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HOSPITALITY.NET
DESCRIPTIF TECHNICO-COMMERCIAL

Ed. 3.0 du 15/05/06

Hospitality.NET - Descriptif Technico-commercial 1/19

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SOMMAIRE

I PRESENTATION .......................................................................................................................... 5
I.A INTRODUCTION ...........................................................................................................................5
I.B FONCTIONNALITES SUPPORTEES .......................................................................................................5
I.C SYSTEME INFORMATIQUE ...............................................................................................................5
I.D SERVEUR VOCAL .........................................................................................................................6
I.E GESTION DE COMPTEURS ...............................................................................................................6
I.F BORNE MONETIQUE ......................................................................................................................7
I.G POSTES A BADGE.........................................................................................................................7
I.H PLATINE MULTIMEDIA....................................................................................................................8
II HOSPITALITY.NET AU SERVICE DES RESIDENTS ..................................................................... 8
II.A SERVICES OFFERTS AUX POSTES DE CHAMBRE .......................................................................................8
II.a.1 - Réception d’appel .............................................................................................................8
II.a.2 - Service appel extérieur......................................................................................................8
II.a.3 - Discrimination appels arrivée sur tranches horaires ...............................................................9
II.a.4 - Réveil..............................................................................................................................9
II.a.5 - Messagerie Vocale ............................................................................................................9
II.a.6 - Service "Message-waiting" ............................................................................................... 10
III SERVICES HOTELIERS GERES DEPUIS LA RECEPTION ........................................................... 10
III.A GESTION DE COMPTES CLIENTS ...................................................................................................... 10
III.a.1 - La réservation ................................................................................................................ 10
III.a.2 - L’attribution de numéros de téléphones ............................................................................. 10
III.a.3 - Attribution de ligne pour les postes de chambres ................................................................ 11
III.a.4 - SDA tournante................................................................................................................ 11
III.a.5 - Gestion du coupon d'entrée.............................................................................................. 11
III.a.6 - Mode Couloir et délogement ............................................................................................. 11
III.a.7 - Gestion des coûts téléphoniques ....................................................................................... 12
III.a.8 - Gestion des départs ........................................................................................................ 12
III.a.9 - Consultation du compte ................................................................................................... 12
III.a.10 - Notification du seuil de compte ......................................................................................... 12
III.B FACTURATION .......................................................................................................................... 12
III.b.1 - Départ et facturation d’un résident.................................................................................... 13
III.b.2 - La facturation intermédiaire ............................................................................................. 13
III.b.3 - La recherche entre deux dates ......................................................................................... 13
III.b.4 - Historique des factures .................................................................................................... 13
III.C GESTION DES SERVICES CONFORT .................................................................................................. 13
III.c.1 - Service réveil ................................................................................................................. 13
III.c.2 - Annuaire interactif et appel par le nom .............................................................................. 13
III.c.3 - Gestion du room-status ................................................................................................... 14

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III.c.4 - Service "Mini-bar" ........................................................................................................... 14
III.c.5 - Service "Pay T.V."........................................................................................................... 14
III.c.6 - Gestion des abonnements ................................................................................................ 15
III.D LE JOURNAL DES OPERATIONS ....................................................................................................... 15
III.d.1 - Le journal de ventes........................................................................................................ 15
III.d.2 - Le journal de caisse ........................................................................................................ 15
III.d.3 - Le quittancier ................................................................................................................. 15
III.d.4 - Le journal des impayés.................................................................................................... 16
III.d.5 - Le journal des mouvements ............................................................................................. 16
III.d.6 - Le journal des comptes non régularisés ............................................................................. 16
III.d.7 - Le journal des télévisions................................................................................................. 16
III.d.8 - Le journal des états SDA ................................................................................................. 16
III.d.9 - Le journal des chambres.................................................................................................. 16
III.d.10 - Le journal des clients ...................................................................................................... 16
III.E LES REÇUS .............................................................................................................................. 16
III.e.1 - Le reçu d'entrée ............................................................................................................. 16
III.e.2 - Le reçu "Ajout" ............................................................................................................... 17
III.e.3 - Le reçu "Information" ...................................................................................................... 17
III.F GESTION DES PRODUITS .............................................................................................................. 17
III.f.1 - Facturation et réapprovisionnement .................................................................................. 17
III.f.2 - L’ajout de produit ........................................................................................................... 17
III.G FACTURATION ........................................................................................................................... 18

III.H GESTION DE COMPTEURS ............................................................................................................. 18

III.I BORNE MONETIQUE .................................................................................................................... 18
III.J POSTES A BADGE....................................................................................................................... 18
III.K PLATINE MULTIMEDIA.................................................................................................................. 18

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I.b FONCTIONNALITES SUPPORTEES
I PRESENTATION
Les fonctionnalités supportées par
Hospitality.Net sont les suivantes :
I.a INTRODUCTION
ƒ Porte-monnaie électronique
Pour répondre aux besoins particuliers unique
des hôteliers et des établissements de ƒ Ouverture, Fermeture de lignes
santé en matière de télécommunications,
NovXTel a conçu et développé ƒ Codes secrets
Hospitality.Net. ƒ Crédit de taxes avec ou sans
Hospitality.Net est une solution qui coupure
répond aux exigences des hôtels, des ƒ SDA tournante, SDA VIP
résidences de troisième âge, des villages
de loisirs, des résidences de vacances, ƒ TV, Pay TV, VoD
des hôpitaux, des cliniques, des maisons ƒ Internet
de retraite…
ƒ Compteurs : eau, électricité, …
Pour toutes les structures de type
hospitalier ou hôtelier qui l’ont adopté, ƒ Réveil
Hospitality.Net est devenu ƒ Minibar
indispensable. Véritable trait d’union
entre le service d’accueil et le patient, ƒ Room Status
Hospitality.Net simplifie ƒ Messagerie vocale
considérablement la tâche du personnel
administratif et améliore la qualité de vie ƒ Changement de chambre
des utilisateurs. ƒ …
En liaison avec le standard téléphonique, Ces fonctionnalités sont dépendantes des
Hospitality.Net automatise l’affectation possibilités offertes par les PABX sur
des numéros de poste et tient compte lesquels Hospitality.Net est raccordé.
des mouvements des clients ou patients
d’un service à l’autre. Les fonctions vocales sont rendues
disponibles par le biais d'options
Le système de pré-paiement simplifie la logicielles payantes et la mise en œuvre
gestion du téléphone et de la télévision de serveur vocal.
facilitant ainsi la facturation par
l’établissement.
I.c SYSTEME INFORMATIQUE
Hospitality.Net fonctionne de manière
autonome, ou relié au système L'architecture ouverte du logiciel
informatique de gestion (hôtelière- PMS Hospitality.NET permet de se raccorder
ou hospitalière – SIH). De fait la à l'informatique hôtelière ou hospitalière
passerelle établie entre la téléphonie et (front office).
le système informatique offre une réelle
optimisation du personnel administratif. La liaison avec le système PMS/SIH est
assurée par un raccordement de type
Aucun autre équipement informatique Ethernet ou à défaut de type liaison série
extérieur n’est requis pour accéder à la V24/RS232 (suivant système).
richesse des fonctionnalités.
Le système PMS/SIH permet d’envoyer
au PABX les demandes liées aux actions
suivantes :
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ƒ le CHECK IN, le CHECK OUT Le changement de chambre peut être
entièrement piloté par l'intermédiaire du
ƒ le délogement
Serveur Vocal.
ƒ les demandes de réveil
La consultation du solde du compte est
ƒ l’affectation de boîte vocale possible par le titulaire après
composition de son code secret.
ƒ la notification / dénotification de
dépôt de message Le serveur vocal permet également
d'utiliser le poste téléphonique comme
ƒ la gestion du mini-bar
terminal de saisie et piloter l'ouverture
ƒ la gestion du room status de la télévision ou le changement de
bouquet.
ƒ les consommations téléphoniques
En mode hôtelier, les fonctions de type
ƒ …
réveil, gestion des états – Room Status,
De même des fonctions analogues gestion du minibar sont également
permettent de piloter les systèmes de assurées.
gestion des accès Internet pour proposer
L'ouverture de compte en "mode nuit"
des services personnalisés aux clients.
est une fonction qui permet, en dehors
Cette fonction est une option de la des horaires des hôtesses, de procéder à
solution. l'ouverture d'un compte avec un profil
minimal, permettant ainsi au patient de
pouvoir joindre ses proches et
I.d SERVEUR VOCAL communiquer son numéro SDA, et de
regarder la télévision ouverte par cette
Hospitality.Net peut être doté d'un méthode.
Serveur Vocal Interactif qui permet
d'apporter les services suivants : Le Serveur Vocal est une option de la
solution.
ƒ Etablissements des appels guidés
ƒ Changement de chambre
I.e GESTION DE COMPTEURS
ƒ Consultation du solde
La gestion de compteurs d'eau,
ƒ Pilotage TV
d'électricité est assurée par
ƒ Réveil Hospitality.Net. En début de séjour, la
télécommande d'ouverture du compteur
ƒ Ouverture de compte en "mode
est réalisée. De même, en fin de séjour,
nuit".
une télé relève du compteur et une
Grâce au serveur vocal intégré de la fermeture sont réalisées. Les
solution Hospitality.Net, l'établissement consommations correspondantes sont
des appels est entièrement guidée : Lors portées au débit du compte.
d'un appel départ issu d'un poste client,
le serveur vocal demande le code secret
par l'intermédiaire d'un guide vocal.
Vocalement l'information sur le solde du
compte peut être diffusée. La demande
du correspondant est effectuée par
l'intermédiaire d'un guide vocal. Après
contrôle du crédit restant, le serveur
peut indiquer le temps de
communication possible et alerter en
cours de communication de la fin proche
de celle-ci.
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I.f BORNE MONETIQUE
I.g POSTES A BADGE
Hospitality.Net intègre la gestion de
bornes monétiques. Grace à cette borne Hospitality.Net intègre la gestion de
les fonctions suivantes sont disponibles : poste à badge ou carte magnétique.
Cette gestion permet de s'affranchir de
ƒ Achat de cartes prépayées
la présence d'hôtesse pour la gestion des
ƒ Consultation du solde comptes. Le badge correspond à une
carte prépayée à laquelle est associé un
ƒ Rajout de crédit
compte avec porte monnaie électronique
ƒ Consultation d'informations, dans Hospitality.Net.
tarifs, …
Le badge peut être vendu au client :
ƒ Via un distributeur automatique /
borne monétique
ƒ Dans une boutique de
l'établissement
ƒ Par une hôtesse
Le client, doté d'un
badge peut utiliser
n'importe quel poste
doté d'un lecteur de
badge pour établir une
communication
téléphonique ou pour
ouvrir la télévision,
consulter le solde de
son compte, …

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I.h PLATINE MULTIMEDIA
II HOSPITALITY.NET AU
Hospitality.Net intègre la gestion de
platine multimédia. Cette gestion est SERVICE DES RESIDENTS
indépendante de l'infrastructure
déployée qui peut être de type
Hospitality.Net permet d’offrir aux
Téléphonie sur IP – ToIP ou téléphonie
résidents de l'établissement des services
traditionnelle – TDM.
téléphoniques, en réception et en
émission, et toute une gamme cohérente
de services "conforts".

II.a SERVICES OFFERTS AUX POSTES

DE CHAMBRE

Pour répondre à la demande des

résidents de l'établissement, des services
offerts aux postes administratifs peuvent
être proposés aux postes de chambre.
Seuls seront présentés ci-dessous les
services spécialement destinés aux
postes de chambres.

II.a.1 - Réception d’appel

Les postes de chambre peuvent recevoir

des appels grâce à un numéro SDA
(Sélection Directe à l’Arrivée), sans
intervention de l’opératrice depuis le
poste d’accueil.
Par programmation du plan de
numérotation, on peut faire correspondre
le numéro de chambre avec le numéro
téléphonique interne du poste de
Dans ces deux cas de figure, le client chambre.
s'identifie sur la platine pour accéder à
un service téléphonique, télévisuel ou
Internet. Cette identification et la II.a.2 - Service appel extérieur
taxation associée aux services sont
assurées par Hospitality.Net. Depuis le poste d’accueil, le
réceptionniste autorise à passer des
appels extérieurs selon trois modes :

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II.a.4 - Réveil
1. Attribution d’un crédit Le réveil peut être programmé à partir
téléphonique : le résident peut du poste de chambre ou à partir du
établir des communications poste d’exploitation Hospitality.Net.
téléphoniques à concurrence du Le résident est guidé par des messages
montant autorisé. Après vocaux dans sa langue parlée, une
épuisement du crédit, toute confirmation vocale de l'heure
nouvelle communication est programmée est diffusée ("Réveil
interdite. programmé à 8 heures"). Le résident
2. Attribution d’une ligne avec peut consulter à tout moment l'heure de
cumul de coûts : le résident son réveil ou l’annuler.
paie l’ensemble de ses coûts de La fonction de réveil est multi langues :
communication en fin ou en cours 10 langues. Un message parlé est diffusé
de séjour. lorsque le résident répond au réveil
3. Attribution d’une ligne sans ("Bonjour il est 8 heures, la direction
accès autorisé à l’extérieur : vous souhaite une agréable journée"). Le
l’autorisation d’établir des temps de sonnerie d’un réveil se choisit
communications avec l’extérieur par programmation (30 secondes par
n’est donnée que pour les défaut).
numéros d’urgence. Par ailleurs, Tous les réveils donnent lieu à un accusé
le résident peut se faire transférer de réception :
des appels extérieurs taxés par le
poste d’accueil (ou réception). ƒ "réveil effectué" en cas
Lors de la fermeture de la ligne, d’aboutissement ;
l’impression de la facture ƒ "réveil non répondu" si le poste
confirme les taxes éventuelles est occupé ou si personne n’a pas
(transferts d’appels extérieurs répondu à l’appel.
taxés et reports de taxation des
appels passés depuis un poste de Si le réveil n’est pas répondu, le poste
cabine) attribuées au poste de d’accueil (ou de réception), ou un autre
chambre. poste est appelé afin que le
réceptionniste puisse prendre les
mesures nécessaires.
II.a.3 - Discrimination appels
arrivée sur tranches horaires Cette fonction nécessite la mise en
œuvre d'un serveur vocal ou suppose
Dans certains établissements de repos,
que le PABX propose un dialogue
la non présentation d'appels sur les
permettant de gérer cette fonction.
postes de chambre peut être souhaitée à
partir d'une certaine heure jusqu'au
lendemain. Hospitality.Net propose ce II.a.5 - Messagerie Vocale
service exploité par le poste d'accueil ou Associé à la messagerie vocale multi
un poste d'exploitation ayant-droit. langues (10 langues), Hospitality.Net
Automatiquement, les appels directs permet au résident de disposer d'une
destinés aux postes de chambres ainsi boîte vocale, véritable répondeur-
"discriminés" de nuit sont routés vers un enregistreur interactif dans sa langue
poste de nuit spécifique. parlée.
Le protocole interactif entre
Cette fonction nécessite la mise en Hospitality.Net et la messagerie vocale
œuvre d'un serveur vocal. permet les fonctionnalités suivantes :

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ƒ renvoi des appels vers la
messagerie vocale,
ƒ dépôt de messages, III SERVICES HOTELIERS
ƒ consultation de la messagerie GERES DEPUIS LA
vocale à distance, RECEPTION
ƒ indication de la présence de
messages. III.a GESTION DE COMPTES CLIENTS

En cas d’occupation du poste de III.a.1 - La réservation

chambre ou en cas d’absence du Un résident peut réserver un ou
résident, les appels peuvent être plusieurs numéros SDA avant son
renvoyés vers la messagerie vocale ou arrivée, afin de les communiquer à ses
au poste d’accueil (réception). Le correspondants. La réservation est faite
résident sera averti grâce au service par le service réservation qui définit au
"Message Waiting". préalable, si le client est un VIP (sur le
Cette fonctionnalité dépend du type de système PMS ou le système
système téléphonique. Hospitality.Net) et procède à
l’affectation du numéro qui sera alors
attribué.
II.a.6 - Service "Message-waiting"
Le système gère une liste de numéros
Le réceptionniste peut signaler à un
"V.I.P." réservés à une clientèle qui
résident qu’un message l’attend à la
conservera son numéro d’un séjour à
réception.
l’autre. Ces numéros sont pris de façon
Cette opération a pour effet d’envoyer tout à fait aléatoire, dans l’ensemble des
une annonce parlée au résident numéros SDA réservés aux chambres.
("Veuillez contacter la réception, un
message vous y attend") et d’allumer un
voyant si le PABX (système
téléphonique) le permet.
Cette fonctionnalité dépend du type de
système téléphonique.

III.a.2 - L’attribution de numéros

de téléphones
De base, une chambre dispose d’un
numéro de téléphone qui correspond au
numéro de la chambre. Une demande de
numéro SDA est satisfaite dès le CHECK
IN, et suit aujourd’hui la procédure
précédente via le service technique.

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La procédure de CHECK IN permet de
réaliser :
ƒ l’attribution d’un numéro SDA à la
chambre et éventuellement de
numéros complémentaires, soit à
une autre prise de la chambre,
soit à d’autres espaces (entre
chambre et salon)
ƒ l’ouverture de la ligne sur le ou
les postes du salon,
ƒ le groupement des numéros SDA
et non SDA destiné à créer
l’attribution unique à la fiche
client,
ƒ la classe de service donnant ou
non l’accès aux différentes zones
de tarification
ƒ le choix de la langue
(Français/Anglais/... 5 langues)
ƒ le choix du bouquet télévisions
ƒ la saisie d’un certain nombre de
prestations ou abonnements
ƒ les demandes de réveils
ƒ la mise à disposition d’un service
de messagerie vocale
ƒ les consignes particulières
ƒ …
Cette fonctionnalité dépend du type de
système téléphonique.
III.a.3 - Attribution de ligne pour
les postes de chambres
Depuis le poste d’accueil,
réceptionniste autorise à passer des
appels extérieurs.
Deux modes sont possibles :
1. Attribution d’un crédit
téléphonique : le résident peut
établir des communications
téléphoniques à concurrence du
montant autorisé.
2. Attribution d’une ligne avec
cumul de coûts : le résident
paie l’ensemble de ses coûts de
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communication en fin ou en cours
de séjour.
L'administrateur peut aussi choisir de ne
pas autoriser les appels extérieurs.
III.a.4 - SDA tournante
Vous pouvez choisir d’attribuer un
numéro SDA (Sélection Directe à
l’Arrivée – Ligne directe) à un poste de
chambre pour une période déterminée –
la durée du séjour du résident par
exemple –. Le patient pourra donc
recevoir des appels directement sans
passer par le standard.
A la fin du séjour, ce numéro devient de
nouveau disponible par la suite pour le
même poste de chambre ou pour un
autre. Hospitality.Net attribue au
nouveau patient le numéro SDA le plus
anciennement utilisé : c’est la "SDA
tournante".
Si le patient change de chambre ou de
service, son numéro SDA le suivra dans
sa nouvelle chambre.
Pour tous les résidents qui viennent
régulièrement et qui souhaitent
conserver le même numéro à chaque
séjour, Hospitality.Net propose la SDA
VIP (réservation d’un numéro SDA).
le
III.a.5 - Gestion du coupon
d'entrée
Pour faciliter au nouveau résident la
mémorisation de tous ses numéros, il est
possible d’imprimer un coupon d’entrée à
son arrivée rappelant les caractéristiques
de son compte ainsi que le guide
d’utilisation.
III.a.6 - Mode Couloir et
délogement
Lors de l’admission du résident, la
chambre qui lui est affectée dans le
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service d’hospitalisation n’est pas
forcément connue.
Le compte est alors créé en "mode
couloir" et le numéro SDA ainsi que le
crédit téléphonique ne peut pas être
affecté.
Grâce à l’application vocale et sans
aucune intervention administrative, le
résident valide lui même son compte en
appelant le serveur vocal qui
l’interrogera alors sur son numéro SDA
et son code secret. La chambre depuis
laquelle il appelle est, bien entendu,
automatiquement reconnue.
Le compte peut maintenant être ouvert
et les prestations achetées accessibles.
Cette procédure permet également le
mouvement du compte
automatiquement lors du changement de
chambre du résident.
Cette fonctionnalité dépend du type de
système téléphonique et peut nécessiter
la mise en œuvre d'un serveur vocal.
III.a.7 - Gestion des coûts
téléphoniques
Les appels établis par le résident sur l’un
quelconque des postes attribués sont
détaillés sur la fiche client :
ƒ indication des numéros appelés
(masquage des quatre derniers
chiffres conformément à la loi
informatique et liberté),
ƒ horodatage de fin de
communication
ƒ durée de la communication
ƒ coût de la communication
ƒ cumul général
Le résident a pu demander des appels à
partir de postes qui ne lui sont pas
attribués et qui auront fait l’objet d’un
ticket généré par l’appel qui sera établi
par l’opératrice, laquelle affecte le coût
de communication à la chambre de
l’appelant.
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Toute communication effectuée d’un
poste déclaré "cabine" est imputée à la
chambre du résident.
Le "posting" des tickets de
communication est réalisé soit sur le
numéro de chambre, soit sur le numéro
de poste. Selon le type de système PMS
/ SIH, il est préférable de prévoir le
"posting" sur le numéro de chambre ou
sur le numéro de poste.
III.a.8 - Gestion des départs
Par sélection du résident (par son nom
ou sa chambre), on provoque
l’impression de la facture relative à la
chambre concernée, le passage du poste
de chambre à l’état "bloqué" et
l’annulation de l’heure de réveil.
III.a.9 - Consultation du compte
A tout moment, le résident titulaire d’un
compte peut consulter le solde de son
compte ainsi que le coût de la dernière
communication qu’il a réalisée. Cette
fonction nécessite la présence de l'option
vocale.
III.a.10 - Notification du seuil de
compte
Lorsque le seuil de notification du solde
est atteint, le serveur vocal appelle le
résident et indique le solde créditeur ou
débiteur du compte ensuite il lui
demande de bien vouloir
réapprovisionner son compte. Cette
fonction nécessite la présence de l'option
vocale.
III.b FACTURATION
Lorsqu’un résident quitte l'établissement,
il faut calculer le montant de sa facture
et l’encaisser. Hospitality.Net permet le
calcul de sa facture à partir des éléments
de sa fiche client. Le montant de sa
consommation téléphonique apparaît
aussi sur sa facture finale grâce aux
informations données par
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l'autocommutateur (le système cas de perte de cette facture par le
téléphonique). résident ou de litige.
Pour consulter le détail d’une facture
III.b.1 - Départ et facturation d’un particulière, il suffit de la sélectionner
résident dans la liste "facture".
Un des nombreux avantages de
Hospitality.Net est de facturer
III.c GESTION DES SERVICES
l’ensemble des prestations hôtelières
fournies au résident à partir de sa fiche. CONFORT

Au moment de la facturation, le détail

des débits et des crédits, ainsi que les III.c.1 - Service réveil
autres prestations imputées apparaissent Les réveils peuvent être réalisés
à l’écran. manuellement par l’opératrice par
Il est encore possible de rajouter des téléphone. La fonction réveil
articles à la facture en exploitation automatique via le PABX si elle est
Hospitality.Net. disponible est activable à la demande,
par le résident et guidée par des
Vous avez la possibilité de consulter la messages vocaux dans la langue parlée
facture dans son ensemble ou dans le du résident. La sélection de la langue du
détail. réveil est aussi réalisée au travers de
l'interface Web.
Le système PMS ou le système
III.b.2 - La facturation Hospitality.Net propose un service de
intermédiaire réveil automatique sécurisé traitant en
Il est possible d’éditer une facture particulier les cas de non décroché du
intermédiaire à la demande du résident client après 2 ou 3 appels laissés sans
qui désire payer en cours de séjour les réponse. Le nombre de réveils
prestations. simultanés possibles est lié au
dimensionnement du système
Hospitality.Net. Le réveil est effectué
III.b.3 - La recherche entre deux dans la langue parlée du résident.
dates (Français, Anglais, Allemand, Italien,
Lors d’un séjour de type longue durée Espagnol, …). En cas de non réponse du
(maison de retraite, résidence résident, une alarme est générée avec
d’étudiants…), certaines prestations indication du numéro de chambre du
doivent être justifiées. Cette résident, ainsi qu’une trace dans le
fonctionnalité permet au résident de fichier d’alarme de réveil, consultable sur
récapituler l’ensemble des factures écran ou imprimante.
établies et réglées pendant cette
Cette fonctionnalité dépend du type de
période.
système téléphonique et peut nécessiter
la mise en œuvre d'un serveur vocal.
III.b.4 - Historique des factures
L’historique des factures permet de III.c.2 - Annuaire interactif et appel
consulter toutes les factures déjà créées par le nom
pour un résident.
L'annuaire interactif avec le système de
L’historique permet de retrouver la communication voix (PABX) et avec
facture d’un résident ayant quitté Hospitality.NET permet d'obtenir en
l’établissement depuis plusieurs mois, en temps réel l'identité de tout résident qui
appelle ou qui est appelé. Le numéro de

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sa chambre s'affiche également pour une
localisation immédiate. Ainsi dès
l'ouverture d'un compte (à la réception
d'un nouveau résident), le téléphone est
ouvert dans la chambre avec un numéro
SDA associé et le nom du résident en
identification. Ces données sont de suite
disponibles au niveau du poste d'accueil.
Cette fonctionnalité dépend du type de
système téléphonique.
III.c.3 - Gestion du room-status
Le "room-status" est un état indiquant
l’état de la chambre selon le
paramétrage par le gestionnaire lui-
même (par exemple : chambre libre et
prête, chambre libre et à faire, …).
Le room-status peut-être modifié par le
personnel de l’établissement à partir des
postes de chambres, assisté par des
messages vocaux, et par le gestionnaire
sur sa console; il est visualisé sur l’écran
du poste d’accueil. Il permet à une
femme de chambre de faire afficher sur
la grille de l’écran Room Status, l’état de
la chambre.
La gestion des états par poste permet
d'envisager aussi bien une gestion de
type "Room-Status" que de type
"Technique". La définition des états est
laissée à l'instigation de l'exploitant.
Chaque état peut être invalidé
automatiquement chaque jour. Les états
sont inclusifs ou exclusifs l'un de l'autre.
Cette fonctionnalité dépend du type de
système téléphonique et peut nécessiter
la mise en œuvre d'un serveur vocal.
III.c.4 - Service "Mini-bar"
Ce module permet la facturation des
produits consommés (ainsi que la
gestion de réapprovisionnement du Mini-
bar des chambres), à partir du téléphone
de la chambre. Grâce à cette fonction
chacun des téléphones devient un
terminal de saisie.
Le service "Mini-bar" impute, à partir du
poste de chambre et de son clavier, les
consommations du résident. Il est
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Hospitality.NET - Descriptif Technico-commercial
assisté en permanence par des
messages vocaux. Entre chaque saisie
de consommation le nom du produit est
nommé par le serveur pour confirmation.
L'exploitant a la possibilité d'annuler
toute saisie.
Le relevé des consommations est réalisé
par le room service via une procédure de
communication spécifique :
ƒ composition d’un code système
(préfixe sur x chiffres).
ƒ composition d’un code personnel.
ƒ composition d’un code numéro de
chambre.
ƒ composition d’un code boisson.
ƒ composition du nombre de
consommations.
ƒ composition d’un code de
validation.
Le système rappelle alors la liste des
consommations enregistrées, et sur
composition d’un code général de
validation, l’affectation sur la facture est
alors déclenchée.
Le relevé peut être fait sur une fiche que
présente le résident à la caisse lors de
son départ. Chaque produit correspond à
1 code.
Cette fonctionnalité dépend du type de
système téléphonique et peut nécessiter
la mise en œuvre d'un serveur vocal.
III.c.5 - Service "Pay T.V."
Si le résident souhaite la télévision, il
suffit, lors de son admission, de
demander un type d’abonnement dans la
zone "bouquet" (chaînes hertziennes :
contrat 1, chaînes du câble : contrat
2…), et le nombre de jours contractés.
Les bouquets sont personnalisables et
paramétrables. Le montant de son
abonnement apparaîtra
automatiquement sur sa facture finale.
Hospitality.Net propose aussi des
contrats téléphoniques mensuels (de
type abonnement Opérateur Télécom).
Le prélèvement apparaîtra alors sur la
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facture du patient tous les premiers de
chaque mois.
Ce service suppose la présence de
l'option logicielle correspondante.
III.c.6 - Gestion des abonnements
La gestion des abonnements permet de
facturer au résident une prestation ou un
produit qui aura été préalablement créé
dans le module "gestion des produits".
Les abonnements peuvent être
mensuels, hebdomadaires ou journaliers,
auxquels cas, la facturation est
automatisée. De plus, il est possible de
choisir une période d’abonnement. En
cas d’abonnement unique, il suffit de le
valider d’un seul clic pour qu’il
apparaisse sur la facture du client.
Exemples d’abonnement : coiffeur,
journaux, ligne Internet, blanchisserie…
III.d LE JOURNAL DES OPERATIONS
Hospitality.Net et son journal des
opérations permettent de gérer le
journal des ventes, le bordereau de
caisse, les mouvements et les impayés.
III.d.1 - Le journal de ventes
Le journal des ventes présente les
ventes triées par date croissante et vous
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garantit ainsi une bonne gestion de tous
vos coûts :
Gestion du téléphone
ƒ Type de contrat téléphonique
souscrit par le résident,
ƒ Avances accordées au résident,
ƒ Remboursements effectués.
Gestion des télévisions
ƒ Type de bouquet choisi et les
avances réglées,
ƒ Remboursements effectués.
Gestion du chiffre d’affaire
ƒ Ensemble des résidents,
ƒ Téléphone,
ƒ Télévision.
III.d.2 - Le journal de caisse
Le journal de caisse présente les ventes
triées par date croissante et affiche la
balance des opérations de débit et crédit
des comptes.
Vous pouvez visualiser le type de
règlement de la vente :
ƒ Espèces,
ƒ Compte chèque,
ƒ Carte bancaire,
ƒ Autre mode de règlement,
ƒ Règlement différé.
Hospitality.Net présente le total des
crédits et des débits ainsi que le solde
pour chaque ligne de vente.
La balance récapitule tous les comptes
débiteurs et créditeurs ainsi que les
modes de paiement utilisés.
III.d.3 - Le quittancier
Le quittancier présente la liste de toutes
les quittances correspondantes aux
encaissements réalisés. Cette liste est
présentée par ordre chronologique et
indique le nom du client, le numéro de
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quittance, le montant et le mode de III.d.7 - Le journal des télévisions
règlement. Le journal des télévisions donne par
opérateur la liste des bouquets et le
nombre de télévisions louées

III.d.8 - Le journal des états SDA

Le journal des Etats SDA donne à la date
d'édition la liste des numéros SDA libres
et la liste des numéros SDA occupés

III.d.9 - Le journal des chambres

III.d.4 - Le journal des impayés
Le Journal des impayés donne la liste
des comptes pour lesquels une avance a
été effectuée et non régularisée.
III.d.5 - Le journal des
mouvements
Le journal des mouvements donne pour
une période la liste des mouvements de
résidents effectués.
Les mouvements enregistrés sont :
ƒ Entrée d'un résident
ƒ Modification de l'identité
résident
ƒ Délogement d'un résident
(changement de chambre)
ƒ Parcage d'un résident
(désaffectation de la chambre et
nouvelle localisation)
ƒ Sortie d'un résident
III.d.6 - Le journal des comptes
non régularisés
Le journal des comptes non régularisés
donne pour une période la liste des
comptes pour lesquels la sortie n'a pas
été effectuée avec facturation et
apurement.
Le rapport généré, trié par date de sortie
donne le nom du client, le groupe produit
et le montant.
Le journal des chambres donne à la date
d'édition la liste des chambres avec leur
localisation, le nombre maximum de
clients et le nombre d'occupants.
III.d.10 - Le journal des clients
Le journal des clients donne à la date
d'édition la liste des clients avec les
données suivantes :
ƒ Date d'entrée
ƒ Identité
ƒ Localisation
ƒ Poste de chambre
ƒ SDA attribuée
d'un
ƒ Crédit téléphonique
ƒ Débit téléphonique
ƒ Solde Télévision
III.e LES REÇUS
Hospitality.NET gère trois types de reçu.
Ces reçus communiqués aux résidents
donne les informations essentielles sur le
service téléphonique dans
l'établissement.
III.e.1 - Le reçu d'entrée
Le reçu d'entrée est communiqué au
résident lors de son admission dans
l'établissement.
Le reçu récapitule les principales
informations relatives au séjour du
résident :

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ƒ Identité du résident
ƒ Référence client
ƒ Lieu
ƒ Numéro de poste interne
ƒ Code secret éventuel
ƒ Mémo sur les manœuvres à
effectuer pour émettre les appels
ƒ Tarification des appels
ƒ Type d'abonnement souscrit
ƒ Acompte effectué
ƒ Mode de règlement
III.e.2 - Le reçu "Ajout"
Le reçu "Ajout" est réalisé lorsque le
résident effectue une opération de crédit
à son compte.
Le reçu reprend les données du reçu
d'entrée et est complété avec les
informations relatives à l'opération
effectuée.
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III.e.3 - Le reçu "Information"
Le reçu "Information" est réalisé lorsque
le résident désire un relevé de l'état de
son compte
Le reçu reprend les données du reçu
d'entrée et est complété avec les
informations relatives au solde de son
compte.
III.f GESTION DES PRODUITS
Ce module permet d’ajouter ou de
modifier des produits. Ceux ci
apparaîtront sur la facture finale du
résident.
III.f.1 - Facturation et
réapprovisionnement
Vous avez la possibilité de gérer tous les
nouveaux produits :
ƒ en les facturant au résident,
ƒ en les indiquant à la gestion des
stocks pour le
réapprovisionnement.
Exemple : une savonnette échantillon
n’est pas facturée mais doit être
réapprovisionnée.
Exemple : Un service immatériel
(exemple : coiffeur) est facturé mais n’a
pas à être réapprovisionné.
L'exploitant dispose donc toujours d'un
état de ses stocks à jour.
III.f.2 - L’ajout de produit
Un produit "hôtelier" concerne tout ce
qui a attrait aux caractéristiques des
chambres. L'exploitant a donc la
possibilité de donner un nom ou des
caractéristiques à une chambre.
Exemple : Chambre 15, côté fenêtre /
Chambre 15, côté porte.
Un produit "divers" concerne tous les
autres produits qui peuvent être facturés
au résident.
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Exemple : blanchisserie code : 003 prix : III.i BORNE MONETIQUE
3€
Pour tout produit créé, Hospitality.NET Hospitality.Net intègre la gestion de
gère la T.V.A automatiquement après bornes monétiques. Grace à cette borne
avoir paramétré les caractéristiques de les fonctions suivantes sont disponibles :
chaque produit. ƒ Achat de cartes prépayées
En cliquant sur "abonnement", dans la ƒ Consultation du solde
fiche client, il est possible d'imputer les
produits créés dans la facture finale du ƒ Rajout de crédit
résident. ƒ Consultation d'informations,
tarifs, …
III.g FACTURATION Ces fonctions sont dépendantes du type
de borne déployées. Nous consulter pour
La facturation consiste à établir une de plus amples informations.
facture correspondante aux diverses
prestations prises en charge par
Hospitality.NET (téléphone, télévision, III.j POSTES A BADGE
séjour, produits hôteliers, …).
Hospitality.Net intègre la gestion de
Le module de facturation permet poste à badge ou carte magnétique.
d'effectuer une facture intermédiaire, Cette gestion permet de s'affranchir de
une facture globale ou détaillée et la présence d'hôtesse pour la gestion des
d'éditer un duplicata de facture via un comptes. Le badge correspond à une
historique des factures. carte prépayée à laquelle est associé un
compte avec porte monnaie électronique
dans Hospitality.Net.
Le badge peut être vendu au client :
ƒ Via un distributeur automatique /
borne monétique
ƒ Dans une boutique de
l'établissement
ƒ Par une hôtesse
Le client, doté d'un badge peut utiliser
n'importe quel poste doté d'un lecteur de
badge pour établir une communication
téléphonique ou pour ouvrir la télévision,
III.h GESTION DE COMPTEURS consulter le solde de son compte, …
Ces fonctions sont dépendantes du type
La gestion de compteurs d'eau, de postes déployés. Nous consulter pour
d'électricité est assurée par de plus amples informations.
Hospitality.Net. Les consommations
correspondantes sont portées au débit
du compte. L'ouverture et la fermeture III.k PLATINE MULTIMEDIA
sont pilotées depuis Hospitality.Net.
Hospitality.Net intègre la gestion de
Ces fonctions sont particulièrement
platine multimédia. Cette gestion est
interessantes dans le cadre des ports de
indépendante de l'infrastructure
plaisance et campings.
déployée qui peut être de type
Téléphonie sur IP – ToIP ou téléphonie
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traditionnelle – TDM. Dans ces deux cas
de figure, le client s'identifie sur la
platine pour accéder à un service
téléphonique, télévisuel ou Internet.
Cette identification et la taxation
associée aux services sont assurées par
Hospitality.Net.

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