FRM - Financial Management and Implementation Modalities - Harmonized Approach To Cash Transfers (HACT) - FR

Approche harmonisée de transfert de fonds (HACT)
1. L’approche harmonisée de transfert de fonds (HACT) convenue par les agences et qui a été
approuvée par le Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUDD) en 2014
remplace la précédente politique, adoptée en 2005. L’approche HACT révisée est le fruit des
leçons apprises lors de la mise en œuvre antérieure, des évaluations indépendantes et des
examens conjoints de la gouvernance menés au niveau des agences des Nations Unies. Le
document-cadre de l’approche HACT révisé est accessible sur le site du GNUDD. Le HACT révisé
(appelé ci-après « cadre HACT ») y compris les exigences spécifiques du PNUD, a été approuvé
par l’Administrateur Associé en vue de sa mise en œuvre au PNUD à compter du 1 er janvier
2015.

Justification :
2. Le cadre initial de HACT a été adopté pour la première fois en 2005 par le PNUD, l’UNICEF, le
UNFPA et le PAM, conformément à la résolution 56/201 de l'Assemblée générale des Nations
Unies sur l'examen triennal complet des activités opérationnelles de développement du système
des Nations Unies. Le cadre HACT représente un cadre opérationnel commun (harmonisé) pour
le transfert de fonds aux partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux (partenaires
institutionnels et partenaires techniques), que ces partenaires travaillent ou non avec un ou
plusieurs organismes des Nations Unies. L'objectif du cadre HACT est de favoriser un alignement
de l'aide au développement aux priorités nationales et de renforcer les capacités nationales en
matière de gestion et de redevabilité, tout en ayant comme objectif ultime le passage progressif
aux systèmes nationaux. Le cadre HACT est destiné à constituer un ensemble simplifié de
procédures de demande, de décaissement, de garantie et de rapport sur les fonds pour gérer
efficacement les risques, réduire les coûts des transactions et promouvoir le développement
durable de manière coordonnée.

Principaux changements et applicabilité du cadre HACT révisé :
3. Le cadre HACT révisé représente une transition de l'assurance de transfert des fonds découlant
des contrôles et audits au niveau des projets à une assurance dérivée des évaluations et audits
basés sur les risques / systèmes. Ce cadre réaffirme le passage d'une approche basée sur le
contrôle à une approche basée sur les risques. Le cadre révisé apporte un éclaircissement
supplémentaire sur l'activité d'assurance intégrée (audits financiers, audits de contrôle interne,
audits spéciaux, visites de programmatique et vérifications ponctuelles) à effectuer sur la base
des résultats des macro et micro-évaluations. En approuvant la mise en œuvre du cadre HACT
révisé dans les bureaux du PNUD, l’Administrateur associé a également engagé le PNUD à
respecter les éléments clés de ce cadre qui ont été convenus entre les Agences et qui sont les
suivants:
a. Cadre unique pour les transferts de fonds aux partenaires («PE») et aux parties
responsables («PR»): le cadre HACT est un outil de gestion basé sur les risques et doit être
l’unique cadre appliqué par le PNUD lors de transfert des fonds aux IP et aux PR.
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b. Champ d’application : le cadre HACT s'appliquera aux partenaires, à l'exclusion des
agences des Nations Unies, qu'ils soient ou non partagés (conjointement) entre plusieurs
agences.
c. Applicabilité : le cadre HACT doit être applicable dans tous les pays et dans toutes les
situations, y compris les pays en situation d'urgence, de crise et de post-conflit.
Principaux éléments du cadre inter-agences HACT :
4. Les éléments clés suivants ont été approuvés par toutes les agences des Nations Unies
participantes qui ont adopté le cadre HACT :
a. Dispositions en matière de gouvernance et de redevabilité au niveau inter-agences: au

niveau inter-agences, le principal organe de supervision est le Comité de Contrôle Inter-
Agences. Le principal mécanisme inter-agences du cadre HACT au niveau du siège est le
Comité Consultatif HACT Inter-agences. Le Bureau de coordination des opérations de
développement des Nations Unies (BCAD-ONU) est l'unité d'appui technique du GNUDD qui
assure la liaison entre les discussions du GNUDD au siège et le travail des systèmes de
développement des Nations Unies au niveau des pays. Voir l’annexe D ou la section 6.0 du
cadre révisé du HACT pour une description détaillée de la redevabilité et des responsabilités
de chaque intervenant au niveau de l’agence et du pays.
b. Dispositions en matière de gouvernance et de redevabilité aux niveaux de l’Agence et du

pays : au PNUD, l’Administrateur est responsable devant le Conseil d’administration de la
mise en œuvre du cadre HACT. Cela inclut la désignation d'un point focal du siège chargé de
représenter le PNUD au Comité consultatif HACT inter-agences et d'établir des mécanismes
de suivi de la mise en œuvre du HACT dans leurs organisations respectives. Au niveau des
pays, le/la Coordonnat(eur)rice résident(e) dirige l'équipe de pays des Nations Unies dans la
coordination de la mise en œuvre de HACT. Le/La Coordonnat(eur)rice résident(e) n’est pas
directement responsable des fonds décaissés par chaque agence ; cela reste du ressort des
représentant(e)s résident(e)s. Voir le tableau 6 pour une description des rôles et
responsabilités du point focal du siège. Voir l'annexe D ou la section 6.0 du cadre HACT
révisé pour une description détaillée de la redevabilité et des responsabilités de chaque
intervenant au niveau de l'agence et du pays.
c. Utilisation du cadre HACT pour les activités de développement des capacités du

partenaire: HACT est une approche basée sur les risques. Le cadre HACT identifie les des
capacités du partenaire à développer, avec l’assistance du PNUD et d’autres partenaires au
développement, comme un élément central de la gestion des risques. L'identification des
lacunes en vue de développer un plan de renforcement des capacités (soit par le biais d'une
assistance directe de l'équipe de pays ou par l'intermédiaire d'autres partenaires de
développement). Ce plan constitue un élément important du cadre HACT. Les bureaux de
pays doivent utiliser les résultats de l’évaluation HACT pour les aider à cibler les activités
futures de renforcement des capacités dans les principaux domaines de développement et

en des thématiques clé sur le développement, ainsi que pour développer les capacités de
gestion financière nécessaires à tout partenaire. Toutefois, les activités de renforcement des
capacités n’annulent pas les résultats de la micro-évaluation pour déterminer la modalité de
transfert de fonds (CTM).
d. Évaluation des partenaires et approbation du gouvernement : L'application du cadre HACT

ne nécessite pas une approbation séparée de la part du gouvernement. L’approbation pour
évaluer un partenaire fait partie intégrante de la sélection des partenaires et est approuvée
dans le plan d’action du programme de pays (CPAP) ou le plan d’action du Plan-cadre des
Nations Unies pour l’aide au développement, signé par le gouvernement.
e. Évaluation des entités responsables de la réalisation des résultats du programme : le

partenaire d’exécution est généralement l’organisation qui signe le plan de travail (PT) et est
responsable de la réalisation des résultats du programme. Cependant, dans certains cas,
l'organisation qui signe le PT peut principalement jouer un rôle de coordination et déléguer
davantage la responsabilité de la mise en œuvre et de la gestion du programme à d'autres
départements ou organisations. Les activités d’évaluation et d’assurance HACT doivent être
appliquées à l’entité responsable de la réalisation des résultats du programme.
f. Co-Partenaires et agence chef de file : Pour les Co-partenariat, l'équipe de pays des Nations
Unies (UNCT) doit convenir sur organisme chef de file chargé de gérer les processus de
micro-évaluation et d'audit. L’agence chef de file devrait être celle qui transfère le plus de
fonds au partenaire (par rapport au budget global du cycle de programmation par pays de
chaque agence) et celle qui disposait de capacités internes suffisantes. Les coûts liés à
l'exercice du rôle d'organisme chef de file ne devraient pas être imputés aux autres
agences.

Tirer parti des activités d'assurance communes au niveau de l’équipe pays des Nations Unies (UNCT) :
5. Lorsque l'équipe pays des Nations Unies concernée en décide ainsi et que cela convient, les
bureaux du PNUD sont encouragés à rechercher la possibilité de collaborer avec les membres
intéressés de l'équipe de pays des Nations Unies pour la mise en œuvre d'activités d'assurance.
Celles-ci incluent, entre autres, un processus commun d’achat pour la sélection de Parties
Tierces pour les différentes activités requises d’assurance; tirer parti des accords à long terme
existants avec les agences partenaires des Nations Unies pour que des entreprises
professionnelles puissent conduire les activités d’assurance des partenaires spécifiques au
PNUD.
La politique HACT et les directives de mise en œuvre spécifiques au PNUD :
6. Dans le cadre global de HACT, voici les principes directeurs spécifiques du PNUD pour la mise en
œuvre du cadre HACT au PNUD :

a. Responsabilité : le/la représentant(e) résident(e) est responsable devant l’Administrateur
de l’application des procédures HACT au niveau du pays sous la supervision et avec le
soutien du bureau régional.
b. Applicabilité : les procédures prescrites s'appliquent à tous les bureaux du PNUD (siège,
bureaux régionaux et bureaux de pays et projets) qui transfèrent des fonds aux partenaires
d'exécution non onusiens et aux parties responsables de la mise en œuvre des projets de
développement du PNUD.
c. Le seuil financier à appliquer pour la sélection des partenaires pour les micro-évaluations :
pour le PNUD, tout partenaire d’exécution ou partie responsable qui devrait recevoir des
transferts de fonds de plus de 150 000 USD par an est présumé présenter un Risque
significatif pour le PNUD et requiert une micro-évaluation HACT par un prestataire de
service tierce. Pour les partenaires qui sont censés recevoir des fonds en dessous du seuil de
150 000 USD par an, une micro-évaluation n’est pas requise, à moins que le bureau en juge
nécessaire en raison d’autres facteurs de risque, par exemple, le bureau n'a aucune
expérience préalable avec le partenaire ou lorsque l'environnement d'exploitation est
considéré à haut risque. Les bureaux sont fortement encouragés à effectuer une micro-
évaluation pour les partenaires qui sont en dessous du seuil annuel, mais qui sont censés
recevoir plus de 150 000 USD en espèces dans un cycle de programme.
d. Fréquence des vérifications ponctuelles: lorsqu'une micro-évaluation est requise, la

fréquence des différentes activités d’assurance est déterminée par le niveau de risque
ajusté découlant de la micro-évaluation. Pour les partenaires ayant un niveau de risque
ajusté «Faible», des vérifications ponctuelles doivent être effectuées au moins une fois par
an, exception faite pour l’année de l'audit 1. Pour les partenaires ayant un niveau de risque
ajusté «modéré», des vérifications ponctuelles doivent être effectuées deux fois par an.
Pour les partenaires ayant un niveau de risque ajusté «significatif» (seules les modalités de
transfert de fonds avec des paiements directs et remboursements peuvent être utilisées),
des vérifications ponctuelles doivent être effectuées deux fois par an. Les bureaux doivent
prévoir (par exemple prévoir dans la plateforme HACT) d'effectuer des vérifications
ponctuelles pour les partenaires disposant d'un budget annuel de 50 000 USD (ou supérieur)
et doivent effectuer ces vérifications lorsque les partenaires déclarent (via les formulaires
FACE) des dépenses effectuées d'au moins 50 000 USD pour une année donnée,
indépendamment du fait qu'une micro-évaluation du partenaire a été effectuée ou non.
Pour les dépenses réelles déclarées inférieures à 50 000 USD, les bureaux peuvent effectuer
des vérifications ponctuelles à leur discrétion. Des vérifications ou audits supplémentaires
peuvent être requis sur la base des résultats des vérifications précédentes. Une vérification
ponctuelle n'est pas nécessaire pour l'année où les dépenses déclarées doivent être
auditées. La fréquence des vérifications ponctuelles ci-dessus est le minimum requis; les
Bureaux, à leur discrétion et en fonction d'autres facteurs de risque, peuvent effectuer
davantage de vérification ponctuelle si nécessaire. Des vérifications ponctuelles doivent être
effectués avant la clôture opérationnelle et financière du projet afin de s'assurer que toutes
1 L’année d’audit fait référence à l'année dont les dépenses auditées ont été effectués et non à l’année réelle de
l’audit.

les pièces justificatives sont disponibles pour examen et que tout ajustement requis dans
Atlas est effectué.
Dépenses réelles supérieures ou Dépenses réelles inférieures à

égales à 50 000 USD par an 50 000 USD par an
Partenaires évalués La vérification ponctuelle est Des vérifications ponctuelles
(dépenses budgétisées nécessaire: peuvent être effectuées à la
supérieures ou égales à 150  Un niveau de risque discrétion du bureau.
000 $ par an) ajusté «Faible», des
vérifications
ponctuelles - au moins
une fois par an, à
l'exclusion de l'année
d'audit
 Un niveau de risque
ajusté «modéré», des
vérifications
ponctuelles - au moins
deux fois par an
 Un niveau de risque
ajusté «significatif»,
(seuls les Paiements
Directs et la Modalité
de Remboursement
par Transfert de fonds
peuvent être utilisés) -
au moins deux fois par
an
Partenaires non évalués Au moins une vérification Des vérifications ponctuelles

(dépenses budgétisées ponctuelle est nécessaire par an peuvent être effectuées à la
inférieures à 150 000 $ par discrétion du bureau.
an)
e. La vérification des produits programmatique : Voir la Gestion des Programmes et des Projets
(PPM) sur le site du POPP pour obtenir des conseils sur la vérification des produits
programmatique.
f. Fréquence des audits : Pour les partenaires ayant un niveau de risque ajusté «faible» et un
niveau de risque ajusté «modéré», des audits de contrôle interne doivent être réalisés au
moins une fois tous les deux ans si les dépenses annuelles de plus de 200 000 USD par an ;
sinon, des vérifications ponctuelles doivent être effectuées lorsque les dépenses déclarées
sont plus de 50 000 USD. Pour les partenaires ayant un niveau de risque ajusté «significatif»,
des audits financiers doivent être conduits chaque année lorsque les dépenses déclarées

sont plus de 200,000 USD par an et si un partenaire reçoit des opinions sans réserve pour
deux audits consécutifs et les vérifications ponctuelles sont satisfaisantes, le niveau de
risque du partenaire peut être ajusté et des audits de contrôle interne et des vérifications
ponctuelles effectués pour les périodes restantes conformément au niveau de risque ajusté
révisé du partenaire. Pour les partenaires présentant un cote de risque "élevé",
l'autorisation écrite de l'OFM est requise pour engager et émettre des transferts de fonds au
partenaire ; sinon, les directives d'audit de la DIM s'appliquent si la mise en œuvre directe
ou le soutien intégral du bureau national à la NIM est sélectionné. Pour les partenaires non
évalués, des audits financiers doivent être menés chaque année lorsque les dépenses sont
plus (ou égales) de 200 000 USD par an. Voir le tableau 2 pour les orientations sur la
fréquence des activités d'assurance.
g. Modalités de transfert de fonds : les modalités de transfert de fonds à adopter seront

basées sur le niveau de risque ajusté du partenaire, qui est dérivé des résultats de la micro-
évaluation et en tenant dûment compte du contexte de programmation spécifique avec des
exceptions documentées – Voir tableau 3. Pour les partenaires dont le montant est inférieur
au seuil de micro-évaluation de 150 000 USD par an, un bureau peut sélectionner la
modalité de transfert de fonds la plus appropriée en tenant compte des directives du
paragraphe 41 (h), des facteurs de risque connus et de l'expérience antérieure avec le
partenaire.
h. Modalité de rapportage des résultats des micro-évaluations, des vérifications ponctuelles

et des audits : Toutes les micro-évaluations, les plans d'assurance et les rapports doivent
être téléchargés électroniquement via la Plateforme de suivi HACT pour faciliter l'examen de
la gestion par chaque bureau, la supervision par les bureaux régionaux respectifs et la
vérification de la conformité par le point focal HACT du siège du PNUD.

i. Utilisation des coûts directs de projet (DPC) pour les activités HACT: Les coûts liés à la
planification HACT, aux micro-évaluations et aux activités d’assurance contribuent
directement à l’atteinte des résultats de développement et doivent donc être imputés aux
programmes et projets, à l’aide des coûts directs de projet -voir Planification et paiement de
la livraison Services d'habilitation aux projets. Lors de la formulation des budgets de projet,
les bureaux doivent s'assurer de la prise en compte de ces coûts, y compris les coûts des
parties tierces recrutés pour réaliser des micro évaluations et des activités d'assurance.
j. Exclusion générale de la mise en œuvre directe (DIM) et par les agences : le cadre HACT ne
s'applique pas aux projets du PNUD directement mis en œuvre (DIM) s'il n'y a pas de
transfert de fonds aux parties responsables ou des projets mis en œuvre par d'autres
Agences des Nations Unies.
k. Considération particulière pour la partie responsable dans les projets DIM: pour les projets
directement mis en œuvre par le PNUD, le bureau pays peut être appelé à sélectionner une
Partie Responsable, telle qu'une entité gouvernementale, en tant que partenaire dans la
mise en œuvre des activités d’un projet spécifiques, à l'aide d'une lettre d'accord (LOA) - voir

modèle. Il est parfois nécessaire d’effectuer des transferts de fonds à cette partie
responsable sous DIM. Lorsque des transferts de fonds sont effectués, les parties
responsables seront soumises à la HACT, y compris à une micro-évaluation, si elles
atteignent le seuil de micro-évaluation de 150,000 USD par an. Avant de sélectionner la
modalité de transfert de fonds, le bureau doit prendre en considération les résultats de la
micro-évaluation de la partie responsable, ainsi que les résultats plus larges de la macro-
évaluation pour déterminer les activités à confier à la partie responsable et la modalité de
transfert de fonds. La fréquence des vérifications ponctuelles nécessaires au cours de
l’année dépendra du niveau de risque ajusté de la partie responsable, comme indiqué aux
points d) et e) ci-dessus.
l. Considérations particulières relatives à l’appui au NIM par les pays : L’article 15.01 du
Règlement financier autorise le PNUD, lorsque ses capacités sont insuffisantes, à fournir aux
partenaires une gamme de services d’appui à l’appui de la mise en œuvre nationale des
activités de programme du PNUD, dans les limites fixées par le Conseil d’administration. Ceci
est connu sous le nom « L’appui du Bureau Pays au NIM ». Lorsque le niveau de risque
ajusté2 est jugé élevé ou significatif (voir le tableau 2), il peut être nécessaire d’adopter un
appui total du Bureau Pays au NIM en vertu duquel le PNUD exécuterait des activités
entièrement spécifiques dans le cadre du NIM, ou d’adopter la mise en œuvre directe
jusqu’à ce que le partenaire sera évalué comme ayant développé une capacité adéquate.
Dans les cas où l’appui total au NIM a été adopté, toutes les activités du projet seront mises
en œuvre par le PNUD et la HACT ne sera donc pas appliquée.
m. Considération particulière pour d’autres évaluations de risque convenues avec les

donateurs : Certains donateurs peuvent prescrire une évaluation de risque spécifique qui,
dans certains cas, impose des exigences plus élevées que celles du PNUD en matière de
HACT, par exemple, le Fonds mondial. Les bureaux doivent demander l’approbation du point
focal HACT du siège du PNUD pour appliquer les évaluations des risques prescrites par les
donateurs au lieu de la micro-évaluation HACT.
Définitions des termes clés : Vous trouverez ci-dessous les définitions des termes clés utilisés dans cette
stratégie :
Niveau de risque ajusté :
7. Le niveau de risque ajusté est défini comme l'évaluation globale du risque dérivée du niveau de
risque de la micro-évaluation ajusté par d’autres informations disponibles y compris les résultats de
la macro-évaluation; expérience passée avec le partenaire, évaluations antérieures des capacités et
micro-évaluations par d'autres agences. Les raisons pour lesquelles le niveau de risque doit être
ajusté doivent être consignées par écrit et signées par le chef du bureau ou son représentant. Si un
problème qui a conduit à une cote de risque plus élevée (par exemple, l'absence de directives
2 Le niveau de risque ajusté est défini comme l'évaluation globale du risque dérivée de la micro-évaluation,
corrigée des autres informations disponibles, notamment : les résultats de la macro-évaluation ; expérience passée
avec le partenaire, évaluations de capacités antérieures et micro-évaluations par d'autres agences.

d'approvisionnement adéquates avec une séparation des tâches clairement stipulée) a depuis été
résolu et validé via, par exemple, des activités d'assurance ultérieures où si un partenaire reçoit
deux audits séquentiels avec une opinion sans réserve de un Partenaire et que les résultats des
contrôles ponctuels de ce Partenaire sont satisfaisants, le Bureau peut envisager d'ajuster à la baisse
la cote de risque du Partenaire. La révision doit inclure une documentation détaillée des raisons de
l'abaissement de la cote de risque et être étayée par des rapports d'activités d'assurance qui
peuvent démontrer que les faiblesses de contrôle qui ont conduit à une cote de risque plus élevée
ont été résolues de manière satisfaisante. Une telle révision à la baisse nécessitera en outre
l'approbation du bureau régional pour les bureaux de pays et du chef de bureau ou son délégué
pour les bureaux centraux et les unités indépendantes s'il s'agit de mettre en œuvre des projets en
développement.
Activités d’assurance :
8. Il s'agit des activités planifiées utilisées pour déterminer si les fonds transférés au partenaire de
mise en œuvre ont été utilisés aux fins prévues et conformément au plan de travail annuel.
Les activités d’assurance dans le contexte de HACT comprennent:
a. Vérifications ponctuelles : Il s’agit des examens périodiques sur place, effectués pour évaluer
l'exactitude des états financiers relatifs aux transferts de fonds aux partenaires et l'état
d'avancement du programme (par le biais d'un examen des informations financières), et
pour déterminer s'il y a eu modification importante des contrôles internes. La vérification
ponctuelle n’est pas un audit; le volume des dépenses à contrôler est donc généralement
inférieur à celle qui serait entreprise lors d’un audit. Des vérifications ponctuelles doivent
être effectués avant la clôture opérationnelle et financière du projet afin de s'assurer que
les pièces justificatives sont toujours disponibles pour examen et que tout ajustement requis
dans Atlas est effectué.
b. Audit planifié : il s'agit d'un examen systématique et indépendant des données, déclarations,
enregistrements, opérations et performances d'un partenaire. Un audit programmé est soit
un audit de contrôle interne mené pour les Partenaires classés à risque « Faible » et «
Risque moyen », soit un audit financier qui doit être réalisé pour tous les autres Partenaires,
y compris les Partenaires non évalués.
c. Audit spécial : il s’agit d’un audit réalisé à la suite de problèmes et préoccupations

importants recensés au cours des vérifications ponctuelles et d'audits programmés.
Modalités de transfert de fonds (CTM) :
9. Il s'agit des modalités pour le transfert de fonds aux partenaires de mise en œuvre et aux parties
responsables suivantes. Notez que le cadre HACT ne s'applique pas à la modalité
d’implémentation directe par l’Agence:
a. Transfert Direct de fonds (DCT) : selon cette modalité, le PNUD avance des fonds sur une
base trimestrielle au partenaire pour la mise en œuvre des activités de programme
convenues. Le partenaire à son tour rend compte des dépenses. Notez que l'enregistrement

des dépenses, de la demande des fonds au décaissement, a lieu dans les livres du
partenaire. Le PNUD préfinance les activités avec des avances de fonds.
b. Remboursement : Cette procédure est similaire à la modalité de transfert direct de fonds,
sauf que le PNUD rembourse les fonds après que le partenaire a lui-même effectué le
versement.
c. Paiement direct : il s'agit de la procédure selon laquelle les paiements sont effectués
directement aux fournisseurs et aux tiers fournissant des biens ou des services pour des
activités de programme convenues pour le compte du partenaire, à sa demande, et cela
après l'achèvement des activités. En vertu de cette modalité, le partenaire est responsable /
redevable des dépenses du projet et effectue les acquisitions, mais demande au PNUD
d’effectuer les décaissements. Le bureau fournit des services de comptabilité et des services
bancaires au partenaire.
d. Mise en œuvre par les agences : selon cette modalité, le PNUD gère les dépenses depuis la
demande jusqu’au décaissement sans transfert de fonds au partenaire. Cependant, le
partenaire de mise en œuvre a un contrôle total sur le programme et donc un contrôle total
sur les dépenses. Cela se distinguerait de la mise en œuvre par les agences où le
gouvernement est impliqué à un niveau supérieur, par exemple en dirigeant les politiques et
en surveillant les résultats attendus. Notez que le cadre HACT ne s'applique pas à la
modalité d’implémentation directe par l'agence en reconnaissance du principe de l'audit
unique.

Évaluation du risque de la micro-évaluation :
10. Le questionnaire de micro-évaluation permet d’établir un niveau de risque global qui comprend
l’un des niveaux de risque suivants :
a. Risque faible : pour un système de gestion financière et un cadre de contrôle

opérationnel bien développés avec une faible probabilité d’impact négatif sur la capacité
du partenaire d’exécution à appliquer le programme conformément au plan de travail
établi.
b. Risque modéré : pour un système de gestion financière et un cadre de contrôle assez

bien développés avec une probabilité modérée d’impact négatif sur la capacité du
partenaire d’exécution à appliquer le programme conformément au plan de travail établi.
c. Risque significatif : pour un système de gestion financière ou un cadre de contrôle sous-

développés avec une assez forte probabilité d’impact négatif sur la capacité du
partenaire d’exécution à appliquer le programme conformément au plan de travail établi.
d. Risqué élevé : pour un système de gestion financière ou un cadre de contrôle sous-

développés avec une probabilité élevée d’impact négatif sur la capacité du partenaire
d’exécution à appliquer le programme conformément au plan de travail établi.
Formulaire d'autorisation de financement et de certification de dépenses (FACE):

11. Il s'agit du formulaire commun aux agences, utilisé par les partenaires pour demander des
transferts de fonds ; rendre compte des dépenses; et certifier les dépenses. Il sert les objectifs
suivants :
a. Demande d’autorisation de financement : le partenaire utilise la section «Demandes /
Autorisations» pour saisir le montant des fonds à débourser pour utilisation lors de la
nouvelle période de rapport. En se basant sur cette demande, l'agence peut accepter,
refuser ou modifier le montant approuvé.
b. Déclaration des dépenses : le partenaire utilise la section «Déclaration» pour
rapporter à l’agence les dépenses effectuées au cours de la période de référence.
L’agence peut accepter, rejeter ou demander un amendement aux dépenses déclarées;
et
c. Certification des dépenses : le responsable désigné du partenaire utilise la section
«Certification» pour certifier l’exactitude des données et des informations fournies.
Partenaire d'exécution (PE) :
12. Il s’agit de l’entité qui est responsable de la bonne utilisation des ressources transférées par le
PNUD ainsi que de la mise en œuvre et de la gestion du programme conformément au plan de
travail. Les PE incluent :
a. Institutions gouvernementales ;
b. Organisations intergouvernementales (OIG) ;
c.Organisations de la société civile (OSC), y compris les organisations non
gouvernementales (ONG); et
d. Autres agences des Nations Unies.
Partie responsable (RP) :
13. Il s'agit de l'entité qui a été sélectionnée par le PE en vertu d'un accord écrit pour mener à bien
des activités de projet et / ou produire des résultats en utilisant le budget du projet. L'entité
peut être un ministère / une institution gouvernementale, une agence des Nations Unies, une
organisation intergouvernementale non onusienne, une ONG / OSC ou une entreprise du
secteur privé.
14. Les PR sont directement responsables devant le PE conformément aux termes de leur accord ou
du contrat signé avec le PE.
15. Voir le paragraphe 10 des directives du POPP Choix des parties responsables et des bénéficiaires
dans le POPP Gestion de programme et de projet (PPM) pour connaître les différents types
d'instruments juridiques utilisés par le PNUD pour engager une partie responsable.
Partenaire :

16. Le partenaire dans ces directives est un agent de mise en œuvre ou une partie responsable qui
reçoit des transferts de fonds du PNUD pour la mise en œuvre du projet
Exécution du programme :
17. Pour les activités de programme du PNUD menées dans le cadre du CPAP, l’exécution est définie
comme l’appropriation et la responsabilité générales des résultats du programme du PNUD au
niveau du pays. Le gouvernement, par l'intermédiaire de son agence de coordination, assume la
responsabilité du plan d'action du programme de pays (CPAP) avec le PNUD ou du plan d'action
du Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (UNDAF). Toutes les activités
relevant du plan d'action CPAP / UNDAF sont donc exécutées au niveau national.
Mise en œuvre du programme :
18. Par mise en œuvre, on entend la gestion et l’exécution d’activités de programme (ou de projets)
en vue d’atteindre des résultats précis, notamment l’achat et la fourniture d’intrants d’activité
de programme du PNUD et leur utilisation pour produire des extrants, comme indiqué dans un
document signé entre le PNUD et le partenaire de réalisation.
Procédures :
19. Le cadre HACT est composé de quatre processus interdépendants : (1) Macro-évaluation; (2)
micro-évaluation ; (3) Transfert de fonds, décaissements et rapports et (4) Planification et mise
en œuvre des assurances, vérifications ponctuelles, contrôles de la production programmatique
et audits spéciaux. Ces processus et les étapes de procédure associées sont également détaillés
dans le cadre HACT et référencés dans le tableau ci-dessous :
Vous trouverez ci-dessous une description générale des quatre processus HACT interdépendants et des
étapes de procédure associées, ainsi que des clarifications sur les concepts politiques clés introduits :
Tableau 1 Composition les politiques et procédures régissant les programmes et

opérations (les « politiques et procédures ») de la politique harmonisée concernant les

transferts de fonds (la « HACT ») et sa référence correspondante dans le cadre de la
HACT
Section Organigram
Processus et sous-processus et
Personne ou dans le me dans le
Réf. tâches connexes décrits dans le
bureau responsable cadre de la cadre de la
POPP
HACT HACT
Niveau du pays
Coordonnat(eur)rice
résident(e) et
Section 7.2 à
4.1 Macro-évaluation coordonnat(eur)rice Graphique 2
7.14
inter-agences de la
HACT
Coordonnat(eur)rice
de la HACT pour les
partenaires
d’exécution non
communs.
Coordination pour les Section 7.15
4.2 Micro -évaluations Graphique 3
partenaires à 7.37
d’exécution
communs par le
Coordonnat(eur)rice
inter-agences de la
HACT
Transferts de fonds, Coordonnat(eur)rice

4.3 décaissements et établissement et personnel du Section 8
de rapports bureau de la HACT
Assurance, qui comprend la

planification, les vérifications Coordonnat(eur)rice Graphiques
4.4 Section 9
ponctuelles, les audits de la HACT 4, 5, 6, 7 & 8
programmés et spéciaux
Macro-évaluation :
Objectif :
20. L'objectif de la macro-évaluation est d’assurer une attention adéquate à l'environnement de

gestion des finances publiques (GFP). Un environnement dans lequel les agences réalisent des

transferts de fonds aux partenaires. Un examen préliminaire des évaluations du système de GFP
est effectué. Dans le cadre de HACT, la GFP est définie de manière large pour inclure un éventail
de considérations pour opérer dans le pays. Elle ne se limite pas uniquement à l'environnement
financier, mais inclut également la capacité nationale en matière de passation de marché, la
volatilité des taux de change, la présence de marchés informels / noirs, etc.
Aperçu du processus (évaluation macro) :
21. Le processus de macro-évaluation comprend les procédures suivantes : (1) solliciter une partie
tierce prestataire de service (2) mener une recherche documentaire (3) examiner les résultats
de l'évaluation (4) déterminer l'impact et les implications de l'évaluation sur la conception du
programme (5) documenter les décisions et risques identifiés. Voir la figure 2 de la section 7 du
document-cadre du GNUDD-HACT, reproduit ci-dessous. Les principales étapes de la procédure
sont décrites dans la matrice de responsabilité décrite :
22. Résultat clé : Le processus macro-évaluation a deux résultats principaux :

a. Un aperçu des risques liés à l’utilisation de la GFP pour les transferts de fonds aux
partenaires gouvernementaux (en général) dans le pays ainsi que d’autres
connaissances spécifiques aux pays pour les partenaires non gouvernementaux, tels que
les conditions environnementales, la volatilité des taux de change, la présence de
marchés noirs, etc. Notez que le risque individuel du partenaire est déterminé par la
micro-évaluation.
b. Détermination de la capacité de l’Institution supérieure d’audit (SAI) du
gouvernement à effectuer les audits programmés et spéciaux des partenaires
gouvernementaux.

c. Si une macro-évaluation n’est pas terminée, le bureau doit télécharger une note au
dossier, signée par le chef du bureau ou son représentant, dans la plateforme de suivi
HACT expliquant les raisons pour lesquelles une macro-évaluation n’a pas été effectuée
(par exemple, absence d’évaluations récentes de la situation du pays système de PFM)
et quelles sont les mesures prises par le bureau, par le biais de l’UNCT, pour garantir la
réalisation d’une macro-évaluation.
23. Directives de mise en œuvre : Le chef du bureau du PNUD ou son représentant doit s'assurer
que:
a. Une macro-évaluation est entreprise une fois par cycle programmatique et par pays avant le
début d'un cycle de programme et est valable pour toute la durée du programme aux fins
énoncées ci-dessus, en notant que le pays et sa gestion des finances publiques évoluent
constamment. La macro-évaluation sert à assurer une prise en considération de
l'environnement de gestion des finances publiques (GFP), dans lequel les agences effectuent
des transferts des fonds aux partenaires. Il s’agit d’une analyse documentaire des
évaluations du système de GFP. La macro-évaluation ne doit pas être effectuée par une
équipe interne de l’ONU pour des raisons d’indépendance. La macro-évaluation peut
exploiter les évaluations disponibles effectuées par la Banque mondiale et d'autres
institutions (voir les exemples au paragraphe 7.4 du document-cadre HACT). Cependant, ces
évaluations ne remplacent pas la macro-évaluation requise par le cadre HACT, qui comporte
une liste de contrôle des risques spécifiques (voir l'annexe 2 de l'appendice 1 du document-
cadre HACT).
b. Le/la Coordonnat(eur)rice résident(e) des Nations Unies est chargé de plaider auprès du
gouvernement du programme pays et des principaux partenaires au développement pour
entreprendre une évaluation de la GFP si elle n’existe pas déjà.
c. En tant que pratique exemplaire, le/la représentant(e) résident(e) du PNUD devrait plaider
auprès du CR et de l'UNCT pour que la macro-évaluation soit réalisée lors de la préparation
du bilan commun de pays, qui à son tour oriente la préparation du PNUAD. Cela inclut le
plaidoyer que l'équipe de pays des Nations Unies et le/la Coordonnat(eur)rice résident(e)
vérifient auprès de la Banque mondiale, qui est la principale source d'évaluation de la GFP, si
elle a été réalisée ; et s’il y a eu un plaidoyer pour réaliser cette évaluation.
d. Un point focal inter-agences HACT devrait être nommé et devrait rendre compte au CR de la
gestion du processus de macro-évaluation pour le compte du groupe de travail HACT à
créer, y compris la passation des marchés pour les prestataires de services au niveau du
pays (le cas échéant).
e. La macro-évaluation doit être réalisée par un prestataire de services qualifié, afin de garantir
son indépendance et de refléter les compétences techniques requises. Le bureau de pays
peut faire appel à des parties tierces qualifiées s’il existe un système d’ententes de services
établi au niveau national, régional ou mondial. Le recours à des prestataires de services
régionaux ou internationaux peut entraîner une plus grande cohérence des évaluations et

une plus grande rentabilité par rapport aux achats effectués au niveau des pays. Les bureaux
de pays sont tenus de communiquer avec le point focal HACT du siège du PNUD pour le
programme HACT (actuellement au Bureau de la gestion des ressources financières au sein
du Bureau des services de gestion) afin de déterminer l'option d'achat appropriée.
f. Le coût du prestataire de services tiers doit être partagé entre les agences mettant en
œuvre le cadre HACT au niveau de l'équipe de pays des Nations Unies, proportionnellement
au financement du cycle programmatique. L'accord de partage des coûts devrait être géré
par le point focal HACT et le point focal inter-agences au niveau de l'équipe de pays des
Nations Unies (le cas échéant).
g. Les résultats préliminaires de la macro-évaluation doivent être discutés avec toutes les
agences, à la fois pour en fournir un résumé et pour incorporer l'expérience et la
connaissance du pays spécifique à l'agence dans l'évaluation finale, le cas échéant. La
macro-évaluation finale doit être approuvée par le Coordonnat(eur)rice résident(e) au nom
de l'UNCT.
h. Si le PNUD est la seule agence qui exige une macro-évaluation, le PNUD discutera avec
l'UNCT pour s'assurer que l'évaluation est menée et, le cas échéant, sera par défaut l'agence
chef de file, chargée de recruter le fournisseur de services tiers pour la macro-évaluation.
i. Lorsque le prestataire de services finalise la macro-évaluation, chaque agence qui met est
en cours de mise en œuvre le cadre HACT doit documenter sa compréhension de
l'évaluation, la reconnaissance des risques identifiés et sa compréhension des effets
spécifiques à l'agence au niveau du pays, y compris la conception du programme.
j. Un résumé de la macro-évaluation devrait être intégré dans le bilan commun de pays. Si le

moment choisi pour ces évaluations ne coïncide pas, le résumé de la macro-évaluation
devrait être communiqué dans le cadre de l'examen annuel du PNUAD. La macro-évaluation
finale devrait également être partagée avec la Banque mondiale et le cas échéant avec
d'autres parties. En outre, les risques identifiés dans la macro-évaluation doivent être
intégrés aux activités et , le cas échéant, aux journaux de gestion des risques au niveau
national.
k. Jusqu'à ce qu'une macro-évaluation du cycle programmatique en cours soit terminée, le

bureau de pays s'appuie sur la dernière macro-évaluation disponible.
l. Si aucune macro-évaluation (actuelle ou passée) n’est disponible, le bureau de pays peut

utiliser l’Institution supérieure d’audit (SAI) pour effectuer des audits financiers en se
conformant aux directives du Bureau de l’audit et des enquêtes (OAI) sur la confiance de la
SAI et en complétant les procédures questionnaire pour évaluer la capacité de l'ISC

référencée dans la lettre d'appel annuel de l'audit d'OAI3. L’évaluation des capacités de
l’Institution supérieure d’audit (SAI) par l’OAI peut être effectuée une fois au cours du cycle
programmatique. Les directives de l’OAI relatives à l’évaluation d’une SAI comprennent un
questionnaire qui doit être correctement rempli, signé et téléchargé dans CARDS sous
«Documents de support», et fourni à l’OAI pour démontrer qu’il avait fait preuve des
diligences requises avant de choisir l’Institution supérieure d’audit (SAI) effectuer les audits.
m. Dans certains cas, il peut s'avérer évident qu'il ne sera pas possible d'effectuer une macro-
évaluation. Le cadre HACT reste applicable. Le bureau devrait continuer à plaider, comme
membre de l'équipe de pays des Nations Unies, en faveur d'une évaluation macro. Dans
l'attente de cette évaluation, le Bureau ne peut utiliser les institutions supérieures de
contrôle (SAI) que si le bureau s'est conformé aux instructions de l'OAI concernant la
confiance accordée à SAI et a rempli le questionnaire permettant d'évaluer la capacité de
SAI en référence dans la lettre d’appel d’audit annuel de l’OAI, comme indiqué au point k) ci-
dessus.
n. Dans certains cas, le gouvernement peut ne pas être en mesure ou ne pas vouloir soutenir la
macro-évaluation, et il n’existe aucun document pertinent traitant de la capacité du pays en
matière de gestion des finances publiques. Le bureau de pays devrait plaider auprès du
gouvernement et des partenaires de développement, tel que la Banque mondiale, en faveur
d'une évaluation de la gestion des finances publiques avant de passer à l'étape suivante.
o. En cas d'échec et si une étude documentaire par une tierce partie est également impossible,
en l'absence de macro-évaluation, le/la Coordonnat(eur)rice résident(e) (après consultation
de l'équipe de pays des Nations Unies, du bureau régional et du point focal de du siège du
PNUD) peut décider de procéder aux prochaines étapes de HACT. Dans ce cas, le/la CR
enregistrera dans le dossier les principales considérations ayant conduit à cette décision,
notamment les efforts déployés pour plaider en faveur d'une telle évaluation auprès du
gouvernement du programme. Pendant la phase de planification et d’exécution de la micro-
évaluation, le bureau devrait prendre en compte le fait qu’une analyse des risques au niveau
macro n’est pas disponible. Le bureau doit télécharger une note au dossier, signée par le
chef du bureau ou son représentant, dans la plateforme de suivi HACT expliquant les raisons
pour lesquelles une macro-évaluation n’a pas été effectuée (par exemple, absence
d’évaluations récentes de la situation du pays système de PFM) et quelles mesures le
bureau, à travers l’UNCT, prendra pour garantir la réalisation d’une macro-évaluation.

Micro-évaluations

Objectif :
3 Des directives sur l’évaluation d’une institution supérieure de contrôle (SAI) et le questionnaire sont disponibles
sur le site intranet de l’OAI.

24. L’objectif de la micro-évaluation est d’évaluer la capacité de gestion financière d’un partenaire
(comptabilité, achat, rapportage, contrôles internes, etc.) afin de déterminer le niveau global du
risque et les activités d’assurance. Le niveau de risque peut être ajusté en fonction des autres
informations disponibles, telles que les résultats de la macro-évaluations et les expériences
précédentes avec le partenaire, pour parvenir à un niveau de risque ajusté, utilisé pour
déterminer les modalités de transfert de fonds appropriées à un partenaire. Cette évaluation
s’applique à la fois aux partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux.

Aperçu du processus (micro-évaluation) :
25. Le processus de micro-évaluation comprend les phases de planification et d'exécution. Au cours

de la phase de planification, les procédures clés sont les suivantes : (1) Déterminer quel
partenaire nécessite une micro-évaluation et hiérarchiser l'évaluation ; (2) Générer un plan de
micro-évaluation (identifier les partenaires à évaluer) à partir de la plateforme de suivi HACT et
le faire approuver par le chef du bureau ou son représentant. Au cours de la phase d'exécution,
les procédures clés sont (3) Solliciter le prestataire de services tiers pour les micro-évaluations
(4) Réaliser la micro-évaluation (5) Examiner les résultats de l'évaluation et ajuster, si nécessaire,
la classification du risque, (6) En prenant en considération des résultats de la macro et micro
évaluation, déterminer les impacts et les implications pour la conception du PTA (7) Identifier les
exigences en matière de planification des activités d’assurance (8) Prenant en considération des
résultats de la macro et la micro évaluation, documenter les risques, le cas échéant (9) Procéder
à un examen sélectif de la micro-évaluation des partenaires. Voir la figure 3 de la section 7 du
document-cadre du GNUDD-HACT, qui a été révisé pour inclure les étapes de procédure
requises pour la phase de planification de ce processus.

26. Résultat clé : Le processus de micro-évaluation produit deux résultats principaux.
a. Une évaluation du risque global sur la base du questionnaire standard de micro-évaluation:
i. Risque faible - Indique un système de gestion financière bien développé et un cadre

de contrôle opérationnel avec une faible probabilité d’impact négatif potentiel sur la
capacité du partenaire à exécuter le programme conformément au plan de travail.
ii. Risque modéré - Indique un système de gestion financière et un cadre de contrôle
développés avec une probabilité modérée d’impact négatif sur la capacité du
partenaire à exécuter le programme conformément au plan de travail.
iii. Risque significatif - Indique un système de gestion financière ou un cadre de
contrôle sous-développé avec une probabilité significative d’impact négatif sur la
capacité du partenaire à exécuter le programme conformément au plan de travail.
iv. Risque élevé - Indique un système de gestion financière et un cadre de contrôle
sous-développés avec une probabilité significative d’impact négatif sur la capacité
du partenaire à exécuter le programme conformément au plan de travail.

b. Un plan d’assurance et de suivi programmatique avec des informations sur le type et la
fréquence appropriés des activités d’assurance et les modalités de transfert de fonds.
c. Prenant en considération des résultats de la macro et de la micro-évaluation, les bureaux

devraient documenter les risques identifiés et les conclusions tirées pour la conception des
programmes et des projets, y compris toute décision d’ajuster le niveau de risque des
partenaires. Celui-ci doit être signé par le chef du bureau ou son représentant et téléchargé
sur la plateforme de suivi HACT.
27. Directives de mise en œuvre : Le chef du bureau ou son représentant du PNUD doit s'assurer
que:
a. Pour le PNUD, tout partenaire d'exécution ou partie responsable qui devrait recevoir des
transferts de fonds de plus de 150 000 USD par an est présumé présenter un Risque
significatif pour le PNUD et nécessitera pas une micro-évaluation HACT par un prestataire de
services tiers qualifié. Sous le seuil de 150 000 USD par an, les micro-évaluations ne sont
requises que si, à la discrétion du bureau, une micro-évaluation est jugée nécessaire en
raison d’autres facteurs de risque. Par exemple, le bureau n'a aucune expérience préalable
avec le partenaire ou l'environnement d'exploitation est considéré à haut risque. La
plateforme de suivi HACT doit être utilisée pour générer le plan de micro-évaluation, sur la
base des budgets de projet établis dans Atlas par la mise en œuvre du code d’agent,
indiquant quels partenaires doivent être évalués et la date prévue pour l’évaluation.
b. Lors de l’estimation du montant des transferts de fonds par cycle programmatique à un

partenaire, il convient de déduire les salaires et les avantages du personnel du PNUD affecté
au projet, le partenaire n’ayant aucune responsabilité à leur égard.
c. La réalisation des micro-évaluations peut être prioritaire, mais elles doivent être terminées
avant les transferts de fonds à un partenaire. Lors de l'établissement des priorités des
partenaires pour les micro-évaluations, les informations pertinentes doivent être prises en
compte. Par exemple, les partenaires qui ont eu des micro-évaluations antérieures
négatives ou des opinions / constatations d'audit négatives doivent être classés par ordre de
priorité pour une micro-évaluation. Alternativement, le bureau peut avoir des défaillances
documentées dans des programmes antérieurs qui l'amènent à exiger une évaluation. Le
bureau peut, par sa propre initiative, inclure un partenaire pour réaliser une évaluation
basée sur d'autres facteurs de risque.
d. Les niveaux de priorité déterminent l'ordre dans lequel le PNUD exige que les micro-
évaluations soient effectuées. La micro-évaluation doit être effectuée avant que le
financement du programme ne soit fourni, par conséquent et généralement, la
hiérarchisation des priorités doit être basée sur la date de début prévisionnelle des activités
du programme. Lorsque deux programmes ou plus ont des dates de début similaires, la
hiérarchisation des priorités doit être basée sur le l’évaluation du coût du risque pour le
PNUD.

e. La micro-évaluation doit être effectuée avant le démarrage des activités du programme et,
lorsque cela n’est pas possible, elle doit être effectuée dès que possible et avant le transfert
de fonds. Si une précédente micro-évaluation a été réalisée, il est supposé que ses résultats
restent valables, à moins que des modifications sous-jacentes ne permettent d'invalider les
résultats. Dans les situations où un partenaire atteint le seuil de micro-évaluation HACT du
PNUD (150 000 USD par an) et où le prestataire de services sélectionné ne peut pas
effectuer la micro-évaluation pour des raisons valables et indépendantes de la volonté du
partenaire, par exemple en raison d'une urgence, d'une crise, de troubles ou d'incidents liés
à la sécurité, une approbation écrite est requise avant l'émission de chaque transfert de
fonds de la part du chef du bureau ou de son représentant pour les transferts jusqu'à 150
000 USD et du bureau respectif pour les transferts supérieurs à 150 000 USD ; ; et pour le
cas des bureaux centraux mettant en œuvre des projets, l'approbation doit être obtenue du
chef d'unité pour les transferts en espèces jusqu'à 150 000 $ et du chef de bureau pour les
transferts en espèces supérieurs à 150 000 $. Le bureau doit prendre en considération tout
facteur de risque connu dans le choix de la modalité de transfert de fonds appropriée sur la
base de l'expérience antérieure du partenaire dans l'octroi d’approbation et dans la mesure
du possible, le bureau doit réduire au minimum l'octroi d'avances à des partenaires dont la
capacité n'a pas été évaluée. Le Bureau doit s'assurer que le Bureau pays a des raisons
justifiées pour ne pas effectuer une micro-évaluation ou pour tout retard et doit s'assurer
que des efforts adéquats sont faits pour effectuer la micro-évaluation. Le Bureau pays doit
examiner de manière adéquate les performances du partenaire non évalué afin de garantir
des performances satisfaisantes. L'approbation écrite doit être téléchargée sur la
plateforme HACT en remplacement d'une micro-évaluation.
f. Les directives spécifiques du PNUD sur le niveau de risque et les activités d’assurance
correspondantes à réaliser pendant le cycle de programmation pour les partenaires non
évalués sont présentés à la section «Planification et mise en œuvre des activités
d’assurance» Paragraphe 41 (j).
g. Pour les partenaires partagés, chaque agence appliquera ses propres seuils de micro-
évaluation pour déterminer si une micro-évaluation est requise. Par conséquent, le PNUD
participera et partagera les coûts uniquement lorsqu'un partenaire atteindra le seuil de
micro-évaluation du PNUD. Dans le cas où les partenaires atteignent le seuil fixé pour 2
agences ou plus, l’agence qui a le transfert de fonds estimé le plus élevé aux partenaires
sera, par défaut, l’agence chef de file, chargée de la contractualisation du prestataire de
services tiers pour la micro-évaluation.
h. Dans certains cas, le PNUD peut ne pas participer à une évaluation d’un partenaire partagé
effectuée par un ou plusieurs des autres organismes, car elle n’a pas atteint le seuil du
PNUD. Le bureau de pays doit examiner les conclusions de l'évaluation réalisée par d'autres
agences, lorsqu'elles sont disponibles. Si des problèmes importants ayant un impact
potentiel sur le programme du PNUD ont été soulevés, le bureau du PNUD doit demander
conseil au responsable de la coordination HACT du siège du PNUD.

i. Le Plan de Micro-évaluation (MAP) peut être ajusté, en fonction des besoins, par le point
focal HACT désigné afin de refléter les décisions communes prises concernant les
partenaires partagés. Cela peut entraîner la sélection de partenaires supplémentaires ou la
modification des dates planifiées pour les micro-évaluations. Le plan final de micro-
évaluation doit être approuvé par le chef du bureau pays ou son représentant et téléchargé
sur la plateforme de suivi HACT (ou une autre plate-forme désignée par le point focal HACT
du siège du PNUD) et communiqué au point focal inter-agences UNCT / HACT pour
coordonner les évaluations des partenaires partagés.
j. La micro-évaluation est effectuée par un prestataire de services tiers qualifié afin de garantir
son indépendance et de refléter les compétences techniques requises. Le bureau de pays
peut faire appel à des prestataires de services qualifiés s’il existe un système de services
d’ententes établi au niveau national, régional ou mondial. L'utilisation de prestataire de
services régionaux ou mondiaux peut entraîner une plus grande cohérence des évaluations
et une meilleure rentabilité par rapport aux achats effectués au niveau des pays. Le point
focal HACT du siège du PNUD est chargé de négocier des accords globaux à long terme avec
des prestataires de services qualifiés et de les communiquer aux bureaux pays du PNUD.
Lorsque les accords à long terme ne couvrent pas une région ou un pays spécifique, les
bureaux pays doivent engager directement des prestataires de services tiers qualifiés,
locaux ou régionaux, conformément aux directives habituelles du PNUD en matière d'achat.
k. Le point focal inter-agences désigné au niveau de l'équipe de pays des Nations Unies est
chargé d'aider les points focaux des agences HACT pour la coordination des micro-
évaluations avec les partenaires partagés. Ce point focal peut jouer un rôle de premier plan
dans le soutien de l'expert en passation de marché si la passation de marché du prestataire
tiers doit être partagée entre plusieurs agences. Pour les partenaires non partagés, les
bureaux devraient envisager la possibilité d’utiliser des contrats partagés avec d’autres
agences lorsque cela est rentable.
l. Le point focal HACT est chargé de gérer ou de soutenir le processus de micro-évaluation, de

s’assurer que la préparation du plan de micro-évaluation généré à partir de la plateforme de
suivi HACT est complet et a été approuvé par le chef du bureau ou son représentant, d'aider
l'expert en passation de marchés à passer des marchés avec des prestataires de services
tiers au niveau national (le cas échéant), de gérer les enregistrements et de coordonner les
communications avec les partenaires. Le point focal HACT est également chargé de veiller à
ce que les micro-évaluations requises soient effectuées avant que les transferts des fonds
aux partenaires ne soient effectués.
m. Le plan de micro-évaluation doit être généré à partir de la plateforme de suivi HACT et mis à
jour semestriellement. Le plan doit être approuvé par le chef du bureau pays ou son
représentant et téléchargé sur la plateforme de suivi HACT au plus tard fin de février et fin
juillet de chaque exercice financier. Le plan doit inclure tous les partenaires et indiquer
quels partenaires exigent une micro-évaluation (c’est-à-dire ceux qui atteignent le seuil de
de micro-évaluation 150 000 USD par an ) et la date de la micro-évaluation prévue ou la

date d'achèvement si l'évaluation est terminée. Les micro-évaluations requises doivent être
terminées avant d'émettre tout transfert de fonds au partenaire. Le plan de micro-
évaluation peut être généré à partir de la plateforme de suivi HAC, sur la base des budgets
des projets approuvés, par l’agent d’exécution, dans Atlas, une fois que toutes les
informations requises ont été introduites par le bureau.
n. Les micro-évaluations effectuées au début du cycle du programme sont valables pour toute
la durée du cycle du programme. Si l'évaluation a été effectuée au milieu du cycle, elle peut
s'étendre au cycle suivant du programme et sera valable jusqu'à 5 ans à compter de la date
d'achèvement. Les offices devraient exercer un pouvoir discrétionnaire raisonnable pour
déterminer s'il convient de procéder à une nouvelle évaluation à mi-cycle si le projet se
termine dans un court laps de temps. Par exemple, une micro-évaluation réalisée au début
de la quatrième année d'un cycle programmatique de pays de cinq ans sera valable jusqu'à
la fin de la troisième année du cycle programmatique suivant, sauf en cas de changement de
la structure de gestion du partenaire ou des processus et des procédures mentionnés ci-
dessus. Si des changements importants sont observés dans la structure de gestion
organisationnelle du partenaire ou dans les processus et les procédures relatifs au
programme, une nouvelle micro-évaluation peut être jugée nécessaire par l’agence au cours
du cycle programmatique.
o. Le niveau de risque global de chaque partenaire doit être discuté avec ce dernier afin de
fournir des détails sur la justification du niveau de risque, les domaines à améliorer
(renforcement indirect des capacités) et l'impact que ces améliorations peuvent avoir sur les
niveaux de risque globaux et les activités d'assurance connexes. Les risques spécifiques
identifiés dans la micro-évaluation sont également intégrés aux activités et le cas échéant
aux journaux de gestion des risques au niveau national.
p. Compte tenu des résultats de la macro-évaluation et de la micro-évaluation, les bureaux

pays devraient documenter les risques identifiés et les conclusions tirées pour la conception
des programmes et des projets, y compris toute décision d’ajuster le niveau de risque de la
micro-évaluation. Celui-ci doit être signé par le chef du bureau pays ou son représentant et
téléchargé sur la plateforme de suivi HACT.
q. La réponse du PNUD à la micro-évaluation y compris toute décision d’ajustement du niveau

de risque qui en découle doit être signée par le chef du bureau pays ou son représentant
r. Les niveaux de risque globaux pour les partenaires nécessitant une micro-évaluation doivent
être reflétés dans le Plan de Micro-évaluation pour permettre leur suivi. Une fois que les
évaluations requises sont terminées, le PNUD évalue la répartition des niveaux de risque
afin d'assurer de leur cohérence avec l'approche fondée sur les risques. Si un nombre
important de partenaires sont identifiés comme présentant un Risque significatif ou élevé
(c'est-à-dire plus de 90% de l'ensemble des partenaires), le PNUD réévalue les micro-
évaluations réalisées et en discute avec son point focal au siège du PNUD afin de maximiser
les mesures d'assurance prenant en compte la capacité des bureaux individuels.

s. Pendant la mise en œuvre du programme, des informations supplémentaires peuvent
devenir disponibles, ce qui incite à réévaluer le niveau de risque initial. Par exemple, des
problèmes peuvent survenir lors de revues des formulaires FACE et / ou des activités
d’assurance. Le Bureau pays devrait déterminer s'il est nécessaire de fournir une assurance
supplémentaire à ces partenaires, notamment si une micro-évaluation ou d'autres activités
d'assurance HACT doivent être réalisées. Pour les partenaires partagés, le bureau pays
devrait demander au point focal inter-agences HACT de convoquer une réunion des agences
concernées afin de convenir d'une approche commune.
t. Lorsque des problèmes sont relevés lors des micro-évaluations menées, le bureau doit
documenter par écrit les problèmes et les mesures correctives envisagées. Cette
documentation doit être signée par le chef de bureau ou son délégué et téléchargée sur la
plate-forme de surveillance HACT. Reportez-vous au modèle de résumé des problèmes
importants et du plan d'action (micro-évaluation) pour documenter les problèmes
importants et les plans d'action correctifs. Pour les partenaires dont les transferts d'espèces
sont supérieurs ou égaux à 1 million de dollars par an, le modèle documenté (qui comprend,
entre autres, les détails des plans d'action corrective pour les problèmes importants
identifiés et le mécanisme de gestion des risques associé) devra être examiné par le bureau
régional pour les bureaux de pays, et le chef de bureau ou son délégué pour les bureaux
centraux et les unités indépendantes mettant en œuvre des projets de développement.
Transfert de fonds, Décaissements et Rapportages
Objet :
28. Ce processus fournit des indications sur les modalités de transfert de fonds appropriées à
appliquer en fonction du niveau de risque ajusté découlant de la micro-évaluation, corrigé en
fonction des autres facteurs de risque.
Présentation du processus (transfert de fonds, décaissements et rapportages)
29. Les procédures clés dans ce processus sont :

a. Finaliser le niveau de risque ajusté.
b. Déterminez la modalité de transfert de fonds appropriée.
c. Revoir le formulaire FACE avant le décaissement.
30. Résultat clé : Les principaux résultats de ce processus sont les suivants :
a. Formulaire FACE dûment signé et approuvé.
b. Modalité de transfert de fonds mise en œuvre sur la base des résultats des
évaluations des risques du partenaire.
Directives :
31. Trois modalités de transfert de fonds sont disponibles dans le cadre HACT :

a. Transfert des fonds - Les fonds sont transférés par le PNUD au partenaire avant que celui-
ci n'engage des obligations et des dépenses pour soutenir les activités convenues dans le
plan de travail.
b. Paiements directs - Les fonds sont versés directement par le PNUD aux fournisseurs et
autres tiers pour les obligations et les dépenses engagées par le partenaire pour soutenir les
activités convenues dans le plan de travail.
c. Remboursements - Les fonds sont fournis par le PNUD au partenaire pour les obligations
contractées et les dépenses engagées à l'appui des activités convenues dans le plan de
travail.
32. Lors de la sélection des modalités de transfert des fonds appropriées pour le partenaire, les
directives suivantes doivent être respectées. Tout écart proposé par rapport aux indications ci-
dessous sur les modalités de transfert des fonds requises par niveau de risque doit être discuté
avec le point focal HACT du siège. Pour plus de détail, veuillez également vous reporter au
tableau 3, Modalités de transfert des fonds fondé sur les niveaux de risque ajustés :
a. Pour les partenaires classés à faible risque, le choix de la modalité de transfert des fonds
(MC) est déterminé en fonction des besoins du programme, c'est-à-dire que les transferts
des fonds , les remboursements ou les paiements directs, ou une combinaison des trois sont
acceptables.
b. Pour les partenaires classés à risque modéré, le choix de la modalité de transfert des fonds
(MC) dépend des conclusions spécifiques ayant conduit à la notation du risque ajustée, à
savoir la micro-évaluation, ainsi que d'autres informations disponibles telles que les
résultats de la macro-évaluation, l'expérience Partenaire, informations sur les forces /
faiblesses spécifiques du partenaire et les capacités propres de l'agence. Par conséquent,
des transferts de fonds peuvent être appliqués à des domaines spécifiques évalués et jugés
solides, tandis que des paiements directs ou des remboursements s’appliqueraient aux
secteurs les plus faibles. Les paiements directs ne peuvent être utilisés que dans des
domaines spécialement évalués pour lesquels le cadre de contrôle interne du partenaire est
jugé adéquat.
c. Pour les partenaires considérés comme présentant un risque important, les transferts de
fonds ne sont pas viables. Les paiements directs ou les remboursements ne peuvent être
utilisés que dans des domaines spécialement évalués pour lesquels les contrôles internes du
partenaire ont été jugés adéquats dans le cadre de la micro-évaluation. Toutes les autres
activités doivent s'effectuer par le biais d'un appui total au NIM ; ou bien le programme
pourrait être envisagé pour une mise en œuvre directe du PNUD en vertu de laquelle le
bureau pays pourrait envisager de faire participer une partie responsable, telle qu'une
entité gouvernementale ou une ONG, en tant que partie responsable de la mise en œuvre
des activités de projet. Si le montant estimé des transferts des fonds à la partie responsable
dépasse 150 000 USD par an, une micro-évaluation et des activités de contrôle sur la partie
responsable seront nécessaires.

d. Pour les partenaires classés à risque « élevé », en raison de la faiblesse des contrôles
internes du partenaire, aucun transfert d'argent ne doit être émis. Toutes les activités
doivent être mises en œuvre soit par le biais du soutien complet du bureau de pays à la
NIM, soit par la mise en œuvre directe du PNUD (DIM). Dans le cadre du DIM, le bureau
peut envisager d'engager une partie responsable, telle qu'une entité gouvernementale ou
une ONG, en tant que partie responsable dans la mise en œuvre des activités du projet. Si
les transferts monétaires estimés à la partie responsable sont supérieurs ou égaux à 150 000
$ par an, une micro-évaluation et des activités d'assurance sur la partie responsable seront
nécessaires. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles où un partenaire classé «
risque élevé » doit être engagé, les bureaux doivent obtenir l'approbation du BCI par
l'intermédiaire de leur bureau respectif en utilisant le modèle de demande d'approbation de
partenaire à haut risque..

33. Consultez le POPP pour connaître les procédures de transfert de fonds et de déclaration des
dépenses lorsque vous utilisez les formulaires standard d'autorisation de financement et
d’ordonnancement de dépenses (FACE). Les formulaires FACE sont obligatoires pour tous les
bureaux pays et remplacent tous les autres documents utilisés par les partenaires pour
demander des fonds et faire état des dépenses (voir les sections 8.10 à 8.13 et l'annexe VI du
cadre du GNUDD).
34. Les formulaires FACE doivent être accompagnés d'une estimation détaillée des coûts (ICE),
indiquant le budget d'activité détaillé, y compris le prix et les quantités. Cliquez ici pour le lien
vers le modèle ICE du PNUD.
35. Un partenaire désigné sera responsable de la certification de l'exactitude des données fournies
dans le formulaire FACE. Généralement, il s’agit de la même personne qui signe le plan de
travail. La certification comprend (1) l’assurance que la demande de financement indiquée
correspond aux dépenses prévues estimées conformément au plan de travail, et que les
formulaires d’estimation des coûts détaillés (ICE) sont joints (2) l’assurance que les dépenses
réelles pour la période de référence ont été décaissées conformément au plan de travail et
d’estimation des coûts détaillés (ICE) ont été approuvées au préalable; (3) Confirmer que les
documents comptables justificatifs seront mis à la disposition du PNUD pour une période de
sept ans.
36. Le chef du bureau pays ou son représentant est chargé(e) de renforcer les concepts du
formulaire FACE et de veiller à ce que le personnel de programme du PNUD ne modifie pas le
modèle fourni ou ne demande la documentation au partenaire, sauf si cela est jugé nécessaire.
Les suggestions pour améliorer le formulaire FACE peuvent être coordonnées par le point focal
HACT ou le point focal inter-agences. L’examen et l’approbation des formulaires FACE doivent
être documentés par les bureaux pays du PNUD et nécessitent des vérifications dans les
domaines suivants :- (1) certification appropriée des formulaires FACE par le fonctionnaire
autorisé du partenaire ; (2) liquidation au moins 80 % des avances précédemment émises ; (3)
vérification de la conformité, avec le plan de travail annuel, des activités, des budgets et des
montants déclarés; (4) comparaison des dépenses engagées avec le plan de travail annuel ; (5)

tout autre contrôle jugé nécessaire par le bureau pays en fonction du risque perçu du
partenaire.
37. L'agent de programme, l'agent financier et le gestionnaire approbateur doivent surveiller les
signaux d'alarme potentiels de fraude lors de l'examen des demandes et des rapports de
transferts d'argent des partenaires et pendant les activités de suivi et d'assurance du projet.
Veuillez consulter paiements directs (POPP) pour obtenir des conseils sur les signaux d'alarme
potentiels. En cas d'absence d'explication adéquate sur la transaction frauduleuse suspectée,
elle doit être signalée au superviseur ou au chef de bureau concerné ou à son délégué..
Planification et mise en œuvre des activités d’assurance
Objectif :
38. Les activités d’assurance ont pour objectif de déterminer si les fonds transférés aux partenaires
ont été utilisés aux fins prévues et conformément au plan de travail. La planification et la mise
en œuvre appropriées des activités d’assurance font partie intégrante du cadre HACT. Il est
utilisé pour déterminer si les fonds transférés à un partenaire ont été et sont utilisés aux fins
prévues. L'assurance est obtenue en effectuant les vérifications ponctuelles, et les audits
programmés comme indiqué dans le plan d'assurance.
Aperçu du processus (planification et mise en œuvre des activités d’assurance) :
39. Ce processus comporte deux phases, à savoir (i) la planification des activités d'assurance et (ii) la
mise en œuvre des activités d'assurance. Au stade de la planification de l’assurance, les
principales étapes de la procédure sont les suivantes : (1) Examen des résultats des micro-
évaluations (2) Générer un plan d’Assurance à partir de la plateforme de suivi HACT (identifiant
les activités d’assurance à mener au cours de l’année pour chaque partenaire qui devrait
recevoir 50 000 USD (ou plus) par an de la plateforme de suivi HACT) (3) Le chef du bureau pays
ou son représentant approuve le plan d’activité d’Assurance et (4) Télécharger le plan d’activité
d’Assurance approuvé dans la plateforme de suivi HACT ou une autre plateforme désignée par le
point focal HACT du PNUD. Au cours de la phase de mise en œuvre de l’assurance, les étapes
clés de la procédure sont les suivantes : (5) Solliciter le prestataire de services tiers pour réaliser
les activités d’assurance prévues et identifier le personnel qualifié du PNUD qui peut effectuer
des contrôles ponctuels en dessous du seuil de micro-évaluation ; demander l'approbation
écrite du Bureau pour le personnel identifié (6) Transmettre les résultats de l’activité
d’assurance réalisée sur la plateforme de suivi HACT ou sur une autre plate-forme désignée par
le point focal HACT du PNUD. (7) Effectuer un examen de la mise en œuvre du plan d’assurance.
(8) Assurer le suivi des conclusions de la vérification des produits programmatiques, des
examens périodiques sur place (vérifications ponctuelles) et des audits spéciaux et programmés.
(9) Mettre à jour, annuellement, le Plan d’Assurance pour tenir compte des résultats des
activités terminées. Voir les figures ci-dessous, reproduites des figures 4 et 5 du cadre HACT.
Processus de planification des certifications de la HACT

Réalisation des activités d’assurance de la HACT
Résultats clés : Le résultat clé de ce processus

a. Plan d'Assurance HACT
b. Résultats des activités d’assurance menées.
40. Directives de mise en œuvre : Le chef du bureau pays ou son représentant doit s'assurer que :
a. Le plan d'assurance annuel est généré à partir de la plateforme de suivi HACT et mis à jour
semestriellement. Il reflète les dates prévues pour les contrôles ponctuels des partenaires
qui devraient recevoir 50 000 USD ou plus par an. Le plan doit être approuvé par le chef du
bureau pays ou son représentant et téléchargé sur la plateforme de suivi HACT au plus tard
à la fin des mois de février et de juillet de chaque année.
b. La planification des activités d’assurance doit être guidée par plusieurs facteurs ; (1) les
évaluations des capacités HACT, qui identifient les risques au niveau macroéconomique
(macro-évaluation) et les risques au niveau des partenaires (micro-évaluation), et (2) la
capacité du bureau pays à mettre en œuvre des activités d’assurance ;
c. Les activités d’assurance comprennent : (1) des examens périodiques sur place (vérification
ponctuelle) des registres financiers des transferts de fonds du partenaire ; et (2) Des audits
programmés et des audits spéciaux (contrôle financier ou interne) des registres financiers
du partenaire et des systèmes des contrôles internes de la gestion financière liés au
programme;
d. Des examens périodiques sur site (contrôles ponctuels) doivent être effectués par un
prestataire de services tiers pour les Partenaires. Contrôles ponctuels pour les partenaires
en dessous du seuil de micro-évaluation, le contrôle ponctuel peut être effectué par le
personnel interne lorsqu'une approbation écrite est requise des bureaux régionaux
respectifs pour les bureaux de pays et du chef de bureau ou de son représentant pour les
bureaux centraux et les bureaux indépendants qui mettent en œuvre le développement
projets. Les bureaux et les bureaux indépendants donnent leur approbation après avoir
confirmé que le personnel interne est indépendant du projet et possède une expérience,
une qualification et une indépendance pertinentes. Pour éviter les conflits d'intérêts et
l'auto-évaluation, le personnel du PNUD n'est pas autorisé à effectuer des contrôles
ponctuels sur les projets dont il est responsable. Reportez-vous à l'annexe IX du cadre HACT
de l'UNSDG pour plus d'informations sur le contrôle ponctuel effectué par le personnel du
PNUD.
e. Si un bureau pays choisit d’effectuer des audits financiers pour un partenaire, il ne sera pas
tenu d’effectuer des examens périodiques sur place (vérifications ponctuelles) pendant
l’année de l’audit. La décision d’effectuer des audits financiers au lieu d’examens
périodiques sur place (vérifications ponctuelles) devrait être reflétée dans le plan
d’assurance ;

f. Les activités d'assurance doivent être programmées avant la clôture opérationnelle et
financière du projet afin de s'assurer que tous les documents justificatifs sont disponibles
pour examen et que tous les ajustements requis dans Atlas sont effectués.
g. Lors de l’élaboration du Plan d’Assurance pour chaque partenaire, le point focal HACT
devrait examiner le tableau 2 pour connaître les directives spécifiques du PNUD concernant
la portée, la fréquence et les types d’activités d’assurance requises pour chaque partenaire,
en fonction du niveau de risque ajusté de ce dernier. Tout écart proposé par rapport aux
indications du tableau 2 sur les activités d’assurance requises par le niveau de risque ajusté
devrait être discuté avec le point focal du siège. La couverture des activités d'assurance doit
commencer à partir de la période du dernier contrôle ou audit ponctuel effectué ;
h. Lors de l'élaboration du plan d'activité d'assurance pour chaque partenaire, le point focal
HACT doit se référer à la section 9.11 et à l'annexe V du cadre HACT du GNUDD. Les bureaux
pays peuvent générer des plans d’assurance à partir de la plateforme de suivi HACT du
PNUD si toutes les informations requises ont été renseignées ;
i. Lors de la sélection de la modalité de transfert de fonds pour les nouveaux projets, le

bureau doit prendre en compte les résultats de la macro-évaluation ainsi que de toute
micro-évaluation du partenaire et déterminer l'étendue des contrôles sur place nécessaires
au cours de l'année.
j. Lorsqu'un partenaire est sous le seuil de micro-évaluation du PNUD ( transfert des

fonds inférieurs à 150 000 USD par an) et qu'une micro-évaluation n'est donc pas
nécessaire, le bureau pays doit appliquer des procédures de gestion des risques
améliorées, notamment :
i. Les transferts des fonds au partenaire ne doivent pas dépasser 150 000 USD par an
pour tous les projets et plans de travail ;
ii. Sélectionnez la modalité de transfert de fonds la plus appropriée en tenant compte

des facteurs de risque connus et des performances antérieures du partenaire ;
iii. Limitez au maximum le montant des activités allouées au partenaire ;
iv. Pour les activités attribuées au partenaire, des paiements directs ou un
remboursement devraient être utilisés, dans la mesure du possible, au lieu des
transferts des fonds directs.
v. Au moins un contrôle ponctuel est requis pour les partenaires qui déclarent 50 000
USD de dépenses réelles ou plus par an.
vi. Les audits de contrôle interne ne sont pas nécessaires. Les audits financiers doivent
être effectués sur la base de la lettre d’appel d’audit annuel de l’OAI.
vii. Si, pour des raisons liées à la programmation, des transferts de fonds directs (avances)
doivent être émis, le montant avancé pour chaque opération doit être limité à la
valeur minimale réalisable pour le projet.

viii. L'approche choisie doit être documentée et approuvée par le chef du bureau pays ou
son représentant ;
k. Le point focal HACT devrait veiller à ce que les activités prévues dans le plan d’assurance
soient achevées et la plateforme de suivi HACT mise à jour pour refléter les résultats ;
l. Lorsqu'il y a des problèmes notés à partir des activités d'assurance menées, le bureau doit
documenter par écrit les problèmes notés et les mesures prises, par exemple, un
changement dans la cote de risque du partenaire, planifier des activités d'assurance
supplémentaires, etc. et cela doit être signé par le chef du bureau ou son / son représentant
et téléchargé sur la plate-forme de surveillance HACT. Reportez-vous au modèle de résumé
des problèmes importants et du plan d'action (assurance) pour documenter les problèmes
importants et les plans d'action correctifs. Pour les partenaires dont les transferts
monétaires sont supérieurs ou égaux à 1 million de dollars par an, le modèle de
documentation (qui comprend entre autres les détails des plans d'action corrective pour les
problèmes importants identifiés et le mécanisme de gestion des risques déployé) devrait
être examiné par le bureau régional pour les bureaux de pays et le chef de bureau ou son
délégué pour les bureaux centraux et les unités indépendantes qui mettent en œuvre des
projets de développement. Les problèmes qui ont été mis en évidence par les activités
d'assurance (contrôles ponctuels et audits), y compris les audits financiers, comme requis
dans la lettre d'appel annuelle d'audit de l'OAI, doivent être traités de manière satisfaisante.
Tout problème d'audit OAI HACT ouvert depuis plus de 6 mois et répertorié dans CARDS
devra être suivi par le bureau régional.
m. Lorsque des problèmes sont constatés au cours de la mise en œuvre du projet ou que des
vérifications ponctuelles ou des activités de surveillance du programme sont menées, le
bureau doit documenter par écrit les problèmes constatés et les mesures prises, par
exemple, la modification du niveau de risque du partenaire, planifier des activités
d’assurance supplémentaires, etc. et celles-ci doivent être signées par le chef du bureau
pays ou son représentant et téléchargés sur la plateforme suivi HACT. Lorsque les problèmes
constatés concernent la validité des dépenses déclarées, le responsable de programme
doit :
i. Demander des explications adéquates au partenaire à la satisfaction du bureau du

PNUD et convenir des procédures à mettre en place, y compris des mesures de
renforcement des capacités, pour éviter les problèmes à l'avenir ;
ii. Effectuer des activités d'assurance supplémentaires pour vérifier qu'il n'y a plus de
cas de paiements non valables ou non justifiés ;
iii. Envisager de recourir à des procédures alternatives, par exemple la vérification des
actifs, la recherche de confirmation auprès de tiers qui auraient pu être parties à la
transaction, etc ;
iv. Corroborer les informations fournies par le partenaire avec d'autres sources, par
exemple si les enregistrements ont été détruits par un événement de force majeure

tel qu'une inondation ou un tremblement de terre, examiner les sources
d'information publiques pour reconstituer les informations.
v. En cas de suspicion de fraude, demander des explications valables pour les
instructions de paiement habituelles ; contacter les fournisseurs pour vérifier les
pièces justificatives qui semblent suspectes ou altérées ; demander des pièces
justificatives supplémentaires si nécessaire ; demander des confirmations de
paiement aux contacts des vendeurs valides figurant dans le dossier ; porter la
question à l'attention de votre responsable/superviseur si l'assurance d'explications
adéquates n'est pas obtenue.
vi. Voir la politique des Paiements Directs sur le site du POPP pour obtenir des conseils
sur les signaux d'alerte en matière de fraude potentielle.
Si l'explication fournie et les procédures alternatives exécutées fournissent une

assurance adéquate au bureau de pays, celui-ci doit préparer une note au dossier
détaillant les procédures alternatives exécutées et les conclusions auxquelles il est
parvenu. La note au dossier doit être signée par le chef du bureau ou son
représentant. Si les explications fournies et les procédures alternatives appliquées
ne fournissent pas une assurance suffisante, le bureau doit rejeter les dépenses et
demander au partenaire de rembourser toute avance de fonds que le PNUD aurait
pu faire. Le bureau doit s'assurer que les éléments rejetés ne sont pas soumis à
nouveau dans des rapports futurs et qu'ils sont supportés par le partenaire. Si les
activités d'assurance indiquent systématiquement que le partenaire déclare des
dépenses non valides qui ne peuvent être expliquées ou confirmées par d'autres
procédures, le bureau doit envisager de changer la modalité de mise en œuvre pour
la gestion des risques (DIM) ou par le soutien total du bureau de pays à la gestion
des risques nationaux (NIM). Lorsque le Partenaire ne peut pas prendre en charge
les dépenses rejetées par le PNUD, le bureau doit faire preuve de diligence
raisonnable et prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer que le PNUD
n'assume pas de responsabilité financière. Si le cas ne peut être résolu
favorablement et que le montant litigieux est jugé irrécouvrable, le bureau doit
documenter de manière exhaustive toutes les mesures prises pour recouvrer les
fonds, y compris la description, les causes et la responsabilité, et ceci doit être signé
par le chef du bureau ou son représentant et approuvé par le Bureau régional (pour
les bureaux de pays et les centres régionaux) qui doit évaluer la nécessité d'une
radiation et s'assurer qu'une demande de radiation est soumise à l'OFM pour
évaluation (cfra.kl@undp.org). Utilisez le modèle standard pour les demandes de
radiation soumises à l'OFM.
n. Lorsqu’ils envisagent de modifier le niveau risque d’un partenaire, les bureaux pays doivent
examiner l’opportunité de modifier la modalité de transfert de fonds à mi-parcours et / ou
d’appliquer d’autres étapes de certification qui pourraient être possibles dans ces cas. Le/la
représentant(e) résident(e) prend une décision de gestion sur l’approche pratique à adopter
tout en minimisant les risques pour le PNUD ;

o. Les examens périodiques sur place (vérifications ponctuelles) ont pour objectif d’évaluer
l’exactitude des données financières relatives aux transferts de fonds au partenaire, ainsi
que l’état d’avancement de la mise en œuvre du programme (par le biais d’un examen des
informations financières), et de déterminer s’il y a eu une modification importante des
contrôles internes. Le contrôle ponctuel n'est pas un audit. Voir les sections 9.17 à 9.22 du
cadre du GNUDD-HACT pour des directives concernant les examens périodiques sur place
(vérifications ponctuelles). Voir l’annexe A pour des directives spécifiques supplémentaires
du PNUD relatives à la réalisation d’examens périodiques sur site (vérifications ponctuelles),
y compris une alternative à l’utilisation de prestataires de services tiers pour les vérifications
ponctuelles, ainsi qu’à une méthode de sélection des transactions à tester impliquant des
partenaires partagés et partenaires non partagés;

p. Un audit programmé a pour objectif de déterminer si les fonds transférés aux partenaires
ont été utilisés aux fins appropriées et conformément au plan de travail. Voir l’Annexe B
pour des directives spécifiques supplémentaires du PNUD relatives à la réalisation des audits
de contrôle interne et des audits financiers, y compris les critères à utiliser pour décider du
type d’audits requis et des éléments déclencheurs qui incitent à modifier l’évaluation du
risque du partenaire résultant du contrôle interne et d’audits financiers.
q. Le bureau de pays peut se reporter à la figure 6 du cadre du GNUDD-HACT, qui fournit un

arbre de décision illustrant les considérations à prendre en compte lors de la détermination
des problèmes résultant des vérifications ponctuelles, du suivi programmatique et des
audits programmés ou spéciaux.
Avertissement: Ce document a été traduit de l'anglais vers le Français. En cas de divergence entre cette
traduction et le document original en Anglais, le document original en Anglais prévaudra.
Disclaimer: This document was translated from English into French. In the event of any discrepancy
between this translation and the original English document, the original English document shall prevail.

RÉFÉRENCES ET MODÈLES
Plateforme du PNUD de suivi HACT
Le cadre HACT du GNUDD
Note d’orientation du Plan d’action pour le cadre pour la coopération, Annexe 2
PNUD Règlements et règles financiers
Procédures POPP pour demander des transferts de fonds et rendre compte des décaissements’
Directives opérationnelles pour la mise en œuvre de la nouvelle méthodologie de recouvrement des

coûts
Gestion de programme et de projet (PPM) POPP
Annexes A-D
Questionnaire de micro évaluation révisé
Lettre d'appel annuel du Bureau de la vérification et des enquêtes
Questionnaire pour l'évaluation de la capacité de l'institution supérieure de contrôle
Modèle de demande d'approbation de partenaire à haut risque
Résumé des problèmes importants et plan d'action (assurance)
Résumé des problèmes importants et plan d'action (micro-évaluation)
Modèle d'estimation détaillée des coûts du PNUD


FRM - Financial Management and Implementation Modalities - Harmonized Approach To Cash Transfers (HACT) - FR

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Approche harmonisée de transfert de fonds (HACT)

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a. Dispositions en matière de gouvernance et de redevabilité au niveau inter-agences: au

b. Dispositions en matière de gouvernance et de redevabilité aux niveaux de l’Agence et du

c. Utilisation du cadre HACT pour les activités de développement des capacités du

Page 2 of 34 Effective Date: 11/05/2018 Version #: 21

d. Évaluation des partenaires et approbation du gouvernement : L'application du cadre HACT

e. Évaluation des entités responsables de la réalisation des résultats du programme : le

La politique HACT et les directives de mise en œuvre spécifiques au PNUD :

Page 3 of 34 Effective Date: 11/05/2018 Version #: 21

d. Fréquence des vérifications ponctuelles: lorsqu'une micro-évaluation est requise, la

Page 4 of 34 Effective Date: 11/05/2018 Version #: 21

Dépenses réelles supérieures ou Dépenses réelles inférieures à

Partenaires non évalués Au moins une vérification Des vérifications ponctuelles

Page 5 of 34 Effective Date: 11/05/2018 Version #: 21

g. Modalités de transfert de fonds : les modalités de transfert de fonds à adopter seront

h. Modalité de rapportage des résultats des micro-évaluations, des vérifications ponctuelles

Page 6 of 34 Effective Date: 11/05/2018 Version #: 21

m. Considération particulière pour d’autres évaluations de risque convenues avec les

Niveau de risque ajusté :

Page 7 of 34 Effective Date: 11/05/2018 Version #: 21

c. Audit spécial : il s’agit d’un audit réalisé à la suite de problèmes et préoccupations

Modalités de transfert de fonds (CTM) :

Page 8 of 34 Effective Date: 11/05/2018 Version #: 21

a. Risque faible : pour un système de gestion financière et un cadre de contrôle

b. Risque modéré : pour un système de gestion financière et un cadre de contrôle assez

c. Risque significatif : pour un système de gestion financière ou un cadre de contrôle sous-

d. Risqué élevé : pour un système de gestion financière ou un cadre de contrôle sous-

Formulaire d'autorisation de financement et de certification de dépenses (FACE):

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Partenaire d'exécution (PE) :

Partie responsable (RP) :

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Mise en œuvre du programme :

Tableau 1 Composition les politiques et procédures régissant les programmes et

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Transferts de fonds, Coordonnat(eur)rice

Assurance, qui comprend la

20. L'objectif de la macro-évaluation est d’assurer une attention adéquate à l'environnement de

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Aperçu du processus (évaluation macro) :

22. Résultat clé : Le processus macro-évaluation a deux résultats principaux :

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Page 14 of 34 Effective Date: 11/05/2018 Version #: 21

j. Un résumé de la macro-évaluation devrait être intégré dans le bilan commun de pays. Si le

k. Jusqu'à ce qu'une macro-évaluation du cycle programmatique en cours soit terminée, le

l. Si aucune macro-évaluation (actuelle ou passée) n’est disponible, le bureau de pays peut

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25. Le processus de micro-évaluation comprend les phases de planification et d'exécution. Au cours

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26. Résultat clé : Le processus de micro-évaluation produit deux résultats principaux.

a. Une évaluation du risque global sur la base du questionnaire standard de micro-évaluation:

i. Risque faible - Indique un système de gestion financière bien développé et un cadre

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c. Prenant en considération des résultats de la macro et de la micro-évaluation, les bureaux

b. Lors de l’estimation du montant des transferts de fonds par cycle programmatique à un

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l. Le point focal HACT est chargé de gérer ou de soutenir le processus de micro-évaluation, de

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p. Compte tenu des résultats de la macro-évaluation et de la micro-évaluation, les bureaux

q. La réponse du PNUD à la micro-évaluation y compris toute décision d’ajustement du niveau