Developpez Vos Competences en Gestion Du Temps

Harold Taylor
Développez vos
compétences en gestion
du temps

HAROLD L. TAYLOR
DÉVELOPPEZ VOS
COMPÉTENCES EN
GESTION DU TEMPS
2
Développez vos compétences en gestion du temps
1e édition
© 2020 Harold L. Taylor & bookboon.com
ISBN 978-87-403-2406-8
3
DÉVELOPPEZ VOS COMPÉTENCES
EN GESTION DU TEMPS Contenu
CONTENU
A propos de l’auteur 6
1 La quête de l’homme pour une productivité accrue 7

1.1 Les débuts de la gestion du temps 7
2 L’environnement changeant au sein duquel nous vivons et travaillons 9

2.1 Un nouvel environnement exige de nouvelles stratégies 9
2.2 La vitesse est la nouvelle devise 10
2.3 Les dangers de la vitesse 11
3 Comprendre la gestion du temps 13

3.1 La différence entre la gestion du temps et l’organisation 13
3.2 Le continuum de gestion du temps 13
3.3 L’efficience par rapport à l’efficacité 14
3.4 Travail occupé vs vrai travail 16
3.5 La gestion holistique du temps 17
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4
EN GESTION DU TEMPS Contenu
4 La planification – la clé d’un avenir prospère 20

4.1 la planification hélicoptère 20
4.2 La courbe Sigmoïde 21
4.3 Vision 24
4.4 Énoncé de mission 25
4.5 Politiques personnelles 26
5 Façonner votre avenir avec des objectifs 29

5.1 Avez-vous vraiment besoin d’objectifs ? 29
5.2 Qu’est-ce qui permet d’atteindre des objectifs efficaces ? 32
6 Convertir les plans en réalisations 34

6.1 Un planificateur est votre outil de gestion du temps le plus important 34
6.2 Choix d’un planificateur 37
6.3 C’est le temps de « faire une pause de travail » 37
6.4 Dix façons dont les listes « Choses à faire »
peuvent fonctionner contre vous 40
6.5 PDAs vs. planificateurs papier 41
7 Gestion de la technologie 43
7.1 Contrôlez la technologie sans qu’elle ne vous contrôle 43
7.2 Pourquoi la productivité n’augmente-t-elle pas ? 46
7.3 La technologie est une épée à double tranchant 46
7.4 Ne vous perdez pas dans la jungle électronique 47
7.5 Est-ce que Internet nous rend stupide ? 48
8 E-mail : utilisez-le sans vous user 49

8.1 L’e-mail est devenu un phénomène 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 49
8.2 Gérez vos e-mails 49
8.3 Quel est votre ratio de réactivité? 52
8.4 Rédigez des e-mails en gardant votre objectif à l’esprit 53
9 Gardez l’équilibre dans votre vie 54

9.1 Qu’est-ce que l’équilibre de vie ? 54
9.2 Signes d’un déséquilibre dans votre vie 54
9.3 Les façons de maintenir l’équilibre dans votre vie 55
9.4 Jongler entre carrière, maison et famille 56
9.5 Simplifiez-vous la vie 56
9.6 Les façons de vous simplifier la vie 56
9.7 N’attendez pas pour vivre 58
Livres référencés 59
5
EN GESTION DU TEMPS A propos de l’auteur
A PROPOS DE L’AUTEUR
Harold Taylor, CSP, président de Harold Taylor Time Consultants Ltd. parle, écrit et dirige
des programmes de formation sur la gestion efficace du temps depuis plus de 30 ans. Il a
écrit 17 livres, dont un best-seller canadien, Making Time Work for You. Il a développé plus
de 50 produits de gestion du temps, dont le populaire Taylor Planner, qui s’est vendu dans
38 pays à travers le monde. Plus de 300 articles ont été acceptés pour publication.
Ancien directeur de la National Association of Professional Organizers, Harold Taylor a reçu le

prix du fondateur en 1999 pour sa contribution exceptionnelle à la profession d’organisateur.
Il a reçu le titre de CSP (Certified Speaking Professional) en 1987 de la National Speakers
Association. En 1998, l’Association canadienne des conférenciers professionnels l’a intronisé au
Temple de la renommée de l’art oratoire canadien. Et en 2001, il a reçu le premier Prix du
fondateur des organisateurs professionnels au Canada. Le prix a été nommé en son honneur.
Depuis 1981, date à laquelle il a incorporé la société de gestion du temps, il a présenté plus
de 2000 ateliers, discours et conférences sur le thème de la gestion du temps et de la vie.
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EN GESTION DU TEMPS La quête de l’homme pour une productivité accrue
1 LA QUÊTE DE L’HOMME POUR

UNE PRODUCTIVITÉ ACCRUE
1.1 LES DÉBUTS DE LA GESTION DU TEMPS

Les gens ont toujours été à la recherche de façons plus efficaces et plus efficientes de faire
les choses, qu’il s’agisse d’une façon plus efficace de piéger les animaux pour se nourrir ou
d’une façon plus efficace d’allumer un feu par friction. Mais ce n’est qu’à la fin des années
1800 et au début des années 1900 que quelqu’un a adopté une approche scientifique ciblée
pour accélérer les choses avec moins d’efforts.
Frederick Winslow Taylor est normalement considéré comme le père de la gestion scientifique.
Il a écrit son livre, The Principles of Scientific Management en 1911, qui, avec le travail
de Frank et Lillian Gilbreth, est devenu la rampe de lancement de la gestion du temps
d’aujourd’hui. Au départ, il s’agissait de chercher à accroître la productivité dans le secteur
manufacturier, en mettant l’accent sur l’efficacité des travailleurs individuels, puis il s’est
rapidement étendu au bureau et a finalement englobé l’environnement domestique. Taylor
cherchait la meilleure façon d’accomplir chaque travail, en normalisant les méthodes et les
outils de travail afin d’accroître la productivité.
Le taylorisme, comme on l’appelait, a commencé à changer la façon dont les entreprises

fonctionnaient. Avant cette époque, les sociétés étaient généralement installées dans des
maisons ou des entreprises informelles où les espaces de travail étaient ouverts. Il n’y avait
pas d’obstacles à la communication et les idées pouvaient circuler librement parmi les
employés. Au lieu de cela, les zones de fabrication et les bureaux ont été séparés, le travail
s’est spécialisé, les procédures sont devenues fixes et l’efficacité a augmenté.
Malheureusement, les communications ont diminuées. Temporairement au moins, les

relations humaines ont été reléguées au second plan par rapport à la productivité. Ce n’était
pas l’intention de Taylor. Il essayait de rendre les choses plus faciles pour les employés
et d’augmenter leur productivité. Bien qu’il n’ait pas inventé la phrase « travailler plus
intelligemment, pas plus dur », c’était son intention.
Frank et Lillian Gilbreth ont également eu un impact en introduisant l’étude du temps et

du mouvement dans le processus de fabrication. Les Gilbreths avaient douze enfants et le
film Cheaper by the Dozen était basé sur leur vie. Ils ont démontré que les mêmes principes
appliqués en entreprise pouvaient être adaptés à la maison. Leur travail a donné naissance
à l’ingénierie industrielle, aux études de temps et aux normes d’incitation, ainsi qu’à une
recherche continue d’efficacité, non seulement dans les usines mais aussi dans les bureaux.
7
EN GESTION DU TEMPS La quête de l’homme pour une productivité accrue
Ce que cette quête d’efficacité a fait dans la plupart des cas, c’est aliéner les travailleurs. Les
relations humaines ont été reléguées au second plan. Les gens se trouvaient dans des zones
ou des bureaux séparés, prenaient des pauses café et leur déjeuner des heures précises et,
dans de nombreux cas, pointaient à chaque fois qu’ils allaient et venaient afin de garder une
trace des heures de travail. Les travailleurs furent punis pour avoir bavardé trop longtemps à
la fontaine d’eau ou pour avoir plaisanté dans l’usine. Des politiques, des procédures et des
règles ont été élaborées. Elles ont généralement étouffé l’interaction des employés, découragé
la créativité et généré une plus grande activité syndicale.
Donc, le contrecoup, si je puis dire, c’est le mouvement des relations humaines, où l’on
croyait qu’un travailleur heureux était un travailleur productif. Nous sommes passés de bureaux
isolés à des cabines sans portes, des bureaux paysagers avec ou sans cloisons mobiles, des
fêtes de bureau et des primes de Noël. Beaucoup de pointeuses horaires ont été éliminées.
Des réunions de communication ont été introduites et ainsi de suite. La supervision est
passée d’un style autoritaire ou dictatorial à un style consultatif ou participatif. Mais cette
époque et l’ère du développement organisationnel qui a suivi ont été motivées par le même
désir de maximiser la productivité des employés.
Il est ironique de constater que l’ère numérique actuelle déshumanise une fois de plus
l’environnement de travail, diminue l’interaction personnelle, réduit notre créativité et,
d’une certaine façon, nous ramène à l’ère de la gestion scientifique. Mais cette fois, nous
le faisons de notre plein gré plutôt qu’on nous l’impose. Et c’est surtout parce que nous
sommes séduits par la technologie.
8
DÉVELOPPEZ VOS COMPÉTENCES L’ENVIRONNEMENT CHANGEANT AU SEIN
EN GESTION DU TEMPS DUQUEL NOUS VIVONS ET TRAVAILLONS
2 L’ENVIRONNEMENT CHANGEANT
AU SEIN DUQUEL NOUS
VIVONS ET TRAVAILLONS
2.1 UN NOUVEL ENVIRONNEMENT EXIGE

DE NOUVELLES STRATÉGIES
Le monde des affaires a beaucoup changé au cours des trente dernières années. Je souris
quand je pense à certaines des suggestions que j’avais l’habitude de faire dans mes séminaires
de gestion du temps. Nous parlions encore de l’utilisation de matériel de dictée pour les
lettres d’affaires, de l’installation de téléphones et de répondeurs et de la manipulation
des ramettes de courrier indésirable. Nous incitions les gens à utiliser des notes de service
rapides et manuscrites, des timbres auto-encreurs et des enregistreurs de poche lorsqu’ils
voyageaient. La plupart des managers avaient des bureaux, l’accès à des secrétaires et la
possibilité de déléguer du travail à d’autres. Des heures tranquilles, des visiteurs interceptés
et des appels téléphoniques filtrés étaient des stratégies courantes pour se concentrer sur la
tâche à accomplir.
La plupart des experts en gestion du temps expliquaient les mérites des listes de tâches à faire,
des registres de temps et du multitâche. Il n’y avait pas d’Internet, d’ordinateurs portables,
d’assistants numériques personnels, de téléphones intelligents, d’emails ou de logiciels activés
par la voix. La plupart des gens travaillaient de 9 h à 17 h. Nous leur avions demandé de
laisser leur porte-documents au bureau lorsqu’ils rentrent chez eux, de se lever plus tôt,
d’échelonner leurs heures de repas et d’établir leurs listes de choses à faire en priorité.
Bien sûr, nous avions aussi suggéré des choses qui sont toujours aussi valables aujourd’hui,
comme l’établissement d’objectifs, la planification, l’établissement de leurs priorités et
l’organisation de l’ environnement de travail. Au fil des ans, la gestion du stress et l’équilibre de
vie se sont ajoutés à juste titre à mesure que la vitesse et la complexité de la vie augmentaient.
Mais l’environnement et, dans la plupart des cas, les emplois eux-mêmes, ont changé. Nous
devenons une société plus mobile et de nombreuses personnes ne travaillent plus au bureau,
mais à la maison ou sur la route. L’un de mes clients récents était composé de gestionnaires
de cas qui se rendaient rarement un bureau centralisé. Ils étaient tous équipés d’ordinateurs
portables et effectuaient leur travail administratif sur place chez leur client, dans leur voiture
ou à la maison. Depuis 2006, les ordinateurs portables ont dépassé les ordinateurs de bureau
et en 2008, les entreprises ont acheté plus ordinateurs portables que d’ordinateurs de bureau.
Maintenant, les appareils électroniques portatifs comme les iPhones, les BlackBerry et les
iPads semblent se vendre plus cher que tout.
9
Le rythme de vie s’est accéléré. Le stress a augmenté. L’incidence du TDA et du TDAH

augmente. Nous connaissons des problèmes de santé tels que l’obésité, le diabète, le cancer
et d’autres maladies à un rythme croissant. Nous souffrons d’une perte de mémoire et d’un
manque de concentration. Il y a aussi un éclatement de l’unité familiale.
La performance dépend maintenant davantage de la maîtrise de soi que du contrôle

externe. Le temps mort et le temps libre ou discrétionnaire disparaît. Les compétences
essentielles à la productivité personnelle, les compétences exécutives, sont attaquées. Les
heures de travail augmentent, ce qui a un impact sur l’équilibre de vie, le sommeil et
les relations interpersonnelles. Le temps familial diminue et passe d’activités interactives
comme les charades, les cartes et les jeux de société à l’ordinateur et aux jeux vidéo. Les
ordinateurs nous trompent en nous faisant croire que le multitâche augmente l’efficacité.
Les interruptions sont devenues le problème numéro un ; mais elles sont acceptées comme
un mode de vie. Le temps de réflexion, le temps de renouvellement et le temps de créativité
continuent de diminuer. De nouvelles dépendances se forment, y compris le besoin de se
connecter à des médias électroniques tels que le courrier électronique, les réseaux sociaux,
l’Internet et les jeux vidéo.
2.2 LA VITESSE EST LA NOUVELLE DEVISE

À mon avis, la productivité personnelle a très peu changé au cours des 30 dernières années,
malgré la technologie. Le résultat net de la technologie a été d’accélérer le rythme de vie.
Nous travaillons plus vite, conduisons plus vite, communiquons plus vite, mangeons plus
vite, bref, vivons plus vite. Les économies de temps réalisées grâce à la technologie ont
été compensées par une augmentation de la complexité, des choix, des interruptions, des
attentes, du stress, des retards et des erreurs. Nos corps ne sont pas conçus pour fonctionner
à la vitesse de distorsion et nous sommes confrontés à une variété de maux au point que
« se rétablir » est devenu un autre consommateur de temps.
Aucune génération n’a eu une durée de vie aussi longue que la génération actuelle, mais un
tiers des Américains affirment qu’ils n’ont pas assez de temps. À certains égards, tout ce que
nous avons fait en introduisant la technologie et en augmentant la vitesse, c’est de réduire
le temps que nous consacrons à des activités triviales et de faible priorité afin de pouvoir
consacrer du temps à des activités plus triviales et de faible priorité.
Par exemple, les machines à laver font un lavage plus rapidement que lorsque ma mère
utilisait une planche à récurer ; mais maintenant nous faisons plus de lavage. Nous avons
plus de vêtements à laver et nous les lavons plus souvent. Le courrier électronique est plus
rapide que d’écrire ou de taper des lettres, mais nous envoyons et recevons plus de messages.
10
Nous roulons plus vite, mais nous passons le même temps dans la voiture. Nous pensons
que le temps de voyage a été constant depuis l’antiquité. Nous avons des véhicules plus
rapides, mais des distances plus longues à parcourir, plus de trafic, plus de construction et
plus d’embouteillages.
La vie en général est vécue à un rythme beaucoup plus rapide qu’il y a 50 ans, ou même
qu’il y a 20 ans. Nous avons une histoire d’amour avec la vitesse. Et cela frise le ridicule.
Qu’il s’agisse de restauration rapide, de téléchargements instantanés, d’histoires d’une minute
à l’heure du coucher ou de funérailles au volant, les entreprises se disputent notre temps
discrétionnaire.
Le déjeuner d’affaires moyen est de 36 minutes ou moins. Un article affirme que le travailleur
moyen prend son déjeuner en 24 minutes. L’expression « heure du déjeuner » est un terme
erroné. Tout le monde semble avoir l’intention d’en faire de plus en plus dans chaque heure,
certains engloutissant même un sandwich pendant qu’ils vérifient leurs emails.
2.3 LES DANGERS DE LA VITESSE

Pour que tout soit fait, nous sacrifions le sommeil et le temps discrétionnaire. L’Américain
moyen dort 90 minutes de moins par nuit qu’il y a un siècle. La somnolence cause plus
d’accidents de voiture que l’alcool. Au cours de ma vie, le nombre moyen d’heures de sommeil
est passé d’un peu plus de 8 heures par nuit à 6,7 heures. Le fait de dormir moins de 6
heures par nuit peut nuire à la coordination motrice, à la parole, aux réflexes et au jugement.
Parce que nous ne prenons pas le temps de bien manger, de faire de l’exercice ou de dormir
suffisamment, nous devenons obèses. Il s’agit d’une épidémie aux États-Unis. Jusqu’à un
tiers des Américains sont cliniquement obèses. Il est intéressant de noter que les enfants
des écoles situées à distance de marche des restaurants fast-food ont tendance à être obèses.
Environ 20 % des Canadiens sont obèses. La situation semble meilleure si nous devons
marcher plus loin pour nous rendre à nos restaurants fast-food. Si nous marchons plus vite,
parlons plus vite, conduisons plus vite, travaillons plus vite, dormons moins et utilisons la
technologie, pourquoi la productivité n’est-elle pas accrue et qu’est-il arrivé à tout ce temps
libre supplémentaire ?
J’ai l’impression que nous accomplissons un peu plus que ce que nous avons toujours
accompli. On le fait juste à une vitesse plus élevée. Le temps économisé est compensé par
des interruptions et des activités de faible priorité. Dave Crenshaw. Dans son livre, The Myth
of Multitasking dit que les études montrent qu’en moyenne, chaque personne perd 28%
de sa journée de travail à cause des interruptions et de l’inefficacité. J’ai vu des statistiques
similaires, comme 2,1 heures par jour perdues en interruptions.
11
La technologie a contribué à nous convaincre que le multitâche permet de gagner du temps

alors que c’est le contraire qui est vrai. Des études montrent que lorsque nous passons d’une
tâche à l’autre, les circuits neuronaux de notre cerveau prennent une petite pause entre les
deux, une activité qui prend du temps et qui pourrait réduire notre efficacité de 50 %.
Dans cet environnement en évolution rapide, de nombreuses stratégies traditionnelles

perdent leur impact ou ne fonctionnent tout simplement plus. Les heures tranquilles, telles
que nous les connaissons, appartiennent au passé. Les listes de choses « à faire » perdent
de leur efficacité. La concentration devient faible ou inexistante. Le multitâche est devenu
contre-productif. Dans certains cas, même l’établissement d’objectifs est devenu inefficace.
Manger en courant est devenu la norme. Le sommeil, dans de nombreux cas, est considéré
comme une nécessité ennuyeuse. Nous passons plus de temps à nous rétablir qu’à rester en
bonne santé. La division entre le travail et la vie personnelle est devenue floue. Le temps
discrétionnaire disparaît. Le TDA, le stress, l’inefficacité et le manque d’équilibre sont
généralement associés à notre environnement changeant.
Il y a des avantages offerts par la technologie, mais il y a aussi des inconvénients. La

technologie élimine la division entre le travail et la maison. Avec les PDA et les téléphones
portables, nous pouvons être contactés à tout moment. Notre liste de choses à faire voyage
avec nous partout où nous allons. Nous devons donc faire preuve d’autodiscipline pour
ignorer les emails et éteindre notre téléphone cellulaire
Mais qu’il s’agisse d’un système d’horaires flexibles, d’un télétravailleur ou d’un voyageur
fréquent, la frontière entre le travail et le temps personnel est devenue floue. Nous pouvons
travailler le soir, en voiture ou sur un terrain de jeu. Le travail n’est plus un lieu mais un état
d’esprit. Vince Poscente, dans son livre The Age of Speed (Bard Press, 2008) convient que les
frontières qui dictaient autrefois la façon dont nous occupions notre temps sont devenues
floues ou inexistantes. Au lieu de trois segments de temps distincts , le travail, la maison
et les loisirs, nous nous sommes retrouvés avec un grand espace rempli d’un mélange de
travail, de maison et de loisirs. Vous devez cesser de considérer le travail comme un endroit
où vous passez 8 ou 9 heures par jour, mais comme quelque chose que vous faites. Et une
grande partie de ce travail pourrait se faire n’importe où.
Il est tout aussi important de prévoir du temps avec la famille, du temps seul et du temps
libre que de prévoir des réunions d’affaires, des rendez-vous et d’autres activités d’affaires.
Nous devrions continuellement nous demander si le temps total que nous passons avec notre
famille et nos proches correspond à la valeur que nous leur accordons. Planifiez votre travail
en fonction de votre vie ; ne planifiez pas votre vie en fonction de votre travail. Sinon,
le travail peut s’étaler sur toute la journée et nous évincer de nos activités personnelles,
ce qui déséquilibre notre vie. La plupart des gens n’ont pas besoin d’aide pour connaître
leurs priorités ; ils ont besoin d’aide pour vivre leurs priorités. Et bien sûr, cela implique
l’utilisation d’un calendrier de planification, dont nous parlerons plus tard.
12
EN GESTION DU TEMPS Comprendre la gestion du temps
3 COMPRENDRE LA
GESTION DU TEMPS
3.1 LA DIFFÉRENCE ENTRE LA GESTION DU

TEMPS ET L’ORGANISATION
L’organisation est l’acte de réarranger des éléments qui sont dans un état désorganisé et
encombré afin que tout puisse être récupéré rapidement avec moins d’efforts, maximisant
ainsi leur utilité et leur attrait visuel.
La gestion du temps consiste à accroître l’ efficience et l’efficacité des individus et des entreprises
par l’organisation de tâches et d’événements en utilisant des outils tels que les planificateurs et
les ordinateurs, ainsi que des techniques et des processus tels que l’établissement d’objectifs,
la planification et l’ordonnancement.
Les deux activités sont intimement reliées puisque la désorganisation fait normalement
perdre du temps. La différence majeure entre l’ organisation et la gestion du temps est qu’en
général, l’organisation s’occupe des choses et la gestion du temps s’occupe des activités qui
ont une dimension temporelle. Les deux sont importants.
3.2 LE CONTINUUM DE GESTION DU TEMPS

La gestion du temps et l’organisation personnelle s’inscrivent dans un continuum. C’est-
à-dire qu’il y a des degrés d’organisation, allant de complètement désorganisé et chaotique
à la liberté complète d’être désorganisé et à un stade où nous expérimentons une efficacité
maximale. Il est probable que peu d’entre nous se sentent complètement libérés de la
désorganisation, mais c’est ce que nous visons. La gestion du temps, y compris l’organisation,
est un processus plutôt qu’un événement. Le diagramme ci-dessous illustre comment la
gestion du temps, y compris l’organisation, est un processus et non un événement unique.
Vous devriez trouver cela encourageant, car il ne s’agit pas d’être organisé ou désorganisé ou
d’être un bon gestionnaire du temps ou un mauvais gestionnaire du temps. Vous pourriez
déjà être au tiers du chemin ou aux deux tiers du chemin.
13
Continuum de gestion du temps
Désorganisation
Efficacité
3.3 L’EFFICIENCE PAR RAPPORT À L’EFFICACITÉ

La productivité est une mesure de la production par unité d’entrant, comme le nombre de
gadgets fabriqués par heure ou le nombre d’unités vendues dans une journée. Une personne
peut être plus productive si elle accomplit les choses en moins d’heures. Mais nous ne
connaissons pas la valeur de certaines des choses qu’elle fait. Le fait de faire plus de choses
en moins de temps ne dit rien sur la qualité de ces choses. L’efficience consiste à faire plus
de choses en moins de temps, ce qui augmente la productivité. L’efficacité, cependant, vous
assure que vous faites ce qu’il faut.
Par exemple, l’élaboration d’objectifs de vie, de plans, de politiques et d’énoncés de mission

visent tous à accroître l’efficacité. Mais la réduction des interruptions ou l’amélioration du
courrier électronique et la rationalisation des réunions visent à être plus efficient. De même,
les valeurs personnelles, les choix de carrière et la vie personnelle équilibrent l’efficacité de
l’aide. L’organisation du bureau, la gestion des dossiers et l’utilisation de la technologie
visent à accroître l’efficience.
L’efficience, c’est faire quelque chose de la meilleure façon

possible, tandis que l’efficacité, c’est faire la meilleure
chose possible.
L’efficacité peut impliquer d’avoir une vision ou une mission, des buts compatibles avec
cette vision et un plan d’action pour atteindre ces buts ou objectifs. Mais l’efficience est
nécessaire pour mettre en œuvre le plan d’action étape par étape de la manière la plus
économique et la plus rapide, avec une qualité de résultat conforme à l’objectif. Un objectif
et un plan sont inutiles si le travail n’est jamais fait. L’efficience annihile la procrastination,
le perfectionnisme et l’inertie, et transforme un plan en action. L’efficience minimise les
retards, les interruptions, les distractions et assure l’obtention de résultats.
L’efficience et l’efficacité travaillent en tandem ; l’une est inutile sans l’autre. Sans efficacité,
nous nous éloignons des priorités et nous nous occupons sans accomplir les 20% des tâches
qui représentent 80% de la valeur. D’autre part, sans efficacité, nous éprouvons la frustration
de savoir exactement où nous voulons aller, mais de voir peu de progrès dans cette direction.
C’est un processus « deux pas en avant et un pas en arrière ».
14
L’efficacité a un œil sur l’avenir, tandis que l’efficience s’occupe du ‘ici et maintenant ‘. Un
manager, qui est efficient, fixe des objectifs, planifie, organise, dirige, contrôle et innove. Celui
qui est efficient effectue la partie « faire » de son travail avec un minimum d’interruptions, de
temps mort, de procrastination, d’indécision, d’indécision, de perfectionnisme ou d’effort gaspillé.
L’efficience examine le processus à travers un microscope, analysant chaque détail des

travaux pour éliminer, simplifier, combiner ou améliorer des segments de ceux-ci afin que
le processus total puisse être accompli en un minimum de temps à un coût minimum avec
un minimum d’effort. L’efficacité examine un processus sous un angle large, en observant
comment il affecte la productivité des autres processus, comment il contribue aux objectifs
de l’organisation et comment il influe sur les résultats financiers.
Les études d’efficacité peuvent conduire à une amélioration d’un processus ou d’un travail.
Les études d’efficience’ peuvent servir à l’éliminer. Bien que les deux soient importantes, les
études d’efficacité devraient passer en premier, car il ne sert à rien d’améliorer quelque chose
qui pourrait être éliminé par la suite. Ne sous-estimez jamais l’importance de l’efficience,
mais ne cherchez jamais l’efficience au détriment de l’efficacité.
Communication skills
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15
Plus le niveau de l’organisation est élevé, plus un manager doit consacrer du temps à la
gestion et moins de temps à effectuer des tâches réellement. Par conséquent, l’efficacité
devient plus essentielle aux échelons supérieurs de l’organisation, tandis que l’efficience est
essentielle au niveau du personnel. Mais même un PDG a une certaine quantité de travail et
un temps limité pour son accomplissement. L’efficience ne perd jamais de son importance.
Bien que les experts en gestion du temps nous incitent à ne pas être efficients au détriment
de l’efficacité, cela ne doit pas être interprété comme signifiant que l’efficience n’est pas
importante. Manquer d’efficacité, c’est comme naviguer sur un navire sans gouvernail. Mais
il n’est pas moins grave de naviguer à bord d’un gouvernail sans navire.
3.4 TRAVAIL OCCUPÉ VS VRAI TRAVAIL

Mark Forster, dans son livre Do it tomorrow, souligne que le vrai travail fait progresser
votre entreprise ou votre travail tout en étant occupé, c’est ce que vous faites pour éviter
le vrai travail.
Le vrai travail comprend la planification, l’établissement d’objectifs, la pensée créative, la

résolution de problèmes et la prise de décisions. Il y a peu d’activité visible avec ce type de
travail ; par conséquent, le travail occupé ressemble davantage à du vrai travail.
Beaucoup de gens ont tendance à s’occuper, ce qui n’a pas grand-chose à voir avec l’efficacité.
Nous devrions juger les autres par leurs résultats réels, et non par leur activité physique.
Je me méfierais de tout homme d’affaires qui est constamment en mouvement. Lorsque

vous communiquez, si vous parlez tout le temps, vous ne pouvez pas écouter. De même,
en affaires, si vous êtes toujours occupé à travailler, vous ne pouvez pas faire beaucoup de
planification, d’établissement d’objectifs, de pensée créative ou de résolution de problèmes.
Et ce sont des activités essentielles qui ne peuvent tout simplement pas être multitâches.
Bien faire les choses la première fois permet de gagner du temps à long terme. Il n’est pas
malin de se précipiter dans un travail ou d’effectuer plusieurs tâches à la fois.
Il est encore plus important de faire les bonnes choses. Il n’est guère mieux de consacrer
du temps à des tâches inutiles que de rester assis sans rien faire pendant la même période
de temps. En fait, ça pourrait être pire, parce que si vous ne faisiez rien, au moins
vous seriez détendu. Comme le dit Jo Owens dans son livre How to Manage (Pearson,
2009), « être parfait à 100 % pour faire la mauvaise chose, c’est quand même une perte
de temps à 100 %. »
16
Réfléchissez avant d’agir. Cette tâche est-elle vraiment nécessaire ? Est-ce que cela contribue
à vos objectifs ? Favorise-t-elle votre carrière ou contribue-t-elle à votre bien-être ? L’une des
clés d’une gestion efficace du temps est d’être sélectif dans ce que vous faites. Il n’y a tout
simplement pas assez de temps pour tout faire. S’il y avait du temps pour toutes les choses
que vous devriez faire, il n’y aurait pas de problème. Vous pourriez tout simplement tout
faire et les priorités seraient toutes effectuées en même temps que toutes les autres choses.
Le fait est que notre temps est limité. Tout faire n’est pas une option. Faire une chose
signifie ne pas faire autre chose. Et il y a une grande différence entre ce qui devrait être fait
et ce qui doit être fait.
3.5 LA GESTION HOLISTIQUE DU TEMPS

La gestion interne du temps, la perception du temps par notre esprit, est un aspect de
l’approche holistique de la gestion du temps, dont nous parlerons dans les livres et les ateliers
à l’avenir. Dans mon livre, Ralentir la vitesse de la vie : Une approche holistique de la gestion
du temps, j’ai donné une définition de la gestion holistique du temps telle que je la conçois :
« Les stratégies nécessaires pour mener une vie plus

heureuse, plus saine, plus longue, plus productive et plus
épanouissante. »
La longévité est plus importante que l’efficacité, même du point de vue de la gestion
traditionnelle du temps. Bien sûr, vous pouvez faire les choses plus rapidement et mieux et
économiser dix minutes ici et dix minutes là et éventuellement même gagner l’équivalent de
deux années supplémentaires de travail accompli au cours de votre vie. Mais ne serait-il pas
plus logique de vivre deux ans de plus ? Même si vous mainteniez votre niveau d’efficacité
actuel, vous auriez non seulement autant de travail accompli, mais vous auriez aussi deux
années supplémentaires pour profiter de tout ce que la vie a à offrir.
Dès que vous mettez la longévité dans l’équation, la santé devient un facteur important. Et
puisque vous ne voulez pas que votre corps vive plus longtemps que votre esprit, vous devez
aussi prêter attention à vos aptitudes cognitives, et puisque vous souhaitez maintenir le but et
l’accomplissement tout au long de votre vie, vous devez inclure l’esprit. La gestion holistique
du temps doit donc englober tout ce qui touche le corps, l’esprit et l’âme. Maintenant,
c’est vraiment holistique, et c’est un domaine d’étude beaucoup plus vaste que la gestion
traditionnelle du temps dont nous discutons dans ce livre.
Si nous sommes en pleine forme physiquement, mentalement et spirituellement, nous savons

que nous serons plus productifs et que nous aurons beaucoup plus de chances de prolonger
notre espérance de vie.
17
3.5.1 LA GESTION INTERNE DU TEMPS
Bien que les programmes traditionnels de formation à la gestion du temps mettent l’accent
sur la gestion du temps externe, la plus grande amélioration de la productivité personnelle
n’est possible que par le contrôle interne. Vous pouvez avoir un environnement organisé,
des objectifs clairs et les principales priorités programmées dans votre planificateur ou PDA
et ne toujours pas parvenir à accomplir quoi que ce soit d’important.
De faibles « compétences exécutives » telles que l’initiation au travail, le maintien dans

la tâche, le contrôle des impulsions et la régulation des émotions peuvent saboter toute
stratégie de gestion du temps, qu’il s’agisse de planification, d’établissement des priorités ou
d’ordonnancement. Sans efficacité, nous nous éloignons des priorités et nous nous occupons
sans accomplir les 20% des tâches qui représentent 80% de la valeur. Les comportements
autodestructeurs tels que la procrastination et le perfectionnisme peuvent être réduits. Et
en travaillant avec votre horloge biologique au lieu de travailler contre elle, il sera plus facile
d’accomplir plus avec moins d’efforts. Il s’agit là d’aspects importants de la gestion interne
du temps, qui jusqu’à présent a été pratiquement ignorée.
La gestion interne du temps n’est qu’un des huit domaines que vous devez explorer si vous
souhaitez améliorer votre productivité grâce au nouveau concept de gestion holistique du
temps. Il s’agit de travailler en synchronisation avec votre horloge biologique, de reconnaître
et de capitaliser sur le rôle du cerveau dans la façon dont vous percevez et gérez le temps.
Les autres domaines de la gestion holistique du temps sont la santé, l’organisation, le mode
de vie, la spiritualité, la gestion traditionnelle du temps, les relations interpersonnelles et
les compétences cognitives, que j’explorerai dans un futur livre.
3.5.2 LES LÈVE-TÔT ET LES NOCTAMBULES
Les « lève-tôt » ne sont pas souvent appréciées par les « noctambules », surtout s’ils vivent dans
la même maison. C’est pourquoi je marche sur la pointe des pieds tôt le matin pendant que
ma femme sommeille. Pour les personnes dans une situation similaire, il est sage d’ajuster les
horaires afin que chaque personne puisse faire son travail sans déranger les autres personnes
dans la maison. Ma promenade matinale, mes exercices et mon heure de concentration dans
un café local, par exemple, permettent à ma femme de dormir tranquille. Et transformer
une tanière en « salle de lecture » permet à ma femme de lire aux petites heures du matin
pendant que je ronfle tranquillement dans la chambre à coucher.
18
Il est important de reconnaître que l’horloge biologique de chacun est différente. Les lève-
tôt sont au meilleur de leur forme au milieu de la matinée et produisent probablement leur
travail le plus créatif avant midi. Mais ne vous attendez pas à ce qu’ils soient complètement
éveillés pour une réunion en soirée. Et ne jamais s’attendre à ce qu’ils soient créatifs à ce
moment-là. Les noctambules, cependant, sont généralement plus alertes vers 18 h et font
souvent leur meilleur travail le soir.
Selon John Medina, dans son livre Brain Rules (2008), il ne s’agit pas d’être l’un ou l’autre.
La plupart des gens se trouvent entre les deux et vous pourriez être n’importe où sur le
continuum. Seulement dix pour cent d’entre nous sont des lèves tôt, vingt pour cent sont
des oiseaux de nuit, et le reste d’entre nous se situe quelque part entre les deux.
Il y a une période centrale, quelque part au milieu de la journée, où tous les groupes
fonctionnent en même temps. Donc, à moins de savoir comment l’horloge biologique de
tout le monde est calibrée, il est probablement préférable de prévoir des séances de remue-
méninges ou des projets ardues au milieu de la journée. Mais évitez la « zone de sieste »
vers 15h. Selon Medina, c’est à ce moment-là que le cerveau veut faire une sieste et ne se
soucie pas vraiment de ce que le propriétaire prévoit de faire à ce moment-là.
3.5.3 UTILISER LES HEURES DE GRANDE ÉCOUTE POUR LES PRIORITÉS
L’heure de grande écoute est le moment où vous êtes à votre niveau d’énergie maximum
et plus alerte mentalement et capable de vous attaquer à des tâches difficiles. Si vous ne
connaissez pas les heures de grande écoute de votre horloge biologique, Phyllis Kaufman
et Arnold Corrigan, dans leur livre How to Use Your Time Wisely, suggèrent le test suivant.
Essayez une tâche différente, comme des mots croisés, à différents moments de la journée :
lorsque vous vous levez, à 10 h, à midi, à 14 h, à 16 h, à 18 h et à 22 h. Ensuite, décidez
quand vous avez trouvé cela le plus facile.
La plupart des gens semblent avoir leur heure de grande écoute le matin, mais pas
nécessairement lorsqu’ils se lèvent. Et lorsque les experts en gestion du temps vous disent de
vous lever une heure plus tôt et de prendre une longueur d’avance sur la journée, ce n’est
peut-être pas un bon conseil. Les chercheurs dans le domaine de la chronobiologie, l’étude
des rythmes et des cycles naturels du corps , nous disent que se lever plus tôt pourrait
être contre-productif. Cela dépend si vous êtes une personne matinale ou nocturne. Et aussi
ce que l’on entend par « plus tôt ». Si c’est avant 6 heures du matin, oubliez ça, selon les
chercheurs. En général, c’est le moment où nous sommes le moins vigilants. Notre capacité
à penser clairement et à réagir rapidement est à son point le plus bas entre 3 heures du
matin et 6 heures du matin.
19
EN GESTION DU TEMPS La planification – la clé d’un avenir prospère
4 LA PLANIFICATION – LA CLÉ

D’UN AVENIR PROSPÈRE
4.1 LA PLANIFICATION HÉLICOPTÈRE

En cette ère numérique de la vitesse avec des appareils de haute technologie, la façon
dont nous les utilisons et l’environnement dans lequel nous les utilisons sont en constante
évolution. Nous ne pouvons plus avoir une mentalité de « liste de choses à faire » et survivre.
La planification est plus importante que jamais. Les choses changent si rapidement, il semble
que le présent chevauche l’avenir.
Vous pourriez utiliser l’analogie d’un embouteillage pour votre travail. Vous ne savez pas
ce qui vous attend ; vous savez seulement que vous êtes au point mort. Et vous vous
concentrez sur l’avancement d’une longueur de voiture à la fois. Mais si je vous soulevais
dans un hélicoptère pour que vous puissiez voir à des kilomètres à l’avant, vous sauriez qu’il
y a un accident majeur à six pâtés de maisons plus loin sur la route, et que vous pourriez
facilement l’éviter en tournant à droite juste devant vous et en empruntant une rue parallèle.
Voir l’avenir qui vous attend vous permet de faire des ajustements dans le présent.
De même, dans les affaires et dans la vie en général, vous devez voir au-delà de votre liste
quotidienne de choses à faire et de vos horaires hebdomadaires et avoir un aperçu de l’avenir
et de la meilleure façon de vous adapter et de vous préparer dès maintenant à ce qui vous
attend. C’est ce que j’appelle la « planification hélicoptère » : s’élever au-dessus de l’activité
de chaque jour et passer une partie de votre temps à visualiser et à planifier pour l’avenir.
J’utilise l’analogie d’un hélicoptère parce qu’il peut s’élever tout droit, s’éloigner de la situation
actuelle, et il peut planer pour que vous ayez toujours une bonne vue d’ensemble de ce qui
se passe maintenant, tout en regardant vers l’avenir pour voir ce que la situation sera plus
loin sur la route si vous continuez à faire ce que vous êtes en train de faire.
Tous les propriétaires d’entreprises prospères doivent sortir

de leur activité quotidienne et prendre le temps de planifier
à long terme.
Ainsi, la planification hélicoptère exige que vous obteniez un certain espace entre vous et
l’encombrement et les opérations quotidiennes. Il peut s’agir d’une retraite de fin de semaine
avec quelques conseillers d’affaires ou dans un hôtel local pour une journée ou deux dans le
cadre d’une réunion non structurée, seule ou avec votre conseil consultatif, vos partenaires
ou quoi que ce soit d’autre.
20
Si vous êtes une entreprise unipersonnelle, le moins que vous devriez faire est de bloquer
une demi-journée toutes les unes ou deux semaines, consacrée à la planification d’entreprise.
C’est le moment où vous ne travaillez plus dans l’entreprise, mais sur l’entreprise. Puisque le
mardi est considéré comme le jour le plus productif de la semaine, vous voudrez peut-être
laisser ce temps pour travailler sur le plan que vous élaborez. Vous pourriez envisager un
vendredi matin, pour la planification hélicoptère. Ou vous pourriez le faire le samedi matin
si nécessaire. Vous pourriez recruter deux ou trois entrepreneurs à la retraite pour servir de
conseil consultatif. Il y a probablement plus qu’assez de gens qui seraient heureux d’offrir
leurs services bénévolement. Tous les propriétaires d’entreprises prospères doivent sortir de
leur routine quotidienne et trouver du temps pour la planification hélicoptère.
Si vous n’êtes pas dans les affaires, vous pouvez toujours utiliser le même concept pour votre
vie personnelle. Dans ce cas, vous impliquerez également votre famille.
Au cours de ces séances de planification, vous pourriez vous concentrer sur les secteurs
de l’entreprise qui sont essentiels pour le mois prochain, le trimestre suivant et l’année
prochaine. Vous devrez décider quelles sont les trois ou quatre priorités qui ont préséance
sur tout le reste. Il peut s’agir, par exemple, de gérer les flux de trésorerie, de mettre
l’accent sur les clients et la qualité du service et d’accélérer la croissance des revenus. Pour
la planification personnelle, il peut s’agir de votre carrière, de votre situation financière, de
votre développement personnel, de vacances familiales, etc.
Comme les changements se produisent rapidement, la planification à long terme est de

moins en moins à longue durée. Nous avions l’habitude de considérer la planification à long
terme comme étant de 10 ans ou plus, la planification à moyen terme étant de cinq ans
ou plus et la planification à court terme étant d’un an ou plus. Maintenant, vous pourriez
envisager cinq ans à long terme et à court terme, six mois ou moins.
4.2 LA COURBE SIGMOÏDE

Ci-dessous se trouve une courbe Sigmoïde. Charles Handy dans son livre, The Age of Paradox,
présente un cas intéressant pour lancer une deuxième carrière avant que la première ne
commence à décliner. ou une deuxième entreprise avant que la première ne commence à
vaciller ou un nouveau produit avant que les ventes du premier ne commencent à s’épuiser.
Handy dit que la courbe Sigmoïde, une courbe en forme de S inclinée vers l’avant, résume
l’histoire de la vie.
21
SIGMOID
Pas de croissance
COURBE
Déclin
Croissance
Taux de
croissance rapide
Faible taux de croissance

Croissance
Le moment de lancer un
nouveau produit ou un produit
révisé est avant que le premier
ne commence sa descente
Par exemple, si nous démarrons une nouvelle entreprise, nous commençons habituellement
lentement, les ventes décollent, puis nous nous stabilisons et enfin nous commençons à
diminuer. Le moment de faire un changement est lorsque nous approchons du haut de
la courbe, alors que tout va bien. À ce moment-là, nous avons l’énergie et les ressources
nécessaires pour obtenir une nouvelle courbe à travers sa première étape hésitante. Mais nous
sommes réticents à changer quand les choses vont bien et nous avons tendance à rester sur
nos acquis. Les différents stades de croissance sont indiqués sur le diagramme.
Prenons l’exemple des produits. J’ai développé plus de 50 produits au cours des 30 dernières
années, si l’on inclut les manuels, les programmes d’autoformation, les livres, les programmes
de formation, les vidéos, etc. Mais nous en avions probablement moins de 30 disponibles
sur notre site Web à un moment donné. Vous ne pouvez pas attendre qu’un produit ne
se vende plus avant de développer un nouveau produit. Quand les choses vont bien, il est
facile de s’asseoir et de ne rien faire. Mes séminaires publics se portaient encore bien quand
22
j’ai commencé à faire des télé séminaires, et les produits électroniques sur des clés USB ont
été développés bien avant que les ventes de livres ne déclinent. Il ne faut pas attendre que
les ventes chutent avant d’introduire quelque chose de nouveau.
Vous pouvez deviner le sort des planificateurs papier. Bien que je pense que le Taylor Planner
est un outil de planification plus efficace que n’importe quel appareil de poche électronique,
je n’ai pas eu à attendre que nous soyons en faillite pour voir que les ventes du planificateur
papier n’appuieraient plus notre entreprise.
Mon expérience dans les grandes entreprises m’a montré que des programmes d’austérité
et des mesures de réduction des coûts avaient lieu chaque fois que l’entreprise connaissait
une baisse, à un moment où l’entreprise pouvait difficilement se permettre une baisse de
moral et un ressentiment qui découle de cette baisse. De toute façon, il était déjà trop tard.
Les soins par pansement fonctionnent rarement. Les entreprises auraient dû examiner leurs
habitudes de dépenses en période de prospérité, alors que les ventes et les profits étaient en
forte hausse. Vivre sur un grand pied en période de prospérité et paniquer en période de
récession n’est pas une façon de diriger une entreprise.
Une situation similaire pourrait se produire dans notre vie personnelle. Si nous obtenons un
emploi mieux rémunéré, un héritage, une grosse vente ou un autre afflux soudain d’argent,
nous pourrions nous lancer dans une frénésie de dépenses qui finira par déboucher sur un
mode de vie plus élevé. Et lorsque la source de l’argent supplémentaire se tarit, nous nous
trouvons incapables d’arrêter la spirale descendante de la faillite personnelle.
Il est difficile de déterminer où nous en sommes dans la courbe sigmoïde à n’importe quel
moment, seulement si nous sommes en hausse ou en baisse. Mais les entreprises sous-estiment
généralement à quel point elles sont en plein essor. Agir avant d’atteindre le sommet est
beaucoup mieux que de constater que nous sommes sur le point de chuter. Les entreprises
qui réussissent introduisent de nouveaux produits, des emballages ou d’autres innovations
alors que les choses vont bien, et non pas comme des tentatives de changer les choses.
Les choses qui font que vous réussissez sont rarement les choses qui vous maintiennent
là où vous êtes. L’environnement dans lequel nous vivons ne cesse de changer. Il faut du
courage et un certain degré de risque pour changer les choses quand tout va bien. Mais si
vous ne le faites pas, cela peut mener au désastre.
La courbe Sigmoïde est plus qu’une simple planification,

c’est une anticipation.
23
Comment savoir où vous vous trouvez dans la courbe ? Vous ne le savez pas vraiment jusqu’à
ce qu’il soit trop tard. Vous devez donc deviner. Dans cet environnement en évolution rapide
où le changement est exponentiel, il est probable que vous êtes plus loin dans la courbe que
vous ne le pensez. Dans son livre The Age of Paradox, Charles Hardy fait référence à une
étude portant sur 208 entreprises sur une période de 18 ans afin de déterminer lesquelles
ont connu un succès constant. Seules trois entreprises ont tenu le coup pendant 18 ans.
52 % n’ont pas tenu plus de deux ans. Par cet exemple, il serait raisonnable d’introduire
des changements après 2 ou 3 ans. Si vous commencez une deuxième courbe trop tôt, il
n’y a pas de grandes conséquences. Commencez trop tard et cela pourrait être un désastre.
Mais le livre de Handy a été publié en 1994. Depuis lors, nous sommes entrés dans l’ère
numérique de la vitesse, et tout s’est accéléré, je suggère que nous développions de nouveaux
produits, services, stratégies, innovations ou quoi que ce soit tous les 6 mois, pas tous les 2
ans. Il suffit de regarder les journaux d’aujourd’hui pour constater la rapidité avec laquelle
des entreprises comme RIM et Microsoft et Apple lancent de nouveaux produits ou des
mises à niveau. Ce qui était auparavant une planification à long terme est maintenant une
planification à court terme, et la planification à court terme est devenue immédiate.
Les choses qui ne changent pas rapidement comprennent notre vision de ce que nous voulons
faire et devenir dans l’avenir, notre énoncé de mission et nos politiques personnelles. Ils
sont tous inclus dans le processus de planification.
4.3 VISION
Votre vision est simplement ce que vous vous imaginez faire dans l’avenir, disons dans
10, 15 ans ou plus. Si le temps, l’argent et les circonstances n’étaient pas des facteurs,
comment passeriez-vous le reste de votre vie ? Qu’est-ce qui vous plait ? Qu’est-ce que vous
aimiez faire quand vous étiez enfant ? Qu’est-ce que vous savez faire ? Qu’est-ce que les
autres disent que vous êtes bon à faire ? Cela nécessite un temps de réflexion. Pensez à ce
que vous faisiez dans le passé lorsque vous perdiez toute conscience du temps et que vous
étiez complètement absorbé par une activité, à tel point que vous ne vouliez pas que cela
se termine. A quoi rêvez-vous et à quoi aspirez-vous ? Pas de précipitation. Il s’agit d’une
auto-analyse continue qui peut prendre des semaines, des mois ou même des années.
Une fois que vous découvrez ce que vous voulez faire pour le reste de votre vie, votre
passion ou votre raison de vivre, cela devient votre motivation. Cela vous donne une raison
de vous lever tous les matins et de persister à travers les épreuves et les revers pour faire
ce pour quoi vous avez été créé. Lorsque vous atteignez votre but dans la vie, vous vous
réalisez vous-même.
24
4.4 ÉNONCÉ DE MISSION

Une fois que vous avez décidé ce que vous allez faire, pour qui vous allez le faire, comment
vous allez le faire et le but de le faire, vous l’exprimerez sous la forme d’un énoncé de mission.
J’ai pratiquement le même énoncé de mission aujourd’hui et cela m’a empêché de m’écarter
de ce que je fais le mieux. Chaque année, j’inscris mon énoncé de mission dans l’espace
prévu au début de mon planificateur Taylor. Actuellement, il se lit comme suit :
Aider les individus et les organisations à gérer leur temps et leur vie, par le biais de la formation
en gestion du temps, des produits et des services, afin qu’ils puissent libérer du temps pour travailler
sur leurs objectifs personnels et organisationnels.
Les énoncés de mission doivent être brefs ,une phrase si possible, afin qu’il soit facile de
les réduire à l’écriture et de les mettre en mémoire. S’il s’agit d’une entreprise ou d’une
organisation, chaque membre du personnel doit le comprendre. Il fournit une orientation
et objectif dans votre entreprise. Il doit être clair, bref et mémorable.
S’il s’agit d’un énoncé de mission personnel, il devra refléter qui vous êtes. Les objectifs sont
spécifiques. Ils vous disent exactement ce que vous ferez, quand vous le ferez et comment
vous le ferez. Mais un énoncé de mission explique pourquoi vous le ferez.
Time management
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25
J’encourage les gens à avoir un énoncé de mission personnel qui reflète ce qu’ils veulent
faire de leur vie. Mon énoncé de mission personnelle est essentiellement le même que celui
que j’utilise pour mon entreprise parce que c’est ma passion. Je crois vraiment que c’est
le but de ma vie et je continue de le faire bien au-delà de l’âge de la retraite, que je sois
payé ou non.
4.5 POLITIQUES PERSONNELLES

Les politiques d’entreprise telles que le client a toujours raison, nous ne serons pas sous-évalués
ou satisfait ou remboursé existe depuis plus d’un siècle. Elles servent de lignes directrices aux
employés pour prendre des décisions difficiles, assurer la cohérence et exprimer la philosophie
de l’organisation. Ils permettent également de gagner du temps.
Il est tout aussi efficace pour les individus d’élaborer un ensemble de politiques personnelles ou
d’énoncés de valeurs pour les guider tout au long de leur vie. Les politiques aident les gens
à prendre des décisions concernant leur utilisation personnelle du temps et les empêchent de
s’engager dans des activités incompatibles avec leurs croyances. J’ai aussi écrit des politiques
personnelles, par exemple comme le fait que je n’accepterai pas de conférences le dimanche ,
et je ne travaillerai que deux soirs par mois. Je ne voulais pas accepter beaucoup de travail
le soir, car je me retrouvais bientôt à parler tous les soirs de la semaine pour dire aux gens
de gérer leur temps et de passer plus de temps avec leur famille. Vous devez faire ce que
vous dites. Il est donc logique d’élaborer des politiques personnelles pour vous guider tout
au long de votre vie.
Voici quelques exemples de politiques personnelles.
• Je ne compromettrai pas mes croyances, mes valeurs ou ma mission personnelle.

• Je n’essaierai pas de faire deux choses dans le même laps de temps ou d’être tout
pour tout le monde.
• À aucun moment, le manque de planification des autres ne deviendra mon
problème.
• Je ne me surchargerais pas d’activités ; pour chaque nouvelle activité que
j’entreprends, une activité de valeur égale en temps sera soustraite.
• J’aurai autant de respect pour mon propre temps que pour le temps des autres.
• Les décisions d’affaires ou les choix affectant ma famille seront discutés à l’avance
avec ma famille.
• Je ne serai pas contraint de changer mes priorités ; elles ne seront changées que
si je le souhaite.
• À aucun moment, je n’entreprendrai des projets qui entrent en conflit avec mes
valeurs personnelles.
26
Une politique est un plan d’action prédéterminé qui guide et détermine les décisions présentes
et futures. Les politiques personnelles nous feront gagner du temps et nous épargneront de
la frustration en accélérant le processus de prise de décision. Les politiques personnelles
pourraient également inclure des résolutions comme je me lèverai toujours à 6 heures du
matin, je ne travaillerai pas la fin de semaine ou j’économiserai 10 % de mon salaire.
Les politiques personnelles nous aident à développer l’autodiscipline dans les domaines
où nous avons tendance à être faibles. Une politique de ne jamais manger entre les repas ,
par exemple, une fois qu’on y adhère pendant quelques semaines, devient une habitude.
Éventuellement, il faudra peu de volonté pour dire non à une collation de l’après-midi
puisque c’est une habitude que l’on avait prise.
Les politiques personnelles nous aident aussi à atteindre nos objectifs, puisqu’il s’agit de plans
permanents qui nous mènent dans une direction précise, comme l’indépendance financière,
la santé cardiovasculaire, la perte de poids, etc. Elles assurent la stabilité dans nos vies et la
reddition de comptes pour nous.
Pour établir des politiques personnelles, vous devez d’abord déterminer les valeurs que vous
voulez protéger et l’image que vous voulez projeter. Une fois que vous avez établi clairement
vos priorités et la façon dont vous voulez utiliser votre temps, mettez vos déclarations par
écrit et affichez-les là où elles constitueront un rappel constant. Cela peut être au début
de votre planificateur ou dans votre PDA ou autre organiseur électronique. Assurez-vous
de discuter de vos politiques avec les membres de votre famille ou d’autres personnes qui
seront touchées par ces politiques. Vous pourriez finir par les modifier, mais assurez-vous
d’avoir un ensemble de lignes directrices qui reflètent vos croyances, et non celles des autres.
Une fois vos politiques personnelles en place, vous serez en mesure de dire non quand il le
faut et d’utiliser votre temps discrétionnaire à bon escient. Par exemple, si quelqu’un vous
demande de siéger à un comité de bénévoles, votre politique vous incite à dire non, à moins
que vous ne puissiez libérer du temps pour cela en libérant une activité en cours. Vous
n’avez pas à perdre du temps à délibérer ou à prendre en considération ou à donner à la
personne de faux espoirs avec un peut-être. Ou si on vous demandait de faire quelque chose
de contraire à l’éthique, vous refuseriez rapidement. Les politiques accélèrent le processus
de prise de décision et vous empêchent de vous éloigner de votre mission de vie.
27
Les politiques sont des lignes directrices et non des règles. Elles sont flexibles en fonction de la
situation. Par exemple, vous pouvez décider de ne pas refuser de faire des heures supplémentaires
si votre emploi en dépend réellement. Cependant, si vous étiez constamment confronté à
des heures supplémentaires sous la menace de perdre votre emploi, vous commenceriez soit
à chercher un autre emploi, soit à modifier votre politique. Vous ne pouvez pas continuer à
vivre en opposition à vos valeurs personnelles. Faire ainsi augmenterait le stress, diminuerait
votre estime de soi et enlèverait une grande partie du plaisir de la vie.
Vos politiques peuvent être modifiées au fil du temps. Vos priorités peuvent changer au
fur et à mesure que votre situation change. À mesure que les gens vieillissent, par exemple,
ils peuvent avoir plus de respect pour le temps libre et moins de respect pour l’argent.
Les célibataires peuvent avoir des priorités différentes s’ils se marient et ont des enfants.
L’important, c’est que de garder le contrôle de sa vie en décidant de nos priorités et de
la façon dont nous passons notre temps. Les politiques nous aident à vivre selon leur
conception, et non par défaut.
Je demande habituellement aux gens d’essayer de rédiger des énoncés de politique personnelle
qui les aideront à atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés. Il est bon de les revoir chaque
matin jusqu’à ce qu’ils soient mémorisés. Ensuite, adhérez-y tous les jours.
28
EN GESTION DU TEMPS Façonner votre avenir avec des objectifs
5 FAÇONNER VOTRE AVENIR

AVEC DES OBJECTIFS
5.1 AVEZ-VOUS VRAIMENT BESOIN D’OBJECTIFS ?

L’établissement d’objectifs est essentiel à l’utilisation efficace de votre temps. Sans objectifs,
vous ne saurez pas ce qui est important et ce que vous devez programmer dans votre
planificateur. Il est important d’établir des objectifs dans tous les domaines de votre vie,
y compris les affaires ou la carrière, le développement personnel, la famille, la santé et les
objectifs spirituels.
Tout le monde sait qu’il est important de travailler sur les priorités. Mais beaucoup d’entre
nous ont du mal à identifier les priorités. Il semble parfois que tout est important. En vous
fixant des objectifs, vous identifierez les principales priorités de votre vie.
Un chapitre détaillé sur les objectifs est inclus dans l’excellent livre de Sean McPheat, Successful
Time Management, publié par Bookboon.com. Je ne répéterai pas ce qui s’y trouve, mais
j’ajouterai d’autres commentaires.
Dans mes ateliers, la plupart des gens n’ont pas d’objectifs clairs et précis par écrit. Beaucoup
pensent qu’ils n’ont pas besoin d’objectifs. Après tout, ils ont un bon emploi, une vie familiale
heureuse et profitent de leur mode de vie actuel. Pourquoi s’embêter avec des objectifs ?
J’ai développé un bref exercice que vous pouvez utiliser pour déterminer si les objectifs
vous aideraient à profiter pleinement de la vie. Si vous n’avez pas besoin d’objectifs, très
bien. Mais d’après mon expérience, la plupart des gens qui prétendent ne pas avoir besoin
d’objectifs finissent par jouer au jeu « Si seulement » plus tard dans la vie , « Si seulement
j’avais fait ceci et si seulement j’avais fait cela ».
Si vous n’êtes pas convaincu que le fait d’avoir des objectifs personnels spécifiques par
écrit fera une différence, vous pouvez essayer l’exercice suivant, que j’appelle la technique
d’extrapolation.
29
5.1.1 LA TECHNIQUE D’EXTRAPOLATION
Tracez deux lignes verticales sur une feuille de papier pour former trois colonnes, comme
illustré dans l’exemple de formulaire qui suit. Dans la colonne de gauche, inscrivez tous
les domaines de votre vie qui sont importants pour vous, comme votre emploi ou votre
profession, vos études, votre revenu, vos principales réalisations, votre santé, votre famille,
vos voyages, etc. et notez votre situation actuelle dans chacun de ces domaines. Dans la
deuxième colonne, indiquez où vous serez dans chacun de ces domaines dans dix ans, en
supposant que vous continuez à faire ce que vous faites maintenant. En d’autres termes,
extrapoler votre vie. Vous songez peut-être à suivre des cours du soir, à acheter une maison,
à changer d’emploi, à suivre un régime alimentaire ou à bien d’autres choses. Mais si vous
ne faites rien pour l’instant, il y a de fortes chances que ce soit ce que vous ferez dans dix
ans : rien. Il y a une grande différence entre l’intention et l’engagement.
Lorsque vous travaillez sur cet exercice, soyez honnête avec vous-même. Si vous n’êtes pas
encore inscrit à ce programme d’éducation, si vous n’avez pas encore commencé à épargner
pour cette nouvelle maison ou si vous n’avez pas bloqué du temps pour votre famille cette
semaine, qu’est-ce qui vous fait penser que vous le ferez dans un avenir immédiat ? C’est
si facile de remettre à plus tard.
Bien sûr, vous ne voulez peut-être pas modifier votre mode de vie actuel. Peut-être que là
où vous serez dans dix ans, c’est exactement là où vous voulez être : faire les mêmes choses
que vous faites maintenant. Si c’est le cas, vous n’avez pas besoin d’objectifs. Mais au moins
vous pouvez le vérifier avec cet exercice.
Cet exercice d’extrapolation vous oblige à regarder votre avenir ainsi que votre situation
actuelle. Si vous continuez à faire ce que vous faites, vous obtiendrez davantage de ce que
vous obtenez déjà, mais rien d’autre.
Si vous n’êtes pas satisfait de l’endroit où vous serez dans dix ans, le moment est venu de
faire quelque chose à ce sujet. Remplissez la troisième colonne avec les choses que vous
aimeriez faire, réaliser, acquérir et expérimenter. Ceux-ci deviendront la base des objectifs
que vous vous fixerez pour vous-même.
Ensuite, vous n’avez qu’à les exprimer clairement et succinctement selon les directives que nous
vous fournirons, les consigner dans votre planificateur et prévoir du temps pour y travailler.
30
La technique d’extrapolation
Extrapolation du mode Où j’aimerais être

Vie actuelle Situation
de vie actuel 10 ans dans 10 ans
Date :
Mon âge :
Âge des membres de ma famille

(parents, conjoint, enfants) :
Profession ou occupation et bref

résumé des responsabilités :
Mes études sont terminées et des

cours d’auto-développement ont
été suivis :
Hobbies, activités de loisirs :
Revenu annuel :
Les biens personnels les plus

importants :
Total de l’épargne en banque
Total des sommes dues

(hypothèque, prêts, cartes de
crédit, etc.)
Placements, retraite, assurance-vie,

assurance-invalidité, testament :
Les réalisations qui ont donné

le plus grand sentiment
d’accomplissement, y compris les
voyages :
Associations dans lesquelles je suis

activement impliqué :
Les amis proches et les parents

avec qui je passe du temps :
État de santé, poids, habitudes

alimentaires, exercice :
Croissance spirituelle et. autres

domaines importants de ma vie :
31
5.2 QU’EST-CE QUI PERMET D’ATTEINDRE

DES OBJECTIFS EFFICACES ?
Lorsqu’ils fournissent de l’information sur l’établissement d’objectifs, ou quoi que ce
soit d’autre, il est utile d’utiliser des acronymes pour qu’il soit plus facile de se rappeler
l’information plus tard. Vous avez probablement tous entendu parler de l’acronyme SMART
pour les exigences de l’établissement d’objectifs efficaces. En fait, le livre de Sean McPheat,
Successful Time Management, mentionné précédemment, fournit des descriptions détaillées
de ces objectifs SMART.
Spécifique (exactement ce que vous allez faire)
Mesurable (vous savez quand vous l’avez atteint)
Atteignable (réaliste par opposition à la tarte dans les rêves du ciel)
Réalisation (décrit ce que vous allez réellement accomplir)
Timing (date limite pour chaque objectif )
Il y a quelques autres caractéristiques importantes de l’établissement d’objectifs efficaces

que je suggère de représenter en ajoutant le mot WAYS (MOYENS) au mot SMART pour
s’assurer que l’information est complète. WAYS est synonyme de
Written - Écrit (de préférence dans votre planificateur)
All - Tous les domaines de votre vie (pour maintenir l’équilibre)
Your goal -Vos objectifs (et non pas l’idée des autres de ce que vous devriez faire.)
Scheduled -Programmé (augmente vos chances d’atteindre les objectifs).
Avantages de l’établissement d’objectifs
• Crée un climat de motivation.

•
Nous permet de planifier et de mieux contrôler notre
propre destinée.
• Ajoute un défi à notre vie et un sentiment d’accomplissement.
32
• Fournit un moyen d’auto-évaluation.

• Nous permet d’être axés sur les résultats et de travailler
plus intelligemment, pas plus durement.
• Ajoute une nouvelle dimension de sens à notre vie.
• Nous permet de gérer notre temps plus efficacement.
• Réduit le stress normalement attribué au sentiment de
«  n’aller nulle part ».
• Augmente nos chances de succès.
• Nous permet de déterminer si nos emplois sont compatibles
avec ce que nous voulons vraiment dans la vie.
C’est une chose d’avoir des objectifs, mais c’en est une autre de les atteindre. C’est pourquoi
il est si important de prévoir du temps pour y travailler. Les listes de « choses à faire » sont
des intentions ; mais les rendez-vous prévus avec vous-même pour travailler sur vos objectifs
et autres priorités sont les vrais engagements.
Leadership skills
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33
EN GESTION DU TEMPS Convertir les plans en réalisations
6 CONVERTIR LES PLANS

EN RÉALISATIONS
6.1 UN PLANIFICATEUR EST VOTRE OUTIL DE

GESTION DU TEMPS LE PLUS IMPORTANT
La planification est la première étape de la conversion des plans en réalisations. Il faut prévoir
du temps pour travailler à la réalisation de vos objectifs. Un planificateur idéal montre une
semaine en un coup d’œil avec suffisamment d’espace pour noter le nom du projet ou de
la tâche sur laquelle vous travaillerez. Il doit inclure les sept jours ainsi que les soirées. Les
éléments prioritaires de votre liste de choses à faire sont répartis tout au long de la semaine
afin que vous puissiez voir en un coup d’œil combien de votre temps est consommé. Il
serait insensé de prendre plus d’engagements cette semaine si tout votre temps est déjà pris,
à moins que vous ne soyez prêt à déplacer l’une des tâches prioritaires déjà programmées.
Le fait est qu’une liste de choses à faire et un calendrier de poche ne suffiront pas. Vous
avez beaucoup de choix dans les planificateurs, mais il a besoin de plus que des petits carrés
pour chaque jour. Vous devez être en mesure de répartir vos activités tout au long des jours
et des semaines et il doit y avoir suffisamment d’espace pour planifier les éléments les plus
importants directement dans les créneaux horaires.
Nous avons tous plus de choses à faire que ce que nous pouvons faire. Mais nous pouvons
nous assurer que les plus importantes soient effectuées en bloquant le temps dans notre
planificateur pour les réaliser. Une liste de choses à faire n’est qu’une intention. Un temps
imparti programmé est un engagement. Un planificateur devrait être utilisé pour prendre
des rendez-vous avec vous-même, pas seulement des rendez-vous et des réunions avec
d’autres personnes.
Les listes de choses à faire encouragent la procrastination si

elles ne sont pas utilisées correctement et avec modération.
Le problème de beaucoup de gens, c’est qu’ils manquent de concentration. Un propriétaire de

petite entreprise, par exemple, peut faire tout ce qu’il peut pour augmenter ses profits plutôt
que de se concentrer sur les 20 % d’actions possibles qui mèneraient à 80 % des résultats.
Un planificateur vous permet de vous concentrer sur ce qui est important en programmant
les activités liées aux objectifs directement dans ses pages. Donc, si vous estimez qu’il est
impératif d’écrire un livre afin de gagner en crédibilité en tant que consultant, vous estimerez
le temps qu’il faudrait pour écrire ce livre. Au début, c’est une supposition approximative.
34
Après avoir travaillé sur le projet pendant quelques semaines, vous pouvez ajuster le temps
alloué. Si vous estimez à 100 heures de travail ininterrompu pour terminer un projet et que
vous avez 50 semaines pour le terminer, vous devrez prévoir 2 heures de travail ininterrompu
chaque semaine pour terminer le projet. Mais il n’y a pas de travail ininterrompu, alors vous
planifierez 3 heures par semaine pour tenir compte des interruptions inattendues ou celles
qui sont inévitables. Cela varie selon la nature de votre travail, mais en règle générale, je
planifie environ 50 % plus de temps que ce que je pense que le travail prendra.
Si vous avez de la difficulté à bloquer un bloc de 3 heures en une journée, vous pourriez
envisager de programmer une heure et demie deux fois par semaine.
Il y a une différence entre ce qui devrait être fait et ce qui doit être fait. Gardez les « devrait »
sur une liste de choses à faire , mais déplacez les« doit » vers des créneaux horaires spécifiques
dans votre planificateur.
Les listes de choses à faire sont unidimensionnelles ; elles vous disent ce qui doit être fait.
Mais elles ne vous disent pas combien de temps ces choses vont prendre ou quand vous
allez les faire. Les gens mettent habituellement leur priorité sur une liste de choses à faire
les priorités qui concernent les autres dans leur emploi du temps. Nous finissons donc par
rencontrer toutes ces personnes, mais nous n’arrivons jamais à nos propres priorités.
La règle 80-20 s’applique également aux listes de choses à faire. 80 % des éléments ne
contribuent collectivement qu’à 20 % des résultats. Si vous avez des doutes quant à savoir si
quelque chose doit être programmé ou mis sur une liste de choses à faire , demandez-vous :
Quelles seraient les conséquences de ne pas le faire ? Si la réponse est « peu importante »,
ajoutez-la à votre liste de choses à faire .
Le principe de Pareto ou règle 80/20 nous dit que les éléments

significatifs d’un groupe donné constituent normalement une
part relativement faible du total des éléments du groupe.
J’ai toujours cru qu’il est préférable d’enregistrer votre liste de choses à faire , dans votre
planificateur, et non sur des feuilles de papier séparées. Les gens égarent sans cesse les listes.
Et ils passent souvent du temps à copier les éléments restants dans une autre liste. Votre
planificateur, cependant, est plus difficile à égarer ; il est avec vous partout où vous allez,
et les éléments barrés sont toujours visibles afin que vous puissiez voir ce que vous avez
fait au cours des semaines passées. Avec une liste de choses à faire hebdomadaire, vous avez
la possibilité d’étaler vos choses à faire sur plusieurs semaines. Chaque fois qu’une nouvelle
tâche se présente, vous décidez si elle doit être faite cette semaine, la semaine prochaine ou
même plus tard, et vous l’ajoutez à cette page. Cela rend votre charge de travail gérable.
35
Que vous utilisiez une semaine d’un coup d’œil ou un jour d’un coup d’œil du planificateur
est une question de préférence personnelle. Je préfère voir comment se présente ma semaine.
J’aime pouvoir repérer instantanément mes projets pour toute la semaine et voir le temps
qu’il me reste pour des projets supplémentaires. Une page de mon planificateur est montrée
ci-dessous. Il a été légèrement réduit en taille, mais vous pouvez vous faire une idée de ce
à quoi il ressemble.
À l’ère de la vitesse, il est encore plus important de planifier vos activités personnelles et
familiales dans le même agenda afin de maintenir l’équilibre dans votre vie. Lorsque vous
planifiez du temps pour des tâches, planifiez toujours plus de temps dont vous pensez
avoir besoin, parce que vous aurez des interruptions et que vous devez en tenir compte.
Ne planifiez pas non plus de façon trop serrée. Je planifie environ 25 à 30 % de mon
planificateur à l’avance pour qu’il y ait de la place pour travailler sur les autres priorités
urgentes qui semblent toujours apparaître. Pour les activités professionnelles, je ne planifie
pas plus de deux semaines dans le futur. Sinon, je ferais trop de changements.
Planificateur Taylor
36
6.2 CHOIX D’UN PLANIFICATEUR

La planification consiste à visualiser l’avenir que vous voulez et à prendre les mesures
nécessaires dans le présent pour faire de cette vision une réalité. Vos objectifs sont simplement
des instantanés de l’avenir que vous visualisez. Ces instantanés sont ensuite exprimés par écrit
et saisis dans votre planificateur pour vous rappeler constamment où vous vous dirigés. Voici
cinq éléments qu’un calendrier de planification efficace devrait inclure.
1. Un endroit pour consigner vos objectifs puisqu’ils font partie intégrante du

processus de planification.
2. Un endroit pour consigner votre énoncé de mission, car il vous rappelle
pourquoi vous avez un but dans la vie et constitue la rampe de lancement
de vos objectifs
3. Chaque jour divisé en tranches de 15 minutes, incluant les samedis et dimanches
ainsi que les soirées pour faciliter la planification des projets et des activités
personnelles et professionnelles.
4. Des sections de suivi quotidien pour enregistrer les dates limites pour les
affectations, les anniversaires et autres événements spéciaux, et des notes vous
rappelant quand vérifier le dossier de suivi.
5. Des sections « À faire » hebdomadaires et quotidiennes pour enregistrer les
éléments non prioritaires qui devraient être faits.
6.3 C’EST LE TEMPS DE « FAIRE UNE PAUSE DE TRAVAIL »

Accepter le fait que l’environnement commercial a perdu une grande partie de sa structure
et, dans de nombreux cas, les personnes qui s’y trouvent ont perdu leur autodiscipline. Avec
Internet, les emails et des appareils tels que l’iPad, l’iPhone et la technologie en général qui
rivalisent pour attirer notre attention, notre temps est attaqué 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Les interruptions, les distractions et les communications incessantes sont maintenant la

norme. Nous avons besoin de stratégies qui nous permettent de faire face à l’ère numérique
de la vitesse, du multitâche et des interruptions constantes.
Dans le passé, nous avons pu programmer avec succès des pause-café pour se détendre et
décompresser. Je propose que nous planifiions maintenant des « pauses de travail » pour
accomplir les choses importantes. Faites-en sorte que ces pauses soient relativement exemptes
d’interruptions en utilisant la messagerie vocale, en éteignant votre smartphone, en ignorant
les emails et en fermant votre porte ou en déménageant dans un endroit plus isolé comme
une salle de conférence, un bureau vacant ou un café.
37
Lorsque vous planifiez des «  pauses de travail  », faites-le par tranches de 90 minutes. Quatre-
vingt-dix minutes est une durée raisonnable pour être indisponible pour les autres personnes.
Cela minimise également l’auto-interruption et la fatigue, vous permet de capitaliser sur votre
« heure de grande écoute » chaque jour, évite l’inefficacité des sessions de travail marathon,
et facilite la construction d’une habitude constante de travail productif chaque jour.
Ceux qui pensent qu’ils sont bons dans le multitâche sont généralement les pires. Bien
que les chercheurs aient identifié quelques « super tâcheurs », qui peuvent se concentrer
pleinement sur deux ou plusieurs choses en même temps, il y a de fortes chances que nous
ne soyons pas l’un d’entre eux. Tenez-vous en à une tâche pendant 90 minutes, moins si
vous trouvez que vous ne pouvez pas vous concentrer aussi longtemps. Si vous êtes capable
d’avoir deux de ces séances de travail par jour, vous serez au-dessus de la plupart des gens
lorsqu’il s’agit de productivité personnelle.
6.3.1 LA RÈGLE DES 90 MINUTES DE L’ÉTABLISSEMENT DE L’AGENDA
Les « pauses de travail » programmées ne seront pas entièrement exemptes d’interruptions.

Vous pourriez même vous interrompre pendant que votre esprit s’égare. Occasionnellement, il
y aura de vraies urgences que vous ne pourrez ignorer. Donc quand je planifie. 90 minutes, je
le fais avec la conviction que j’obtiendrai au moins une heure de travail productif accompli.
De plus, je trouve qu’il est préférable de prévoir du temps plutôt que des tâches. Il est si
difficile d’estimer le temps qu’il faudra pour terminer une tâche ou un projet, je trouve qu’il
est moins frustrant et moins stressant de planifier une ou deux périodes de 90 minutes par
semaine pour travailler sur le projet avec l’intention de le terminer dans les délais prévus
pour neutraliser l’effet de la loi de Parkinson, mais sans la pression d’une date limite de
« faire ou mourir ». C’est l’un des changements subtils visant à atténuer le stress inhérent
au milieu de travail d’aujourd’hui , mais il ne s’agit en fait que d’un changement d’état
d’esprit. Il y a d’autres raisons pour lesquelles je pense que 90 minutes est un bon choix.
L’un des plus grands problèmes pour la plupart des gens est l’attention soutenue, qui est
l’une des « compétences exécutives » Travailler pendant des périodes de temps plus courtes
est généralement plus efficace puisque plus vous travaillez longtemps sur un projet, plus il
est difficile de rester concentré et plus vous êtes susceptible d’être interrompu, par vous-
même ou par les autres.
La consultante Marcia Yudkin affirme que la concentration augmente et diminue en cycles

de 90 minutes, et je trouve que 90 minutes est à peu près le temps maximum que la plupart
des gens peuvent se concentrer sans chercher des interruptions. De nombreuses personnes
peuvent se concentrer efficacement pendant seulement 20 minutes ou moins.
38
90 minutes est un temps d’attente acceptable pour la plupart des gens avant de recevoir une
réponse à leur email, message texte ou appel téléphonique. Bien sûr, quelques personnes
s’attendent à des réponses instantanées, mais ces personnes sont tout simplement irréalistes.
90 minutes n’est pas non plus une période de temps irréaliste pour être indisponible pour
les membres du personnel.
Des segments de 90 minutes permettent de travailler sur au moins quatre grands projets
chaque jour, deux le matin et deux l’après-midi, tout en respectant les priorités liées aux
objectifs. 90 minutes permettent également des heures de grande écoute pour au moins
deux projets. C’est généralement le matin, lorsque la plupart des gens atteignent leur niveau
d’énergie maximale et sont le plus éveillés mentalement. Elles correspondent également
à l’emploi du temps typique de la journée : deux projets le matin et deux l’après-midi,
conformément au concept de « politique du temps » décrit dans mon livre Making Time
Work for You.
90 minutes, c’est à peu près la durée minimale du « temps de travail » avant que le temps
de « mise en route » ne devienne un facteur et commence à avoir un impact négatif sur
votre efficacité. Si vous choisissez une période trop courte, vous passerez autant de temps à
préparer votre matériel et votre esprit que vous passerez à travailler sur le projet.
Je vous recommande de noter des rendez-vous de 90 minutes si vous utilisez un agenda

papier, car vous avez l’intention de respecter ces rendez-vous. Lorsque nous réagissons à
quelque chose, une partie du cerveau est activée différemment que si nous planifions de
faire quelque chose. En écrivant ce que nous avons l’intention de faire, nous passons à un
mode de pensée plus rationnel. Lorsqu’une interruption se produit, qu’il s’agisse de quelque
chose à laquelle vous pensez ou d’une remarque faite par quelqu’un d’autre, notez-la pour
que vous puissiez y faire face plus tard. Mais continuez votre activité planifiée.
Si vous voulez continuer à suivre correctement vos listes. Les personnes qui travaillent à
partir de listes de tâches, sans prévoir du temps dans leurs planificateurs pour travailler sur
les priorités, sont rarement aussi efficaces qu’elles pourraient l’être dans leur travail.
La plupart des gens travaillent encore à partir de listes de choses à faire et n’utilisent leur
planificateur que pour planifier des réunions, des rendez-vous et des événements majeurs.
À mon avis, c’est la principale raison de leur manque de productivité personnelle, de leur
activité et de leur stress.
Les appareils électroniques portatifs, s’ils sont utilisés comme substitut des planificateurs
papier, encouragent encore plus l’approche de la liste de choses à faire.
39
6.4 DIX FAÇONS DONT LES LISTES « CHOSES À FAIRE »

PEUVENT FONCTIONNER CONTRE VOUS
Les listes de choses à faire sont des intentions et non des engagements. Le fait d’écrire les choses
sur la liste ne fait que garantir que vous n’oublierez pas les choses ; mais cela ne signifie
pas que vous les ferez. Prendre rendez-vous avec vous-même est plus un engagement. Vous
avez réservé le temps pour les faire. Les gens pourraient avoir une liste de choses à faire
aujourd’hui et ils pourraient participer à une réunion ou à un séminaire toute la journée.
Les listes de choses à faire ne sont qu’unidimensionnelles. Elles vous rappellent toutes les choses
que vous voulez faire, mais ne vous disent pas combien de temps elles vont prendre ou quand
vous allez les faire. Les activités prévues, cependant, sont tridimensionnelles et fournissent
une indication plus réaliste de la date à laquelle elles seront achevées.
Les listes de choses à faire sont ouvertes. Elles ne vous procurent pas une impression de clôture
ou d’accomplissement puisque la liste n’est jamais terminée. Des éléments sont toujours
ajoutés. La tendance est de rayer autant d’éléments que possible, en vous encourageant à
choisir la quantité d’éléments plutôt que les éléments importants.
Les listes de choses à faire sont orientées vers le présent et le futur. Elles vous permettent de vous
concentrer sur les choses immédiates qui doivent être faites comme prévu, ce qui vous force
à regarder les jours et les semaines à venir. En planifiant dans le futur, vous pouvez voir
comment les diverses tâches affecteront le temps dont vous disposez pour d’autres projets,
activités et événements.
Les listes de choses à faire sont difficiles à classer par ordre de priorité. Il est impossible d’énumérer
les choses par ordre de priorité puisque vous ajoutez toujours plus de choses. Des personnes
ont essayé de les classer A, B ou C ou de mettre en évidence les plus importantes. Le fait de
le faire ne garantit pas qu’elles seront exécutées dans cet ordre. En planifiant, en revanche,
vous établissez automatiquement un ordre de priorité lorsque vous planifiez quelque chose
cette semaine plutôt que la semaine prochaine, par exemple. Vous lui accordez un traitement
prioritaire. Et de toute façon, seuls les éléments importants devraient être programmés. La
planification implique donc un processus de sélection.
Faire des listes peut être à la fois stressant et accablant. Les listes de tâches ne s’arrêtent jamais.
C’est déprimant et démotivant d’avoir des tâches qui ne sont jamais terminées. Le cerveau
cherche à tourner la page, mais c’est impossible avec une liste de choses à faire.
Les listes de choses à faire encouragent les heures supplémentaires. Afin de se fermer l’esprit,
la tendance est de compléter tout ce qui figure sur notre liste de choses à faire, ce qui est
évidemment impossible. Les listes de tâches quotidiennes sont encore pires que les listes
40
hebdomadaires. Une étude, menée il y a de nombreuses années auprès des pasteurs, a révélé
que ceux qui utilisaient quotidiennement les listes travaillent plus longtemps que ceux qui
utilisaient les listes hebdomadaires. C’est la raison pour laquelle nous avons initialement
conçu notre planificateur avec une liste hebdomadaire de choses à faire.
Pour faire des listes, séparez les travaux que vous avez à faire du temps que vous aurez à les faire.
En fait, de nombreuses personnes conservent des listes de choses à faire sur des blocs ou des
formulaires, séparés de leurs planificateurs. Si votre planificateur n’inclut pas de temps pour
les priorités de votre liste de choses à faire, ce temps sera souvent rempli par les priorités
d’autres personnes. Les éléments qui sont programmés sont généralement réalisés alors que
les éléments d’une liste de choses à faire sont généralement reportés ou abandonnés.
Les listes de choses à faire sont comme des buffets, comme pour les dîners planifiés. Avec les
buffets, il est facile d’en prendre trop, de choisir les mets savoureux au lieu de ceux qui
sont sains, et de perdre du temps à faire des choix. En planifiant, cependant, vous établissez
automatiquement un ordre de priorité lorsque vous planifiez quelque chose cette semaine
plutôt que la semaine prochaine, par exemple. Vous pouvez manger ce que vous avez devant
vous. Et la planification permet à ces éléments d’être les meilleurs pour vous, les priorités,
pour ainsi dire.
Les listes de choses à faire sont des invitations ouvertes à des tendances naturelles qui sont
contre-productives. Par exemple, nous avons tendance à travailler sur des sujets faciles, brefs,
agréables et urgents, ainsi que sur ceux qui plaisent aux autres, plutôt que sur ceux qui nous
aideront à atteindre nos objectifs personnels.
Maintenant, je dois dire que les listes de choses à faire sont plus efficaces que d’essayer de
se rappeler toutes les choses que vous avez à faire. Au moins, vos intentions sont mises par
écrit. Vous pouvez toujours tout mettre sur une liste de choses à faire, puis sélectionner
les plus importantes à programmer. Mais faire des listes à elles seules vous donne un faux
sentiment d’accomplissement parce que les gens ont tendance à mesurer les progrès en fonction
du nombre d’éléments rayés plutôt que de l’importance des tâches accomplies. Un récent
sondage mené par LinkedIn a révélé que seulement 11 % des professionnels accomplissent
toutes les tâches de leur liste de tâches quotidiennes. (Globe and Mail, 15 juin 2012)
6.5 PDAS VS. PLANIFICATEURS PAPIER

Les ordinateurs de poche électroniques peuvent accroître considérablement la productivité.
Mais ce sont des ordinateurs, pas des planificateurs. Vous ne démolissez pas votre évier
simplement parce que vous achetez un lave-vaisselle.
41
Avec un planificateur papier, vous pouvez voir votre semaine entière, avec les tâches programmées
et votre liste de « choses à faire » en un seul coup d’œil. Feuilleter une page vous apporte
une nouvelle semaine entière de plans, de rendez-vous et de projets. Vous pouvez voir vos
activités prendre forme, être complétées et rester visiblement intactes comme des trophées
permanents à vos réalisations hebdomadaires. Un planificateur papier sert également de
journal, reflétant non seulement vos activités passées, mais aussi votre caractère unique, votre
personnalité, votre caractère et votre philosophie. Il révèle vos habitudes et votre style ainsi
que vos priorités. Le codage couleur, les notes autocollantes, les étiquettes autocollantes et
les notes manuscrites peuvent former une empreinte permanente de votre présence dans ce
monde et de l’impact de vos actions.
Personne ne veut être laissé pour compte en cette ère de l’information où la technologie est
reine ; mais il ne s’agit pas simplement d’utiliser un appareil de poche électronique ou un
planificateur papier. Ils ont tous les deux leur place. Vous pouvez continuer à planifier et à
organiser à l’aide d’un planificateur papier tout en utilisant votre appareil portatif pour les
coordonnées, les bases de données, les communications électroniques, l’accès à Internet et
les dizaines d’autres fonctions utilisées régulièrement comme le GPS, la photographie, les
livres électroniques, les emails, les services bancaires et les recherches sur Google.
42
EN GESTION DU TEMPS Gestion de la technologie
7 GESTION DE LA TECHNOLOGIE
7.1 CONTRÔLEZ LA TECHNOLOGIE SANS

QU’ELLE NE VOUS CONTRÔLE
Les leaders de l’avenir seront ceux qui peuvent maîtriser certaines des technologies les plus
utiles qui deviennent disponibles tout en maintenant leurs compétences interpersonnelles.
Non seulement ils seront en mesure de travailler efficacement, mais ils seront également en
mesure d’établir des relations avec d’autres personnes, de négocier, d’obtenir un consensus,
de conclure des ententes, de réseauter efficacement et de motiver et d’inspirer les autres.
La technologie est bonne ; mais on peut avoir trop d’une bonne chose. Une recherche publiée
dans le Bulletin Personnalité et psychologie sociale de février 2008 montre que les contacts
sociaux quotidiens peuvent stimuler la puissance du cerveau et les capacités cognitives. Dans
une étude de l’ Université du Michigan portant sur 3500 personnes, il a été révélé que plus
de temps passé à discuter avec des amis était associé à des scores plus élevés aux tests de
mémoire. L’interaction avec les gens stimule davantage le cerveau que de regarder un écran
d’ordinateur ou un téléviseur. La technologie, d’autre part, encourage le multitâche, ce qui
à son tour conduit au stress, à l’anxiété et à l’inefficacité.
Communication skills
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43
Danny O’Brien, rédacteur en technologie, a interviewé les personnes les plus performantes
et a trouvé une chose en commun qui pourrait expliquer leur productivité accrue. Ils ont
tous utilisé un outil de basse technologie, tel qu’une liste de choses à faire ou un simple
bloc-notes.
Il est payant de limiter la technologie et de maintenir l’équilibre dans votre vie. Une étude de
l’UCLA a révélé que les personnes qui ont adopté un mode de vie sain au lieu de manipuler
constamment leurs BlackBerry et leurs téléphones cellulaires ont montré une amélioration
des scores de mémoire et du raisonnement en l’espace de quelques semaines.
La technologie nous permet d’accomplir plus rapidement

des tâches basiques et insignifiantes, ce qui nous permet
d’en entreprendre plus.
Nous devons veiller à ce que la technologie ne devienne pas entièrement consommatrice et

addictive. Pour de nombreuses personnes, elle envahit déjà leur espace personnel. Dans un
article paru dans le Toronto Star du 12 novembre 2012, un sondage réalisé par Infosecurity
Europe à Londres a révélé que 70 % des travailleurs interrogés passaient au moins une
demi-heure par jour à travailler au lit. Une autre enquête de Good Technology a révélé que
la moitié des employés de bureau interrogés répondaient aux emails lorsqu’ils étaient au lit.
En planifiant, en revanche, vous établissez automatiquement un ordre de priorité lorsque
vous planifiez quelque chose cette semaine plutôt que la semaine prochaine, par exemple.
En général, les gens sont surchargés, stressés et inefficaces parce qu’ils se sont éloignés du
processus de base de gestion du temps que sont la planification, l’établissement des objectifs,
l’établissement du calendrier et l’exécution du travail. Ils ont adhéré au mythe « la technologie
est tout » et sont tellement occupés à faire des choses qu’ils n’ont pas le temps de réfléchir
ou de planifier. Par conséquent, une grande partie de ce qu’ils font peut-être des choses de
peu d’importance, et ils peuvent ignorer plusieurs des choses qui sont les plus significatives.
En utilisant la technologie sans discernement, ils mènent une vie trépidante, multitâches,
réagissent aux crises et remplissent leur vie d’incessantes interruptions et d’anecdotes.
Nous sommes séduits par l’achat du dernier gadget, et considérés comme étant en retard
si nous utilisons encore une ligne fixe ou un planificateur papier. La télévision, elle-même
addictive, glorifie les jeux vidéo et, en 2006, environ 145 millions de personnes jouaient à
des jeux vidéo ou informatiques. Selon Gary Small et Gigi Vorgan, dans leur livre iBrain,
les joueurs d’un jeu y consacrent en moyenne 22 heures par semaine. En moyenne, le
cerveau d’un jeune est exposé à 8 heures de technologie chaque jour. La technologie
devient une dépendance.
44
Vous savez que quelque chose ne va pas quand les entreprises conçoivent des programmes en
12 étapes pour s’attaquer à la dépendance au courrier électronique. Ou lorsque les enquêteurs
psychiatriques de Corée du Sud constatent que 20 % des enfants et adolescents dépendants
d’Internet finissent par présenter des symptômes relativement graves de TDAH. Ou lorsque les
gens signalent une perte d’énergie et un sentiment d’épuisement après une séance marathon
avec leur téléviseur ou leur ordinateur. Les gens peuvent croire qu’ils ont le contrôle total
de leur vie, alors que c’est le contraire. Ils sont contrôlés par la technologie. Vous ne pouvez
pas dire que vous avez le contrôle lorsque vous dormez avec votre BlackBerry, vérifiez vos
emails pendant une partie de golf ou passez 30 heures par semaine à naviguer sur Internet.
« Il est devenu épouvantablement évident que notre

technologie a dépassé notre humanité. »
– Albert Einstein
Le Dr Edward Hallowell, psychiatre à Sudbury, au Massachusetts, et auteur de Driven to

Distraction, voit beaucoup de patients absorbés dans cette manie multitâche. Au cours de
la dernière décennie, il a vu décupler le nombre de patients présentant des symptômes qui
ressemblent beaucoup à ceux du TDA, mais qui sont d’origine professionnelle. Ils étaient
irritables, leur productivité diminuait, ils n’arrivaient pas à s’organiser, ils prenaient des
décisions au pied levé, tout cela parce qu’ils se sentaient obligés de faire les choses rapidement.
Il a donné un nom à la condition : Attention Deficit Trait (ADT) (Time Magazine, 10

janvier 2006). L’ADT s’installe lorsque nous sommes incapables d’établir des priorités.
Non seulement ils sont distraits et impulsifs, mais ils se sentent coupables et inadéquats.
Ils pensent que c’est de leur faute s’ils sont en retard. Ils pensent qu’ils doivent travailler
plus vite et plus longtemps, ce qui ne fait qu’empirer les choses.
La technologie, comme la plupart des choses, est à utiliser avec modération. Mais nous
semblons avoir oublié que lorsque nous optons pour la haute technologie, il faut toujours
plus de haute technologie. Twitter et LinkedIn et la messagerie texte et les blogs ne sont pas
la même chose que d’interagir en tête-à-tête avec les gens. Les gens sont un bienfait pour
votre cerveau ; la technologie, pas si bonne. Les recherches indiquent que le temps passé à
bavarder avec des amis en personne tend à augmenter les scores aux tests de mémoire. Les
gadgets de haute technologie, les jeux vidéo, la télévision et autres ont l’effet contraire. En
fait, il a été démontré qu’ils contribuent au trouble déficitaire de l’attention tant chez les
adultes que chez les enfants. Les utilisateurs chroniques d’Internet et de haute technologie ont
tendance à avoir moins de compétences sociales et moins de concentration. Nous devrions
y réfléchir à deux fois avant de passer du temps sur nos emails et sur Internet plutôt que
de passer du temps avec la famille et les amis.
45
Les meilleurs combinent la haute technologie et le traditionnel. Ils interagissent socialement,

participent à des réunions en personne et utilisent même des systèmes sur papier comme
des planificateurs ou de simples blocs-notes comme outils pour faire avancer les choses.
Je ne m’excuserai jamais d’avoir programmé dans un planificateur papier ou de dessiner

des cartes mentales sur un bloc-notes ou de griffonner une idée sur une fiche. En fait, les
gens qui pensent qu’un BlackBerry ou tout autre type de smartphone est un planificateur
se trompent.
7.2 POURQUOI LA PRODUCTIVITÉ N’AUGMENTE-T-ELLE PAS ?

Malgré la technologie, les heures de travail prolongées et la connectivité 24h/24 et 7j/7, la
productivité dans la plupart des pays continue de baisser. Pourtant, selon un article paru
récemment dans le Toronto Star (Why Canada’s productivity continues falling, June 14,
2012), à mesure que notre main-d’œuvre diminue, nous devons devenir plus productifs
afin de maintenir notre niveau de vie élevé.
Je crois que le facteur principal est la diminution de la productivité personnelle des

travailleurs. Par exemple, le numéro du 23 mai 2012 du Globe and Mail a fait état d’un
sondage mené auprès de 65 000 personnes au cours de la dernière décennie qui a révélé
que la plainte numéro un était la distraction par les bavardages alors qu’elles travaillaient
sur des bureaux séparés par des cloisons. Non seulement la distraction. De plus en plus,
nous devenons plus vulnérables aux distractions à mesure que notre cerveau est bombardé
par la technologie numérique.
Nous perdons le contrôle. Nous devenons plus réactifs que proactifs et esclaves de la
technologie. Pire encore, nous acceptons la distraction comme la norme et nous prenons des
habitudes qui nous maintiennent sur un tapis roulant ; travailler plus vite et plus longtemps
tout en atteignant moins de nos objectifs personnels.
7.3 LA TECHNOLOGIE EST UNE ÉPÉE À DOUBLE TRANCHANT

En 2006, une enquête menée par salary.com et AOL a révélé qu’en moyenne, les employés
passent 1,86 heure sur 8 heures par jour à faire autre chose que leur travail. Et cela n’inclut
pas les déjeuners et les pauses prévues.
46
Plus de la moitié des personnes interrogées ont déclaré que leur plus grande distraction
pendant les heures de travail est de naviguer sur Internet pour leur usage personnel. D’autres
distractions comprenaient la socialisation, les courses à l’extérieur du bureau et simplement
« l’espacement »
Selon Inc. Magazine, le coût du temps perdu pour les

entreprises lors de l’enquête de 2006 était de 544 milliards
de dollars.
Un an plus tôt, une étude similaire a montré que les travailleurs gaspillaient un peu plus de
2 heures par jour. Mais à l’époque, un tiers des travailleurs avaient déclarés qu’ils l’avaient
fait parce qu’ils n’avaient pas assez de travail à faire, et d’autres ont dit qu’ils l’avaient fait
parce qu’ils se sentaient sous-payés.
Je ne pense pas que beaucoup de gens aujourd’hui diraient qu’ils n’ont pas assez de travail
à faire. Je ne suis pas sûr de la partie sous-payée. Ce qui est triste, c’est qu’Internet et
probablement la plupart des technologies sont à la fois des gaspilleurs de temps et des
stimulateurs de productivité. Les entreprises ne tirent pas pleinement parti de la technologie.
7.4 NE VOUS PERDEZ PAS DANS LA JUNGLE ÉLECTRONIQUE

Un sondage réalisé en 2011 par Poll Position a déterminé combien d’heures par jour les
gens passent à regarder la télévision, l’écran d’ordinateur, le lecteur électronique, l’assistant
numérique personnel ou le téléphone portable. Environ un tiers des personnes passe une
à trois heures, un autre tiers passe quatre à six heures, et le tiers restant passe entre sept et
plus de 10 heures par jour à regarder du contenu sur des appareils électroniques.
Une grande partie de ce temps a été consacrée aux réseaux sociaux et au courrier électronique.
En septembre 2012, il y avait quatre-vingts millions d’abonnés BlackBerry dans le monde
entier. Le réseautage social est maintenant l’activité en ligne la plus populaire, devant l’email,
et représente près de 20 % du temps total passé en ligne. Facebook, par exemple, n’a été
lancé qu’en 2004 et compte déjà plus d’un milliard d’utilisateurs. L’Europe arrive en tête
de liste, suivie de l’Asie et de l’Amérique du Nord.
Et l’impact sur le temps est évident. La question que nous devons nous poser est de savoir
si le temps que nous consacrons aux appareils électroniques et au réseautage social nous aide
à mieux atteindre nos objectifs personnels ou nous distrait d’eux. Nous devons donc faire
preuve de détermination, de sélectivité et d’autodiscipline lorsque nous naviguons dans la
jungle électronique.
47
7.5 EST-CE QUE INTERNET NOUS REND STUPIDE ?

Nous avons tendance à ridiculiser ceux qui impriment des articles sur le Web au lieu de les
lire en format électronique, où ils peuvent être accompagnés de liens vers des informations,
des images et des vidéos à l’appui. Mais selon Nicholas Carr, auteur de The Shallows : Ce
que l’Internet fait à notre cerveau (Norton, 2010), des études menées par des psychologues,
des neurologues et des éducateurs constatent que lorsque nous allons en ligne, nous entrons
dans un environnement qui favorise la lecture superficielle, la pensée hâtive et distraite et
l’apprentissage superficiel.
Les liens sont particulièrement distrayants et les études montrent que le saut entre les
documents numériques entrave la compréhension. La compréhension décline si les gens
cliquent ou non sur eux.
Selon le livre de Carr, la profondeur de notre intelligence dépend de notre capacité à

transférer l’information de la mémoire de travail (mémoire à court terme) à la mémoire à
long terme. Mais un goulot d’étranglement est créé puisque la mémoire de travail ne peut
contenir qu’une quantité relativement faible à la fois.
Lorsque nous sommes submergés d’informations, de liens, d’images et de publicité, l’information

déborde, pour ainsi dire, et n’est pas stockée à long terme. C’est comme arroser une plante
d’intérieur en continuant à verser plus d’eau sans lui donner la chance de s’imprégner.
Mais lorsque nous lisons des livres par exemple, nous transférons l’information un peu à la
fois dans la mémoire à long terme et formons des associations essentielles à la création de
la connaissance et de la sagesse.
48
EN GESTION DU TEMPS E-mail : utilisez-le sans vous user
8 E-MAIL : UTILISEZ-LE
SANS VOUS USER
8.1 L’E-MAIL EST DEVENU UN PHÉNOMÈNE 24

HEURES SUR 24, 7 JOURS SUR 7
L’habitude qu’ont les employés de vérifier les e-mails le matin, le soir et la fin de semaine
n’est pas passée inaperçue par les employeurs. Beaucoup d’entre eux sont plus indulgents
à l’égard des retards. Mais la balance penche en faveur des employeurs puisque 80 % des
managers interrogés estiment qu’ils peuvent appeler les employés à la maison la nuit.
Mozy Inc. a interrogé 500 employeurs et 500 employés en France, en Allemagne, en Irlande,
au Royaume-Uni et aux États-Unis. En fin de compte, avec la technologie et la flexibilité
de la journée de travail, on s’attend à ce que les employés soient « ouverts aux affaires »
pendant les heures creuses.
Ce que les employés pensaient être une option est maintenant devenu la nouvelle norme.
Si vous voulez faire partie de l’équipe, vous devez garder votre smartphone allumé et dire
au revoir à la bonne vieille journée de travail de neuf à cinq heures. Pour ceux qui vivent
selon la liste des choses à faire, votre vie elle-même peut en devenir une aussi, une vie sans
fin qui augmente votre journée de travail et réduit votre vie personnelle. Vous devez prendre
des mesures pour éviter que cela ne se produise.
8.2 GÉREZ VOS E-MAILS

La gestion du courrier électronique est une activité que vous devez contrôler si vous voulez
maîtriser la technologie. Elle semble augmenter de façon exponentielle pour tout le monde
dans mes ateliers. La plupart des participants affirment qu’elle consomme plus de deux
heures par jour.
Avec la mobilité de la main-d’œuvre d’aujourd’hui et le travail lui-même étant plus un

état d’esprit qu’un endroit où l’on se rend, l’autodiscipline et l’auto-structure sont plus
importantes que jamais.
À l’âge de la vitesse, les gens acceptent comme inévitables que les téléphones cellulaires de
sonner pendant l’heure du dîner, les messages texte qui arrivent le soir et les emails qui
apparaissent pendant qu’ils regardent le match de baseball de leur fils. Nous permettons à
la technologie de nous contrôler, plutôt que l’inverse.
49
Malheureusement, pour changer cela, il faut de la volonté ou de l’autodiscipline. Je dis

malheureusement, parce que l’autodiscipline n’est pas quelque chose qui vient naturellement
à la plupart des gens.
La plupart des gens n’acceptent pas la responsabilité de l’impact de la vitesse sur leur vie.
Ils blâment les e-mails ou les téléphones cellulaires qui les interrompent sans cesse. C’est
comme s’il était impossible d’ignorer les e-mails ou d’éteindre le téléphone cellulaire ou de
fixer des heures précises pour examiner les messages. Ils pensent que la vie est quelque chose
qui leur arrive plutôt que quelque chose qui leur arrive à cause d’eux.
La première étape pour contrôler notre temps et notre vie est donc d’accepter la responsabilité
de ce qui nous arrive, et de décider de changer. L’autodiscipline ou la maîtrise de soi est
simplement le pouvoir de faire quelque chose quand il est plus facile de ne pas le faire.
Nous avons tous le pouvoir, mais il n’est pas exercé. Plus vous l’exercez, plus il devient fort.
L’autodiscipline a plus d’impact sur la façon dont nous gérons notre temps que toute autre
stratégie. Elle est nécessaire pour former de bonnes habitudes, pour vaincre la procrastination,
pour rester organisé et pour récolter les bénéfices d’une gratification tardive.
Nous devons d’abord apporter de petits changements. Ne vous rendez pas la tâche difficile
si vous manquez d’autodiscipline au début. Construisez-la progressivement. Par exemple, si
vous vérifiez vos e-mails de façon constante tout au long de la journée, décidez de le faire
quatre ou cinq fois par jour, à des heures précises. Dites, à la première heure le matin, le
milieu de la matinée, le midi, le milieu de l’après-midi et le soir. Une fois que vous avez
une routine, arrêtez les séances tôt le matin, le soir et le dimanche, et ainsi de suite jusqu’à
ce que vous ayez un contrôle total. Vous aurez tendance à tricher un peu au début et à
revenir en arrière, et ce n’est pas grave. Vous construisez une habitude, et si vous persistez,
il deviendra plus facile de maintenir l’autodiscipline.
Prévoyez des heures précises pour consulter vos e-mails. Travaillez sur cette suggestion, et
vous renforcerez votre autodiscipline en même temps.
Prévoyez suffisamment de temps pour vous débarrasser

de vos messages électroniques, pas seulement pour les
examiner rapidement.
Supposons que vous vérifiez vos courriels dix fois par jour, passant dix minutes à chaque
fois pour un total d’une heure et quarante minutes. Pendant ce temps, disons que vous
pouvez gérer 50 courriels - soit en répondant, en supprimant, en transférant, etc. Au lieu
de cela, si vous vérifiez vos courriels quatre fois par jour, et passez 20 minutes chaque fois,
pour un total de 1 heure, 20 minutes, pendant ce temps total, vous seriez probablement
en mesure de traiter les mêmes 50 courriels. Mais vous l’avez fait en 20 minutes de moins.
50
Quelle que soit la taille de la tâche, il y a un temps de préparation. Vous disposez d’un
temps de configuration à la fois pour l’email (ouverture du programme, clic dans la boîte de
réception, etc.) et pour reprendre la tâche que vous avez interrompue afin de vérifier l’email.
Moins vous vérifiez vos courriels, plus vous gagnez du temps. Un avantage supplémentaire
est que vous ne direz pas aux gens par vos actions que vous répondez instantanément à tous
les courriels que vous recevez. Si vous le faites, ils s’y attendront. Nous formons les gens
à nous traiter par nos actions et nos habitudes. Contrôlez votre courriel et vous ferez un
long chemin pour contrôler votre temps. Vous éliminerez une source importante de stress
et vous sortirez d’un mode réactif.
Timothy Ferriss dans son livre, The 4-Hour Workweek, affirme qu’il ne vérifie ses courriels
qu’une fois par semaine. Il insiste sur le fait que les commandes perdues ou d’autres problèmes
sont éclipsés par son gain d’efficacité. Personnellement, je n’irais pas jusque-là. Mais deux
ou trois fois par jour ne semble pas déraisonnable.
Ce n’est généralement pas une bonne idée de vérifier les courriels dès le matin. Vous pourriez
facilement être distrait de votre plan. Assurez-vous d’avoir votre priorité absolue d’abord.
Je vous recommande de planifier une ou plusieurs tâches prioritaires chaque matin et de
ne pas vérifier vos courriels avant 11 h 30 environ. Vous pourriez vérifier de nouveau vers
15 h 30 l’après-midi. Vous pouvez désactiver l’option d’envoi/réception automatique afin
que les courriels n’apparaissent pas dans votre boîte de réception au moment où vous vous
inscrivez. Les programmes de courrier électronique semblent être conçus pour nous contrôler
plutôt que l’inverse.
J’encourage tout le monde à essayer. Vérifiez vos courriels deux fois par jour pendant au
moins deux jours, puis évaluez l’impact sur votre entreprise. Je suis sûr que la plupart des
gens ont connu une panne d’ordinateur ou un problème d’accès à Internet ou des vacances
alors qu’il était impossible d’accéder au courrier électronique, et pourtant ils ont survécu à
cette expérience sans problèmes.
Lorsque vous vérifiez vos courriels, assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour vous
débarrasser de tous les courriels dans votre boîte de réception. Vous voudrez peut-être allouer
une demi-heure par exemple chaque fois que vous consultez vos courriels. Soit le supprimer,
le transmettre à quelqu’un d’autre pour réponse, le classer, y répondre, le déplacer vers un
fichier d’action ou une liste de choses à faire, ou (s’il le justifie) prévoir dans votre planificateur
le temps de prendre les mesures nécessaires avant de répondre. C’est un processus similaire
que vous utiliseriez avec du papier. Ne le manipulez qu’une seule fois dans la mesure du
possible et ne le laissez jamais dans la boîte de réception.
51
8.3 QUEL EST VOTRE RATIO DE RÉACTIVITÉ?

Répondez-vous à beaucoup plus d’e-mails que vous n’en recevez ? Vous supprimez les e-mails
sans réponse ou non lus ? Vous passez tellement de temps à réagir aux e-mails que vous
n’avez pas le temps de faire preuve de créativité, de détente et de renouveau ? Si c’est le
cas, calculez votre « Ratio réactif »
Comptez le nombre total d’e-mails que vous recevez au cours d’une journée. Inclure les
pourriels, les messages de groupe électronique et les bulletins d’information, que vous les
lisiez encore ou non. Divisez le nombre total d’e-mails entrants par le nombre d’e-mails que
vous envoyez au cours de la journée. Le rapport qui en résulte doit être le plus bas possible.
Vous pouvez facilement calculer ce ratio si vous ne supprimez ou ne déplacez rien avant la
fin de la journée, même ceux auxquels vous avez répondu. Le lendemain matin, comptez
rapidement le nombre total d’e-mails s reçus la veille ainsi que ceux envoyés le jour même.
Si le ratio est élevé, passez à l’action en annulant les bulletins d’information que vous lisez
rarement, quittez les groupes auxquels vous ne participez pas, placez les filtres anti-spam
à des niveaux plus élevés et quittez les listes de diffusion. Envisagez d’utiliser une adresse
électronique différente pour les achats afin d’éviter les pourriels. Surveillez également vos
messages sortants. Demandez-vous si tous les messages entrants nécessitent une réponse. Par
exemple, ne remerciez pas les gens de vous remercier. Envisagez d’ajouter « Aucune réponse
nécessaire » à un grand nombre de vos messages sortants. Et d’enquêter sur des applications
comme unroll.me.
Les messages que vous recevez consomment également du temps et génèrent des messages
entrants. Alors, demandez-vous si un appel téléphonique rapide est préférable. Ne copiez
pas inutilement les gens.
Encore plus important que votre « Ratio Réactif » est le temps total que vous passez sur le
courrier électronique chaque jour. Les messages doivent être brefs. Utilisez un logiciel de
remplacement de texte pour des réponses plus longues et répétitives telles que des instructions
ou des directives. Attribuez des plages de temps spécifiques pour vérifier et répondre aux
e-mails. Il peut s’agir d’une heure en fin de matinée et d’une heure en fin d’après-midi. Si
vous pouvez vous en sortir avec moins de temps, tant mieux. Mais ne fragmentez pas votre
journée en vérifiant vos e-mails toutes les cinq minutes ou toutes les heures.
52
8.4 RÉDIGEZ DES E-MAILS EN GARDANT

VOTRE OBJECTIF À L’ESPRIT
De nombreux managers reçoivent plus de 100 e-mails par jour et ne passent qu’une ou
deux secondes à décider de les ouvrir ou non. La plupart de ces décisions sont fondées sur
la ligne d’objet. Même lorsqu’ils ouvrent le message, il se peut qu’ils ne lisent qu’une ou
deux lignes avant de l’effacer et de passer au suivant.
Si vous prenez le temps d’envoyer un e-mail, prenez le temps nécessaire pour vous assurer
qu’il remplit son objectif. Par exemple, créez la ligne d’objet de sorte qu’elle attire leur
attention tout en disant de quoi traite le message électronique. Mettez les informations
vitales dans les premières lignes et soyez clair et direct sur ce que vous voulez qu’ils fassent
après avoir lu le message.
Vérifiez le message avant de l’envoyer, corrigez les fautes de frappe et la mauvaise grammaire,
et resserrez les phrases. Cela peut prendre plus de temps pour écrire des messages plus courts,
mais ils obtiendront de meilleurs résultats. Évitez les pièces jointes si possible. Au lieu de
cela, coupez et collez les informations supplémentaires à la fin du message. Faites-en sorte
qu’il soit facile pour le lecteur. Leur temps est aussi précieux que le vôtre, et c’est vous qui
êtes à l’origine de l’interruption.
53
EN GESTION DU TEMPS Gardez l’équilibre dans votre vie
9 GARDEZ L’ÉQUILIBRE
DANS VOTRE VIE
9.1 QU’EST-CE QUE L’ÉQUILIBRE DE VIE ?

L’équilibre de vie est le processus qui consiste à travailler dans tous les domaines de votre
vie : travail, famille, social, personnel et spirituel afin que vous puissiez profiter de la vie et
remplir tous vos rôles sans subir de stress excessif. Vous pouvez être un bon parent, conjoint,
ami et patron, avec une perspective saine, un corps sain et un esprit sain.
L’équilibre de vie ne se réfère pas à une journée de travail de 9 h à 17h où vous passez 8
heures par jour au travail et pas plus. Il s’agit simplement d’un mélange de travail et de vie
personnelle qui satisfait l’individu et sa famille ou d’autres personnes importantes. Votre vie
personnelle pourrait aussi être déséquilibrée. Vous pourriez consacrer un temps inapproprié
à un passe-temps, à regarder la télévision, à la navigation sur Internet, au golf ou à un
certain nombre d’activités.
L’équilibre a ses récompenses. Il réduit le stress et procure de plus grandes récompenses

intrinsèques, comme un sentiment de satisfaction et la tranquillité d’esprit. Une enquête
menée auprès de 2500 cadres supérieurs masculins et féminins par le Families Work Institute
et le Boston College Center for Work & Family a montré que les cadres qui accordent une
importance égale au travail et à la vie personnelle se sentent plus performants au travail,
sont moins stressés et ont plus de facilité à gérer les exigences de leur vie professionnelle
et personnelle.
9.2 SIGNES D’UN DÉSÉQUILIBRE DANS VOTRE VIE

Les vies sont généralement déséquilibrées au fil du temps, soit par de mauvaises habitudes
de travail, une réticence à dire non, un manque de planification, un manque d’objectifs
ou de politiques personnelles, ou un manque d’établissement de priorités. Les signes
pourraient inclure un manque de sommeil, des tâches inachevées, des déjeuners manqués, la
précipitation, le stress, les activités familiales manquées, etc. Un signe commun est lorsque
le travail commence à empiéter sur d’autres aspects de votre vie, comme la famille, les amis
et les loisirs.
54
Le signe le plus évident que votre vie est déséquilibrée est le temps consacré aux activités
professionnelles. Le fait de faire régulièrement des heures supplémentaires est un indicateur
de déséquilibre.
Un rapport sur la santé au Canada (From the book, Sleep to be Sexy, Smart & Slim d’Ellen
Michaud et Julie Bain) affirme que plus de la moitié des employés apportent leur travail à
la maison, 69 % vérifient leurs e-mails à la maison, 59 % vérifient leur messagerie vocale
après les heures de travail, 30 % reçoivent des télécopies liées au travail et 29 % gardent
leur téléphone cellulaire jour et nuit. Par conséquent, 46 % estiment que cette intrusion
liée au travail est un facteur de stress et 44 % rapportent des retombées négatives sur leur
famille. Et les familles sont censées être le tampon le plus efficace contre le stress au travail.
Le travail n’est plus un lieu, mais un état d’esprit. Et avec les BlackBerry, les téléphones
cellulaires et autres PDA, il est plus facile d’être un bourreau de travail de nos jours.
Manger en courant, emmener son BlackBerry à la plage, être constamment en retard pour
des événements personnels et professionnels, ne pas avoir assez de temps pour faire de
l’exercice sont autant d’indicateurs d’un manque d’équilibre.
9.3 LES FAÇONS DE MAINTENIR L’ÉQUILIBRE DANS VOTRE VIE

Maintenir l’équilibre implique de gagner et de garder le contrôle de votre temps et de votre
vie. Cela signifie que vous devez vous fixer des objectifs dans tous les domaines importants de
la vie, simplifier votre vie autant que possible, prévoir du temps pour les activités personnelles
et familiales ainsi que les autres domaines importants pour vous en plus des activités liées
au travail. L’équilibre de vie implique de faire des choix judicieux.
Pour équilibrer votre vie, vous devez examiner vos valeurs personnelles et ce qui est vraiment
important dans votre vie. Prévoyez du temps pour les personnes, les événements et les
activités qui sont les plus importants pour vous.
Vous pourriez faire le suivi de vos activités quotidiennes pendant quelques semaines pour savoir
combien de temps vous consacrez réellement aux différentes activités. Si une ou plusieurs
choses consomment une part disproportionnée de votre temps, vous pouvez y remédier en
établissant un budget de temps personnel pour vous-même. La planification est importante
pour éviter de dépenser du temps de façon impulsive. Planifiez les émissions de télévision
que vous regarderez, les événements sportifs auxquels vous assisterez, les sorties familiales, etc.
Bloquez vos vacances, les cours du soir, les activités religieuses, les parties de baseball de votre
enfant, les dates prévues avec votre conjoint, les événements spéciaux, la croisière annuelle
ou le séjour en camping. Il se peut que vous ayez à planifier des activités personnelles
55
pendant les heures de travail et des activités professionnelles pendant les heures de travail.
L’équilibre est un mélange de travail et de vie personnelle ; il n’y a aucune garantie que l’un
ne s’immiscera pas dans l’autre , mais il s’équilibre habituellement.
9.4 JONGLER ENTRE CARRIÈRE, MAISON ET FAMILLE

Certaines personnes exploitent une entreprise à domicile et ont des défis différents de ceux
qui se rendent au bureau tous les jours ; mais dans les deux cas, vous devez adapter des
stratégies qui vous permettront de maintenir l’équilibre dans votre vie. Il peut s’agir de déléguer
à des membres de la famille, d’externaliser certaines tâches ménagères, de demander l’aide
de votre conjoint, de rationaliser les procédures, d’éliminer les tâches inutiles, de simplifier
votre vie, d’organiser la maison et le bureau, d’être créatif et de prendre des raccourcis.
9.5 SIMPLIFIEZ-VOUS LA VIE

Plus les gens possèdent de choses, plus cela demande du temps. Beaucoup de gens pourraient
se débarrasser de la moitié de leurs biens et ceux-ci ne leur manqueront jamais. Ils pourraient
également se débarrasser de bon nombre des activités auxquelles ils participent et réduire le
temps qu’ils consacrent aux activités restantes.
Acheter une plus grande maison ; elle peut fournir plus d’espace et de confort, mais elle est
synonyme également d’une plus grande hypothèque, plus d’impôts, une plus grande peur du vol,
plus de travaux ménagers et plus de dépenses. Cela ne rend pas nécessairement plus heureux.
9.6 LES FAÇONS DE VOUS SIMPLIFIER LA VIE

• Réalisez que vous avez le droit de dire non. Reconnaissez que chaque fois que
vous dites oui à quelqu’un d’autre, vous vous dites non à vous-même et vous
vous privez de choses que vous voulez accomplir.
• Arrêtez de faire des tâches non prioritaires. Déléguez-les, externalisez-les ou
éliminez-les.
• Limitez le nombre d’amis avec qui vous socialisez régulièrement. Ayez plus de
réunions de famille.
• Annulez votre adhésion à des associations qui ne font pas grand-chose pour faire
avancer votre carrière ou votre développement personnel.
56
• Débarrassez-vous des cartes de crédit inutiles, consolidez vos dettes lorsque c’est
possible et établissez un calendrier pour réduire vos dettes personnelles à zéro.
• Constituez des réserves d’espace, de temps et d’argent pour que vous puissiez
fonder vos décisions de carrière sur vos objectifs et vos croyances plutôt que sur
des préoccupations financières immédiates.
• Dépensez intentionnellement votre temps, votre argent et votre énergie sur des
choses qui sont importantes pour vous et non sur chaque petite chose qui attire
votre attention.
• Désencombrez votre maison et votre bureau. Débarrassez-vous de tout ce que
vous n’avez pas porté, utilisé ou mentionné depuis plus d’un an.
• Introduisez au moins une stratégie d’économie de temps dans votre vie chaque
semaine, qu’il s’agisse de payer des factures par débit automatique, d’organiser
les articles dans l’armoire à pharmacie ou d’introduire la technologie à votre
poste de travail.
• Annulez les abonnements à des magazines, revues ou journaux que vous lisez
rarement.
• Réduisez de moitié le temps que vous passez à regarder la télévision. Choisissez
les émissions que vous voulez regarder. Ne vous asseyez jamais devant le
téléviseur sans un programme en tête.
• Gardez une trace de vos habitudes de dépense pendant au moins un mois.
Arrêtez d’acheter des choses dont vous n’avez pas besoin. Établir un budget
personnel et s’y tenir.
• Commencez à programmer des activités personnelles dans votre agenda, comme
les vacances, les événements sportifs, les activités récréatives, le conditionnement
physique et les soirées cinéma.
• Donnez la priorité à votre liste de choses à faire et déléguez la moitié inférieure.
• N’économisez pas d’argent si cela signifie perdre du temps. Le temps est plus
précieux que l’argent. Traverser la ville pour obtenir une bonne affaire n’est pas
une bonne affaire. Il en va de même pour les coupons de réductions, le lavage de
votre voiture, etc.
• Consommez moins. Réparez les articles au lieu d’en acheter de nouveaux.
Achetez moins d’articles dernier cri.
• Réduisez vos divertissements. Faites plus de promenades, de randonnées et
de temps pour vous.
• Conduisez moins. Déménagez le plus près du lieu de travail si nécessaire.
• Réduisez vos dépenses d’au moins 10 %
• Chaque semaine, demandez-vous ce que vous pouvez faire cette semaine pour
simplifier votre vie
57
9.7 N’ATTENDEZ PAS POUR VIVRE

La plupart des professionnels de ce pays travaillent plus longtemps et investissent plus de
temps dans leur carrière que les professionnels européens, selon Julie Tyros. « Travailler
maintenant et profiter plus tard » semble être le mantra de beaucoup d’entre nous. Cela ne
fonctionne tout simplement pas. Ne repoussez pas la vie ou vous serez trop vieux pour en
profiter pleinement. L’équilibre entre le travail et la vie personnelle exige que nous budgétisions
notre temps et non seulement notre argent. Une heure de fin pour notre journée de travail
favorise l’efficacité. Il y a peu de relation entre le temps et l’efficacité. Plus vous avez de
temps pour faire votre travail, plus vous avez tendance à le gaspiller.
Si vous prenez l’habitude de faire des heures supplémentaires, vous ne faites que prolonger
votre inefficacité actuelle pour couvrir plus d’heures de la journée et empiéter sur le temps
personnel et familial du processus. Au lieu de cela, organisez-vous, utilisez la technologie,
établissez des priorités, planifiez et pratiquez de bons principes de gestion du temps pendant
un nombre prédéterminé d’heures chaque jour. Utilisez le reste de la journée pour les loisirs,
le renouvellement et les activités personnelles. L’équilibre en soi réduira le stress, augmentera
la créativité et améliorera l’efficacité pendant la période de « travail » de votre journée.
La grande récompense sera de savoir que vous ne reportez pas à plus tard, des choses qui
peuvent être vécues et appréciées dans le présent.
58
EN GESTION DU TEMPS Livres référencés
LIVRES RÉFÉRENCÉS
Carr, Nicholas G. The shallows: what the Internet is doing to our brains. New York : W.W.
Norton, 2010. Print.
Crenshaw, Dave. The myth of multitasking: how “doing it all” gets nothing done. San Francisco:
Jossey-Bass, 2008. Print.
Ferriss, Timothy. The 4-hour workweek: escape 9-5, live anywhere, and join the new rich.
Expanded and updated ed., 1st revised ed. New York: Crown Publishers, 2009. Print.
Forster, Mark. Do it tomorrow and other secrets of time management . London: Hodder &
Stoughton, 2006. Print.
Hallowell, Edward M., and John J. Ratey.Driven to distraction: recognizing and coping with
attention deficit disorder from childhood through adulthood. New York: Simon & Schuster,
1995. Imprimé
Handy, Charles B.. The age of paradox. Boston, Mass.: Harvard Business School Press, 1994.
Imprimé
Kaufman, Phyllis C., and Arnold Corrigan.How to use your time wisely. Stamford, Conn.:
Longmeadow Press, 1987. Imprimé
McPheat, Sean. Taylor, Successful time management. MDT Training & Bookboon.com,
2010 ebook.
Medina, John. Brain rules: 12 principles for surviving and thriving at work, home, and school.
Seattle, Wash.: Pear Press, 2008. Imprimé
Michaud, Ellen, and Julie Bain. Sleep to be sexy smart and slim: get the best sleep of your life
tonight and every night. Pleasantville, N.Y.: Reader’s Digest Association, 2008. Imprimé
Poscente, Vince. The age of speed. Austin, TX: Bard Press, 2007. Imprimé
Taylor, Frederick Winslow. The principles of scientific management. New York : Norton,
19671947. Print
Taylor Harold. Slowing down the speed of life: a holistic approach to time management.
Toronto: Harold Taylor Time Consultants, 2010. Imprimé
59

Developpez Vos Competences en Gestion Du Temps

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Harold Taylor

1 La quête de l’homme pour une productivité accrue 7

2 L’environnement changeant au sein duquel nous vivons et travaillons 9

3 Comprendre la gestion du temps 13

4 La planification – la clé d’un avenir prospère 20

5 Façonner votre avenir avec des objectifs 29

6 Convertir les plans en réalisations 34

8 E-mail : utilisez-le sans vous user 49

9 Gardez l’équilibre dans votre vie 54

Ancien directeur de la National Association of Professional Organizers, Harold Taylor a reçu le

1 LA QUÊTE DE L’HOMME POUR

1.1 LES DÉBUTS DE LA GESTION DU TEMPS

Le taylorisme, comme on l’appelait, a commencé à changer la façon dont les entreprises

Malheureusement, les communications ont diminuées. Temporairement au moins, les

Frank et Lillian Gilbreth ont également eu un impact en introduisant l’étude du temps et

2.1 UN NOUVEL ENVIRONNEMENT EXIGE

Le rythme de vie s’est accéléré. Le stress a augmenté. L’incidence du TDA et du TDAH

La performance dépend maintenant davantage de la maîtrise de soi que du contrôle

2.2 LA VITESSE EST LA NOUVELLE DEVISE

2.3 LES DANGERS DE LA VITESSE

La technologie a contribué à nous convaincre que le multitâche permet de gagner du temps

Dans cet environnement en évolution rapide, de nombreuses stratégies traditionnelles

Il y a des avantages offerts par la technologie, mais il y a aussi des inconvénients. La

3.1 LA DIFFÉRENCE ENTRE LA GESTION DU

3.2 LE CONTINUUM DE GESTION DU TEMPS

Continuum de gestion du temps

3.3 L’EFFICIENCE PAR RAPPORT À L’EFFICACITÉ

Par exemple, l’élaboration d’objectifs de vie, de plans, de politiques et d’énoncés de mission

L’efficience, c’est faire quelque chose de la meilleure façon

L’efficience examine le processus à travers un microscope, analysant chaque détail des

3.4 TRAVAIL OCCUPÉ VS VRAI TRAVAIL

Le vrai travail comprend la planification, l’établissement d’objectifs, la pensée créative, la

Je me méfierais de tout homme d’affaires qui est constamment en mouvement. Lorsque

3.5 LA GESTION HOLISTIQUE DU TEMPS

« Les stratégies nécessaires pour mener une vie plus

Si nous sommes en pleine forme physiquement, mentalement et spirituellement, nous savons

3.5.1 LA GESTION INTERNE DU TEMPS

De faibles « compétences exécutives » telles que l’initiation au travail, le maintien dans

3.5.2 LES LÈVE-TÔT ET LES NOCTAMBULES

3.5.3 UTILISER LES HEURES DE GRANDE ÉCOUTE POUR LES PRIORITÉS

4 LA PLANIFICATION – LA CLÉ

4.1 LA PLANIFICATION HÉLICOPTÈRE

Tous les propriétaires d’entreprises prospères doivent sortir

Comme les changements se produisent rapidement, la planification à long terme est de

4.2 LA COURBE SIGMOÏDE

Faible taux de croissance

La courbe Sigmoïde est plus qu’une simple planification,

4.4 ÉNONCÉ DE MISSION

4.5 POLITIQUES PERSONNELLES

Voici quelques exemples de politiques personnelles.

• Je ne compromettrai pas mes croyances, mes valeurs ou ma mission personnelle.

5 FAÇONNER VOTRE AVENIR

5.1 AVEZ-VOUS VRAIMENT BESOIN D’OBJECTIFS ?

5.1.1 LA TECHNIQUE D’EXTRAPOLATION

Extrapolation du mode Où j’aimerais être

Âge des membres de ma famille

Profession ou occupation et bref

Mes études sont terminées et des

Hobbies, activités de loisirs :

Les biens personnels les plus

Total de l’épargne en banque

Total des sommes dues

Placements, retraite, assurance-vie,

Les réalisations qui ont donné

1 La quête de l’homme pour une productivité accrue 7

2 L’environnement changeant au sein duquel nous vivons et travaillons 9

3 Comprendre la gestion du temps 13

4 La planification – la clé d’un avenir prospère 20

5 Façonner votre avenir avec des objectifs 29

6 Convertir les plans en réalisations 34

8 E-mail : utilisez-le sans vous user 49

9 Gardez l’équilibre dans votre vie 54

1 LA QUÊTE DE L’HOMME POUR

2.1 UN NOUVEL ENVIRONNEMENT EXIGE

3.1 LA DIFFÉRENCE ENTRE LA GESTION DU

De faibles « compétences exécutives » telles que l’initiation au travail, le maintien dans

4 LA PLANIFICATION – LA CLÉ

5 FAÇONNER VOTRE AVENIR

5.2 QU’EST-CE QUI PERMET D’ATTEINDRE

6 CONVERTIR LES PLANS

6.1 UN PLANIFICATEUR EST VOTRE OUTIL DE

Les « pauses de travail » programmées ne seront pas entièrement exemptes d’interruptions.

6.4 DIX FAÇONS DONT LES LISTES « CHOSES À FAIRE »

7.1 CONTRÔLEZ LA TECHNOLOGIE SANS

8.1 L’E-MAIL EST DEVENU UN PHÉNOMÈNE 24

8.4 RÉDIGEZ DES E-MAILS EN GARDANT