disponible pour l’utilisateur est d’accéder à un
module de filtrage des documents existant à fin de consulter leur métadonnées. Tous les
documents de l’espace de travail sont affichés dans une liste et seulement en introduisant
un indice de récupération que le moteur de filtrage extrait les éléments répondant à la
condition.

- Organisation des éléments de l’espace de travail : En plus de la gestion et la


manipulation qu’un utilisateur peut effectuer sur des documents, l’organisation est une
action lui permettant d’arranger l’affichage de ces éléments selon un ordre
alphabétique (par nom), un ordre chronologique (par date de création) ou bien les
regrouper selon les types des fichiers.

24
Chapitre 3  : Conception

Figure 4: Diagramme de cas d’utilisation d’organisation de l’espace de travail

La figure 7 correspond au diagramme du cas d’utilisation d’organisation de l’espace de


travail que l’utilisateur réalise pour affecter l’affichage des éléments de son espace de
travail en les ordonnant par date ou par nom.

 L’administration : Une autre grande activité que procure l’application, qui consiste à
l’administration des droits d’accès des utilisateurs inscrits et pouvant atteindre le
système.

25
Chapitre 3  : Conception

Figure 5: Diagramme de cas d’utilisation d’administration des utilisateurs

La figure 5 correspond au diagramme du cas d’utilisation d’administration des utilisateurs


avec les quels l’utilisateur courant souhaite partager ses document pour cela il aura à leur
attribuer des droit d’accès.

- Choix des utilisateurs : Là, l’utilisateur aura accès à une liste des utilisateurs inscrits à
l’application à partir de laquelle il pourra faire le choix de ceux qui auront le droit de
partager avec lui son document.
- Attribution des droits : Il aura à limiter les droits attribués : lecture seule, lecture et
écriture, déplacement. Cette décision est faite selon le choix de l’utilisateur
administrateur du document et selon l’utilisateur avec lequel il le partage.
- Modification des droits : Une fois les droits sont attribués, ils peuvent à tout moment être
modifiés ou même désaffectés par l’utilisateur auteur du document.

26
Chapitre 3  : Conception

Figure 6: Diagramme de cas d’utilisation générale

La figure 6 représente le diagramme des cas d’utilisation général et qui montre les différents
cas généraux que l’utilisateur de l’application rencontre. En faisant l’inscription, l’utilisateur
profite d’un site où il va gérer des documents et des dossiers. Puis, en choisissant de les
partager, il pourra administrer les droits d’accès à ses collaborateurs. Pour garantir la fiabilité
et la sécurité des documents des utilisateurs, une authentification garantira l’accès à toutes ces
fonctionnalités.

2.3. Diagramme de classes 

Le diagramme de classes donné dans la figure 7 présente, les relations suivantes :


Un utilisateur doit s’inscrire en rempliant un formulaire d’inscription pour avoir l’accès à
l’application. Ainsi, les informations saisis par l’utilisateur s’enregistrent dans le server
Active Directory. En effet, après l’inscription, l’utilisateur devient un « SPUser » qui va avoir
un identifiant unique et un mot de passe pour se connecter. Chaque utilisateur doit avoir un
site  «SPSite » qui lui permet de gérer ses documents. Ainsi, les documents à gérer peuvent
être sous plusieurs formes : images, WORD, EXEL Powerpoint et PDF. Ces documents ont le
même statut qui est « SPFile». Toute « SPFile » peut être classé dans un dossier « SPFolder »
qui a un nom et une icône significatifs. Un ensemble de « SPFolder » constitue un
« SPDocumentLibrary » qui hérite de la classe « SPList ».

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Chapitre 3  : Conception

Le stockage de tous les éléments est assuré dans une base de données fournie par SQL Server
2008 qui a le statut de « SPDatabase ». Tout élément supprimé va être envoyé à la corbeille
«SPRecycleBinItem » et le document peut être restauré si la durée de sauvegarde à la
corbeille n’est pas dépassée.

Figure 7 : Diagramme de Classes

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Chapitre 3  : Conception

3. Modélisation comportementale
Après avoir défini les besoins de l’application sous forme de diagrammes de cas d’utilisation
et diagramme de classes, nous allons effectuer une analyse comportementale de notre
système. Pour cela, nous allons décrire les scenarios des cas d’utilisation sous forme de
diagrammes de séquences. Dans la suite, nous présentons les scénarios principaux de notre
application.

3.1. Les diagrammes de séquences 

Un diagramme de séquence donne une représentation temporelle des objets du système et


leurs interactions avec l’acteur selon un ordre chronologique des messages échangés. Nous
avons utilisé l’ensemble des communications entre l’acteur et les objets de l’application afin
d’en tirer les concepts dynamiques du système.

3.1.1. Scénario d’authentification 

Figure 8: Diagramme de séquence d’authentification

La figure 8 présente le diagramme de séquence correspondant au cas s’authentifier. Dans ce


diagramme, les utilisateurs sont amenés à saisir leurs login et mot de passe, préalablement
attribués. Comme nous montre le cadre « alt », il y a la classe « SPPermissionCollection »

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Chapitre 3  : Conception

qui va vérifier si l’utilisateur existe dans l’active directory afin de pouvoir accéder à la page
d’accueil sinon un message d’erreur va être affiché pour informer l’utilisateur que l’un des
paramètres saisis est invalide.

3.1.2. Scénario d’inscription

Figure 9 : Diagramme de séquence d’inscription


La figure 9 présente le diagramme de séquence correspondant au cas d’utilisation
d’inscription. Dans ce diagramme, le futur utilisateur doit remplir soigneusement le
formulaire en choisissant un login et un mot de passe valides. Comme nous montre le cadre
« alt », une vérification de l’existence de l’utilisateur va être faite dans « Active Directory »,
Enfin, si le nom utilisateur n’existe pas, un message d’erreur sera affiché sinon les données
vont être enregistrées dans le server.

30
Chapitre 3  : Conception

3.1.3. Scénario de création dossier 

Figure 10: Diagramme de séquence de création dossier


La Figure 10 présente le diagramme de séquence de création dossier. Suite à une demande
d’ajout dossier, une interface se charge à fin que l’utilisateur puisse remplir les données
nécessaires. Une fois les données sont validées, le dossier est créé dans l’espace de travail. Et
l’utilisateur pourra à présent manipuler son dossier. Comme nous montre le cadre « alt », tout
ce passe après une vérification s’il y a un dossier qui a le même nom ou non. Si un dossier
porte le même nom saisi par l’utilisateur, un message d’erreur s’affiche pour l’informer.

31
Chapitre 3  : Conception

3.1.4. Scénario de création nouveau document 

Figure 11: Diagramme de séquence de création nouveau document

La Figure 11 présente le diagramme de séquence du cas d’utilisation de création nouveau


document. Au cas où l’utilisateur souhaite créer un document vide, il demande au système
d’effectuer cette action. Pour cela, l’interface où il remplira les données concernant son
document s’affichera et il aura impérativement à spécifier le type de son document à fin que
le système prend les mesures nécessaires pour lui permettre de manipuler ce document
récemment créé. Comme nous montre le cadre « alt », tout ce passe après une vérification s’il
y a un document qui a le même nom ou non. Si un document porte le même nom saisi par
l’utilisateur un message d’erreur s’affiche pour informer l’utilisateur.

32
Chapitre 3  : Conception

3.1.5. Scénario de chargement d’un document 

Figure 12 : Diagramme de séquence de chargement d’un document

La Figure 12 présente le diagramme de séquence du cas d’utilisation de chargement d’un


document. Ici, l’utilisateur possède déjà sur son poste un document qu’il veut introduire à son
espace de travail. Là, il réclame qu’il souhaite charger un document et il aura accès au
répertoire existant dans le poste où il parcourra le chemin jusqu’à son document. Dans ce cas,
les métadonnées sont automatiquement récupérées et seront ensuite prises en compte dans le
classement dans la bibliothèque des documents de SharePoint. Comme nous montre le cadre
« alt », tout ce passe après une vérification s’il y a un document qui a le même nom ou non. Si
un document porte le même nom saisi par l’utilisateur un message d’erreur s’affiche pour
l’informer.

33
Chapitre 3  : Conception

3.1.6. Scénario d’envoi par mail 

Figure 13: Diagramme de séquence d’envoi par mail


La Figure 13 présente le diagramme de séquence du cas d’utilisation d’envoi par mail. Une
des façons dont un utilisateur peut gérer ses documents c’est de les envoyer par mail à un
destinataire dont il a spécifié l’adresse électronique. Après vérification des droits, le document
en question sera envoyé en pièce jointe dans le mail.

34
Chapitre 3  : Conception

3.1.7. Scénario scanne d’un document 

Figure 14 : Diagramme de séquence de scanne d’un document

La figure 14 présente le diagramme de séquence correspondant au cas d’utilisation scanner un


document. Après l’insertion de document papier dans le scanner, l’utilisateur doit configurer
l’emplacement de document après scanne et le format de document à obtenir. Lorsque
l’utilisateur lance l’opération, le site va acquérir le document et le stocker dans le
« SPDocumentLibrary » choisi auparavant.

3.1.8. Scénario de suppression 

Figure 15: Diagramme de séquence de suppression

35
Chapitre 3  : Conception

La Figure 15 présente le diagramme de séquence du cas d’utilisation de suppression. Si


l’utilisateur souhaite supprimer des documents ou des dossiers entièrement, il n’aura qu’à
sélectionner l’ensemble des éléments puis préciser l’action de suppression. Ainsi, ces
éléments serons automatiquement placés dans la corbeille de SharePoint.

3.1.9. Scénario de Recherche d’un document 

Figure 16 : Diagramme de séquence de recherche d’un document


La figure 16 présente le diagramme de séquence correspondant au cas recherche d’un
document. Dans ce diagramme, l’utilisateur doit saisir le nom complet de document ou une
partie du nom de document. Une requête de recherche va être exécutée dans tous les dossiers
et qui va retourner, comme nous montre le cadre «alt », soit un résultat positive : dans ce cas
l’utilisateur traite le document et quitte le processus, soit un résultat négative : dans ce cas
l’utilisateur relance une autre recherche avec un mot plus significatif.

2. Conclusion 
Ce chapitre a été consacré à l’étude des différentes fonctionnalités offertes par le système
ainsi qu’à la représentation de la conception UML par les diagrammes de cas d’utilisation, le
diagramme de classes et enfin une série des diagrammes de séquences des différents scénarios

36
Chapitre 3  : Conception

rencontrés par un utilisateur de l’application. La partie suivante portera sur l’implémentation


de l’application

37
Chapitre 4  : Technologies utilisées

Partie II : Implémentation


Chapitre 4 : Technologies utilisées

1. Introduction
Après avoir bien terminé l’analyse et la spécification de notre projet, dans ce chapitre nous
présentons l’environnement et la plateforme de développement de notre application. Nous
allons énumérer par la suite les différents outils et les technologies utilisées pour le
développement de l’application et notamment leurs caractéristiques.

2. Le choix de l'environnement
Le choix de l'environnement est issu de différents points. Tout d'abord, la forte présence des
produits Microsoft dans le monde professionnel peut faciliter le processus de choix vers un
éditeur déjà connu et Microsoft Office SharePoint Server 2010 (MOSS 2010) est un produit
avec du potentiel qui couvre un large spectre.

Pour le développement de notre GED, nous avons choisi SharePoint comme plateforme sur
laquelle se base notre application puisqu’il couvre tous les aspects d'une GED traditionnelle :
acquisition, classement, stockage et diffusion. D’autre part, SharePoint est un portail de
l'information de l’entreprise de Microsoft, qui peut être configuré pour s’exécuter sur
l'Intranet, l'Extranet et des Sites Internet et se caractérise par les points forts suivants :

- Intégration avec Office : Le point fort majeur de SharePoint est sa fameuse intégration
avec Microsoft Office. SharePoint 2010 a adopté l'interface « ruban » introduite par Office
2007. Cette intégration facilite considérablement l'adoption de la GED qui est alors vue
comme une extension naturelle de la suite bureautique.
- Fiabilité de l'éditeur : Microsoft est l'un des plus connus éditeurs de logiciels dans le
monde entier. Sa disparition dans les prochaines années est affreusement peu probable, ce
qui est rassurant en ce qui concerne la maintenance et l'assistance alentour de SharePoint.
- Facilité d'installation et d'utilisation : Les produits Microsoft bénéficient d'une certaine
homogénéité dans leurs processus d'installation et dans leur utilisation. Si l'organisation a
l'habitude de travailler avec ces produits, l'installation et l'utilisation de SharePoint sont
conformes à ses habitudes. La plus part des produits de «  Genesis Technologie » sont

36
Chapitre 4  : Technologies utilisées

basés sur les technologies Microsoft. Notre projet de fin d’études était l'occasion
d'explorer et d’améliorer notre compétence sur cet outil très demandé dans le monde
professionnel.

3. Microsoft SharePoint 2010


Pour la réalisation de notre application, la plateforme SharePoint a été choisie. Dans la suite
de cette section, nous allons montrer les caractéristiques de cette plateforme et ses avantages
afin de justifier notre choix.

3.1. Fonctionnalités de SharePoint 


Dans la figure 17, nous présentons les différentes fonctionnalités que SharePoint recouvre :
les sites, les communautés, les contenus, la recherche, les insights et les composites.

Figure 17: Les fonctionnalités offertes par SharePoint


2.1.1. Sites
C'est la brique principale que nous retrouvons partout dans la mise en place de solutions avec
SharePoint (Portail dans Microsoft Office SharePoint 2007). Ce composant concerne tout ce
qui lié aux portails et à la collaboration à travers des sites extranet, intranet ou internet. Les
principales fonctionnalités tournent au tour de la collaboration et du partage de contenus
(textes, web, médias, applicatifs) entre les personnes (l'entreprise, ses partenaires et ses
clients).
2.1.2. Communautés
Cette composante fonctionnelle (Collaboration dans MOSS 2007) est composée d’un
ensemble d'outils qui permettent aux utilisateurs de collaborer ensemble, partager des idées,
créer et gérer des groupes, des réseaux sociaux, à la manière de Facebook et MySpace.
37
Chapitre 4  : Technologies utilisées

Nous y trouvons ainsi la possibilité de créer et animer des blogs personnels et d'équipes, des
wiki, des réseaux sociaux. Et pour rendre tous ces contenus mieux structurés et accessibles
facilement, des métadonnées (ou mots clés, libellés, tags) leurs seront associés.

2.1.3. Contenus
Cette partie regroupe la gestion des contenus d'entreprise (Workflow, médias, incorporation de
Microsoft office, gestion et partage de documents, règles de validation et d'archivage de
contenus).
2.1.4. Recherche
Il s’agit du même élément que celui de MOSS 2007 mais avec des améliorations apportées
aux outils déjà présents et l’ajout de nouveaux outils comme FAST. Ces fonctionnalités
permettront à tout personne d'effectuer des recherches de contenus et d’autres personnes au
sein des sites SharePoint en proposant une interface fiable et flexible (navigation hiérarchique,
classement de contenus, visualisation préalable de contenus en mode vignettes, ..).
2.1.5. Insights
Cette fonctionnalité aide à prendre des décisions de qualité en accédant à toutes sortes
d'analyses relatives à l'activité de l'utilisateur ; c'est ce que permet cette brique fonctionnelle
(Business Intelligence BI dans MOSS 2007) en proposant beaucoup d'outils pour concevoir
des Dashboard interactifs, riches en contenus (tableaux, indicateurs de performance, graphes,
statuts, ...), qui s'appuient sur les applicatifs décisionnels de l'entreprise. La possibilité de
partager des classeurs Excel contenant des analyses adéquats sur un projet et de les afficher
dans son navigateur.
2.1.6. Composites
Pour cette partie, il s'agit de créer des applications composites, sans programmation,
accessibles depuis un site SharePoint. Par exemple, créer une application qui affiche des
données issues de tables d'une base de données Access; de publier un diagramme Visio pour
qu'il soit accessible à tous, d'alimenter une liste de contacts SharePoint à partir d'un référentiel
applicatif disponible dans l'entreprise, etc.
3.2. Architecture de SharePoint 2010 
3.2.1. Architecture logique
Toutes les solutions SharePoint sont fondées sur une structure hiérarchique des composants
logiques illustrés dans la figure 18, chacun d’entre eux réalise une fonctionnalité bien
spécifique [8].

38
Chapitre 4  : Technologies utilisées

39
Chapitre 4  : Technologies utilisées

Figure 18 : Architecture logique de SharePoint 2010


SharePoint Server 2010 est constitué des composants suivants :
- Batterie de serveurs : Ce composant représente le niveau supérieur de la structure
SharePoint qui contient plusieurs serveurs Web et serveurs d’applications regroupés et
qui partagent une base de données de configuration commune.
- Application Web : Les applications Web sont un ensemble des sites Web qui aident à
créer des applications SharePoint pour une entreprise. Ils sont hébergés sur le serveur
Web.
- Collection de sites : Une collection de sites est un ensemble de sites et sous sites liés
d’une façon hiérarchique qui constituent l’application web.
- Site : Pour SharePoint, un site est un ensemble des pages de site, des listes, des librairies,
des Web Part permettent à l’utilisateur de gérer et de manipuler des données, des
documents et des tâches.
- Web Part : Un Web Part est un composant web qui possède une interface graphique et
une partie métier. Ce Web Part permet de gérer le contenu d’un site (les listes et les
bibliothèques…). Les Web Parts placés dans une page de site peuvent être connectés
entre eux ou être indépendants. Les Web Parts favorisent la réutilisabilité puisqu’elles
sont développées à part et peuvent être insérer dans n’importe quelle page de site.
- Liste : C’est une composante importante pour SharePoint, c’est une table de données qui
permet de stocker des informations qui aident à fournir des données telles que les tâches,
les discussions et les liens…

40
Chapitre 4  : Technologies utilisées

3.2.2. Architecture physique


Pour un développeur SharePoint, il est important de bien comprendre la façon dont les
composants logiques sont reliés aux composants physiques dans la structure physique de
SharePoint 2010 que nous illustrons dans la figure 19 [8].

Figure 19: Structure physique de SharePoint 2010


La structure est organisée comme suit :
- Serveur de base de données : Ce serveur sert à stocker et gérer les données et les
métadonnées de site, la base de données de configuration ainsi que les bases de données
d’index d’une application web SharePoint. En général, tous les membres d’une batterie
de serveurs doivent utiliser le même serveur de base de données, car il stocke et gère la
base de données de configuration qui contrôle les paramètres de la batterie de serveurs.
Dans notre projet, SQL Server 2008 est le serveur des bases de données utilisé [9].
- Serveur d’applications : Ce serveur gère les services de l’application. Un service
application fournit ses capacités à l'infrastructure SharePoint. En profitant des facilités de
montée en charge, de maintenabilité et d'extensibilité de cette infrastructure, nous
pouvons, par exemple, avoir un serveur d’applications dans une batterie de serveurs qui
gère la recherche et l’indexation et un autre qui gère les importations et la
synchronisation des profils d’utilisateur.

- Serveur Web frontal : Ce serveur gère les interactions entre les solutions SharePoint

41
Chapitre 4  : Technologies utilisées

Server 2010 à fin de traiter les requêtes générales et renvoyer certaines demandes de
service vers le serveur d'application.

3. SharePoint Designer
Microsoft SharePoint Designer (SPD), connu aussi comme Microsoft Office SharePoint
Designer, est un éditeur HTML spécialisé et un logiciel public de web design pour créer ou
modifier des sites Microsoft SharePoint, des workflows et des pages Web. C'est une partie de
la famille de produits Microsoft SharePoint. C'était aussi une partie de
famille de Microsoft Office 2007, mais n'a jamais été inclus dans
aucune des suites de Microsoft Office [10].

4. Active directory
Active Directory permet de représenter et de stocker les
éléments constitutifs du réseau (les ressources informatiques mais
également les utilisateurs) sous formes d'objets, c'est-à-dire
un ensemble d'attributs représentant un élément concret.
Les objets sont organisés hiérarchiquement selon un schéma
définissant les attributs et l'organisation des objets. Le service d'annuaire Active Directory
permet de mettre ces informations à disposition des utilisateurs, des administrateurs et des
applications selon les droits d'accès qui leur sont accordés. Les objets d'Active Directory
(Utilisateurs, Groupes, Ordinateurs, etc.) correspondent à des classes, c'est-à-dire des
catégories d'objets possédant les mêmes attributs. Ainsi, un objet est une « instanciation »
d'une classe d'objet, un ensemble d'attributs avec des valeurs particulières. Lorsqu'un objet
contient d'autres objets, nous le qualifions de conteneur. Les conteneurs permettent de
regrouper les objets dans une optique d'organisation. A l'inverse, si l'objet est au plus bas
niveau de la hiérarchie, il est qualifié de feuille.
Pour avoir cette fonctionnalité, il faut installer un service Active Directory service fourni par
Windows Server 2008.

42
Chapitre 4  : Technologies utilisées

5. Microsoft Visual studio 2010


C’est vrai que SharePoint est riche en fonctionnalités et en capacités très importantes,
mais parfois, nous faisons face à des cas où il est plus préférable de développer notre propre
composant et l’intégrer au site par exemple les web Part qui sont les composants les plus
utilisés.
SharePoint prend en considération ce point, et pour être plus flexible, il propose en
standard un certain nombre de composants et de fonctionnalités mais ce n'est qu'une petite
partie de ce qu'il est capable de faire. En effet, les équipes Microsoft ont aussi créé et enrichi
au fil des versions une véritable plateforme de développement afin de personnaliser les
fonctions existantes ou de bâtir de nouvelles applications au-dessus de SharePoint.

Microsoft Visual Studio est une suite de logiciels de


développement pour Windows conçue par Microsoft. Visual Studio
est un ensemble complet d'outils de développement permettant de
générer des applications WebASP.NET, des Web XML, des
applications bureautiques et des applications mobiles. Visual Basic, Visual C++, Visual C# et
Visual J# utilisent tous le même environnement de développement intégré qui leur permet de
partager des outils et faciliter la création de solutions faisant appel à plusieurs langages. Par
ailleurs, ces langages permettent de mieux tirer parti des fonctionnalités du Framework .NET,
qui fournit un accès à des technologies clés simplifiant le développement d'applications Web
ASP et de Services Web XML grâce à Visual Web Développer.
C'est maintenant Visual Studio 2010 qui devient l'environnement de développement attitré
pour SharePoint 2010 : les extensions pour SharePoint sont intégrées et disponibles à
l'installation dès l'édition professionnelle. Elles contiennent notamment des modèles de
projets et d'éléments afin d'accélérer les développements en démarrant avec tout le nécessaire.

6. La Framework .NET 3.5 


La Framework .Net 3.5 est le prérequis pour lancer SharePoint 2010.
Le .NET Framework est un composant Windows intégral qui prend
en charge la création et l'exécution de la nouvelle génération
d'applications et de services Web. Les principaux composants du
.NET Framework sont le Common Langage Runtime (CLR) et la bibliothèque de
classes .NET Framework, qui contient ADO.NET, ASP.NET, Windows Formes et
Windows Présentation Fondation (WPF).

43
Chapitre 4  : Technologies utilisées

.NET Framework fournit un environnement d'exécution managé, un développement et un


déploiement simplifié et l'intégration à une grande variété de langages de programmation.

7. Conclusion
Ce chapitre a été consacré pour l’étude de la technologie SharePoint qui se caractérise
par la facilité de l’accès aux ressources et centralise l'information qui devient accessible via
un navigateur web. Aussi, nous avons parlé des autres outils qui nous ont aidés pour réaliser
notre projet.
Dans le chapitre suivant, nous allons présenter en détails l’application que nous avons
réalisée.

44
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

Chapitre 5: Réalisation et évaluation

1. Introduction 
Après avoir spécifié le problème à résoudre, analysé les fonctionnalités à mettre en œuvre et
avoir conçu la conception à suivre, nous décrivons dans ce dernier chapitre, l’étape de
réalisation du projet. Pour se faire, nous commençons par décrire l’environnement,
l’architecture et la plateforme de développement avec lesquelles l’application a été
développée. Ensuite, nous proposons un aperçu sur l’interface de l’application finale en
illustrant les fonctionnalités de notre solution.

2. Environnement de développement
Vue que SharePoint est l’outil capital de l’organisation des données, nous avons eu à disposer
de ressources matérielles et logicielle spécifiques afin de procéder à une installation correcte
de Microsoft SharePoint Office 2010.

Les configurations matérielles minimales recommandées sont décrites dans le tableau ci-


dessous :

Composant Configuration à partir de

Processeur 64 bits, double processeur, 3 GHz

Disque Dur 80 Go

RAM 4 Go
Tableau 1: Configuration matérielle requise
SharePoint exige que le système d’exploitation soit doté de certains composants avant de
commencer l’installation. Dans le tableau qui suit, nous citons les recommandations
logicielles nécessaires pour l’accomplissement du travail [12].

44
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

Ressources Descriptif

Très important pour le déploiement d’une application SharePoint server


2010 : il permet une plus grande performance au niveau du processeur,
Base de données :
davantage de mémoire physique sur un matériel 64 bits. Assure une
SQL Server 2008
transparence des données cryptées. Il réduit les coûts avec des efficacités
de stockage compressé et une récupération rapide.

Aide à déployer un service informatique traitant des listes et des


SharePoint bibliothèques de document en SharePoint. Assure une administration des
Server2010 sites d’une application SharePoint. En plus de l’ECM, l’aide à la
décision, la recherche et les échanges de News.

Assure une construction personnalisée conviviale des pages web


SharePoint exécutées avec SharePoint Server. Tout en étant riche en information et
Designer 2010 exécutant de puissant flux de travail.

Windows SharePoint Services s'intègre avec ASP.NET au niveau du site


Web IIS. Chaque site Web IIS dans lequel des sites SharePoint sont
hébergé doit être configuré pour devenir une application Web. Ce qui
Serveur web
implique l'ajout d'entrées de méta base IIS et un fichier web. Config
SharePoint spécifique dans le répertoire racine de l'hébergement de sites
web IIS. 

Serveur Active Serveur d’utilisateur qui aide à importer des profils utilisateur au
Directory SharePoint Server.

SharePoint nécessite l’installation de Microsoft Office 2010 comportant


Microsoft Office plusieurs services (InfoPath Forms Services, Excel Services…)

Toutes les personnalisations, côté serveur, pour SharePoint 2010 doivent


Framework être développé soit sur le. NET Framework 3.5 ou le. NET Framework
3.5 SP1 ainsi que ASP.NET 2.0.

Tableau 2: Logiciels requis


OS Windows Server 208 R2
Le choix de l’utilisation du système d’exploitation Windows
server 2008 R2 est dû au faite qu’il est orienté vers le système

45
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

réseau et sauvegarde des données. Sur ce système, nous faisons tourner des applications
d'entreprise, des serveurs de base de données, des serveurs web. Ce choix est argumenté par le
faite qu’il est un OS Windows multi utilisateurs et que toutes les applications sont exécutées
sur le serveur, les données étant aussi stockées sur le serveur. En plus de la gestion d’un
domaine et de l'authentification des utilisateurs sur un réseau d'entreprise.
3. Architecture de l’application

Figure 20: Architecture de l’application de gestion des documents


GENI_DOC est une application de gestion de contenu qui met à la disposition à ses
utilisateurs un ensemble de fonctions de capture, de gestion et de partage de l’information.

Notre application assure un environnement de gestion sécurisé tout en mettant au point des
processus qui ajustent les manipulations réagissant avec l’application et les utilisateurs. Les
processus de gestion disponibles sont :

46
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

- Processus d’inscription des utilisateurs,


- Processus d’acquisition des flux d’informations de source papier ou numérique ou sous
forme de nouvelle version,
- Processus de classement et de stockage des informations dans le serveur de l’application,
- Processus de récupération des informations ou leur diffusion par internet,
- Processus de gestion de partage avec les autres utilisateurs,
- Processus d’archivage,
- Processus de destruction.

L’architecture de GENI_DOC est basée sur son déploiement en mode SaaS sur le Cloud afin
d’assurer un accès à tous les utilisateurs à travers un navigateur Web.
 

4. Implémentation 
4.1. Inscription et Authentification
Pour avoir accès à un espace de stockage des documents et bénéficier de toutes les
fonctionnalités de l’application, un utilisateur doit s’inscrire en remplissant un formulaire. Les
informations saisies vont être enregistrées dans l’annuaire Active Directory. Après
l’inscription, l’utilisateur aura son propre site où il va gérer et stocker ses documents en toute
sécurité.

Sans authentification, l’utilisateur ne peut pas accéder à son propre espace et ne peut pas
bénéficier d’aucune fonctionnalité. En saisissant le login et le mot de passe, une vérification
va être faite dans la liste des utilisateurs puis une redirection vers la page principale si
l’utilisateur est valide sinon un message d’erreur informe l’utilisateur que les informations
saisies ne sont pas valides.

47
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

Figure 21: Page d'inscription et authentification

4.2. Espace de travail 


Une fois inscrit, l’utilisateur accède à GENI_DOC avec son site personnel où il retrouve son
propre espace de travail illustré par la figure 22. Dans ce dernier, il trouve plusieurs outils et
gadgets lui permettant d’effectuer toutes les actions souhaitées dans sa gestion de documents.

Figure 22: Interface de l'espace de travail

48
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

4.3. Ajout dossier 


Afin de classer ses documents, l’utilisateur pourra choisir dans la barre de
menu l’option d’ajout d’un nouveau dossier. Une fenêtre de dialogue
comme celle présentée dans la figure 23, s’ouvre afin de lui permettre
d’introduire les données nécessaires à la création du dossier. Il trouvera
un «Text Box » dans lequel il spécifiera le nom de son dossier, en plus il
pourra choisir l’icône de ce dernier à partir d’un « drop down List » peuplé par les différents
icones de dossiers disponibles dans une « SPPictureLibrary ». L’utilisateur est
impérativement demandé à préciser des valeurs pour ces champs sinon il sera averti que son
dossier ne sera pas créé.

Figure 23: Fenêtre d'ajout d’un nouveau dossier

4.4. Création d’un document


L’application offre à l’utilisateur l’opportunité de créer des nouveaux
documents avec la condition qu’ils soient intégrés dans la catégorie de
Microsoft Office. En choisissant l’option de création d’un nouveau
document dans la barre de menu, une fenêtre de dialogue s’affiche
comme celle de la figure 24 où il doit attribuer un nom à son document

49
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

est surtout de préciser le type de celui-ci. Après la vérification des informations, le nouveau
document vide s’ajoutera à l’espace de travail.

Figure 24: Création d’un nouveau document

4.5. Chargement d’un document


Tout document de n’importe quel type existant sur le poste de l’utilisateur
peut facilement être chargé dans l’espace de travail de la bibliothèque. Il suffit
de choisir l’option de chargement dans la barre de menu, l’utilisateur n’aura
qu’à parcourir par un « file_upload » le chemin conduisant au document et sélectionner le
fichier en question. Les données introduites dans la fenêtre illustrée par la figure 25 seront
vérifiées avant l’ajout du document.

Figure 25: Chargement d'un nouveau document

4.6. Organisation de l’espace de travail


L’utilisateur peut choisir une des options d’organisation disponible dans l’outil illustré dans la
figure 26. Il est libre d’organiser son espace de travail par type de document ou par ordre
alphabétique ou même chronologique que ce soit croissant ou décroissant. Ainsi, l’affichage
50
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

des icônes des dossiers et des fichiers suivra le mode d’organisation choisi tout en avançant
toujours l’affichage des dossiers par rapport à
celui des documents.

Figure 26: Options d'organisation des documents

4.7. Suppression des éléments de l’espace de travail

Pour se débarrasser des documents ou des dossiers qui ne sont plus utiles, des « check box »
sont disponibles pour que l’utilisateur sélectionne les éléments en question et les envoyer vers
la corbeille. Il lui suffit de cliquer sur l’icône d’une poubelle illustrée dans la figure 27 pour
que les éléments sélectionnés disparaissent de l’espace de travail.

Figure 27: Option de suppression

4.8. Restauration des éléments recyclés 


Un contrôle continu est effectué sur les éléments qui ont été éliminés. L’utilisateur peut
encore les retrouver à la corbeille à partir du gadget « trash » qui permet de savoir le nombre
d’éléments qu’elle contient comme c’est indiqué dans la figure 28.

Figure 28: Etat de la corbeille avant et après suppression d'éléments

51
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

A partir de la corbeille, l’utilisateur pourra voir les éléments supprimés auparavant et en être
informé à propos de leurs dates de suppression, leurs créateurs et celui qui les a supprimés,
comme il est illustré dans la figure 29. Ainsi, il pourra restaurer le document ou le supprimer
définitivement de tout le système de gestion des documents.

Figure 29: Interface de consultation de la corbeille

4.9. Déplacer et copier des éléments


Afin de réaliser les opérations de déplacement d’un document ou d’un
dossier vers un autre emplacement, un moyen de manipulation est mis à la
disposition de l’utilisateur. Après avoir sélectionné l’élément à déplacer et
choisi l’option de déplacement, une fenêtre s’affiche contenant un arbre de
tous les dossiers existant comme c’est indiqué dans la figure 30. Ainsi,
l’utilisateur choisit le dossier de destination et les éléments sélectionnés seront déplacés avec
succès.

Figure 30: Fenêtre pour déplacer les documents

52
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

4.10. Navigation
Notre application offre un parcours très simplifié des documents et des dossiers qui se
trouvent dans l’espace de travail où un simple clic sur le nom de l’icône d’un dossier défini
affichera le contenu de celui-ci. Tout le long de sa navigation entre les dossiers, l’utilisateur
sera dirigé ainsi à une « url » portant comme information supplémentaire le trajet des
éléments visités comme il est indiqué dans la figure 31.

Figure 31: Résultat de navigation entre dossiers

4.11. Consultation/ Edition

En ce qui concerne les icônes des documents, un clic sur le nom d’un
document spécifique marquera ce dernier comme utilisé « check out » à fin
qu’aucun autre utilisateur ne pourra le consulter en même temps. On remarque
dans la figure 32, qu’avant de terminer l’ouverture du document, l’utilisateur
devra s’identifier afin de vérifier ses droits.

53
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

Figure 32: Fenêtre d'authentification avant l'ouverture du document


Si l’utilisateur possède le droit d’accès au document et de l’éditer, il peut modifier le contenu
de celui-ci et il n’aura qu’à enregistrer pour que ces modifications soient prises en compte et
le document sera introduit automatiquement dans le mécanisme de la gestion des versions qui
gardera une copie de la version antérieur du document.

Figure 33: Modification d'un document

4.12. Archivage

A l’ouverture de l’espace de travail, une fonctionnalité de vérification de la limite


d’archivage s’exécute automatiquement afin de calculer pour chaque élément à
part, l’intervalle entre la date du jour et la date de la dernière consultation. Le
résultat abouti à trois cas possibles :

54
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

- L’élément est récemment utilisé. Là, aucun changement ne survient.


- Si la valeur calculée s’approche de la limite, l’icône de l’élément s’affichera différemment
afin d’avertir l’utilisateur que cet élément va bientôt faire partie de l’archive, Ceci est
illustré par la figure 34.

Figure 34: Modification d'un document

- Une fois le délai est dépassé, le fichier est automatiquement envoyé à l’archive où il sera
conservé sous forme zippé de l’élément initiale telle qu’il est affiché dans la figure 35.

Figure 35: Interface de consultation de l'archive

4.13. Conversion en PDF

L’utilisateur de notre application peut sélectionner des documents et les


convertir en format PDF. De cette façon, de nouveaux documents seront
créés avec le même nom en format PDF.

55
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

4.14. Gestion des versions


Un processus de gestion des versions est implémenté donnant à
l’utilisateur la possibilité de consulter les informations concernant
des versions antérieures d’un document. Le résultat est affiché sous
forme de tableau, comme le montre la figure 36, avec des « check box » contenant le numéro
de la version, l’auteur de la modification et des commentaires à propos de cette dernière.
Ainsi, l’utilisateur peut sélectionner la version dont il a besoin afin de la restaurer.

Figure 36: Historique des versions

4.15. Recherche et filtrage


Cet outil est implémenté pour aider l’utilisateur à pointer sur un document bien précis surtout
dans les cas où son espace de travail est encombré ou il ne se souvient plus de son
emplacement. Un moteur de recherche et filtrage est mis à sa disposition comme illustré à la
figure 37.

Figure 37: Interface de filtrage selon des indices

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Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

L’utilisateur n’aura qu’à introduire les indices de recherche dans un « texte box ». Selon les
caractères introduits, un filtrage est lancé automatiquement et tout élément contenant cet
indice dans son nom sera affiché. De plus, les caractères introduits seront marqués en jaune
comme illustré à la figure 38.

Figure 38: Interface de consultation des métadonnées

4.16. Téléchargement
L’utilisateur trouve deux méthodes pour télécharger ses documents : il peut
sélectionner le « check box » relatif aux documents souhaités, cliquer sur
l’option de téléchargement disponible et tous les documents sélectionnés
seront automatiquement téléchargés et placés dans le « c:\ » de poste de l’utilisateur.
Il peut aussi parcourir les documents par le moteur de filtrage disponible. En effet,
l’utilisateur trouve avec les métadonnées concernant son document, un bouton de
téléchargement du document qu’il consulte.
4.17. Partage 
L’utilisateur sélectionne les éléments qu’il souhaite partager avec les autres
utilisateurs. En appuyant sur le bouton « share with », la fenêtre illustrée à la
figure 39 s’affiche et l’utilisateur se retrouve avec deux listes : Une, à partir de
laquelle, il pourra sélectionner les utilisateurs avec lesquels il souhaite partager son document
et une autre, à partir de laquelle, il peut préciser les droits à attribuer à ces utilisateurs.

57
Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

Figure 39: Interface de gestion des autorisations

4.18. Renommage
Afin de renommer un élément, l’utilisateur devra tout d’abord le
sélectionner et choisir l’outil de renommage dans la barre de menu. La
fenêtre illustrée à la figure 40 s’affiche. L’utilisateur retrouve un « text
box » avec le nom antérieur du document dedans. L’utilisateur pourra soit
y introduire des modifications ou le changer complétement.

Figure 40: Interface de renommage

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Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

4.19. Alertes 
Afin de garantir la fiabilité du produit, des manœuvres de vérification sont implémentés :
 Nom déjà existant : A l’ajout ou au renommage d’un élément (dossier ou fichier), avant de
finir la procédure, le nouveau nom est comparé aux éléments existants. En cas de conflit,
l’utilisateur est averti par l’alerte affichée dans la figure 41 afin de choisir un autre nom.

Figure 41: Alerte d'existence


 Il y a des actions qui ne peuvent être opérés que sur un seul élément. Dans ce cas,
l’utilisateur ne peut pas sélectionner plusieurs éléments à la fois et il sera averti par l’alerte
affiché dans la figure 42.

Figure 42: Alerte d'excès de sélection

 Comme il y a des actions qui nécessitent au moins un élément sélectionné, nous avons
programmé une alerte pour avertir l’utilisateur en cas où aucun élément n’est sélectionné,
comme illustré à la figure 43.

Figure 43: Alerte de sélection

4.20. Vérification 
Nous avons programmé un manœuvre de vérification des champs que l’utilisateur doit les
remplir ainsi que les listes dont il en doit sélectionner des éléments.

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Chapitre 5  : Réalisation et évaluation

L’action n’est pas considéré valide tant que des champs requis ne possèdent pas des valeurs
précises. Les figures 44 et 45 présentent deux exemples pour ce genre de cas.

Figure 44: Exemple d'alerte sur des champs requis non introduits

Figure 45: Exemple d’alerte pour des listes box non sélectionnés

5. Conclusion
En réalisant ce projet, nous avons utilisé des outils qui répondent aux besoins de travail
collaboratif des utilisateurs sur un document et qui assurent une haute disponibilité de
système. Les interfaces présentées dans ce chapitre montrent que les besoins fonctionnels
cités dans le chapitre 2 sont bien vérifiés.

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Conclusion Générale et Perspectives

CONCLUSION GENERALE ET PERSPECTIVES

Dans ce rapport, nous avons présenté notre projet de fin d’études effectué au sein de
GENESIS TECHNOLOGIE. Notre mission a été de mettre en œuvre un logiciel de gestion
électronique des documents dans le but d’optimiser la gestion des données dans les
entreprises et assurer un échange et un suivi efficace.

Pendant la phase d’analyse et de conception de notre application, nous avons recouru


au langage de modélisation UML, avec lequel nous avons construit les diagrammes à adapter
pour atteindre notre objectif. Nous avons choisi aussi « Scrum » comme méthodologie.

Pour développer les différentes pages et fonctionnalités du portail, nous nous sommes
servis de SharePoint Server 2010. En plus de l’outil SharePoint Designer afin de mettre en
œuvre les dispositions des pages, les parties web et le design du portail. Il est à signaler que
la gestion des utilisateurs de l’application est assistée par le serveur Active Directory.

Durant notre stage, nous avons bénéficié d'un encadrement de qualité. Ce fut un réel
plaisir de travailler dans ces conditions. Ce projet nous a permis de découvrir certaines
notions et de nous familiariser avec la technologie SharePoint.

Le projet que nous avons réalisé est doté d'un aspect extensible et évolutif. Plusieurs
améliorations peuvent être faites dans l’avenir : D’une part, des progrès peuvent être apportés
à certaines fonctionnalités afin d’assurer un degré de professionnalisme dans la manipulation
de notre produit. D’autre part, il serait très important de travailler sur le déploiement du
l’application sur le Cloud Computing et l'intégration de notre application avec d’autres
applications de GENESIS TECHNOLOGY.

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Bibliographie 
[1] : extrait du site http://genesis4technology.com/

[2] : extrait du site http://www.scrum.org/Resources/What-is-Scrum

[3] : extrait du site http://www.opendocman.com

[4] : extrait du site http://www.m-files.com/fr/

[5] : extrait du site http://www.sohodox.com/features

[6] : extrait du site http://ged.prestataires.com/ged-mode-saas

[7] : extrait du site http://en.wikipedia.org/wiki/Unified_Modeling_Language

[8] : extrait du site http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb892189(v=office.12).aspx

[9] : extrait du site http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc990273(v=office.14).aspx

[10] : extrait du site http://fr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SharePoint_Designer

[11] : extrait du site http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb892189(v=office.12).aspx

[12] : extrait du site http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262485.aspx

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