Rédiger un mail efficace

Soignez votre message

Faites correspondre la taille de votre mail avec celle d’un écran :

• Soyez concis et précis.
• Un message trop long ne sera pas bien lu.

Utilisez un style direct et faites des phrases courtes :

• Vérifiez l’orthographe, n’utilisez pas de style télégraphique.
• Faites attention à l’humour : systématisé, il vous fait perdre votre crédibilité sur des sujets sérieux.
• N’abusez pas des smileys.
• N’écrivez pas en lettres capitales, qui sont l’équivalent d’un cri à l’oral.

Structurez votre message :

• Séparez bien les sujets différents (idéalement envoyez plusieurs mails).
• Incitez vos interlocuteurs à vous répondre en leur posant des questions précises.
• Concluez vos messages par une formule de politesse appropriée.
• Terminez par une signature qui comporte vos coordonnées.

Contrôlez le poids du mail et relisez votre message

Compressez les pièces jointes :
• Votre message doit être dans le corps du mail, pas dans la pièce jointe.
• Si vous avez accès à un outil de travail collaboratif, partagez plutôt vos documents lourds par ce biais.

Relisez systématiquement votre message :

• Pour des sujets importants, enregistrez votre mail sous forme de brouillon et relisez-le avant de l’envoyer.

Faites bon usage des fonctions « copie » et « transférer »

Utilisez correctement la fonction « copie » :
• Interrogez-vous sur la pertinence de mettre quelqu’un en copie :
- Quelles sont les personnes véritablement concernées par mon message ?
- Pourquoi mettre telle personne en copie ?
- N’aurais-je pas intérêt à lui envoyer un mail spécifique ?
• Si vraiment vous ne devez rédiger qu’un seul mail pour plusieurs destinataires, montrez clairement
ce que vous attendez de chacun.
• Créez des listes de distribution pour vos correspondants réguliers.

Utilisez correctement la fonction « transférer » :

• Relisez les mails que vous souhaitez transférer.
• Assurez-vous que vous ne faites pas d’impairs en les faisant suivre.
• Résumez les échanges précédents et reprenez-en les informations importantes.

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