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Université de Sousse
Réalisé par :
M. AYARI Mahmoud
Encadré par :
M. CHAINBI Walid -ENISO-
AYARI Mahmoud
SAIED Ilhem
Remerciements
Nous tenons certainement à remercier nos deux encadreurs pour avoir accepté de nous
superviser dans ce projet : Docteur CHAINBI Walid, notre aimable professeur qui nous a fait
part de ses connaissances et ses instructions afin de réussir notre projet. Et Monsieur
MOSBAH EJBALI, notre tuteur au sein de l’entreprise, pour son assistance et ses
recommandations consistantes et constructives lors de la résolution de différentes difficultés
que nous avons eu tout au long de notre projet.
Nous n’oublions pas bien sûr de remercier nos familles pour leurs soutien moral et
financier tout au long de nos études et au cours de ce stage afin de pouvoir arriver à un tel jour
dans notre vie. Nous remercions aussi nos amis, nos collègues et l’équipe avec laquelle nous
avons passé notre stage pour leurs accueils chaleureux et leurs gentillesses, ainsi que toute
personne qui nous a apporté une aide.
Nous remercions éventuellement tous les membres du jury pour avoir accepté d’évaluer notre
travail dont nous apprécions leurs remarques et leurs conseils que nous prendrons en
considération dans notre avenir en tant qu’ingénieurs.
Résumé
La gestion électronique des documents est une solution faisant intervenir des moyens
électroniques, des logiciels et/ou du matériel pour réaliser des opérations et actions destinées à
traiter ou à exploiter les documents.
Une telle gestion doit être fiable et doté des bonnes fonctionnalités pour atteindre les
objectifs et répondre aux besoins réels, ce qui rend la bonne gestion des documents une
mission fructueuse pour l’entreprise.
Le but final de ce projet consiste à la mise en place d’un SaaS (Software as a Service)
qui fait la gestion électronique des documents qui nécessite seulement une connexion internet
et un navigateur Web.
Such a management must be reliable and has the good features to achieve goals and
respond to the real needs, which makes good records management a successful mission for the
company.
In this context, the company GENESIS TECHNOLOGY, proposed this project which
involves the study, the conception and the realization of this solution.
The purpose of this project is to implement a SaaS solution (Software as a Service) for
electronic management of documents which requires only an internet connection and a Web
browser.
إدارة المعلومات إلكترونياً ،مشروع يعتمد على الوسائل اإللكترونية ،والبرمجيات مع /أو األجهزة لتنفيذ العمليات
يجب أن تكون هذه اإلدارة موثوقة وفها إمكانات جيدة لتحقيق األهداف وتلبية االحتياجات الحقيقية ،األمر الذي
الشركة المستضيفة "جنسيس تكنولجي" اقترحت هذا المشروع الذي يتمثل في إلى دراسة وتصميم و تنفيذ "جني
والهدف النهائي هو إنشاء مشروع من نوع "ساس" على الغيمة اإللكترونية الذي يجعل إدارة الوثائق اإللكترونية
البحث :الوثائق ،وإدارة ،الغيمة اإللكترونية ،شير ،والدليل النشط ،وتبادل واألرشفة كلمات
Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
1
Introduction Générale
Notre rapport contient cinq chapitres dans le but de présenter l’intérêt de notre projet
et rendre compte au travail accompli pour atteindre les objectifs du sujet. Dans le premier
chapitre, nous présenterons le contexte du projet à savoir l’organisme d’accueil et le cadre du
sujet. Ensuite, dans le deuxième chapitre, nous parlerons des solutions déjà existantes sur le
marché. Le chapitre qui suit, sera consacré à la description des choix technologiques effectués
afin de mettre en œuvre notre projet. Puis un chapitre de conception pour mettre le point sur
les fonctionnalités du projet et définir les tâches offertes par notre application. La partie
technique de réalisation fera le sujet de dernier chapitre. Pour finir, nous terminerons le
rapport par une conclusion générale et des perspectives d'avenir possibles, qui permettront
d'étendre les possibilités de ce projet.
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Chapitre 1 : Présentation du cadre du projet
1. Introduction
A partir de ce premier chapitre, nous présenterons le contexte général de notre projet. En
premier lieu, nous parlerons du cadre du stage en présentant la société d’accueil et
l’environnement de travail. Ensuite, nous décrivons le projet lui-même et nous définissons
quelques concepts liés au travail que nous étions demandés d’établir. Pour finir, nous mettrons
l’accent sur la méthodologie de développement et le planning du projet.
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Chapitre 1 : Présentation du cadre du projet
La société opte pour les technologies les plus récemment utilisés telles que :
.NET NUKE,
SHERPOINT,
Flex :
- Flex et Ajax/JavaScript,
- Flex et .NET,
- Flex et PHP.
3. Présentation du sujet
Vu le fait que les entreprises rencontrent toujours des situations de perte de données ou des
difficultés pour reconstruire des documents dans un délai raisonnable, ou bien
l’encombrement des outils de stockage disponibles ou même dans le suivi des modifications
apportées à certains documents, GENESIS TECHNOLOGY propose une solution de gestion
électronique des documents pour ses clients afin de les aider à éviter les crises de gestion de
leurs informations.
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Chapitre 1 : Présentation du cadre du projet
Dans ce cadre, GENI_DOC présente une nouvelle génération de services modulaires adaptée
aux nouvelles spécifications techniques, normatives et juridiques en matière de gestion
électronique de documents.
Elle permet d’indexer, nommer, classer, archiver et partager dynamiquement des documents
de source électronique ou papier (numérisés à partir de scanner ou de copieurs numériques
connectés), dans une arborescence organisée dans une solution de gestion des documents. La
solution présentera ainsi un outil adapté à la collaboration et à une gestion évolutive des
documents. De ce fait, nous préciserons que notre solution permet de donner aux documents
une véritable valeur décisive et met à la disposition de ses utilisateurs des différentes
fonctionnalités de gestion des documents tout le long de leurs cycle de vie, dès leur création
jusqu’à leur destruction.
GENI_DOC est une solution logicielle qui comporte deux modules complétifs, nous
présentons ci-dessous la définition des fonctionnalités qu’elle offre :
Gestion des documents :
- Capture des documents : Chargement des documents dans l’application quelle que soient
d’origine papier ou numérique.
- Classement et stockage des documents : Organisation, enregistrement et traçabilité des
documents au sein de l’espace de travail offert par l’application.
- Manipulation et partage des documents :Utilisations des documents en les consultant,
modifiant, récupérant en format numérique ou papier ainsi qu’en gérant des versions
antérieurs et même en les envoyant par mail. En plus de la possibilité de les partager avec
les utilisateurs concernés selon des droits précis.
- Archivage des documents : Mise hors service des documents jugés inutiles dans la
manipulation quotidienne des utilisateurs.
- Destruction des documents : Soit par la suppression des documents de leurs
emplacements, où ils ne seront plus existants dans l’application ou leurs recyclages dans
la corbeille à partir de laquelle ils peuvent être restaurés.
Gestion des utilisateurs :
- L’inscription : Dans le but de devenir un utilisateur de GENI_DOC, une étape
d’inscription que le client exerce tout seul est disponible.
- L’authentification : Pour identifier l’utilisateur de l’application.
- Consultation des fiches d’autres utilisateurs.
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Chapitre 1 : Présentation du cadre du projet
GENESIS TECHNOLOGY vise à donner aux utilisateurs une solution présentée sous forme
d'un desktop virtuel qui va remplacer le bureau de l’utilisateur, de telle sorte qu’il peut
effectuer toutes les opérations ordinaires sur ses fichiers, répertoires, photos…avec une
simplicité de travail lui permettant de gagner non seulement du temps de gestion et de
maintenance, mais surtout de l'espace de stockage puisque tout est enregistré via le Cloud.
Ainsi, tous ces documents sont accessibles de partout et à n'importe quel moment.
Afin de permettre une gestion consolidée de tous les données dans un référentiel unique et
centralisé, dans notre solution de GED, nous contribuons à la mise en œuvre de gestion de
contenu d’entreprise (Entreprise Content Mangement ECM) qui désigne l’utilisation des
technologies destinés à acquérir, gérer et à diffuser tout contenu. En plus des processus
intégrés pour permettre la collaboration et le partage de travail avec d’autres utilisateurs de
GENI_DOC, ces collaborateurs qui auront la possibilité d’accéder aux documents qu’on a
choisi de partager avec eux, selon les droits qui leur sont attribués.
4. Méthodologie
GENESIS TECHNOLOGY vise à accélérer le développement du projet et à bien satisfaire les
besoins demandés, c’est pourquoi elle suit un processus itératif basé sur un suivi et une
évaluation quotidienne. Elle intègre la méthode agile « Scrum » dédiée à la gestion de projets
en informatique, basée sur des Sprints de courte durée. Cette méthodologie adaptée au sein de
GENESIS TECHNOLOGY fonctionne selon les principes suivants [2]:
- La durée du projet est découpé en itérations durant lesquelles juste une partie de
l'application ou même de la formation est planifiée à peu près, un responsable valide et
ajuste les besoins de chaque sprint.
- Une réunion initiale pour définir les tâches à réaliser durant ce sprint.
- Une réunion finale présente une démonstration de la tâche réalisée.
- Chaque jour, une courte réunion d'avancement ou de présentation de conflits.
- Un responsable fonctionnel valide le travail et ajuste les besoins entre chaque itération.
5. Conclusion
Dans ce premier chapitre, nous avons situé le projet dans son cadre général en présentant
l'organisme d'accueil et en spécifiant les buts de l'application afin d’avoir une idée globale sur
le travail à faire, et la méthodologie adoptée. Le chapitre suivant fera l’objet d’une étude de
l’existant en domaine de gestion électronique des documents sur le marché.
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
1. Introduction
La Gestion Electronique de Documents (GED) apporte des bénéfices significatifs en termes
de qualité, de productivité et disponibilité de document. Dans ce chapitre, nous passerons en
revue les notions de GED et nous ferons une étude de trois solutions existantes pour la GED.
Nous identifierons ensuite les besoins fonctionnels et non fonctionnels. Enfin nous parlerons
de notre solution proposée « GED en mode SaaS »
2. Notion GED
Les systèmes de gestion de documents fournissent généralement le stockage, la gestion des
versions, des métadonnées, la sécurité aussi bien que des capacités de récupération et
l'indexation. Voici une description de ces composants :
Métadonnées
Les métadonnées sont typiquement stockées pour chaque document. Elles peuvent, par
exemple, inclure la date à laquelle le document a été créé, l'identité de l’auteur et la taille…
Le texte extrait résultant peut être utilisé pour aider des utilisateurs dans le classement du
document en identifiant des mots-clés probables utilisés pour la recherche en texte intégral, ou
tout seul.
Intégration
Beaucoup de systèmes de gestion de documents essayent d'intégrer la gestion de document
directement dans d'autres applications, pour que les utilisateurs puissent récupérer des
documents existants directement du dépôt de système de gestion de documents, faire des
changements et sauver le document changé comme une nouvelle version.
Indexation
L’indexation est utilisée pour suivre à la trace des documents électroniques et facilite la
recherche et la récupération de ces documents. L'indexation peut être aussi simple que gardant
la trace d'identifiants de document uniques; mais souvent elle prend une forme plus complexe,
en fournissant la classification par les métadonnées des documents ou même par des indices
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
ou des mots extraits du contenu des documents. L'indexation existe principalement pour
supporter la récupération.
Stockage
Stocker des documents électroniques. Le stockage des documents souvent inclut la gestion de
ces mêmes documents, l’emplacement et la période de stockage, la migration des documents
d'un média de stockage à un autre (la gestion de stockage hiérarchique) et la destruction de
document final.
Récupération
Récupérer les documents électroniques de l’emplacement de stockage. Bien que la notion de
récupération d’un document particulier soit simple, dans le contexte électronique elle peut être
tout à fait complexe et puissante.
Sécurité
La sécurité de document est essentielle dans beaucoup d'applications de gestion de
documents. Quelques systèmes de gestion de documents ont un module de gestion de droits
qui permet à un administrateur de donner l'accès aux documents.
Collaboration
La collaboration devrait être inhérente à un GED. Les documents devraient être accessibles
par un utilisateur autorisé. L'accès devrait être bloqué à d'autres utilisateurs tandis que le
travail est exécuté sur le document.
3. Etude de l’existant
Plusieurs solutions de gestion électronique de documents existent. Chaque solution possède
son mode d’utilisation ainsi que ses propres modules et fonctionnalités. Dans la suite de cette
section, nous présentons trois applications existantes et nous les critiquons pour en dégager
les objectifs à atteindre.
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
3.1. OpenDocMan
OpenDocMan a une capacité importante d'organiser les documents en utilisant des dossiers,
des étiquettes et des types de documents. OpenDocMan est riche en des fonctionnalités
novatrices qui permettent de rationaliser la gestion de documents, traiter et fournir une
solution puissante et facile à utiliser [3].
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
Recherche Rapide :
- La recherche se fait par l'auteur, le département, ou la catégorie.
- Recherche complète par métadonnées, auteur, département, catégorie, nom de fichier,
commentaires, etc.
- Aucun processus d'indexation externe exigé.
Exigences :
- Très léger et facile à installer.
- PHP 5/MySQL 5.
- Apache/IIS.
Sécurité :
- Contrôle d'accès départemental pour chaque fichier.
- Trois types d’utilisateur : Utilisateur, Administrateur et Super-administrateur.
Langues : Ce GED est disponible sous plusieurs langues : Chinois, Croate, Anglais,
Hollandais, Allemand, Portugais, Turc, Espagnol.
Avec OpenDocMan l’utilisateur doit disposer des serveurs. Il doit également configurer le
matériel et assurer lui-même la sécurité de son système. Mais tout cela coûte très cher. Notons
aussi les problèmes de type coupure de courant qui peut pénaliser la productivité des
collaborateurs.
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
productivité des entreprises d’une façon radicale. Le M-Files DMS aide à contrôler le
mouvement intensif de l'information [4].
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
3.3. SOHODOX
SOHODOX est un produit d’ITAZ Technologies qui est fondée en 1999. SOHODOX est un
logiciel de gestion des documents facile à utiliser. En plus de SOHODOX, ITAZ
Technologies développe aussi GLOBODOX qui est une solution de gestion des documents
pour les grandes et moyennes entreprises. Les produits d’ITAZ Technologies sont utilisés par
des clients dans plus de 50 pays.
Les produits sont le résultat d’une recherche et développement continu et un désir de
construire des meilleures solutions logicielles pour le marché mondial et il y’a un travail
constant pour améliorer toutes les produits déjà existants. Les solutions sont conçues avec
facilité d'utilisation [5].
3.3.1. Pourquoi SOHODOX ?
Gagner du temps : La capacité de SOHODOX d'organiser des documents en utilisant
des dossiers, des étiquettes et des types de document.
Le meilleur endroit pour tous vos documents : Des documents papiers peuvent être
numérisés, stockés dans SOHODOX et aussi une possibilité de déplacer des documents
déjà sous forme électronique (.DOCX, XLSX, PPT, PDF…).
Visionneurs incorporés : Pour formats des fichiers importants (par exemple. PDF,
JPEG, DOC, DOCX, XLS, XLSX) sans avoir leurs applications associées installées sur
machine.
Facilité d'emploi : Dispose d'interface simple à utiliser.
Application Sécurisée : Accès contrôlé avec mot de passe et nom d’utilisateur unique
en plus d’un dossier privé pour les documents confidentiels.
Données dans votre possession : Données non hébergées sur internet.
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
Il est nécessaire d’exprimer les fonctionnalités majeures que le système doit remplir afin d’en
dégager les services qu’il devra assurer. De ce fait, nous précisons que notre solution met à la
disposition de ses utilisateurs différentes fonctionnalités de gestion des documents en passant
par toutes les étapes de leurs cycles de vie comme illustré dans la figure 1.
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
Récupération
Afin de faciliter la recherche des documents, un module de filtrage est présent selon des
suggestions au fil de la saisie des indices de recherche pour pouvoir générer les rapports
contenant des informations relatives au document sélectionné.
- Gestion des points de sortie papiers par impression distribuée ou centralisée selon le choix
de l’utilisateur tout en mentionnant la possibilité de duplication.
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
- Gestion des points de sortie numériques qui peut être soit en visualisant à l’intérieur de
l’application les informations que contient le document, soit par l’extraction de celui-ci
en l’envoyant par mail ou en le téléchargeant directement à partir de l’espace de travail sur
le poste de travail.
Manipulation et partage
- Avec notre application, toutes les manipulations quotidiennes sur un document sont
possibles. L’utilisateur peut consulter les informations que contient un document comme
il peut y apporter des modifications. Il peut aussi le renommer, supprimer, dupliquer,
déplacer, y ajouter des annotations textuel. D’autre part, il est capable de restaurer des
documents envoyés à la corbeille. Il peut également suivre des versions antérieures du
document. Il est aussi possible de consulter des rapports est des fiches des métadonnées
particulières à un document précis. En plus, l’utilisateur peut effectuer des transformations
de format du document en le convertissant (Word vers PDF, EXEL vers PDF, etc.).
- D’autre part, notre application constitue un outil de travail collaboratif. En effet, en plus
de gérer ses documents, l’utilisateur peut les partager avec d’autres utilisateurs de
l’application qu’il choisit lui-même tout en leur attribuant des droits d’accès selon son
choix. Notre système de gestion des documents supporte en total six niveaux différents
pour les droits d’accès :
Lecture seule : Uniquement ouvrir et télécharger un document.
Edition : Lecture seul et édition des informations et des métadonnées d’un
document.
Edition et suppression : Edition, suppression et restauration.
Publication : Edition, suppression, envoi par mail et impression.
Organisation : Publication, duplication et déplacement du document en plus de la
création et du chargement de nouveaux documents dans le répertoire d’origine
Administration : Contrôle complet et assignement des droits d’accès.
Archivage
Quand le document dépasse son délai d’utilité ou bien il ne répond plus à la raison de sa
création, il entre dans un processus d’archivage qui se manifeste sur deux phases :
- L’affichage d’un tag d’alerte du dépassement du délai du non utilisation du document.
Ceci permet à l’utilisateur de consulter l’information liée à la période de la dernière
manipulation effectuée sur celui-ci.
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
- La mise hors ligne des éléments que l’utilisateur décide de les envoyer vers l’archive tout
en envisageant des traitements pour répondre aux problématiques de pérennité, de
complétude, de fiabilité et de traçabilité des archives.
Destruction
C’est la dernière phase dans le cycle de vie d’un document. Tout document ou fichier
supprimé doit être stocké dans une corbeille afin de garder la possibilité de le restaurer
jusqu’à ce qu’il soit définitivement détruit, là toute donnée ou notice le concernant sera aussi
supprimé.
En plus de la gestion des documents, notre application comprend un module de gestion des
utilisateurs intégrant trois fonctionnalités essentielles :
A un certain point dans son cycle de vie, le système doit considérer des besoins non-
fonctionnels et leurs tests. Ils sont spécifiés par le projet afin de répondre aux normes de
qualité des produits informatiques. Dans ce cadre, notre application doit répondre aux besoins
non fonctionnels suivants :
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Chapitre 2 : Etat de l’art et étude de l’existant
grâce à une modélisation de leurs application réalisées par des personnels compétents et ceci
via le Web [6].
Le full web ainsi que les logiciels fonctionnant en web service garantissent aux utilisateurs :
- Etre toujours au niveau des dernières versions et des derniers développements autour
des TIC.
- Pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités principales de leur application.
- Faire chuter considérablement le TCO (coût total de possession par poste) de
l’entreprise à partir de leur navigateur internet en mode sécurisé HTTPS.
- Maîtriser ses coûts de fonctionnement, AVANT, PENDANT et APRES.
La GED en mode SaaS permet aujourd’hui de mettre à disposition des partenaires externalisés
toutes les données du Système d’Information dont ils ont besoin au quotidien, ainsi qu’ils
profitent d’une mise à disposition 24h/24h et 7j/7j.
6. Conclusion
Dans ce chapitre, nous avons présenté les différentes notions liées à la gestion électronique
des documents. Puis, nous avons fait une étude de quelques solutions GED existantes et nous
avons fait l’expression des besoins. Enfin, nous avons parlé des avantages de proposer une
solution GED en mode SaaS.
Dans le chapitre suivant, nous allons détailler les technologies proposées pour
l’implémentation de l’application
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Chapitre 3 : Conception
1. Introduction
Ayant spécifié le cadre de l’application et les solutions proposées, nous nous orientons vers la
phase de spécification des besoins du produit. Pour représenter de façon formelle les
fonctionnalités offertes par notre produit, nous avons développé une modélisation structurelle
ainsi que comportementale du système. Pour cela, nous avons adopté le langage de
modélisation UML (Unified Modeling Language) qui est un standard dans le monde de la
modélisation de programmes orientés objets. Il dispose de quatorze types de diagrammes
différents facilitant ainsi la conception des logiciels en représentant leurs mécanismes
internes. Nous distinguons les vues statiques représentant "physiquement" le système
(diagrammes d'objets, de classes, de composants et de déploiement) ainsi que les vues
dynamiques qui montrent comment fonctionne le système (diagrammes de séquence, de
collaboration, d'états transitions, de cas d'utilisation et d'activités) [7].
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Chapitre 3 : Conception
droits de lecture seule, de modification dans son document ou même priver des utilisateurs
des droits d’accès. D’un autre côté, un utilisateur manipule les documents partagés avec lui
dans les limites des spécifications effectuées par le propriétaire et il ne peut réagir que suivant
les droits qui lui sont attribué.
Tout d’abord, nous allons étudier les principaux cas d'utilisation rencontrés par
l’utilisateur de notre application :
L’inscription : Pour commencer à utiliser l’application, un acteur devra remplir les
informations demandées afin que le système enregistre son compte dans le serveur des
utilisateurs de l’application et lui donne l’accès au site.
Authentification : A chaque fois qu’un utilisateur inscrit souhaite accéder à l’application,
il aura à introduire son login et son mot de passe, ce qui permettra au système de lui
attribuer les droits d’accès qu’ils lui ont été définis.
La gestion : L’utilisateur effectue deux tâches principale : une gestion des dossiers où ses
documents seront placer et une gestion des documents eux même.
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Chapitre 3 : Conception
- Création d’un dossier : L’utilisateur peut créer un nouveau dossier, lui attribuer le nom
qu’il souhaite et préciser ces métadonnées.
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Chapitre 3 : Conception
- Suppression d’un dossier : Avec un choix effectué sur le dossier en question et suite à
une demande de l’utilisateur d’effectuer une action de suppression, le dossier sera
directement envoyé vers la corbeille.
- Renommage d’un dossier : Si l’utilisateur décide de modifier le nom d’un dossier il
pourra tout simplement introduire le nouveau nom souhaité sans modification des autres
paramètres.
- Déplacement d’un dossier : Là, l’utilisateur aura l’opportunité de modifier
l’emplacement racine du dossier.
La gestion des documents : Elle consiste à permettre à l’utilisateur d’effectuer les
tâches appartenant au processus de gestion d’un document commençant par son
acquisition, puis son stockage, sa manipulation, sa récupération et enfin son archivage.
22
Chapitre 3 : Conception
Numérisation du document s’il est sous format parier, avec une présence d’un scanner
il n’aura qu’à suivre les directions pour obtenir un format numérique chargeable dans
le serveur.
- Stockage d’un document : Lors du chargement d’un document, l’utilisateur remplit les
métadonnées correspondantes tout en spécifiant la destination. Ensuite, c’est la tâche du
système de classer le document et d’attribuer les caractéristiques de sauvegarde.
Une recherche avancée qui porte sur les métadonnées et sur les annotations
concernant le document requis.
- Manipulation d’un document : Cette action est elle-même décomposée à une multitude
de tâches que l’utilisateur peut réaliser telles que la consultation, la modification, la
suppression, le déplacement, l’impression et l’envoi par mail.
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Chapitre 3 : Conception
La suppression : C’est une action aussi possible sur les documents dont l’utilisateur a
décidé de les mettre dans la corbeille.
- Archivage d’un document : Pour les documents que le délai de la non utilisation dépasse
une limite bien définit, une icône d’alerte s’affichera à partir de laquelle l’utilisateur
pourra consulter l’intervalle de validation qui reste avant que le document ne soit
archiver et mis hors ligne où il devient plus accessible dans l’espace de travail quotidien.
- Filtrage des documents : Une option disponible pour l’utilisateur est d’accéder à un
module de filtrage des documents existant à fin de consulter leur métadonnées. Tous les
documents de l’espace de travail sont affichés dans une liste et seulement en introduisant
un indice de récupération que le moteur de filtrage extrait les éléments répondant à la
condition.
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Chapitre 3 : Conception
L’administration : Une autre grande activité que procure l’application, qui consiste à
l’administration des droits d’accès des utilisateurs inscrits et pouvant atteindre le
système.
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Chapitre 3 : Conception
- Choix des utilisateurs : Là, l’utilisateur aura accès à une liste des utilisateurs inscrits à
l’application à partir de laquelle il pourra faire le choix de ceux qui auront le droit de
partager avec lui son document.
- Attribution des droits : Il aura à limiter les droits attribués : lecture seule, lecture et
écriture, déplacement. Cette décision est faite selon le choix de l’utilisateur
administrateur du document et selon l’utilisateur avec lequel il le partage.
- Modification des droits : Une fois les droits sont attribués, ils peuvent à tout moment être
modifiés ou même désaffectés par l’utilisateur auteur du document.
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Chapitre 3 : Conception
La figure 6 représente le diagramme des cas d’utilisation général et qui montre les différents
cas généraux que l’utilisateur de l’application rencontre. En faisant l’inscription, l’utilisateur
profite d’un site où il va gérer des documents et des dossiers. Puis, en choisissant de les
partager, il pourra administrer les droits d’accès à ses collaborateurs. Pour garantir la fiabilité
et la sécurité des documents des utilisateurs, une authentification garantira l’accès à toutes ces
fonctionnalités.
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Chapitre 3 : Conception
Le stockage de tous les éléments est assuré dans une base de données fournie par SQL Server
2008 qui a le statut de « SPDatabase ». Tout élément supprimé va être envoyé à la corbeille
«SPRecycleBinItem » et le document peut être restauré si la durée de sauvegarde à la
corbeille n’est pas dépassée.
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Chapitre 3 : Conception
3. Modélisation comportementale
Après avoir défini les besoins de l’application sous forme de diagrammes de cas d’utilisation
et diagramme de classes, nous allons effectuer une analyse comportementale de notre
système. Pour cela, nous allons décrire les scenarios des cas d’utilisation sous forme de
diagrammes de séquences. Dans la suite, nous présentons les scénarios principaux de notre
application.
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Chapitre 3 : Conception
qui va vérifier si l’utilisateur existe dans l’active directory afin de pouvoir accéder à la page
d’accueil sinon un message d’erreur va être affiché pour informer l’utilisateur que l’un des
paramètres saisis est invalide.
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Chapitre 3 : Conception
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Chapitre 3 : Conception
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Chapitre 3 : Conception
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Chapitre 3 : Conception
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Chapitre 3 : Conception
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Chapitre 3 : Conception
2. Conclusion
Ce chapitre a été consacré à l’étude des différentes fonctionnalités offertes par le système
ainsi qu’à la représentation de la conception UML par les diagrammes de cas d’utilisation, le
diagramme de classes et enfin une série des diagrammes de séquences des différents scénarios
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Chapitre 3 : Conception
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Chapitre 4 : Technologies utilisées
1. Introduction
Après avoir bien terminé l’analyse et la spécification de notre projet, dans ce chapitre nous
présentons l’environnement et la plateforme de développement de notre application. Nous
allons énumérer par la suite les différents outils et les technologies utilisées pour le
développement de l’application et notamment leurs caractéristiques.
2. Le choix de l'environnement
Le choix de l'environnement est issu de différents points. Tout d'abord, la forte présence des
produits Microsoft dans le monde professionnel peut faciliter le processus de choix vers un
éditeur déjà connu et Microsoft Office SharePoint Server 2010 (MOSS 2010) est un produit
avec du potentiel qui couvre un large spectre.
Pour le développement de notre GED, nous avons choisi SharePoint comme plateforme sur
laquelle se base notre application puisqu’il couvre tous les aspects d'une GED traditionnelle :
acquisition, classement, stockage et diffusion. D’autre part, SharePoint est un portail de
l'information de l’entreprise de Microsoft, qui peut être configuré pour s’exécuter sur
l'Intranet, l'Extranet et des Sites Internet et se caractérise par les points forts suivants :
- Intégration avec Office : Le point fort majeur de SharePoint est sa fameuse intégration
avec Microsoft Office. SharePoint 2010 a adopté l'interface « ruban » introduite par Office
2007. Cette intégration facilite considérablement l'adoption de la GED qui est alors vue
comme une extension naturelle de la suite bureautique.
- Fiabilité de l'éditeur : Microsoft est l'un des plus connus éditeurs de logiciels dans le
monde entier. Sa disparition dans les prochaines années est affreusement peu probable, ce
qui est rassurant en ce qui concerne la maintenance et l'assistance alentour de SharePoint.
- Facilité d'installation et d'utilisation : Les produits Microsoft bénéficient d'une certaine
homogénéité dans leurs processus d'installation et dans leur utilisation. Si l'organisation a
l'habitude de travailler avec ces produits, l'installation et l'utilisation de SharePoint sont
conformes à ses habitudes. La plus part des produits de « Genesis Technologie » sont
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Chapitre 4 : Technologies utilisées
basés sur les technologies Microsoft. Notre projet de fin d’études était l'occasion
d'explorer et d’améliorer notre compétence sur cet outil très demandé dans le monde
professionnel.
Nous y trouvons ainsi la possibilité de créer et animer des blogs personnels et d'équipes, des
wiki, des réseaux sociaux. Et pour rendre tous ces contenus mieux structurés et accessibles
facilement, des métadonnées (ou mots clés, libellés, tags) leurs seront associés.
2.1.3. Contenus
Cette partie regroupe la gestion des contenus d'entreprise (Workflow, médias, incorporation de
Microsoft office, gestion et partage de documents, règles de validation et d'archivage de
contenus).
2.1.4. Recherche
Il s’agit du même élément que celui de MOSS 2007 mais avec des améliorations apportées
aux outils déjà présents et l’ajout de nouveaux outils comme FAST. Ces fonctionnalités
permettront à tout personne d'effectuer des recherches de contenus et d’autres personnes au
sein des sites SharePoint en proposant une interface fiable et flexible (navigation hiérarchique,
classement de contenus, visualisation préalable de contenus en mode vignettes, ..).
2.1.5. Insights
Cette fonctionnalité aide à prendre des décisions de qualité en accédant à toutes sortes
d'analyses relatives à l'activité de l'utilisateur ; c'est ce que permet cette brique fonctionnelle
(Business Intelligence BI dans MOSS 2007) en proposant beaucoup d'outils pour concevoir
des Dashboard interactifs, riches en contenus (tableaux, indicateurs de performance, graphes,
statuts, ...), qui s'appuient sur les applicatifs décisionnels de l'entreprise. La possibilité de
partager des classeurs Excel contenant des analyses adéquats sur un projet et de les afficher
dans son navigateur.
2.1.6. Composites
Pour cette partie, il s'agit de créer des applications composites, sans programmation,
accessibles depuis un site SharePoint. Par exemple, créer une application qui affiche des
données issues de tables d'une base de données Access; de publier un diagramme Visio pour
qu'il soit accessible à tous, d'alimenter une liste de contacts SharePoint à partir d'un référentiel
applicatif disponible dans l'entreprise, etc.
3.2. Architecture de SharePoint 2010
3.2.1. Architecture logique
Toutes les solutions SharePoint sont fondées sur une structure hiérarchique des composants
logiques illustrés dans la figure 18, chacun d’entre eux réalise une fonctionnalité bien
spécifique [8].
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Chapitre 4 : Technologies utilisées
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Chapitre 4 : Technologies utilisées
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Chapitre 4 : Technologies utilisées
- Serveur Web frontal : Ce serveur gère les interactions entre les solutions SharePoint
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Chapitre 4 : Technologies utilisées
Server 2010 à fin de traiter les requêtes générales et renvoyer certaines demandes de
service vers le serveur d'application.
3. SharePoint Designer
Microsoft SharePoint Designer (SPD), connu aussi comme Microsoft Office SharePoint
Designer, est un éditeur HTML spécialisé et un logiciel public de web design pour créer ou
modifier des sites Microsoft SharePoint, des workflows et des pages Web. C'est une partie de
la famille de produits Microsoft SharePoint. C'était aussi une partie de
famille de Microsoft Office 2007, mais n'a jamais été inclus dans
aucune des suites de Microsoft Office [10].
4. Active directory
Active Directory permet de représenter et de stocker les
éléments constitutifs du réseau (les ressources informatiques mais
également les utilisateurs) sous formes d'objets, c'est-à-dire
un ensemble d'attributs représentant un élément concret.
Les objets sont organisés hiérarchiquement selon un schéma
définissant les attributs et l'organisation des objets. Le service d'annuaire Active Directory
permet de mettre ces informations à disposition des utilisateurs, des administrateurs et des
applications selon les droits d'accès qui leur sont accordés. Les objets d'Active Directory
(Utilisateurs, Groupes, Ordinateurs, etc.) correspondent à des classes, c'est-à-dire des
catégories d'objets possédant les mêmes attributs. Ainsi, un objet est une « instanciation »
d'une classe d'objet, un ensemble d'attributs avec des valeurs particulières. Lorsqu'un objet
contient d'autres objets, nous le qualifions de conteneur. Les conteneurs permettent de
regrouper les objets dans une optique d'organisation. A l'inverse, si l'objet est au plus bas
niveau de la hiérarchie, il est qualifié de feuille.
Pour avoir cette fonctionnalité, il faut installer un service Active Directory service fourni par
Windows Server 2008.
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Chapitre 4 : Technologies utilisées
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Chapitre 4 : Technologies utilisées
7. Conclusion
Ce chapitre a été consacré pour l’étude de la technologie SharePoint qui se caractérise
par la facilité de l’accès aux ressources et centralise l'information qui devient accessible via
un navigateur web. Aussi, nous avons parlé des autres outils qui nous ont aidés pour réaliser
notre projet.
Dans le chapitre suivant, nous allons présenter en détails l’application que nous avons
réalisée.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
1. Introduction
Après avoir spécifié le problème à résoudre, analysé les fonctionnalités à mettre en œuvre et
avoir conçu la conception à suivre, nous décrivons dans ce dernier chapitre, l’étape de
réalisation du projet. Pour se faire, nous commençons par décrire l’environnement,
l’architecture et la plateforme de développement avec lesquelles l’application a été
développée. Ensuite, nous proposons un aperçu sur l’interface de l’application finale en
illustrant les fonctionnalités de notre solution.
2. Environnement de développement
Vue que SharePoint est l’outil capital de l’organisation des données, nous avons eu à disposer
de ressources matérielles et logicielle spécifiques afin de procéder à une installation correcte
de Microsoft SharePoint Office 2010.
RAM 4 Go
Tableau 1: Configuration matérielle requise
SharePoint exige que le système d’exploitation soit doté de certains composants avant de
commencer l’installation. Dans le tableau qui suit, nous citons les recommandations
logicielles nécessaires pour l’accomplissement du travail [12].
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
Ressources Descriptif
Serveur Active Serveur d’utilisateur qui aide à importer des profils utilisateur au
Directory SharePoint Server.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
réseau et sauvegarde des données. Sur ce système, nous faisons tourner des applications
d'entreprise, des serveurs de base de données, des serveurs web. Ce choix est argumenté par le
faite qu’il est un OS Windows multi utilisateurs et que toutes les applications sont exécutées
sur le serveur, les données étant aussi stockées sur le serveur. En plus de la gestion d’un
domaine et de l'authentification des utilisateurs sur un réseau d'entreprise.
3. Architecture de l’application
Notre application assure un environnement de gestion sécurisé tout en mettant au point des
processus qui ajustent les manipulations réagissant avec l’application et les utilisateurs. Les
processus de gestion disponibles sont :
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
L’architecture de GENI_DOC est basée sur son déploiement en mode SaaS sur le Cloud afin
d’assurer un accès à tous les utilisateurs à travers un navigateur Web.
4. Implémentation
4.1. Inscription et Authentification
Pour avoir accès à un espace de stockage des documents et bénéficier de toutes les
fonctionnalités de l’application, un utilisateur doit s’inscrire en remplissant un formulaire. Les
informations saisies vont être enregistrées dans l’annuaire Active Directory. Après
l’inscription, l’utilisateur aura son propre site où il va gérer et stocker ses documents en toute
sécurité.
Sans authentification, l’utilisateur ne peut pas accéder à son propre espace et ne peut pas
bénéficier d’aucune fonctionnalité. En saisissant le login et le mot de passe, une vérification
va être faite dans la liste des utilisateurs puis une redirection vers la page principale si
l’utilisateur est valide sinon un message d’erreur informe l’utilisateur que les informations
saisies ne sont pas valides.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
est surtout de préciser le type de celui-ci. Après la vérification des informations, le nouveau
document vide s’ajoutera à l’espace de travail.
des icônes des dossiers et des fichiers suivra le mode d’organisation choisi tout en avançant
toujours l’affichage des dossiers par rapport à
celui des documents.
Pour se débarrasser des documents ou des dossiers qui ne sont plus utiles, des « check box »
sont disponibles pour que l’utilisateur sélectionne les éléments en question et les envoyer vers
la corbeille. Il lui suffit de cliquer sur l’icône d’une poubelle illustrée dans la figure 27 pour
que les éléments sélectionnés disparaissent de l’espace de travail.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
A partir de la corbeille, l’utilisateur pourra voir les éléments supprimés auparavant et en être
informé à propos de leurs dates de suppression, leurs créateurs et celui qui les a supprimés,
comme il est illustré dans la figure 29. Ainsi, il pourra restaurer le document ou le supprimer
définitivement de tout le système de gestion des documents.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
4.10. Navigation
Notre application offre un parcours très simplifié des documents et des dossiers qui se
trouvent dans l’espace de travail où un simple clic sur le nom de l’icône d’un dossier défini
affichera le contenu de celui-ci. Tout le long de sa navigation entre les dossiers, l’utilisateur
sera dirigé ainsi à une « url » portant comme information supplémentaire le trajet des
éléments visités comme il est indiqué dans la figure 31.
En ce qui concerne les icônes des documents, un clic sur le nom d’un
document spécifique marquera ce dernier comme utilisé « check out » à fin
qu’aucun autre utilisateur ne pourra le consulter en même temps. On remarque
dans la figure 32, qu’avant de terminer l’ouverture du document, l’utilisateur
devra s’identifier afin de vérifier ses droits.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
4.12. Archivage
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
- Une fois le délai est dépassé, le fichier est automatiquement envoyé à l’archive où il sera
conservé sous forme zippé de l’élément initiale telle qu’il est affiché dans la figure 35.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
L’utilisateur n’aura qu’à introduire les indices de recherche dans un « texte box ». Selon les
caractères introduits, un filtrage est lancé automatiquement et tout élément contenant cet
indice dans son nom sera affiché. De plus, les caractères introduits seront marqués en jaune
comme illustré à la figure 38.
4.16. Téléchargement
L’utilisateur trouve deux méthodes pour télécharger ses documents : il peut
sélectionner le « check box » relatif aux documents souhaités, cliquer sur
l’option de téléchargement disponible et tous les documents sélectionnés
seront automatiquement téléchargés et placés dans le « c:\ » de poste de l’utilisateur.
Il peut aussi parcourir les documents par le moteur de filtrage disponible. En effet,
l’utilisateur trouve avec les métadonnées concernant son document, un bouton de
téléchargement du document qu’il consulte.
4.17. Partage
L’utilisateur sélectionne les éléments qu’il souhaite partager avec les autres
utilisateurs. En appuyant sur le bouton « share with », la fenêtre illustrée à la
figure 39 s’affiche et l’utilisateur se retrouve avec deux listes : Une, à partir de
laquelle, il pourra sélectionner les utilisateurs avec lesquels il souhaite partager son document
et une autre, à partir de laquelle, il peut préciser les droits à attribuer à ces utilisateurs.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
4.18. Renommage
Afin de renommer un élément, l’utilisateur devra tout d’abord le
sélectionner et choisir l’outil de renommage dans la barre de menu. La
fenêtre illustrée à la figure 40 s’affiche. L’utilisateur retrouve un « text
box » avec le nom antérieur du document dedans. L’utilisateur pourra soit
y introduire des modifications ou le changer complétement.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
4.19. Alertes
Afin de garantir la fiabilité du produit, des manœuvres de vérification sont implémentés :
Nom déjà existant : A l’ajout ou au renommage d’un élément (dossier ou fichier), avant de
finir la procédure, le nouveau nom est comparé aux éléments existants. En cas de conflit,
l’utilisateur est averti par l’alerte affichée dans la figure 41 afin de choisir un autre nom.
Comme il y a des actions qui nécessitent au moins un élément sélectionné, nous avons
programmé une alerte pour avertir l’utilisateur en cas où aucun élément n’est sélectionné,
comme illustré à la figure 43.
4.20. Vérification
Nous avons programmé un manœuvre de vérification des champs que l’utilisateur doit les
remplir ainsi que les listes dont il en doit sélectionner des éléments.
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Chapitre 5 : Réalisation et évaluation
L’action n’est pas considéré valide tant que des champs requis ne possèdent pas des valeurs
précises. Les figures 44 et 45 présentent deux exemples pour ce genre de cas.
Figure 44: Exemple d'alerte sur des champs requis non introduits
Figure 45: Exemple d’alerte pour des listes box non sélectionnés
5. Conclusion
En réalisant ce projet, nous avons utilisé des outils qui répondent aux besoins de travail
collaboratif des utilisateurs sur un document et qui assurent une haute disponibilité de
système. Les interfaces présentées dans ce chapitre montrent que les besoins fonctionnels
cités dans le chapitre 2 sont bien vérifiés.
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Conclusion Générale et Perspectives
Dans ce rapport, nous avons présenté notre projet de fin d’études effectué au sein de
GENESIS TECHNOLOGIE. Notre mission a été de mettre en œuvre un logiciel de gestion
électronique des documents dans le but d’optimiser la gestion des données dans les
entreprises et assurer un échange et un suivi efficace.
Pour développer les différentes pages et fonctionnalités du portail, nous nous sommes
servis de SharePoint Server 2010. En plus de l’outil SharePoint Designer afin de mettre en
œuvre les dispositions des pages, les parties web et le design du portail. Il est à signaler que
la gestion des utilisateurs de l’application est assistée par le serveur Active Directory.
Durant notre stage, nous avons bénéficié d'un encadrement de qualité. Ce fut un réel
plaisir de travailler dans ces conditions. Ce projet nous a permis de découvrir certaines
notions et de nous familiariser avec la technologie SharePoint.
Le projet que nous avons réalisé est doté d'un aspect extensible et évolutif. Plusieurs
améliorations peuvent être faites dans l’avenir : D’une part, des progrès peuvent être apportés
à certaines fonctionnalités afin d’assurer un degré de professionnalisme dans la manipulation
de notre produit. D’autre part, il serait très important de travailler sur le déploiement du
l’application sur le Cloud Computing et l'intégration de notre application avec d’autres
applications de GENESIS TECHNOLOGY.
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Bibliographie
[1] : extrait du site http://genesis4technology.com/
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