Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Avril 2006
Page
PREAMBULE 3
I. DEFINITIONS ET GENERALITES 4
1 Achats/Approvisionnements 4
2. Audit 7
3. Contrôle Interne 9
4. Processus et risques 12
Les deux vocables sont souvent utilisés indifféremment l’un à la place de l’autre ;
l’objectif restant le même : doter l’entreprise de biens nécessaires à sa marche
normale.
Dans la pratique courante, il faut toutefois, noter que le processus global d’achat
comprend l’action d’approvisionner ; c’est-à-dire l’acte d’approcher physiquement
les biens commandés et de les recevoir (transport, logistique et stockage).
La notion d’achat est assez vaste et peut revêtir plusieurs sens et interprétations
selon les contextes dans lesquels il est employé. Il est possible de la cerner par
sa définition, ses missions et objectifs, ses enjeux, son déroulement (processus
d’achat) et son positionnement dans l’organigramme.
Sont donc exclus du champ des achats les dépenses telles que :
Il est courant de confondre ces deux notions ; elles sont certes complémentaires
mais en réalité constituent des fonctions bien distinctes.
Elle a un rôle technique (identification et calcul des besoins, gestion des stocks,
etc.) et intervient plutôt sur le court terme.
La fonction Achats est avant tout une fonction de négociation des conditions
d’achats.
Dans un certain contexte, les responsabilités et les tâches afférentes à chaque
fonction doivent être clairement précisées, notamment celles concernant les
relations avec le fournisseur.
Les enjeux reconnus à la fonction achat peuvent varier d’une organisation à une
autre.
L’autre enjeu de la fonction achat est un enjeu de contrôle des coûts, qui fait de
cette fonction le premier levier d’actions sur les coûts. La réalisation d’achats à
des coûts bas constitue une véritable réduction de coût pour les organisations.
Un dernier enjeu est lié au pilotage du risque qui est devenu pour la fonction un
enjeu de taille. De par son ouverture aussi bien sur l’extérieur que sur l’intérieur
de l’entreprise, la fonction achat se retrouve exposée à de nombreux risques et
expose donc l’entreprise aux mêmes risques. Une responsabilité de maitrise
absolue de ses risques incombe à cette fonction.
De nouveaux enjeux sont reconnus à la fonction achat .On pourrait citer entre
autres :
Cet enjeu revient sur la notion de maitrise des coûts. Il reprécise que la fonction
achat est engagée dans les initiatives et plans de réduction des coûts vis-à-vis de
la Direction Générale et de la Direction Financière ; elle demeure un levier
d’optimisation des marges. Aussi la fonction achat est celle qui engage le plus de
charges externes dans l’entreprise et est responsable de leur maitrise et de leur
diminution.
Durant les siècles qui suivirent, la France et l’Angleterre imitèrent ce système dans
leurs cours royales.
Le vocable audit signifie une démarche spécifique d’investigation et d’évaluation à
partir d’un référentiel, incluant un diagnostic et conduisant éventuellement à des
recommandations.
Lors des premières assises sur l’audit en France (mars1985), le groupe de travail
présidé par les présidents de l’Ordre des Experts Comptables et de la Compagnie
Nationale des Commissaires aux Comptes a constaté que l’ensemble des
utilisateurs s’accorde pour définir au sens large l’audit comme :
L’audit opérationnel :
L’audit stratégique :
A. Définition
réalisation et optimisation des opérations
fiabilité des informations financières
conformité aux lois et aux réglementations en vigueur
- environnement de contrôle
- évaluation des risques
- activités de contrôle
- information et communication
- pilotage
Cette définition met l’accent sur les dispositifs et la finalité du Contrôle Interne.
C’est dire qu’une organisation devrait disposer d’un contrôle interne même si le
poste d’auditeur interne n’existe pas dans son organigramme.
Le contrôle interne n’est pas l’apanage de l’auditeur interne ; il est diffus dans
toute l’organisation et tout le personnel en est responsable du Directeur au
Vaguemestre.
Pour ce faire, il se base sur l’évaluation du contrôle interne qui devient ainsi un
moyen et non une fin.
Il peut être contractuel ou légal et revêt, dans le second cas, les habits du
Commissaire aux Comptes.
Exemple : un piéton qui traverse la rue, risque de se faire écraser par un véhicule.
Multiplier les facteurs clé de succès et les bonnes pratiques contribue à consolider
le contrôle interne de l’organisation et par conséquent, à réduire
considérablement les risques inhérents à son activité.
--------------------------00000--------------------------
Il est évident que l’importance du processus achats varie selon la taille et l’objet
social de l’entreprise.
Les opérations qui les sous tendent dans une grande entreprise industrielle sont
sans commune mesure avec celles d’une petite et moyenne entreprise (PME) tant
du point de vue de leur complexité que de leur particularité.
Il en est de même entre une entreprise commerciale qui revend en l’état et une
entreprise industrielle qui transforme des matières premières et consommables
en produits finis.
Familles et exemples
Les actifs générés par le processus « achats » et enregistrés aux deux postes du
bilan que sont les stocks et les immobilisations sont d’un poids relativement
considérable dans le patrimoine de l’entreprise.
Il n’est pas rare de voir dans les états financiers de certains établissements les
stocks et les immobilisations constituer la moitié, voire les trois quarts du total de
l’actif.
Si l’on considère une autre référence, celle du chiffre d’affaires, par exemple
« tous secteurs d’activités confondus, le montant des achats réalisés par les
entreprises européennes représente environ 65 % de leur chiffre d’affaires ».(suite
enquête européenne)
Par ailleurs, le processus achats est étroitement lié à la gestion des stocks
(surtout en milieu industriel) et peut, s’il est mal conduit, influer de façon négative
sur celle-ci (rupture de stocks ou surstock ; obsolescence ou stocks inutiles).
La psychose d’une rupture de stock est d’autant plus forte que les pertes qu’elle
occasionnerait peuvent être énormes. Cette psychose explique, d’ailleurs, la
pression très forte qu’exerce les demandeurs – utilisateurs sur les acheteurs.
Outre les comptes de tiers, les principaux comptes concernés (SYSCOA) sont :
- 31 – marchandises
- 32 – matières et fournitures liées
- 33 – autres approvisionnements
Rentrent dans cette catégorie, les matières premières et les autres matières
transformées dans un processus de fabrication en vue de produits plus élaborés
ou finis. C’est le cas des Entreprises Industrielles.
Toute économie sur le poste « Achats » a une incidence directe sur le résultat de
l’entreprise.
Une économie d’un point sur le poste Achats (soit 49 au lieu de 50) augmente
d’autant le bénéfice :
Ainsi dans un milieu concurrentiel très âpre, une bonne politique générale
d’achats constitue un atout majeur aux cotés d’une politique commerciale hardie.
Il suffit que tous les acteurs d’achats, tout au long du processus, comprennent
l’enjeu et l’importance de « MIEUX ACHETER ».
Si l’on définit l’audit comme un examen du processus qui permet « d’éviter les
gâchis, les investissements ou achats injustifiés, les pertes d’opportunités et les
risques inacceptables », nous mesurons toute l’importance qu’il revêt pour le
processus achats compte tenu de sa position centrale et de son impact dans le
management de l’entreprise.
« Les achats doivent suivre l’évolution du monde moderne, aussi bien en terme
d’organisation que de stratégie, car ils contribuent massivement aux résultats de
l’entreprise en créant une VRAIE VALEUR AJOUTEE » (Perrotin).
Un bon acheteur ne doit pas se limiter au prix d’achat du bien mais à son coût
global. Une estimation prospective devrait lui permettre d’évaluer, même
approximativement, le coût de possession, et le coût d’utilisation du bien à
acheter.
- Qualité : reconnaissance ISO (voir en annexe article 7-4 de la norme ISO 9001 –
2000).
(Extraits de Caverivière)
‘’. La politique Achats
la typologie des besoins nécessaires à son fonctionnement ;
les contraintes internes ;
les contraintes externes connues de son ou de ses marches produits ou
fournisseurs.
maîtrise et optimisation des coûts de revient ;
amélioration de la qualité des produits et des services achetés ;
sécurisation des approvisionnements ;
pérennisation des approvisionnements pendant la durée de vie du produit ;
mise en place de partenariats avec les sous-traitants ;
intégration des fournisseurs dans l'étude des nouveaux produits et
amélioration de ceux déjà commercialisés
développement de la recherche et de l'innovation en relation avec les
fournisseurs ;
organisation, renforcement ou réorientation de la veille technologique ou
commerciale ;
intégration d'acheteurs dans les développements en mode Projet.
mise en place de critères de sélection des fournisseurs plus exigeants ;
simplification des conditions d'approvisionnements par la mise en place des
accords cadres ou l'utilisation de places de marché ;
accroissement des performances exigées des fournisseurs en termes de
fiabilité du produit, de respect des délais, voire d'amélioration de leurs
niveaux de prix.
La fonction Achats peut être aussi sollicitée afin de contribuer à la réduction des
coûts internes. La politique Achats rappelle et intègre ces éléments de politique
générale qui peuvent rechercher :
La mise en place d'un tel dispositif donne ainsi un sens aux actions
entreprises et permet de mesurer ultérieurement les améliorations
et les progrès. ‘’
NOTA :
Le premier des acheteurs est le Directeur des Achats (ou le Chef du Département
Achats) par délégation du Directeur Général.
Les acheteurs sont ainsi en contact direct avec les fournisseurs et portent la
lourde responsabilité d’engager l’entreprise en choisissant son interlocuteur
extérieur.
3.1.4 – Le Fournisseur
3.1.5 – Le Magasinier
Le bien facturé et livré par le fournisseur est reçu par un magasinier en vue d’être
stocké ou consommé directement par le demandeur – utilisateur.
Dans ce dernier cas, le bien n’est qu’en transit au magasin qui constate la
réception et établit un bon de réception (BR) contresigné par le demandeur.
3.1.6 – Le Comptable
- commande ou contrat
- bon de réception – livraison
- facture
- copie du titre de paiement
Bien que prévu au budget le besoin doit être exprimé par une demande d’achat
(DA) du demandeur – utilisateur.
Dans un système informel cette expression peut rester verbale et aboutir à une
commande en bonne et due forme.
Dans un système bien organisé elle est matérialisée par une DA écrite et dont le
numéro est le plus souvent pré-imprimé et extrait d’un carnet à souche. Les
différents services ou départements sont dotés de carnets de DA par le secrétariat
de la Direction des Achats qui en garde la trace à l’aide d’un registre présenté
comme suit :
Les DA émises par les demandeurs doivent être soumises au visa du Contrôle de
Gestion pour attester de l’existence d’une ligne budgétaire et d’une enveloppe
financière suffisante. A l’occasion il précise également le reliquat disponible sur
ladite ligne budgétaire.
Pour optimiser l’achat il est nécessaire pour l’acheteur de connaître les conditions
et les acteurs du marché. Il dispose pour cela de revues, publications
professionnelles, foires qui sont autant d’outils de veille technologique et qui
permettent la constitution d’une base de données :
- la nature du bien
- les fournisseurs potentiels et leur identification complète (adresse, identité
juridique, etc…)
- leurs références
- leurs prix (si possible)
etc…
La sélection est faire soit par consultation simple, verbale ou écrite, soit par appel
d’offres, restreint ou élargi. La formule est tributaire de la nature et de
l’importance de l’achat.
Le choix définitif n’est fait qu’après des négociations à mener par l’acheteur dans
le but d’arriver au prix considéré comme « incompressible » par le fournisseur.
Si l’effectif des services comptables le permet, les factures sont ordonnancées par
des sections différentes selon qu’il s’agit de fournitures, de services ou
d’immobilisations (investissements).
- le bon de commande
- le bon de livraison du fournisseur
- le bon de réception
- la facture
- et la fiche d’ordonnancement
A l’échéance prévue dans le fichier des fournisseurs le paiement est effectué par
espèces, chèque ou virement selon l’importance du montant et les modalités
prévues à l’avance dans le contrat ou le bon de commande.
Petit Larousse :
Le manuel en est le recueil structure et ordonné.
Toute cette organisation, décrite dans les paragraphes précédents doit faire
l’objet d’un manuel de procédures.
Plus loin l’article 16 – alinéa 1 et l’article 69 sont plus précis quant à la rédaction
du manuel de procédures :
Les latins disent « verba volent, scripta manent » les paroles s’envolent, les écrits
restent.
Le règlement relatif au droit comptable dans les états de l’UEMOA ayant force de
loi, toute entreprise située dans cet espace économique doit se doter d’un manuel
de procédures.
Nous constatons, dans les deux cas, que l’autorisation de la Direction Générale
est incontournable ; même si, dans la pratique, l’ordre de mission est rédigé en
détail par l’auditeur lui-même.
Pour auditer le processus achats (ou tout autre processus) l’auditeur doit
s’enquérir des meilleures pratiques sur le sujet et voir dans quelle mesure leur
absence dans le processus audité constitue une faiblesse de contrôle interne.
Cette démarche, pour être efficace, suppose chez l’auditeur un esprit critique et
une capacité de discernement lui permettant ainsi de juger de l’adaptabilité de
« la meilleure pratique » dans le contexte du processus audité.
- l’interview
- le diagramme ou flow-chart (voir modèle en annexe)
- le test d’existence
- et la grille de séparation des tâches (voir modèle en annexe)
Direction Générale
Directeur des
Achats
Il est étayé par une description des postes matérialisée par des fiches de postes
individuelles classées dans les dossiers du personnel et comprenant :
- l’identification de l’agent
- la position hiérarchique
- le profil (diplômes, références)
- la description des missions essentielles
- la description tâches périodiques et des documents reçus ou produits
Ainsi l’auditeur sait à priori à qui il doit s’adresser pour obtenir les éléments qui
lui permettront de se faire une opinion sur le domaine audité.
4.1.1.2 – L’interview
« Une interview est un entretien avec une personne en vue de l’interroger sur ses
actes, ses idées etc… et de divulguer la teneur de l’entretien ». C’est donc
beaucoup plus qu’un simple entretien.
Il est d’ailleurs « difficile d’imaginer une mission sans interview » (Oliver LEMANT
– conduite d’une mission d’audit interne).
Il permet une visualisation rapide des opérations et des documents générés ainsi
que l’enchaînement des sous-processus et tâches.
Les opérations ou tâches sont classées au préalable suivant une typologie ainsi
définie en quatre domaines :
- conception – autorisation
- exécution
- contrôle
- enregistrement
Le contrôle interne n’est fonctionnel qu’à la condition sine qua non que le travail
d’un employé soit toujours vérifié par un autre employé. Aucun ne doit avoir le
contrôle exclusif d’opérations quelconques ni d’un ensemble quelconque
d’opérations.
« Pour que l’on ne puisse pas abuser du pouvoir, il faut que par la disposition
naturelle des choses, le pouvoir arrête le pouvoir ».
- un comptable qui gère les commandes et qui enregistrent les écritures dans les
comptes des fournisseurs (engagement et paiement)
- un contrôleur de factures qui reçoit la marchandise oui qui passe des écritures
comptables
- etc
- contrôler et enregistrer
- exécuter et enregistrer
- exécuter et contrôler
Le test d’existence doit insister sur les points de contrôle décrits dans la
procédure : visas, signatures, tampons etc…
Le risque est l’évènement qui pourrait empêcher l’atteinte de cet objectif. Deux
notions antinomiques (évènement négatif) ou convergentes (opportunité).
1. Existence
2. Exhaustivité
3. Propriété
4. Evaluation
- valorisation correcte
- permanence des méthodes
5. Comptabilisation
6. Information
Les sous objectifs d’audit par sous-processus peuvent être résumés comme suit :
S’assurer :
- de l’existence d’une politique générale d’achats (DG) et de plans d’achats
S’assurer :
- que la demande d’achat (DA – imprimé standard)) est établie par une personne
habilitée sur la base d’un cahier des charges ou de spécifications bien
précises ;
- que la DA est autorisée par un supérieur hiérarchique
- que l’objet de la DA est prévu au budget
S’assurer :
S’assurer :
- que les commandes sont signées par des responsables habilités (pouvoirs de
signature)
- que les conditions d’achat sont exhaustives et claires
- que la relance est faite systématiquement
S’assurer :
S’assurer que :
S’assurer que :
Les faiblesses de contrôle interne sont des failles du système qui risquent
d’empêcher l’atteinte des sous objectifs (ou objectifs spécifiques) prédéfinis et
l’objectif global du processus Achats.
Les forces, à contrario, sont les dispositifs aptes à favoriser l’atteinte desdits
objectifs.
Il est évident, également, que la liste des risques identifiés n’est pas exhaustive.
Bonnes pratiques
Sous-processus Objectifs spécifiques Risques probables
Dispositif de CI existant
1. Existence d’une politique
générale d’achats et prévision
des dépenses
1-1 Conception et mise en place Absence de politique générale Texte signé par la Direction
d’une politique générale d’achats. Générale définissant des
d’achats par la Direction Achats au jour le jour, pilotage objectifs globaux assignés au
Générale à vue, etc… Département Achats
1-2 Existence d’un budget et - Absence de prévision des - Elaboration de budget n +
participation du Département dépenses 1 en fin d’exercice n par le
Achats à son élaboration - Pilotage a vue (voir 1-1) Contrôle de Gestion en
- Achats non nécessaires à la collaboration avec toutes
marche de l’entreprise les directions – arbitrage
- Absence de rattachement DG
des rubriques de dépenses - Visa budget par le Contrôle
à des centres de de Gestion (voir 3)
responsabilité
préalablement définis
- Etablissement des
prévisions de dépenses
« au pif » (extrapolation
pure et simple des
dépenses antérieures)
CI = Contrôle Interne.-
7. Réception et Contrôle de la
facture
7-1 La facture concerne bien - Facture égarée - Identification par le
l’entreprise - Enregistrement de factures secrétariat du DG à l’arrivée
étrangères à l’entreprise du courrier numéro
- Erreur sur le code séquentiel interne
fournisseur - Fiche d’ordonnancement
établie par les services
comptables (code
fournisseur)
- Distinction de l’original des
copies par un tampon
« original » et un tampon
« copie »
7-2 Identité parfaite de la facture - Facture non-conforme à la - fiche d’ordonnancement
(Fa), de la commande (BC) et commande (prix, quantité) (voir 7-1)
du bon de réception (BR) - Enregistrement de factures - comparaison systématique
quant aux biens ou travaux dont l’objet est étranger à entre les trois documents –
facturés (quantités et valeurs l’entreprise facture – BC et BR par le
identiques° - Enregistrement de factures contrôleur de factures
fictives ou erronées indépendant et tampon de
- Surfacturation suite validation plus signature
collusions - contrôles arithmétiques
- Erreur de calcul sur la verticaux et horizontaux
facture
du montant
point de vue : ordre de virement)
du fournisseur
- Analyse des comptes
fournisseurs dont les
- double enregistrement du soldes sont débiteurs
paiement - Analyse périodique des
comptes de trésorerie
- Confirmation directe des
soldes
8-6 Analyse régulière des soldes - litiges fréquents - réconciliation des soldes
des fournisseurs - retards de paiement avec les relevés envoyés
par les fournisseurs
- confirmation directe de
soldes par l’audit interne /
ou externe
- s’il n’est pas trop coûteux (il est aberrent de mettre en branle un contrôle plus
coûteux que l’impact du risque qu’il est censé amoindrir)
- s’il n’est pas trop lourd et encombrant (source de lenteurs inutiles)
- s’il est « incarné » dans une personne qui, seule ou solidairement avec son
service, sera tenue pour responsable du bon ou du mauvais fonctionnement du
contrôle
- s’il est le meilleur procédé de contrôle parmi d’autres éventuels
et enfin
- s’il est matérialisé sur un document et vérifiable par l’auditeur.
Une fois décelées les forces et faiblesses du système, il y a lieu de les évaluer du
point de vue de leur impact et de les « hiérarchiser » en fonction du poids des
risques encourus.
Néanmoins tous les deux, dans un rapport d’orientation, insisteront sur l’impact
des faiblesses décelées sur la comptabilité de l’organisation auditée, et en
l’occurrence, sur les comptes relatifs aux achats.
Exemple : l’agent qui atteste de la réception des biens commandés est également
chargé d’en enregistrer l’entrée dans les fichiers des stocks.
Les sondages effectués par l’auditeur seront très étendus quant aux mouvements
de stocks et aux rapports d’inventaire physique.
Les sondages effectués par l’auditeur interne sont généralement plus étendus du
fait qu’il insiste beaucoup sur les opérations et qu’il subit dans une moindre
mesure la contrainte du temps imparti pour le contrôle.
En définitive, le rapport d’orientation qui définit les objectifs poursuivis par les
travaux de contrôle, est articulé comme suit :
Belle allégorie ! Sauf que l’auditeur ne risque pas sa vie comme l’aviateur, ou du
moins, pas de la même façon !
Nous reprenons ci-après par sous-processus des achats les principaux axes des
sondages effectués par l’auditeur : (huit (8) sous-processus indicatifs).
- les plans d’achats comprenant les prévisions des ventes de produits finis et
des achats de matières et fournitures nécessaires, compte tenu des stocks
existants, des stocks de sécurité et des délais moyens d’approvisionnement
- etc…
L’organigramme lui en a donné une idée plus ou moins précise, mais il doit s’en
assurer en :
En matière d’achats, il est judicieux d’éviter les relations trop longues entre
acheteurs et fournisseurs – les habitudes et les « affinités » ont moins de chance
de s’installer dans le cas d’une rotation périodique. (Un acheteur ne peut rester à
son poste plus de trois ans par exemple)
Ce visa doit être matérialisé sur toute DA devenue une commande. L’auditeur,
dans son sondage, n’a qu’à vérifier sa matérialité. Il doit également vérifier la
signature de la Direction Générale sur les DA hors budget (autorisation
exceptionnelle).
- du caractère objectif des critères de choix des fournisseurs (consulter les P.V.
d’appel d’offres et les derniers prix pratiqués par les fournisseurs pour le
même objet).
- les commandes n’ont pas été scindées (saucissonnage) pour éviter l’écueil du
plafond défini dans les procédures (voir les factures de même objet et en deçà
du seuil des appels d’offres)
- les commandes et les conditions d’achat ont bien été acceptées par les
fournisseurs (vérifier l’existence de l’exemplaire retourné par le fournisseur en
guise d’accusé de réception)
- les commandes non encore honorées ont fait l’objet de relance (voir le dossier
des commandes en cours et relever la dernière date de relance).
Les biens ou services reçus doivent être identiques en tous points à ceux
commandés. L’auditeur pour s’en assurer, procède à un « mariage » :
Les quantités, la qualité, le délai, les prix et conditions de paiement doivent être
identiques sur ces documents.
L’autorisation des mouvements de stocks (entrées et sorties) est faite par sondage
sur la base du recueil des spécimens de signatures.
- choix des articles dans le fichier et comptage physique - la règle des 20/80 (les
20 articles les plus importants en valeur) pourrait s’appliquer dans ce dernier
cas.
Exemples :
Comme dit plus haut, ces lacune obligent l’auditeur externe à plus d’attention (et
donc des sondages plus étendus) sur les comptes Achats – fournisseur et stocks.
L’incidence sur le contrôle des comptes est, en définitive, identique à celle des
faiblesses de conception.
La seule différence, dans ce cas, est qu’il y a lieu de situer les responsabilités et
d’en tirer les conséquences (D.G.)
Les recommandations
Une évaluation annuelle est conseillée pour éviter qu’elles ne restent lettre morte.
L’auditeur externe qui doit se faire une opinion sur la régularité et la sincérité des
états financiers et l’auditeur interne qui doit se soucier de la fiabilité de
l’information, ne peuvent, tous deux, atteindre leur objectif respectif sans examen
des comptes relatifs aux achats.
- au bilan :
les immobilisations corporelles
les stocks (marchandises et matières)
les fournisseurs
5.2 – Stocks
5.3 – Fournisseurs
Nous savons que le poste « Fournisseurs » au bilan est constitué des soldes,
détaillés par ailleurs dans une balance auxiliaire.
NOTA : les sondages sont d’autant plus étendus que les faiblesses décelées dans
le système de réception, d’ordonnancement et de paiement des factures sont
importantes.
- les soldes inscrits dans les comptes tenus en devises ont été convertis sur
la base du cours de clôture
- les écarts de conversion entre le cours de comptabilisation et le cours de
clôture ont été enregistrés dans les comptes appropriés
- les pertes probables de change ont été provisionnées (principe de
prudence)
Une revue analytique permet de déceler les variations importantes d’un exercice à
l’autre.
°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°
°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°°
°°°°°°°°°°°°°°°°°°