“ : Cysehl Su 2/BANK AL-MAGHRIB* Geuvernees ish C N° 4/W/2018 Rabat, le 27 juillet 2018 Circulaire fixant les conditions et modalités de fonctionnement du comité d’audit chargé d’assurer la surveillance et I’évaluation de la mise en ceuvre des dispositifs de contréle interne Le Wali de Bank Al-Maghrib ; vu la loi n° 103-12 relative aux établissements de orédit et organismes assimilés promulguée par le dahir n°1-14-193 du 1% rabii | 1436 (24 décembre 2014), notamment son article 78 ; aprés examen par le Comité des Etablissements de Crédit en date du 13 juillet 2018; fixe par la présente circulaire les modalités et les conditions de fonctionnement du comité d’audit chargé d’assurer la surveillance et 'évaluation de la mise en ceuvre des dispositifs de contréle interne, ci-aprés désigné« comité d’audit ». 1. ROLE ET ATTRIBUTIONS Article 1 Llorgane d'administration de I'établissement de crédit, ci-aprés « établissoment», institue un comité d’audit chargé d'assurer la surveillance et 'évaluation de ta mise en ceuvre d'un dispositif de contréle inteme approprié et adapté a la taille au profil de risque, 4 lmportance systémique, a la taille et & la complexité de \établissement ainsi qu’a la nature et au volume de ses activités. Ce comite a notamment pour missions ~ dapprécier ladéquation et l'efficacité du systéme de contréle inteme et les mesures prises ou a entreprendre pour corriger les insuffisances y afférentes et les actions permettant de faire évoluer le dispositif en fonction de !évolution des risques ; — de surveiller le processus d'élaboration et de contréle des informations comptables et financiéres en application des textes légaux et réglementaires ; d'apprécier la situation de Iétablissent au regard des régles prudentielles et le dispositif de pilotage y afférent par lorgane de direction. 277, BOULEVARD Mowamann V -BLP. 445 Rana - Manoc Tes: (212) 53781 8181 -Article 2 Dans |e cadre de son évaluation de l'adéquation et de l'efficacité du controle interne, le comité d'audit est chargé de ce qui suit = veiller a l'adéquation et la mise en ceuvre du manuel de contréle interne, prevu par la circulaire relative au contréle interne ; ~ approuver la charte d’audit et le plan d’audit pluriannuel, prévus par la circulaire relative au contréle interme et le suivi de leur mise en ceuvre; — définir les zones de risques minimales que la fonction de contréle périodique et le (les) commissaire (s) aux comptes doivent couvrir ; - veiller a l'indépendance des fonctions du contréle périodique, de contréle permanent et de conformité, et a l'adéquation de leurs moyens humains et techniques ; - examiner et approuver I'étendue et la fréquence des controles des fonctions de contréle précitées et d’apprécier le bon fonctionnement global et l'efficacité de ces contréles ; — prendre connaissance des conclusions ou, le cas échéant, de la synthése des rapports des fonctions du controle périodique, de contréle permanent et de conformité, ainsi que des contréles extemes et de s'assurer que les mesures correctrices nécessaires sont prises pour remédier, en temps opportun, aux insuffisances constatées ; — requérir de ces fonctions, en cas de besoin, des missions et travaux complémentaires; = prendre connaissance des résultats des travaux des commissaires aux comptes en matiére d’évaluation du dispositif de contrdle interne de l'établissement et examiner leurs rapports ; ~ procéder a une évaluation du dispositif de traitement des réclamations et de la satisfaction de la clientéle a travers des reportings spécifiques ; = prendre connaissance des résultats des missions de controle de Bank Al-Maghrib et s'assurer que les mesures correctives nécessaires sont prises pour remédier, en temps opportun, aux insuffisances constatées ; ~ examiner et valider le rapport annuel sur les activités du contréle interne avant sa transmission a Bank Al-Maghrib. Article 3 Dans le domaine d’élaboration de l'information financiére et du contrdle légal des comptes, le comité d’audit a notamment les attributions suivantes~ examiner les projets de comptes annuels, semestriels et trimestriels, sociaux et consolidés du groupe, en vue notamment de verifier les conditions de leur établissement ainsi que la pertinence et la pemanence des principes et méthodes comptables appliqués, et I'adéquation du périmetre de consolidation adopte ; - contréler et suivre la méthodologie de détermination des provisions en couverture des principaux risques de |'établissement ; - vérifier la clarté et la fiabilité des informations notamment financiéres destinges & lorgane d’administration, aux actionnaires, aux autorités de contréle et aux tiers. Dans ce cadre, il veille 4 la mise en place et au bon fonctionnement du dispositif de publication d'information conformément au cadre légal et réglementaire en vigueur Article 4 Le comité daudit conduit la procédure de sélection des commissaires aux comptes et donne un avis & lorgane d'administration sur leur désignation ou leur renouvellement, ainsi que sur leur rémunération. II approuve la lettre de mission, en particulier, 'étendue et les conditions de sa réalisation. Article 5 Le comité d’audit est responsable de I'examen et du suivi de indépendance des commissaires aux comptes, en particulier pour ce qui concerne la fourniture de services complémentaires a I’établissement. i. COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT Article 6 Le comité d’audit est composé d'un minimum de 3 administrateurs ou membres non dirigeants de lorgane d’administration dont un, au minimum, est indépendant au sens de article premier de la circulaire n°S(W/2016 relative a la désignation d’administrateurs ou membres indépendants au sein de lorgane dadministration des établissements de crédit. Article 7 Le comité d’audit doit étre présidé par un administrateur indépendant, qui n'est pas le président de lorgane d’administration ni dun autre comité de établissement. Le comité compte des membres disposant d'une expérience professionnelle pratique et suffisante dans le domaine banoaire, de l'audit, de information financiére et de la comptabilité \ /,. yeArticle 8 Le comité d’audit associe @ ses travaux les responsables des fonctions de contrdle périodique, de contréle permanent et de conformité et selon ordre du jour les commissaires aux comptes de |'établissement ainsi que toutes autres personnes jugées nécessaires a l'exercice de ses attributions. En cas de besoin, il se fait assister d'experts externes. Article 9 Le comité d’audit est régi par une charte ou réglement intérieur, approuvée par Yorgane d'administration, définissant son mandat, sa composition, son périmetre et ses régles de fonctionnement Il tient au moins une réunion par trimestre. Cette périodicité peut étre semestrielle lorsque la taille de I'établissement le justifie. Article 10 Le comité d’audit documente ses délibérations et décisions et en assure le suivi Les copies des procés-verbaux de ses réunions font lobjet de diffusion auprés des membres de lorgane d'administration. Les membres du comité d'audit regoivent, dans les délais appropriés, les informations et les documents nécessaires a laccomplissement de leurs missions. Il. INFORMATION ET REPORTING Article 12 Le responsable de la fonction du controle périodique rend compte réguliérement de lexercice de sa mission au comité d’audit. Les membres du comité d’audit sont informés en temps opportun de toute anomalie majeure identifiée susceptible d'avoir un impact significatif sur 'établissement. Les modalités de cette information font l'objet d’une procédure appropriée. Article 13 Le comité d'audit regoit réguligrement des fonctions de contréle des reporting synthétisant les principales faiblesses détectées en vue de prendre des mesures correctives appropriées. AArti le 14 Le comité d’audit rend compte réguliérement a l'organe d’administration des résultats de ses travaux et |'informe de tout événement ou dysfonctionnement susceptible de porter atteinte au bon fonctionnement du systéme de controle interne ou a la situation financiére de établissement. Le comité veille a la mise en place de ses recommandations et en rend compte Forgane d’administration Article 15 Le comité d’audit interagit de maniére appropriée avec les autres comités émanant de lorgane d’administration notamment le comité des risques afin de garantir la cohérence et 'absence de lacunes dans leurs travaux. Cette exigence peut prendre la forme - d'une participation transversale d'un administrateur ou membre de l'organe d'administration dans ces deux comités ; - dune rotation périodique au niveau de leurs membres et présidence, en tenant compte de lexpérience, des connaissances et des compétences requises titre individuel et collectif pour ces comités. IV. ENTREE EN VIGUEUR Article 16 Les dispositions de la présente circulaire entrent en vigueur & compter de la date de sa publication au Bulletin Officiel.